Famnas Utvecklingssamtal 2014

Transkript

1 Välkommen till Famnas Utvecklingssamtal 214 En mötesplats för lärande och utveckling av idéburen vård och social omsorg 4 juni 214, Essinge konferenscenter Segelbåtsvägen 15, Stockholm Famnas utvecklingssamtal handlar om förbättringar i vårdens och omsorgens vardag, om innovationer för en personcentrerad vård och omsorg, om ledarskapsutveckling och om idéburet företagande som en affärsmodell för framtiden. Dagen är också avslutningskonferens för vårt ESF-projekt, Famnas utvecklingsprogram för ledarskap och kvalitet. Famna är Riksorganisationen för idéburen vård och social omsorg. Vi vill bidra till utveckling och förbättring som skapar värde för dem vi finns till för! På Famnas utvecklingssamtal har du möjlighet att möta och samtala med: Jackie Lynton, Head of Transformation, NHS Horizons, England. Jackie är en av personerna bakom Change Day och har stor erfarenhet av att driva förändringar inom vård och omsorg. Göran Henriks, Utvecklingsdirektör, Landstinget i Jönköpings län. Göran har jobbat med Famna att bygga upp och är en internationellt erkänt ledare inom utveckling och innovation. Mikrosystemteam som deltagit i Famnas. Över 15 medarbetare har förbättrat vården och omsorgen med allt från förebyggande arbeten inom äldreomsorgen till utveckling av ledningssystem och mätningar. Famnas testbädd för en personcentrerad vård och omsorg, den enda av Vinnovas testbäddar för innovationer i vård och omsorg som drivs av idéburna aktörer. Fler vägar och värden i vården ett projekt som vill skapa möjligheter att starta fler idéburna företag inom vård och social omsorg. Forskare och lärare från olika högskolor som delar erfarenheter från akademisk ledarskapsutbildning och pratar om kvalitet vid upphandlingar och drivkrafter i vård och omsorg. Initiativtagare till ChangeDay Sverige, om hur alla kan bidra med att utveckla framtidens vård och omsorg.

2

3 Program Registrering, kaffe och postermingel Välkommen Lars Pettersson, generalsekreterare, Famna Shared purpose as drivers for change and improvements Lessons in transformation from the NHS Jackie Lynton, Head of Transformation NHS Horizons Group NHS Improving Quality, England Förbättringar i Truls Neubeck, Famna och coacher från förbättringsteamen Valbara seminarier A: 1. Idéburna innovationer (Essingesalen) 2. Idéburet företagande (Alviksalen) Valbara seminarier B: 1. Leda och mäta för bättre vård och omsorg (Essingesalen) 2. Akademisk ledarskapsutveckling (Alviksalen) Lunch och postermingel Förbättringsarbete i framtidens vård och omsorg Göran Henriks, utvecklingsdirektör Landstinget i Jönköpings län, Qulturum Upphandlingar, kvalitet och drivkrafter i vård och omsorg Monica Andersson Bäck, Göteborgs universitet Carolina Camén, Karlstads universitet Kaffe och postermingel Alla kan bidra till att förbättra vården och omsorgen! Ett samtal med bl.a. initiativtagare till changeday.se om hur vi använder förändringskraften från vardagen. Emma Spak, Sveriges Yngre Läkares Förening Stefan Jutterdal, Fysioterapeuterna Staffan Arvidsson, Vinnvård Samtalet leds av Thomas Schneider, Famna Moderator: Thomas Schneider, kvalitetsansvarig, Famna

4 Valbara seminarier Valbara seminarier A: 1. Idéburna innovationer Inom ramen för Vinnovas innovationssatsningar driver Famna en testbädd för personcentrerad vård och omsorg. Seminariet handlar om hur bygger upp ett stöd för idéburna innovationer samtidigt som projektet utvecklar en idé om en personcentrerad dokumentation och uppföljning tillsammans med Bräcke Diakoni, Jönköping Academy och Alkit Communication AB. Medverkande: Louise Gehandler, Bräcke Diakoni Lars Åke Johansson, Alkit Communication AB Beatrix Algurén, Jönköping Academy Daniel Forslund, Vinnova Moderator: Thomas Schneider, Famna 2. Idéburet företagande Famna driver tillsammans med Vårdförbundet och NyföretagarCentrum projektet Fler vägar och värden i vården för att inspirera, sprida kunskap och kännedom samt ge möjlighet för rådgivningsinsatser om idéburet företagande i vård och omsorg. Seminariet berättar om hur ett långsiktigt arbete för nyföretagande inom idéburen vård och omsorg på sikt kan skapa bättre förutsättningar för stabil tillväxt och utveckling. Medverkande: Anders Persson, Famna Kristina Malm Jansson, Vårdförbundet Elisabet Sannas, NyföretagarCentrum Moderator: Sissella Helgesson, Famna

5 Valbara seminarier Valbara seminarier B: 1. Leda och mäta för bättre vård och omsorg Systematiskt kvalitetsarbete ställer stora och ibland nya krav på hur organisationer arbetar med ledarskap och kvalitetsarbete genom mätningar. Inom ramen för Famnas program för ledarskap och kvalitetsutveckling har ett 2-tal verksamheter utvecklat sitt arbete med ledningsgrupper, mätningar och kvalitetsledningssystem med ett tydligt fokus på värdeskapande. Seminariet handlar om de utmaningar och möjligheter som nya arbetsätt för att leda och mäta innebär för vården och omsorgen. Medverkande: Team från Marianne Lidbrink, Socialstyrelsen Carina Matsson, Danvikshem Emma Spak, Sveriges Yngre Läkares Förening Moderator: Truls Neubeck, Famna 2. Akademisk ledarskapsutveckling Famna har under de senaste åren varit drivande i utveckling och genomförande av akademiska ledarskapsprogram inom vård och omsorg i samarbete med olika högskolor. Satsningarna riktade sig i början till ledare inom idéburna organisationer men har i Famnas program för ledarskap och kvalitetsutveckling även inkluderat offentliga och privata aktörer. Seminariet handlar om erfarenheter från det pågående programmet och diskuterar möjliga utvecklingsvägar. Medverkande: Marlene Ockander, Jönköping Academy Ola Segerstam Larsson, Ersta Sköndal Högskola Stig Linde, Socialhögskolan Lund Moderator: Lars Pettersson, Famna

