Ekonomiska åtgärdsplaner för verksamheterna Alsike skola, Thunmanskolan, Lagga skola, Ängby skola, Skutans och Tärnans förskolor UN-2016/5

Transkript

1 Utbildningsnämndens arbetsutskott Utdrag ur PROTOKOLL Ekonomiska åtgärdsplaner för verksamheterna Alsike skola, Thunmanskolan, Lagga skola, Ängby skola, Skutans och Tärnans förskolor UN-2016/5 Beslut Arbetsutskottet beslutar Att överlämna ärendet utan eget ställningstagande. Ärende Handling kommer senare. En rektor samt förskolechef kommer till nämndens oktobersammanträde för att presentera sina respektive åtgärdsplaner. En skriftlig åtgärdsplan kommer sammanställas från verksamheterna Alsike skola, Thunmanskolan, Lagga skola, Ängby skola, Skutans och Tärnans förskolor.

2 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Britt-Marie Hedlund Datum UN-2016/367 Skolchef Utbildningsnämnden Ekonomiska åtgärdsplaner för verksamheterna UN-2016/367 Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att godkänna redovisningen av ekonomiska åtgärdsplaner för verksamheterna, samt att begära in nya åtgärdsplaner för de verksamheter som uppvisar ett prognostiserat underskott för oktober Sammanfattning Skolchefen har samlat in ekonomiska åtgärdsplaner från samtliga skoledare som för sina verksamheter uppvisade ett prognostiserat underskott som i augusti I åtgärdsplanerna beskriver skolledarna hur de arbetar för att få budgeten i I redovisningarna framför skolledarna att bidragande orsaker till prognostiserat underskott härrör ifrån ökade BBSS kostnader, minskat elevantal på Lagga skola och Sjögrenska gymnasiet samt att antal barn på förskolorna är färre än planerat utifrån kända förutsättningar inför augusti. Kommunen har haft beredskap på förskolorna för att ta emot ett stort antal nyanlända familjer där barnomsorg behövde säkerställas. Familjerna är ännu inte bosatta i kommunen. Bakgrund Ett flertal verksamheter uppvisar ett prognostiserat underskott för Utbildningsnämnden har med anledning av det beslutat att skolledarna vid dessa verksamheter ska redovisa vilka insatser de avser att göra för att få sina budgetar i balans för 2016 samt att redovisningen ska ske vid nämnden sammanträde den 4 oktober. Skolchefen har samlat in ekonomiska åtgärdsplaner från samtliga verksamheter som i augusti uppvisade ett prognostiserat underskott för sina verksamheter Redovisning har inkommit från Alsike skola, Lagga skola, Ängbyskola, Sjögrenska gymnasiet samt från förskolorna, Tärnan, Tallbacken, Diamanten, Gredelby, Västra Ängby, Citronen, Skutan, Verktygslådan och Spillkråkan. Dessa redovisningar är bilagda ärendet. Thunmanskolans rektor redovisade vid nämndens sammanträde i augusti 2016 åtgärder för att få en budget i balans och har därför inte ombetts att återigen till nämndssammanträdet i oktober inkomma med en ny redovisning. Hans Åhnberg

3 Utbildningschef Beslutet ska expedieras till: Akten Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja x Nej Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Åtgärder som behöver genomföras för att minska ett budgetöverskott kan innebära minskat materialinköp och omfördelning av personal för att hantera uppkomna vikariat. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? Skolledarna ska alltid utifrån de förutsättningar som finns beakta barnens och elevernas bästa. 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej x Förklara oavsett svar. Planer för att hantera budgeten hanteras på skolledarnivå.

