Anton Holmgren (S) Patrik Wahlström (S) Tobias Eriksson (S) Monica Johansson (V) Gudrun Gustafsson (M) Per Tingström (KD) Lisa Mörndal (FP)

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1 Plats och tid Stadshuset klockan , ajournering kl och Beslutande Lis Lyrbo (S) ordförande Anders Stenberg (M) vice ordförande Marita Reinholdsson (V) 2:e vice ordförande Anton Holmgren (S) ledamot Patrik Wahlström (S) ledamot Tobias Eriksson (S) ledamot Monica Johansson (V) ledamot Lucas Lodge (M) ledamot Gudrun Gustafsson (M) ledamot Per Tingström (KD) ledamot Lisa Mörndal (FP) ledamot Marianne Erlandsson (S) ersättare för Leine Johansson (S) Eva-Lena Karlsson (S) ersättare för Lisa Björk (S) Icke tjänstgörande ersättare Arne Nilsson (S), Cenneth Holmberg (V), Emanuel Fyhr (V), Johan Teiffel (M), Tomas Petersson (M), Kenneth Harrstedt (M), Evy Jonsson (C) Övriga deltagande Paragrafer 1-16 Underskrifter Matz Ingvarsson, förvaltningschef, Michael Tsiparis, bibliotekschef, Eva Svensson, controller, Tracey Golrang, HR-specialist 16, Veronica Hällblad, HR-specialist 16 samt Per Nygren, kommunsekreterare Sekreterare Per Nygren Ordförande Lis Lyrbo (S) Justerande Anders Stenberg (M) Bevis Justeringar har tillkännagivits genom anslag på kommunens officiella anslagstavla vid Stadshuset. Organ Datum för anslagets uppsättande Förvaringsplats för protokollet Datum för anslagets nedtagande Underskrift Ann-Birthe Larsen Rosén

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2 Ärenden Presentation av nämndens ledamöter, ersättare och förvaltningstjänstemän 2 Val av fem ledamöter och fem personliga ersättare i bildningsnämndens arbetsutskott samt val av ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande i bildningsnämndens arbetsutskott 3 Val av adjungerade ledamöter till styrelsen för Stiftelsen Anérska fonden 4 Representanter till ungdomsrådet 5 Val av nämndens representant till regional styrgrupp för Teknikcollege Östra Småland 6 Val av firmatecknare 7 Delgivning (kvittering av handlingar) 8 s sammanträdesplan Läsplattor till nämndens förtroendevalda 10 Delegationsordning för bildningsnämnden 11 Bidragsbestämmelser för kultur- och fritidsföreningar 12 Representanter för bildningsnämnden vid öppnande av anbud 13 Dokumenthanteringsplan för bildningsnämnden 14 Internkontrollplan Kompetensutveckling för nämndens förtroendevalda 16 Information från förvaltningen

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3 BN 1 Dnr 2013/79 Presentation av nämndens ledamöter, ersättare och förvaltningstjänstemän s ledamöter, ersättare och förvaltningstjänstemän presenterar sig. s beslut * Presentationen noteras som delgiven.

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4 BN 2 Dnr 2013/80 Val av fem ledamöter och fem personliga ersättare i bildningsnämndens arbetsutskott samt val av ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande i bildningsnämndens arbetsutskott s beslut * Till ledamöter och ersättare i bildningsnämndens arbetsutskott för perioden till och med väljs: Ledamöter Lis Lyrbo (S) Anton Holmgren (S) Marita Reinholdsson (V) Anders Stenberg (M) Lisa Mörndal (FP) Ersättare (personliga) Patrik Wahlström (S) Lisa Björk (S) Monica Johansson (V) Lucas Lodge (M) Evy Jonsson (C) * Till ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande i bildningsnämndens arbetsutskott för perioden till och med väljs: Ordförande/sammankallande Lis Lyrbo (S) 1:e vice ordförande Anders Stenberg (M) 2:e vice ordförande Marita Reinholdsson (V) - - De valda - Kommunkontoret, personalavdelningen

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5 BN 3 Dnr 2013/81 Val av adjungerade ledamöter till styrelsen för Stiftelsen Anérska fonden övertar alla uppgifter som tidigare kultur- och fritidsnämnden hade gällande Stiftelsen Anérska fonden och utser adjungerade ledamöter till Styrelsen för Anérska fonden. Nuvarande adjungerade styrelseledamöter utsedda av tidigare kultur- och fritidsnämnden är Thommy Brännström (S) och Gudrun Gustafsson (M). Mer information om Oskarshamns kommuns stiftelser och donationsfonder finns på kommunens hemsida - Utvecklingschef Lars Ljungs tjänsteskrivelse till kommunstyrelsen , om Överföring av ansvar för handläggning av fonder och stiftelser s beslut * Följande förtroendevalda väljs som adjungerade ledamöter till styrelsen för Anérska fonden: Lis Lyrbo (S) Anders Stenberg (M) - De valda - Stiftelsen Anérska fonden

