Projektredovisningskurs Landsbygdsprogrammet

Transkript

1 Projektredovisningskurs Landsbygdsprogrammet

2 Upplägg Info landsbygdsprogrammet Genomgång av utbetalning Genomgång av blanketten för ansökan om utbetalning Start 9.30 Avslut senast 15.00

3 Landsbygdsprogrammet Övergripande mål: Smart och hållbar tillväxt för alla Prioriteringar och fokusområden Det finns 6 prioriteringar för landsbygdsutveckling som landsbygdsprogrammet ska arbeta med. Den första prioriteringen, Kunskap och innovationer är övergripande och ska genomsyra hela programmet. Inom varje prioritering finns fokusområden, totalt är det 18 fokusområden. Fokusområdena är viktiga för hur landsbygdsprogrammet styrs och hur resultaten rapporteras. Stöd och ersättningar kommer att finnas under varje fokusområde. Varje medlemsland väljer vilka stöd och ersättningar som passar just deras behov.

4 Landsbygdsprogrammet

5 Landsbygdsprogrammet

6 Landsbygdsprogrammet Rangordning av ansökningar med urvalskriterier Från efterfrågestyrning till målstyrning. För att välja ut vilka som ska få stöd används urvalskriterier. Det finns nationella urvalskriterier och urvalskriterier på regional nivå som länsstyrelserna tar fram genom regionala handlingsplaner. Urvalskriterierna ska göra att det blir en bättre måluppfyllelse och innebär att ansökan poängsätts och får en slutpoäng. Arbetet med urvalskriterier är inte färdigt.

7 Landsbygdsprogrammet Beslutsomgångar för bättre urval Alla ansökningar inom en viss period jämförs med varandra. Det finns en starttid och en sluttid för när den som söker stöd kan skicka in sin ansökan och vara med i urvalet. I varje beslutsomgång kommer de med högst poäng, efter att ha granskats utifrån urvalskriterierna, att få stöd. Beslutsomgångar och urvalskriterier ska tillsammans ge konkurrens mellan ansökningarna så att de som bäst bidrar till att uppfylla målen får stöd. Hur vi ska jobba med beslutsomgångar i Sverige är inte klart än.

8 Tidplan Regeringens beslutar troligen under våren 2014 om det svenska landsbygdsprogrammet. Skickas sen till EU-kommissionen som har sex månader på sig att godkänna programmet. Troligen kan det svenska landsbygdsprogrammet börja gälla mot slutet av Inga beslut om stöd eller utbetalningar kan tas innan EUkommissionen godkänt programmet.

9 Tidplan forts Ansökningar kan eventuellt göras innan EU har godkänt landsbygdsprogrammet Inga beslut om stöd eller beslut om utbetalning kan fattas innan programmet är godkänt I dagsläget finns det inte något datum för när det kommer att gå att börja söka stöd Viktigt att tänka på är att det inte går att får ersättning för utgifter som den som söker stöd haft innan ansökan kommit in Länsstyrelsen arbetar nu med att ta fram den Regionala handlingsplanen

10 Stöd och ersättningar Regeringen har inte beslutat än vilka stöd det svenska programmet slutligen kommer att innehålla. Programmet har en total budget på ca 32,450 miljarder Finansieras gemensamt av Sverige och EU. Budget för Kalmar län???? 2014 kommer det troligen att gå att söka: Företagsstöd för investeringar i jordbruks- trädgårds- och rennäringsföretag samt stängsel mot rovdjur Projektstöd för bredband Under 2015 och 2016 kommer fler åtgärder öppnas för att så småningom omfatta alla de stöd som Sverige väljer att använda.

11 Lokalt ledd utveckling Möjligheten med lokal utveckling, Leader, kommer att finnas kvar även under Metoden har döpts om till lokalt ledd utveckling, på engelska Community- Led Local Development (CLLD). Det kommer inte att vara möjligt att söka stöd för projekt under Under 2014 kommer arbetet att fokusera på att ta fram lokala utvecklingsstrategier.