4 Ekonomiska åtgärdsplaner för verksamheterna. Bakgrund Ett stort antal av våra verksamheter visar vid budgetuppföljningen för augusti på ett prognostiserat underskott för Skolledarna har därför ombetts att beskriva hur de ska arbeta för att få sina budgetar i Åtgärdsplaner har inkommit från samtliga skolledare som omfattas av prognoser som pekar mot ett underskott i årets budget. I åtgärdsplanerna beskriver skolledarna hur de arbetar för att få budgeten i Thunmanskolans rektor är undantagen från redovisning då nämnden vid sammanträdet i september fick ta del av en muntlig redovisning hur rektor arbetade för att minska underskottet i skolans budget. Redovisning har inkommit från Alsike skola, Lagga skola, Ängbyskola, Sjögrenska gymnasiet samt från förskolorna, Tärnan, Tallbacken, Diamanten, Gredelby, Västra Ängby, Citronen, Skutan, Verktygslådan och Spillkråkan. Dessa är bilagda ärendet. I redovisningarna framför skolledarna att bidragande orsaker till prognostiserat underskott härrör ifrån ökade BBSS kostnader, minskat elevantal på Lagga skola och Sjögrenska gymnasiet samt minskat antal barn mot planering till förskolorna i augusti. Kommunen har haft beredskap på förskolorna för att ta emot ett stort antal nyanlända familjer där barnomsorg behövde säkerställas. Familjerna har ännu inte bosatt sig i kommunen. Britt-Marie Hedlund Skolchef Knivsta kommun

5 Verksamhet: Alsike skola Prognoserat underskott: Beskriv inom vilka områden budgetunderskott befaras: Förskoleklass: Fritidshem: Skola BBSS: FBK: Fritidsklubb Förskoleklass och fritidshem går jämnt ut med skolan. FBK:s minus täcks av Fritidsklubbens överskott. Det stora underskottet beror på BBSS! Skäl/ skälen till att budgetunderskott uppstått: Vi har fått lägre BBSS medel än beräknat Två nya elever som redan var lovade assistenter innan de kom till Alsike skola. Vi får inte BBSS medel för dessa elever. Idrottsprofilen tog vi i egen regi när vi befarade att budgeten inte skulle hålla Begränsa inköp från och med oktober Vi kommer inte anställa ny personal trots att vi vet att två ur personal kommer att sluta. Redovisning upprättad av: Pia Smårs

6 Verksamhet: Treklövern; förskolorna Skutan, Västra Ängby & Citronen Prognoserat underskott: Totalen: tkr Citronen: - 38 tkr Västra Ängby: tkr (dock osäkert om deras överskott kvarstår då personalförstärkning kan bli aktuellt där för att tillgodose barn med behov av särskilt stöd.) Skutan: tkr Beskriv inom vilka områden budgetunderskott befaras: Dyra personalkostnader i förhållande till antalet placerade barn. (ej lyckats fylla alla platser) Skäl/ skälen till att budgetunderskott uppstått: Ej lyckats få fulla barngrupper till augusti 2016 på förskolan Skutan och förskolan Citronen. Vissa vakanser har ej tillsatts och även omfördelning av personal då Skutan stängt en avdelning. Inlasad personal har övertalighetsanmälts. Förskollärarvikariat har tillsatts med barnskötare (Citronen under ht16 men även under delar av våren på Västra Ängby och Skutan) Inköpsstopp gällande förbrukningsmaterial ute på avdelningarna (såsom färg, leksaker o dyl). Inga arbetskläder har köpts in, undantag köket. Effektiviseringar gällande samarbete mellan avdelningarna för att minska vikariekostnaderna (Risk: medför högre övertidskostnader samt risk för sämre arbetsmiljö och brist i tillsyn av barnen. Av den anledningen kan vi inte sätta vikariestopp då organisationen redan är oerhört tight och slimmad.) Justering av barns vistelsetider, löneutfall, sett över avtal med IT för att se om vi kan minska antalet datorer, sett över matkostnader osv har också gjorts. Åtgärder som övervägts men inte vidtagits: * övertalighet p g a arbetsbrist (lite tursamt har vi haft några som slutat och några som gått/går på föräldraledighet vilket hjälpt oss ändå och vi inte hamnat i detta läge riktigt än då vi istället kunnat vakanshålla vissa tjänster) * stänga Citronen, Citronens förskola kommer aldrig kunna få runt sin ekonomi då 24 barn och 4-5 pedagoger varav 2 fskl inte kan bära sig ekonomiskt. Alltför sårbar verksamhet som dessutom saknar möjligheter till samarbete såsom förskolor med flera avdelningar kan göra. Redovisning upprättad av: Emy Siljemalm, förskolechef

