Hans Lundell, förvaltningschef Annelíe Henriksson, nämndsekreterare

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll 1 (19) Plats och tid Onsdagen den 13 november 2013 i kulturskolans aula, klockan Beslutande Lasse Sjöberg (S), ordförande Pia Renman (M), 2:e vice ordförande Claes Rydén (S) 16:00-17: Ejvind Karlsson (S) Jan Henriksson (V) Elaine E. Lindblom (FP) Kristina Borén (KD) Lena Hjälmgren (S), tjänstgörande ersättare Tony Ring, (M) tjänstgörande ersättare Van The Nguyen (S), tjänstgörande ersättare 17:55-18: Övriga deltagande Hans Lundell, förvaltningschef Annelíe Henriksson, nämndsekreterare Utses att justera Janne Henriksson Ersättare Pia Renman Justeringens plats och tid Kultur- och föreningsförvaltningen, den 18 november 2013 Under- skrifter Sekreterare... Paragrafer Ordförande ANSLAG / BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kultur- och föreningsförvaltningen Underskrift...

2 Sammanträdesprotokoll 2 Ej tjänstgörande ersättare Övriga deltagare Ireen von Wachenfeldt (V) Vivian Engström (M) Inga-Lill Andersson (C) 16:50 18:50 Thorbjörn Svensson (KD) Per Sjöberg, kulturchef Maria Lobell, bibliotekschef Maria Motin, fritids- och turismchef Börje Engholm (MP), oppositionsråd/partiföreträdare Leif Fredriksson (SPI), oppositionsråd/partiföreträdare

3 Sammanträdesprotokoll 3 KFN 88 Tema - kulturskolan i framkant... 4 KFN 89 KFN Kulturskolan i framkant KFN 90 KFN Personalinformation KFN 91 KFN Ekonomisk månadsuppföljning KFN 92 KFN Internkontroll 2013 delegeringsbeslut... 8 KFN 93 KFN Internkontrollplan KFN 94 KFN Tillgänglighetsanpassningar KFN 95 KFN Biblioteksassistenter och tillgängligheten till biblioteket KFN 96 KFN Tillsyn arkivmyndighet Folkhälsonämnden KFN 97 KFN Tillsyn arkivmyndighet Barn- och utbildningsnämnden, kansliet KFN 98 KFN Införande av e-arkiv i Karlskoga kommun KFN 99 Redogörelse från nämnden KFN 100 Redogörelse från verksamheterna KFN 101 KFN Delegeringsbeslut kultur- och föreningsnämnden KFN 102 KFN Inkomna handlingar

4 Sammanträdesprotokoll 4 KFN 88 Tema - kulturskolan i framkant Kulturchef Per Sjöberg och verksamhetsledare Helen Kahlin visade en film om kulturskolan och projektet Kulturskolan i framkant och reflektioner kring denna gjordes. Förslagen för det förnyade uppdraget gicks igenom och diskuterades. Nämnden fick även se en film om El sistema.

5 Sammanträdesprotokoll 5 KFN 89 KFN Kulturskolan i framkant 2013 Sammanfattning Att finna former för en positiv utveckling av kulturskolan, utan att nya ekonomiska medel tillförs, vilket bidrar till måluppfyllelsen av Kulturvision för Karlskoga. Att bli ett nav i kommunens kulturverksamhet där pedagogisk verksamhet är ett redskap och där professionell- och amatörverksamhet möts, vilket leder till både eget skapande och konsumtion av olika kulturyttringar. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse s beslut Kulturskolan i framkant. s beslut Kulturskolan i framkant. 1. Rapporten godkänns enligt förslag och genomförs när de ekonomiska ramarna tillåter. 2. Att ge ett nytt uppdrag till Kulturskolan enligt förslag 1 i rapporten 3. Att återkomma med en första lägesraport i maj månad Kultur och föreningsnämndens beslut 1. Rapporten godkändes enligt förslag och genomförs när de ekonomiska ramarna tillåter. 2. Gav ett nytt uppdrag till Kulturskolan enligt förslag 1 i rapporten 3. Förvaltningen ska återkomma med en första lägesraport i maj månad Expedieras till Verksamhetsledaren Kulturskolan Barn- och utbildningsnämnden Barn- och utbildningsförvaltningen

6 Sammanträdesprotokoll 6 KFN 90 KFN Personalinformation Förvaltningschef Hans Lundell informerade om hur det ser ut med frisknärvaro/sjukfrånvaro på förvaltningen 2013.

