ULF SÖDERBERG. En vårdutredning

Transkript

1 ULF SÖDERBERG En vårdutredning Få ting är roligare for en arkivarie än att gå runt bland hyllorna och då och då stanna for att öppna en volym. Nya perspektiv i tiden och rummet öppnas. Nya kunskaper, ideer och tankar tillfo'rs hela tiden. Men betraktaren blir alltför ofta även lätt deprimerad då han eller hon tittar på och i volymerna. Det visar sig nämligen snart att många volymer på ett eller annat sätt är skadade. I värsta fall är de fuktoch brandskadade och trasiga; i andra fall börjar arkivkartongen att gå sönder. Etiketterna (om det finns några) börjar ramla av. Volymen är kanske fylld av gem som har rostat och därmed förstört papperet. Papperet ja, det gamla gjort av lump är inget problem; I8oo-talets träfiberhaltiga papper kommer däremot enligt experterna snart att försvinna. Och texten på dåliga kopior från delar av I9oo-talet kan redan nu vara svårläst. Skissen ovan bildar bakgrund till det uppdrag som Riksarkivet fick av regeringen inför år I 999 Riksarkivet skulle redovisa "vilka konserverings-, arkivvårds- och reproduktionsinsatser som erfordras för att den fysiska statusen hos de arkiv och samlingar som förvaras i Riksarkivet och landsarkiven skall erhålla en acceptabel nivå". Uppdraget skulle redovisas senast den I oktober I999 Riksarkivet beslöt att göra ett s k verksprojekt av det kommande arbetet och tillsatte den I februari I 999 en arbetsgrupp och gav direktiv för arbetet. Några nyckelmeningar i direktiven var: "Tillståndet i bestånden skall kartläggas så långt som möjligt på basis av nuvarande kunskaper och utan nya omfattande utredningar. Det arbete som skall utföras innebär en 'taxering' av bestånden. Därmed avses en översiktlig, icke desto mindre seriös bedömning av aktuella åtgärdsbehov, byggd på den kunskap, kompetens och erfarenhet som finns hos personalen inom arkivverket. Det kan i detta skede normalt inte bli fråga om att gå in i bestånden och göra mera ingående kontroller av beståndens inre och yttre fysiska skick." Andra viktiga meningar var: "Taxeringen bör läggas upp på ett sådant sätt att arbetet i kommande etapper inte behöver rivas upp och göras om, utan kan föras vidare och kompletteras eller fördjupas. Det programunderlag som tas fram under våren kommer att ha uppenbara begränsningar. Det skall senare kunna byggas ut och fördjupas genom systematiska inventeringar av olika bestånd eller beståndskategorier." so ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2000:2

2 En vli1 dutredning Anvisningar skulle sändas ut i mitten av februari till de deltagande arkivinstitutionerna och arbetet skulle vara färdigt den 3 I maj, varefter rapporten skulle skrivas. Låt mig här få understryka värdet av det fantastiska arbete som de inblandade arkivinstitutionerna utförde. De redovisade bestånden uppgick till 368 hyllkilometer pappershandlingar och drygt 1,1, milj kartor och ritningar! Siffrorna borde ha varit litet högre. Av allt att döma föll ett antal bestånd bort. Det vittnar om en stor styrka hos arkivverket att denna utredning kunde genomföras inom de snäva tidsgränser som gavs. Visserligen skulle taxeringen av arkivbestånden ske på basis av nuvarande kunskaper, men utredningen krävde en stor arbetsinsats. Underlaget från de deltagande arkivinstitutionerna kom i stort sett i tid. I det följande redovisas kortfattat vilka uppgifter som arkivinstitutionerna skulle lämna. I. Med utgångspunkt från uppgifterna i ARKIS skulle samtliga bestånd redovisas; i vissa fall i s k del bestånd. Kommentar: Detta fungerade i stort sett bra, men det visade sig att uppgifterna i ARKIS långtifrån redovisade samtliga bestånd. 2. För varje bestånd, ibland delbestånd, skulle sedan följande uppgifter redovisas: Omfång i hyllmeter 2.2. Åtgårdsbehov (Traditionell konservering som kräver utbildad arbetskraft, reproduktionsinsatser som mikrofilmning ochfeller scanning, ovrzga vårdinsatser såsom nya etiketter, nya arkivkartonger, bortplockning av gem etc). Kommentar: Uppgifterna skulle ges utan hänsynstagande till om det ansågs vara ekonomiskt möjligt att genomföra de föreslagna åtgärderna Arkivaliskt värde. Kommentar: Detta är naturligtvis ett inte helt okontroversiellt kriterium, eftersom åsikterna om "värdet" kan växla över tiden. Å andra sidan är det ju just ett tänkt arkivaliskt värde som vi tar hänsyn till hela tiden, då vi utfärdar gallringsföreskrifter. Utredningen arbetade med följande värden: - Normalvärde. I förutsättningarna angavs att cirka 9 5% av alla bestånd skulle ges detta värde. Det visade sig emellertid att detta värde i slutändan blev mycket lägre! - Historiskt symbolvärde som t ex Sveriges originaltraktater, pergamentsbrev, privilegiebrev. Avsikten var att det inte skulle bli särskilt många bestånd/handlingar som åsattes detta värde. -Särskilt informationsvärde p g a handlingarnas unicitet, kontinuitet eller informationsvärde (som t ex kyrkoarkiv, mantalslängder och jordeböcker). - Särskilt funktionellt/processuellt värde för länkning eller sökning av uppgifter (t ex lagfartsböcker i häradsrättsarkiv). Detta kriterium framstod uppenbarligen inte som tillräckligt klart, eftersom de flesta institutioner inte använde sig av det. 2 + Användningsfrekvens. Kommentar: Vid bedömningen här skulle en femgradig skala användas, I betydde att beståndet var lågfrekvent (någon enstaka gång per år), 3 normalfallet (någon gång i månaden) och 5 högfrekvent (några gånger i veckan) Angelägenhetsgrad. Kommentar: Taxeringen skulle avslutas med att det gjordes en sammanvägning av åtgärdsbehovet och hur angeläget det var. Enligt förutsättningen skulle normalfallet vara att inga åtgärder behövde vidtas. Men därtill fanns värdena mycket angeläget, angeläget samt behövligt. I anvisningarna gjordes försök att precisera innehållet i dessa termer. 3 slutligen skulle för varje bestånd/delbestånd anges om de givna uppgifterna var ett resultat av en taxering eller en tidigare gjord, mer noggrann, inventering. ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2000:2 51

