GSF: Göteborgs Skateboardförening

Transkript

1 Styrelsemöte: , PROTOKOLL 1. Mötet öppnas Föreningens ordförande Johanna Jonstrand hälsade välkomna och öppnade mötet. 2. Närvarande Närvarande på mötet: Johanna Jonstrand Martin Ohldin Joakim Lundberg Magnus Olsevik Magnus Hanehöj Frånvarande: Peter Johansson 3. Val av sekreterare Martin Ohldin valdes till mötets sekreterare. 4. Val av justerare Magnus Olsevik och Joakim Lundberg valdes till justerare. 5. Godkännande av dagordning Dagordning godkändes. 6. Föregående mötesprotokoll Protokoll från styrelsemöte godkänt utan synpunkter. 7. Genomgång beslutslogg Beslutslogg genomgången och uppdaterad. Se längst bak i protokoll. 8. Ekonomi Ekonomin i nuläget: Ca 130 kkr på kontot. 90 kkr sätts in från SDN Ulf för investeringar i berget (se föregående protokoll pkt 10). Status försäkringar: Medlemmarna är försäkrade hos Trygg-Hansa under vistelse i Skateparken. Avtalsnr: Lokalförsäkring finns men lås på portar måste ses över (se pkt 9 nedan). Köp av kassasystem. Tre varianter utvärderade. Köp av kassasystem. Beslut att köpa in lösning från Retailsolutions under förutsättning att denna har de funktioner, avtalslängd, uppdatering och annat som behövs. Joakim och Peter stämmer av detta på möte med säljare. GSF: Protokoll Styrelsemöte

2 Ansvar: Joakim Klart senast: november Köp av bokföringsprogram: Visma Förening ekonomiprogram för ideella föreningar OK att köpas av kassör (ca 2000:- kr) Avtal drift av reception/ café. Inget förslag från Peter/Linda till styrelsen ännu. Bör tas fram så snart som möjligt. 9. Daglig drift & öppettider Besökare hittills under säsongen: 703 st varav 28 tjejer. Statistik sammanställs till varje syrelsemöte. Önskemål om uthyrning av Berget har inkommit. Vad gäller? Styrelsen diskuterade och beslöt att uthyrning tex fredag och lördag kväll ej skall göras. Nackdelar överväger de begränsade fördelarna. Uthyrning av berget. Ingen uthyrning av berget på andra tider tex fredag eller lördag kväll. Ansvar: Alla Klart senast: Direkt Öppettider: Önskemål finns om längre öppettid någon dag i veckan. Längre öppettid någon kväll. Är ok för styrelsen under förtsättning att det funkar för receptionen (Peter/ Linda) som tar fram förslag. Ansvar: Peter Klart senast: november Priser & Medlemskort årsvis (varför inte 12 månader), Familjepris, Säsongskort, vad händer om man tappar bort sitt kort. Köpa nytt? Medlemskort gäller kalendervis (per år) fram till 31/ Om nya kassasystemet så medger kommer medlemskap därefter gälla löpande 12 månader. Övriga frågor angående kort, priser, borttappat etc tas upp på nytt då systemet är inköpt. Ansvar: Joakim/ Peter Klart senast: november 2 GSF: Protokoll Styrelsemöte

3 Förslag Verksamhetsrutin (Kommunikation, Städning, Syn brandredskap & Dagrapport) antogs. Verksamhetsrutin GSF antagen. Johanna kontaktar SDN/Projektledare + Lena Svärd för info om innehåll + kontroll om veckostädning fungerar måndagar mellan Det vill säga att GSF då har tillgång till hallen för städning. Ansvar: Johanna Klart senast: 12/10 Förslag Fri tjejskate torsdag och lördag. Godtogs. Fri tjejskate både torsdag och lördag. Ansvar: Alla Klart senast: direkt Förslag Inget fritt åk vid köp av medlemskap. Frågan vilar till 31/12. Frågan om fritt åk vid köp av medlemskap vilar till årsskiftet. Ansvar: Alla Klart senast: januari 10. Myndighetskontakter Möte med Idrotts-& Föreningsförvaltningen 12/10 kl Johanna, Joakim och Peter deltar. Möte med polisen kvarstår. Johanna tar tag i frågan 11. Arbetsgrupper a. Bygg & Underhåll Lokalförsäkring kräver skyddsklass 1 på portar/dörrar. Fixa dörrar till skyddsklass 1. Annars gäller inte lokalförsäkringen Ansvar: Peter/ Magnus O Klart senast: oktober Bättre cirkulation av luft vid Nordpolen. Bättre luftcirkulation vid Nordpolen. Köp in fläkt och montera i taket. GSF: Protokoll Styrelsemöte