7 Sammanträdesprotokoll 7 KFN 91 KFN Ekonomisk månadsuppföljning 2013 Sammanfattning Kultur- och föreningsförvaltningen har upprättat ekonomisk rapport för perioden januari-oktober Rapporten är grundad på de ekonomiska ramar kommunfullmäktige fastställde den 27 november samt ett tilläggsanslag 2013 för ökade kapitaltjänstkostnader (980 tkr) gällande Strandbadets internhyra, enligt tidigare beslut i Kommunfullmäktige den 15 juni samt den 19 juni Avdelningarnas ramar har justerats enligt beslut om internbudgetjustering den 15 maj 2013 KFN 40 samt kompenserats för 2013 års löneökningar (kompensation av löneökningar för lärare på Kulturskolan kommer att ske under november). Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 8 november Ekonomisk rapport januari-oktober 2013,. godkänner ekonomisk rapport januari-oktober 2013 för. Kultur och föreningsnämndens beslut godkände ekonomisk rapport januari-oktober 2013 för. Expedieras till Kommunstyrelsen Förvaltningschef Avdelningschefer Ekonom

8 Sammanträdesprotokoll 8 KFN 92 KFN Internkontroll 2013 delegeringsbeslut Sammanfattning I oktober 2012 fick förvaltningen i uppdrag att genom internkontroll av delegeringsbeslut gå igenom hanteringen och rapporteringen av delegeringsbeslut till kultur- och föreningsnämnden. Rapporterings skulle ske till nämnden senast på dess novembersammanträde Kommunstyrelsens ledningskontor har i samarbete med övriga förvaltningar under 2013 påbörjat ett arbete med att se över samtliga förvaltningars delegeringsbeslut. Detta väntas utmynna i ett, så långt det är möjligt, enhetligt och kommunövergripande sätt att arbeta med delegeringsbeslut. Kultur- och föreningsförvaltningen föreslår därför att internkontrollen av delegeringsbeslut skjuts upp tills kommunstyrelsens ledningskontor har färdigställt sin utredning, varefter återrapportering till nämnden kommer att ske. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 23 oktober 2013 Kultur- och föreningsförvaltningen föreslår kultur- och föreningsnämnden att uppskjuta internkontrollen av delegeringsbeslut till dess att kommunstyrelsens ledningskontor är klar med utredningen som gäller samtliga förvaltningars delegeringsbeslut. uppsköt internkontrollen av delegeringsbeslut till dess att kommunstyrelsens ledningskontor är klar med utredningen som gäller samtliga förvaltningars delegeringsbeslut. Expedieras till Kultur- och föreningsförvaltningens ledningsgrupp

9 Sammanträdesprotokoll 9 KFN 93 KFN Internkontrollplan 2014 Sammanfattning Under år 2005 fick kommunens ekonomgrupp i uppdrag att utifrån det av kommunfullmäktige fastställda reglementet för internkontroll lämna förslag till intern kontrollplan. Gruppen utarbetade också ett förslag för vilka rutiner som är lämpliga att följa upp. De rutiner som gruppen föreslår är av generell karaktär, tre till antalet, vilka gäller för samtliga nämnder och utförs centralt. Dessutom föreslås att respektive nämnd beslutar om två nämndspecifika rutiner att kontrollera. För 2014 föreslås granskning av följande två för kultur- och föreningsnämnden specifika rutiner: 1. s/-förvaltningens rutiner för tecknande av avtal; utformning av avtalen, överensstämmelse med delegeringsordningen, diarieföring. 2. Vikarieanskaffning. Hur fungerar samarbetet med bemanningsenheten för kultur- och föreningsförvaltningen ur ett verksamhetsmässigt och ekonomiskt perspektiv. Granskningen av rutiner för avtal skall rapporteras till nämnden senast på aprilsammanträdet. Internkontrollen av vikarieanskaffning skall ha granskats och rapporteras senast på novembersammanträdet. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 16 oktober Internkontroll skall ske av rutiner för kultur- och föreningsnämndens och förvaltningens avtals, vilket skall rapporteras till nämnden senast på dess aprilsammanträde Internkontroll skall ske av vikarieanskaffning vilket skall rapporteras till nämnden senast på dess novembersammanträde Kultur och föreningsnämndens beslut 1. Internkontroll skall ske av rutiner för kultur- och föreningsnämndens och förvaltningens avtals, vilket skall rapporteras till nämnden senast på dess aprilsammanträde Internkontroll skall ske av vikarieanskaffning vilket skall rapporteras till nämnden senast på dess novembersammanträde Expedieras till Kvalitetsledaren Kommunarkivarien Registrator Personalchefen

