Nästa steg är detta: Kontakta SIS Forum för att se alla möjligheter som finns för utbildning och konsultstöd.

Transkript

1 MONK Vi hoppas att du har fått en bild av vad bra ledningssystem betyder både för dig och för din verksamhet. Hur de kan göra arbetsdagen lite trevligare (och natten lite lugnare). Hur de kan förädla verksamheten, förbättra lönsamheten, motivera de anställda, öka marknadsandelen och göra livet surt för konkurrenterna. Du har tagit första steget. Nästa steg är detta: Kontakta SIS Forum för att se alla möjligheter som finns för utbildning och konsultstöd. Kontakta SIS Förlag för att se alla handböcker ochstandarder som finns för ledningssystem. Kontakta SIS, Swedish Standards Institute för att gå vidare. Då öppnas möjligheterna för din verksamhet att vara med och utbyta erfarenheter, driva svenska branschfrågor internationellt och påverka utvecklingen av befintliga standarder. Även utformningen av nya. Det pågår t.ex. ett arbete med en ny standard som många är intresserade av. Den kallas SR (Social Responsibility). Enledares dag. Vi hoppas få höra av dig, oavsett vilka frågor, funderingar eller uppfattningar du har. Vi kommer att ta emot dig på bästa sätt. (Vi följer ju våra ledningssystem.) SIS, Swedish Standards Institute, Stockholm Telefon: , Fax: , E-post: Besöksadress: Sankt Paulsgatan 6 SIS Förlag AB, Telefon: , E-post: sis.sales@sis.se SIS Forum AB, Telefon: , E-post: forum@sis.se

2 Hur stor del av din dag som ledare måste du ägna åt problem och svårigheter? Misstag som görs, kunder som krånglar, resurser som saknas, anställda som är i luven på varandra och ja, du vet alltför väl. Hur mycket tid kan du ägna åt att se framåt, värdera nya idéer, entusiasmera och skapa nya möjligheter? Du har säkert läst ett antal managementböcker och gått ett antal ledarskapskurser. Men när problemen väller in genom dörren, är du ändå rätt ensam, och har oftast bara dig själv att lita till. Du får släcka den ena elden efter den andra, städa och sopa och så har ännu en dag gått. Går det att göra något åt? Ingenting, inte ens alla böcker och kurser i världen, kan ersätta dina personliga egenskaper som ledare. Men det finns faktiskt något som betydligt kan minska mängden problem du måste hantera, och därmed ge mera plats för dina ledaregenskaper att verka framåt, inte bara städa bakåt. Du är säkert bekant med ordet Ledningssystem, men kanske inte helt med vad det innebär. Eller så har du redan något igång, och är intresserad av att integrera flera. I den här skriften vill vi gärna på ett enkelt sätt visa på vilka möjligheter du har. Ett bra ledningssystem är som att ha en grupp pålitliga, duktiga medarbetare som ser till att problemen blir mindre, och lönsamheten och marknadsandelarna större.

3 Hur är kvaliteten i det vi gör? ISO 9000-serien är standarderna för världens mest använda ledningssystem och även de mest sålda. De är grunden för de flesta ledningssystem för kvalitet och passar alla typer av organisationer, företag och myndigheter, stora som små. Standarderna används idag av många framgångsrika tjänste- och varuproducerande företag men också inom offentlig och ideell verksamhet. Vad är kvalitet? I den klassiska bestsellern Zen och konsten att reparera en motorcykel, skriver författaren Robert M. Pirsig, att ingen egentligen kan förklara vad kvalitet är. Kvalitet är något som vi kan uppleva om det finns där eller inte, men vi kan sällan säga exakt vad det är. Det kanske stämmer ibland, men knappast om du tittar på ett företag. Där finns det tusen synbara och kontrollerbara detaljer som tillsammans avgör om din verksamhet drivs med kvalitet eller ej. Detaljer som ofta avgör hur framgångsrik du är. ISO 9000 är den globala uppsättningen standarder för ledningssystem som handlar om ett företags kvalitet i alla dess olika skepnader. Allt ifrån hur man svarar i telefon till hur man undviker driftsstörningar. Den fokuserar på hur man ständigt förbättrar och modifierar sin verksamhet för att allt bättre möta kundernas behov. Det är t.o.m. så att många kunder helst bara gör affärer med företag som jobbar enligt ett ISO 9000-system. Det är helt enkelt ett sätt för dig att få ett stadigt grepp om det svårfångade ordet kvalitet. Resultatet kan du avläsa på effektiviteten och lönsamheten.