3 Ulf Söderbe1 g Alla dessa uppgifter skulle ges för dels de traditionella pappershandlingarna, dels för kart- och ritningsinnehavet. Utredningen behandlade däremot inte vårdbehovet hos akivinstitutionernas digitala upptagningar. Inte heller, vilket kritiserades, vårdbehovet hos arkivinstitutionernas fotografier. Ett av skälen till varför inte fotografierna togs upp i detta sammnanhg var att de hade behandlats för några år sedan i samband med en ansökan om s k SESAM-medel. I denna ansökan hade klart framgåttvilka enorma vårdinsatser som behövs på fotoområdet. Nå, vad blev då resultatet av allt detta utredande? Det visar att vårdbehovet för arkivhandlingarna hos Riksarkivet, Krigsarkivet och landsarkiven är mycket stort. Att här gå igenom de enskilda resultaten är inte möjligt utan den intresserade läsaren hänvisas till rapporten. Några allmänna kommentarer skall dock ges. För cirka 3 procent (14 hyllkilometer) av hela beståndet av pappershandlingar behövs kvalificerade konserveringsinsatser, för cirka 2 5 procent krävs övriga vårdinsatser och för drygt 7 procent krävs reproduktionsinsatser. För kartor och ritningar var motsvarande siffror betydligt högre. Om man matchar dessa siffror med ett särskilt arkivaliskt värde, finner man att cirka 2 procent (9 hyllkilometer) har såväl ett högt arkivaliskt värde som ett kvalificerat vårdbehov. Det går att fortsätta på den inslagna vägen. Alla siffror visar att vårdbehovet är oroväckande stort. I rapporten ges också ett förslag till vårdprogram. I största korthet innehåller detta förslag följande punkter: - Det skall finnas en övergripande bevarandeplan för arkivverket. Denna skall innehålla mål för verksamheten, strategier för genomförande och riktlinjer för genomförande och uppföljning. Med denna plan i ryggen skall varje arkivinstitution i arkivverket ha en egen detaljerad bevarandeplan. - Den genomförda taxeringen bör följas upp av en fördjupad inventering för att prioriteringar skall kunna göras. - De preventiva åtgärderna måste ges högre prioritet. - Målet skall vara att Riksarkivet, Krigsarkivet och landsarkiven samtliga skall ha en "bevarande/ konserveringsenhet" med åtminstone en utbildad professionell papperskonservator. Om arkivinstitutionen är större och har ett bestånd av högt internationell och nationellt värde bör det finnas fler konservatorer. En sådan kompetens finns idag endast vid ett fåtal instititutioner. Det är nödvändigt att kompetensen finns i varje institution, eftersom bevarandefrågorna är centrala för varje arkivinstitution och förutsätter en fortlöpande dialog inom institutionen. - De arkivhandlingar som skall konserveras av en utbildad konservator bör i framtiden endastvara sådana med ett mycket högt arkivaliskt värde. - Arkivverkets nuvarande konservatorer och bokbindare bör inte arbeta med att laga biblioteksband eller binda in arkivförteckningar, tidskriftsårgångar eller arkivinstitutionens eget ämbetsarkiv. - Arkivverkets nuvarande bokbindare bör ges möjlighet att skaffa sig kompletterande kunskaper i papperskonservering (om de inte redan har en sådan kunskap). Arkivverket kommer även i framtiden ha behov av personer med bokbinderikunskaper, eftersom det finns arkivhandlingar med högt arkivaliskt värde med skadade band som bör åtgärdas. - Filmning/scanning bör ske i de fall en dyrbar konservering har ägt rum. Detta för att inte materialet skall slitas ned på nytt av alltför flitig användning. Då rapporten sändes till Kulturdepartementet anmälde RA i sitt missiv ett resurs behov för att realisera de åtgärder som rapporten föreslår. Behovet uppges vara: Medel till preliminärt I 2 konservatorstjänster, arbetskraft uppgående tills o personer under fem år till "övriga vårdinsatser", soo milj kronor (fördelat på 10 år) för mikrofilmning och scanning samt milj kr för att täcka inventerings- och driftskostnader. ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2000:2

4 En vå1 dutredning I det s k budgetunderlaget för till regeringen hemställde RA om "en successiv uppbyggnad av resurserna vid arkivinstitutionerna genom förstärkning med två ~änster per år" (konservartors~änster, min anm) samt "att regeringen beaktar övriga vårdbehov i samband med att olika typer av sysselsättningsprojekt aktualiseras". Någon formell reaktion på rapporten har inte kommit från Kulturdepartementet, men det kan förmodas att frågan kommer att tas upp i den kommande arkivutredningen. Riksarkivet har redan nu tagit ett väsentligt steg på området, eftersom det sedan den I juli 2ooo finns en bevarandebyrå i Riksarkivets organisation. En sådan fanns inte tidigare. Byrån skall bl a utveckla en bevarandeplan för arkivverket, utveckla en vårdplan för RA, utveckla och samordna rutiner för vårdplanens tillämpning inom RA, svara för papperskonservering, bokbinderi och sigillvård, svara för mikrofilmning och mikrofilmskopiering, utveckla och samordna tekniska metoder inom verksamhetsområdet, medverka i standardiseringsarbete inom verksamhetsområdet. Det är synnerligen glädjande att RA har lyft fram bevarandefrågorna på detta sätt. Det har således redan blivit ett resultat av det nedlagda arbetet. Blir det något mer konkret i form av resurstillskott? Det är naturligtvis helt omöjligt att veta något bestämt härom. Det är bara att hålla tummarna för att den kommande arkivutredningen tar upp frågan på ett positivt sätt. NOTER L Regeringskansliet, Kulturdepartementet, Regleringsbrev 1999 s Riksarkivet, protokoll I arbetsgruppen ingick: Gun-Britt Aagard (RA), Bo Berg (Kr A), Lars Ericson (KrA), Ingmar Fröjd (RA), Guni.lla Nordström (GLA), Birger Stensköld (RA) samt Ulf Söderberg (Kr A, projektledare och sammankallande). Vid varje landsarkiv samt vid Kr A, depå byrån, enskilda byrån och tekniska byrån skulle kontaktpersoner utses. Helmut Backhaus, RA, utförde ett värdefullt "förarbete". 3 "... en accepabel nivå". Rapport om vilka insatser som krävs för att den fysiska statusen hos arkivhandlingarna i Riksarkivet, Krigsarkivet och landsarkiven skall nå en acceptabel nivå. Riksarkivet Rapporten är på 24 sidor plus bilagor. Rapporten finns hos de aktuella institutionerna. 4- RA , dnr / RA zooo-02-23, dnr 2ooo/ RA, arbetsordning och delegationsordning, protokoll 2oooo6-22. Den nya byråns verksamhet omfattar inte sådana vårdfrågor som Krigsarkivet svarar för. Per Dahl har utnämnts till chef för den nya byrån. En viktig roll inför inrättandet av en bevarandebyrå i RA har den utredning som "Organisationskommitten för en samordnad konserveringsoch bindningsverksamhet inom Stockholmsområdet" avgav; RA , dnr ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2000:2 53

5 GUNILLA NORDSTRÖM Skall arkivarier konverteras? Yrkesrollen och dess forändring var ämnet på Arkivsamfundets temadag våren zooo. Gunilla Nordström, lärare i arkivvetenskap vid Göteborgs universitet och forste arkivarie vid landsarkivet, reflekterar här utifrån den diskussion som fordes under dagen kring yrkets specialisering. Nordström hävdar att det gemensamma i yrkesidentiteten behöver tydliggöras for att specialiseringar skall kunna ske med bibehållen respekt och fo"rståelse for varandras val och uppgifter. Varför ägnar just vi arkivarier energi åt yrkesrollen och hur skall det tolkas? Är det positivt eller negativt? Kan det bero på att vi ifrågasätter varandra inom vår egen yrkesgrupp och därför har svårt att vara tydliga om vår samhällsroll? Beror det kanske på att vi är en expansiv yrkeskår som har stark utvecklingspotential? Har vi varit skickliga på att utnyttja vår omvärldskunskap för strategiska val? Har vi ett unikt långtidsperspektiv på informationsfrågor att tillföra!t-samhället? Vi kan nog enas om att förändring och utveckling ständigt pågår och att få yrken har utvidgats så snabbt och markant som arkivariens. För en profession som bland annat därför har blivit så tvär- eller till och med mångvetenskaplig, uppstår det ständigt nya frågor, ämnen och områden att debattera och bevaka. Vi kan välja, och har också valt, att göra många av dessa nya frågor och områden till våra. Vilka frågor är arkivariespecifika? Vilka frågor har arkivarier synpunkter på? Vilken forskning skall vi bevaka som vår? Måste specialiseringen accelerera? Finns det väsentliga skillnader i identitet hos arkivarier? Hur ser arkivarier med olika specialiteter, eller med olika arbetsgivare, på varandra? Det var några av mina funderingar inför temadagen då Arkivsamfundet hade santlat arkivarier från olika samhällssektorer för att från skilda håll belysa yrkets utveckling och framtid. Anna-Christina Ulfsparre, professor emerita i arkivvetenskap, inledde dagen och menade att skillnader i yrkesrollen främst är knutna till arbetsplats. J ag tror det till stor del att det stämmer även om vi kan skönja tecken till förändring. Det sätt som vi idag har delat in oss med föreningar och intresseorganisationer efter arbetsgivare kan också främja mer än motverka skillnaderna. Arkivariens arbetsplats styr, eller skall styra, valet av arkiv- 54 ARKN, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2000:2

