Printer/Scanner Unit Type Handbok för skanner. Bruksanvisning

Transkript

1 Printer/Scanner Unit Type 3030 Bruksanvisning Handbok för skanner Komma igång Sända skannade filer med e-post Sända skannade filer med Skanna till mapp Lagra filer Leverera skannade filer Använda TWAIN-nätverksskannerfunktionen Konfigurera/registrera skaninställningar Felsökning Grundinställningar Bilaga Läs denna handbok noga innan du använder maskinen och ha den till hands för framtida bruk. För att maskinen ska kunna användas på ett säkert och korrekt sätt är det viktigt att du läser säkerhetsinformationen.

2 Inledning Denna bruksanvisning innehåller detaljerade instruktioner om maskinens drift och anmärkningar om produktens användning. För din egen säkerhet rekommenderar vi att du läser igenom bruksanvisningen noggrant innan du använder maskinen. Ha boken nära till hands. Två typer av måttenheter används i denna handbok. Referera till den metriska versionen för denna maskin. Viktigt! Innehållet i denna handbok kan komma att ändras utan föregående meddelande. Ricoh tar under inga förhållanden ansvar för några direkta skador, indirekta skador, specialskador, tillfälliga skador eller följdskador som uppkommer som en följd av att maskinen hanterats eller använts. Kopiera inte och skriv inte ut material som det är förbjudet i lag att reproducera. Lokala lagar förbjuder i allmänhet kopiering eller utskrift av följande: sedlar, skattemärken, obligationer, aktiebrev, bankväxlar, checkar, pass och körkort. Listan ovan är endast vägledande och är inte heltäckande. Vi tar inget ansvar för dess fullständighet eller korrekthet. Kontakta en jurist om du är osäker på om det är tillåtet att kopiera ut ett visst dokument eller annat material.

3 Maskinens handböcker Följande handböcker beskriver denna maskins olika funktioner. Läs mer i motsvarande avsnitt om specifika funktioner. Handböckerna är avsedda för olika maskintyper. Adobe Acrobat Reader/Adobe Reader krävs för att använda handböckerna i PDF-format. Två CD-romskivor tillkommer: CD-ROM 1 "Bruksanvisning" CD-ROM 2 "Scanner Driver and Document Management Utility" Handbok för allmänna inställningar (PDF-fil - CD-ROM 1) Ger en översikt över maskinen och beskriver systeminställningar (t.ex. inställningar för kassetter), dokumentserverns funktioner och felsökning. I denna handbok finns anvisningar för adressbokshantering som t.ex. registrering av faxnummer, e-postadresser och användarkoder. Säkerhetsreferens Denna handbok är avsedd för maskinadministratörer. Den redogör för de säkerhetsfunktioner administratörerna kan använda för att skydda data mot manipulering, eller skydda maskinen mot obehärig användning. Handboken beskriver också hur man gör för att registrera administratörer och lägga in användar- och administratörsverifiering. Handbok för nätverk (PDF-fil - CD-ROM 1) Innehåller information om konfigurering och användning av skrivaren i en nätverksmiljö och om användning av programvara. Handboken omfattar samtliga modeller varför vissa funktioner och inställningar eventuellt inte finns på din modell. Bilder, illustrationer, funktioner och de operativsystem som stöds kan skilja sig från vad som gäller för din modell. Handbok för kopiator (PDF-fil - CD-ROM 1) Beskriver procedurer, funktioner och felsökning av maskinens kopieringsfunktion. Handbok för fax <Grundläggande funktioner> (PDF-fil - CD-ROM 1) Beskriver procedurer, funktioner och felsökning av maskinens faxfunktion. Handbok för fax <Avancerade funktioner> (PDF-fil - CD-ROM 1) Innehåller beskrivningar av avancerade faxfunktioner, till exempel radinställning och metoder för registrering av ID. Handbok för skrivare (PDF-fil - CD-ROM 1) Beskriver systeminställningar, procedurer, funktioner och felsökning av maskinens skrivarfunktion. i

