Granskning av årsredovisning 2001

Transkript

1 Granskning av årsredovisning 2001 Landstinget Halland 17 April 2002 Anita Andersson Leif Jacobsson Leif Johansson Pernilla Sampson

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Revisionsfråga och revisionsmetod Sammanfattande ekonomisk bedömning Granskningsresultat Förvaltningsberättelse Översikt över utvecklingen av verksamheten Investeringsredovisning Driftredovisning Balanskrav Resultaträkning Balansräkning Likvida medel Pensionsförvaltningen Fakturafordringar Servicenämndens förråd Skuldbokföring Finansieringsanalys Prognoser och uppföljning Sammanställd redovisning Nämndernas redovisning av sitt uppdrag Personalredovisning Miljöredovisning

3 1 Inledning 1.1 Bakgrund Den kommunala redovisningslagen (KRL) gäller fr o m 1998 och reglerar externredovisningen. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Landstingsstyrelsen ansvarar enligt kommunallagen för årsredovisningen. Vad gäller nämndernas redovisning, dvs internredovisningen, skall den enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. 1.2 Revisionsfråga och revisionsmetod Revisorerna har bl a till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift är syftet med granskningen av årsredovisningen att bedöma om den är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning (kap 3 8). Granskningen som sker utifrån ett väsentlighetsoch riskperspektiv skall besvara följande revisionsfrågor: Lämnar årsredovisningen upplysning om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Med verksamhetens utfall avses utfallet i förhållande till fastställda mål och ekonomiska ramar. Är räkenskaperna i allt väsentligt rättvisande. Med rättvisande räkenskaper avses fullständighet, riktighet, existens, tillhörighet, periodisering, värdering, äganderätt och förpliktelser samt innehåll och presentation. Granskningen av årsredovisningen omfattar: förvaltningsberättelse (inkl drift- och investeringsredovisning) resultaträkning finansieringsanalys balansräkning sammanställd redovisning Bilagor och specifikationer till årsredovisningens olika delar har granskats. Vi har även bedömt landstingets ekonomiska ställning och utveckling samt efterlevnaden av balanskravet. 3

4 Vidare har vi också inom ramen för granskningen av årsredovisningen bedömt nämndernas redovisningar av hur de fullgjort sitt uppdrag från fullmäktige. 2 Sammanfattande ekonomisk bedömning Vi bedömer att årsredovisningen i all väsentlighet redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Vi bedömer vidare att årsredovisningen i allt väsentligt uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed. Under 2001 har en viss förbättring inträtt vad gäller nyckeltalet skatteintäkter + generella statsbidrag och utjämning i förhållande till verksamhetens nettokostnader exkl avskrivningar. För åren 1999 och 2000 redovisades 102,5% medan det under 2001 har ökat till 103,4%. Budgeterat nyckeltal var 102,7%. Trenden de senaste åren har varit positiv. Vid ett utfall över 100% kan skatteintäkterna och statsbidragen även användas för finansiering av t ex investeringar. Avstämning har gjorts enligt kommunallagens krav på ekonomisk balans (KL 8kap 4 ). Utgångspunkten är överskottet på 1,6 mkr. I anslutning till förvaltningsberättelsens rubrik Årets resultat lämnas en redogörelse avseende avstämningen mot kommunallagens balanskrav. Resultatutredning har gjorts och enligt denna redovisas ett överskott på 6,2 mkr. I detta resultat ingår dock en engångskostnad för individuella pensioner på 14,3 mkr. Vår bedömning är att denna post, även om den är av engångskaraktär, ej skall medräknas vid beräkning av balanskravet, vilket innebär att resultatet istället blir ett underskott på drygt 8 mkr. Därmed skulle landstinget inte klara att uppfylla det lagstadgade balanskravet Även föregående år visade utredningen ett underskott, -10,3 mkr, vilket innebär att det är av särskild vikt att balans uppnås Årets resultat är visserligen bättre än budget men vi vill ändå varna för att kostnadsökningar utöver budget på sikt kan leda till finansiella obalanser för landstinget. Länssjukvårdsnämndens underskott har minskat jämfört med föregående men uppgår ändå till 39 mkr. Årets resultatförbättring för landstinget orsakas främst av ökade skatteintäkter. Vidare måste det finnas 4