7 Bilaga 1. Kommentarer från Budget: Resultat sedan juli Citronen Fler barn samt justering av vistelsetider Lägre löneutfall Tex Kommunal Ökat upp maten lite Minskat underskottet med Västra Ängby Justering av vistelsetider Högre löneutfall (sem.skuld) Högre entrepenörkostnader Matkostnader sommarförskola Ej budgetarat Minskat överskottet med Skutan Justering av vistelsetider Lägre löneutfall Lägre utfall på matkostnader Minskat underskottet med Minskat totala underskottet med Bilaga 2

8 Saxat ur handlingsplanen för budget i balans Citronen Vad (åtgärd) 1. Fylla barngruppen (ej troligt) 2. Inköpsstopp för lekmaterial Total ekonomisk omfattning Delmål 1 (tid, aktivitet och belopp) 168 tkr 3 tkr Budgeten beräknas vara i balans jan 2017 då barngruppen troligen blir full. Delmål 2 (tid, aktivitet och belopp) Delmål 3 (tid, aktivitet och belopp) Konsekvenser Skutan Vad (åtgärd) 1. Fylla barngruppen (ej troligt) 2. Inköpsstopp för lekmaterial 3. Inte tillsätta vakanta tjänster 4. Se över matsvinnet 5. Samverka bättre mellan avdelningar för att minska vikariekostnade r Total ekonomisk omfattning 450 tkr 10 tkr 110 tkr Delmål 1 (tid, aktivitet och belopp) Budgeten beräknas inte vara i balans jan 2017 då vi inte tror att barngruppen fylls till 67 barn. Delmål 2 (tid, aktivitet och belopp) Delmål 3 (tid, aktivitet och belopp) Konsekvenser

9 Verksamhet: Sjögrenska gymnasiet Prognoserat underskott: kr Beskriv inom vilka områden budgetunderskott befaras: Skäl/ skälen till att budgetunderskott uppstått: Elevantalet på skolans nationella program och introduktionsprogram (Sprint borträknat) har minskat då antalet sökande var färre än tidigare. Förändringar i personalgruppen: En pedagog är uppsagd och anställningen avslutas Effekten av förändringen påverkar inte budget En lärartjänst har minskats från 100 % till 80 % from detta läsår. En lärartjänst som tidigare var 100 % minskades till 75 % i samband med nyanställning. Återhållsamhet i inköp. Vi kan dock inte stoppa inköpen helt då det krävs kurslitteratur mm för de nya ämnen och kurser som ges framförallt kopplat till Sprint. Elevfrukosten är borttagen. Eleverna har tidigare erbjudits frukost men from detta läsår erbjuder vi inte lägre frukost. Gymkort till eleverna är indragna. Eleverna har tidigare fått gymkort på Hälsohuset då det ger en positiv hälso- och studieeffekt på elevgruppen. Redovisning upprättad av: Tomas Henriksson, rektor

10 Verksamhet: Ängbyskolan Prognoserat underskott: Budget i balans 13/9 2016, men misstänker att det blir ett litet överskott. Beskriv inom vilka områden budgetunderskott befaras: BBSS minskade intäkter, ökade vikariekostnader. Skäl/ skälen till att budgetunderskott uppstått: BBSS ett utökat behov för att säkerställa undervisningen i åk 5 och 6, ökade sjukskrivningar påverkar även budgeten negativt. Svårt att förhålla sig till budgeten när förutsättningarna ändras under året gällande BBSS potten samt i vilken grad vi erhåller stadsbidrag för lågstadiesatsningen mm. Budget kommer gå i balans då mer medel inom ramen för lågstadiesatsningen erhållits utöver den budgeterade summan. Redovisning upprättad av: Pia Z Marklund Rektor Ängbyskolan