4 Hur får man folk att trivas på jobbet? Scanraff AB har integrerat ledningssystemen för kvalitet, miljö samt säkerhet och arbetsmiljö enligt ISO 9001, ISO och OHSAS Man har också certifierat verksamheten. Scanraff vill minimera såväl produkternas som verksamhetens miljöpåverkan och det integrerade systemet är ett stöd i det arbetet. Av alla de problem du har att hantera är troligen sjukfrånvaro, arbetsskador och konflikter bland de tyngsta. Men det går att lätta på mycket av den bördan. När människor mår dåligt på en arbetsplats handlar det många gånger om arbetsmiljön. Och, naturligtvis, inte minst ledarskapet. Människan är ju ett känsligt biologiskt system som påverkas mycket av den miljö hon vistas i. Det kan handla om buller, dålig luft, belysning, arbetsställningar, eller t.o.m. färgen på väggarna i fikarummet. Det kan vara saker som man är så van vid att man inte ens tänker på det. Man är helt enkelt hemmablind. Den blindheten botas med ett speciellt ledningssystem för arbetsmiljön. Hur det går till beskrivs i standarden OHSAS Det systemet går lätt att integrera med andra ledningssystem, och kan bidra stort till att olycksriskerna blir mindre, att lagar följs och framför allt, att dina anställda mår bättre. När kurvan för hur människor mår går uppåt, gör oftast kurvorna för marknadsandelar och lönsamhet det också. Ringarna på vattnet sprider sig utanför verksamheten och påverkar kunder och andra viktiga intressenter i omvärlden.

5 Att spara både miljö och pengar. Scania har en lång tradition inom kvalitet och standardisering. Scanias ledningssystem grundas på starka kärnvärderingar och gemensamma arbetsmetoder. Ledningssystemet integrerar både kvalitets- och miljöaspekter och är certifierat enligt både ISO 9001 och ISO Scania har som mål att minimera produkternas miljöpåverkan genom hela produktlivscykeln. Du vill naturligtvis att det ni gör ska vara i samklang med miljön. Men hur? All mänsklig verksamhet påverkar miljön på ett eller annat sätt. Din kanske inte tillhör det smutsigare slaget, men troligen har du märkt att det ändå finns ett visst intresse för er inställning till miljön. Det kan komma när som helst från kunder, egna anställda, investerare, myndigheter, lagstiftare, eller andra intressenter i omvärlden. Man vet aldrig. Du kan dock vara säker på att intresset kommer att öka. Sådan är trenden i världen. Det kan handla om att minska utsläpp och energiförbrukning, att se över produkternas påverkan på miljön, ja, till och med vilken typ av muggar som används i fikarummet. Och det är en stor fördel att ha klara svar när frågorna kommer. Förutom att ett större miljömedvetande i verksamheten brukar betyda att man sparar, inte bara miljö, utan också pengar. Man kan till och med tjäna pengar. Roger Barret, f.d. chef vid Världsbanken sa Vad ett företag står för börjar bli viktigare än vad det säljer. Människor tenderar att välja varumärken som de känner står för något positivt. Ett enkelt sätt att få allt detta under kontroll är ISO 14000, en uppsättning standarder för miljöledning, som lätt kan integreras med de andra ledningssystemen. Du kommer att märka fördelarna på flera nivåer. En handlar om att skapa positiva värden. Omvärldens bild av verksamheten blir mer positiv. Respekten ökar från kunder och leverantörer, liksom stressen hos dina konkurrenter. De anställda blir mer stolta över sin arbetsplats. Du kan känna att du bidrar till en renare värld, och att det faktiskt är rätt trevligt att leda en verksamhet som bevisligen bryr sig om miljön. Som kanske t.o.m. har certifikat på det. Den andra nivån handlar om att förebygga problem. Att minska risken för negativ publicitet. Att varje anställd vet vad han eller hon ska göra - och inte göra. Att ha klart för sig vad man kan säga, och inte säga, i reklamen, och hur man kan märka produkter och tjänster. Att vara säker på att inte bryta mot någon lag, och slippa en del misstänksamma frågor. Både din verksamhet och miljön blir vinnare.