5 vissa säkerhetsmarginaler för oförutsedda händelser, marginaler som inte finns idag. Finansnettot, skillnaden mellan finansiella intäkter och kostnader, har kraftigt försämrats från 81,8 mkr föregående år till 54,5 mkr år Landstingets likvida ställning är fortsatt mycket god. Soliditeten har minskat till 70,2% under Trenden i soliditetsutvecklingen har varit nedåtriktad under de senaste åren, men ligger fortfarande på en mycket god nivå. 5

6 3 Granskningsresultat 3.1 Förvaltningsberättelse I KRL kap 4 framgår det att kommunen skall upprätta en förvaltningsberättelse. Förvaltningsberättelsen skall innehålla: - en översikt över utvecklingen av kommunens verksamhet (KRL 4:1) - samlad redovisning av kommunens investeringsverksamhet (KRL 4:2) - en redovisning av hur utfallet förhåller sig till den budget som fastställts för den löpande verksamheten (KRL 4:3) - en redovisning av hur det negativa resultatet skall regleras (KRL 4:4) - sådana upplysningar som avses i KLR 4:1 skall också omfatta sådan kommunal verksamhet som bedrivs genom andra juridiska personer (KRL 8:1) Översikt över utvecklingen av verksamheten Vi har granskat att förvaltningsberättelsen lämnar tillräckliga uppgifter om: sådana förhållanden, som inte skall redovisas i balansräkning eller resultaträkning, men som är viktiga för bedömning av ekonomin händelser av väsentlig betydelse som har inträffat under räkenskapsåret eller efter dess slut förväntad utveckling väsentliga personalförhållanden annat av betydelse för styrning och uppföljning Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att förvaltningsberättelsens översikt och upplysningar i all väsentlighet överensstämmer med kraven i KRL. Analysen av årets resultat och den ekonomiska ställningen ger en rättvisande bild. Förvaltningsberättelsen beskriver också kort om hur landstingets ekonomi förväntas utvecklas de närmaste åren. Förvaltningsberättelsen innehåller under avsnittet Likvida medel uppgifter om pensionsmedelsförvaltningen. Under avsnittet finansiell analys beskrivs och visas finansiella nyckeltal. 6

7 3.1.2 Investeringsredovisning Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av årets investeringar Driftredovisning Vi har granskat att: budgeterade och redovisade kostnader och intäkter redovisas i sammanfattning redovisade intäkter och kostnader överförts riktigt från den systematiska bokföringen samma periodiseringsprinciper gäller för både budget och redovisning jämförelse med tidigare år görs driftredovisningen är analyserad i förhållande till ekonomi och fastställda mål. Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att driftredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. Jämförelse med föregående års utfall görs ej Balanskrav Vi har granskat: landstingets bedömning av om balanskravet har uppfyllts om det i förvaltningsberättelsen anges när och på vilket sätt man avser att göra den i kommunallagen (KL 8:5) föreskrivna reglering i de fall ett negativt resultat uppvisas 7