4 Handbok för skanner (PDF-fil - CD-ROM 1) Beskriver procedurer, funktioner och felsökning av maskinens skannerfunktion. Handböcker för DeskTopBinder Lite DeskTopBinder Lite är ett program på CD-romskivan som kallas "Scanner Driver and Document Management Utility". DeskTopBinder Lite Handbok för installation (PDF-fil - CD-ROM 2) Beskriver installering av DeskTopBinder Lite och bruksmiljön för Desk- TopBinder Lite i detalj. Denna guide kan visas via dialogrutan [Installation] när DeskTopBinder Lite installeras. DeskTopBinder Lite Introduktionshandbok (PDF-fil - CD-ROM 2) Beskriver rutiner med DeskTopBinder Lite och ger en överblick över funktionerna. Denna handbok läggs till i [Start]-menyn när DeskTopBinder Lite installeras. Auto Document Link Guide (PDF-fil - CD-ROM 2) Beskriver funktioner som Auto Document Link installeras med DeskTop- Binder Lite. Denna handbok läggs till i [Start]-menyn när DeskTopBinder Lite installeras. Andra handböcker PS3-tillägg till handboken (PDF-fil - CD-ROM 1) UNIX-tillägg (tillgänglig hos auktoriserade återsäljare eller som PDF-fil på vår webbsida) ii

5 INNEHÅLL Maskinens handböcker...i Handbokens användning...1 Symboler...1 Namn på tillval Komma igång Kontrollpanel...3 Nätverksskanner...5 E-post...5 Skanna till mapp...6 Lagra...7 Leveransskanner för nätverk...8 TWAIN-nätverksskanner...9 Installation av programvara...10 Snabb installation...10 TWAIN Driver...10 DeskTopBinder...11 Användarverifiering...12 Verifiering av användarkod (med kontrollpanelen)...12 Inloggning (Med kontrollpanelen)...13 Logga ut (Med kontrollpanelen)...13 Programmera in e-postadresser och -mappar Sända skannade filer med e-post Förberedelser för att skicka e-post...15 E-postskärmen...16 Sända skannade filer med e-post...17 Procedur för att skicka e-post...17 Samtidig lagring och sändning av e-post...27 Kontrollera e-postresultat Sända skannade filer med Skanna till mapp Förberedelser för sändning med skanna till mapp...31 Skärmen Skanna till mapp...32 Sända skannade filer med Skanna till mapp...33 Procedur för sändning med Skanna till mapp...33 Samtidig lagring och sändning med Skanna till mapp...43 Kontrollera resultat av Skanna till mapp...45 iii

6 4. Lagra filer Lagra filer...47 Lagringsprocedur...48 Visa listan över lagrade filer...51 Visa listan...52 Söka efter filer...53 Sända lagrade filer med e-post, Skanna till mapp eller leverans...54 Kontrollera lagrade filer från en klientdator...56 Hantera lagrade filer...57 Radera filer...57 Ändra filinformation Leverera skannade filer Förberedelser för leverans...62 Skärmen Leveransskanner för nätverk...63 Leverera skannade filer...64 Leveransprocedur...64 Samtidig lagring och leverans...69 Kontrollera leveransstatus Använda TWAIN-nätverksskannerfunktionen Förberedelser för användning av TWAIN-nätverksskanner...73 Skanning av original Konfigurera/registrera skaninställningar Specificera skaninställningar...77 Relatera inställningarna till originalets orientering och de skannade sidorna...79 För e-post, skanna till mapp och leveransskanner för nätverk...79 För en TWAIN-nätverksskanner...81 Skanna original flera gånger...82 När en tidsgräns angetts för placering av ytterligare original...82 När en tidsgräns inte har specificerats för ytterligare original...84 Program...85 Registrera ett program...85 Hämta program...86 Ändra ett registrerat program...86 Radera program...86 Ändra programmets namn...87 iv