12 Lokalt ledd utveckling forts Fyra fonder Lokalt ledd utveckling inom fyra fonder samlas hos Jordbruksverket Europeiska socialfonden Europeiska regionala utvecklingsfonden Europeiska jordbruksfonden för landsbygdens utveckling Europeiska havs- och fiskerifonden

13 Projektidé Utbetalning Ni har en projektidé Ansök om projektstöd Länsstyrelsen handlägger och beslutar om stöd Projektet genomförs Ansök om utbetalning, redovisa kostnader och projektets resultat Länsstyrelsen handlägger och beslutar om utbetalning. Ev görs besiktning. Jordbruksverket kontrollerar och verkställer utbetalningsbeslutet Ni får utbetalning av stöd Jordbruksverket kontrollerar vissa

14 Ansökan inom landsbygdsprogrammet Ansökan om stöd Ansökan om utbetalning av stöd Del- och slututbetalning, 10 % i sista utbetalningen Ansökan lämnas till Länsstyrelsen, inom Leader via Leaderkontoret

15 Kostnadsslag inom projektstöd Faktiska kostnader (betalas av projektet) Löner Investeringar Övriga kostnader Indirekta kostnader (OH-kostnader) Övriga resurser Offentliga resurser Ideellt arbete Övriga ideella resurser Obs! Redovisa på rätt kostnadsslag

16 Löner inom projektstöd Projektanställd personal redovisas 1. Anställningsavtal inom projektet el. intyg om att personen arbetar hela sin tid i projektet 2. Lönespecifikation, varje månad

17 Löner inom projektstöd forts Timanställd personal redovisas med 1. Projektdagbok (el. motsvarande tidredovisning) 2. Lönespecifikation, för första månaden 3. Uträknad timkostnad 4. Vid löneförändring-ny timlön och lönespecifikation

18 Löner inom projektstöd forts Arvoden 1. Vad har utförts 2. Betalningsbevis 3. Projektägaren ska kontrollera att stödmottagaren har betalat sociala avgifter. Avgiften ska vara betald inom projekttiden.

19 Investering Vid stöd till investeringar måste investeringen användas för samma ändamål i 5 år efter beslut om stöd. Stödet ska betalas tillbaka om investeringen används för annat ändamål än det avsedda, överlåts till ny ägare eller ändras i betydande omfattning och detta medför att syftet med stödet inte uppfylls eller att ett företag eller en offentlig aktör får en otillbörlig förmån. Eventuella tillstånd som behövs redovisas (eller har skickats in tidigare)

20 Vid investeringar kontrolleras att det inte är ersättningsinvesteringar* eventuella avtal mm bifogats som säkerställer fortsatt användning enligt projektets mål och syften (5 års regeln) inte risk föreligger att investeringen överlåts/säljs till enskilt företag ev. försäljning redovisas som en intäkt ev. tillstånd som behövs redovisas (eller har skickats in tidigare)

21 Ex ersättningsinvestering Om investeringen i huvudsak har samma funktion, prestanda och egenskaper som den tidigare investeringen, räknas investeringen som en ersättningsinvestering. Om den har bättre prestanda eller någon annan egenskap handlar det däremot om en nyinvestering.

22 Övriga kostnader Övriga kostnader kan vara tex köpt tjänst Tänk på att anlita företag med F-skatt. Om företag med A-skatt anlitas, måste stödmottagaren visa att både skatt och sociala avgifter har betalats till Skattverket. Skilj på investering och förbrukningsmaterial Förbrukningsmaterial är grejor som används i ett projekt, som förbrukas och inte har ett värde kvar efter stödperioden.» Ex: handskar, penslar, foder, sopsäckar

23 Vad är investering - vad är övriga kostnader? Kostnader för för- och efterarbete samt kringkostnader kopplade till byggnader, maskiner och inventarier ska också redovisas som Övriga kostnader. De kan t.ex. vara olika tillstånd, konsultkostnader, inmätning mm.

24 Indirekta kostnader Måste vara godkända i beslut om stöd och bygga på ett godkänt beräkningsunderlag! Om stödmottagaren inte beviljats stöd för indirekta kostnader får det inte finnas med några sådana kostnader i redovisningen! I så fall krävs ett omprövningsbeslut. ex: kostnader för lokaler, telefon, kontorsmaterial, försäkringar, IT-stöd, vaktmästeri, lokalvård

25 Offentliga resurser Baseras på faktiska kostnader T.ex. Lönekostnad kommunal tjänsteman. Redovisa på samma sätt som om en faktisk lönekostnad(timlöneberäkning, projektdagbok, lönespecifikation) T.ex Lokaler eller mark som kommunen erbjuder projektet. Redovisa genom värderingsintyg, annat faktiskt underlag eller annan rimlighetsbedömning. Tänk på att värderingen ska vara gjord av en person utan koppling till projektet. Obs! Inga schabloner godkänns för offentliga resurser

