Piteå ansöker till Årets kvalitetskommun 2013 Vi har mycket att vara stolta över

Transkript

1 Piteå ansöker till Årets kvalitetskommun 2013 Vi har mycket att vara stolta över Engagerade pitebor som på olika sätt, i dialoger bidrar och påverkar Piteås framtid. Verksamheter med kvalitet som står sig i jämförelse med andra, t.ex. Norrbottens bästa fritids- och idrottskommun, landets tredje skolkommun, teknikcollege. Stolta medarbetare som genom Våga, låga och förmåga verkar för uppsatta mål och ständig verksamhetsutveckling. Stöd till utveckling. Ett föränderligt samhälle ökar betydelsen av en kultur där utveckling är både önskvärt och tillåtet. För att nå vision och mål är det viktigt att alla medarbetare känner att de bidrar. Forskning och samverkan som strategi. Kommunen samverkar med företag och fungerar som möjliggörare för t.ex. forskarnätverk, världsledande energisatsningar, konserthus med akustik i världsklass. I vår ansökan väljer vi att lyfta fram de områden som idag är i fokus i vårt kvalitetsarbete. Vi känner oss mogna att ansöka om Årets kvalitetskommun Peter Roslund (S) Kommunstyrelse Helena Stenberg (S) Kommunstyrelse Mats Berg Kommunchef

2 Styrning och ledning Piteå kommuns styr- och ledningssystem utgår från den modell som brukar betecknas Public Governance. Arbetet bedrivs ur fem dimensioner Den politiska viljan Styr- och ledningsprocesser Ledarskap och medarbetarskap Verksamhetsutveckling och forskning Medborgar- och företagardialog Resultat och kvalitet presenteras kontinuerligt på Påverka din kommun Metoder och möjligheter för pitebor presenteras på Piteå i utveckling Vi synliggör och delar med oss av vårt utvecklingsarbete på Ung i Piteå Digital mötesplats för att möta ungas sätt att kommunicera och ta till sig information Styrsystemet följs upp årligen. Resultatet leder till justering och utveckling, t.ex. översyn av mål, nyckeltal och årshjul. Vision Alla boende i Piteå, utflyttade och mentala pitebor upplever att det är hit man kommer när man kommer hem. Strategiska områden Barn och unga Utbildning, arbete och näringsliv Demokrati och öppenhet Livsmiljö Mål formuleras ur medborgarperspektiv. Kommunfullmäktige fastställer kommunövergripande mål och specifika nämndsmål, vilka har minskat vid översyn. Nämnderna ska anta verksamhetsnära mål, ett önskemål från medarbetarna. Övergripande mål har en bildsymbol för att lättare vara kommunicerbara. Värderingar inarbetade i styrsystemet Kommunens mål och budget utgör samtidigt arbete med mänskliga rättigheter och barnkonventionen program för alkohol- och drogförebyggandearbete folkhälsoplan. Omvärldsanalys Årlig omvärldsanalys sker i syfte att så långt som möjligt försöka förutse skeenden i omvärlden och hur Piteå påverkas. Fyra metatrender har identifierats i världen, västvärlden eller Europa: individualisering, demografiförändring, miljö- och klimatförändringar samt global sårbarhet. Närtrender på lokal nivå som uppstår från metatrender är: åldrande befolkning ökad rörlighet polariserande befolkning behov av trygghet maktförskjutning ökad miljömedvetenhet. Trendernas effekter bedöms och åtgärder bearbetas. De senaste åren har fokus legat på: uökad samverkan med såväl företag som andra kommuner organisationsförändring i syfte att stärka samhällsbyggnad. stöd och förutsättning för forskning och innovation. samverkan med arbetsgivare på orten, för att möta arbetskraftsbrist och utveckla Piteå som arbetsgivare.