7 8. Felsökning Om maskinen inte fungerar som du vill...89 När skanningen inte utförs som förväntat...89 När det inte går att öppna lagrade filer...89 Det går inte att bläddra i nätverket när en skannad fil sänds...90 Det går inte att starta TWAIN Driver...90 Lagrade filer kan inte redigeras...90 Nätverksleveransfunktionen kan inte användas...90 Det går inte att utföra åtgärder när meddelanden visas...90 När ett meddelande visas...91 När ett felmeddelande visas på kontrollpanelen...91 När ett felmeddelande visas på klientdatorn Grundinställningar Skannerfunktioner...99 Justera skannerinställningar Inställningar Skaninställningar Skanna ett original med anpassat format Inställningar för mottagarlista Inställningar för sändning Administratörsverktyg Bilaga Förhållandet mellan upplösning och filstorlek När e-post, skanna till mapp, spara eller leveransskanner för nätverk används När maskinen används som TWAIN-nätverksskanner Förhållandet mellan den filtyp som specificerats för skanning och den filtyp som specificerats för E-post/fil Placera original Skanna dokument av olika format Programvara som medföljer på CD-rom Filförteckning TWAIN Driver DeskTopBinder Specifikationer för sändnings/spar/leveransfunktioner Sändning Lagra Funktionen leveransskanner för nätverk Specifikationer INDEX v

8 vi

9 Handbokens användning Symboler I denna handbok används följande symboler: Viktigt Om denna instruktion inte följs kan papper matas in fel, original skadas eller filer förloras. Se till att du läser detta. Förberedelse Denna symbol anger att förhandskunskaper och förberedelser krävs innan användning. Denna symbol anger försiktighetsåtgärder vid drift eller åtgärder som bör vidtas om ett fel uppstår. Begränsning Denna symbol anger numeriska gränser, funktioner som inte kan användas tillsammans eller tillstånd då en viss funktion inte kan användas. Referens Denna symbol anger en hänvisning. [ ] Tangenter på maskinens display. [ ] Tangenter och knappar som visas på datorns skärm. { } Tangenter inbyggda i maskinens kontrollpanel. { } Tangenter på datorns tangentbord. Namn på tillval I denna handbok används följande beteckningar för de vanligaste tillvalen: Printer/Scanner Unit Type 3030 skrivar-/skannertillval File Format Converter Type B * Filformatomvandlare Följande programvaruprodukter har generella namn: DeskTopBinder Lite och DeskTopBinder Professional * DeskTopBinder ScanRouter EX Professional * och ScanRouter EX Enterprise * ScanRouter leveransprogramvara * Tillval 1

10 2

11 1. Komma igång Kontrollpanel Illustrationen nedan visar kontrollpanelen på en maskin med alla tillval installerade. SV AHY000S 1. Indikatorer Visar fel och maskinens status. Läs mer i Handbok för allmänna inställningar. d: Fyll på häftklammer D: Fyll på toner B: Fyll på papper L: Kontakta servicetekniker M: Öppen lucka x: Pappersstopp 2. {Användarverktyg/Räknare}-tangent Används för att ändra standardvärden eller driftsparametrar beroende på användarförhållandena. 3. Teckenfönster Visar driftstatus, felmeddelanden och funktionsmenyer. 4. {Kontrollera lägen}-tangent Tryck på knappen när du vill kontrollera vilka mottagare som är valda. 5. {Programmera}-tangent Används när du vill registrera inställningar som används ofta som ett program eller när du vill hämta det registrerade programmet. 6. {Nollställ}-tangent Tryck här för att läsa av de aktuella inställningarna. 7. {Energibesparing}-tangent Tryck på denna tangent för att starta uppvärmningen. Trycker du på tangenten igen under pågående uppvärmning kommer uppvärmningen att avbrytas. Tangenten avaktiveras då du skannar eller ställer in standardvärden för skanningen. 8. {Mellankopiering}-tangent Tryck på knappen när du vill avbryta skannerläget och aktivera kopieringsläget. 3