6 Skall arkivarilrr konverteras? förening. Vi har ännu inga specialistföreningar för t ex!t-arkivarier eller arkivpedagoger där man bevakar specifika frågor och påskyndar kompetensutveckling inom området. Professionalisering och specialisering Börje Justrell, arkivråd vid Riksarkivet, talade om arkivarierollens professionalisering och berättade om sin egen forskning i ämnet. Han har bland annat utfört en internationell enkätundersökning där han ställt frågor om arkivarieyrkets villkor i informationssamhället. Börje Justtell belyste frågor som utbildning, professionsinriktad forskning, strategier för avgränsning mot andra yrken och arkivariens samhällsfunktion. För att ge perspektiv på professionaliseringen av arkivarieyrket behandlade han samhällsuppdragets utveckling och framväxten av en akademisk disciplin. Han menade att vi måste fråga oss vilken kunskap det är som eftersträvas. Den måste också ses i perspektiv av det samhällsuppdrag som ges till arkiven, av främst staten, i olika länder. Hur ser synen på arkiv ut i olika länder? Är de väsentliga för kulturell identifikation och ett kollektivt minne? Ger arkiven kunskap om samhället och dess maktförhållanden? När samhället förändras kan det tydliggöras med att arkivförhållanden förändras. För när den politiska situationen förändras märkbart förändras också arkivens samhällsuppdrag, vilket kan medföra förändrade kunskapskrav för arkivarier. För att illustrera sitt resonemang, redogjorde han för Riksarkivets och landsarkivens samhällsuppdrag och dess utveckling och utvidgning. Riksarkivet som arkivdepå för det kungliga kansliet, forskningsanstalt för främst historievetenskapen, rationell dokumentadministratör för statsförvaltningen, övervakare av demokratiska kontrollinstrument, och kulturbärare och källa för kunskapsutvecklingen i samhället. Parallellt kan man se utvecklingen av arkivarieyrket. J ag tycker man kan lägga till att redogörelsen tydliggör de ökade yrkeskraven, då de gamla uppdragen i princip finns kvar medan man med regel- bundenhet tillfört nya. Sett i det perspektivet aktualiseras behoven av en utvecklad specialisering. Informationsarkitekt eller loppmarknadsobjekt? Maria Thysell, ansvarig för uppdragsverksamhet, och Pontus Stanstrup, ansvarig för marknadsföring och information, bägge från Stockholms företagsminnen, representerade företagssektorn. De ca 180 medlemmarna i Stockholms företagsminnen förblir ägare av sina deponerade arkiv vilket innebär att man kontinuerligt arbetar med en kundrelation, en kund som skall vara tillfreds med den erhållna servicen. Man arbetar aktivt, inte bara med de arkiv som deponerats, utan också med dokumenthanteringsfrågor ute på företagen. Det innebär att arkivarien tar ett helhetsgrepp som spänner över både företagshistoria och dagens arkivbildning. Man arbetar med pappersarkivering, digital dokumenthantering och återsökningsmöjligheter för forskning. Intressant att vidareutveckla, och något man ser att fler och fler företag använder, är att använda företagets historia och tradition som marknadsförings- och konkurrensmedel. De berättade också om hur arkivarien som konsult arbetar och redogjorde för de krav som då ställs, som t ex att kunna driva projekt, att hålla tidsramar och att kunna ta bra betalt för utfört uppdrag. Man talade om att arkivarien kanske kan fungera som kontrollperson för digitala signaturer. Här tror jag att vi inte bara kan utvidga yrkesområdet utan vi har även möjlighet att tydliggöra arkivariens samhällsroll. Det bör vara naturligt att just arkivarien fungerar som kvalitetsgarant för äkta och säker arkivinformation, något som ju måste vara av största intresse för den arkivskapare som vill återanvända sitt arkiv. De påpekade också utvecklingsmöjligheterna för arkivarier i!t-samhället, där det ju är av största vikt att tidigt strukturera arkivinformationen för att förvissa sig om trygg tillgänglighet. Visst är det så, framtida arkivarier kan inte enbart leta på vindar och i källare efter!t-samhällets kulturarv. Be- ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2000:2 55

7 varar vi inte våra digitala arkiv genast finns det stor risk att de för evigt går förlorade. De diskuterade även yrkesidentitet och förde då fram arkivarien som informationsarkitekt, och visst kan man med lite fantasi tänka sig det. Arkivarien som visuellt tecknar linjerna i palats av pappershandlingar, databaser och uppgifter. Som förvissar sig om att salarna rymmer den arkivinformation som skall bevaras, att serveringsgångar för återsökning hålls öppna och att väggar och dörrar säkras mot intrång. Bara man inte ifrågasätter arkivariebenämningen och ger efter för någon slags vulgäruppfattning om arkivarien som ett kuriöst men tämligen onödigt loppmarknadsobjekt. Kulturförmedlare och arkivpedagorer Katarina Lundström, Föreningsarkivet i Jämtland, talade för folkrörelserna. Hon ser arkivarien som en aktiv kulturförmedlare som ständigt arbetar för att nå nya arkivanvändare. Hon anser att vi skall vara tydliga om det skriftliga kulturarvets värde och illustrerade med några goda exempel. Hos Jämtlands föreningsarkiv finns en historieverkstad för åringar som leds av lärare och det finns önskemål om att en liknande vuxengrupp skall komma igång. Jag tycker att det är ett gott, och även strategiskt, val att göra satsningar på barn och ungdomar. Det strategiska ligger inte bara i tillförandet av nya användargrupper utan även i nyskapandet av potentiella arkivlobbyister. Katarina Lundström talade också om vikten av en öppen marknadsföring av arkivarier som aktiva bevarare och förmedlare och hon saknade arkivpedagogik i arkivarieutbildningen. Jag kan glädja med att arkivarieutbildningen vid Göteborgs universitet innehåller ett moment om arkiven och forskningen, där man bland annat haft som tentamensuppgift att på olika sätt förmedla arkivens innehåll. Det har skapats broschyrer, hemsidor, CD-skivor och arkivhandledningar. Föreningsarkivet i Jämtland har påbörjat ett aktivt samlande och skapande av arkiv med självbiografier för föreningsaktiva personer. Att bevaka nya grupperingar och skapa egna arkivhandlingar där information saknas kan säkert vara kontroversiellt, men jag anser att vi här kan vidga arkiv- eller arkivarieområdet. Vem bevarar annars information om t ex den i norra Sverige så utbredda veganrörelsen? Vi kan här låta ABM-samarbetet berika oss med kompetens från närliggande yrkesgrupper och samarbeta med hjälp av nya metoder som utvecklas och prövas utomlands. Arkivarien och ARM-samarbetet Leif Gidlöf, arkivråd vid Riksarkivet, representerade arkivinstitutionerna. Han påminde om den ekonomiska verkligheten som en väsentlig faktor, ger den möjligheter eller är den en tvångströja? Leif Gidlöf formulerade ett antal frågor som bör ställas inför arkivariers fortbildning och rekrytering. Kan vi utföra uppgiften själva eller kan andra göra de bättre? Är uppgiften väsentlig för oss som arkivarier? Förändringarna i samband med införandet av informationsteknologin är så uppenbara inom arkivområdet, vi använder IT som redskap och som objekt för arkivstudier. Parallellt framhålls också vikten av att kulturarvets representanter kommunicerar med användargrupper och utvecklar individaktiva metoder. Samtidigt existerar en ekonomism där man vill prismärka producerade tjänster och en kostnadsredovisning per enhet anses önskvärd. Det positiva är att det leder till en omprövning av de resurser vi har för vårt uppdrag. Det motverkar också revirtänkande som kan förhindra en vidare utveckling. Extern finansiering med olika aktörer inblandade kan också stimulera förändringsförmågan och förändringsviljan. Han påpekade att all förändring kräver en viss kontinuitet och därför är det väsentligt att de långsikta perspektiven och målen ligger fast, det är redskapen mer än innehållet som bör förändras. Leif Gidlöf ser ABM-samarbetet som en bra plattform för att skapa vår egen profil och göra den tydligare, vi ser vad vi har gemensamt och vad som skiljer oss åt i arbetet med kulturarvsfrågorna. Betydelsen av en ökad specialisering, med en tunn men stark gemensam plattform, framhävdes och ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2000:2