3 Medborgardialog Lokalt ansvar Legitimitet och förtroende skapas till stor del av den lokala förmågan att skapa delaktighet och därmed stärka demokratin. Utmaningen förändras med E-samhällets utveckling. Öppenhet och delaktighet ger pitebor och företag möjlighet att påverka samhällsutveckling. Piteås modell bygger på en dialog i fyra steg: information konsultation delaktighet medbestämmande. Mångfald av metoder En aktiv medborgardialog bygger på att medarbetare har förförståelse i frågan, och aktivt använder och utvecklar kommunens metoder. På pitea.se presenteras årligen resultat från olika dialoger samt vilka som lett till faktiska beslut. Metoder utvärderas och utvecklas kontinuerligt. Nedan beskrivs den senaste utvecklingen. Ung webb utvecklad i samråd med unga. Feriearbeten där unga genomför sommaraktiviteter för andra unga, uppföljning visar på många besök. För att nå ut med resultat i mediebruset krävs nya metoder. Bland annat har resultat från årlig elevenkät tryckts på kläder och hängts på tvättlina i korridorer. Uppföljning visar på uppmärksamhet och diskussioner i skolorna. För att nå ännu fler pitebor finns en mobil medborgarplats placerad i ett köpcentrum. I sommar har pitebor kunnat tycka till på vykort med karta om hur ett stadsnära område ska utvecklas. Vid planering av bostadsområde med miljö- och lågenergiprofil skapades nytt arbetssätt i planprocessen genom workshops med representanter från universitet, trä- och byggföretag, medborgare samt politiker. Grunden i sociala medier är kommunens webb. E-tjänster utvecklas inom nya områden. Kommunen har en öppen sida på Facebook och deltar på Twitter. Information kvalitetssäkras genom webbguide för informatörer. Medborgarbudget I mer än 15 år har unga fått ta del av Påse Pengar Pedagogik för att själva skapa aktiviteter för unga. Byacentrum utvecklas genom att byaföreningar får ta del av en summa pengar. Kommunens medborgarpanel har haft möjlighet att påverka kommunens budget genom att var och en först fördelat resurser och därefter träffats för att delta i dialog. Panelens budget ligger nära kommunens beslutade budget. Företagardialog En attraktiv ort att leva och bo på skapas gemensamt. Dialog med företag sker bl.a. genom frukostmöte med teman varje fredag. Utbud och upplägg justeras efter årlig uppföljning. Företagsbesök har utvecklats i samarbete med arbetsförmedlingen och kommunens verksamheter för att samordna besök i företag. Besök sker med tydligt fokus för varje möte. Utvärdering visar på ett lyckat koncept med samlad information ur allas perspektiv.

4 Forskning, innovation och utvecklingsarbete En viktig styrning är att skapa strukturer som stödjer verksamhetsutveckling i stort och smått. För området visar Piteå utveckling från % i Kommunkompassen. Verksamhets- och kvalitetsutveckling sker via ett inre tryck, som t.ex. mål, medborgarnas åsikter, innovativ och kreativ personal. Kvaliten säkras även via ett yttre tryck, som t.ex. förändringar i omvärld, lagar, allmänna råd, ny forskning, avvikelserapportering samt tillsyn/inspektion. Strukturer för att stödja utveckling Kvalitetsarbetet styrs av policy, riktlinjer och anvisningar. Sidor för resultat från olika undersökningar, jämförelser samt presentation av utvecklingsarbeten finns på webbplatsen. Medborgardialog och verksamhetsutveckling har varit 2012 års tema på chefsträffar och chefsforum. Utbildning i bemötande har följts upp. Alla förvaltningar erbjuder utbildning, anpassad till sin verksamhet. Inspirationsdagar, ett tillfälle då medarbetarna ges tillfälle att sprida sina erfarenheter och kunskaper. Verksamhetsutvecklingspott utvecklas i syfte att ge medarbetare möjlighet att presentera idéer, få råd, samt möjlighet att ansöka om ekonomiskt stöd. Den rikskända tillsynen av äldreboende i Piteå har lett till kvalitetssäkring genom utökad personal, översyn av kvalitetsrutiner samt installation av smarta lås. Medietryck kan också skapa en rädsla som kan hämma utveckling. För att möta detta sker aktivt arbete med att skapa stöd för att bevara den kreativitet hos anställda som bland annat ledde till att Öjagården i Piteå vann Götapriset Nu pågår arbete med framtidens äldreomsorg. Tre kommundoktorander finns anställda inom skolans verksamheter. Socialtjänsten samverkar med övriga Norrbottenskommuner i ett centrum för forskning och utveckling. I EU-projekt är följeforskning en metod som ger kontakt mellan utvärderare och projektledare så att utvecklinsplaner kan korrigeras under resans gång. Kommunforskningsprogrammet Piteå och 46 andra kommuner deltar i nationella forskningsprogrammet kring hur kommuner anpassar sig till förändrade förutsättningar och handskas med besvärliga situationer. Piteå har deltagit i intervjuer från ledning till arbetsledare. Forskarnas intryck är att Piteå kommun på ett mycket systematiskt sätt arbetar med och behandlar styrfrågor inom organisationen. Det finns en medvetenhet och tro på att en utvecklad styrmodell kan leda till goda processer och resultat i verksamheten. Styrfrågorna behandlas på ett systematiskt sätt på olika nivåer i organisationen, såväl när det handlar om att implementera organisationens strategi som i utvecklande av mer operationella nyckeltal. Kluster för förnyelsebar energi Piteå kommun deltar och stödjer forsknings- och utvecklingscentrum med fokus på förnyelsebara bränslen centrum för forskning, innovation med kunskap och tjänster för att företag ska ha möjlighet att utvecklas, expandera och bli framgångsrika både nationellt och internationellt gemensamt nätverk mellan kommun, universitetet och forskare i syfte att stödja forskning och utveckling i regionen. Att ligga långt fram både nationellt och internationellt i förnyelsebar energi innebär möjligheter för Piteå. Det handlar om nya jobb, forskning, utbildningar och infrastruktur. Internationellt intresse märks. Vietnam har efterfrågat Piteås kunskap och erfarenhet, vilket resulterat i samarbete.