4 Ansvar: Magnus x 2 Klart senast: oktober Trucken behöver flyttas och lagas. Används vid bygge och byte av lampor/ lysrör. Begagnat batteri löser frågan. Köp begagnat batteri till trucken Ansvar: Peter/ Magnus O Klart senast: november b. Städ & Renhållning Förslag väggfasta bänkar för att underlätta städning: Städning skall underlättas. Väggfasta bänkar (bockade plattjärn och reglar) sätts upp. Ansvar: Peter/ Magnus O Klart senast: november c. Bidrag & Stipendier Axel Person sköter utvecklingsbidrag på I&F (Idrott-& Föreningsförvaltning). Möjlighet till bidrag för 10 brädor och hjälmar (för utlån, prova-på och liknande aktiviteter) har undersökts av Martin. Bidragsansökan tas med till möte 12/10. Kvällsåkning för elever på Angeredsgymnasiet: Rektor Angeredsgymnasiet kontaktas för betalning kvällsåkning/ reklamvepa med mera. Ansvar: Peter/ Magnus O Klart senast: oktober d. IT & hemsida Internet fungerar dåligt. Berg 211 köper internettjänst av GSF. UPS-enhet kan vara lösningen. Frank från Berg 211 erbjuder sig fixa. Köp och installation av UPS enhet. Inköp och intstallation av Frank, Berg 211. Ansvar: Joakim? Klart senast: oktober 4 GSF: Protokoll Styrelsemöte

5 Nya funktioner på hemsidan som kan öppnas upp. Bland annat dagrapport med besöksstatistik. Nya funktioner på hemsidan: IT ansvarig har mandat att ta fram det han anser vara ok. Ansvar: Joakim Klart senast: direkt Abonnemang trådlöst internet till IT-ansvarig: Trådlöst internet till IT-ansvarig. Ok att teckna abonnemang. Ansvar: Joakim Klart senast: direkt Förslag inköp mobiltelefon till GSF/ Bunkeberget (receptionen). Mobiltelefon till GSF/ Bunkeberget (receptionen): IT ansvarig har mandat att ta fram det han anser vara ok. Ansvar: Joakim Klart senast: direkt 12. Övriga frågor Magnus H undrade om föreningen behövde hans ställning som ligger vid Nordpoolen. Bra att ha vid lampbyten ovan poolen dit trucken inte når. Köp av ställning. Föreningen köper ställning för 3000:- Ansvar: Joakim/ Magnus H Klart senast: oktober Info från ordförande: Projekt med stadsmuseet med ungdomsmodul innehållande möjlighet till videoinlägg. Johanna bevakar. 13. Nästa möte Nästa möte onsdagen kl 1800, Gulahuset. 14. Avslutning Johanna avslutade och tackade för det ambitiösa arbete som lagts ner inför och under mötet. GSF: Protokoll Styrelsemöte

6 Mötesordförande Johanna Jonstrand Mötessekreterare Martin Ohldin Justeras Magnus Olsevik Justeras Joakim Lundberg 6 GSF: Protokoll Styrelsemöte

