Upphandling av IT-tjänster i offentlig sektor Några iakttagelser och trender

Transkript

1 Upphandling av IT-tjänster i offentlig sektor Några iakttagelser och trender Nils Knutsson

2 Innehåll Antalet upphandlingar av IT-system minskar Upphandlingskostnader för IT Trender Ytterligare några trender Två praktikfall Stockholms stad Apoteket Motverkar LOU innovativa lösningar? 2

3 Bakgrund Uppgift att följa vad som händer på marknaden Hos våra kunder; såväl IT som kärnverksamheten Hos våra konkurrenter Sedan i slutet av 90-talet särskilt uppdrag att bevaka upphandlingsarbetets utveckling och inriktning Vi gör löpande analyser om vad som sker inom detta område Dels för att bli skickligare att deltaga i LOU-upphandlingar Dels för kunna att tillgodose de krav och önskemål som kommer från marknaden Presentationen är ett litet axplock från vårt analysarbete Ingen vetenskap 3

4 4 Antalet upphandlingar av ITsystem minskar

5 Antal upphandlingar av ekonomisystem

6 Varför minskar antalet upphandlingar av ekonomisystem (1) Man orkar inte genomföra en ny upphandling. Är nöjd med det man har Ett nytt ekonomisystem ger små mervärden Klarar inte en investeringskalkyl Resurskrävande att ta fram förfrågningsunderlag och driva en LOU-upphandling Inget revolutionerande har hänt inom redovisningsområdet Stora kostnader för att införa ett nytt ekonomisystem 6

7 Varför minskar antalet upphandlingar av ekonomisystem (2) Längre avtalstider Tolkning av 2 kap 11 ensamrätt Mer köp av delkomponenter Mer fokus på Skräddarsydda informationsuttag Processöversyner som ger effekter t ex fakturahantering 7

8 Kostnader för anbudsgivaren

9 Omfattning på IT-upphandlingar Tre typer av större upphandlingar System, applikationer Ramavtal, tjänster Outsourcing Antal upphandlingar per år Antal inblandade leverantörer Antal producerade anbud minimum Till detta kommer Upphandlingar av mindre system Konsultupphandling, ej ramavtal Hårdvara Nät- och kommunikationstjänster Av dessa upphandlingar analyserats vartannat år 9

10 Upphandlingskostnader (1) Typexempel på applikationer Ca 350 timmar förbrukas för anbud, presentationer, demonstrationer Genomsnittligt timpris 800 kr Total kostnad = 350 x 800 = kr Totala intäkter under 5 år: 3,5 miljoner kr Andel upphandlingskostnader: 8 % Det är en rimlig nivå motsvarar traditionell försäljning 10

11 Upphandlingskostnader (2) En mindre driftaffär Beräknad tidsåtgång: timmar Kostnad = x 800 = 1,1 miljoner kr Totala intäkter: 2,6 miljoner kr Andel upphandlingskostnader: 42 procent Nej, tack 11

12 Upphandlingskostnader (3) Outsourcing Apoteket timmar förbrukats i projektet Genomsnittligt timpris 800 kr Total kostnad = x 800 = 8,6 miljoner kr Totala intäkter: miljoner kr Andel upphandlingskostnader: 0,66 % 12

13 Upphandlingskostnader (4) Outsourcing Stockholms stad timmar förbrukats i projektet Genomsnittligt timpris 800 kr Total kostnad = x 800 = 9,8 miljoner kr Totala intäkter: miljoner kr Andel upphandlingskostnader: 0,35 % 13

14 Hur lång tid tar en upphandling? Leverantörsperspektiv Antal dagar Upphandling outsourcing Lång Medel Kort Underlag för ansökan ansökan Förfrågningsunderlag anbud Utvärdering tilldelningsbeslut Summa Antal månader 13,3 10,3 4,9 14

15 Analys av IT-upphandlingar

16 Utveckling av upphandlingsformer

17 Upphandlingsformer hela IT-området 50% 40% 44% 38% 45% Andel 30% 20% 10% 22% 20% 14% 33% 28% 29% 30% 31% 31% 24% 25% 19% 15% 14% 14% 12% Öppen Förhandlad Selektiv Förenklad 0% Period 17