5 Attraktiv arbetsgivare Medarbetar- och ledarskap Våga, låga och förmåga är ledord i kommunens ledarskaps- och medarbetarpolicy. Medarbetare har bidragit till det som lyfts i vår ansökan. Citat från två medarbetare En framgångsfaktor är det djupa engagemang som medarbetare har i vardagen. Ett engagemang som baseras på att alla pitebor ska få en god service. Dialog med anställda märks genom regelbundna förvaltningsträffar, introduktion av nyanställda, bred möjlighet att tycka till vid omorganisationer m.m. Kommunalråd och kommunchef bjuder in till medarbetarforum i syfte att nå ut med mål, satsningar och utmaningar. Avtal och samverkansrutiner med fackliga organisationer följs upp och utvecklas. Ledarskap är viktigt för såväl styrning och ledning som kvalitet och utveckling. Introduktion, chefsrum på intranät, chefsträffar och chefsforum är delar i ledarstödet. Mentorskap och chefsutbildning utvecklas i samverkan med Luleå kommun. Rekrytering Demografiutveckling visar att Piteå kommun liksom alla andra arbetsgivare kommer att ha ett mindre underlag för framtida rekryteringar. Arbete för att behålla och rekrytera medarbetare är viktigt. Översyn av rekryteringsriktlinjer har skett för att främja mångfald. Piteå arbetar med ambassadörer, stolta medarbetare berättar om sitt arbete i syfte att marknadsföra Piteå kommun som attraktiv arbetsgivare, detta för att attrahera nya medarbetare. Jämställdhet Kommunen deltar sedan tre år i projektet Hållbar jämställdhet. Politiker, ledare och verksamhetspersonal har utbildats. Ojämlika situationer förändras när de identifieras. Lönekartläggning sker kontinuerligt. Hälsa Heltid en rättighet och deltid en möjlighet är ett tydligt mål. Förutsättningar för hälsosamma val ges genom ex. friskvårdstimme, rökfri arbetstid, familje- och motionsarrangemang. Hälften av de anställda söker friskvårdssubvention.