7 Kontaktlista styrelse Johanna Jonstrand Joakim Lundberg Martin Ohldin Peter Johansson Magnus Olsevik Magnus Hanehöj Rasmus Lindell Jonas Ivarsson Ordförande Kassör Sekreterare Ledamot Ledamot Ledamot Suppleant Suppleant Beslutslogg styrelsemöten GFS (fattade beslut) Mötesdatum Pkt Ämne Ansvarig Klart senast Förslag till avtal mellan GSF och Linda/ Peter tas Joakim L november fram. Linda/ Peter skickar underlag till Joakim som gör jämförande kalkyler med alternativet att föreningen har egen anställd personal. Avtalsförslag tas fram till styrelsemöte i september Lista med arbetsområden för styrelsens Alla november medlemmar (vem-gör-vad). Styrelsens medlemmar funderar och återkopplar förslag till Martin O i augusti. Lista redovisas i september Ett styrelsemöte under året viks åt framtida Johanna J, Hösten planer och visioner. Martin O Förebyggande samverkan med polisen. Johanna Johanna J oktober representerar föreningen och kontaktar polismyndigheten i Kortedala Utvecklingsbidrag för lånebrädor och hjälmar. Martin oktober Undersök möjligheten för bidrag till lånebrädor och hjälmar Minska energiförbrukningen i berget Martin oktober genom byte till effektivare armaturer etc. Joakim Joakim tar fram uppgifter på energiförbrukning Hanehöj (GSF, Berg 211, bandet & övrigt). Martin gör en energideklaration. Magnus H hör med sin arbetsgivare om grovt pris på elentreprenad (byta ut armatur mot LED + eventuellt kablage, skåp). Ok? Målsättning: byte av armaturer nästa sommar Köp av kassasystem. Beslut att köpa in lösning från Retailsolutions under förutsättning att denna har de funktioner, avtalslängd, uppdatering och annat som behövs. Joakim och Peter stämmer av detta på möte med säljare Uthyrning av berget. Ingen uthyrning av berget på andra tider tex fredag eller lördag kväll. Joakim Alla november direkt GSF: Protokoll Styrelsemöte

8 Längre öppettid någon kväll. Är ok för styrelsen under förtsättning att det funkar för receptionen (Peter/ Linda) som tar fram förslag Medlemskort gäller kalendervis (per år) fram till 31/ Om nya kassasystemet så medger kommer medlemskap därefter gälla löpande 12 månader. Övriga frågor angående kort, priser, borttappat etc tas upp på nytt då systemet är inköpt Verksamhetsrutin GSF antagen. Johanna kontaktar SDN/Projektledare + Lena Svärd för info om innehåll + kontroll om veckostädning fungerar måndagar mellan Det vill säga att GSF då har tillgång till hallen för städning. Peter Joakim/ Peter november november Johanna 12/ Fri tjejskate både torsdag och lördag. Alla direkt Frågan om fritt åk vid köp av medlemskap vilar till årsskiftet Fixa dörrar till skyddsklass 1. Annars gäller inte lokalförsäkringen Bättre luftcirkulation vid Nordpolen. Köp in fläkt och montera i taket. Alla Peter/ Magnus O Magnus x 2 januari 2012 oktober oktober Köp begagnat batteri till trucken Peter/ Magnus O Städning skall underlättas. Väggfasta bänkar Peter/ (bockade plattjärn och reglar) sätts upp. Magnus O Rektor Angeredsgymnasiet kontaktas för Peter/ betalning kvällsåkning/ reklamvepa med mera Magnus O Köp och installation av UPS enhet. Inköp och Joakim? intstallation av Frank, Berg Nya funktioner på hemsidan: Joakim IT ansvarig har mandat att ta fram det han anser vara ok Trådlöst internet till IT-ansvarig. Joakim Ok att teckna abonnemang Mobiltelefon till GSF/ Bunkeberget Joakim (receptionen): IT ansvarig har mandat att ta fram det han anser vara ok Köp av ställning. Joakim/ Föreningen köper ställning för 3000:- Magnus H november november oktober oktober direkt direkt direkt oktober 8 GSF: Protokoll Styrelsemöte