8 om det i förvaltningsberättelsen lämnas upplysning om hur tidigare års negativa resultat har reglerats om det i förvaltningsberättelsen framgår skälen till att inte reglera ett negativt resultat, i de fall fullmäktige har beslutat att en sådan reglering inte skall ske. Bedömning och iakttagelser Avstämning har gjorts enligt kommunallagens krav på ekonomisk balans (KL 8 kap. 4 ). Utgångspunkten är överskottet på 1,6 mkr. Hänsyn har tagits till realisationsvinster på 9,7 mkr (Sydkraftsaktier) och 7,6 mkr (försäljning av skog) samt nedskrivning av aktier med 7,6 mkr. Vidare ingår en engångskostnad som uppkommit i samband med att landstinget kommer att utbetala individuell del av pensionen för 1998 och Jämfört med den avsättning som funnits i pensionsskulden är merkostnaden 14,3 mkr. Slutresultatet visar på ett överskott på 6,2 mkr och således ett uppfyllande av balanskravet. Kommentar: Vår bedömning är att posten som avser individuella pensioner på 14,3 mkr, även om den är av engångskaraktär, ej skall medräknas vid beräkningen av balanskravet. Exkluderas denna post visar utredningen på ett underskott på drygt 8 mkr. Därmed skulle landstinget inte klara att uppfylla det lagstadgade balanskravet Även för räkenskapsåret 2000 redovisades ett underskott enligt resultatutredningen. Det negativa resultatet skall regleras och det egna kapitalet återställas under de närmast följande två åren. Beslut om sådan reglering skall fattas i budgeten senast det andra året efter det år då det negativa resultatet uppkom. Av förvaltningsberättelsen skall framgå när och på vilket sätt man avser att göra föreskriven reglering av det negativa resultatet. Om fullmäktige har beslutat att en sådan reglering inte skall ske, skall upplysning lämnas om detta. 3.2 Resultaträkning Resultaträkningen skall redovisa samtliga intäkter och kostnader och hur det egna kapitalet har förändrats under året (KRL 5:1). 8

9 Vi har granskat att: resultaträkningen är uppställd enligt KRL resultaträkningen i allt väsentligt redovisar årets samtliga intäkter och kostnader noter finns i tillräcklig omfattning resultaträkningens innehåll är rätt periodiserat. Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att resultaträkningen ger en i allt väsentligt rättvisande bild över årets resultat. 3.3 Balansräkning Balansräkningen skall i sammandrag redovisa kommunens samtliga tillgångar, avsättningar och skulder samt eget kapital på dagen för räkenskapsårets utgång (balansdagen). Ställda panter och ansvarsförbindelser skall tas upp inom linjen. (KRL 5:2) Vi har granskat att: balansräkningen är uppställd enligt KRL noter finns i tillräcklig omfattning upptagna tillgångar, avsättningar och skulder existerar, tillhör kommunen och är fullständigt redovisade och rätt periodiserade tillgångar, avsättningar och skulder har värderats enligt principerna i KRL föregående års utgående balanser har överförts rätt som årets ingående balanser specifikationer till utgående balanser finns i tillräcklig omfattning årets resultat överensstämmer med resultaträkningen. Bedömning och iakttagelser Vi bedömer: att balansräkningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av tillgångar, avsättning, skulder och eget kapital. 9

10 att balansräkningen är uppställd enligt KRL och omfattar tillräckliga noter. att bilagor/specifikationer finns i tillräcklig omfattning. att tillgångarna, avsättningarna och skulderna i allt väsentligt existerar, är fullständigt redovisade, rätt periodiserade och har värderats enligt principerna i KRL Likvida medel Vi har stickprovsvis gått igenom landstingets portfölj vad gäller innehav, köp och försäljning av räntebärande värdepapper. Upplupna räntor har kontrollerats. Avkastningen på den egna förvaltningen av landstingets likvida medel har med marginal överträffat jämförelsetalen vad gäller statsskuldväxelräntan (180 dagar). Vår bedömning från tidigare år kvarstår, landstinget har bra och ändamålsenliga rutiner samt en god kompetens för hantering av den egna värdepappersportföljen Pensionsförvaltningen Från och med 1997 anlitar landstinget externa kapitalförvaltare när det gäller förvaltning av pensionsmedlen. Förvaltningen sköts av Carlson Investment och Handelsbanken (ny sedan 2000). Kostnaden för förvaltningen uppgår till 0,10% av fondförmögenheten för Carlson och 0,15% för Handelsbanken. Enligt fullmäktiges policy för pensionsförvaltning får maximalt 35% av kapitalet investeras i aktier (varav 5% utländska) medan resterande del skall utgöras av räntebärande värdepapper. Normalportföljen skall bestå av 25% aktier och 75% räntebärande. Placering i utländska aktier skall ske i fonder. Inga placeringar i utländska aktier fanns vid årsskiftet. Under januari 2002 gjorde Carlson placeringar i utländska aktier via Carlson Utlandsfond. 10

