ANVISNINGAR OM ANVÄNDNINGEN AV LANDSKAPSUTVECKLINGSPENGAR Ansökan om och beviljande av landskapsutvecklingspengar Genomförande och uppföljning av

Transkript

1 ANVISNINGAR OM ANVÄNDNINGEN AV LANDSKAPSUTVECKLINGSPENGAR Ansökan om och beviljande av landskapsutvecklingspengar Genomförande och uppföljning av projektet Villkor gällande utbetalning och användning av stöd Övervakning av det beviljade stödets användning Nylands förbund 2014

2 Sökande Beredare Kontaktperson Utbetalningsgranskare Projektansökan Finansieringsbeslut Övervakning Utbetalningsbeslut 1. ANSÖKAN OM OCH BEVILJANDE AV LANDSKAPSUTVECKLINGSPENGAR Ansökan om landskapsutvecklingspengar och handlingarnas offentlighet Ansökan och därtill hörande beslutsfattande 4 2. GENOMFÖRANDE OCH UPPFÖLJNING AV PROJEKTET Styrgruppens uppgifter Uppföljning och rapportskrivning av projektets resultat Uppföljning av ekonomin Mellan-/slutrapport Ändringar av projekt- och finansieringsplanen Information Förvaring av projektmaterialet 6 3. VILLKOR GÄLLANDE UTBETALNING OCH ANVÄNDNING AV STÖD Utbetalning av förskott Förutsättningarna för utbetalning Innehållet i utbetalningsansökan Godtagbara kostnader i utbetalningsansökan Naturaprestationer Konkurrensutsättning av upphandlingar De minimisregeln, d.v.s. den s.k. regeln om stöd av mindre betydelse 8 4. ÖVERVAKNING AV DET BEVILJADE STÖDETS ANVÄNDNING OCH RÄTT ATT GRANSKA VERKSAMHETEN Återkrav av understöd eller återbetalning 9 5. LÄNKAR TILL LAGAR OCH FÖRORDNINGAR ANVISNINGAR OCH BLANKETTER SOM FINNS PÅ FÖRBUNDETS WEBBPLATS 10 2 : Anvisningar om användningen av landskapsutvecklingspengar Nylands förbund

3 1. ANSÖKAN OM OCH BEVILJANDE AV LANDSKAPSUTVECKLINGSPENGAR Landskapsutvecklingspengarna anvisas i statsbudgeten som ett nationellt medel för regionutveckling. Nylands förbund beviljar stöd huvudsakligen för regional utveckling och för samarbetsprojekt som främjar näringspolitiskt samarbete kommunerna emellan. Stöd beviljas även för beredningen av projekt som får EU-finansiering. De projekt som beviljas stöd med landskapsutvecklingspengar ska främja genomförandet av landskapsprogrammet och dess genomförandeplan. Grunderna för beviljande av landskapsutvecklingspengar definieras i: Lag om utveckling av regionerna och förvaltning av strukturfondsverksamheten (7/2014) Lag om finansiering av regionutveckling och strukturfondsprojekt (8/2014) Statsrådets förordning om finansiering av vissa program och projekt inom arbets- och näringsministeriets förvaltningsområde (1695/2009) (den s.k. finansieringsförordningen) Stadgarna i statsunderstödslagen (688/2001) ska alltid följas när stöd beviljas, används, utbetalas och användningen övervakas, ifall inget annat stadgas om det i lagen eller förordningen. Stöd kan beviljas för skäliga kostnader som uppstår i ett utvecklingsprojekt samt för godtagbara kostnader av projektgenomförandet som har presenterats i projektplanen och i dess kostnadsförslag. Det regionala utvecklingsstödet kan uppgå till högst 70 procent av projektets godtagbara totala kostnader. Sökande ska också själv delta i finansieringen. Investeringar i anslutning till ett utvecklingsprojekt kan beviljas stöd om det är nödvändigt för att genomföra utvecklingsprojektet och stödet utgör mindre än hälften av projektets godtagbara totala kostnader. Stöd kan beviljas till offentliga och privaträttsliga juridiska personer. Stöd kan också beviljas gemensamt till flera än en sökande, varvid ansökan ska göras gemensamt. Sökande bör då före stödet beviljas förete ett avtal om projektgenomförandet och om överföring av stödet. Landskapsförbundet kan inte bevilja stöd för utveckling av affärsverksamheten vid ett enskilt företag. 1.1 Ansökan om landskapsutvecklingspengar och handlingarnas offentlighet Ansökan om landskapsutvecklingspengar riktas skriftligt till Nylands förbund på en ansökningsblankett som finns på webbadressen Ansökan kan göras året runt. Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) avser statens och kommunens myndigheter. Enligt lagen är de handlingar (t.ex. ansökningar) som har skickats till myndigheterna och handlingar som myndigheterna har upprättat (t.ex. beslut) offentliga. Undantag från offentlighet är frågor som berör affärshemligheter och skydd av sekretess. Endast sakägande får uppgifter om sekretessbelagda handlingar. Ansökan om landskapsutvecklingspengar blir offentlig när den har antecknats i myndighetens diarie. Beslutet är offentligt genast när det har fattats. För ansökan och beslut om utbetalning följs samma princip. Rapporterna som upprättas i projektet är offentliga när de har skickats till myndigheten. Granskningsrapporten är offentlig när myndigheten fastställt dess riktighet eller när den som genomför projektet till denna del har hörts. Anvisningar om användningen av landskapsutvecklingspengar Nylands förbund : 3