10 Sammanträdesprotokoll 10 KFN 94 KFN Tillgänglighetsanpassningar Sammanfattning gav , förvaltningen i uppdrag att under 2010 genomföra internkontroll av tillgängligheten till kultur- och föreningsnämndens publika lokaler. I KFN 96/10 togs beslut om godkännande av rapporten angående tillgängligheten till kultur- och föreningsnämndens publika lokaler. Beslut togs även om att komplettera rapporten med en översyn av Alfred Nobels Björkborn, Botorps ridhus och Konsthallen. Enligt beslut, KFN , ska de brister som fortfarande finns gällande publika lokaler och som kan inrymmas under rubriken enkelt avhjälpta hinder åtgärdas. De mer kostsamma bristerna, såsom hissar, ombyggnationer av toaletter och så vidare överlämnas till ansvarig nämnd, samhällsbyggnadsnämnden, för inplanering i budget för tillgänglighetsanpassning. De kostsamma bristerna kommer att tas upp i Agenda 50 gruppen, där fritids- och turismchefen ingår, samt representanter från samtliga förvaltningar. Där kan en första prioritering göras utifrån budgeten för tillgänglighets-anpassning. De brister som återstår under rubriken enkelt avhjälpta hinder kommer varje ansvarig verksamhetschef att fortsätta arbeta med tillsammans med samhällsbyggnadsförvaltningen, fastighetsavdelningen, för att på sikt föra bort dessa från listan. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 24 oktober s beslut 80 den 18 oktober 2012 Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 2 oktober s beslut 173/2011 Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 18 oktober s beslut 100/ Samtliga verksamhetschefer fortsätter arbeta med de brister som fortfarande finns och som kan inrymmas under rubriken enkelt avhjälpta hinder i samarbete med samhällsbyggnadsförvaltningen. 2. De mer kostsamma bristerna, såsom hissar, ombyggnationer av toaletter osv, planeras in i kommunens budget för tillgänglighetsanpassningar och lyfts upp i Agenda 50 gruppen av fritids- och turismchefen. 3. En återrapportering till nämnden ska ske varje år, senast i december. Kultur och föreningsnämndens beslut 1. Samtliga verksamhetschefer fortsätter arbeta med de brister som fortfarande finns och som kan inrymmas under rubriken enkelt avhjälpta hinder i samarbete med samhällsbyggnadsförvaltningen. 2. De mer kostsamma bristerna, såsom hissar, ombyggnationer av toaletter osv, planeras in i kommunens budget för

11 Sammanträdesprotokoll 11 tillgänglighetsanpassningar och lyfts upp i Agenda 50 gruppen av fritids- och turismchefen. 3. En återrapportering till nämnden ska ske varje år, senast i december. Expedieras till Samhällsbyggnadsnämnden, fastighetsavdelningen Avdelningscheferna Handikappkonsulent