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6 BN 4 Dnr 2013/82 Representanter till ungdomsrådet Till följd av den förändrade nämndsorganisationen behöver ungdomsrådets stadgar ses över och anpassas, främst avseende rådets sammansättning. Mot denna bakgrund föreslår förvaltningschef Matz Ingvarsson, i en tjänsteskrivelse, att bildningsnämnden ska avvakta med att utse representanter till ungdomsrådet. s överläggning Proposition Ordföranden ställer proposition på förvaltningschefens förslag och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta. - Förvaltningschef Matz Ingvarsson tjänsteskrivelse , om Förslag gällande representanter till ungdomsrådet s beslut * avvaktar med att utse representanter till ungdomsrådet. - Ungdomsrådet

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7 BN 5 Dnr 2013/83 Val av nämndens representant till regional styrgrupp för Teknikcollege Östra Småland s beslut * Till nämndens representant till regional styrgrupp för Teknikcollege Östra Småland väljs Lis Lyrbo (S). - Den valda - Teknikcollege Östra Småland

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8 BN 6 Dnr 2013/84 Val av firmatecknare Enligt avsnitt 2 punkt 3.8 i Reglementen för styrelse och nämnder i Oskarshamns kommun, undertecknande av handlingar, ska avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutats av nämnden undertecknas av ordföranden eller vid förfall för ordföranden av vice ordföranden och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. - Förvaltningschef Matz Ingvarssons tjänsteskrivelse , om Förslag gällande val av firmatecknare s beslut * Till firmatecknare för perioden till och med utses bildningsnämndens ordförande Lis Lyrbo, i kombination med förvaltningschef Matz Ingvarsson. * Såsom ersättare för Lis Lyrbo utses i första hand bildningsnämndens 1:e vice ordförande Anders Stenberg, i andra hand bildningsnämndens 2:e vice ordförande Marita Reinholdsson och som ersättare för Matz Ingvarsson utses verksamhetschefen för resursteamet Eva Johansson. - Ekonomiavdelningen, kommunkontoret - Kommunens revisorer

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9 BN 7 Dnr 2013/85 Delgivning (kvittering av handlingar) Enligt avsnitt 2 punkt 3.7 i Reglementen för styrelse och nämnder i Oskarshamns kommun sker delgivning med nämnden med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden bestämmer. - Förvaltningschef Matz Ingvarssons tjänsteskrivelse , om Förslag gällande delgivning (kvittering av handlingar) s beslut * * Delgivning med bildningsnämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller berörd områdeschef. Vid ordförandens frånvaro kan delgivning i stället ske med förste vice ordföranden. Vid både ordförandens och förste vice ordförandens frånvaro kan delgivning i stället ske med nämndens andre vice ordförande. - Ekonomiavdelningen, kommunkontoret - Kommunens revisorer

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10 BN 8 Dnr 2013/86 s sammanträdesplan 2013 s beslut * Följande sammanträdesplan 2013 fastställs för bildningsnämnden och dess arbetsutskott: Arbetsutskott Onsdag 24 april Nämnd Onsdag 8 maj Måndag 27 maj Budgetinformation klockan Onsdag 29 maj Måndag 12 augusti Onsdag 25 september Onsdag 27 november Onsdag 12 juni Onsdag 21 augusti Onsdag 9 oktober Onsdag 11 december Arbetsutskottets sammanträden börjar klockan Nämndens sammanträden börjar klockan Ordföranden äger rätt att ändra dag, plats och tid för sammanträdena. Facklig samverkan/förhandling enligt MBL sker enligt rutinen för facklig samverkan inför nämnd. Nämndens decembersammanträde hålls på Oscarsgymnasiet. s sammanträden är öppna för allmänheten. Undantag kan göras för vissa punkter på dagordningen. - s förtroendevalda - Bildningsförvaltningens samtliga chefer - Bildningsförvaltningens registratorer och postmottagare - Samtliga tjänstemän vid bildningsnämndens centrala förvaltning