12 Komma igång 1 9. Huvudströmsindikator och På-indikator Huvudströmsindikatorn lyser när huvudströmmen är aktiverad. På-indikatorn lyser när maskinen är på. Viktigt Slå inte av huvudströmmen när På-indikatorn lyser eller blinkar. Det kan orsaka fel på hårddisken. 10. Strömbrytare Tryck på strömbrytaren för att slå på maskinen. Strömindikatorn tänds. Tryck en gång till på strömbrytaren när du vill stänga av maskinen. Läs mer i Handbok för allmänna inställningar. Tangenten avaktiveras då du skannar eller ställer in standardvärden för skanningen. 11. Funktionsstatus-indikatorer Vid grönt ljus är motsvarande funktion aktiverad. Vid rött ljus har motsvarande funktion avbrutits. Tryck på motsvarande tangent och följ instruktionerna som visas på skärmen. 12. Funktionstangenter Tryck på tangenten {Kopia}, {Dokumentserver}, {Fax}, {Skrivare} eller {Skanner} när du vill aktivera funktionen ifråga. Teckenfönstret ändras efter det val du gjort. Indikatorn för den valda funktionen tänds. 13. Siffertangenter Används för att skriva in numeriska värden. 14. {#}-tangent (Bekräfta-tangent) Används för att bekräfta det inmatade numeriska värdet. 15. {Radera/Stopp}-tangent Radera: Raderar inmatade siffror Stopp: Stoppar skanningen 16. {Start}-tangent Används för att påbörja skanning, fillagring eller överföring. 4

13 Nätverksskanner Nätverksskanner Maskinen kan användas som en nätverksskanner om skrivar-/skannertillvalet installeras. Som nätverksskanner kan maskinen skicka e-post, sända filer till delade nätverksmappar, FTP-servermappar eller NetWare-mappar, lagra skannade filer, fungera som leveransskanner för nätverk och TWAIN-nätverksskanner. 1 E-post En skannad fil som bifogas ett e-postmeddelande kan levereras av e-postsystemet via LAN eller Internet. Du kan även använda funktionen tillsammans med fillagringsfunktionen om du vill e-posta URL-adresser till filer som lagras i maskinen i stället för att bifoga filer i e-postmeddelanden. Referens s.15 Sända skannade filer med e-post ZZZ601S 1. Denna maskin En skannad fil kan bifogas ett e-postmeddelande och skickas till en postserver. I kombination med fillagringsfunktionen kan skannade filer från flera original som tillfälligt lagrats skickas samtidigt. 2. Postserver En e-postserver är en SMTP-server som används i ett e-postsystem. Den överför e-post till angiven mottagare via LAN eller Internet. 3. Klientdator Ett e-postmeddelande med en bifogad skannad fil tas emot från postservern. Kontrollera filens innehåll med en lämplig programvara. 4. LDAP server LDAP-server svararför en katalogtjänst för sökoperationer eller förfrågningar från en klientdator på samma nätverk. Du kan använda LDAP-servern för att söka efter e-postinformation när servern används som databas för att hantera användarverifiering och e-postkonton. 5

14 Komma igång Skanna till mapp 1 Du kan sända skannade filer till delade nätverksmappar, FTP-servermappar eller NetWare-mappar. Referens s.31 Sända skannade filer med Skanna till mapp ZZZ507D 1. Denna maskin Du kan sända skannade filer till delade nätverksmappar, FTP-servermappar eller NetWare-mappar. Använd SMB-protokollet om du vill sända skannade filer till delade nätverksmappar. Använd FTP-protokollet om du vill sända skannade filer till FTP-servermappar. Använd NCP-protokollet om du vill sända skannade filer till NetWare-mappar. I kombination med fillagringsfunktionen kan skannade filer från flera original som tillfälligt lagrats skickas samtidigt. 2. FTP-server FTP-servern är en server som tillhandahåller filöverföringstjänster mellan datorerna i samma nätverk. En skannad fil som skickas till FTP-servern kan lagras och de lagrade filerna kan laddas ned av klientdatorer som loggar på FTP-servern. 3. NetWare-server Du kan använda servern om du vill dela filer över ett nätverk via NetWare. Genom att sända bilddata till servern kan bilder lagras på servern och sedan laddas ned av datorerna i nätverket. Datorn måste köra en NetWare-klient och vara inloggad på servern för att ladda ned bilder. 4. Klientdator En skannad fil som skickas från maskinen tas emot i delade mappar. Kontrollera filens innehåll med en lämplig programvara. 6