6 Plats för logga Förbättrad överrapportering Lotta Nilsson Ingrid Foschi Oskar Mörnerud Susanne Juell Ett utvecklingsprojekt i Skåne Stadsmission bildades 1916 och är en fristående, idéburen organisation som bedriver en professionell verksamhet för människor i hemlöshet, missbruk och annan social utsatthet. Organisationen bedriver verksamheter på fyra orter i Skåne; Malmö, Lund, Kristianstad och Helsingborg. Vår verksamhet, som finns i Malmö, består av Nattjouren dit man kan vända sig för att få en sängplats för natten och Café David som är en öppen, daglig verksamhet. På Café David serveras gratis frukost och lunch till förmånlig pris varje dag. Det finns möjlighet att ta en dusch och byta kläder eller delta i olika aktiviteter och utflykter. Man kan också bara sitta ner och prata och få stöd och hjälp om man önskar det. I huset finns också en kurator, en sköterska samt vissa dagar läkare och tandläkare. Nattjouren är en upphandlad verksamhet som varje natt erbjuder sängplats åt 2 (vid behov 25) personer i akut hemlöshet. Förbättringsområde Vi såg att vår rapport ofta inte kunde genomföras ostörd eftersom vårt kontor är tillgängligt för våra gäster. Eftersom vi inte hade en tydlig struktur för rapporten blev det ibland så att man missade att delge information. Dessutom fanns inget utrymme för rapporten på arbetstid vilket gjorde att dagpersonal alltid kom till rapporten före ordinarie arbetstid. Med en ostörd, väl strukturerad rapport efter checklista varje dag på arbetstid tror vi att vi kan säkra att mer information delges och att våra gäster på så sätt blir bemötta på rätt sätt och kan få den hjälp och stöttning som de behöver för att få en bättre tillvaro. Utgångsläge Saknade struktur Utanför arbetstid Blev ofta störda Kunde ej garantera sekretess Vår mål är en ostörd, väl strukturerad rapport efter Checklista varje dag, på arbetstid. Varje morgon när dagpersonalen påbörjar sitt arbetspass lämnar nattpersonalen rapport om de gäster som övernattat på Nattjouren. Vi började mäta hur personalen upplevde rapporten och fick fram att många i personalen upplevde att rapporten inte höll någon hög kvalité. Dessutom var personalen på Café David självklart inte nöjda med att alltid förväntas komma till arbetet innan ordinarie arbetstid. Personalen upplevde att de inte alltid hade rätt information för att kunna bemöta och hjälpa våra gäster i deras situation, något som ibland kunde leda till konflikter eller att våra gäster missar viktiga möten. 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1,5 Skattning av rapport Förändringar infördes Vad vi vill åstadkomma Bättre struktur Avsatt tid för rapport Ostörd rapport Morgonrapport Dagar Små medel kan göra stor förbättring Morgonrapport i caféet Mätningar Vi startade en baslinjemätning av hur personalen upplevde morgonrapporten vilken pågick under två veckor innan vi genomförde förändringarna. Personalen fick varje morgon skatta på en skala på 1 5, huruvida de upplevt rapporten som bra och heltäckande. I tabellen visas ett medelvärde av Nattens och dagens skattningar. Man kunde se att redan när vi började belysa problemen blev man mer uppmärksam. Det blev väldigt tydligt i mätningen att personalens upplevelse av kvalitén blev högre efter att vi började testa förändringarna. Checklistan säkrade att ingen information missades, tid och plats säkrade sekretess och ostördhet. Dipparna i mätningen kan härledas till specifika situationer som uppstått i verksamheten och som stört rapporten, tex bråk mellan gäster, sjukdom hos gäst eller personal som blivit försenad. Resultat: Mätresultaten under perioden med förändringarna visar att personalen tycker att det fungerade bättre med de nya rutinerna. Det finns en känsla av att mer information delges och att våra gäster i större utsträckning får rätt hjälp och stöd. En välinformerad och trygg personal leder till större trygghet för dem vi finns till för eftersom man har rätt information för att bemöta gästen i den situation den befinner sig. Man kan då i större utstäckning förutse eventuella konflikter samt se till att de som har viktiga möten kan påminnas om detta. Vad har vi lärt oss? Små förändringar kan skapa stora förbättringar. Vikten av att planera inför förändringar och att låta alla vara delaktiga. Vad har hänt vid sidan av utvecklingsprojektet? Vi upplever att det skapats en god förbättringskultur och att det finns en positivare och öppnare känsla inför att testa nya idéer. Hur går vi vidare? Vi har skapat en plats för förändringsarbetet där alla kan lämna nya förslag på förbättringar. Vidmakthålla den goda förbättringskulturen som skapats. Alltid ha förbättringsarbete som en punkt på APT. Sprida våra erfarenheter till de andra verksamheterna i organisationen. Åsiktslådan i Famnarummet

7 Har du betalt hyran? eller: Hur är läget? Ett utvecklingsprojekt i Madeleine Rossi, Per Oskar Gundel, Susanne Elg traning@skyddsvarnet.se Skyddsvärnets Träningslägenheter Föreningen Skyddsvärnet är en idéburen non profit organisation som funnits i drygt 1 år. Skyddsvärnet är idag en professionell aktör inom socialt arbete, med flera olika verksamheter som erbjuder social rehabilitering utifrån devisen Hjälp till självhjälp. Skyddsvärnets Träningslägenheter startade 21 och erbjuder självständigt boende med socialt stöd från kvalificerad kontaktperson. Vi har tillgång till ett femtiotal lägenheter tack vare samarbete med Bostadsförmedlingen i Stockholm och privata hyresvärdar, främst Wåhlin Fastigheter AB. Insatsen ges på uppdrag av socialtjänst eller Kriminalvården och vänder sig till personer från 18 år som levt i missbruk, kriminalitet och/eller utsatthet för hot och våld, men även till ensamkommande flyktingungdomar och personer som av andra skäl har behov av insatserna. Enhetens personal utgörs av fem kvalificerade kontaktpersoner, en lägenhetsvärd, en föreståndare samt en enhetschef. Utvecklingsområde En del av våra boende (främst ensamkommande ungdomar) har lägenhetshyran inkluderad i dygnsavgiften som uppdragsgivaren betalar till Skyddsvärnet. Efter årsskiftet började vi betala ut hyrespengar till dessa personer, så att alla våra boende får träna på att betala sin hyra. I arbetet med MÄTA valde vi att titta närmare på hyresbetalningen för att följa förändringen. Vi utgick från begreppet autonomi, då insatsen hos oss till stor del syftar till att stärka den boendes självständighet och bidra till att hen utvecklar bästa möjliga förmåga att upprätthålla en fungerande tillvaro efter att insatsen avslutas. Fungerande hyresbetalning kan relateras till den boendes autonomi då det är en viktig rutin och förutsättning för eget boende och hållbar ekonomi. Insamling av data Vi mäter sedan februari 214 obetalda hyror vid tre datum varje månad; den 1:a, 5:e och 15:e. Hyresbetalningen sammanställs på gruppoch individnivå månadsvis och delas in i tre kategorier; de som betalat i tid (senast den sista föregående månad), de som betalat sent (senast den 15:e i månaden) och de som inte betalat (efter den 15:e i månaden). Vad har vi gjort och hur har vi arbetat? Vi såg tidigt att mätningarna bekräftade vår bild av att bristande hyresbetalning ofta är en indikator på den boendes aktuella situation. Många gånger kan utebliven hyra relateras till återfall i missbruk, psykisk ohälsa, problem i kontakt med myndigheter etc. Parallellt med mätningen introducerade vi därför mer strukturerade rutiner för återkoppling av obetalda hyror till personalgruppen samt hur vi arbetar med de boende utifrån hyresbetalning för att snabbt möta upp eventuellt stödbehov och undvika ytterligare problem Hyresbetalning Träningslägenheter feb 14 mar 14 apr 14 maj 14 Ok Försenad Ej betald Tomma platser Inbetalda hyror på gruppnivå. Vad har hänt vid sidan av utvecklingsprojektet? Vi har fått positiv respons från de boende som tidigare inte behövde betala hyra. Vi har skapat en förändrad kultur i arbetsgruppen, med mindre panik och mer eftertanke vid utebliven hyresbetalning. Vad har vi lärt oss? Deltagandet i MÄTA har tydliggjort att värdet av mätningen är det viktiga. Vad ger mätningen tillbaka till personal, boende och verksamheten som helhet? Vi har fått praktiska kunskaper om olika typer av mätningar, hur data kan analyseras och återkopplas och hur vi kan använda Excel som stöd. Vi har påmints om nyttan i att ta mätningar till hjälp för att följa utveckling över tid, se mönster och utveckla verksamheten. Arbetsrutiner kopplade till hyresbetalning 1:a Påminnelse till de som inte betalat sin hyra. 5:e Hembesök hos de som inte betalat sin hyra. Hur står det till? Varför har hyran inte blivit betald? Försök reda ut eventuella hinder och gör en plan för hur hyran ska betalas. Hur undviker vi att samma sak upprepas? 15:e Chefssamtal på kontoret. Hur ser stödbehovet ut? Gör en avbetalningsplan. Meddela uppdragsgivaren. Hur går vi vidare? Vi fortsätter våra mätningar och hoppas framöver kunna följa data på individnivå för att undersöka mönster och generella riskfaser där vi kan arbeta mer proaktivt. Vi applicerar det vi lärt oss vid andra mätningar; främst kritiskt tänkande kring värdet av mätningar och vikten av att komplettera med kvalitativ data. Vi har inspirerats av de andra deltagargruppernas områden, till exempel kompetenskartläggning som en del i personal och verksamhetsutveckling.

