Utvecklingsarbete i Norrbottens skytteförbund

Transkript

1 Utvecklingsarbete i Norrbottens skytteförbund Föreningsträff, Luleå 20 oktober 2003 Vid träffen gjordes en probleminventering (se bilaga 1) i samband med fikat. Initiativet kom efter att SISU berättat om den process som beskrivs i materialet Föreningsguiden, del 2. Var och en av de närvarande fick på PostIt-lappar beskriva de problem man upplever finns inom förbundet. Anne Meriläinen på SISU fick i uppdrag att sammanställa lapparna och mötet beslöt att arbeta vidare med detta vid ett möte i Boden den 6 november. Träff i Boden den 6 november Medverkande: Tommy Åkerström, Niemisel Håkan Björklund, I19 u-skf Rune Utterström, Ale Eva Larsson, Notv.Bj. Daniel Johansson, I19 Torgny Lindfors, I19 Torsten Toftemyr, F21 Donald Johansson, Ale Mats Hemling, I19 u-skf Anne Meriläinen, Sisu Norrbotten Henry Jonasson, Norrbottens skytteförbund Mikael Fors, Norrbottens skytteförbund Vid träffen i Boden presenterade Anne och Mikael sammanställningen som Anne gjort (bilaga 1). Sammanställningens fyra rubriker med respektive punkter fanns uppsatta på blädderblocksark. Mötesdeltagarna fick två klisterlappar att fördela under varje rubrik. Genom att se vart flest lappar grupperades, valdes två utvecklingsområden från varje rubrik ut. (Dessa är markerade med fetstil i samanställningen i bilaga 1) Deltagarna fördelade sig sedan i två grupper som valde att dela upp de fyra rubrikerna mellan sig. Samtidigt som man tog sig an detta passade man på att förse sig med smörgåstårta och kaffe. Målet var att formulera mål för utveckling av valda områden och förhoppningsvis även föreslå metoder för att nå målen. Efter ca en timmes diskussioner sammanställdes arbetet. Tyvärr hade man inte några konkreta mål färdiga, men många goda tankar om problemområden, förslag på förbättringar och hur arbetet i förbundet ska prioriteras. Sammanställning av diskussionerna: Här följer en sammanställning av de punkter grupperna gemensamt kom fram till. Punkterna sätter tummen på såväl problem som förslag till förbättringar. Rubrik 1: Styrelserelaterat Nya idéer svåra att få gehör för Tradition skyttar är livrädda att förnya sig. Rädsla att skyttet blir lidande vid förändringsarbete Bekväma i styrelsearbetet leder till att man ofta kopierar gammalt arbete. Bjud in adjungerande styrelsemedlemmar till mötena! ( Skola in i styrelsearbete.) Skapa arbetsgrupper utanför styrelsen, som arbetar med specifika utvecklingsområden. Sidan 1 av 6

2 Styrelsearbete skall leda framåt, inte cementera fast det som varit. Rollspel (rollfördelning?): ex Ordf. måste aktivt leda och fördela olika arbeten. Handlingsplan som skall vara väl genomarbetad. 2 3 mandatperioder om 2 år (dvs 4-6 år ), är en lämplig maxtid i styrelsen. Rätt person på rätt plats! Positiv attityd till styrelsearbete är viktigt det ska vara roligt att vara med i styrelsen. Rubrik 2: Tävlingar Ärlig satsning på 50 m-skytte 50 m får ej anses som en vintersport i Norrbotten. Skapa 50 m banor för sommarskytte på fler platser i länet. Rekrytera 50 m från 10 m-skyttar. Positivt med 30 st MegaLink i länet utnyttja denna möjlighet maximalt! (Utan revirtänkande mellan olika föreningar/regioner.) 50 m-skytte ett naturligt val för att komma vidare i skyttet (internationellt sportskytte). Ta vara på den negativa trenden inom 300 m för att skapa positiv trend inom 50 m. (Vända det negativa till positivt.) Skjuta 50 m på självmarkerande mål (skidskyttemål)? Finns bla på Pagla, Boden. Tävlingsutveckling Starka traditioner att skjuta nuvarande program (Huvud, Mellan, Final) gör det svårt att förändra tävlingsformerna. Skapa tävlingar där man skjuter hela programmet i följd. Ger mindre väntan timme efter timme på en final. Enkla kvaltävlingar som avrundas med månadsfinaler. Ej hederspriser vid alla tävlingar, inkludera istället fika eller mat i anmälningsavgiften. Stormästarpris i flera klasser, vid de tävlingar som har sådana priser. Runner Up i finaler, ex 3 bästa i B-final går vidare till A-final. Skapa nya man-mot-man-tävlingar. Viktigt med lokala utbyten, men det är ont om tid Omprioritera i skjutprogrammet? Hitta alternativa metoder för lokalt utbyte, ex telefonmatcher. Kombinerade tävlingar 300 m + 50 m Marathon-skjutningar massor av serier, omflyttning efter resultat i pauser etc. (50 m) Rubrik 3: Förbundsutveckling Fler lokala tävlingar, typ stadsmatcher. Det viktiga är det sociala umgänget. Prioritera våra egna tävlingar (i Norrbotten). Mer samverkan mellan grenarna vid arrangemangen (KH, G, AK, Kpist) Utveckla MegaLink-konceptet Rubrik 4: Rekrytering Ungdomar rekryteras och behålls med hjälp av bra och många ledare och stegrad utbildning. Kurser som återkommande verksamhet, Plan för utbildning. Utbildningshäfte för föräldrar. Ett skyttekort även för föräldrar? Särskilt viktigt att få föräldrar att fortsätta stötta när barnen kommer i 15-årsåldern. Bra, utbildade ledare förutsättning för utveckling. Stimulansen i skyttet ska vara ledstjärnan. Hitta attraktiva alternativ inom skyttet. Sidan 2 av 6