11 Verksamhet: Lagga skola Prognoserat underskott: tkr Beskriv inom vilka områden budgetunderskott befaras: Förskoleklass och skola Skäl/ skälen till att budgetunderskott uppstått: Förskoleklassen, som består av 8 elever och 80 % pedagog, samt åk 1 med 14 elever och 100 % pedagog. Jämfört med Långhundra skola som organiserat sig i en åk F-1 med 21 elever och 130 % pedagog. Skillnaden i organisation innebär högre lönekostnader på ca 200 tkr för Lagga. Skolan saknar ca 10 elever åk 1-6 jämfört med Långhundra, vilket innebär utebliven elevpeng på ca 420 tkr. Den organisation som finns på Lagga skola var förhandlad och beslutad när jag tillträdde vikariatet som rektor vid höstterminsstarten. Jag ser inga möjligheter att göra förändringar som skulle minska personalkostnaderna under innevarande år. Det underskott som skolan genererar består enbart av för små intäkter pga. att för få elever väljer att gå på skolan. Organisationen, förutom förskoleklass och åk 1, är så slimmad att några ytterligare åtgärder inte är möjliga om man ska kunna garantera undervisningens kvalitet. Redovisning upprättad av: Kerstin Eskhult tf rektor La/Lh rektorsområde

12 Verksamhet: Tallbacken Tärnan Knivsta kommun Prognoserat underskott: På det totala anvarsområdet finns i prognosen ett underskott på kr (Tärnan kr, Tallbacken kr) Beskriv inom vilka områden budgetunderskott befaras: Personalkostnader. Skäl/ skälen till att budgetunderskott uppstått: Tomma platser uppstod på Tärnans förskola redan under vt-2016 i samband med att Högåsskolans förskola öppnade. Detta ledde till att intäkter uteblev och kostnaderna släpade efter till ht-2016 trots budgeterade personalneddragningar. Handlingsplan inför ht-2016 innebar en nerdragning av 3,25 heltidstjänster samt ett barnantal om 38. Det är idag 7 tomma förskoleplatser (totalt 31 barn varav 3 barn med individuella anpassningar utan resursstöd). Intäktförlust avseende dessa 7 barn under 6 månader är ca 358 tkr (beräknat utefter fördelningen 5 små och 2 stora barn). Bortsett från de personalneddragningar som redan var gjorda inför hösten hade vi önskat att minska en förskollärartjänst med ytterligare 65 % (372 tkr) om vi vetat det faktiska barnantalet som blev. Nu föreligger dock ett resursbehov vilket gör att önskvärd personalomfattning om 2,5 årsarbetare per avdelning i vilket fall hade varit något lågt. (Pedagogisk organisation för 16 barn 1-5 år och en pedagogisk personal om 2,75 %,15 barn 1-5 år personal 2,90 %, 1 arbetslagsledare och 1 IKT pedagog mindre tid avsatt för sina uppdrag.) Det finns inga barn i den kommunala kön till Tärnans förskola i dagsläget. Trots angivna besparingar är det ett totalt underskott om kr på Tärnans förskola inför budgetåret Minska vikariekostnaderna med 15 tkr samt redan infört köpstopp, besparing motsvarande ca 10 tkr. Besparing av budget avseende arbetskläder kr. Totalt 55 tkr. Redovisning upprättad av: Förskolchef Catharina Sundin