18 Upphandlingsformer enbart outsourcing 100% 89% 80% 72% Andel 60% 40% 20% 0% 39% 27% 37% 22% 22% 17% 14% 55% 21% 20% 11% 17% 7% 7% 1% 0% Öppen Förhandlad Selektiv Förenklad Period 18

19 Olika åsikter om öppen/selektiv vs förhandlad Förhandlad upphandling är helt otänkbar. Strider mot LOU Hos oss tillämpas endast öppet eller selektivt förfarande Omöjligt med öppen upphandling. Vi kan inte utforma förfrågningsunderlaget med sådan precision så att val av bästa anbud kan göras Våra krav och behov i kommande kravspecifikation är mycket komplexa och omfattande En förhandlad upphandling gynnar bägge parter. Vi skulle fått en sämre uppgörelse med öppen upphandling 19

20 Övergång från öppen/selektiv till förhandlad 12% 10% 8% 9% 11% 6% 4% 2% 0% 5% 3% 1%

21 Några anledningar För högt uppställda krav Ingen leverantör klarar av skall-kraven Varför minskar andelen övergångar till förhandlad upphandling? Bättre marknadsanalyser Systematisk dialog med marknadens leverantörer under förberedelser för upphandlingen Andelen öppna och selektiva upphandlingar minskar 21

22 Avbrutna upphandlingar 25% 20% Andel 15% 10% 8% 11% 5% 3% 5% 4% 0% Period 22

23 Några exempel i närtid Vägverket Produktion Outsourcing Region Skåne Kopiering som tjänst SPAR-nämnden Outsourcing - koncession 23

24 Några anledningar Pengar saknas För höga priser i anbuden För många inkomna anbud Det har hänt mycket på marknaden Egen regi vann Kommunstyrelsen säger nej till anskaffningen Domstolsutslag För långdragen domstolsprövning Varför minskar avbrutna upphandlingar? Bättre förberedda och förankrade upphandlingar Domstolsutslag på att beslut om att avbrutna kan överprövas 24

25 Allegos undersökning april 2007 Endast upphandlingar under tröskelvärdet Avslutades med avtal Inga anbud kom in Avbröts egen regi vann Avbröts andra skäl Procent

26 Förkvalificering

27 27 Anbudsansökan EGT- Förfrågningsannons underlag Formalia

28 Anbudsansökan Förfrågnings- underlag Underlag för anbudsansökan Formalia Erfarenhet Referenser Ekonomisk stabilitet osv

29 Utvärderingskriterier - förfrågningsunderlag Pris, villkor Referenser Kompetens, erfarenhet, förmåga Övertagande, genomförande Kvalitet, säkerhet Ekonomisk stabilitet Samverkansorganisation Metoder, vertyg Aktivt medverka till verksamhetsutveckl. Verksamhetskunskap Tidplan Övrigt 16% 16% 10% 6% 6% 5% 32% 44% 56% 100% 89% 78% Till anbudsansökan 29

30 Utvärderingsarbetet

31 Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet 120% 100% 100% 100% 100% 100% 80% 60% 40% 20% 0%

32 Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet Anbud med uppfyllda villkor och lägsta pris vinner Lägsta pris med hänsyn till föreslagen lösning 25 av 28 outsourcingaffärer har valts med lägsta pris En vändning är på gång Kvalitet och relationer 32

33 Hantering av utvärderingskriterier 120% 100% 81% 93% 96% Andel 80% 60% 40% 54% 29% 60% 21% Viktning, poängsättning Rangordning Ej rangordning 20% 0% 17% 17% 9% 10% 1% 0% 6% 4% -20% Period 33

34 Utvärderingskriterier saknas De bör-krav som ska uppfyllas förbehåller sig kommunen rätt att besluta i samband med anbudsutvärderingen Ytterligare kriterier kan bli aktuella längre fram i upphandlingen 34