12 Sammanträdesprotokoll 12 KFN 95 KFN Biblioteksassistenter och tillgängligheten till biblioteket Sammanfattning På kultur- och föreningsförvaltningens oktobersammanträde fick förvaltningen i uppdrag att 1. Se över möjligheterna att reducera antalet biblioteksassistenter och beskriva de ekonomiska, arbetsmiljömässiga och verksamhetsmässiga konsekvenserna av detta. 2. Utreda en ökad tillgänglighet till biblioteket genom ett ökat öppethållande samt genom ett s k meröppet, beskriva de ekonomiska, arbetsmiljömässiga, verksamhetsmässiga och lokalmässiga konsekvenserna. 3. En rapport ska lämnas på kultur- och föreningsnämndens novembersammanträde. Eftersom ärendet beslutades direkt på sammanträdet och inte var samverkat, kan ingen fullständig utredning presenteras på novembersammanträdet. En riskanalys måste först genomföras tillsammans med berörd facklig organisation och skyddsombud. Därefter ska ärendet informeras på samverkan och sedan, vid ett annat tillfälle, samverkas. Av den anledningen presenteras inte utredningen förrän på decembersammanträdet. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 2 november s protokoll den 16 oktober s protokoll den 15 maj s protokoll den 17 september Kultur- och föreningsförvaltningen föreslår kultur- och föreningsnämnden följande förslag till beslut: att utredningen, Biblioteksassistenter och tillgängligheten till biblioteket-utredningsuppdrag, presenteras på decembersammanträdet. Kultur och föreningsnämndens beslut Beslutades att kultur- och föreningsförvaltningen presenterar utredningen Biblioteksassistenter och tillgängligheten till biblioteketutredningsuppdrag, på decembersammanträdet.

13 Sammanträdesprotokoll 13 KFN 96 KFN Tillsyn arkivmyndighet Folkhälsonämnden Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller allmänna handlingar enligt TF 2kap. I följande verksamheter har arkivmyndigheten varit på inspektion: folkhälsoförvaltningens verksamhet, kansliet och till viss del kost och städverksamheterna. Folkhälsonämnden har generellt sett goda rutiner för arkiv- och dokumenthantering, dock måste vissa justeringar göras ytterligare. Rapporten resulterade i förlägganden och rekommendationer. Inspektionen kommer att följas upp av arkivmyndigheten om sex månader. Beslutsunderlag Kultur och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse Tillsynsrapport Tillsynsprotokoll Kultur och föreningsnämnden uppmanar folkhälsonämnden att åtgärda bristerna enligt förslag i rapporten. 2. Kultur och föreningsnämnden överlämnar rapporten med förelägganden och rekommendationer till folkhälsonämnden Kultur och föreningsnämndens beslut 1. Kultur och föreningsnämnden uppmanar folkhälsonämnden att åtgärda bristerna enligt förslag i rapporten. 2. Kultur och föreningsnämnden överlämnar rapporten med förelägganden och rekommendationer till folkhälsonämnden Expedieras till Folkhälsonämnden Förvaltningschef folkhälsoförvaltningen Arkivredogörare folkhälsoförvaltningen

14 Sammanträdesprotokoll 14 KFN 97 KFN Tillsyn arkivmyndighet Barn- och utbildningsnämnden, kansliet Sammanfattning Inspektion består bland annat av granskning av arkivutrymme samt hur man tillhandahåller allmänna handlingar enligt TF 2kap. I följande verksamheter har arkivmyndigheten varit på inspektion: barn- och utbildningsförvaltningens verksamhet, kansliet. Barn- och utbildningsnämndens kansli har generellt sett goda rutiner för arkiv- och dokumenthantering, dock måste vissa justeringar göras ytterligare. Rapporten resulterade i förlägganden och rekommendationer. Inspektionen kommer att följas upp av arkivmyndigheten om sex månader. Beslutsunderlag Kultur och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse Tillsynsrapport Tillsynsprotokoll Inspektionen kommer att följas upp av arkivmyndigheten om sex månader. 1. Kultur och föreningsnämnden uppmanar barn- och utbildningsnämnden att åtgärda bristerna enligt förslag i rapporten. 2. Kultur och föreningsnämnden överlämnar rapporten med förelägganden och rekommendationer till barn- och utbildningsnämnden Kultur och föreningsnämndens beslut 1. Kultur och föreningsnämnden uppmanar barn- och utbildningsnämnden att åtgärda bristerna enligt förslag i rapporten. 2. Kultur och föreningsnämnden överlämnar rapporten med förelägganden och rekommendationer till barn- och utbildningsnämnden Expedieras till Barn- och utbildningsnämnden Förvaltningschef barn- och utbildningsförvaltningen Arkivredogörare barn- och utbildningsförvaltningen