8 Sknll nrkivm ier konverte-rns? Gidlöf avslutade med en framtidsbild bestående av flexibel resursanskaffning, fysisk och mental cirkulation och vidare gränser inom kulturområdet. Vi har en tid kunnat se att resursanskaffningen är på väg att kraftigt förändras vilket säkert till stor del kan var fostrande för oss. Faran är dock att de områden där det inte är möjligt att visa omedelbar användning eller "nytta" kan komma i skymundan. Kompetensprofil i förändring Per Matsson, Svenska kommunförbundet, representerade den kommunala sektorn och inledde med att fastslå att den typiska kommunarkivarien inte existerar. Betingelser och förutsättningar är olika och kommunerna ställer synnerligen differentierade krav på sina arkivarier. Kommunernas verksamhet förändras och man har en fri struktur med en rörlig nämndorganisation som kräver snabba lösningar inom arkivområdet. Behovet av arkivarier borde öka då kommunernas mångfacetterade verksamhet behöver tillgång till snabb och tillförlitlig arkivinformation; men vi måste framhålla att det är just arkivariekompetens som erfordras. Väsentligt för kommunarkivarierna, som ofta är ensamma om sin kompetens på sin arbetsplats, är ett väl fungerande nätverk av arkivarier för diskussion och information. Per Matsson poängterar också att de stora arkiven inte har monopol på de stora frågorna utan allt samarbete ger nya möjligheter till utveckling. Men han ser också hot mot kommunernas arkivverksamhet, som bristande resurser, att administrativ personal försvinner i hög grad och att en del chefer kan ha en övertro på tekniska totallösningar. Övertro på tekniken? Anna Christina Ulfsparre talade i ett omvärldsperspektiv och redogjorde bland annat för ICA:s verksamhet där en av organisationens huvuduppgifter är att främja arkivutbildning. Man arbetar också med frågor om yrkesidentitet, etikregler och utvecklaodet av en internationell arkivbibliografi. ICA arbetar aktivt med att stödja professions- utvecklingen i utvecklingsländer, och för att finna gemensamma plattformar för arkivredovisning. Hon berättade också om sina erfarenheter från ICA:s företagssektion med exempel från Holland och Frankrike där man använder arkivmaterial för imageskapande produkter. Många forskares syn på arkiv är att det är tidskrävande och besvärligt med arkivstudier. NAD har i detta sammanhang varit till stor nytta och skapat lättillgängliga kontaktytor för information. Samtidigt måste vi akta oss för en övertro på tekniska lösningar då mycket forskning kräver original tillgång. Det viktigaste är att skapa genvägar in i arkiven för att nå t ex glesbygdsgrupper och på så sätt locka till vidare forskning direkt i arkiven. J ag håller med, inte ens en arkivarie kan ensam att behärska den samlade kunskap som man får tillgång till genom NAD. Men hur sinnrikt en digital informationsväg än är konstruerad kan den inte helt ersätta den engagerade arkivarien. Arkivarien som genom frågor och följdfrågor leder forskaren in i det adekvata arkivmaterialet. Innanför och utanför Som representanter för framtiden fick Emil Hildebrandsällskapet, genom Ulrika Grönquist, Annika Rodhe och Perrulla Friberg, redogöra för sin syn på yrkesrelaterade frågor. Föreningen bildades 1993 som en intresseförening för arkivstudenterna vid Stockholms Universitet och har utvecklats till äinnesråd. De sammanfattade dagen och tecknade bokstavligen sin bild av arkivvärlden. Deras erfarenheter skiljer sig en del från de som kommit fram tidigare under dagen och man ser hur omvärldsbilden förändras beroende av vem som tecknar den. De lever i en värld av stor rörlighet och där till viss del andra kunskaper och färdigheter än de vi hittills talat om efterfrågas. Förmågan att kunna marknadsföra sin kompetens och sitt yrke blir centralt för den som arbetar i kortvariga projekt. Då man ofta arbetar som ensam arkivarie är det viktigt att söka samarbete med andra professioner, men här finns också en risk för ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2000:2 57

9 Gunilla Nm dst1 öm att arkivarieidentiteten minskas med tiden. Många arkivarier rekryteras till andra uppgifter och yrken och risken finns att många aldrig återvänder till arkivarieyrket. Man upplever arkivinstitutionerna som statiska med liten personalrörlighet medan den i världen utanför är desto större. De upplever en klar skiljelinje mellan arkivarier innanför och utanför de stora arkivinstitutionerna. Man önskar sig vidare kontaktytor och mötesplatser med andra arkivarier. De påpekar också att kompetensutveckling blir ett problem med korta anställningar på relativt lös bas. Emil Hildebrands vänner har ett tydligt stockholmsperspektiv vilket de också själva poängterar. I Västsverige har vi skapat en sådan efterfrågad mötesplats genom bildandet av föreningen Arkivarier i Väst. Där samlar vi arkivarier från alla samhällssektorer för informationsträffar och föreläsningar om arkivintressanta ämnen. Dessa brukar vara mycket välbesökta och aktiviteterna är som regel kostnadsfria. Hur skall man då sammanfatta dagen? Skall arkivarier förvandlas, omvandlas, konverteras, konserveras, eller kanske migreras? Skall arkivarier ständigt anpassas till rådande och modernt format? Förlorar vi inte då en och annan god gammal hårddisk (med gigabyte av arkivariekompetens) på vägen? Vi bör nog först renovera och grundförstärka den gemensamma plattformen och genom den skall också en stark och tydlig arkivarieidentitet skapas. Om vi inte tydliggör det gemensamma kan det bli svårt att utveckla specialiteter med respekt och förståelse för varandras val och uppgifter. Vår omvärlds förändringar måste vi givetvis beakta då samtiden är central för oss. Vi skall inte bara dokumentera, bevara och vårda samtiden som objekt, utan vi skall också ha i minnet att våra användare som lever i samtiden är en del av vår omvärld. Om denna omvärld inte inser värdet av arkiv kan den heller inte förstå värdet av arkivarier. ARKiv, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2000:2

10 PETER SIVERVALL Nordiska arkivdagar med informationsåldern som tema De nittonde Nordiska arkivdagarna arrangerades i år av Danmark den maj på ett förnämligt sätt där framförallt seminarierna gav ett positivt intryck. Det konstaterar Peter Sivervall i sin rapport från Århus. De 19:e nordiska arkivdagarna arrangerades i år av Danmark på ett mycket förnämligt sätt med såväl intressanta föredrag och seminarier som gemytlig festmiddag. Att årets tema var Arkiv i den teknologiska informationsåldern förvånade föga, och även om alla frågetecken inte rätades ut under de tre dagarnas samvaro, gavs ändå rikliga möjligheter till intressanta infallsvinklar och skapande av kontakter med arkivkollegor i de nordiska länderna. Inför arkivdagarna i Århus utgavs en rapport, Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år woo, med bidrag från Danmark, Finland, Island, Norge och Sverige. Rapporten bidrog till att man på hemmaplan kunde komma väl förberedd och någorlunda insatt i respektive lands förutsättningar, möjligheter och problem på!t-området. Ankomstdagen 24 maj ägnades åt att hitta hotell, registrerings- och konferenslokaler samt att träffa arkivkollegor. Ett bra tillfälle att göra det sistnämnda på var i samband med öppet hus i Erhvervsarkivet, där det i de gemytliga lokalerna bjöds på förfriskningar. Som om inte detta var nog avslutades kvällen med en läcker huffet i Århus rådhus. Själva konferensdelen öppnades på torsdagen den 25 maj av Danmarks riksarkivarie Johan Peter Noack varefter den norske professorn i rättsinformatikjon Bing höll ett föredrag om IT & Samfund. Föredraget som hölls på ett humoristiskt och avspänt sätt omfattade såväl Internet som Star Trek. Under programpunkten IT i forvaltningen redogjordes för det danska postväsendets system Klarsyn. W ebben för att väcka intresse Tyngdpunkten på arkivdagarna var lagd på de parallella seminarier som hölls på eftermiddagarna. Varje deltagare kunde av naturliga skäl endast be- ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2000:2 59

