Protokoll från styrelsemöte 26 mars 2015 kl 18.00

Transkript

1 Protokoll från styrelsemöte 26 mars 2015 kl Plats: hos Helena Porsch Närvarande: Helena Porsch (ordf.), Stephan Ortlieb (kass.), Fanny Sigblad (led.), Hanna Bäckström (led.), Harald Carlstrand (led.), Elisabetta Perotti (suppl.), Elin Almstedt (suppl.), Hedvig Åström (sekr.) 1. Mötets öppnande Helena förklarar mötet öppnat. 2. Val av mötessekreterare Hedvig väljs till mötessekreterare. 3. Val av justeringsperson Hanna väljs till justeringsperson. 4. Fastställande av dagordning Dagordningen fastställs med tre tillägg: 20. Förslag om lådcykel 21. Skriva presentation av styrelsen till medlemmarna 22. Policy för ideell arvodering 5. Föregående protokoll (årsmötet) Bordläggs på grund av att protokollet ännu inte är justerat. 6. Genomgång av beslutsloggen Helena läser upp beslutsloggen. 7. Presentation av styrelsemedlemmarna Alla styrelsemedlemmar presenterar sig och berättar vad man hoppas få ut av året, varför man vill engagera sig i styrelsen och vilka ens hjärtefrågor är.

2 8. Ämnen som diskuterats via epost sedan föregående möte Band till swingkväll: Vi har inget emot att vi går back, men vi vill ha in en reviderad budget från swingkvällsgruppen. En verklighetsnära budget som swingkvällsgruppen måste förhålla sig till. Det beslutas om att vi ska be swingkvällsfixargruppen om en reviderad budget som ska vara styrelsen tillhanda senast två dagar innan nästa styrelsemöte (det vill säga den 25 april). Elisabetta skickar mejl till swingkvällsfixargruppen och ber om detta. 9. Inkomna skrivelser Helena läser upp mejl från Anton Ottosson om ett blivande swingband. Får de skriva och annonsera om bandet i Swingkattens Facebook-grupp? Vi svarar ja. 10. Ansökningar om bidrag från utbildningsfonden Bilaga 1 Fyra ansökningar har inkommit. Kassör Stephan föreslår att dessa godkänns. Det beslutas att dessa fyra ansökningar godkänns. 11. Styrelsens arbetsordning Bilaga 2 Det beslutas att Stephan ska ha en swingwebkurs för styrelsen på styrelsens kick off. 12. Kontaktpersoner i styrelsen för råden Socialdansråd (sammankallande för möten): Elisabetta Kursråd (sammankallande för möten): Stephan Träningar: Stephan Showgrupper: Harald IT-stöd hemsida, kontakt med webbredaktionen: Stephan Teknikgrupp + DJ-grupp: Fanny Bibliotek/arkiv: Hanna Funktionärsgrupp bordläggs tills vi vet hur den ska formas. Ekonomi: Stephan (som kassör) Administration: Hedvig (som sekreterare)

3 PR/marknadsföring: bordläggs Lokaler ligger under ekonomi (Stephan) Lokalsamordnare: Rickard Hallvig 13. Genomgång av årsmötesbeslut för vidare handläggning Bordläggs. 14. Planering av vårterminens arbete Bordläggs. 15. Lokalbehov för det kommande verksamhetsåret Bordläggs. 16. Ekonomi system (inkl ny kassaansvarig jämte kassör) Diskussion om hur vi ska avlasta Stephan med kassaansvar, förslagsvis genom att någon annan i styrelsen kan förvara, ge ut och ta emot pengar. Ett förslag är Hanna och Hannas kontor på Engelska parken. Stephan ska undersöka hur försäkringen för kontanter ser ut. Ärendet bordläggs. 17. Lokalsamordnare Se punkt 15 på protokollet. 18. Ny kassaansvarig jämte kassör Se punkt 16 på protokollet. 19. Kick-off Det beslutas att kick-offen kommer att ske 8-9 maj i Stockholmstrakten. Fanny kollar upp alternativ för plats. 20. Lådcykel Förslag har kommit från Henrik Pedersen om att Swingkatten ska införskaffa lådcykel. Harald undersöker möjligheten att skaffa medlemskap i Uppsala cykelförening för Swingkatten. Helena återkopplar till Henrik.