4 1.2 Ansökan och därtill hörande beslutsfattande Ansökan blir anhängig när den har inlämnats till Nylands förbund och förbundets beredare av finansieringsbeslut har bedömt att projektansökan fyller villkoren som ställs för en ansökan. Uppgifterna som ska skickas i samband med ansökan har definierats i Statsrådets förordning om finansiering av vissa program och projekt inom arbets- och näringsministeriets förvaltningsområde 1695/2009, 18. uppgifter om den sökande och den sökandes organisation och vid behov om dess ekonomiska situation samt om projektets kontaktpersoner, projektets namn och specificerade innehåll, en beskrivning av hur projektet genomförs samt inverkan av överföringen av eventuellt stöd enligt 12 finansieringslagen på projektets genomförande, uppgifter om de instanser som deltar i projektets genomförande, de olika instansernas ansvar för projektets genomförande och finansiering samt eventuella avtalsarrangemang, projektets kostnadskalkyl jämte kostnadsspecifikation, projektets finansieringsplan och projektintäkter, projektets målsättningar, åtgärder, resultatmål och konsekvenser, en beskrivning av rapporteringen om projektresultaten och av hur informationen ska lämnas, en redogörelse för hur den verksamhet som ansökan gäller kommer att fortsätta efter att stödet upphört, ifall det inte på grund av verksamhetens natur är uppenbart onödigt, en anmälan om stöd som erhållits för projektet eller om annat offentligt stöd som ansökts för projektet, en anmälan om stöd av mindre betydelse som sökanden erhållit under det innevarande och de två föregående skatteår specificerat för varje sökande eller projektdeltagare, om det är fråga om stöd i enlighet med 11 4 mom. i finansieringslagen, andra uppgifter som den stödbeviljande myndigheten kräver. När projektansökan har antecknats i myndighetens diarie utses för projektet en beredare av finansieringsbeslut och som bedömer huruvida projektet förverkligar målen i landskapsprogrammet och om projektet för övrigt fyller förutsättningarna för genomförande- och stödduglighet. Beredaren tar i finansieringsbeslutets beredningsskede vid behov kontakt med sökande. Tiden för genomförande av projektet godkänns i Nylands förbunds finansieringsbeslut. Projektet ska inledas vid den tidpunkt som anges i finansieringsbeslutet. Stödet kan beviljas endast för kostnader som uppstått efter ansökan om stöd. Ifall projektet inleds innan finansieringsbeslut har utfärdats startar sökande projektet på egen risk. Landskapsstyrelsen beslutar om projektfinansiering när det ansökta stödet överstiger euro eller projektets totala kostnader är större än euro. Landskapsdirektören fattar beslut om mindre summor. Finansieringsbeslutet fattas ca fyra månader efter att ansökan har lämnats in. Alla åtgärder som ingår i projektet ska slutföras före den tidpunkt som anges i finansieringsbeslutet. 4 : Anvisningar om användningen av landskapsutvecklingspengar Nylands förbund