6 Samverkan som strategi Piteå attraktiv och uthållig Omvärldsanalys har lett till en avsiktsförklaring i samarbete med företag, föreningar och aktörer. Samverkan sker inom följande områden: Gemensamt ansvar för ökad befolkning Jobb och tillväxt ger framtidstro En god miljö för nästa generation Gott värdskap som stärker den goda bilden av Piteå Tillsammans med företagare har kommunen genomfört dels en in- och utflyttarenkät och dels en kulturmätning bland pitebor som grund för att bygga varumärket Piteå. Arbetet har lett till film, ambassadörsväska, gemensam annons vid rekrytering m.m. Organisation som stärker samverkan och samhällsbyggande Utifrån omvärldsanalys har organisationsöversyn skett som lett till en förvaltning där kompetenser från breda kunskapsområden samlas för att tillsammans verka för en modern samhällsplanering som verkar för social, ekonomisk och ekologisk uthållighet. Satsningar för att unga och utlandsfödda ska få arbete sker. Målgrupperna följs kontinuerligt i mål och nyckeltal. I syfte att skapa en handlingsplan för nolltolerans mot ungdomsarbetslöshet kartlägger Luleå tekniska universitet ungas arbetslöshet. Piteå kommun har beslutat om en strategi för samverkan som utgör grunden för olika prioriteringar. Framtida samverkan kräver direkt och påtaglig samverkan för att bidra till produktivitet och effektivitet. Samarbete med andra kommuner sker t.ex. genom Piteås kontor i Luleå och samarbetsavtal med Umeå där Piteå är norra noden för kulturhuvudstad Kommunens räddningschef utgör chef även i Älvsbyns kommun. Övning och specialistfunktioner i samverkan i Norrbotten och Västerbotten. Samordnad gymnasieutbildning och gemensamma upphandlingar är andra exempel. Civilsamhället Ett starkt föreningsliv och en lång tradition av samverkan är synliggjort i en kartläggning av samverkan med civilsamhället. Föreningsservice, ledarutbildning och gemensamma utvecklingsprojekt, kulturträffar m.m. är stöd som sker. Föreningsdrift av fotbollsplaner, båthamnar och badplatser är en annan del av samverkan. Uthållig kommun Klimat- och energiplan som tagits fram i bred samverkan, resevaneundersökning, miljö- och rättvisemärkta upphandlingar av livsmedel, energisparprojekt i fastigheter samt leasing av miljöbilar är exempel på långsiktigt miljöarbete med goda resultat. Utveckling sker i fysisk planering i nya bostadsområden för att skapa goda förutsättningar för miljöriktiga val. Arbete för ökad befolkning ger resultat. Piteå växer, i augusti togs rekord med pitebor.

7 Piteå kommun Kommunens egenbeskrivning lingsarbete lämnas på före 1 november Första steget besvara kryssfrågorna. Markera hur långt kommunen kommit i sitt utvecklingsarbete genom att kryssa för siffran 0, 1, 2 eller 3 för var och en av de femtio frågorna. 0. Ej alls genomfört i några tillämpliga avseenden (0 %). 1. Delvis genomfört i tillämpliga avseenden (mindre än 50 %). 2. I hög grad genomfört i tillämpliga avseenden (mer än 50 %). 3. Fullt ut genomfört i alla tillämpliga avseenden (100 %). Andra steget beskriv kommunens utvecklingsarbete. Beskriv i text hur kommunen arbetar för att förbättra demokrati, verksamheter, arbetsmiljö och samhällsbyggande. Kommunens fria text skall vägledas av de frågeställningar som anges i respektive ingress nedan och får totalt vara på högst tecken. Det motsvarar fyra A4-sidor och lämpligt kan vara att skriva ca en A4-sida om varje huvudområde. Tänk på att så mycket som möjligt peka på uppnådda resultat. 1. Rapporteras resultat från brukarundersökningar och övriga kvalitativa resultat från verksamheterna till medborgarna? 2. Har medborgarna tillgång till fullmäktiges, styrelsers och nämnders sammanträdestider, föredragningslistor, handlingar och protokoll på kommunens hemsida? 3. Finns öppet forum på kommunens hemsida för att lägga förslag, uttrycka åsikter och bilda opinion i kommunala frågor? 4. Kan medborgarna närvara och ställa frågor på kommunfullmäktige och de kommunala nämndernas sammanträden? 5. Finns det möjligheter för medborgarna att ta del av kommunfullmäktigesammanträden via TV, radio eller Internet? 6. Kan medborgarna delta i processen för budget och årsredovisning, t ex genom hearings? 7. Kan medborgarna delta i den fysiska planeringen, t ex genom hearings, rådslag etc? 8. Finns det en kommunövergripande strategi för att främja ett etiskt förhållningssätt och motverka korruption? Demokrati är en viktig utgångspunkt för att fatta gemensamma beslut inom en kommun. Centrala värden för demokratin är att så många som möjligt av medborgarna är välinformerade i gemensamma frågor och deltar i diskussionen om kommunens verksamhet och utveckling. Hur gör kommunen för att öka medborgarnas engagemang och delaktighet? Hur stimuleras ett ökat deltagande i exempelvis kommunalval och budgetprocess? Hur informeras medborgarna om kommunens verksamheter och resultat? Hur gör kommunen för att få med ungdomar och minoritetsgrupper i framtidsdiskussionen? Ej alls Delvis I hög grad Fullt ut genomfört genomfört genomfört genomfört