8 RIKSFÖRBUNDET FRIVILLIGA SAMHÄLLSARBETARE Riksförbundet frivilliga samhällsarbetare Ett utvecklingsprojekt i Riksförbundet frivilliga samhällsarbetare RFS består av 85 lokalföreningar vars medlemmar har uppdrag som lekmannaövervakare, kontaktperson, kontaktfamilj, stödperson, stödfamilj, god man, förvaltare, särskilt förordnad vårdnadshavare och som är besökare på häkten och anstalter. RFS har även samordningsansvar för Visionsrummet. Fokus att öppna upp lokalföreningarna RFS har i tre år arbetat med Rättssäkerhetsprojektet som syftar till att socialtjänst, överförmyndare, frivård, patientnämnd och frivilliga samhällsarbetare samverkar för förbättrad kvalitet i uppdragen. RFS har i projektet utmanat myndigheter att samverka vilket också utmanar våra lokalföreningar att vara öppna för alla lagreglerade frivilliguppdrag. Kansliet tog fram en gemensam bild utifrån frågor som: Syfte med verksamheten, vem vi finns till för och vilka resultat vi har? RFS insatser behövs för att förbättra förutsättningarna för brukare, klienter och huvudmän. RFS finns till för de personer som har ett lagreglerat frivilliguppdrag och de personer som får stöd av frivilliga samhällsarbetare. Som kansli finns vi också till för lokalföreningar och förbundsstyrelsen. RFS kansli är 8 personer mellan 3 och 55 år med olika bakgrund och utbildning. Vi är engagerade och motiverade och tror på RFS mål. Kansliets personal uppfattar arbetet med medlemmar, lokalföreningar, myndigheter och bidragsgivare som meningsfullt. Kansliet mäter resultat utifrån verksamhets och projektplaner, redovisningar till bidragsgivare, samt vid uppföljningsmöten. Förbundets mål Riksförbundet frivilliga samhällsarbetare ska genom opinionsbildande verksamhet och ideella insatser medverka till ett medmänskligare samhälle där människor stödjer varandra. Kansliet började med att kartlägga nuläget Är lokalföreningen öppen för mer än ett uppdrag? Ja Nej ÅRSMÖTE Kansliet tog fram argument för att öppna upp lokalföreningar för samtliga uppdrag De olika uppdragstyperna lär av varandra. Lättare rekrytering till föreningen en väg in för medborgare som tar uppdrag oavsett uppdragstyp. Föreningen får större kraft som röstbärare och opinionsbildare. Att öppna upp innebär att erbjuda stöd till andra frivilliga samhällarbetare på orten som i dagsläget inte har en egen förening. Stor vilja att öppna upp enligt enkät Medlemmar i de lokalföreningar kansliet besökte fick svara på frågan om de kan tänka sig att öppna sin förening för samtliga uppdrag 9 % svarade JA 1 % svarade NEJ Utmaningar och lärdomar RFS utgångspunkt i kommunikation bör i stor utsträckning vara den gemensamma kärnan i uppdragen Det är enkelt att undersöka vad RFS medlemmar vill Medlemmarna är positiva till att samarbeta över uppdragsgränserna STYRELSE KANSLI RFS årsmöte 214 beslutade att alla lokalföreningar ska heta geografisk plats följt av frivilliga samhällsarbetare, till exempel Värmlands frivilliga samhällsarbetare Hur går RFS vidare? Kansliet kommer att: arbeta vidare med processkartläggningar genomföra fler undersökningar för att kunna ta faktabaserade beslut genom kommunikation och möten arbeta för att alla föreningar ska öppna för alla uppdrag i sina stadgar under 215 Riksförbundet frivilliga samhällsarbetare, RFS, info@rfs.se,

9 Ett utvecklingsprojekt i Madelene Dahl, Viktoria Holmquist, Sam Tokkari, Anja Sillanpää, Maria Tingberg maria.tingberg@lojtnantsgarden.se Verksamhet: Löjtnantsgården är ett äldreboende som ägs av Immanuelskyrkan i Stockholm. Totalt finns det ca 54 platser fördelade på omvårdnadsboende och demensboende. Vår värdegrund vilar på en kristen humanistisk människosyn. Vår vision är ett värdigt liv och bästa möjliga välbefinnande genom omsorg vård och livsmiljö i samspel Beskrivning av utvecklingsområde Vi valde att titta på rutiner och hjälp med struktur av Egentid. Egentiden är väl förankrat i personalgrupperna sedan Löjtnantsgården öppnande 28, men har efter att vårdbehovet ökat hos våra boende ibland bortprioriterats. Det har inte heller funnits ett sätt på Löjtnantsgården att mäta hur mycket Egentid som genomförts. Vi ville arbeta med att vi i personalen känner att det är lika viktigt att prioritera Egentiden med den boende som att utföra basala arbetsuppgifter. Mål Varje boende skall erbjudas en timma Egentid per vecka Öka välbefinnande och medbestämmande för den boende Enkelt synliggöra det arbete med Egentid som görs Att få kontroll på att boende erbjuds tid Att stärka banden mellan boende och kontaktperson/personal Inspirera och engagera personalen i deras arbete med Egentid Vad har vi gjort och hur har vi arbetat? Genom information till samtlig personal om projektet samt fortlöpande information om projektets utveckling. Mätningar på en blom modell. Blomman är väl synlig i personalens dokumentationsrum och vi hoppas att detta skall sporra, motivera och inspirerar personalen till fortsatt arbete med Egentid. Visualisering med blomman Resultat V.1 V.11 V.12 V.13 V.14 V.15 V.16 V.17 V.18 V.19 V.2 Blomman består av att varje blad symboliserar en boende. Blombladet är indelat i fyra kvartar och färgläggs efter uttagen tid eller markeras på annat sätt om boende tackar nej. Deltagit Erbjudit/Tackat nej Ej erbjudit Diagrammet visar i vilken utsträckning de boende blivit erbjudna Egentid. Den gröna och rosa stapeln tillsammans visar de som blivit erbjudna Egentid och antingen deltagit (rosa) eller avböjt (grön). Mellan v 18 2 ser vi en ökning av antal boende som inte blivit erbjudna (blå stapel), men vi vet inte om detta beror på en nedgång i antal förfrågningar eller om det beror på att personalen varit sämre på att dokumentera. Vad har vi lärt oss? Vi har lärt oss att det krävs hjälp, stöd, uppmuntran och engagemang i personalgrupperna för att få till stånd förändringar även om förändringen upplevs som en förbättring. Att mäta och redovisa mätningar upplevs som positivt Vi har fått verktyg för att arbeta med systematiska förbättringar. Hur går vi vidare? Famnagruppens representanter kommer att under ett års tid fortsätta att informera och inspirera redovisa resultat av uttagen Egentid på enhetsmöten, för att på detta sätt hålla kulturen av uttagen tid levande. Gruppmedlemmarna kommer också i samarbeta med gruppchefer pusha och inspirera personalen och se till att möjligheten att skapa kvalitetstid för våra boende fortsätter att finnas.

10 Plats för logga Undersköterskans betydelse för att uppnå bästa möjliga välbefinnande varje dag för våra boende Ett utvecklingsprojekt i annika.carlsson@lojtnantsgarden.se, sylvia.kivi@lotnantsgarden.se Löjtnantsgården Arbetet utgår ifrån en humanistisk kristen människosyn. Den innebär att varje människa är värdefull oavsett livshistoria, etnisk och religiös bakgrund. Hon är unik och vår uppgift är att se henne. Vi ska tillgodose hennes behov på ett individuellt sätt och arbeta för att hon ska ha ett värdigt liv och uppleva bästa möjliga välbefinnande varje dag. Våra förväntningar/mål Att kunna omvandla siffror till diagram, för att synliggöra och kunna presentera resultaten för omvärlden. Genom utbildning utöka undersköterskans kompetens, utveckling och därigenom kunna få den bästa möjliga kvalité inom äldreomsorgen. Fokus blev att inventera utbildningar under en 5 års period. Tillvägagångssätt Brainstorming om hur vi skulle kunna visa att undersköterskorna på Löjtnantsgården har ökat sina kunskaper under de senaste 5 åren. Det ledde till en omfattande datainsamling av de olika utbildningarna. Vi vill visa att under dessa år har undersköterskor utvecklats i bemötande, etik, förflyttningar med mera och hur att det speglar sig i vården. Det resulterade i att utbildning på både individnivå, enhetsnivå och hela Löjtnantsgårdens utveckling blev synlig. Den optimala förutsättning för usk Driverdiagram utbildning handledning erfarenhet lön motivering lyhördhet 1% 9% 8% 7% 6% 5% 4% Andel medarbetare som har gått respektive utbildning under en 5års period på 2 somatiska och 2 demens enheter samt natten Enh 1 Enh 2 Enh 3 Enh 4 Enh n Antal av enhet Kunskaper på en somatisk enhet 3% 2% 1% % område Att genom mätbara diagram utveckla och presentera kompetensen hos både individ och enhet för att sedan kunna bygga vidare med utbildningar för framtidsbehov. Vi har lärt oss hur vi omvandlar mjuka värden till siffror