15 Nätverksskanner Lagra Du kan lagra skannade dokument som filer på maskinens hårddisk. Lagrade skanningsfiler kan visas, kopieras, tas bort eller hämtas över nätverket när Desk- TopBinder används på en klientdator. Du kan även visa, ta bort och ladda ned skannade filer över nätverket när Web Image Monitor används på en klient. Det går att söka efter filer med användarnamnet eller filnamnet. Du kan ange ett lösenord så att andra inte kan öppna filen. Lagrade filer kan även sändas med e-post, Skanna till mapp eller levereras. När lagrade filer sänds med e-post kan du välja att enbart skicka URL-adresserna för filernas placering. 1 Referens s.47 Lagra filer ZZZ603S 1. Denna maskin Skannade filer av original som skannats med maskinen lagras. 2. Klientdator Den lagrade filen kan visas, kopieras eller raderas genom att datorn ansluts till maskinen med DeskTopBinder. En fil som har sparats i maskinen kan med hjälp av webbläsaren läsas, hämtas eller raderas med Web Image Monitor. Referens Information om DeskTopBinder finns i handböckerna DeskTopBinder. Se s.i Maskinens handböcker. Mer information om Web Image Monitor finns i hjälpen i Web Image Monitor. 7

16 Komma igång Leveransskanner för nätverk 1 Skannade filer av original som har skannats av maskinen lagras i leveransservern och levereras till mapparna på klientdatorer i samma nätverk. Referens s.61 Leverera skannade filer För att det ska gå att använda leveransskannerfunktionen måste en leveransserver ha installerats med ScanRouter leveransprogramvaran. När leveransprogramvaran ScanRouter används kan maskinen leverera skannade filer med e-post och lagra skannade filer i dokumenthanteringsservern. ZZZ604S 1. Denna maskin Skannade filer av original som skannas av maskinen sänds till leveransservern. I kombination med fillagringsfunktionen kan skannade filer från flera original som tillfälligt lagrats levereras samtidigt. Se s.69 Samtidig lagring och leverans. 2. Leveransserver ScanRouter är installerad på datorn som används som leveransserver. En mottagen fil levereras till inkorgen på den angivna destinationen (A på bilden). Filen lagras i inkorgen eller i en mapp beroende på inställningarna i inkorgen (B på bilden). 3. Klientdator Innehållet i en lagrad fil kan kontrolleras på följande sätt: Visa filen i inkorgen i DeskTopBinder för att kontrollera innehållet (C i figuren). Använd Auto Document Link för att hämta filen som lagrats i en inkorg och kontrollera innehållet med ett lämpligt program (D i figuren). Öppna mappen där filen lagrats via nätverket och kontrollera innehållet med ett lämpligt program (E i figuren). 8 Referens Information om DeskTopBinder eller Auto Document Link finns i respektive handbok. Se s.i Maskinens handböcker.

17 Nätverksskanner TWAIN-nätverksskanner Skannerfunktionen i denna maskin kan användas med en klientdator via ett nätverk som använder Ethernet, eller som tillval IEEE 1394 (IP över 1394), eller som tillval IEEE b (trådlöst LAN). 1 Referens s.73 Använda TWAIN-nätverksskannerfunktionen ZZZ605S 1. Denna maskin Skannerfunktionen i maskinen kan användas på en klientdator via nätverk. 2. Klientdator Original skannas genom användning av TWAIN Driver från ett program. Om du använder maskinen som en TWAIN-nätverksskanner behöver du inte välja tangenten {Skanner} på kontrollpanelen. När TWAIN Driver aktiveras på en klientdator växlar teckenfönstret automatiskt till följande skärm. Tryck på [Avsluta] för att använda andra funktioner än TWAIN-nätverksskanner. 9