11 Portföljernas utveckling under 2001 har varit enlig nedan: Carlsson Investment Marknadsvärde (mkr) Portföljutveckling 2001 (%) Indexutveckling 2001 (%) Aktier 30% 100,1-14,2-14,8 Räntebärande värdepapper + likvida medel 70% 237,0 3,9 3,9 Totalt 337,1-0,8-0,2 Handelsbanken Marknadsvärde (mkr) Portföljutveckling 2001 (%) Indexutveckling 2001 (%) Aktier 28% 94,1-13,4-14,8 Räntebärande värdepapper + likvida medel 72% 236,6 3,9 3,9 Totalt 330,7-0,2-0,2 Båda portföljerna följer numera samma jämförelseindex, bestående av: Aktier Räntebärande 25% SIX RX 75% OMRX Bond På grund av att aktuell fördelning mellan aktier och räntebärande ofta avviker från fördelningen i jämförelseindex (25/75) kan utvecklingen för de totala portföljerna jämfört med index ibland synas missvisande. Handelsbankens förvaltning startade i början av februari Dessförinnan sköttes förvaltningen av Nordbanken. Landstingets pensionsmedel redovisas som omsättningstillgång. Huvudprincipen är att finansiella tillgångar skall klassificeras som omsättningstillgångar om dessa mer eller mindre omsätts genom köp och försäljningar eftersom de därmed inte uppfyller kriteriet för ett stadigvarande innehav. Värdering skall ske enligt lägsta värdets princip, alltså det lägsta av anskaffningsvärdet och det verkliga värdet på balansdagen. Kommentar: I förvaltningsberättelsens avsnitt om Likvida medel lämnas översiktliga upplysningar om avsatt kapital, bokfört värde, marknadsvärde och avkast- 11

12 ningen under 2001 på medel förvaltade av externa kapitalförvaltare. Portföljens aktier har skrivits ned med 7,6 mkr. Någon uppgift om avkastning i förhållande till använt jämförelseindex lämnas dock inte, vilket vi ser som en brist. För att redovisa en mer detaljerad bild över förvaltarnas avkastning på aktier respektive räntebärande värdepapper i förhållande till använt jämförelseindex under 2001 samt från start kan dessa uppgifter förslagsvis lämnas i en särskild bilaga i årsredovisningen Fakturafordringar Länssjukhuset har två tvistiga fordringar enligt nedan: En fordran finns på Universitetssjukhuset i Lund för röntgenundersökningar, 817 kkr, förfallodag Kontakt har tagits med Lund, men diskussioner pågår om fakturan ska betalas eller inte angående 6-månaders-regeln. Fordran bör betraktas som osäker. En fordran avser faktura till Kalmar Läns Landsting, kkr, med förfallodag , där diskussioner pågår om fakturan ska betalas eller inte. Oklarhet råder huruvida Länssjukhuset har tagit kontakt med Kalmar Läns Landsting inom föreskriven tid (en vecka). Två påminnelser har gått ut. Fordran bör betraktas som osäker Servicenämndens förråd Under 2001 genomfördes en sammanslagning av förråden i Varberg och Halmstad, vilket medförde att omstruktureringskostnader uppstod. Större differenser finns mellan förrrådssystemen ODEN, Landlord och ekonomisystemet MEA. Det råder även osäkerhet huruvida delar av inventerat förrådsvärde är kurant. Vid närmare analys har framkommit att en stor del av obalanserna fanns även innan servicenämnden tog över verksamheten. Vidare förekommer svårigheter att rätta uppkomna registreringsfel. Osäkerheten i förrådsredovisningen gör att det är svårigheter att fastställa vad nämndens verkliga resultat uppgår till. För att kunna redovisa rätt- 12