11 Lp Verksamheten Beroendevård på kristen grund. Ett utvecklingsprojekt i Karina Jansson, Annica Johansson, Pär Augustin lp verksamheten.se info@lp verksamheten.se Vår verksamhetsidé är att med den kristna tron som grund förebygga och avhjälpa drog och alkoholmissbruk genom fältarbete, ungdomsverksamhet, lokala kontaktcentrum och behandlingshem som erbjuder en andlig, medicinsk och social behandling. Vårt mål är att: Hjälpa alla människor med drog alkoholmissbruk till ett nytt drogritt och fungerande liv. Förebygga uppkomsten av missbruk hos ungdomar och riskgrupper. Underlätta situationen för anhöriga och barn till missbrukare. Hur vi arbetar för drogfrihet Då målet alltid är drogfrihet efter en behandling, både från uppdragsgivare, klient och vårdgivare valde vi att göra ett driverdiagram utifrån värdet drogfrihet. Vi valde att undersöka enskilda behandlingsinriktade samtal under sekundära orsaker i diagrammet. Dessa samtal hålls av klientens kontaktperson. Dels ansåg vi att det är bra att undersöka om våra processer och rutiner fungerar vad gäller samtal, alltså mäta hur många samtal som hålls. Rutinen säger att vi ska ha minst ett enskilt samtal i veckan. Dels ville vi se hur våra klienter bedömer samtalen och hur vår personal som håller samtalen själva bedömer dem. Genom modellen balanserade mått, dvs effektiva processer, personalens upplevelse, klienters upplevelse samt ekonomi, kom vi fram till att även göra en beräkning på hur mycket enskilda samtal kostar i förhållande till den vårdavgift vi tar ut. Antal behandlingsinriktade enskilda samtal Klienternas bedömning av samtalen Personalens bedömning av samtalen Klienters bedömning av nyttan av samtalen sex månader efter utskrivning A (utskriven vecka 14) B C D E (inskriven vecka 12) Klient Självskattade samtal a b c d e f g h i j Självskattade samtal A B C D E F G H I J Inte alls Mycket god hjälp 4 Klient Klient Mätningen gjordes under 1 veckor på behandlingshemmet Lillvik för kvinnor. Vi ser att det varit lite ojämnt fördelat med samtalen, men de flesta har fått minst ett samtal i veckan. Vi blev nyfikna på varför det skiljer sig åt och har tagit reda på att en del kvinnor söker ofta samtal medan andra inte alls är lika intresserade. Personen som fått flera samtal för lite visade sig vara i utsluss och vistas alltså inte hela tiden på hemmet. Mätningen gjordes på en skala mellan 1 och 1 där 1= inte alls bra och 1= fantastiskt bra. Mätningen har gjorts på de tio senast inskrivna kvinnorna. Alla är väldigt nöjda! Mätningen visar på att samtalen är viktiga i behandlingen och har stor betydelse för klienterna. Mätningen gjordes på en skala mellan 1 och 1 där 1= inte alls bra och 1= fantastiskt bra. Mätningen har gjorts utifrån de 1 senast inskrivna kvinnorna. Här är det inte lika bra siffror vilket fick oss att fundera. Personalen har förmodligen större krav på sig, att det ska hända något genom samtalen, man vill komma framåt och se en förändring osv. 6 månader efter avslutad behandling genomförs en uppföljande mätning på telefon. Mätningen på 18 kvinnor har gjorts tidigare och alltså inte på samma kvinnor som de andra mätningarna. Mätningen gällde i vilken utsträckning klienten har haft hjälp av de enskilda samtalen under behandlingstiden, på en skala från 1 4. Vi kan konstatera att mer än hälften av kvinnorna har haft mycket god hjälp av samtalen, vilket vi tycker är en hög siffra. Vad vi har lärt oss: Vi ser att det är viktigt med enskilda samtal i behandlingen och att nyttan finns kvar även efter behandlingstiden. Vi tyckte det var intressant med skillnaderna i mätningen mellan klienters och personals bedömning. Vår analys är att personalen bedömer sig själva och sin egen insats vilket inte klienterna gör på samma sätt enligt vår mening. Personalen ser antagligen mer till framstegen i förändringsprocessen, medan klienterna mer bedömer t.ex. förtroende och hur man blir bemött, är vår uppfattning. Vi har också konstaterat att enskilda samtal inte så kostar så mycket i förhållande till vårdavgiften. Personalen som blivit delaktig i mätningarna har varit positiva och det har skapat nyfikenhet. Men vi har förstått att statistiken behöver förklaras för att det ska bli ett levande material. Personal kommenterar statistiken med att enskilda samtal verkar vara viktigt för våra klienter. Klienterna som fått se diagrammen har inte reagerat på något sätt. Ingen har uttryckt något negativt till våra mätningar. En bieffekt av detta arbete är att vi kommit till insikt om att det är viktigt hur man ställer frågor och vilka skalor man använder vid mätningar för att kunna jämföra. Det gör att vi kommer att se över alla våra mätningar och göra enhetliga skalor m.m. Vidare har vi sett att driverdiagram kan vara ett användbart sätt att jobba med förändring och att skapa medvetenhet om vad man faktiskt gör och behöver göra. Under resans gång har vi insett att vi kunnat göra det på flera olika sätt och att vi kan göra driverdiagram för varje enskilt värde som vi vill uppnå. Slutsats: Vi förstår att enskilda samtal är viktigt i behandlingen och vi kommer att även fortsättningsvis satsa på detta. Vi behöver utöka och förbättra personalens metoder i samtalen för att fördjupa samtalen med hänvisning till att samtalen både upplevs och är viktiga.