8 Kommunens främsta uppgift är att tillhandahålla tjänster av god kvalitet och att hushålla väl med resurserna. Här tänker vi på ledarskapet och verk samhetsstyrningen och att det finns ett systematiskt kvalitetsarbete. Hur gör kommunen för att stärka värdeskapandet i verksamheterna och ta bort onödiga kostnader? Hur definieras och kontrolleras kvalitetskrav vid upphandling av tjänster? Hur samverkar kommunen över sektorsgränserna? Hur är förmågan till innovation och förnyelse? Är kommunen en lärande organisation med öppna gränser? 9. Anger budget och årsredovisning vilka kvalitetsmål som gällt för verksamheterna och hur väl dessa mål nåtts? 10. Mäter verksamheterna antal prestationer och kostnad per prestation samt rapporterar till kommunledningen? 11. Mäter verksamheterna brukartillfredsställelsen och andra indikatorer på kvalitet samt rapporterar till kommunledningen? 12. Erbjuder kommunen e-tjänster som gör det tillgängligt och enkelt för medborgare och företag att få service direkt via kommunens hemsida? 13. Finns det en samlad strategi och system för det kontinuerliga kvalitets- och förbättringsarbetet i kommunen? 14 Har kommunen ett system för att få in, analysera, besvara och åtgärda klagomål samt rapportera för politikerna? 15. Presenterar kommunen resultat från kommunens egna enheter, så att medborgare/brukare har möjligheter att jämföra kvalitet och resultat? 16. Jämför (benchmarkar) kommunens egna enheter sig externt mot andra utförare som ett led i service- och organisationsutvecklingen? 17. Har kommunen undanröjt enkelt avhjälpta hinder, som gör att personer med funktionsnedsättningar stängs ute eller har svårt att besöka kommunens egna lokaler och allmänna platser? 18. Har kommunen skapat en kultur för att befrämja innovationer och nytänkande i de egna verksamheterna? 19. Har medborgarna möjlighet att välja mellan olika driftformer vid sidan av egen regi, t ex privata och kooperativa utförare? 20. Använder kommunen brukarundersökningar och/eller brukarpaneler, som ett led i service- och organisationsutvecklingen? 21. Bedriver kommunen någon utbildning för medarbetarna i servicekänsla och att bemöta allmänheten? 22. Har kommunen förbättrat sina resultat det senaste året vad gäller produktiviteten (den reala kostnaden per prestation) i de kommunala tjänsterna? 23. Arbetar kommunen med effektivitetsutveckling genom att återkommande mäta resurser (kostnad, tid, etc) i relation till uppnådd kvalitet? 24. Har kommunen förbättrat sina resultat de senaste tre åren vad gäller kvaliteten på de kommunala tjänsterna? Ej alls Delvis I hög grad Fullt ut genomfört genomfört genomfört genomfört