9 Beslutslogg styrelsemöten GFS (fattade & genomförda beslut) Mötesdatum Pkt Ämne Ansvarig Klart Ok? senast Kontakta tidigare kassör, Bernt J, för Ansvar: augusti Klart överlämnande och genomgång av kassörens rutiner och arbetsuppgifter. Joakim L Att undersöka: är elkostnad vidarefakturerad till Joakim L augusti Klart övriga bergets hyresgäster? JA KLART Följande beslutades angående agenda och Martin O augusti Klart protokoll: - Ta fram förslag till fast agenda. - Beslut markeras med ram i protokoll, ämne, ansvarig person och klart senast. - Beslut loggas och bockas av i slutet av protokoll Följande arbetsgrupper bildades: ---- Löpande Klart - Städ och renhållning Ta fram rutiner för medlemsstädning samt organisera städdagar där lokalerna grovrengörs, tex 4 ggr/ år. Kontaktperson :Vakant - Bygg och underhåll Organiserar nybyggnads- och större underhållsarbeten. Kontaktpersoner: Magnus Olsevik, Peter Johansson - Bidrag & stipendier Letar upp lämpliga bidrag och stipendier och formulerar ansökningar, tex Allmänna arvsfonden. Kontaktperson: Martin Ohldin - IT & hemsida Organiserar, utvecklar och underhåller föreningens hemsidor. Kontaktperson: Joakim Lundberg Hemsida GSF och Area51: - Peter J kontaktar Niklas för överlämnande av domännamn. Joakim påbörjar sätta ihop nya hemsidor. KLART! BYTT NAMN TILL BUNKEBERGET.ORG!!! Peter J, Joakim L september Klart Ta fram förslag till öppettider och innehåll för Area51. Torsdag (hela) och lördag förmiddag reserverad för gubbskate kombinerat med tjejoch juniorskate Kalendarium med styrelsens och föreningens aktiviteter läggs in i nya hemsidan Martin Ohldin utsågs till föreningens sekreterare Vilka möjligheter finns att sänka energiförbrukningen? Peter J, Magnus O augusti Klart Joakim L, Hösten Klart Martin O Martin O Direkt Klart Peter J september Klart GSF: Protokoll Styrelsemöte

10 Kontakta konsult som kan ge förslag på utredningsupplägg. SE NYTT BESLUT Justering och omformulering av drogpolicy. Nya versionen + skyltar för uppsättning i berget beslutas på nästa möte. KLART OCH GODKÄNT Kommunalt bidrag att söka förfaller i augusti. Kontakta tidigare kassör alternativt Gbg Fritid för uppgifter och dokument. Söks av firmatecknare i föreningen (ordförande eller kassör). Sökt - möte 12/ Är Göteborgs eventsystem något för Area51 och föreningen? Joakim kontrollerar med leverantör och utvärderar med Peter Möte med Kortedala (kommunen): Lena Svärd, Ulf Kri. Representanter GSF: Johanna, Martin, Joakim. Eventuellt ta med föreningsjurist från Fritid. Johanna återkommer med förslag till mötestid Kontakta kommunen angående hur kommunen jobbar med berget samt föreningens behov av stöttning med daglig städning och underhåll etc Styrelsemedlemmar och kontaktpersoner i arbetsgrupperna åker fritt. Arvode till styrelsemedlemmar eller kontaktpersoner i arbetsgrupper utgår ej. Istället åker dessa fritt i berget. Undantaget suppleanter i styrelsen + sponsor (Dewrang) Namnbyte till Bunkeberget Skatepark Area51 byter namn till Bunkeberget Skatepark. Ny adress till hemsida: Undersök försäkringsläget. Undersök status försäkringar för lokaler och medlemmar. Vid avsaknad ta in offert Johanna J augusti Klart Martin augusti klart Peter J, Joakim L september Klart Johanna september Klart Johanna J september Klart Alla direkt Klart Joakim september Klart Joakim september Klart 10 GSF: Protokoll Styrelsemöte