12 ROND I VÄRLDSKLASS Elin Barnekow, Sara Becker, Kerstin Granhäll Olsson, Sofia Karlsson, Johanna Klemenz johanna.klemenz@karolinska.se Ett utvecklingsprojekt i Team P14, Onkologiska kliniken, Karolinska Universitetssjukhuset Solna Verksamhet Avdelning P14, är en akut onkologisk vårdavdelning med 18 vårdplatser. Här vårdas patienter i både kurativt och palliativt skede med diagnoserna bröst, gynekologisk cancer och sarkom (elakartad bindvävstumör). Utvecklingsområde Våren 213, efter att vi på avdelningen noterat bristfälligt och tidsödande informationsutbyte mellan personalkategorier och patient, beslutade vi att tillsammans omarbeta rondsystemet. Vi bjuder numer in patienten till vår expedition där samtliga personalkategorier är samlade. Både patienter och samtlig personal finner att teamkänslan i personalgruppen och trygghetskänslan hos patienten stärkts. Vi har däremot märkt att rondens kvalitet, struktur och längd varierar mycket. Vi valde därför att arbeta vidare med rondens struktur för att få en effektivare rond med jämnare kvalitet, när vikarierande personal deltar i ronden. Mål Ronden är central för att säkra god vårdkvalitet. Vi vill att patienterna som vårdas på avdelning P14 ska erbjudas ROND i VÄRLDSKLASS. För att uppnå detta uppsattes efter en enkel kartläggning av patienternas förväntningar samt inspiration från liknande rondsystem på Medicinkliniken i Eksjö nedanstående 5 mål: En ROND i VÄRLDSKLASS innebär att: 1 % av ronderna sker i avskildhet 1 % av ronderna avslutas innan kl 11: Resultat Mätningar utfördes vecka 1 2 där de första tre veckorna var en baslinjemätning. Vecka 13 infördes checklista för respektive personalkategori med målet att skapa ett gemensamt ansvar där patienten erbjuds ROND I VÄRLDSKLASS. Vecka 18 lade vi till patientens checklista Min rond. Genom rondobservationer mättes i hur stor del de uppsatta målen var uppfyllda efter respektive rondtillfälle. 12% 1 % av patienterna har dokumentet livsuppehållande behandling ifyllt. 1 % av patienterna har en klar medicinsk plan 1 % av patienterna har en klar social plan 12% Rond i avskildhet med patienten i fokus. 1% 8% 6% 4% 2% Ronder i avskildhet Ronder som avslutats kl 11 1% 8% 6% 4% 2% Klar medicinsk plan Klar social plan Dokumentet "Livsuppehållande behandling" finns ifyllt eller är påtalat Vi har infört checklistor för ronden, för patienten, undersköterskan, sjuksköterskan och läkaren. % V 1V 11V13V14V15V16V17V18V19V2 % V 1V 11 V13 V14 V15 V16 V17 V18 V19 V2 Diagrammet visar en förbättring vad gäller strukturen på ronden, framförallt gällande rond i avskildhet. Hur går vi vidare? Vi behöver fortsätta att arbeta med förbättringar när det gäller rondens längd och antal ifyllda dokument Livsuppehållande behandling, där det fortfarande finns stora variationer. Lägga till sökord i journalen för att dokumentera utifrån samma struktur som ronden. Verka för att få en stabil läkarbemanning och alltid en fast specialist på avdelningen Göra en informativ film som påvisar hur en ROND I VÄRLDSKLASS ser ut i praktiken. Inspirera andra till liknande rondmetoder Aktivt arbeta med information och utdelning av checklistor samt fortsatt stöttning och uppmuntran Vad gäller kvaliteten på innehållet i ronden syns en tydlig förbättring gällande uppfyllda sociala och medicinska planer efter att checklistorna infördes. Vad tycker patienterna? Vi har under arbetet med förbättringar även mätt hur nöjda patienterna är med det förbättrade rondsystemet enligt VAS 1 5 (1=inte alls nöjd, 5=så nöjd man kan bli). Resultaten visar att patienterna överlag är nöjda med ronden, medelvärdet i mätningen var 4,6. Dock märks ingen markant förändring i nöjdhet hos patienterna efter att checklistorna infördes. Som komplettering till kvantitetsmätningarna har även intervjuer av patienterna utförts. Detta för att få ta del av patienternas personliga upplevelse av pågående förbättringsarbete. skönt att inte behöva höra om andras problem och sjukdomar, som patient blir man en del av teamet och det mår man bra av jag känner att jag blev lyssnad på skönt att hela teamet deltar bra samtalsklimat i lugn och ro med integriteten i behåll Svårigheter Det tar tid att implementera nya idéer även om alla i arbetsgruppen gör sitt bästa. Vissa hinder på makronivå har bidragit till svårigheter att bibehålla engagemanget i arbetsgruppen. Under pågående mätningar slutade både överläkare och specialistläkare som varit aktiva i förändringsarbetet, vilket skapade osäkerhet för arbetsgruppen. Då förbättringsarbetet lett till minskande hierarkier i arbetsgruppen ställs nya krav på individerna i teamet. Detta har gjort att daglig påminnelse och uppmuntran nödvändig. Andra faktorer som försvårat arbetet är avsaknad av avdelningsbunden rullstol och störningsmoment utifrån, såsom konsulter från andra kliniker.

13 En effektiv rond med fokus på patienten Projektgrupp: Per Bengtsson avdelningsläkare, Annalena Brantenman biträdande chefssjuksköterska, Linda Engman sjuksköterska, Susan Salman sjuksköterska, Maria Thunberg undersköterska. Ett utvecklingsprojekt i Onkologiska kliniken avd 21, Södersjukhuset Stockholm tillhör onkologkliniken på Karolinska Universitets Sjukhuset. Här vårdas vuxna personer i olika skeden av sin cancersjukdom. Den genomsnittliga vårdtiden är cirka 3-4 dygn. Utvecklingsområde Förbättra strukturen för ronden för att patienterna ska vara trygga, delaktiga och följsamma i sin vård och behandling och ge förutsättningar till kortare vårdtid. Kartläggning: Genom en processkartläggning av en arbetsdag identifierade vi att det saknades struktur vid rondarbetet och detta bekräftades med en personalenkät. Ronden ansågs vara ostrukturerad och långdragen. Ett kvalitetsgap identifierades som visade att ronden var centrerad på personalens behov och att det fanns en bristande samsyn kring patientens vård. För att undvika att sjukhusvistelsen inte blir längre än nödvändig för patienten, krävs noggrann planering under vårdtiden. Kvalitetsgapet bristande samsyn kring patientens vård Enkätundersökning av Patientens upplevelse av ronden. Patienterna är överlag nöjda i dagsläget, men om de fick förändra något så svarade de flesta att de gärna skulle vilja veta vilken tid ronden kommer till just dem. På frågan kring upplevelse av att sänggrannen hör vad som sägs svarade majoriteten att det inte var något problem men att det uppfattas mer negativt att höra informationen som ges till sänggrannen. Mål: En tidseffektiv rond med ett strukturerat rondarbete som ger en ökad samsyn kring vården av patienten, där patientens aktuella medicinska, sociala och omvårdnadsbehov identifieras. 1% av patienterna skall ha en påbörjad eftervårdsplan dokumenterad i journalen inom 48 timmar. Målet skall vara uppnått december 214. Vårt resonemang om hur olika förbättringsåtgärder skulle leda oss fram till vårt mål som är en strukturerad rond. Förbättringar vi testat: Checklista för rond Professionskort (kom-ihåg-lista) Rondtavla med lathund Stör ej skylt Rond enligt SBAR Färgkodning: Röd = akut patient Blå =stabil patient Gul = patienten utskrivningsklar till hemmet Grön= patienten medicinskt färdigbehandlad men väntar annan instans, tex hospice. Vi tog fram en rondtavlan samt olika checklistorna för att underlätta förberedelser och skapa struktur inför ronden Den nya rondtavlan : Förenklar och gör arbetet mer överskådligt Underlättar prioriteringen av vilken patient som behöver rondas först och vilka som kan skrivas ut innan ronden. Förenklar flödet i det dagliga arbetet. 1% 8% 6% 4% 2% Andel patienter med dokumenterat eftervårdsbehov Antal medarbetare som anänder checklista vid rond 23 apr 21 maj Antal medarbetare som vet hur man använder SBAR 23 apr 21 maj % 21-apr 26-apr 1-maj 6-maj 11-maj 16-maj Använder du checklistan för rond? Vet du hur man använder rapporteringsverktyget SBAR? Vi påbörjar planeringen tillsammans med patienten tidigare. Det leder till att patienten är välinformerad och delaktig i sin vård Vad har vi lärt oss? Förbättringsarbete är en pågående process, man blir aldrig klar. Förbättringarna har lett till: Större engagemang hos personalen Bättre teamkänsla Rondtavlan ger bättre struktur Läkarna är mer involverad i detaljerna kring patienten Paramedicinarna har överblick över alla patienters aktuella planering Patienterna är fördelade på morgonen och det spar tid Hur går vi vidare? Utbilda medarbetare i SBAR. Följa upp upplevelse av ronden via enkäter. Fortsätta mäta eftervårdsbehov var tredje vecka. Utvärdera förbättringsarbetet kontinuerligt på APT. Ta emot önskemål och förbättringsförslag från kollegor. Involvera patienten i ronden.