5 2. GENOMFÖRANDE OCH UPPFÖLJNING AV PROJEKTET Nylands förbund utser i finansieringsbeslutet en kontaktperson för projektet. Kontaktpersoner följer upp att projektet genomförs enligt planen. Kontaktpersonen har rätt att delta i styrgruppens möten och i projektverksamheten. Projektgenomföraren ska hålla kontaktpersonen à jour med projektets förlopp. Väsentligt material om projektet, såsom protokoll, mellanrapporter och övriga resultat ska skickas till kontaktpersonen. När projektet avslutas bedömer kontaktpersonen också projektets resultat och effektfullhet. 2.1 Styrgruppens uppgifter En styrgrupp kan tillsättas för att styra och följa upp projektet. Myndigheten som har beviljat stödet godkänner styrgruppens sammansättning. Den som ansöker om stöd kan framlägga för finansiären ett eget förslag till styrgruppens sammansättning. Projektets genomförande, innehåll och ändringsbehov behandlas av styrgruppen innan ansökan om det lämnas in till myndigheten som beviljar stöd. Vid beredningen av EU-projekt behöver inte en styrgrupp tillsättas. 2.2 Uppföljning och rapportskrivning av projektets resultat När det gäller projekt som finansieras med landskapsutvecklingspengar sammanställs projektets resultat i en rapport som skickas med utbetalningsansökan. Den som erhåller finansiering är skyldig att ge uppföljningsuppgifter, vilket också är en förutsättning för att beviljade stöd utbetalas. 2.3 Uppföljning av ekonomin Understödstagaren ska i bokföringen hålla uppföljningen av projektets ekonomi och rapportering på ett eget kostnadsställe (i anslutning till sin övriga bokföring). Projektets utgifter och inkomster samt finansieringsandelar som utomstående har betalat till projektet ska framgå av bokföringen. Anvisningar om användningen av landskapsutvecklingspengar Nylands förbund : 5

6 2.4 Mellan-/slutrapport Till varje utbetalningsansökan som skickas till Nylands förbund ska bifogas en mellanrapport med åtminstone följande uppgifter: a) en beskrivning av projektets mål och centrala funktioner samt om projektets fortskridande under utbetalningsperioden b) projektorganisation och centrala samarbetspartner c) en utredning om den förverkligade finansieringen av projektet och kostnader d) resultaten av projektet hittills e) underskrift och datum Slutrapporten som skickas till Nylands förbund ska innehålla sammanfattat åtminstone följande uppgifter: a) en beskrivning av projektets mål och centrala funktioner b) projektorganisation och centrala samarbetspartner c) en utredning om den förverkligade projektfinansieringen och kostnader d) projektets resultat och effektfullhet e) utnyttjande av projektets resultat framdeles och en utredning om hur verksamheten som är föremål för ansökan kommer att fortsätta när stödet upphör f) information om var projektmaterialet förvaras g) underskrift och datum För projekt som förbereder för EU-projekt behöver man inte överlåta någon mellan- eller slutrapport. I samband med utbetalningsansökan ska den sökande bifoga ett intyg eller bevis över att sökande har lämnat in en tekniskt godtagbar EU-ansökan som motsvarar den ansökan som anges i finansieringsbeslutet. 2.5 Ändringar av projekt- och finansieringsplanen Ifall det vid projektgenomförandet uppstår behov att på grund av väsentliga ändringar revidera projektets godkända genomförandeplan och/eller kostnadsförslaget och finansieringsplanen eller förlänga tidtabellen fattar Nylands förbund beslut i saken. Även ändringar av mindre betydelse kräver skriftlig ansökan jämte motiveringar som projektets kontaktperson ska godkänna. Om en styrgrupp har tillsatts för projektet ska alla dylika ändringsförslag godkännas av styrgruppen innan de skickas till landskapsförbundet. Ansökan om eventuell tilläggstid för projektet ska inom ramen för projektets egentliga tidtabell ansökas skriftligt hos Nylands förbund. 2.6 Information Vid information om projektet ska finansiären, Nylands förbund, uppges och förbundets logotyp användas. Logotyp och anvisningar om dess användning finns på förbundets webbsidor Nylands förbund önskar att projektets koppling till Nylandsprogrammet i den mån det är möjligt skulle föras fram i kommunikationen i samband med projektet. Närmare anvisningar om hur man kan ge Nylandsprogrammet synlighet i kommunikationen finns på Nylands förbund webbsidor om anvisningar och blanketter för ansökan om landskapsutvecklingspengar. Adressen är Samma anvisningar finns också på Nylandsprogrammets sida på adressen Förvaring av projektmaterialet När det gäller projekt som finansieras med landskapsutvecklingspengar följs bokföringslagens stadgar om skyldigheten att bevara handlingar. Skyldigheten omfattar bl.a. ansökningshandlingar, styrgruppens protokoll, mellan- och slutrapporter, bokföringsmaterial inklusive verifikat, utbetalningsansökan o.a. bilagematerial som kan anses vara nödvändigt. 6 : Anvisningar om användningen av landskapsutvecklingspengar Nylands förbund