9 Kommunal verksamhet är personalintensiv. Värdet av kommunens tjänster skapas ofta i den direkta relationen mellan medarbetare och brukare. Hur gör kommunen för att rekrytera och behålla kompetent och välmotiverad personal som kan trivas och utvecklas i sina arbeten? Hur gör kommunen för att skapa bra arbetsmiljö och ta vara på personalen den viktigaste resursen? 25. Genomförs regelbundna medarbetarundersökningar för att förbättra kvaliteten på tjänsterna? 26. Genomförs chefsutvärderingar, som får konsekvenser för chefernas fortsatta förtroende och utveckling? 27. Är medarbetarna informerade om och delaktiga i kommunens kvalitetsmål, kvalitetssystem och kvalitetsarbete? 28. Har kommunen utbildningsprogram för att ge medarbetarna motivation, förutsättningar och kunskaper att agera som kvalitetsförbättrare i jobbet? 29. Tillämpar kommunen principer och/eller kriterier för löneutveckling, som premierar förtjänstfulla insatser för förbättring av effektivitet och kvalitet? 30. Används medarbetarsamtal, med individuella mål och förväntningar, som ett aktivt instrument för service- och organisationsutvecklingen? 31. Har kommunen, som ett led i utvecklingen av kvalitet och effektivitet, vidtagit åtgärder för att öka personalens möjligheter att arbeta heltid och/eller välja annan önskad sysselsättningsgrad? 32. Har kommunen vidtagit åtgärder för att öka rörligheten och främja karriärmöjligheter bland kommunens anställda? 33. Stödjer kommunen friskvårdsinsatser som kommer alla medarbetare till del (t ex träningsmöjligheter på arbetstid, ersättning för träningsavgifter eller liknande)? 34. Finns organiserade former för att tillvarata och stimulera medarbetarnas kreativitet och innovationsförmåga? 35. Har kommunen vidtagit systematiska åtgärder för att klara problemet med generationsväxling bland personalen och rekrytera ny arbetskraft till kommunen? 36. Har kommunen vidtagit systematiska åtgärder för att få en jämnare könsfördelning i sådana jobb som är ensidigt dominerade av det ena könet? 37. Har kommunen vidtagit systematiska åtgärder för att underlätta för medborgare med invandrarbakgrund att få olika typer av arbete i kommunen, inkl chefsjobb? 38. Har kommunen vidtagit systematiska åtgärder för att stödja och stimulera öppenhet och att olika medarbetare kan komma till tals, även i frågor som är besvärande för kommunledningen? Ej alls Delvis I hög grad Fullt ut genomfört genomfört genomfört genomfört

10 Grundläggande för kommunens långsiktiga utveckling och människors livskvalitet är näringslivet på orten och den fysiska miljön. Bra offentlig service, god infrastruktur samt öppna kanaler till forskning och företag skapar grogrund för tillväxt och sysselsättning. Hur gör kommunen för att skapa ett bra klimat för innovationer, forskning och företagsutveckling? Hur gör kommunen för att ge människor en god miljö att bo och arbeta i? Hur gör kommunen för att gardera sig mot stora risker för miljö och människor? 39. Har kommunen ett aktivt och återkommande samarbete med företagen och företagens organisationer för att främja näringslivet? 40. Har kommunen vidtagit åtgärder för att få fler ungdomar och utlandsfödda i arbete? 41. Har kommunen beredskap för att avvärja och möta krisartade händelser inom infrastruktur och teknisk service? 42. Ställer kommunen miljökrav vid offentlig upphandling? 43. Arbetar kommunen med systematiska åtgärder för att minska utsläpp av växthusgaser, kemikalier eller andra miljöbelastande ämnen i den egna verksamheten? 44. Har kommunen ett miljöledningssystem för mätning och förbättringar av den fysiska miljön? 45. Analyserar kommunen sociala, trafikmässiga, eko nomiska och miljömässiga konsekvenser vid beslut om nya utbyggnader i kommunen? 46. Har kommunen skapat förutsättningar och drivkrafter för ideella frivilliginsatser inom verksamheterna? 47. Har kommunen skapat förutsättningar och drivkrafter för ett vitalt föreningsliv i kommunen? 48. Har kommunen något samarbetsorgan som träffas regelbundet med representation från kulturföreningar, kulturpersonligheter, fria kulturgrupper, m.m.? 49. Följer och analyserar kommunen orsaker till att medborgare flyttar till, stannar kvar eller flyttar från kommunen? 50. Arbetar kommunen med att motverka social och etnisk segre gation i lokalsamhället, t ex i bostadsområden? Ej alls Delvis I hög grad Fullt ut genomfört genomfört genomfört genomfört Utmärkelsen Sveriges KvalitetsKommun kommer att utdelas på GöteborgsOperan den 19 november