14 Samarbete kring EGENTID Izabela Cosic, Elisabeth Forsang Giselsson, Elisabeth Larsson, Caroline Theander, Anna Bergmark Ett utvecklingsprojekt i Hyllie Park Äldreboende ligger i Malmö och är ett särskilt boende med 34 platser fördelade på 3 sammanlänkade hus. Ägare är Hyllie Park Kyrkan och på området finns även förskola, grundskola, folkhögskola och kyrka. Hyllie Park Äldreboende har avtal med Malmö Kommun som upphandlar enligt LOU. EGENTID = tid för utevistelse, aktivitet och/eller samvaro utifrån egna önskemål och behov. Enskilt eller i grupp om max 5 boende minst 1 tim/vecka. Utgångsläge Process Resultat Möjligheter: Att arbeta med egentid då det är ett nytt specificerat krav i senaste upphandlingen. Nya scheman och ökad bemanning gav anledning att utveckla samarbetet mellan huset. Förhoppningar för våra boende: Ökad livskvalité genom att öka mängden egentid, att öka kvalitén på egentid, att skapa större trygghet med personalen i andra hus och att bygga fler relationer till boende och personal i andra hus. Våra nyckelord är: RESPEKT, LYHÖRDHET, OMTANKE Analys med hjälp av fiskben visar att vi har störst nytta av att arbeta med kunskap och med kommunikation Idéer som testades med PGSA 1. Tvärgrupp Varje måndag träffas en personal från varje hus för att planera gemensam egentid för minst 2 boende från minst 2 olika hus i minst 3 min som utförs under veckan. Både planering och genomförande utvärderas. 2. Teamet informerar, pratar och sprider engagemang. 3. Hyllie Park bjuder personal på måndagsfika Andel av en timmes egentid för boende på hela Hyllie park per vecka 2,75 % Egentid Erbjuden, men avsagd tid, räknas in Veckor 3,22 3,63 jan mars maj Basmätning: Samarbete: upplevelsen av samarbete mellan personal i olika hus mättes på en skala 1 5. Resultat 2,75 Egentid: utgångsvärde uppmättes till 58%. Snitt 35 min per boende per vecka Vi börjar synliggöra utförd egentid med hjälp av spindeldiagram. Varje boende har ett segment som är indelat i fyra kvartar (15 min). Vi lärde oss att även registrera erbjuden egentid. Spindeldiagram Spinnoff effekter: Vänskapsband mellan boende Mer information in i almanackan Bättre planering av arbetet Ökat boendefokus Mer stöttning mellan husen Projekt med bättre efterrätter Mer samtal mellan husen Initiativ till After Work Tro på förbättringar och möjligheter Nej tack, jag vill sitta längre vid matbordet Nu har du fått se mig som jag var förut.. Det går att göra stor skillnad även med små förändringar Kan vi inte ha livsberättelser som nästa projekt Jag har aldrig förut uppskattat gemenskap med andra så som jag gör nu Vi har en hel uppsättning av olika färger av nagellack nu

15 Ett utvecklingsprojekt i Teammedlemmar: Lilia, Luba, Lucy, Ximena och Zebastian Coach: anne.gruvstad@omsorg.hsb.se Kullagränd är en hemtjänstenhet inom HSB Omsorg med ca 7 kunder och 4 anställda. Vi hjälper seniorer i centrala Täby med deras dagliga behov, såsom hygien, matlagning, inköp och kontakter med primärvården. Vi som arbetar med omsorg är undersköterskor eller vårdbiträden Värdegrunden vi jobbar med heter ETHOS: engagemang, trygghet, hållbarhet, omtanke och samverkan. Problemområdet vi arbetat med var bristfällig social dokumentation. Täby kommun hade efter tillsynsbesök underkänt den. Dokumentationen är viktig för att säkerställa att personal känner till kundernas nuvarande situation, så att omsorgen motsvarar deras behov. För kunden finns det ett värde i att personalen känner till kundens situation det skapar trygghet. Vårt önskade läge är att kunderna alltid kan vända sig till oss och att få svar på frågor om sina behov. Vid intervjuer med våra kunder fann vi att de är mycket nöjda med våra prestationer. De samtycker till att vi delar med oss av vår dokumentation till anhöriga och andra vårdenheter, men de är inte intresserade av att läsa den själva. Vi definierade fyra huvudproblem inom den sociala dokumentationen: Dokumentations värde kan inte mätas direkt på ett övergripande sätt. Men vi kan ta ett exempel: Den personal som inte rapporterar om ett trycksår riskerar att förvärra detta för kunden i och med att övrig personal inte vet att det finns ett trycksår och kan därmed inte kunna göra något åt det. För kunden blir då dokumentationen ett stort värde som han eller hon kanske inte känner till, men som fyller ett värde i och med att personalen vårdar trycksåret. Man kan jämföra det med ett säkerhetsbälte även om man alltid bär det får man aldrig känna av dess värde förrän bilen har krockat! 1.Vi skrev för sällan Många viktiga händelser blev aldrig dokumenterade, vilket riskerar kontinuitet och vårdens kvalitet. 2. Vi blandade ihop rapportanteckningar med social journal Blanketterna för dessa var förvillande lika. 3. Vi skrev på fel sätt Fel ord användes och rubriken åtgärd användes sällan. 4. Vi saknade en röd tråd Uppföljningar på händelser gjordes aldrig, vilket gav stora luckor i dokumentationen. PGSA 1 PGSA 2 PGSA 3 PGSA 4 Vi lade in öronmärkt tid för social dokumentation på alla scheman. En tavla och muntliga påminnelser har också hjälpt till. Vi gjorde nya blanketter som är svårare att förväxla. Social journal skrivs nu på en lodrätt blankett. En ordlista gjordes för att vi ska använda t.ex. ordet inkontinensskydd och inte blöja som kan uppfattas som kränkande Vi har gjort en lathund en slags guide för att underlätta för personalen att dokumentera vid tveksamheter. Lathunden beskriver hur vi ska göra vid uppföljningar Vi har lärt oss att rapportera bättre! Vi skriver oftare, och beskriver åtgärder Vi dokumenterar uppföljning, för att bibehålla en röd tråd i dokumentationen Vi gör skillnad mellan rapportanteckningar och social journal Vi använder inte opassande ord när vi skriver Vi har mätt antalet rapportanteckningar skrivna per vecka. Baslinjemätningen i en vecka visade 13 rapportanteckningar. Nu är snittet flera gånger högre än förr, och en vecka nådde vi 78 st rapportanteckningar. Nästa steg: Säkerställa kvaliteten i den social journalen genom att jämföra rapportanteckningar med lathunden Kontinuerliga möten säkerställer ständiga förbättringar Presentera vårt förbättringsarbete för att andra enheter i företaget Skapa en gemensam standard för hela företaget

16 Social dokumentation Kunderna ska känna sig trygga i sin vardag. Teammedlemmar: Jenny, Tove och Lena. Coach: Malin HSB Omsorg Norrmalm Vi är ett hemtjänstföretag som ligger på Norrmalm i Stockholm, verksamheten består av verksamhetschef, administrativ personal, undersköterskor och vårdbiträden som arbetar både heltid och deltid eller timanställda. Vi finns till för de människor som behöver hjälp för att klara av sin vardag hemma men inte tillräckligt sjuka för att få boende, eller om de frivilligt bor kvar hemma. Majoriteten är pensionärer och en del av våra kunde är psykiskt/fysiskt handikappade eller är tillfälligt skadade. Vi har totalt i nuläget 65 kunder. De insatser vi utför hos kunder/brukare är alltifrån omvårdnad till ledsagning, social samvaro, mathållning, ärenden och serviceinsatser som är tvätt, städ och inköp. Utvecklingsområde Vid kartläggningen av nuläget fann vi att den sociala dokumentationen innehöll stora brister. Vi ville att kunderna skulle känna sig tryggare med våra insatser och att de blir med involverade genom att få tydligare information om den sociala dokumentationen. Det är viktigt att personalen som ska till en kund vet om det är något som har hänt. Om personalen inte har fått rätt information kan det uppstå irritation och felprioriteringar, det finns också risk för att medicinska förändringar missas. Det vi valde att börja med var att öka personalens kunskap och underlätta dokumentationen Mål Totalt minst 65 dokumentationer i månaden och att varje kund sammanfattas minst en gång i månaden. Antal dokumentationstillfällen ska öka Personalen behöver inse vikten av att dokumentera Det ska bli högre kvalitet på dokumentationerna Förändringar vi testat: Lathund som beskriver hur man loggar in i ParaGå i mobilen samt hur man ska göra för att dokumentera Lathund som beskriver vad dokumentationen ska innehålla Informerat på APT Regelbunden information vid morgonmöten Webbutbildning på ParaGå Rapporthänvisning innebär att vi skriver för och efternamn, datum och vår signatur i en pärm så fort vi har dokumenterat något om en kund. Ny beställning Rutiner vid omhändertagande av ny kund Läs beställning Rapport till personal Hembesök Uppföljning Dokumentera Kontakt med anhöriga Insatsen börjar Dokumentera Uppfylla kundens behov Dokumentera Ett utvecklingsprojekt i Uppföljningsmöte Genomförandeplan Dokumentera Orsaker till lågt antal dokumentationstillfällen Antal dokumentationstillfällen onsdag fredag söndag tisdag torsdag lördag måndag onsdag fredag söndag tisdag torsdag lördag måndag onsdag fredag söndag tisdag torsdag lördag måndag onsdag fredag söndag tisdag torsdag lördag måndag onsdag fredag söndag tisdag torsdag lördag måndag onsdag fredag söndag tisdag torsdag lördag måndag onsdag fredag söndag Lathund för social dokumentation Under våren genomfördes mätningar av antalet dokumentationstillfällen/dag. Baslinjemätningen visade 16 st dokumentationstillfällen under en vecka vi kan se att det har skett en ökning av antalet dokumentationstillfällen. Vi arbetar vidare med både antal dokumentationstillfällen och innehållet i dokumentationen. Resultat: Genom att dokumentationen förbättrats går arbetet smidigare, framför allt på helgerna. Kunderna är fortfarande inte så medvetna om den sociala dokumentationen. Vissa kunder är medvetna om att de har rättighet att få se vad vi dokumenterar. Personalen informerar kunderna om att de skriver en dokumentation innan de lämnar kunden. Kollegor som inte ingår i arbetsgruppen visar olika mycket intresse för förbättringsarbetet och de har tittat på förbättringstavlan och frågat om hur det går. Det har blivit en viss förbättring på kvaliteten i dokumentationen men det är fortfarande ett förbättringsområde. Vad har vi lärt oss? Det är viktigt att dokumentera, för att ha underlag ifall något problem uppstår Vi har fått förståelse för alla steg, när man får en ny kund Genom fiskbensmodellen kom vi fram till att personalen inte visste hur och vad man skulle dokumentera. Vad har hänt vid sidan av utvecklingsprojektet? Vi har fått ett nytt system som innebär att vi dokumenterar via mobiltelefon i programmet ParaGå. Detta gör att det blir enklare för personalen att dokumentera eftersom det sker hemma hos kunden eller under dagen. Hur går vi vidare? Vi kommer att fortsätta att göra uppföljningar av dokumentationerna ca 1 g/månad Fortsätta mäta kvaliteten och antal dokumentationer Fortsätta informera och påminna kollegorna