7 3. VILLKOR GÄLLANDE UTBETALNING OCH ANVÄNDNING AV STÖD 3.1 Utbetalning av förskott Förskott kan utbetalas för ett projekt ifall det är nödvändigt för projektgenomförandet. Förskottet kan uppgå till högst 30 % av stödet som har beviljats projektet. Förskottet ska ansökas separat och behovet av förskott ska motiveras. Förskott kan endast utbetalas en gång. 3.2 Förutsättningarna för utbetalning Utbetalning av stöd ska ansökas skriftligt hos myndigheten som beviljar stödet. Stödet utbetalas retroaktivt i en eller flera rater på basis av förverkligade och godtagbara kostnader samt enligt stödprocenten som har bestämts i finansieringsbeslutet. Blanketten som är avsedd för utbetalningsansökan skickas till projektgenomföraren i samband med finansieringsbeslutet. Blanketterna kan också begäras separat från förbundets kansli eller skrivas ut på förbundets webbsidor. Kontaktpersonen ger ytterligare information i utbetalningsfrågor. En utredning om projektets fortskridande (se punkt 2.4), en huvudboksrapport som baserar sig på projektets bokföringsuppgifter samt övrigt material som är nödvändigt för att kunna granska projektets utgifter och finansiering ska fogas till ansökan om utbetalning. Ifall huvudbokens överföringsförklaringar inte ger tillräcklig information om utgiftens karaktär ska uppgifterna i ansökan till denna del kompletteras, t.ex. med bokföringens nyckel. Projektets sista utbetalningsansökan ska lämnas in fyra (4) månader efter den tid som har beviljats för projektet. Utbetalning kan inte göras på basis av försenad utbetalningsansökan utan myndigheten är tvungen att fatta ett negativt utbetalningsbeslut. Före utbetalningen av stödets sista rat ska understödstagaren avge en godtagbar utredning över hur den finansierade verksamheten ska fortsätta (se punkt 2.4). I finansieringsförordningen (357/2014) 21 stadsgas om utbetalning av stöd. 3.3 Innehållet i utbetalningsansökan En sammandragstabell (Excel) över projektets godkända kostnadsförslag och finansieringsplan samt över tidigare förverkligade och ackumulerade utgifter, inkomster och finansiering under den tid som avses i utbetalningsansökan ska fogas till utbetalningsansökan. Sammandraget underlättar och gör att utbetalningsansökan kan behandlas snabbare på Nylands förbund. I samprojekt ska huvudgenomföraren upprätta en sammanställning av de olika parternas bokföringsuppgifter till grund för utbetalningsansökan. Därutöver ska alla parters ovan avsedda bokföringsutskrifter fogas till utbetalningsansökan. Nylands förbund fattar beslut om en utbetalning till huvudgenomföraren, vars uppgift är att i förhållande till finansieringsandelarna fördela det utbetalda stödet vidare till de övriga parterna. Beroende på projektets fas ska antingen en utredning över projektets framskridande eller en mellan-/slutrapport fogas till utbetalningsansökan. Alla utredningar och rapporter ska vara sakenligt undertecknade och daterade. För projekt som förbereder för EU-projekt behöver man inte överlåta någon mellan- eller slutrapport. I samband med utbetalningsansökan ska den sökande bifoga ett intyg eller bevis över att sökande har lämnat in en tekniskt godtagbar EU-ansökan som motsvarar den ansökan som anges i finansieringsbeslutet. Därtill ska Nylands förbund kunna bekräfta att den inlämnade EU-ansökan är i enlighet med finansieringsbeslutet. Utbetalningsansökan ska vara undertecknad av en person som enligt sökandes handelsregisterutdrag eller annan motsvarande handling har officiell namnteckningsrätt. 3.4 Godtagbara kostnader i utbetalningsansökan Projektkostnaderna ska vara nödvändiga med hänsyn till genomförandet och till beloppet måttliga. Anvisningar om användningen av landskapsutvecklingspengar Nylands förbund : 7