26 Ideellt arbete inom Leader Är ett aktivt arbete, något som för projektet framåt och som man skulle kunna betala för Ex Informationsmöte med lyssnade deltagare är inte ideellt arbete. Informatörens tid är ideellt arbete. Ex Workshop med aktiva deltagare med innehåll som leder projektet framåt är ideellt arbete. Ideella resurser ska värderas av en oberoende person

27 Vad ska Ansökan om utbetalning innehålla? 1. Blankett Ansökan om utbetalning 2. Lägesrapport/slutrapport digitalt 3. Kostnadssammanställning fördelat på kostnadsslagen (del av blankett/separat bilaga) 4. Verifikat (faktura och kvittot/betalningsbevis på betalning). 5. Underlag som styrker ideella och offentliga resurser (projektdagbok ) 6. Ev tillstånd som krävs för investering

28 Vad ska Ansökan om utbetalning innehålla? 7. Vid kostnader för annonser, broschyrer mm ska dessa bifogas (loggor om de krävs* samt att de hör till projektet) 8. Anställningsbevis vid första rekvisition med lönekostnad 9. Uträknad timlönekostnad för timanställda 10. Projektdagbok/tidredovisning för timanställda 11. Redovisade eventuella intäkter

29 Kontrollera ansökan om utbetalning: A. Ta pulsen på insatsen 1. Läs igenom projektplanen/affärsplanen 2. Kontrollera blanketten Ansökan om utbetalning 3. Läs igenom lägesrapporten/slutrapporten 4. Verkar allt gå enligt plan? Jämför med ansökan. 5. Behov av stöd, kompletteringar, kontakter, förlängning av projekttid? 6. Särskilda villkor?

30 Kontrollera ansökan om utbetalning: B. Kostnader Ansökan är påskriven av behörig firmatecknare Att det finns en kostnadssammanställning Stödberättigade kostnader Att fakturabeloppet stämmer överens med kostnadssammanställningen. Avdrag kan ha gjorts Att markvärde inte ingår. Kan dock vara en offentlig eller ideell resurs men måste då värderas av oberoende värderar. Intyg ej stöd de senaste 10 åren. Intyg för begagnad utrustning

31 Kontrollera forts Samma kostnader inte redovisats flera gånger. Kostnaderna är rimliga. Jämför med offerterna från ansökan eller annat underlag för att säkerställa kostnadseffektivitet. Kostnader är betalda inom redovisningsperioden och inom godkänd projekttid. Att insatser/aktiviteter är genomförda inom godkänd projekttid.

32 Kontrollera forts Kostnader för utrustning som behövs för att administrera projektet har tagits upp som en övrig kostnad och inte som en investering (avskrivningskostnaden alternativt säljas) Stödmottagaren är mottagare av fakturan Momsen inte räknats med i kostnadssammanställningen i de fall projektet är momsredovisningsskyldigt

33 Kontrollera forts Resor är motiverade. Körjournal bifogas för milersättning. Andra resekostnader verifierade. Den skattefria milersättningen på 18,50 är stödberättigad. Om stödmottagaren tar upp en annan nivå ska denne redogöra för hur milkostnaden har beräknats (kan ta hjälp av bl a Är det en slututbetalning i ett projektstöd inom Leader ska deltagarnas personnummer registreras.

34 Omprövningsbeslut Förlängning av tid för genomförande Oförutsedda intäkter som kan påverka stödbeloppet Stora förändringar som påverkar inriktningen i projektet Obs! Kontakta Leaderkontoret/Länsstyrelsen innan förändringen genomförs eftersom det finns risk att omprövning inte bifalls

35 På samtliga fakturor ska framgå: 1. Att fakturan tillhör projektet/stödmottagaren 2. Tydlig specificering av vad kostnaden avser (t.ex. mängd, á pris, vilken typ av insats). 3. Betalningsmottagare (eller motsvarande) 4. Att stödmottagaren är mottagare av fakturan 5. Verifikationsnummer

36 På samtliga fakturor ska framgå: 6. Fakturanummer 7. Datum 8. Totalt belopp (exklusive och inklusive moms) 9. Om F-skattesedel finns 10. Momsreg.nr (personnr vid enskild firma) Obs! Det är möjligt för stödmottagaren att förtydliga på fakturan vad den avser

37 Betalningsbevis Utdrag ur internetbank (obs betald samt till vilket konto betalning gjorts, omgående/för bevakning är ej OK) Faktura som betalats kontant - kvittens på fakturan med betalningsdatum. Ska även styrkas med bokföringsunderlag. Betalningsorder styrks med kontoutdrag där motsvarande summa har dragits från bankgiro/plusgiro. Betalningsorderns nummer ska framgå av kontoutdraget.