13 Verksamhet: Verktygslådans förskola och Spillkråkans förskola Prognoserat underskott: kronor Beskriv inom vilka områden budgetunderskott befaras: Vikariekostnaderna är höga, speciellt på Verktygslådan. Terminen har börjat med mycket sjukdom. Förbrukningskostnaderna är höga på båda förskolorna. Skäl/ skälen till att budgetunderskott uppstått: Under vårterminen drabbades båda förskolorna av mycket sjukfrånvaro plus personal som sa upp sig på Spillkråkan. På Verktygslådan var två personal sjukskrivna på grund av stressrelaterade symptom. Höga vikariekostnader på grund av merkostnader i samband med förebyggande och rehabiliterande insatser. Verktygslådan har hög kostnad på grund av att förskolan bekostar en arbetslivsresurs (arbetsträning på annan förskola). Förbrukningskostnader har blivit dyrare än beräknat. Sommarsammanslagning på Verktygslådan där ersättning ännu ej utbetalats. Båda förskolorna har fyllt antal barnplatser men alla barn började inte i augusti. På Verktygslådan börjar två barn först i oktober. På Spillkråkan börjar 3 barn efter avräkningen av barnen som var 15 september. Ytterligare två barn börjar i oktober och en i november. Ansökan till rehabfonden för att få ersättning för en del av vikariekostnaden under vårterminen samt för september. Ansökan omfattar även att få ersättning för personal som arbetstränar på annan förskola som Verktygslådans förskola bekostar. Avtal har setts över när det gäller förbrukning av städ- och hygienprodukter och kundnummer har ordnats när det gäller andra leverantörer (inom avtal) som har förmånligare priser. Endast absoluta inköp får göras för förskolornas avdelningar när det gäller förbrukning såsom papper, lim och färg. Inköp för komplettering av arbetskläder får vänta till jan-17. Åtgärder pågår att kontrollera att rätt antal matportioner faktureras på förskolorna. Ett extra barn tas in from 1 december som tillhör de låsta platserna som egentligen ska låsas upp först 1 januari. Redovisning upprättad av: Ulrika Oskarsson, Förskolechef Verktygslådans och Spillkråkans förskolor

14 Verksamhet: Diamantens förskola och Gredelby förskola Prognoserat underskott: Prognos september 2016 Diamantens förskola Gredelby förskola Beskriv inom vilka områden budgetunderskott befaras: Minskat antal barn och lönekostnader för både Gredelby och Diamantens förskola. Skäl/ skälen till att budgetunderskott uppstått: Diamantens förskola Under hösten 2016 fick Citronens förskola en avdelning på Diamanten under renovering av förskolelokalerna. Detta innebar att Diamantens förskola fick starta upp en ny avdelning i januari. Det innebar ett osäkert och varierat antal barn under våren då flera skolades in i perioder. Många av barnen som började på den nya avdelningen bor i Alsikeområdet vilket innebar att när det blev lediga platser blev det flera byten och ej fyllda platser på Diamanten. Ett minskat barnantal under hösten har gjort att förskolan september 2016 har 61 barn det vill säga 16 lediga platser då det finns 77 platser på förskolan. Diamantens förskola hade under vårterminen relativt hög sjukfrånvaro och vikariekostnaderna blev höga. Matkostnaderna är högre än beräknat. Gredelbyförskola Gredelby förskola har färre barn än beräknat hösten 2016 och trots neddragningar i personalgruppen befaras ett underskott. Förskolan har 9 tomma platser september Förskolan har flera barn med fysiska och medicinska funktionsnedsättningar vilket kräver personal, detta har till viss del bekostats med sökta medel från centrala elevhälsan men det täcker inte hela kostnaderna. Åtgärder som är gjorda är att på båda förskolorna är vikariat för totalt 3 föräldralediga ej tillsatta. Neddragning av antal vikarier och ett ökat samarbete mellan avdelningar. Medarbetarna får kontinuerligt information på APT och uppmanas komma med förslag på åtgärder för att få budget i Minska inköp av förbrukningsmaterial. Kontinuerlig uppföljning med intendent Hanna Spångberg Redovisning upprättad av: Annica Nilsson