15 Sammanträdesprotokoll 15 KFN 98 KFN Införande av e-arkiv i Karlskoga kommun Sammanfattning uppdrog i oktober åt förvaltningen att göra en förstudie om e-arkiv och att ansöka om kommunstyrelsens utvecklingsmedel till genomförandet av detta. Ansökan ska beslutas på kultur- och föreningsnämndens sammanträde i november. Att införa e-arkiv är långt mer komplicerat än vad som först var väntat och innebär alltså ett omfattande arbete och det kommer att krävas mycket resurser för att genomföra en sådan förstudie. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 23 oktober 2013 s Ansökan om utvecklingsmedel den 7 november Uppdra åt förvaltningen att genomföra en första förstudie angående införandet av e-arkiv. 2. Ansöka om kommunstyrelsens utvecklingsmedel för påbörjandet av arbetet med införande av e-arkiv 3. Påbörja arbetet med att systeminventera förvaltningarna Kultur och föreningsnämndens beslut 1. Uppdrog åt förvaltningen att genomföra en första förstudie angående införandet av e-arkiv. 2. Godkände ansökan om kommunstyrelsens utvecklingsmedel för påbörjandet av arbetet med införande av e-arkiv 3. Uppdrog åt förvaltningen att påbörja arbetet med att systeminventera förvaltningarna Expedieras till Kommunarkivarie Kommunfullmäktige

16 Sammanträdesprotokoll 16 KFN 99 Redogörelse från nämnden Ordföranden informerade om att projektet Bibliotek 3.0 löper vidare. Läsambassadören kommer den 19 november och har en föreläsning och den 28 november blir det kulturdebatt i ämnet. Medborgardialog om biblioteket kommer att vara lördagen den 30 november på kiltorget.

17 Sammanträdesprotokoll 17 KFN 100 Redogörelse från verksamheterna Förvaltningschef Förvaltningschefen informerade om att det kommer fenomföras en utredning om kommersiell verksamhet i av nämnden offentligt finansierade lokaler. Riktlinjer för uthyrningsvillkor kommer att presenteras för nämnden på februarisammanträdet. Kulturchef Från och med vårterminen 2014 kommer Kulturskolan att övergå till digital anmälan istället för anmälan på traditionellt sätt, det vill säga pappersburet. I en övergångsperiod under första kvartalet kommer vi att erbjuda både digital och pappersburet anmälan. Fritid- och turismchef Nya informationsskyltar gällande infarterna är på gång. Informationsplatserna, E18 väster och E18 öster (Villingen) samt Karåsen är i stort sett klara. Platserna Timsbron och Degerforsvägen kommer att färdigställas under Nytt avtal Lunedet med nuvarande hyresgäst är klart och gäller från och med april Renovering av Nobelhallen pågår. Möteslokalen kommer inte att vara tillgänglig under perioden mars--oktober Fredag den 15 november hålls en förhandsvisning på frukostmötet för besöksnäringen där Anders Asplund Berggren kommer att presentera Karlskogas nya interaktiva e-bok om Karlskoga. Boken kommer att vara gratis att ladda ner på en Ipad via ibooks och är nedladdningsbar i hela världen. Avdelningschef KIA Informerade om att nya Tidvis har kommit ut och att arkivens dag var välbesökt.

18 Sammanträdesprotokoll 18 KFN 101 KFN Delegeringsbeslut kultur- och föreningsnämnden 2013 Följande delegeringsbeslut anmäls: KFN : Ordförandebeslut 02/13 Ekonomiska frågor 04/13 Ekonomiska frågor 05/13 s beslut Godkänner redovisningen

19 Sammanträdesprotokoll 19 KFN 102 KFN Inkomna handlingar 2013 Följande handlingar anmäls: 1. Protokollsutdrag KF Gemensam Science Park i Karlskoga 2. Protokollsutdrag BUN Barn- och utbildningsnämndens sammanträdestider Protokollsutdrag KS Gemensam myndighetsnämnd med Storfors kommun 4. Protokollsutdrag GN Gymnasienämndens sammanträdesdagar Protokollsutdrag KS Delårsrapport 2 Karlskoga kommun år Protokollsutdrag FHN Sammanträdesdagar Protokollsutdrag FHN Budget till ungdomsrådet Ung Kung Karlskoga 8. Protokollsutdrag KS Revidering av Reglementen för Karlskoga kommuns nämndorganisation