11 Pete1 Sive1 vall söka ett par seminarier var. Undertecknad valde Arkivenes Internettjenester samt Praksis og udvikling for bevaring og kassation. Övriga seminarier var Arkivteori i udvikling, Organisation i arkivet, IT i privatarkiver, Digitale kildeudgivelser, Elektroniske arkivaliers autenticitet, Udvikling i den offentlige forvaltning, Udvikling i den private sektor samt Elektronisk s0gning og tilgrengeligg0relse: principper og forudsretninger. På seminariet Arkivenes lnternettjenester visades och berättades om bland annat det danska arkivverkets (Statens arkiver) webb, där en av målgrupperna är den del av befolkningen som nästan aldrig kommer i kontakt med arkiv. En bra ingång för att väcka intresse kan vara med rubriken De gode historier som bjuder på spännande upplevelser förmedlade genom arkivalier och presenterade av Landsarkivet for Sjrelland och det historiska magasinet Siclen Saxo (titta in på sidan eller vad sägs om hundarnas namn och protokollen från förhören med Danmarks sista häxa. Under seminariet informerades även om Arkivet som Application Service Provider, det vill säga att arkiven står till ~änst med (gratis) applikationer, t ex en arkivredovisningsapplikation. Fördelen för användaren (t ex en myndighet) är gratis tillgång till en applikation, medan en fördel för arkivinstitutionen kan vara att den får ta del. av de registrerade uppgifterna på ett enhetligt sätt och i önskat format för vidare befordran till exempelvis ett arkivinformationssystem. Gallringsprinciper och teknik Ordföranden för seminariet Praksis og udvikling for bevaring og kassation konstaterade inledningsvis, att redan till de nordiska arkivdagarna 1974 hade de nordiska arkivdagarna rubriken Arkiven i dataåldern. Förhoppningsvis har vi kommit en bit på väg sedan dess. Några tankar om IT och arkiv lades fram: vad är själva objekten för gallring; är det system eller data som ska ingå i en leverans till arkivmyndighet. Ordföranden konstaterade vilket, mången tillsynsarkivarie kan instämma i, att det fortfarande finns kommunikationsproblem mellan arkiv, myndigheter och datacentraler. Vidare redogjordes under seminariet för respektive lands kontakter med myndigheter avseende tillsyn och rådgivning, bevarande och gallring samt leveranser av främst!t-arkivalier till arkivmyndighet. Från danskt håll redogjordes för principerna och perspektiven i samband med gallring. Huvudprincipen från danskt håll när det gäller bevarande av!t-arkivalier (data i elektronisk form l elektronisk arkivalie l elektroniskt arkivsystem) är bevarande i ursprunglig form, det vill säga som ITarkivalie och inte genom uttag på papper. I samband med gallring av!t-arkivalier skiljer sig kriterierna åt beroende på typen av system (enkla register, diarier, ärende- och dokumenthanteringssystem). Andra utgångspunkter är om informationen som är föremål för gallringsutredning rör en myndighets verksamhet samt den externa eller interna administrationen. F rån norskt och svenskt håll diskuterades de mer tekniska spörsmålen i samband med bevarande av!t-arkivalier, t ex att inte lagra hela program utan bara själva datat i systemoberoende format. Detta innebär i sin tur att tabeller, relationer mellan dessa m m tappar sin ursprungliga form. För att återskapa det ursprungliga krävs inte minst att det finns tillförlitlig dokumentation ur vilken tabeller, relationer och sammanhang kan utläsas. Vid en av föredragningarna i stor sal för samtliga konferensdeltagare visades deltagarländernas olika arkivinformationssystem av varierande omfattning och komplexitet. Utan att gå in i detalj på respektive presentation, kan konstateras att informationssystemen kommer att påverka vårt arbete framöver, inte minst vad gäller tillgängligheten till arkivrelaterad information. De nordiska arkivdagarna är slut för denna gång. Sammanfattningsvis är det bara att tacka arrangörerna för ett förnämligt arrangemang, där framförallt de olika seminarierna gav ett positivt intryck. 6o ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2000:2

12 ANDERS L JOHANSSON Kostnaderna för bevarandet av ADB-upptagningar Inledning I december I 996 publicerade Dagens Nyheter en artikel av Anders R Olsson om kostnaderna för bevarandet av det informationsteknologiska samhällets arkiv. ' Artikeln i sig var ganska pessimistisk och i konklusionen undrade Olsson om regeringen Persson, eller någon annan svensk regering för den delen, var beredd att öronmärka en miljard kronor för att rädda IT -samhällets informationsarv. Det ska sägas att jag, vid tidpunkten för artikelns publicering, inte ägnade den särskilt stor uppmärksamhet, men allt eftersom tiden gått och min egen myndighet har ställts inför faktum att leverera ADB-upptagningar till arkivmyndighet har tankar om kostnader och samhällsekonomi mer och mer ställts i fokus. Frågorna som aktualiserats är många. Vad har tjänat som utgångspunkt för Riksarkivets befintliga prissättning? Styrs de levererande myndigheternas agerande av ett långsiktigt samhällsekonomiskt tänkande? Eller styrs de av ett krasst ekono- miskt kortsiktigt perspektiv präglat av besparingstider? Har vi någon uppfattning om vilka de faktiska kostnaderna för bevarande och tillhandahållande av ADB-upptagningar egentligen är? I 3 arkivlagen (I990:782) slås fast att arkiven är en del av det nationella kulturarvet. Detta innebär att bevarandet av arkiven I) måste betraktas som en kollektiv och samhällsekonomisk fråga, 2) kostnaderna för bevarandet och tillhandahållandet kvarstår även om det är möjligt att i ett kortsiktigt perspektiv spara någon krona för en enskild myn-. dighet. Det är därför intressant att uppmärksamma de faktiska kostnaderna och på så sätt skapa förutsättningar för att medvetna beslut om bevarandet av ADB-upptagningar ska kunna fattas. Föreliggande framställning kan ses som en fristående fortsättning på Anders R Olssons artikel. Syftet är att försöka resonera kring och i möjligaste mån identifiera kostnaderna för bevarandet och tillhandahållandet av ADB-upptagningar. Artikeln gör inga anspråk på att vara heltäckande. Den ska ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2000:2 6I

13 Anders L Johansson i stället ses som ett debattinlägg i den diskussion som Anders R startade I 996. Utgångspunkter Arkivdepåkommitten (direktiv I989:46) föreslog I99I att affärsverkens framtida arkivleveranser, som inte är tvingande enligt arkivlagen, skulle ske genom avtal och mot full ersättning enligt självkostnadspris för bl a förvaring och vård.' Vidare utgickkommitten från att"... arkivmyndigheterna i särskilda fall kan träffa avtal med statliga förvaltningsmyndigheter om leveranser av arkiv mot särskild ersättning."j Mot bakgrund av kommittens förslag slog regeringen fast att "Riksarkivets och landsarkivens resurser behöver förstärkas i samband med att de mottar arkivleveranser från myndigheter. "4 Föredragande statsråd konstaterade att arkivlagen lägger ett tydligare ansvar på de arkivbildande myndigheterna för sina arkiv och att detta ansvar även innefattar långsiktiga aspekter utöver egna och tidsmässigt mer kortsiktiga återsökningsbehov. Vidare konstaterades att arkivmyndigheterna fungerat som en kostnadsfri resurs och avlastning för de statliga myndigheterna. slutsatsen blev således att det är rimligt att arkivmyndigheterna ges kompensation för de leveranser som sker.s Riksdagen hade inte något att erinra mot detta. 6 Regleringen kom att tas in i I 7 arkivförordningen (I99I:446, ändring I993=45I). Där slås fast att myndigheten, i anslutning tilllevererans av arkivmaterial tilllandsarkiven eller Riksarkivet, ska stå för kostnader hos arkivmyndigheten för bevarande, vård och tillhandahållande av de levererade handlingarna och upptagningarna. Vidare framgår att det ska utgå ersättning för så kallade engångskostnader i samband med övertagandet. I Riksarkivets leveranshandbok har detta sedan kommit att konkretiseras.7 Engångskostnaderna består t ex av grundkostnader för kontakter med arkivbildande myndighet, registrering samt grundläggande kontroll av levererad systemdokumentation. Därutöver ska arkivmyndigheten även erhålla ersättning för kostnader beroende på leveransens storlek och som rör t ex kontroll av större dokumentationsmängder samt kontroll och hantering av databärare. Beräkningsmodellen för engångskostnaderna utgår från en grundavgift på 2000 kronor. Utöver detta tillkommer kostnader för en timmes arbete per levererad fil, en timmes arbete per levererad databärare, en timmes arbete per påbörjade 20 fält samt eventuell ersättning för konvertering, merarbete som uppstår till följd av att Riksarkivets krav inte uppfylls samt, som det uttrycks i handboken, ersättning för speciella kostnader av övergående natur. Vid oförändrade årliga leveranser från samma system utgår en rabatt på 2 s% av engångskostnaderna. De årliga kostnaderna täcker, enligt leveranshandboken, "... de olika typer av kostnader som kan bli aktuella både vid bevarandet av informationen och vid tillhandahållandet av den. " 8 Vidare framgår att ersättningens storlek är avhängig leveransens komplexitet och dess omfång. Beräkningsmodellen för de årliga kostnaderna utgår från IOO kronor per levererad påbörjad gigabyte. Till detta ska läggas ytterligare IOO kronor per levererad fil och IO kronor per term (fält eller kolumn) samt eventuell ersättning för extraordinära kostnader. De extraordinära kostnaderna avser sådana kostnader som uppstår till följd av konvertering av data, underhåll och/eller komplettering av dokumentation eller ett omfångsrikt tillhandahållande eller utlämnande. I de fall de extraordinära kostnaderna kan anses vara av övergående natur inkluderas de istället i engångskostnaderna. Den rimtaxa som Riksarkivet debiterar är samma arvode som debiteras vid konsultarbete åt myndigheter, vilken för närvarande uppgår till64o kronor. Tanken är att kostnaden betalas direkt av levererande myndighet det första året, därefter ska medelsfördelningen ske i budgetarbetet på departementsnivå. I praktiken innebär detta att ersättningen från och med år 2 överförs till arkivverkets anslag från myndighetens. Men den kanske mest problematiska juridiska aspekten som påverkar bevarandet av ADB-upptagningar är den s k likställighetsprincipen. I p raktiken innebär detta att samtliga sammanställnings- 62 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2000:2