13 visande resultat- och balansräkningar måste rutinerna vad gäller avstämningar, inventeringar m m säkerställas Skuldbokföring Landstinget har skuldbokfört en tvistig dröjsmålsränta från V:a Götalandsregionen som även fanns med i förra årets bokslut. Belopp kkr. Regionen har även skickat en vårdfaktura på kkr som landstinget bestrider (fakturering efter mer än sex månader) och ej är skyldiga att betala. Förhandlingarna är ej avslutade. Landstinget har erbjudit sig att betala totalt 4 mkr varför ytterligare kkr har bokats upp som skuld i bokslutet. 3.4 Finansieringsanalys I finansieringsanalysen skall kommunens finansiering och investeringar under räkenskapsåret redovisas (KRL 7:1). Vi har granskat att: finansieringsanalysen uppfyller kraven enligt KRL noter finns i tillräcklig omfattning finansieringsanalysens innehåll överensstämmer med motsvarande uppgifter i övriga delar av årsredovisningen. Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att finansieringsanalysen redovisar landstingets finansiering och investeringar 3.5 Prognoser och uppföljning I länssjukhusets verksamhetsberättelse görs en beskrivning av några under året vidtagna åtgärder för att uppnå ekonomisk balans i verksamheten. Dessutom gör några basenheter en mer djupgående genomgång över det 13

14 arbete som nedlagts under året. Som ett bra exempel kan nämnas medicinkliniken.. Under 2001 har länssjukhuset redovisat fem budgetuppföljningsrapporter inklusive prognoser för helåret. I prognosen per förväntades ett resultat för helåret på 57,1 mkr. Baserat på utfallet per bedömdes att resultatet skulle försämras ytterligare till 80,5 mkr. Per hade prognosen ändrats till 58 mkr beroende på tillskott av medel för nattjänstgöring, ökad DRGersättning samt effektivisering inom kemlab. Under hösten utarbetades en handlingsplan för att reducera förväntat underskott och bedömningen i delårsbokslutet per augusti var att resultatet för 2001 skulle uppgå till 49,3 mkr. Baserat på utfallet i delårsbokslutet samt det pågående arbetet med handlingsplanen justerades det förväntade helårsresultatet till 44 mkr i prognosen per oktober. I denna prognos fanns ej medräknat det nettotillskott på ca 7 mkr som sjukhuset erhöll senare under Utfallet per uppgick till 37 mkr. Vad gäller länssjukhusets kostnader så återfinns största underskottet bland köpta tjänster, -41,3 mkr. Här redovisas kostnader för regionvården, köpta tjänster inom ögonkliniken samt inte minst det ofördelade budgetunderskottet på 24,1 mkr, som avser tidigare sparbeting som ej fördelats ut på klinikerna. 3.6 Sammanställd redovisning Den sammanställda redovisningens syfte är att ge en helhetsbild av kommunens ekonomiska åtaganden oberoende av i vilken juridisk form verksamheten bedrivs. Den sammanställda redovisningen skall innehålla en resultaträkning och en balansräkning som utgör en sammanställning av kommunens och de juridiska personernas resultat- och balansräkning. (KRL 8:2) Det är god redovisningssed att inkludera en finansieringsanalys. Syftet med sammanställd redovisning är att visa landstingets totala ekonomiska ställning oavsett rörelseform. 14