8 För lönekostnadernas del ska en utredning om till vem lön har utbetalats samt de projektanställdas befattningsbeskrivning fogas till utbetalningsansökan. Till ansökan bifogas också en rapport över projektets samtliga deltidsanställda personers arbetstid. Rapporten görs på en uppföljningsblankett där timmarna bokförs per dag. Av blanketten bör framgå vilka arbeten har gjorts i projektet. Kostnaderna allokeras på projektet i förhållande till uppföljningsperiodens totala arbetstid. Lagstadgade lönebikostnader som berör personalens löner godkänns som kostnader i projektet. Dessa ska motsvara de verkliga kostnaderna som åsamkas sökande. Enbart en koefficient eller en procentandel som avser lönernas totala bikostnader är inte tillräckliga för att påvisa de faktiska kostnaderna. Måttliga kostnader för arbetshälsovård beaktas som stödberättigade allmänna kostnader. Beroende på projekttiden godkänns vid maskinoch anläggningsanskaffningar antingen en årlig planenlig avskrivning eller anskaffningspriset som projektkostnader. Ifall projekttiden är kortare än avskrivningstiden godkänns endast avskrivningar under den tid projektet förverkligas. Stödmottagarens avskrivningsplan ska fogas till ansökan om utbetalning. Andelen maskin- och anläggningsanskaffningar får i utvecklingsprojekt vara högst hälften av projektets godtagbara kostnader. Indirekta kostnader och allmänna förvaltningskostnader i projektet (hyror, kopieringskostnader, telefonkostnader etc.) är godtagbara endast om de har direkt anknytning till projektgenomförandet. Projektkostnader som baserar sig på procentandelar eller koefficienter kan inte allokeras till projektet. Definitionsgrunderna godkänns i finansieringsbeslutet och de bör framläggas i utbetalningsansökan. Godtagbara kostnader för projekt som bereder för EU-projekt är personalutgifter och resekostnader samt sakkunnigtjänster. 3.5 Naturaprestationer Projektets egenfinansiering kan också bestå av arbete och produktionssatsningar utan vederlag, d.v.s. i form av naturaprestationer. Naturaprestationens pennigvärde och beräkningsgrund godkänns i stödbeslutet. Naturaprestationens värde kan utgöra högst hälften av den egna finansieringsandelen. En naturaprestation ska bokföras så att dess penningbelopp kan utredas. I naturaprestationens värde beaktas maximalt de kostnader som har uppstått eller lön som har betalats för motsvarande arbete. För produktionssatsningarnas del kan servicen eller produktens gängse värde eller omkostnader beaktas. Naturaprestationens värde i pengar ska godkännas i finansieringsbeslutet. 3.6 Konkurrensutsättning av upphandlingar Ifall lagen om offentlig upphandling (348/2007) inte har tillämpats vid projektets upphandlingar bör stödmottagaren genom att förete en utredning om att kostnaden grundar sig på normal prisnivå påvisa att kostnaden för upphandlingen är måttlig. 3.7 De minimisregeln, d.v.s. den s.k. regeln om stöd av mindre betydelse Sökande samt privata företag som i egenskap av förmånstagare deltar i projektet ska företagsspecifikt meddela om det offentliga stöd som de har mottagit under de tre (3) senaste åren. Det totala stödet som enligt de minimisregeln beviljas ett företag kan under en period på tre (3) år uppgå till högst euro. Treårsperioden räknas börja från den tidpunkt då ett företag eller en därmed jämförbar enhet för första gången beviljas de minimisstöd. I beloppet inräknas alla offentliga stöd som företaget beviljats som de minimisstöd, oberoende av stödets form eller användningsändamål. Alla de minimisstöd som företaget beviljats för olika projekt räknas alltså ihop. I en situation där stödets söks av flera företag, räknas de minimisstödets belopp ut skilt för vart och ett företag. Ifall stödet inte söks av ett företag bör man utreda vad/vilka stödets egentliga mål är. Ifall den sökande är en s.k. förmedlande organisation räknas de minimisstödets belopp ut skilt för vart och ett av de företag som är stödets slutliga understödstagare. Företagsbegreppet i EG:s bestämmelser om statligt stöd är inte bundet till bolagsformen. Det centrala i företagsbegreppet är att verksamheten är förknippad med ekonomisk risk. Även en fysisk person (t.ex. en yrkesutövare) kan vara ett här avsett företag. Företaget är skyldigt att redan i ansökningsskedet uppge tidigare erhållna offentliga stöd. 8 : Anvisningar om användningen av landskapsutvecklingspengar Nylands förbund