17 Ett utvecklingsprojekt i Aktiva vårdinsatser för mindre oro och ökat välbefinnande Linda Timm; linda.timm@finsktaldrecentrum.com Mia Jaakkola, Leena Karlsson, Paavo Halonen, Milla Koistinen, Ritva Varis, Maarit Herckman. Verksamhet: Ǧ " ͷͷ Ǥ Ǥ ǡ Ǥ ǡ Ú Ǥ Ǥ Mål: Ú Ú Ú Beteendemässiga och Psykiska Symtom vid Demens ȋ ȌǤ Exempel på vårdinsatser Taktilstimulering Vanföreställningar, hallucinationer, agitation, depression, ångest, eufori, apati, hämningslöshet, labilitet, motorisk rastlöshet, sömnstörningar och ätstörningar. Delmål: Ú Ǧ ǡ Ú Ǥ Ú Ú Ǥ Utvecklingsområde: ͻͳ Ψ BPSD. Ǥ Ú Ǥ Processen: x x x x x x Ú Ǥ Ǥ Ú Ǧ Ǥ Ǥ Ú Ǥ " Ú ǡ Ǥ Ú Ǥ ǡ Ú Ǥ Mätningar: x VASǦskalor Ú Ú Ǥ x NPIȋ ȌǦ Ǥ Ú Ǧ Ǥ Ú Ǥ Ǥ Hur går vi vidare: Ǧ ǡ Ǥ Ú Ú Ú Ǥ Ǧ Ú Ú Ǧ Ǥ Ú Ǥ

18 Att lyckas med effektiva möten Maria Trygg och Karolina Nordh, Utvecklingsledare Famna Ett utvecklingsprojekt i Famna Riksorganisationen för idéburen vård och social omsorg verkar för att regering och riksdag utvecklar en samlad politik för den idéburna vård och omsorgssektorn. Famna grundades 24 och har ca 5 medlemmar, bestående av stiftelser, ideella föreningar och företag som bedriver verksamhet på uppdrag av det offentliga. Famnas medlemmar har tillsammans över 6 medarbetare. Famnas kvalitetsuppdrag innebär att medlemmar erbjuds kompetensutveckling i systematiskt kvalitetsarbete. Insatserna skall utgå från gällande lagar och förordningar samt medlemmarnas särskilda värdegrund. Utvecklingsområde: Vi ville skapa rätt förutsättningar för att leva som vi lär och förbättra och effektivisera våra interna möten. I Famnas kvalitetsuppdrag arbetar vi med att lära ut metoder och verktyg för verksamhetsutveckling. Det görs genom utvecklingsprogramet. Vi upplevde att våra interna möten skapade problem och att vi inte hade en gemensam bild av upplägg och innehåll. Tiden för mötet ändrades, de började/avslutades inte i tid, syftet med mötet var inte uttalat, rollerna under mötet vad oklara osv. Vi valde att tillämpa verktyget Effektiva möten för att kunna se hur vi disponerar tiden, göra rätt saker på rätt tid och i rätt forum. Vi valde att kartlägga och ta fram mätetal för tre olika möten, planering och utvärdering av Värdecaféer och avstämning av Att samla in, analysera och återkoppla data För att mäta våra möten utgick vi från Effektiva möten och skapade en checklista med kriterier för ett bra möte. Dessa är kända av alla medarbetare i arbetsgruppen och vi lär ut dem till de mikrosystemteam som deltar i. När vi började mäta och utvärdera våra möten fick vi en ökad respekt för varandras tid, och våra möten blev mer effektiva. Vi testade också en visuell planering en gång i veckan för att skapa en gemensam och översiktlig bild av alla de aktiviteter och processer som vi tillsammans deltar i. Detta ger ännu bättre förståelse för hur vi prioriterar vår tid, och hur vi ska skapa värde för medlemmarna. Det ger oss också verktyg att bli mer träffsäkra och stringenta under våra möten. Vad har vi gjort och hur har vi arbetat? Vi inventerade vilka återkommande möten vi har och tog fram kriterier för vad ett möte skall innehålla Vi mäter efter följande kriterier: Tiden var bokad Rätt personer var med Började/slutade i tid Tidsatt agenda Roller utsågs Mötet utvärderades Ursprunglig tid Vad har hänt vid sidan av utvecklingsprojektet? Medvetenhet om att det behövs en gemensam bild av hur mötestiden skall användas. Transperensen har ökat. Respekt för varandras tid. Identifierat varandras behov och personliga preferenser. Vi motverkar inofficiella strukturer och kommunikationsvägar, så alla inkluderas. Rätt person har rätt information Antal uppfyllda kriterier Avstämning Mötestillfälle I avstämningsmötena för visar data att vi misslyckas med att uppfylla alla kriterier, vi kan dock se att dessa möten under mätperioden har genomförts på ursprunglig tid. Syftet med mötet har ändrats under våren och nya personer har tillkommit. Kriterierna blev inte förankrade och kvalitén försämrades Vad har vi lärt oss Mätningarna har hjälp oss att få en bild av vad som behöver förbättras Tränat på att vara effektiva, göra det vi skall, fokuserat, avhandla det viktigaste först, inte flyta ut i samtal om mer perifera eller övergripande ämnen. När vi började mäta ville vi också förbättra arbetssätten. Genom mätningarna såg vi vilka kriterier vi inte uppfyllde och kunde arbeta med förbättra dem löpande. Antal uppfyllda kriterier Planering/utvärdering Värdecafé Möte 1 Möte 2 Möte 3 Möte 4 Mötestillfälle Planering VC Utvärdering VC Vid planering av Värdecaféer har vi fortsatt problem med att uppfylla kriterierna. Nya arbetssituationer och roller för de i arbetsgruppen, har krävt omprioriteringar. Avstämningsmötena har fått ett betydligt bättre innehåll och struktur och vi har blivit bättre på att rangordna de frågor som finns på dagordningen. Kanske har det också förbättrat kvalitén på Värdecaféerna? Hur går vi vidare? Ta fram en mötesmatris över samtliga möten för att inventera och ev. minska tidsåtgången för möten Ta fram ett avvikelsehanterings system för Värdecaféer Ta fram checklistor för genomförande och standardisering av återkommande aktiviteter Kontinuerliga visuella planeringsmöten kan användas för att skapa transparens och underlätta prioriteringar av arbetsuppgifter.