14 Kostnade171a for bevm andet av ADB-upptagningar möjligheter som är tillgängliga för den arkivbildande myndigheten även ska vara tillgängliga för en informationssökande allmänhet. Dessa bearbetningsrnöjligheter kan endast inskränkas med hänvisning till sekretess. Om det inte finns något gallringsbeslut för ett specifikt systern som levereras till arkivmyndighet övertas skyldigheten att tillhandahålla dessa sammanställningsmöjligheter av arkivmyndigheten.9 I förlängningen innebär detta att arkivmyndigheten måste bygga applikationer för att tillhandahålla mottagna ADB-upptagningar. Det torde också vara en rimlig utgångspunkt att det måste finnas en applikation för varje godkänd leverans för att dessa krav ska kunna tillgodoses. Avgränsningar För att det överhuvudtaget ska vara möjligt att företa någon kostnadsuppskattning måste vissa antaganden om bevarandet och tillhandahållandet hos arkivmyndighet göras. Självfallet är detta inte helt enkelt. Ovissheten om vad framtiden har att erbjuda inom det tekniska området är uppenbar. Det kan tänkas att de digitala arkiven tillgängliggörs via internet i framtiden. En annan tänkbar lösning är att delar av arkivmyndigheternas forskarsalar förses med arbetsstationer. Ett tredje alternativ är att de bägge första alternativen sarnexisterar för att på så sätt tillgängligöra de digitala arkiven till en så bred publik som möjligt. På kort sikt förefaller en lösning med arbetsstationer i forskarsalarna mer realistisk än att arkiven läggs ut på internet varför jag utgår från denna i den fortsatta framställningen. Analys I det stora hela har jag inget att erinra mot Riksarkivets ersättningsnivå avseende engångskostnader i anslutning till leverans. Det förefaller vara en rimlig utgångspunkt att ersättningen ska utgå på tirnbasis. Men nivån för de årliga kostnaderna avseende förvaring, vård och tillhandahållande av arkivmaterialet ställer jag mig mer tveksam till. I den följande analysen har jag valt att inte ansluta mig till detaljnivån i Riksarkivets leveranshandbok utan behandlar istället den fysiska förvaringen av upptagningarna (bevara och vårda) och tillhandahållandet mer övergripande. ' 0 Fysisk forvaring Frågan om den fysiska förvaringen av t ex magnetband eller optiska lagringsmedier m m är troligen den minst problematiska. Kostnaderna innefattar förvaring i särskilda arkivlokaler, regelbundna konverteringar, komprimeringar, överföringar till nya databärare samt eventuella framtida ornsigneringar av upptagningar med elektroniska signaturer. Avgiften för den fysiska förvaringen är knuten till respektive fysisk entitet, dvs databärare och fil, och kornmer för varje systern att ackumuleras över tid i samband med avställningar ur systemet. Om systemet i fråga genomgår förändringar kan det bli tal om ytterligare engångskostnader för att skapa en enhetlig struktur på samtliga upptagningar som levererats från systemet. Ett tänkbart alternativ, om systemet genomgått genomgripande förändringar, är att leveranserna ur det förändrade systemet istället betraktas som ett helt "nytt" system hos arkivmyndigheten. Det verkar so~ att de årliga kostnader som Riksarkivet idag tar ut täcker den fysiska förvaringen. Tillhandahållande Om kostnaderna för den fysiska hanteringen är överblickbara så ter sig uppgiften att uppskatta kostnaderna för ett framtida tillhandahållande desto svårare. Det finns idag ingen praktisk möjlighet att överföra det ursprungliga systemet till arkivmyndigheten vid leverans. Till stor del beror detta på teknikens livslängd och på upphovsrättsliga problem. Även om de senare går att lösa, är det ett rimligt antagande att den teknik som systemet baseras på inte kornmer att kunna hållas levande tillräckligt länge för att tillfredsställa ett bevarandeperspektiv. Praxis i Sverige idag är att den systerndokumentation som beskriver systemet och dess funktion medföljer vid leverans av upptagningarna. Tanken ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2000:2

15 Ande1 s L Jo bansson är att arkivmyndigheten, med utgångspunkt i denna systemdokumentation, i framtiden ska kunna bygga en ny applikation som motsvarar de funktionskrav som återfinns i systemdokumentationen. Applikationen eller systemet kommer med viss regelbundenhet att behöva byggas om till följd av att tekniska plattformar byts ut. Detta medför även ett behov av att migrera applikationerna till kommande generationer av utvecklingsverktyg m m. Kostnaderna för att tillhandahålla ett levererat system måste således även omfatta medel för att trygga återinvestering i teknik och kompetensutveckling vid arkivmyndigheterna. Hur dessa kostnader ska beräknas är beroende av en mängd faktorer som t ex hårdvarans avskrivningstid, hård- och mjukvarans livslängd, hur pass generell eller specifik tekniken är och hur pass komplex struktur den levererade datan är lagrad i. Vad ingår då i kostnaderna för tillhandahållandet? De måste anses inkludera hårda och mjuka kostnader. De hårda utgörs av t ex servrar, nätverk, operativsystem till nätverket, arbetsstationer, operativsystem till arbetsstationerna och servrarna, utvecklingsverktyg och licenser av olika slag m m. De mjuka kostnaderna får anses omfatta t ex arkivmyndigheternas personal och dess kompetensutveckling. En mjuk kostnad som ofta glöms bort är också verksamhetskunskap och support kring de arkivapplikationer som behöver tillhandahållas. Ett försök att uppskatta kostnader för tillhandahållande av levererade system tar rimligtvis sin utgångspunkt i drift och förvaltning av applikationen hos arkivmyndigheten. Men innan vi har hunnit så långt måste applikationen utvecklas. Med utveckling avses här allt från den verksamhetsanalys som måste ligga till grund för kravspecifikationen, vilken i sin tur utgör förutsättning för system- och programdesign, kodaodet av applikationen, olika tester av systemet och integrationen i plattformen, till produktionstagande av det färdiga systemet. 11 Räkneexempel Självfallet är varje försök att generalisera kring vad bevarandet och tillhandahållandet av ADB-upptagningar faktiskt kostar behäftat med ett antal frågetecken. Det beror på en mängd olika faktorer som är mer eller mindre enkla att överblicka. Uppskattningen påverkas dels av den allt snabbare tekniska utvecklingen, dels av olika avskrivningsperioder för olika delar av den tekniska plattformen. Arbetsstationer och persondatorer skrivs av på 3 år medan nätverk och servrar troligen skrivs av på längre tid. I ett försök att uppskatta kostnaderna har jag valt att utgå från arbetsstationer, servrar och systemförvaltning av den färdiga applikationen. Kostnaden för en arbetsstation kan i dag uppskattas till ca 20 ooo kronor. " Den årliga avgiften för ett enskilt system ges av att kostnaden för arbetsstationen fördelas över avskrivningsperioden och sedan delas mellan antalet levererade system, som enligt uppgift från Riksarkivet i dag uppgår till knappt 200. Därefter multipliceras summan med antalet forskarplatser som behöver utrustas med en arbetsstation. Ett rimligt antagande kan vara att det åtminstone behövs 10 arbetsstationer per arkivmyndighet, vilket ger en summa av 100 arbetsstationer. Med en avskrivningstid på tre år uppgår således arkivmyndigheternas årliga kostnad för arbetsstationer till ca 66o ooo kronor. För att kunna tillhandahålla upptagningarna kommer det även att behövas en eller flera servrar. För att uppskatta kostnaden för detta har jag utgått från samma förutsättningar som för arbetsstationerna, dvs 100 arbetsstationer som sprids på arkivmyndigheterna och ca 200 system eller applikationer som ska tillhandahållas. Uppskattningen av det bedömda behovet av serverkapacitet har gjorts tillsammans med Hewlett Packard, men själva bedömningen av behoven står jag helt för själv. I och med att myndigheterna utvecklar allt mer komplexa system för sin informations- och ärendehantering har jag kanske valt mer serverkraft än vad de redan levererade systemen kräver. Kostnaden uppskattas till ca 900 ooo kronor per server.i J En rimlig uppskattning är att servem inte kommer att behöva bytas inom 6 år. Maskinen kommer dock med största sannolikhet att behöva ARKiv, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2000:2