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11 BN 9 Dnr 2013/87 Läsplattor till nämndens förtroendevalda behöver ta ställning till digitaliseringen av nämndens sammanträden och hur nämndens förtroendevalda ska ta del av nämndshandlingar. I en tjänsteskrivelse redogör förvaltningschef Matz Ingvarsson för hur digitaliseringen av nämndens sammanträden bör utformas så att administrativt dubbelarbete vid förvaltningen i möjligaste mån undviks. Att tillhandahålla nämndshandlingarna både digitalt och i pappersform innebär administrativt dubbelarbete och fortsatta kostnader för kopiering, kuvertering, sortering, frankering och porto jämfört med en digitaliserad process. Mot denna bakgrund föreslås att bildningsnämndens sammanträden digitaliseras genom den lönsamma investeringen att förse såväl ordinarie ledamöter som ersättare med var sin läsplatta. s överläggning Proposition Ordföranden ställer proposition på förvaltningschefens förslag och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta. - Förvaltningschef Matz Ingvarssons tjänsteskrivelse , om Förslag gällande läsplattor till nämndens förtroendevalda s beslut * s sammanträden digitaliseras genom den lönsamma investeringen att förse både ordinarie ledamöter och ersättare med var sin läsplatta. - IT-avdelningen - Utvecklingsledare Carina Wretlund

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12 BN 10 Dnr 2013/88 Delegationsordning för bildningsnämnden I ärendet föreligger förslag till delegationsordning för nya bildningsnämnden. De föreslagna delegeringarna syftar till att skapa utrymme för mer övergripande frågor och ärenden av principiell natur på nämndsnivå och att möjliggöra en effektivare verksamhet genom kortare beslutsvägar och snabbare handläggning. Inledningen till delegationsordningen är något omarbetad. Den nya delegationsordningen innehåller inte verkställighetsbeslut och beslut där beslutanderätten kommer från lag (ex skollagen) till skillnad från barn- och utbildningsnämndens tidigare delegationsordning. Den innehåller endast beslutanderätt som är delegerad av nämnden. Delegationsordningen omfattar hela nämndens verksamhetsområde (kultur, fritid, utbildning) och är jämfört med de båda tidigare nämndernas delegationsordningar kompletterad med separat beslutade delegeringar/nya delegeringar och vissa punkter föreslås ändras/utgå. Den har anpassats utifrån kommunstyrelsens delegationsordning främst inom områdena allmänt, ekonomi och personal. Föreslagna ändringar jämfört med de båda tidigare nämndernas delegationsordningar framgår på följande sätt: Grön text gäller främst kultur- och fritid Lila text gäller främst utbildning Vinröd text kan beröra både kultur, fritid och utbildning Genomstruken text förslås utgå övertar tidigare kultur- och fritidsnämndens uppgifter när det gäller Stiftelsen Anérska fonden, John Uddenbergs donationsfond och Ellen Larssons donationsfond. I förslaget till delegationsordningen har hänsyn tagits till detta. Psynk är ett projekt som fokuserar på psykisk hälsa bland barn och unga. Projektet drivs av Sveriges Kommuner och Landsting och syftar till att synkronisera samhällets alla insatser för barn och unga som har, eller riskerar att få, psykisk ohälsa. Tidigare barn- och utbildningsnämnden delegerade till sitt arbetsutskott att fatta beslut i de nämndsfrågor som föranleds av Psynk-projektet. Eftersom det är ett tidsbegränsat projekt föreslås att nämnden beslutar om delegering i en separat stjärnsats istället för att föra in det i delegationsordningen. - Förvaltningschef Matz Ingvarssons tjänsteskrivelse , om Förslag gällande delegationsordning för bildningsnämnden - Förslag till Delegationsordning för bildningsnämnden

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13 BN 10, forts. s överläggning Under överläggningen görs en mindre ändring i faktatexten. s överläggning Proposition Ordföranden ställer proposition på föreliggande förslag och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta. s beslut * Föreliggande förslag till delegationsordning för bildningsnämnden fastställs. * s arbetsutskott ges delegation att fatta beslut i de nämndsfrågor som föranleds av Psynk-projektet. * Delegationsordningen ska ses över och utvärderas vid bildningsnämndens sammanträde i juni Kommunens revisorer - Kommunkontoret (ekonomi-, personal- och IT-avdelningen) - Samtliga delegater