19 Egentid med reminiscens för ökat välbefinnande, helhet och meningsfullhet Karin Larsson, Helena Åman, Eva Matovic, Dolly Chowdhury, Marjorie Herbias, Sofia Wallin Coach Sofia Wallin, Edsätra Ett suveränt äldreboende i kristen atmosfär. Attraktivt för boende, anhöriga och medarbetare Edsätragården är ett privat icke vinstdrivande vård och omsorgsboende med kristen profil med tillhörande demensboende med plats för åtta personer.. Vi arbetar efter nationella riktlinjer för dementa och fokuserar på personcentrerad omvårdnad. Vi arbetar med stimulans av de olika sinnena och erbjuder dagligen utevistelse och promenader. Egentid med reminiscens Egentid främjar känslan av att fortfarande vara någon och att bli sedd som människa. Detta är viktigt för upplevelsen av välbefinnande, helhet och meningsfullhet. Den bristande känsla av identitet som en person med demenssjukdom ofta upplever, ju längre sjukdomen fortskrider, gör Egentid än mer betydelsefull. Ett utvecklingsprojekt i Vårt problem var att de boende inte fick Egentid i rätt omfattning. Vi kunde med hjälp av ett fiskbensdiagram urskilja vad som var orsakerna till att vi inte genomförde Egentid så som vi borde enligt den schemalagda planeringen. De främsta orsakerna till att Egentid inte blev genomfört var att: 1)Personalen visste inte vad man skulle aktivera den boende med. 2)Personalen kände krav på att tiden skulle vara så perfekt. Egentid med reminiscens. Mål: Alla boende skall erbjudas Egentid 1 timma varannan vecka, alltså fyra boende ska få Egentid/vecka. Vi ska arbeta med reminiscens under Egentid för att öka den enskildes känsla av välbefinnande. Eget ansvar för att genomföra Egentid som finns schemalagd sedan tidigare. Förbättringsaktiviteter: Vi genomförde intervjuer med de boende, i den mån det var möjligt, för att få kunskap om deras tidigare intressen. Vi började mäta genomförd Egentid. Vi började mäta välbefinnandet hos de boende med hjälp av ansiktsuttryckssymboler efter avslutat Egentid. Vi har tagit fram individuellt anpassade minnespåsar (reminiscenspåsar), där förslag och/eller föremål som är knutna till individen finns nedlagda. Vi har haft ett gott samarbete med anhöriga för att få tillgång till kunskap om det liv och intressen som den boende haft. Fiskben som visade varför vi inte fick till Egentiden. Egentid: En timma där den boende tillsammans med sin kontaktperson får ägna sig åt något de är intresserade av t.ex. utevistelse, högläsning, hårvård. 4 3 Förbättringsarbete påbörjat Mätningar av "Egen tid" Våren 214 på Gården Reminiscens: Att hjälpa den boende att komma i kontakt med tidigare minnen och upplevelser med hjälp av minnes triggers som kan vara t.ex. fotografier och föremål. Genomförd Egen tid 2 1 v1 v2 v3 v4 v5 v6 v7 v8 v9 v1 v11 v12 v13 v14 v15 v16 v17 v18 v19 v2 v21 v22 Genomförd egen tid Erbjudande om egen tid Resultat: Förbättringsarbetet påbörjades i vecka 7 och de boende har sedan dess blivit erbjudna Egentid enligt plan. Utebliven Egentid har berott på den boende haft andra aktiviteter eller drabbats av sjukdom. Efter avslutad Egentid fick de boende peka på olika ansiktsuttryckssymboler för att visa hur de kände sig. Av fjorton tillfällen där detta har mätts var det tretton personer som pekade på den glada figuren och en person som pekade på den arga. Hur går vi vidare? Vi kommer fortsättningsvis att alltid ha Egentid som en punkt på arbetsplatsträffar för att hålla det levande. Vi kommer att fortsätta arbeta med synliggöra utförd Egentid med diagram. Vad har vi lärt oss? Vi har med hjälp av olika mätinstrument kartlagt och identifierat problem samt hittat lösningar i förbättringsprocessen. Vi har verifierat att Egentid gynnar den boendes välbefinnande, och att det går att genomföra förbättringar på rutiner som redan finns. Vad har hänt vid sidan av utvecklingsprojektet? Under resans gång har all personal varit engagerade, även de som inte varit med i Famnas förbättringsgrupp. Man har öppnat upp ögonen för förbättringsarbete. Vi har hittat andra saker att förbättra exempelvis så har förbättringar gjorts på rutiner angående promenader. Vi arbetar även på att förbättra rutiner angående tvättstugan. Vi ser även en förbättring i vårt sätt att kommunicera och ge information till varandra.

20 Plats för logga En bättre strukturerad vardag Ger ökat välbefinnande och en tryggare dag för de boende som vi finns till för Valeria Englund, Waed Darwich, Sarah Williams, Annika Granheden, Karin Jönsson, Anuta Todor Verksamhet Danvikshem är ett äldreboende i form av en ideell stiftelse. På Danvikshem jobbar vi för att tillgodoser äldre personers Behov av individuellt anpassad vård och omsorgsboende i en trygg och stimulerande miljö. Bland personalen jobbar undersköterskor, sjuksköterskor, sjukgymnaster, arbetsterapeuter, kurator och läkare. Förutom detta finns också tillgång till tandläkare, fotvård, frisör, kyrka, bibliotek, butik, restaurang och en levande trädgård. Förbättringsområde Personalgruppen var i behov av en tydligare kommunikation och ansvarsfördelning gentemot varandra. Bristerna i detta ledde bland annat till missade aktiviteter för de boende. Bilder Ett utvecklingsprojekt i Målet Att skapa en tryggare vardag för de boende genom att använda en checklista. På listan finns all information och dagliga rutiner samlade. Vårt SMARTA mål är att använda och följa checklistan till 1% av dagarna. Förbättringsarbete Med hjälp av PGSA modellen (Planera, Göra, Studera, Agera) arbetade vi systematiskt med rutinförändringar för att få bättre struktur på vardagen för de boende. Vi började med att dela ut enkäter till några boende för att få en inblick i deras syn på de dagliga aktiviteterna. Vi gick även ut med frågor till all personalen för att få svar på om de boendes aktiviteter följts enligt planering. Detta har lett till att en ny rutin som innefattar en checklista infördes. Den innehåller tydliga riktlinjer som gör att de dagliga aktiviteterna blir genomförda och att de boenden får sina planerade insatser utförda i tid. Andel genomförda aktiviteter enligt planering 1% 75% 5% Medel 47% Nytt arbetsätt för att genomföra planerade aktiviteter. Medel 78% De boende har i betydligt större omfattning kommit ner till sina aktiviteter i tid 25% % Mätningen visar hur stor andel av personal som en given dag genomför boendes aktiviteter enligt planering Resultat Kommunikationen i personalgruppen har blivit bättre. En mer strukturerad vardag för boende och personal har skapats i och med att checklistan infördes. Vi kan se att vissa dagar fungerar checklistan bättre än andra. Gissningsvis kan det bero på personalgruppens sammansättning (sjukfrånvaro, timvikarier, arbetsteamets dynamik mm). Detta föranleder att personalen kontinuerligt behöver uppdateras kring checklistans rutiner och arbetssätt. Det tar lång tid för ett nytt arbetsredskap att sätta sig i ryggmärgen på all personal, vilket gör att en ny utvärdering efter ca sex månader är bra, för att ge en mer rättvis bild av checklistans positiva inverkan. Lärdomar Större uppmärksamhet hos personalen kring morgonrutiner. Att det är viktigt med bra kommunikation och samarbete mellan omvårdnadspersonalen. Att använda oss av verktygen; PGSA hjulet, SMARTa mål och Fiskbensdiagrammet. Svårigheter Att få ut information till hela personalgruppen redan i tidigt skede. Viss oro hos personal inför förändring och utmaning med nya rutiner. Framtiden Arbeta vidare med vår målsättning för en god kommunikation i personal gruppen. Checklistan introduceras vid nyanställning och vikariat. Att bibehålla och arbeta med de verktyg som vi har fått tillgång till.