Protokoll. Godkänna upprättad redovisning av uppföljningen av 2014 års internkontroll.

Transkript

1 TIMRÅ KOMMUN Protokoll Sammanträdesdatum Uppföljning av internkontroll 2014 Dnr BUN/2013:270 Dnr. TIMRA KommuninC"ir#CShor7t.7ret i DpL Beslut beslutar: Godkänna upprättad redovisning av uppföljningen av 2014 års internkontroll. Ärendet 1)e verksamhetsansvariga cheferna pa de olika nivåerna är skyldiga att följa antagna regler och förordningar om intern kontroll. Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till Överordnad. Barn- och utbildningsförvaltningens chef Ann -Christin Isaksson har upprättat en rapport om genomförda kontroller ur barn- och utbildningsnämndens internkontroll för 2014, för inlämnande till kommunledningskontoret. Rapporten presenteras pa sammanträdet. Beslutsunderlag Fön,altningens rapport Protokollsutdrag Kommuns/yre/sen K /nrel'isio n till Exp 11/%, 2015 Justerandes sign Utdragsbestyrkande

2 4 0 TIMRA KOMMUN Dnr: 2013:270 UPPFÖLJNING AV INTERN KONTROLL Avser år: 2014 Kontroller har genomförts i enlighet med antagen plan för granskning av intern kontroll (planen bifogas) Z Ja Nej Om nej, kontrollerna )'tirklarzng avviker från planen enligt följande: Samlat resultat av genomförda kontroller - redogörelse: I'id uppfot mng.cv 2014 års internkonlrollplan risar dit.cig alt maraga av de kontrollerade områdena inte liar nagga större brister i den interna korntrollen. I de rutinersom visade på brister rar de inte väsentliga i kvalitet och kvantitet. Nedan anges hur bristerna artat sig:: I'idgranskning ar inköp noterades att det.saknades ramantal på några inko». E ra kornlcrzng nar felaktig men uv runga betydelse. I 'id bes/utcalle.fl av konferens!utbi/dinirg.can ill bar infe alllid program och r/ell gan/?irlecknirg Bifogats samt hadett inköp egen be.clutsatte.cl. Undergranskning av att nyanställd personal liar lämnat in utdrag ur belactning.rrggisiret noterat/er de/ all lya an tio stickprov saknade utdrag. f Etergranskningen liar utdrag från belastrnirggsregi.ctrel lämnats in till de anställningar som saknade underfirg. När kontrollen ar fikabehandling.cplaner nagiordes noterades alt många har upp laleral.tina planer-, medan ett antal hade å,/e uppdaterat sim planer sedan föregående läsår samt ett fåtal enheter hade irraga likabehandlirrg rj,lanen publicerade på webbsidan. Gällande r ppfö jning av det systernati rka arbets ni jöarhelet nar del en an femton sorry inte hade läromat in sitt arbete. Vidtagna åtgärder med anledning av eventuella brister: På de påvisade bristerna har berörda verksamheter/personer kontaktats för att medvetandegöra de brister man uppmärksammat. Berörda personer har fått it formration om vilka regelverk som gäller samt narrör och vikten med att dessa re skafö jas. I,ppfö jngpå ingler vissa punkter kommer att ske under ÖVRIG INFORMATION Hur genomfördes riskbedömningen i samband med upprättandet av 2014 års plan för granskning av intern kontroll? (Vilka valde ut kontroll-/riskområdena som skulle granskas?) En grupp tjänstemän valde kontrollområdena En grupp politiker valde kontrollområdena Samma plan som föregående år användes Annat sätt Kommentarer 5j

3 0 TIMRA KOMMUN Dnr: 2013:270 Ge exempel på hur nämnd och förvaltning arbetar med förebyggande arbete för att förbättra den interna kontrollen inom verksamheterna: 1,iin,alhung.c/ednipi,grn arhe/ar Iiipande ned a//!n/öri»cra om helydelre/ulla nlliner /iir crll firhät/ru den inlerna konirollrn. Förslag till beslut i nämnd Barn- orl, ulhildnin. rnämnde,i heslular jodkänna uppni/lad uppjlföl/win av den ia/erna kon/rollen 2014: Nämnden överlämnar uppföljningsrapporten till kommunstyrelsen fair utvärdering. Nämnden överlämnar övrig information kring internkontrollarbetet till kommunstyrelsen. vv.111]-1r11rlstlnv 1Y ii. v w lsaksson Föl-,,,altningschcf VITA. Bilaga: Internkontrollplan för 2014

4 TIMRÅ KOMMUN Barn & Utbildningsnämnden Plan för intern kontroll 2014, Barn- och utbildnin snämnden Dnr. Dpl Gransknin avser Kontering av fakturor, kontokontroll, rätt beslutsattestant, hantering, ramavtal Kontroll av beslutattesteringar och attest av egna kostnader i tjänsten Stickprov Reglemente för attest KS , 24 och Tillämpningsanvisningar till reglemente för attest Ekonom 2 ggr/år 1/4 och 1/10 Efterföljande nämnd sannolik/kännbar 12 KS , 114 Mobiltelefoner Reseräkningar Budget; Ansvarsnivå rektor Utdrag ur belastningsregistret Reglemente, Väsentlighets och Metodik anvisnin ar, polic mm Ansvarig Frekvens Klart Rapporterin riskbedömnin Stickprov Reglemente för attest KS Ekonom 2 ggr/år 1/4 och Efterföljande nämnd sannolik/kännbar , 24 och 1/10 Tillämpningsanvisningar till reglemente för attest KS , 114 Abonnemang och Mobiltelefonpolicy, beslut Ansvarig Varje tillfälle 31/12 Efterföljande nämnd möjlig/lindrig 6 samtalsverifikation av resp. chef och samtalskostnaders chef rimlighet Kontrollera samtliga Ersättningsreglemente Ansvarig Varje tillfälle 31/12 Efterföljande nämnd möjlig/lindrig 6 och resepolicy chef Uppföljning av utfall Styrningsregler för Timrå Ansvarig Varje månad Varje Efterföljande nämnd möjlig/kännbar 9 mot budget kommun chef månad Författningssamling Nr 0,0.1 Stickprov Lag (2000:873) om Ekonom 2 ggr/år Januari Efterföljande nämnd allvarlig/sannolik 16 registerkontroll av och personal inom oktober förskoleverksamhet, skola och skolbarnomsorg Likabehandlingsplan Kontrollera att 3 kap. 16 Förvaltnings- 1 gång/år 1/10 Efterföljande nämnd möjlig/allvarlig 12 samtliga planer finns diskrimineringslagen; chef uppdaterade på 6 kap. 8 skollagen websidan I

5 Systematiskt Kontroll av AFS 2001:1 11 Förvaltnings- 1 gång/år 1/10 Efterföljande nämnd sannolik/lindrig 12 arbetsmiljöarbete inlämnandet av AML 3 kap 2a chef redovisningen av det årliga systematiska arbetsmiljöarbetet Konsekvenser 4 Allvarlig 1-3 Inget agerande krävs 3 Kännbar 3 2 Lindrig 2 1 Försumbar 1 1 Osannolik 2 2 Mindre sannolik 3 Mö li Sannolik Rutiner/processer bör 4-8 hållas under uppsikt Rutiner och processer bör vara med i kommande internkontrollplan. Eventuellt behövs nya regelverk och eller 9-12 utbildning. Vid upprepade brister tillämpas en skriftlig 16 disciplinär åtgärd. Sannolik,, Mats Wallin ordförande BUN Ann-Christin Isaksson förvaltningschef BOU