4 21. Presentation av styrelsen till medlemmarna Helena tar ansvar för att det skapas en presentation av den nya styrelsen för medlemmarna på Swingkattens hemsida. Alla skriver text och skickar med foto till Helena. Helena skickar mejl med instruktion och exempel. Elin spånar på marknadsföring för nya styrelsen. 22. Policy för ideell arvodering Bordläggs. Helena skickar ut underlag från förra styrelsens arbete. 23. Skiftesmiddag Hanna gör doodle och skickar länk till gamla och nya styrelsemedlemmar. 24. Statusrapporter från projekt Inget att rapportera. 25. Statusrapporter från övrig verksamhet Kursverksamhet: rullar på. Socialdans: inget att rapportera. Elisabetta ska återkomma efter socialdansrådets möte. 26. Fotoutrustning Bilaga 3 Förslag från Henrik Eriksson (se bilaga). Nu meddelas att Henrik hoppat av och inte vill driva frågan. Det beslutas att vi säger nej till förfrågan om att köpa utrustning. Vi avvaktar med ärendet till beslut har tagits om en framtida marknadsföringsgrupp som förslagsvis kommer att få ansvar för fotografering. Ärendet bordläggs. 27. Mindfulness-träd på hemsidan för överskådlighet av kontaktpersoner? Helena skissar på detta.

5 28. Övriga frågor Styrelsen vill ha en god relation med verksamheten i Knivsta. Vi har fått uppfattningen om att denna relation varit infekterad tidigare. Helena kommer att åka till Knivsta och hälsa på i verksamheten under våren, för att ge feedback och höra hur de som driver verksamheten och de som går kurs där tänker. Vi ska be dem i Knivsta att ge oss underlag för deras verksamhet, så att vi senare kan fatta beslut om kursverksamheten i Knivsta fortsatt ska vara en del av Swingkattens verksamhet. 29. Nästa möte (samt planera möten för terminen) Styrelsemöte 27 april hos Hanna. Hanna gör doodle för resten av terminens möten. 30. Mötets avslutande Mötet avslutas. Hedvig Åström, sekreterare Hanna Bäckström, justerare Helena Porsch, ordförande

6 Beslutslogg Datum Uppgift Ansvarig Ev. deadline 2013 Skapa fotoarkiv på hemsidan Stephan Maya Kommentar : ärendet bordläggs Ordna laminerade informationsplancher Maya Kalla till funktionärsgruppsmöte Maya Richard : Bör vi ta tag i, ärendet bordläggs Översyn av adminbehörigheter i Swingweb Stephan Samla ihop föreningsarkivet och lämna över till Folkrörelsearkivet Hanna Richard : Hanna fortsätter Skriva lathund för marknadsföring Styrelsen Maya? Innan årsmötet : Inte prio ett Standardisera typsnitt och layout i policydokumenten Hanna Skriva klart VB, VP Richard 15 februari Lägga in spärr i Swingweb för de med många obetalda avgifter Stephan Kolla upp försäkring för kontanter Stephan Be swingkvällsfixargruppen om reviderad budget Elisabetta Så att vi får in den senast 25 april Skapa presentation av styrelsemedelmmarna till hemsidan Helena ansvarig Undersöka lådcykelmöjligheter Harald