3 Sammanfattning Ord måste bli till handling om man ska nå resultat! Under träffarna i Luleå och Boden har många kloka synpunkter framkommit. Nu är det upp till styrelsen att gemensamt ta vara på dessa genom att arbeta målinriktat och målmedvetet under kommande verksamhetsår. Klart är dock att tyngden i diskussionerna ligger på följande områden: Förnya styrelsearbetet Ta ett krafttag för 50 m-skyttet Utveckla tävlingsverksamheten I slutet av mötet i Boden delade Mikael Fors ut ett dokument om förändringsprocesser (eller förbättringsıprocesser, som man kanske hellre ska kalla det!) Dokumentet bifogas som bilaga 2. Förslag till styrelsen: 1. Styrelsen bör utse en arbetsgrupp som, målrelaterat, arbetar vidare med de behandlade utvecklingsområdena för att ta fram: Mål för respektive område. Metoder för att nå målen. 2. Skapa en möjlighet att i samband med exempelvis årsmötet diskutera förbundets arbete och framtid i formen av diskussionstorg. Det är viktigt att förankra utvecklingsarbetet i hela förbundet, som ju faktiskt utgörs av förbundets (alla) skyttar 3. Ta fram ett visionsdokument med långsiktiga mål för förbundets verksamhet. Sammanställning gjord av Mikael Fors, Utbildningsansvarig. Sidan 3 av 6

4 Bilaga 1: Utvecklingsområden Följande utvecklingsområden utkristalliserade sig vid den inventering som genomfördes vid träffen i Luleå den 20 oktober Sammanställningen är gjord av Anne Meriläinen, Sisu Norrbotten. De kommentarer* som deltagarna vid träffen skrev ned på PostIt-lappar kunde sammanställas under fyra rubriker: Styrelserelaterat - Reformera styrelsearbetet - Föryngra styrelsemedlemmarna - Nya idéer svåra att få gehör för. Feghet! - Den höga medelåldern i styrelsen (allt traditionen) avspeglar sig i förbundets inriktning av arbete - Styrelsen ska leda arbetet framåt, inte cementera fast det som varit och är! - Arbetsglädje i förbundet! (saknas just nu) Tävlingar - Mer lagtävlingar typ BD-stafetten. - För mycket tävlingar periodvis - Samordning tävlingsverksamhet ex Fg, Khf, Ak4f - För få funktionärer vid de flesta tävlingar (både tävla och arrangera) - Slagsida i säsongsplaneringen. Många tävlingar första halvåret, få tävlingar andra halvåret. - En ärlig satsning på 50 meters skytte efterlyses! Nu känns det som om det kommer i 2:a eller 3:e hand hela tiden - Ny-tänk av nuvarande tävlingsformer - Fokus på eliten gör utvecklingen av nya vägar att gå mycket svårare. Föreningsutveckling - Förening i centrum - Utveckla föreningsverksamheten - Föreningsutbyten i närområden - Var vill vi vara om 5 år? Börja skapa förutsättningar att nå dit redan nu. - Hur göra skyttet mer attraktivt för flickor? - Många äldre vill skjuta. Betydligt färre ställer upp som ungdomsledare (förutom de egna barnen) - Media ansvarig i förbundet och ute i föreningar! Detta för att få fram Rekrytering - Återväxten gäller både aktiva och ledare - Hur behålla ungdomar kvar i aktiv verksamhet? - Utbildningshäfte för föräldrar i enkel och lättförståelig form. En bit på väg mot nya ledare. * De rader som markerats med fetstil valdes ut vid träffen den 6 november. Sidan 4 av 6