14 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 14 BN 11 Dnr 2013/89 Bidragsbestämmelser för kultur- och fritidsföreningar Till behandling föreligger förslag till bidragsbestämmelser för kultur- och fritidsföreningar. Föreslagna ändringar i förhållande till tidigare bidragsbestämmelser framgår med röd text. s överläggning Proposition Ordföranden ställer proposition på att föreliggande förslag till bidragsbestämmelser fastställs och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta. - Förslag till Bidragsbestämmelser för kultur- och fritidsföreningar i Oskarshamns kommun s beslut * Föreliggande förslag till bidragsbestämmelser för kultur- och fritidsföreningar i Oskarshamns kommun fastställs. - Kommunens revisorer - Kulturchefen - Fritidschefen

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 15 BN 12 Dnr 2013/90 Representanter för bildningsnämnden vid öppnande av anbud Enligt 9 kap 7 lag (2007:1091) om offentlig upphandling, får den upphandlande myndigheten inte ta del av innehållet i anbudsansökningarna och anbuden förrän tidsfristen för att komma in med anbudsansökan respektive anbud har gått ut. Försändelser med anbud skall, samtidigt och så snart som möjligt efter anbudstidens utgång, öppnas vid en förrättning där minst två personer som utsetts av den upphandlande myndigheten skall delta. Anbuden skall föras upp i en förteckning, som skall bestyrkas av dem som deltar i förrättningen. - Förvaltningschef Matz Ingvarssons tjänsteskrivelse , om Förslag till representanter för bildningsnämnden vid öppnande av anbud. s beslut * * Vid öppnande av anbud som berör bildningsnämndens verksamhet ska nämndens ordförande, förste vice ordförande samt förvaltningschef och/eller berörd områdeschef närvara som företrädare för bildningsnämnden. Vid förhinder för nämndens ordförande eller förste vice ordförande, går i första hand nämndens andre vice ordförande in som ersättare. Vid förhinder för nämndens ordförande eller förste vice ordförande, går i andra hand ledamot i arbetsutskottet in som ersättare, enligt partiordningen i kommunens reglemente för inkallande av ej personlig ersättare till tjänstgöring. - Ekonomiavdelningen - Kommunens revisorer

16 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 16 BN 13 Dnr 2013/91 Dokumenthanteringsplan för bildningsnämnden I ärendet föreligger tidigare kulturnämndens samt barn- och utbildningsnämndens dokumenthanteringsplaner. Tidigare kulturnämndens dokumenthanteringsplan har rent språkligt/stavningsmässigt reviderats. föreslås fastställa dessa såsom bildningsnämndens dokumenthanteringsplan. En översyn av dokumenthanteringsplanen behöver göras under s överläggning Proposition Ordföranden ställer proposition på föreliggande förslag och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta. - Förslag till Dokumenthanteringsplan för bildningsnämnden. s beslut * Föreliggande förslag till dokumenthanteringsplan för bildningsnämnden fastställs. * Förvaltningschefen får i uppdrag att under 2013 göra en översyn av nämndens dokumenthanteringsplan. - Kommunkontoret (arkivansvarig) - Kommunens revisorer - s registratorer och postmottagare

17 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 17 BN 14 Dnr 2013/92 Internkontrollplan 2013 I ärendet föreligger tidigare barn- och utbildningsnämndens beslutade internkontrollplan föreslås fastställa denna såsom bildningsnämndens internkontrollplan s överläggning Proposition Ordföranden ställer proposition på föreliggande förslag och finner att bildningsnämnden beslutar bifalla detta. - Barn- och utbildningsnämndens beslutade internkontrollplan 2013 s beslut * Tidigare barn- och utbildningsnämndens interkontrollplan 2013 fastställs som bildningsnämndens internkontrollplan Ekonomiavdelningen - Kommunens revisorer - Områdescheferna för kultur, fritid och skola

18 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 18 BN 15 Dnr 2013/93 Kompetensutveckling för nämndens förtroendevalda Förvaltningschef Matz Ingvarsson redogör för kommungemensamma riktlinjer för styrning, övergripande bestämmelser för kommunstyrelsen och övriga nämnder samt nämndsspecifika bestämmelser för bildningsnämnden. Med utgångspunkt från förvaltningschefens redogörelse diskuteras olika frågeställningar gällande bildningsnämndens målgrupper, uppdragsgivare, roll i den kommunala organisationen med mera.

19 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 19 BN 16 Dnr 2013/94 Information från ordförande/förvaltningen - s ordförande Lis Lyrbo (S) informerar om att arbetsutskottet ska delta i Skolriksdagen den 6-7 maj Förvaltningschef Matz Ingvarsson informerar om bildningsförvaltningens organisation. - HR-specialister Veronica Hällblad och Tracey Golrang informerar om bestämmelser om ersättning till förtroendevalda i Oskarshamns kommun. s beslut * Informationen noteras som delgiven