9 4. ÖVERVAKNING AV DET BEVILJADE STÖDETS ANVÄNDNING OCH RÄTT ATT GRANSKA VERKSAMHETEN Nylands förbund övervakar användningen av stödet och har rätt att utföra nödvändiga granskningar av användningen. I samprojekt med många parter som har solidariskt ansvar sträcker sig förbundets granskningsrätt till bokföring och annat material hos samtliga parter som deltar i projektet. Vid granskningarna är understödstagaren skyldig att framlägga allt bokföringsmaterial, övriga handlingar samt annat behövligt material, samt även i övrigt bistå vid granskningarna. Därtill har arbets- och näringsministeriet, statsrevisorerna och statens revisionsverk rätt att övervaka användningen av beviljat stöd. Granskningsrapporterna är offentliga handlingar då deras riktighet har fastställts eller projektgenomföraren till dessa delar har hörts. 4.1 Återkrav av understöd eller återbetalning I lagen om finansiering av regionutveckling och strukturfondsprojekt (8/2014) stadgas om avbrott i utbetalning av beviljat stöd och återkrav av utbetalat stöd. Nylands förbund ska besluta att utbetalningen av stöd ska upphöra samt att redan utbetalt stöd ska återkrävas, om för beviljandet, utbetalningen eller övervakningen av stödet har lämnats felaktiga eller vilseledande uppgifter eller om uppgifter har hemlighållits och lämnandet av felaktiga eller vilseledande uppgifter eller hemlighållandet av dem har inverkat på erhållandet av finansiering; stödmottagaren för utbetalningen eller övervakningen av stödet har vägrat lämna behövliga uppgifter, handlingar eller annat material eller i samband med granskningen har vägrat uppfylla andra i lag bestämda förpliktelser för stödmottagaren för att granskningen ska kunna utföras; stödet har använts för något annat ändamål än vad det har beviljats för; stödmottagaren väsentligen har underlåtit att följa villkoren i stödbeslutet; stödet eller en del av det har beviljats eller utbetalats på felaktiga grunder. Anvisningar om användningen av landskapsutvecklingspengar Nylands förbund : 9

10 5. LÄNKAR TILL LAGAR OCH FÖRORDNINGAR Lag om utveckling av regionerna och förvaltning av strukturfondsverksamheten (7/2014) Lag om finansiering av regionutveckling och strukturfondsprojekt (8/2014) Statsrådets förordning om finansiering av regionutveckling och strukturfondsprojekt (357/2014) Statsunderstödslag 688/2001 Lag om offentlig upphandling 348/2007 Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet 621/ ANVISNINGAR OCH BLANKETTER SOM FINNS PÅ FÖRBUNDETS WEBBPLATS Material som finns på Nylands förbunds webbsida ( Anvisningarna: ansökan om landskapets utvecklingspengar, projektgenomförande, rapportering och utbetalning Blankett för ansökan om landskapets utvecklingspengar Ansökan om utbetalning av landskapets utvecklingspengar Bilagor till ansökan om utbetalning: Dagbok för talkoarbete Checklista, bilaga till utbetalningsansökan Timbokföring, bilaga till utbetalningsansökan Logotyp + anvisningar /logo Uudenmaan liitto // Nylands förbund // Helsinki-Uusimaa Region Esterinportti 2 B Helsinki Finland toimisto@uudenmaanliitto.fi uudenmaanliitto.fi 10 : Anvisningar om användningen av landskapsutvecklingspengar Nylands förbund