5 Bilaga 2: För en lyckad förändringsprocess: Lär av andras misstag Vi vet idag att en vision är nödvändig när vi ska genomföra stora förändringar. Det gäller i företag såväl som i våra privatliv. Och det viktiga med visionen är själva processen runt den; diskussionerna, funderingarna, engagemanget, åtgärderna. Inte hur briljant den är formulerad. För att förstå själva processen i stora förändringar kan vi behöva en bild, en karta som visar oss var vi är och var vi riskerar att gå vilse. Den största läxan att lära sig är att i alla förändringar finns ett antal faser, som totalt sett tar tid att genomföra, men de som försöker minska antalet faser genom snabbare genomförande misslyckas. Den andra hårda läxan är att stora misstag under någon av faserna kan ge förödande effekter för hela processen. Åtta misstag som omöjliggör verkliga förändringar Misstag 1: Otillräckligt engagemang Kan tyckas vara lätt men nästan vartannat företag stupar redan här. Du undervärderar hur svårt det är att få ut dina anställda ur sina "bekvämlighetszoner". Eller också övervärderar du hur lyckosam du varit att förmedla din vision, tror att det gått hem innan folk ens förstått vad du talat om. Misstag 2: Att ni inte är tillräckligt många som vill förändra Ni måste vara en kritisk massa. Företag som misslyckas i den här fasen undervärderar ofta svårigheterna i att genomföra förändringar. Ni måste vara tillräckligt många för att kunna sprida budskapet och tillräckligt många som är beredda på att göra uppoffringar på kort sikt för att vinna i längden. Misstag 3: Att inte formulera en vision Vet du inte vart du vill kan du ju gå vart som helst. Oftast blir du sittande med dina drömmar. En vision däremot visar vart du måste gå för att växa och utvecklas. Ur visionen kommer du att kunna formulera en strategi för hur du ska nå dit. Om ett företag inte har en vision kan försöken till förändring sluta med en lista på planer och direktiv och program och projekt som inte går att kombinera och som inte leder någonstans. Misstag 4: Att inte leva som du lär Det räcker inte att du har ett möte, skriver något papper eller till och med skaffar en speciell pärm eller skriver ett nyhetsbrev för att förmedla din och företagets vision. För att kunna kommunicera en vision innebär att du måste leva som du lär. Innebär förändringen ett minskat antal jobb blir det än mer komplicerat. Då måste du dels kunna peka på nya möjligheter och dels behandla dem som riskerar sitt jobb på ett respektfullt sätt. Sidan 5 av 6

6 Misstag 5: Att inte ta bort hinder Att kommunicera är inte tillräckligt i sig självt. Förnyelse kräver också att man tar bort hinder. Alltför ofta förstår och accepterar anställda din vision men en elefant tycks blockera vägen. Ibland utgör elefanten bara ett hjärnspöke men utgör oftast en verklig realitet som effektivt blockerar vägen. Ibland är det fel på själva organisationsstrukturen men de största hindren utgör de som visserligen säger att de accepterar förändringen men gör allt för att motarbeta den. Misstag 6: Att inte planera för belöningar Verkliga förändringar tar tid och man måste därför även sätta kortsiktiga mål för att inte förlora energi och hålla uppe angelägenhetsgraden. Alla behöver belöningar. Misstag 7: Att förklara segern vunnen för tidigt Att fira mål på kort sikt är bra, att förklara kriget vunnet för tidigt kan bli en katastrof. Använd istället de kortsiktiga målen som bevis på att det går åt rätt håll och ger möjligheter att tackla till och med stora problem. Misstag 8: Att inte förankra förändringarna Förändringen sitter när det på företaget sägs att "så här gör vi på det här stället". Först när ett nytt beteende sitter fast i sociala normer och delade värden. Annars kan de lätt försvinna så fort pressen på förändring upphör. Materialet är hämtat från en artikel i Harvard Business Review och är byggd på John P Kotters studie över förändringar i små och stora företag. Publicerat i Du&Co nr 4, Sidan 6 av 6