6 Hur man blir säker på att informationen är säker. INgroup Sweden AB är ett outsourcingföretag som hanterar kundernas interna processer och affärsstödjande funktioner. Ett ledningssystem för informationssäkerhet är därför ett viktigt stöd för verksamheten. Andra ledningssystem man jobbar med är kvalitet och miljö där man är certifierad enligt ISO INgroup har verksamhet inom områden som löne-, dokument- och fakturahantering, telefonisttjänster, contact center-lösningar samt facility management. Vi lever i informationsåldern. Information är blodomloppet i varje organisation och företag. Den måste ständigt flöda för att verksamheten ska leva. Men den måste flöda åt rätt håll, på rätt sätt, och hamna på rätt ställe. En simpel datorkrasch kan förstöra den helt och hållet. Och det kan finnas illvilliga blodsugare därute som gärna vill komma åt den. De kan attackera hemsidan, de kan luska i affärshemligheter, de tjuvlyssnar och tjyvläser, de älskar känsliga persondetaljer och suger i sig skvaller om folk och planer. Plötsligt sitter du där med ytterligare ett problem som pockar på din tid och energi. Riskerna kan ju finnas internt också. Ofta mer av slarv och obetänksamhet än av illvilja. Men när du vet hur hoten ser ut, vilken information som är viktigast och vilka system som är känsligast, kan du lätt se vad som behöver göras för att skydda dem. Det är inte nödvändigtvis fråga om komplicerad kryptering. Det kan vara något så enkelt som en utbildning eller ett nytt program. SS kanske inte säger dig något. Men det är faktiskt namnet på en standard, en verktygslåda med allt du behöver för att bygga in informationssäkerhet i verksamheten. Den hjälper dig t. o. m. att bedöma hur mycket säkerhet som behövs. För lite kan ju leda till elände, men för mycket kan bli onödigt dyrt och krångligt. Med rätt nivå kan du sova lite lugnare på natten. Att din verksamhet tar informationssäkerheten på allvar, kan vara ett stort plus i en kunds eller samarbetspartners ögon.

7 Om man bara hade rätt man på rätt plats. Eftersom Posten Sverige AB har flera ledningssystem är integrationen viktig, alla systemen presenteras i samma miljö på Postens intranät. Där hittar man ledningssystemet för kompetensförsörjning men även systemen för kvalitetsledning, miljö, informationssäkerhet och arbetsmiljö. Posten har som mål att system och processer ska stödja tillgängligheten för kunden och att de ska vara effektiva och enkla. En av världens främsta organisationskonsulter, och expert på personalfrågor, Peter F. Drucker, sa en gång: All världens teorier, kunskaper och erfarenheter när det gäller organisation kan sammanfattas i en enda mening: Rätt man på rätt plats. Hur många rätta män eller kvinnor har du på rätta platser idag? Och hur ser det ut framgent? Särskilt med tanke på att det finns studier som visar, att i slutet av detta årtionde kommer hälften av alla som arbetar idag att vara borta från arbetsmarknaden. Det blir inte lätt att hitta rätt kompetens. Men du kan göra mycket redan nu för att det ska bli lättare. Den här dramatiska utvecklingen har lett fram till en standard som kallas SS , ledningssystem för kompetensförsörjning. Ett system som utgår från dina strategier och mål, och pekar på olika vägar att nå dem. Det kan smidigt anpassas till verksamhetens natur, och givetvis integreras med de andra ledningssystemen. Även detta är ett dynamiskt system som innebär ständiga förbättringar, stora som små. Ett företag eller en organisation är ju i sig ett dynamiskt system, med ett ständigt flöde av människor till och från. En del försvinner, en del kommer. Med ledningssystemet för kompetensförsörjning ökar du förutsättningarna att de som kommer är rätt personer, och att de kommer till sina rätta platser. Både nu och i framtiden.

8 En ledares natt. Om du har gett dig tid att läsa den här informationen om olika ledningssystem kanske du undrar: Hur skulle det gå till? Blir det inte bara en massa krångel, kostnader och byråkrati? För det första: Du har redan ett antal ledningssystem i verksamheten. De kanske är informella och delvis omedvetna, men saker och ting fungerar ju, även om det haltar och gnisslar på sina håll. Genomtänkta, medvetna standarder stryker helt enkelt ut rynkorna i dem du redan har. Du får tillgång till ett koncentrat av tusentals framgångsrika organisationers erfarenheter. För det andra: Ett ledningssystem är inte någon främmande, fyrkantig kloss som ska tränga sig in i verksamheten. Det är en flexibel varelse som anpassar sig efter era speciella behov och situation. För det tredje: Många aspekter i din verksamhet handlar ju inte bara om kvalitet, eller bara om arbetsmiljö, eller bara om kompetens. Många frågor innehåller ju både och. Därför är det både lätt och lämpligt att integrera olika ledningssystem till en smidigt fungerande helhet. Då kan du verkligen uppleva hur de gamla vanliga problemen och surdegarna smälter bort. De där tankarna som ofta hänger kvar och mal även under natten; funkade leveransen? hur ska kunden reagera? vad ska vi säga till den där journalisten som ringde? vad vill styrelsen egentligen? Karlsson är sjuk igen det är inte lätt att sova då. Men med de här ledningssystemen på plats blir de defensiva, oroliga tankarna allt ovanligare, och de kreativa, progressiva allt vanligare. De är betydligt trevligare att gå till sängs med.