15 I landstingskoncernen ingår Landstinget Halland, Hallandstrafiken AB till 50% och Almi Företagspartner Halland AB till 49%. Vi bedömer att den sammanställda redovisningen ger en sammanfattande bild av landstingets resultat och ekonomiska ställning. Den sammanställda redovisningen grundar sig på preliminära uppgifter från bolagen. Interna transaktioner inom koncernen har eliminerats i allt väsentligt. I redovisningen finns även intaget en kortfattad beskrivning av respektive företags verksamhet som höjer informationsvärdet av den sammanställda redovisningen. 3.7 Nämndernas redovisning av sitt uppdrag Av KL 3:15 framgår att nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de fullgjort sina uppdrag, samt att fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för den. Nämndernas verksamhetsberättelser har till uppgift att analysera avvikelser i förhållande till av fullmäktige fastlagda mål och beslut om verksamheternas inriktning, omfattning och kvalitet. Beskrivningarna skall utgöra underlag för styrning och uppföljning av nämndernas verksamhet för framtida beslutsfattande. Det bör för varje nämnd finnas en kort beskrivning av nämndens åtagande och bedömning av verksamhetens uppnådda resultat. I annat fall får läsaren ingen uppfattning om måluppfyllelsen av de av fullmäktige beslutade målen och hur tilldelade medel har använts. Hälso- och sjukvårdsavdelningen har i samband med bokslutet begärt in svar från nämnderna på ett antal frågor i landstingets måldokument. En sammanställning av materialet har lämnats separat till fullmäktigeledamöterna. Landstingsstyrelsen anger att nämnderna i vissa fall har besvarat frågorna på ett ofullständigt sätt och ibland inte alls. Bedömning och iakttagelser Landstingsstyrelsen anger under rubriken måluppfyllelse vad som skett inom olika områden under året, men i vilken mån som uppsatta mål nåtts redovisas inte. 15

16 Länssjukvårdsnämnden och primärvårdsnämnderna redovisar under rubriken Måluppfyllnad tillgänglighet i varierande grad vad man uppnått inom detta område. Vissa nämnder anger procentsatser vad gäller bl a tillgängligheten medan andra enbart redovisar att man klarat eller inte klarat uppsatta mål. Sjuktransportverksamheten och handikappverksamheten inom länssjukvårdsnämnden beskriver på ett ändamålsenligt sätt målsättning och utfall under Länssjukvårdsnämnden redovisar orsakerna till sitt underskott och under rubriken Framtiden redovisas att ett åtgärdsprogram har utarbetats för länssjukhuset under våren Primärvårdsnämnderna, utbildnings- och kulturnämnden samt servicenämnden redovisar i huvudsak orsakerna till uppkomna budgetavvikelser. 3.8 Personalredovisning I nämnders och styrelsers årsredovisningar för 2001 ingår ett avsnitt med personalekonomiskt bokslut. Vi anser att framtagandet av ett personalekonomiskt bokslut är ett värdefullt instrument för förvaltningarna exempelvis för att kunna följa upp frånvarokostnader, kostnader för personalrörlighet, kostnader för personalutbildning och personalsociala kostnader. I redovisningen redogörs för utvecklingen av antalet anställda under Rekryteringssituationen är i stort sett god med några undantag. Sjukfrånvaron bland landstingets personal liksom i landet i övrigt har ökat. Den genomsnittliga totala sjukfrånvaron har ökat med ca tre dagar till 32 dagar. Även mellan 1999 och 2000 var ökningen ca tre dagar. Det är främst de längre sjukskrivningarna (mer än 28 dagar) för äldre anställda som har ökar. Efter 28 dagars sammanhängande sjukdom inträder arbetsgivarens rehabiliteringsansvar med bl a krav på utredning i samråd med försäkringskassan. Vid årsskiftet uppgick antalet anställda till 7 814, en ökning jämfört med tidigare år med 107 anställda. Antalet anställda har ökat inom länssjukvården medan den minskat i både primärvård och inom övriga förvaltningar. 16

17 3.9 Miljöredovisning Landstinget Halland antog under året en ny miljöpolicy för åren Policyn innehåller övergripande miljömål för de närmaste åren. Dessa mål skall efterhand brytas ned på förvaltningsnivå och avdelnings-/enhetsnivå. Ambitionen är att varje verksamhet ska arbeta med att minska den egna miljöbelastningen. I årsredovisningen redovisas vilka åtgärder som vidtagits för att förbättra landstingets miljöpåverkan. Under 2001 har fokusering skett på områdena inköp, transporter, energiförbrukning samt engångsprodukter och kemikalier. Utvecklingen under perioden åskådliggörs genom diagram över bil- och tågresor i tjänsten, el- och värmeförbrukning samt resursförbrukning för olika förbrukningsartiklar. Vi ser positivt på att landstinget fortlöpande utvecklar sitt miljöarbete. 17