38 Betalningsbevis forts Kassakvitton eller andra kvitton där det inte framgår vem som betalat ska styrkas med bokföringsunderlag eller kontoutdrag. På kontanta betalningar med handskrivna kvitton ska säljaren kvittera att betalningen har mottagits. Köparen namn och vad som har köpts ska framgå av kvittot Kontokortsbetalningar ska styrkas med kontoutdrag alternativt faktura betalning.

39 Ej stödberättigande kostnader Gåvor till projektdeltagare Kostnader för privat boende Ränte- och kreditkostnader Kostnader för markinköp, samt regional prioritering: Inköp av byggnader (ej Leader) Böter el andra lagöverträdelser Inköp av djur

40 Ej stödberättigade kostnader forts Inkassoavgifter Alkohol (vissa undantag transnationella projekt) Lösa inventarier Ersättningsinvesteringar 5-årsregeln gäller Kostnader (och aktiviteter) utanför projekttiden

41 Ideellt arbete inom Leader Kontrollera Projektdagböcker (datum, ålder, rätt blankett mm) Summering överensstämmer med kostnadssammanställning Att det framgår vad som gjorts obs! ett aktivt arbete, något som för projektet framåt och som man skulle kunna betala för Om det redovisas en högre summa än 175 kr/tim ska underlag på normal debiterad timkostnad bifogas. Redovisa timmar per dag

42 Intäkter inom projektstöd Var uppmärksam på att alla intäkter som hör till projektet redovisas. Även intäkter som man inte räknat med i ansökan/projektplanen ska redovisas Jämför med lägesrapport. Finns det t.ex. annonsintäkter, deltagaravgifter?

43 Redovisning av tid Om du inte arbetar heltid i projektet måste din nedlagda arbetstid styrkas genom dagbok. Olika blanketter: - Ideell tid per aktivitet, används när många personer deltar i samma aktivitet - Ideell tid per person, används när en person utfört arbete dagar och timmar Beskriv kortfattat men tydligt vilket arbete/vilken aktivitet som utförts. Vid deltagande i möte ska dagordning/protokoll bifogas Påskrift Antal Timmar/dag

44 Mat och dryck inom projektstöd Restaurangnotor, matinköp till möten etc. ska motiveras och vara rimliga Syftet, vilka som deltagit i aktiviteten, samt kopplingen till projektet ska framgå Fika till interna möten ej ok, ok vid speciella enskilda tillfällen tex kickoff, avslutning etc Ok när det finns en extern gäst Skatteverkets normer för representation ska tillämpas

45 Begagnad utrustning Det är tillåtet att köpa in begagnad utrustning förutsatt att sökanden skickar ett intyg som visar att utrustningen inte förvärvats med bidrag från offentliga medel de senaste 7 åren från inköpsdatumet utrustningen har de tekniska egenskaper som behövs priset inte överskrider marknadsvärdet Projektägaren ansvarar för att ta fram uppgifterna

46 Avdrag Skillnad mellan redovisat belopp och stödberättigat belopp = felaktigt belopp, vilket medför avdrag med det felaktiga beloppet. Om skillnaden mellan det redovisade beloppet och det stödberättigade beloppet är > 3% görs ytterligare ett avdrag med samma belopp. Redovisa alla stödberättigade (betalda) kostnader du haft även om det blivit dyrare än budget. Bevaka klardatum. 3 månader efter klardatum förfaller ansökan om utbetalning och inga pengar utbetalas.» Gör gärna delredovisningar!

47 Ex avdrag Budget Stöd 50% Redovisade kostnader stöd 50% = 500 Stödberättigande kostnader stöd 50%=500 Summa utbetalning : 500 kr

48 Ex avdrag Redovisade kostnader 900 stöd 50% = 450 Stödberättigande kostnader 874 stöd 50%=437 Stödmottagaren har redovisat 26 som INTE är stödberättigande. ( )/450=2,89% <3% Summa utbetalning : 437 kr

49 Ex dubbla avdrag Redovisade kostnader 900 stöd 50% = 450 Stödberättigande kostnader 850 stöd 50%=425 Stödmottagaren har redovisat 50 som INTE är stödberättigande. ( )/450=5,56 >3% Ytterligare avdrag med (425-( ))=25 Summa utbetalning : 400 kr

50 Besiktning projektstöd Vid projektstöd ska besiktning alltid göras om ärendet innehåller kostnadsslaget investeringar och stödbeloppet i hela ärendet uppgår till kronor eller mer. Slumpmässiga besiktningar ska ske även vid lägre stödbelopp i 20 % av ärendena.