35 Utvärdering av skall-krav Uppställda skall-krav utvärderas ej Skall-kraven uppfylls - ok Skall-kraven uppfylls ej - anbudet utvärderas inte Uppställda skall-krav utvärderas Vissa skall-krav poängsätts och viktas Bör-krav och andra kriterier poängsätts och viktas Prisutvärdering Slutlig sammanräkning av poäng 35

36 Kombikrav skall-krav utvärderas Två typer av krav i samma krav Utvärderingskrav Kombikrav Skall-krav Utvärderingskrav 36

37 Utvärderingsmetodik Resonerande utvärdering Rangordning av anbuden för respektive kriterium Ingen matematik Avancerade matematiska modeller Bedömningspoäng Viktning Absoluta jämförelsetal Kvotberäkning mm 37

38 Poängsättning Hittills främst pluspoäng i olika skalor Jobbigt med olika poängskalor i samma upphandling 1-3, 0-5, 1-10 osv När de dessutom viktas med olika procenttal blir man lätt snurrig i huvudet På senare tid även minuspoäng Avdrag då enskilda avtalsvillkor inte accepteras 38

39 Matematisk modell 1 Utvärderingskriterium 1 Poäng x vikt x poäng Utvärderingskriterium 2 Poäng x vikt y poäng Utvärderingskriterium 3 Poäng x vikt z poäng Prisutvärdering Här finns ett stort antal w poäng metoder och tekniker Summa poäng q poäng 39

40 Matematisk modell 2 Formel för beräkning av grundpris med justering för index 40

41 Matematisk modell 3 Steg 1 Uppfyllda Bör-krav 1 Poäng för Uppfyllda Bör-krav 2 x 50 % + x 40 % + x 10 % = X Steg 2 S:a Bör-krav 1 införande S:a Bör-krav 2 X = K 100 Steg 3 Offererat pris x K = Utvärderingsvärde 41

42 Professorsmodellen Justerade jämförelsetal Priset poängsätts inte Kvalitetskriterier prissätts Poängsättning 0-3 Till offererat pris läggs straffkronor då 3 poäng inte erhålles i utvärderingen. T ex kr 7,5 milj kr Offererat pris Fråga 1 straffkronor Fråga 2 straffkronor Fråga n straffkronor Justerat jämförelsetal 42

43 43 Några nya trender

44 Ökat utrymme för kreativitet (1) Ej fullständiga kravspecifikationer och tjänstebeskrivningar Endast utkast Leverantören ges möjlighet att komplettera och justera Viss frihet att påverka utformningen av tjänsten Fullständigt färdiga texter för huvudkontrakt och samtliga bilagor Inga skall-krav Leverantören ges möjlighet att Lägga till 100 Plus Reducera 100 Minus 44

45 Ökat utrymme för kreativitet (2) Funktionell kravställning Egna lösningsförslag Ger stor frihet för leverantören att utforma leveransen enligt egna idéer Arkitekttävlingar Tilläggsmöjligheter i traditionell upphandling Kreativa hörnet Fritt fram 45

46 Säkerställa anbudets relevans - Due diligence Engelska skälig försiktighet Tidigare mest tillämpligt vid fusioner och företagsförvärv Blir allt vanligare i samband med förhandlad upphandling Oftast i samband med outsourcingaffärer Ofta i samband med kortlistan Studiebesök hos beställaren Tillgång till avtal Information i pärmar, arkiv mm Information direkt från beställarens IT-system Djupintervjuer med beställarens personal Den erhållna informationen kan medföra revidering av lämnat anbud 46

47 Stora bortfall Ansökan Godkända Inlämnade Apoteket % % Stockholms stad % 7 36 % Skatteverket % 3 0 % Upplands-Bro % 5 0 % 47

48 Några brister i ansökan För få referenser Krav referenser från Sverige Lämnar in referenser från Norge och Frankrike Missat SKV-blankett för underleverantör Helt ny lösning mellan ansökan och anbud Krav riskklass 4. Lämnar in med klass 3 utan förklaring Krav minst 50 konsulter. Lämnar in 30 Moderbolagsgarant bevis ej bifogat 48