18 Komma igång Installation av programvara 1 10 Detta avsnitt redogör för hur man installerar den programvara som medföljer på Scanner Driver and Document Management Utility -CDskivan. Referens För information om programvaran på CD-skivan och programvarans systemkrav hänvisas till s.117 Programvara som medföljer på CD-rom. Snabb installation Om du använder Windows 95/98/ Me/2000/XP, Windows Server 2003 eller Windows NT 4.0 startas installationen av olika program automatiskt när du sätter in cd-skivan i en klientdator. Om plug-and-play startar klickar du på [Avbryt] i dialogrutan [Hittade ny maskinvara], [Guiden för enhetsdrivrutiner] eller [Guiden hittade ny maskinvara] och sätter sedan in CDskivan. Dialogrutan [Hittade ny maskinvara], [Guiden för enhetsdrivrutiner] eller [Guiden hittade ny maskinvara] öppnas, beroende på vilket operativsystem som används. Autostart fungerar inte nödvändigtvis automatiskt på alla operativsystem. Starta i så fall SETUP.exe CD-skivan i rotkatalogen. För att inaktivera autostart håller man {skift}-tangenten nedtryckt när man sätter in CD-skivan i CDenheten och fortsätter att hålla den nedtryckt tills datorn har läst från CD-skivan. Om [Avbryt] markeras under installationen, avbryts installationen och återstående program installeras inte. Om du markerat [Avbryt] ska återstående program installeras igen efter det att klientdatorn startats om. För information om programvaran som kan installeras med Autostart, se s.117 Programvara som medföljer på CD-rom. Begränsning För installation under Windows 2000/XP, Windows Server 2003 eller Windows NT 4.0 loggar man in med administratörsrättigheter. TWAIN Driver TWAIN Driver måste vara installerad på en klientdator om du ska kunna använda maskinen som TWAIN-nätverksskanner. Om ett program som stöder TWAIN inte installerats på klientdatorn måste man även installera DeskTopBinder. För information om installation av DeskTopBinder hänvisar vi till s.11 DeskTopBinder. Förberedelse Kontrollera systemkraven för TWAIN Driver före installationen. För information om systemkraven hänvisar vi till s.117 Programvara som medföljer på CD-rom. Använd Autostart för installationen.

19 Installation av programvara A Starta Windows och sätt sedan in CD-romskivan Scanner Driver and Document Management Utility i klientdatorns CD-romenhet. Referens Om installationsprogrammet inte startar automatiskt, se s.10 Snabb installation. B Klicka på [TWAIN Driver]. Programvarans installationsskärm visas. C Installationsprogrammet TWAIN Driver startar. Följ anvisningarna. När installationen är klar kanske ett meddelande som ber dig starta om klientdatorn visas. I sådana fall startar du om klientdatorn. När installationen är klar ligger en mapp med namnet på den maskin som används i [Program] på [Start]-menyn. Därifrån kan Hjälpen öppnas. Anmärkningar angående användning av TWAIN-nätverksskannern finns i Readme.txt. Läs dem innan användning. DeskTopBinder För att kunna kontrollera en inkorg, eller hämta filer med funktionen leveransskanner för nätverk måste du installera DeskTopBinder på klientdatorn. Förberedelse Kontrollera systemkraven för DeskTopBinder före installationen. Se s.117 Programvara som medföljer på CD-rom. Använd Autostart för installationen. För att kunna använda funktionen leveransskanner för nätverk måste du installera leveransprogramvaran ScanRouter (tillval) på den dator som används som leveransserver. A Starta Windows och sätt sedan in CD-romskivan Scanner Driver and Document Management Utility i klientdatorns CD-romenhet. CD-skivans startskärm visas. B Klicka på [DeskTopBinder Lite]. InstallationsskärmenDeskTopBinder Lite visas. Referens För information om efterföljande installationsrutiner, se Handbok för installation som kan visas via installationsskärmen för DeskTopBinder. 1 11

20 Komma igång 1 Användarverifiering Verifieringsskärmen visas när användarverifiering (verifiering av användarkod, grundläggande verifiering, Windowsautentisering, LDAP-verifiering eller autentisering för integrationsserver) är inställt. Om ett giltigt användarnamn och lösenord inte används kan maskinen inte användas. Logga in när du ska använda maskinen, och logga ut när du är klar. Var noga med att alltid logga utför att förhindra obehörig användning av maskinen. Kontakta användaradministratören för information om ditt användarnamn för inloggning, lösenord och användarkod. Kontakta administratörerna för detaljerad information om olika typer av användarverifiering. För användarkodverifiering skriver man in ett nummer som registrerats i adressboken som [Användarkod]. Verifiering av användarkod (med kontrollpanelen) Följande skärm visas när verifiering av användarkod är inställt. Skriv en användarkod (åttasiffrig) och tryck sedan på [#]. Du behöver inte logga ut efter användarkodsverifiering. 12