7 Listan kopieras till protokollet. Avklarade punkter stryks över och tillkomna punkter läggs till längst ner i listan.

8 Bilaga 1 Hej styrelsen/richard! Jag vill ansöka om ersättning för SBW som jag var med och arrangerade i höstas. Har sökt balboaläger Minor Swing i Göteborg i maj. Se nedan. MVH Ina Date: Sun, 22 Feb :49: To: ina_granlund@hotmail.com From: minorswing.wcj@gmail.com Subject: Antagen till Minor Swing Constantly Reinventing My Dance & Top Of The Line, anmälan R This message will follow in english Hej Ina! Du är antagen till Minor Swing Constantly Reinventing My Dance & Top Of The Line. Varmt välkommen! Date: Mon, 2 Mar :22: To: ina_granlund@hotmail.com From: kurs@wcj.se Subject: KVITTO från West Coast Jitterbugs KVITTO från West Coast Jitterbugs Hej Ina! Vi har registrerat följande betalningar/överföringar: BETALNING AKTIVITET Avser : Minor Swing Constantly Reinventing My Dance & Top Of The Line Deltagare : Ina Granlund Personnummer: Anmälan ref.: R613749

9 Betalmedel : Kurskonto BG Betaldatum : Exkl. moms : 1350 SEK MOMS Tillkommer : 0 SEK SUMMA Inkl. moms : 1350 SEK Rekommendation från Richard Hallvig: Ska godkännas Ina Granlund var med och planerade och arrangerade Sweden Balboa Weekend i höstas och som kompensation bjuder Swingkatten (enligt policyn för arvoderat och ideellt arbete) på lägeravgiften för ett motsvarande läger. Vi har tidigare tolkat policyn så att Swingkatten ersätter lägeravgiften upp till det pris som gällde för SBW. Om ansökan gäller ett dyrare läger så står vi alltså bara för en del av avgiften. Ansökan ska godkännas av styrelsen och eventuell ersättning betalas av skatteskäl ut som lön. Inas kvitto komme ri ett separat mail. Mvh Richard

10 Bilaga 3: Mail från Henrik Eriksson: Hej Helena! Här kommer mitt förslag från årsmötet nedskrivet: FÖRSLAG Syfte: Att dokumentera och marknadsföra Swingkattens verksamhet med foto och video. Hur: Porträttera Swingkattens aktiva medlemmar och deras projekt så att fler får kännedom om personer och händelser så att alla medlemmar känner sig mer involverade och steget till att engagera sig blir mindre när man vet vem man ska kontakta och vilka planer som finns. Visa upp alla delar av Swingkatten. Många råkar bara på en liten del. Dokumentera danskvällar för eftervärlden. Ofta hör man funderingar: "Hur var det på talet. Tänk om vi hade mer foton och filmer". Samma sak nu, vi behöver dokumentera kontinuerligt för att bevara Swingkattens historia. Marknadsföring: Bra bilder från evenemang lockar besökare. Vi behöver en bildbank av egna bilder. Foton och videon blir material att göra hemsidan mer aktiv. Utrustning: För att kunna utföra dokumentationen behövs bra verktyg, dans är ganska svårt att fota eftersom människor rör sig snabbt hela tiden och man ofta befinner sig i ljussvaga miljöer. Jag bedömer att vi behöver följande utrustning: 1) Canon 70D mm objektiv inkl 16 gb och UV-filter (12275 kr) Kameran ger bra bildkvalitet och man kan ta 7 bilder per sekund vilket kan behövas för att fånga vissa danssekvenser. 2) Canon EF 50/1.2L USM (13490 kr) Canons mest ljusstarka objektiv av allra bästa kvalitet. Behövs för att fånga snabba dansrörelser i mörka miljöer utan att störa dansarna med blixt. Håller säkert i 10 år. Totalt: kr. Projektledare: Jag har stor kunskap och erfarenhet om foto samt kunskap om Swingkattens alla verksamheter. Jag har visat driv och uthållighet som swingkvällsplanerare, teknikansvarig, djansvarig, Cats-ansvarig, webbmaster, styrelsemedlem och tagit initiativ till många projekt som sedan blivit ordinarie verksamhet (träningsvärdar, teknik, film, blues). Jag har utvecklat verksamhet för att sedan när den blivit stabil lämna över till nya personer.

11 Min motivation är hitta en ny verksamhet att utveckla. Tillgången till rätt utrustning är en förutsättning för att jag ska kunna lägga den tid och energi som krävs för att starta igång något nytt. Frågor och funderingar? mvh Henrik