49 Avtalsarbetet.

50 Avtalstyper % 8% Saknas, kommer senare Standardavtal +/- tillägg/avdrag 14% Standardavtal rakt av Villkoren i punktform av beställaren Avtalet utformat av beställaren 43% 18% 50

51 Grad av avtalstvång Leverantörerna ombeds föreslå lämpliga bransch-accepterade avtal på marknaden Avtal utformas gemensamt mellan beställare och leverantör Förslag till avtalstexter bifogas förfrågan Reservationer, förbehåll och modifieringar accepteras Utkast till avtal bifogas förfrågan Synpunkter och kompletteringar efterfrågas De redovisade avtalstexterna skall i allt väsentligt gälla Avtalsvillkoren skall gälla i sin helhet 51

52 Klassificering av krav på avtalstexten Föreslagna avtalstexter hanteras olika Skall-krav Enskildheter accepteras Utvärderingskrav 52

53 Avtalstider inkl optioner om förlängning kortast längst System 4 år 12 år tills vidare Ramavtal, tjänster 1 år 4,5 år Outsourcing 3 år 10 år 53

54 Avtalstider inkl optioner om förlängning 9 8 7,7 7,8 7,9 8,2 Antal år ,9 5,1 5,9 2,8 7 6,2 6,2 3,1 2,9 3 System Outsourcing Ramavtal 1 1, Period 54

55 Upplägg av bastid och optioner År Vanligast med år = 5 år år = 5 år År En vildvuxen flora av upplägg = 12 år 4, = 9,5 år = 5 år = 5 år = 8 år = 8 år 55

56 Några exempel i närtid Stockholms stad Outsourcing = 8 år Stockholms stad Outsourcing , = 9,75 Skatteverket Outsourcing = 9 år Göteborg Lönesystem = 8 år Upplands-Bro Outsourcing = 7 år Sundsvall Datordrift = 10 år sociala system 56

57 Stockholms IT- och telefoniupphandling 2005

58 Single-sourcing så få leverantörer som möjligt IT-segmentet Systemdrift Systemförvaltning En leverantör Serverdrift Servicecentrum Telefonisegmentet Fast telefoni Mobil telefoni En leverantör IP-telefoni Telefonitjänster IT + Telefoni En helhetslev 58

59 Anbudsansökningar - RFI IT IBM EDS Capgemini TietoEnator CSC WM-data HP Telefoni Telia Tele2 Siemens Dotcom TDC Internordica TDC Song Helhet TietoEnator, Ergo, Telia Telia, Cap, HP 59

60 Två blev inte kvalificerade att lämna anbud IBM TDC Song Uppfyllde inte alla skall-krav 60

61 Inlämnade anbud - 7 st Helhetsanbud TietoEnator med underleverantörer Ementor och Telia Telia med underleverantörer CAP och HP IT-segmentet TietoEnator med underleverantör Ementor WM-data Telefonisegmentet Telia Tele2 Siemens 61

62 Jämförelsetal efter förhandlingar Anbudsgivare Helhet IT Tele Bästa IT+Tele TE/Ementor/Telia 226 Telia/CAP/HP 236 TE IT-segmentet 136 WM IT-segmentet 121 Telia telefoni 121 Tele2 155 Siemens 153 WM + Telia

63 Åtta särdrag i upphandlingen Den största IT- och telefoniupphandlingen ca 2,4 miljarder kr Helhetsåtagande Prime Contractor Sammanhållen tjänsteupphandling Gemensam funktion för beställning och kundstöd Avtalsbunden benchmarking Utvärderingsmodell Stora besparingar 280 milj kr Upphandlingsform - förhandlad 63

64 Apotekets IT-upphandling 2007

65 Multisourcing många leverantörer Applikationsförvaltning affärspåverkande/stödjande IT 1 lev affärskritisk IT 1 lev ATS 1 lev Applikationsintegration 1 lev Dataproduktion 1 lev Kontors-PC 1 lev IT-anskaffning (ramavtal) 7-8 lev Uppskattat affärsvärde: 1,3 miljarder kr Förhandlad upphandling 65