21 Användarverifiering Inloggning (Med kontrollpanelen) Utför stegen nedan för att logga in när grundläggande verifiering, Windowsautentisering, LDAP-verifiering eller autentisering för integrationsserver är aktiverat. A Tryck på [Enter] for [Inloggningsnamn]. Logga ut (Med kontrollpanelen) Utför stegen nedan för att logga ut när grundläggande verifiering, Windowsautentisering, LDAP-verifiering eller autentisering för integrationsserver är aktiverat. A Tryck på {Användarhjälpmedel/Räkneverk}. B Tryck på [Utloggning]. 1 B Skriv in ett användarnamn och tryck sedan på [OK]. C Tryck på [Enter] for [Inloggningslösen]. D Skriv in ett lösenord och tryck sedan på [OK]. E Tryck på [Logga in]. När användaren har verifierats visas skärmen för den funktion du använder. C Tryck på [Ja]. D Tryck på {Användarhjälpmedel/Räkneverk}. 13

22 Komma igång Programmera in e-postadresser och -mappar 1 Du kan programmera e-postadresser och mappar med funktionen Hantera adressboken på menyn Administratörsverktyg i systeminställningarna. Du kan även registrera de programmerade e-postadresserrna och -mapparna i en grupp. Du kan registrera poster i adressboken med Web Image Monitor eller Smart- DeviceMonitor for Admin. För ytterligare information om hur man installerar SmartDeviceMonitor for Admin, se Handbok för nätverk. För ytterligare information om hur man registrerar adresser hänvisas till de olika applikationernas hjälpfunktioner. Beroende på maskintyp kan det hända att du inte kan använda maskinen när den uppdaterar adressboken med hjälp av CSV-filer (hämtade via Smart- DeviceMonitor for Admin) som innehåller användarkoder. Referens Handbok för allmänna inställningar 14

23 2. Sända skannade filer med e-post Skannade filer kan skickas från maskinen till angivna mottagare via e-postsystemet. Detta kapitel beskriver hur du skickar filer med e-postsystemet, visar olika skärmar, sänder och hur du kontrollerar det du skickat med denna funktion. Förberedelser för att skicka e-post För att kunna sända skannade filer med e-postsystemet krävs följande förberedelser. Om du kopplar en e-postserver till nätverket ska du installera den på nätverket i förväg. Mer information om inställningar finns i handböckerna för e-postservern som ska användas och programvaran som ska installeras. 1 Anslut maskinen till nätverket med en Ethernet-kabel, IEEE 1394-kabel (tillval) eller använd trådlöst LAN. För att ansluta en IEEE 1394-kabel krävs IEEE 1394-gränssnittskort. För att ansluta trådlöst LAN krävs IEEE b gränssnittsenhet. Se Handbok för nätverk. 2 För att sända skannade filer med e-post skall följande [Systeminställning]-inställningar vara korrekt specificerade. (Vissa andra inställningar måste också vara specificerade.) IP-adress subnet mask DNS-server SMTP servernamn Mer information om att göra inställningar och andra inställningar finns i Handbok för nätverk. Du måste även registrera mottagare och annan information i adressboken. Mer information finns i Handbok för allmänna inställningar. 3 Gör inställningar för att skicka e-post, t.ex. filtypsprioritet och standardinställningar för avsändare. Se s.108 Inställningar för sändning. 15