16 Kortnademo for bevm andet av ADB-upptagningar underhållas och kanske till och med byggas ut under denna tid varför beloppet behöver räknas upp. En försiktig utgångspunkt kan vara I5 %. Utgår vi från att det behövs en server ger detta vid handen en årlig kostnad om ca I 70 ooo kronor. Utöver detta tillkommer kostnader för annan teknik för tillhandahållandet, t ex en bandrobot för automatiserade laddningar av databaser och informationen i dessa. Arkivmyndigheterna kommer även att behöva utvecklingsverktyg för systemen, varför utgifter för databaslicenser tillkommer. Vidare tillkommer nätverk med operativsystem samt eventuella uppkopplingskostnader över telefonnätetmm. Även om den ovan redovisade uppskattningen av teknikkostnaderna kan tyckas stor, är den i särklass största utgiften de s k mjuka kostnaderna. Bedömningen av de personella resurser som behövs för tillhandahållandet på kort och lång sikt är givetvis svår att göra. Personalbehoven är till viss del beroende av hur mycket av hanteringen som automatiseras, vilket i sin tur är beroende av hur mycket som investeras i teknik. En indelning som kanske gör det hela mer överskådligt är att dela upp kostnaderna i en del för utvecklingen av applikationen hos arkivmyndigheten och en del för förvaltningen och driften av densamma. En generell utgångspunkt avseende en genomsnittlig tidsåtgång för systembyggand et, inklusive system- och programdesign, kodande av applikationen samt olika tester av systemet och integrationen i arkivmyndigheternas tekniska plattform, torde knappast understiga I 20 timmar per system. Motsvarande beräkning för förvaltningen av applikationen understiger näppeligen Bo timmar per år och system. Då inget annat finns att tillgå för beräkningen av de personella resurserna utgår jag från Riksarkivets timtaxa på 640 kronor. Slås de ovan redovisade kostnaderna för bevarande och tillhandahållande ut över 6 år blir årsavgiften knappt 70 ooo kronor per system. Av dessa hänför sig ca 5ooo kronor till kostnader för teknik, medan resten utgörs av personal. Summan för teknikkostnader har erhållits genom att den årliga summan delats upp på 200 system. Utgår vi från den ovan redovisade tidsåtgången per system skulle det behövas ca I I årsarbetskrafter inom arkivverket för att vårda och tillhandahålla de redan levererade systemen. Avslutande synpunkter En aspekt som jag varit tvungen att bortse från helt är behovet av ett flertal olika utvecklingsverktyg för att trygga tillhandahållandet av upptagningarna ur myndigheternas olika applikationer. Vidare kommer arkivverket troligen att vilja utveckla systemen i en särskild teknisk plattform, varför det tillkommer kostnader för serverkapacitet för detta. Med utgångspunkt i den ovan redovisade analysen och räkneexemplet är det svårt att se att den faktiska årliga bevarande- och tillhandahållandekostnaden för ett system ska kunna understiga 75 ooo kronor. Detta innebär att den totala årliga summan som skulle behöva överföras till arkivverket för de redan levererade systemen borde uppgå till ca I 5 miljoner kronor. Frågan vi nu har att ställa oss är hur långt den miljard kronor Anders R Olsson efterlyste för att rädda!t-samhällets informationsarv egentligen räcker... NOTER 1. Anders R Olsson, 1996, "Vem ska betala framtidens arkiv?" i Dagens Nyheter , sid. B 1 2. Statens m kivdepåe?: En utvecklingsplan till å (SOU 1991:3 r), sid Ibidem 4 Prop. 1992/93:Ioo, Bil. 12, sid Ibidem, sid. 105 f. 6. Kulturutskottets betänkande 1992/93: KrU22, riksdagsskrivelse 1992/93:316 7 Riksarkivet, 1999, Leveranshandbok, ( 8. Ibidem 9 Martin Holmgren, 1993, 'The Swedish Principle of Public Access to Official Documents- in Relation to Archival Theory and Electronic Data Processing," I The P1 inciple of Provenance, Stockholm: Riksarkivet, sid. 67 f. ro. J&. resonemanget i prop. 1992/93:Ioo, Bil. 12, sid. ro J fr. beskrivningen av ett systemutvecklingsprojekt hos Shari Lawrence Pfleeger, 1991, Softwm e Engineering. The Productian ofquality Software, Maxwell Macmillan International, sid 2 3 ff. ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2000:2 65

17 Anders L Johansson 12. Uppgiften avser en HP Vectra Vli8 SF, pentium 55oMHz, 128 megabyte minne med en hårddisk på 8,4 gigabyte samt Taxan Ergovision 2280 och är hämtad 2ooo-o3-o9 från Riksskatteverket, Ämnesdata basen: E-handel 13. Uppgiften är hämtad från Hewlett Packard 2ooo-o5-05 och avser en HP Lwoo bestyckad med två 8500 PA/RISCprocessorer på 440 MHz, 2 gigabyte minne, interna diskar om 2 18 gigabyte samt ett externt disksystem om 8 * 18 giga byte. 66 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2000:2

18 LARS-ERIK HANSEN J ordabalken - ett otillräckligt skydd för vår kulturhistoria I FILMEN DEN OFRIVILLIGE GOLFAREN AV LASSE ÅBERG utspelas en kamp mellan en företagare, som hyser ett passionerat intresse för golf, och en arkeolog (spelad av Klas Månsson), som omhuldar fornminnesvården. Företagaren anlägger en golfbana och förväntar sig både ökad prestige och ekonomiskvinstvia anläggningen. Arkeologen hävdar att området troligen innehåller fornminnen som han menar hotas genom "golfbaneeländet". Hans uppgift i filmen blir att hitta ett konkret bevis, ett fornminne och via lagen (1988:950) om kulturminnen m m stoppa golfbaneprojektet. Uppgiften för den aningen excentriske arkeologen var ganska enkelom han kunde påvisa att golfbanan var en fornminnesplats hade lagen hjälpt honom att skydda fornlämningarna. Ibland är inte uppgiften så glasklar; ibland är det mer komplicerat att arbeta för ett tillfredsställande skydd för vårt gemensamma kulturarv, i synnerhet om lagstiftningen ger utrymme för skiftande tolkningar, varierande bedömningar. Under 1990-talet har i detta sammanhang frågan om den fas- tighetsbundna tekniska dokumentationen alltmer hamnat i fokus. Två uppfattningar står i stort mot varandra och ingen är i sig felaktig eller saknar stöd i lag. Den ena sidan hävdar med stöd av jordabalkens 4 kap. 20 att säljaren har rätt att till en köpare av en fastighet överlämna tillhöriga kartor och andra handlingar, även allmänna handlingar. I själva verket är det enligt denna uppfattning säljarens skyldighet att tillhandahålla dessa handlingar, oavsett deras "allmänna" status. Allmänna handlingar är i stort de som förvaras hos en myndighet. De är att anse som inkomna till eller upprättade hos en myndighet (2 kap. 3 tryckfrihetsförordningen). Enligt 12 första stycket arkivlagen (1990:782) får en statlig myndighet i vissa fall avhända sig allmänna handlingar endast genom sådant återlämnande eller överlämnande som sker med stöd av bl a lag och detta stöd finns i jordabalken. Den andra sidan, som har ett betydligt svagare juridiskt stöd, menar att delar av den fastighetsbundna teknisk dokumentationen har ett kulturhistoriskt värde och där- ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2000:2