66 Förfrågningsunderlag 24 november frågor att ta ställning till 227 områden som ska beskrivas 24 nov-22 jan God jul och gott nytt år! 66

67 Utvärderingskriterier - rangordnade Kvalitet Minimal risk God säkerhet Låga kostnader Innovationsförmåga Inga poäng Ingen viktning Stor vikt vid samverkansförmåga och relationer Relationsträning med leverantörer på kortlista 67

68 68 Apotekets upplägg Kompletta avtalstexter Huvudkontrakt Avtalsbilagor

69 Svarsformulär (1) 100% Accepterar avtalet till fullo 100Plus Accepterar avtalet till fullo Lämnar alternativa förslag till avtalstexter Apoteket avgör om förslagen ska införlivas i avtalet 100Minus Apotekets skrivning accepteras ej Lämnar alternativa förslag till avtalstexter Beskriv 227 beskriv-uppgifter 69

70 Anbudet till Apoteket Anbuden inlämnade 22 januari pärmar sidor text Kortlista 13 mars Beslut i slutet av april 70

71 Utfall av ansökan och anbud Inlämnade Godkända Inlämnade ansökningar anbudsgivare anbud DP KPC AI ATS AFK AFS ITA Summa Bortfall 52 % 34 % 71

72 72 Bäst i varje gren! Multisourcing blev singlesourcing

73 Därför valde Apoteket TietoEnator (1) Vi satte kvalitet som främsta krav i upphandlingen. TietoEnator vann genom att erbjuda bästa kvalitet. Det intressanta var att de också, genom att visa ett effektivt sätt att arbeta hade samma prisnivå som sina konkurrenter Stefan Carlsson, VD Apoteket 73

74 Därför valde Apoteket TietoEnator (2) Apotekets utvärderingskriterier Kvalitet Minimal risk god säkerhet i leveranserna Låga kostnader Innovationsförmåga TietoEnator var etta i samtliga utvärderingskriterier för de sju tjänsteområdena Prisnivån ungefär lika därmed var TietoEnators anbud det ekonomiskt mest fördelaktiga 74

75 Motverkar tillämpningen av LOU innovationer?

76 Referenser Leverantören skall lämna minst 3 referenser på leveranser av de lösningar som efterfrågas i detta förfrågningsunderlag Referenserna skall omfatta leveranser till svenska kommuner de senaste två åren Moment 22 Leverantörer som utvecklat nya kreativa lösningar kommer aldrig in på marknaden Gäller såväl stora som små företag Kan eventuellt lösas med underleverantörsförhållande eller namnbyte Internationella lösningar svåra att introducera i Sverige 76

77 Verksamhetens omfattning Leverantörens årliga fakturering inom löne- och personalområdet skall uppgå till minst 30 miljoner kronor de senaste två åren Leverantören ska ha outsourcingtjänster med minst 800 miljoner kr i årlig omsättning Nya, små och innovativa företag utestängs Kan eventuellt lösas genom underleverantörsförhållande Stora etablerade leverantörer gynnas 77

78 Ekonomisk stabilitet Leverantören skall han en soliditet som är minst 60 % de senaste tre åren Leverantören skall han kassalikviditet som är minst 1,0 de senaste tre åren Små, nyetablerade och innovativa företag åker ut redan i förkvalificeringen Även stora företag har svårigheter att klara dessa gränsvärden 78

79 Kreativa lösningar får inte utvärderas Anbudsgivaren skall endast svara på de frågeställningar som tagits upp i detta förfrågningsunderlag Svaren skall redovisas i den ordning och med den numrering som angivits i detta förfrågningsunderlag Tillägg och förslag till lösningar som inte kan härledas till detta förfrågningsunderlag, kommer inte att tas med i anbudsutvärderingen Nya grepp Arkitekttävlingar Kreativa hörnet Fritt fram 100 Plus 79

80 Slut. Nils Knutsson Marknadsdirektör Tieto Public Sector Tel