51 LOU-Lagen om offentlig upphandling Länsstyrelsen kontrollerar om stödmottagaren omfattas av LOU eller om det är ett bredbandprojekt

52 LOU-Lagen om offentlig upphandling Bredbandsprojekt Alla varor och tjänster som ingår i bredbandsprojektet ska upphandlas enligt 5 kap :481(landsbygdsförordningen) Upphandlingen ska följa grundprinciperna enligt 1 kap 9 Lag (2007:1091) om offentlig upphandling samt de villkor och kriterier som finns uppställda i landsbygdsförordningen. Gräns vid EUR

53 LOU-Lagen om offentlig upphandling Upphandlingen ska följa : De särskilda kraven som ställs enligt landsbygdsförordningen t ex viktning av kriterier, krav på separat redovisning mm ( 5 kap. 9 landsbygdsförordningen) Principerna i lagen om LOU t ex öppenhet och ickediskriminering mm ( 1 kap. 9 LOU) Upphandlingen ska göra av alla stödmottagare som berörs av regeln, även ex kommuner som vanligtvis skulle undantaget i 1 kap. 4 LOU, och ekonomisk föreningar

54 LOU-Lagen om offentlig upphandling Under EUR En marknadsanalys ska ha lämnat in vid ansökan om stöd Bredbandet ska kunna användas av flera operatörer samtidigt Tredjepartsoperatörer ska få tillträde på ett ickediskriminerande sätt Priset ska grundas på markandsmässiga priser Kontrolleras vid ansökan om stöd samt vid uppföljning av villkoren

55 LOU-Lagen om offentlig upphandling Projektstöd Kontrollen omfattar en kontroll av tre moment och har begränsats till att bara omfatta kostnader för köpta tjänster och investeringar Att större affärer har gjorts kända för marknaden på rätt sätt, det vill säga annonserats på det sätt som krävs. Att direktupphandling bara tillämpats på mindre affärer, under kronor ( gäller nu!) Att ramavtal avroptas korrekt

56 Informationskravet med EU-logga Om den totala kostnaden för en investering överstiger kr ska en upplysningstavla sättas upp. (beställs av Länsstyrelsen) Om den totala kostnaden för infrastruktur överstiger kr ska en affischtavla sättas upp. Detta gäller alla stödmottagare

57 Informationskravet med EU-logga forts Allmänt informationskrav gäller för projekt som drivs av LAG (inkl delprojekt inom LAG-ägda paraplyprojekt), kommuner och myndigheter. Det ska finnas loggor på: broschyrer faktablad & informationsblad nyhetsbrev powerpointpresentationer annonsering webbsidor skyltmaterial, tex roll-ups och affischer

58 Informationskravet med EU-logga forts Vid stöd till webbplatser ska även en länk till EU kommissionens webbplats för Jordbruk- och Landsbygdsutveckling finnas. I Leaderprojekt ska även Leader-logga finnas.

59 Vanligt förekommande fel utbetalning Betalningsbevis saknar mottagarkonto. Det saknas tillräckliga uppgifter om vad som gjorts i redovisning av ideell tid. Slutrapport saknas. Att kontantbetalningar mot kassakvitto inte styrks med kontoutdrag eller bokföringsunderlag. Kostnadssammanställning saknas. Specifikation på underlag tex följesedel. Syfte och förklaring på fikakostnader & resor. Förklara och tänk på den röda tråden!

60 Tänk också på att Följa upp eventuella villkor Meddela om du fått andra stöd för samma ändamål Den offentliga medfinansieringen i projekt måste vara inbetald innan projektstödet kan betalas ut Andelen offentlig medfinansiering ska hållas i varje delrekvisition för att få ut hela projektstödet Stödmottagaren är alltid ansvarig för redovisningen även om en extern byrå/leaderkontoret hjälp till! Kopiera ditt material innan det lämnas in

61 Samt att Vara tydlig i redovisningen! Om redovisningen är komplett och lätt att följa (verifikationskedja!) kan handläggningen effektivare och utbetalningen kan ske snabbare Använd projekthandbok blanketter och trycksaker Ny mall för slutrapport blanketter och trycksaker Läsa anvisningarna på blanketter och trycksaker LANDSBYGD/LANDSBYGDSUTVECKLING Lycka till!

62 EU investerar i landsbygdsutveckling var med och bestäm till vad och vart pengarna ska gå!