24 Sända skannade filer med e-post E-postskärmen 2 E-postskärmen visas på bilden. Funktionsalternativen som visas fungerar som valtangenter. Du kan välja eller specificera ett alternativ genom att trycka lätt på det. När du väljer eller specificerar en post i displayen tänds den som. Tangenter som inte kan väljas visas som. 1. Mottagarfält Visar den valda mottagaren. När flera mottagare valts visas de valda mottagarna i den ordning de valdes genom att du trycker på [UFöreg] eller [TNästa]. För att kontrollera de valda mottagarna trycker du på {Kontrollera lägen}- tangenten. 2. [ ] E-post/Skanna till mapp Tryck när du vill byta mellan e-postfunktionen och funktionen för skanna till mapp. Du kan skicka filer till e-postmottagare och mottagare för skanna till mapp samtidigt. 3. E-postikon ( ) Indikerar att e-postskärmen visas. 4. [Registreringsnr] Tryck när du vill ange en mottagare med ett femsiffrigt registreringsnummer. 5. [Manuel inm.] När en mottagare specificeras som inte finns i listan, tryck på [Manuel inm.] och skriv in mottagaren med tangentbordet som visas på skärmen. 6. [Bifoga avsändarnamn] [Kvitto] [Ämne/Meddelande] [Filnamn/Typ] Tryck när du vill ange avsändare, kvittoinställning, ämne, meddelande samt namn och format för filerna som du vill skicka. 7. [ ] Byt mottagarlista/sök/byt titel Tryck när du vill flytta en mottagare från leveransserverns lista till maskinens mottagarlista för att söka efter en mottagare. 8. Mottagarlista Visar de mottagare som har registrerats i leveransservern eller i maskinen. Om inte hela listan ryms på skärmen kan du använda knapparna [U] och [T] för att förflytta dig genom listan. Grupper betecknas med den här symbolen ( ). 16

25 Sända skannade filer med e-post Sända skannade filer med e-post Procedur för att skicka e-post En skannad fil sänds efter det att skaninställningar och mottagare har angivits. A Tryck på knappen {Skanner}. SV ZZZ607S Bilden ovan är ett exempel. Den aktuella bilden kan vara annorlunda. B Kontrollera att inga föregående inställningar är kvar. Om en föregående inställning finns kvar, tryck på {Nollställ}. C Placera original. E Gör skaninställningarna. Referens Det finns två sätt att specificera skaninställningar enligt beskrivningen nedan: Konfigurera respektive inställning för skanning. För ytterligare information se s.77 Specificera skaninställningar. Återkalla registrerade inställningar. För ytterligare information se s.86 Hämta program. F Byt till e-postskärmen om skärmen för leveransskanner för nätverk visas. A Tryck på [ ]. B Tryck på [Byt mottagarlista]. C Tryck på [E-post]. 2 Referens Proceduren för att placera original är densamma som när du placerar original för kopiering. Mer information om hur du placerar original finns i Handbok för kopiator. D Gör inställningar för originalets riktning, de skannade sidorna och andra inställningar om det behövs. Referens s.79 Relatera inställningarna till originalets orientering och de skannade sidorna D Tryck på [Avsluta]. E-postskärmen eller Skanna till mapp visas. E Tryck på [ ] om skärmen Skanna till mapp visas. E-postskärmen visas. 17

26 Sända skannade filer med e-post 2 G Ange mottagaren. Du kan specificera mottagaren på följande sätt: Välj från mottagarlistan. Specificera dess registreringsnummer. Ange e-postadressen direkt. Sök efter den i mottagarlistan. Sök efter den i LDAP-servern. Mottagare i mottagarlistan och registreringsnumren skall vara registrerade i förväg i [Systeminställning]. Mer information finns i Handbok för allmänna inställningar. Information om det högsta antalet mottagare som kan väljas för varje sändning finns i s.119 E-post. Se till att [Till] väljs innan mottagaren väljs. Om nödvändigt, välj [Cc] eller [Bcc] samt respektive mottagare. Vissa mottagare kanske inte visas beroende på säkerhetsinställningarna. Välja en mottagare i listan A Ange mottagaren. Den valda mottagaren markeras och visas också i mottagarfältet överst på skärmen. Om den valda mottagaren inte visas ska du göra något av följande: Visa mottagaren genom att välja dess första bokstav från titel. Visa mottagaren genom att trycka på [U] eller [T]. B Upprepa steg A för att välja fler mottagare. För att avmarkera en destination trycker du på mottagaren en gång till eller på [UFöreg] eller [TNästa] för att ta upp mottagaren i mottagarfältet och trycker sedan på tangenten {Radera/Stopp}. 18