19 Lars-Erik Hansen för bör dessa handlingar förbli allmänna, bli en del av vårt kulturarv och långsiktigt bevaras. Jag kommer i denna artikel att motivera och argumentera för denna uppfattning. Bakgrunden till denna diskussion står delvis att finna i den omvandling av tidigare statlig verksamhet till bolag. Under framför allt I990-talet bolagiserades en rad myndigheter: affärsverket FFV införlivades I99I med Celsiuskoncernen, Statens Vattenfallsverk blev I992 Vattenfall AB, Domänverket förvandlades I992 till AssiDomän AB, Televerket blev den I juli I993 i omgångar först Teracom sedan Telia, och Postverket övergick i en ny associationsform och blev I994 Posten AB osv. Dessa och andra bolag fick via avtal med Riksarkivet låna allmänna handlingar under viss tid, om organet behövde handlingarna i sin fortsatta verksamhet. Detta reglerades senare i lagen (I994: I383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring och förordningen (I994:I495) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheter för förvaring. I lagen stipuleras att bolagen skall jämställas med myndigheter vad gäller hanteringen av de allmänna handlingarna. Således skall all information, också den fastighetsburna tekniska dokumentationen, följa arkivlagen. De skall vara ordnade och förtecknade, de skall hållas åtskilda från bolagens övriga handlingar m m. År I970 när jordabalken kom var det ingen som förutsåg att en rad myndigheter skulle bli bolag och så småningom helt övergå i privat ägo. Dessa bolag handlar på den privata marknaden, vilket ofta förutsätter en snabb och problemfri avyttring av fastigheter, men även befintliga statliga myndigheter står inför relativt stora omställningar. Här kostar det bolagen och myndigheterna pengar att spara den fastighetsbundna tekniska dokumentationen, att endast expediera kopior och behålla originalen- det är ur ekonomisk synvinkel bättre att få fria händer, att fritt disponera de handlingar som tillhör deras fastigheter, att lämna ut originalen till en köpare vid en eventuella försäljningar etc. Ett bolag eller en myndighet är skyldig, enligt förarbetena till jordabalken, att överlämna till köparen tillhöriga kartor och ritningar och andra handlingar angående fastigheten vilka är av betydelse för köparen som ägare av denna. I förarbetena står också att arkivalier endast i undantagsfall omfattas (prop. I970:2o del B I s.2i4 f.), vilket tyder på ett visst avståndstagande mot en generell tillämpning av jordabalken, åtminstone vad gäller de allmänna handlingarna som kan betraktas som arkivalier eller saknar betydelse för köparen av en fastighet som ägare av denna. Häri ligger emellertid ett problem: Vem skall bedöma detta? Frågan saknar inte betydelse eftersom lagstiftaren valt att inte konkretisera var bedömningen skall göras eller vad de avser med arkivalier. Av förarbetena framkommer emellertid vad lagstiftarna avser med "handlingar angående fastigheten". Hit hör de handlingar som inte handlar om lagfartsärenden utan omfattar fastigheten "som sådan" t ex kartor, tomtmätningsprotokoll eller lantmäteriakter. Också handlingar rörande fastighetens rättsliga beskaffenhet faller under denna lag. Härtill är inte handlingar av ekonomisk-historiskt värde undantagna. Detta leder oss över till frågan om dessa handlingars forskningsvärde. Är delar av vårt kulturarv hotat? Varför anser jag att allmänna handlingar som härrör ur fastigheter har ett kulturhistoriskt värde? För att besvara frågan måste jag återge några exempel ur historien som belyser hur en användning av fastighetsbunden teknisk dokumentation kan kasta ljus över vårt förflutna. Här kommer jag endast att lyfta fram några axplock ur en omfattande forskning. Frågan är alltså: Vilket värde har den tekniska dokumentationen för kulturarvet? Fastighetsbunden teknisk dokumentation har använts av historiker som analyserat välståndets utveckling i Sverige, Europa och övriga världen. På hundra år, mellan I870-I970, blev Sverige en industrination med den högsta tillväxten i industrivärlden näst Japan. Förklaringen? För att hitta svar på denna fråga har många letat redan i den agrara ekonomins utveckling under 68 ARKiv, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2000:2

20 Jordabalken - ett otill1 äckligt skydd jd1 vår kulturhisto1 ia 17oo- och 18oo-talen. De första problemen på vägen mot industrialismen var att frigöra arbetskraft och öka produktiviteten inom jordbruket. I Sverige kunde man visserligen öka produktionen genom att utvidga andelen brukad mark, att röja ny mark, men ännu större effekt fick de s k skiftena. Friherren Rutger Macklean skiftade relativt tidigt sin jord på godset Svaneholm i Skåne. Han delade upp jorden i fast avgränsade bitar och bröt därmed upp det traditionella. tegsystemet med sina spridda jordlotter. Han lärde bönderna växelbruk, att odla olika grödor vid olika tillfållen för att inte utarma jorden. Han visade stor öppenhet inför ny teknik. Hans reformer fick senare genomslag i hela Sverige genom enskiftet och laga skiftet I själva verket var denna jordbruksomvandling och de efterföljande investeringarna i ny teknik en avgörande faktor i utvecklingen mot ett svenskt industrisamhälle. Härmed ökade således produktionen och arbetskraft kunde frigöras till andra sysslor inom den framväxande industrin. Utan den fastighetsbundna tekniska dokumentationen hade eftervärlden haft en sämre bild av vad som hände inom jordbruket, åtminstone den tidiga utvecklingen vid enskilda fastigheter, t ex Svaneholms gods. Detta godsarkiv skulle säljas på auktion i maj 1934 Landsarkivet i Lund fick information om den tilltänkta försäljningen och gav ett bud, varvid arkivet (efter bl a Rutger Macklean) efter många turer hamnade i statens ägo. Många forskare har haft och kommer att ha glädje av den dokumentation runt fastigheten Svaneholm som härmed finns bevarad. Vad hade hänt om någon ägare av godset inte bevarat handlingarna? Vilken förlust hade inte detta varit för forskningen? Den fastighetsbundna tekniska dokumentationens betydelse för att förstå industrialismens framväxt kräver en belysning av den forskning som finns om järnbrukens utbredning i Sverige. Tekniska innovationer i några nyckelindustrier, bl a järnindustrin, parat med en utveckling från en informell och undergrävd till en formellt bekräftad och respekterad äganderätt anses i denna forskning inte sällan vara en huvudförklaring till produktivitetsökningen och den industriella revolu- tionen. Inspirationskällan till denna forskning är framför allt den amerikanske ekonomihistoriken Douglass Cecil North, som tillsammans med Robert W Fogel, fick nobelpriset i ekonmni Hans bärande tes är att det var äganderätten och de därmed sammanhängande ekonmillska incitamenten som var drivkraften som höjde västvärlden ur fattigdom till välstånd. Enskilda individer blev således mer motiverade att arbeta hårt och ta risker som sammanhänger. med företagande när äganderätten blev klart definierad. Här följer en kort redogörelse för bl a denna forsknings avnämare i Sverige. I Sverige blev Bergslagen ett centrum för järnhanteringen. Tillgången på råvaror styrde lokaliseringen - genom skogen kunde bruken utvinna träkol och i bergen fanns järnmalm. Vattenlederna underlättade transporter mot utskeppningshamnar i Östersjön och forsar drev pumpar och hammare. Av brukshistorisk forskning framgår teknikens ständiga förbättring, att bruk konsoliderades genom sammanslagningar och expansion. I fyra monumentalband skildrar Artur Attman och K G Hildebrand Fagersta bruks historia. För att belysa teknikens utveckling använder de en relativt rikhaltig teknisk dokumentation, som omspänner bruksutvecklingen från 16oo-talet in i vår tid. Kampen om ägande och den därmed sammanhängande expansionen av näringslivet speglas ofta tydligt i dokument från bruksnäringen. Forskarna har här en rik källa att ösa ur. Bland annat professorn i ekonomisk historia Maths Isacson poängterar, i en studie av teknikutvecklingen i jordbruket, detta källmaterials betydelse: "Till valet av socken bidrog också att det i Horndals, Avestas och Garpenbergs bruksarkiv finns ett rikt källmaterial, som kastar ett värdefullt ljus över näringslivet i By socken"' Dokumentation som härrör ur brukens verksamhet, varav en stor och viktig del måste anses vara bundet till fastigheterna (kartor, driftanvisningar m m), har alltså varit oundgänglig för forskning om ägarförhållanden, expansionsprojekt och teknikutveckling. Detta speglar en del av Sveriges utveckling bort från ett bondesamhälle till ett indu- ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2000:2