Så här blev året 2011 Kvalitets- och verksamhetsrapport Kompetens och arbetsmiljörapport Kommunikations- och marknadsföringsrapport

Transkript

1 Så här blev året 2011 Kvalitets- och verksamhetsrapport Kompetens och arbetsmiljörapport Kommunikations- och marknadsföringsrapport

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Förvaltningen och media Information Marknadsföring Webb Övrigt

3 1 Inledning Denna kommunikations- och marknadsföringsrapport tar avstamp i arbetet som beskrivs i Kommunikations- och marknadsföringsplanen Syftet med rapporten är att följa upp planen, utvärdera genomförda aktiviteter för att se vad som fungerat bra och vad som fungerat mindre bra. Dessutom är avsikten att identifiera utvecklingsområden, så att arbetet med information, kommunikation och marknadsföring ständigt förbättras. Förutsättningar/utgångsläge Genom åren har arbetet med information och kommunikation utförts dels av ordinarie personal i respektive verksamhet, dels av personer med andra huvuduppdrag som skött arbetet med information, kommunikation och marknadsföring som en del i sin tjänst. Förvaltningens verksamheter har kunnat få hjälp med framtagande av olika typer av informationsenheter samt att lägga ut information på webben. Däremot har det saknats någon som haft uppdraget att koppla ett helhetsgrepp över förvaltningens information och driva detta arbete på en strategisk nivå. I början av juni anställdes en kommunikatör i förvaltningen, som har uppdraget att driva och utveckla förvaltningens arbete med information, kommunikation och marknadsföring såväl operativt som strategiskt. Behovet är stort och möjligheterna att tydliggöra vår verksamhet och ladda förvaltningens kommunikation med bra, starka budskap som berättar om vad vi gör är oändliga. Detta viktiga arbete har intensifierats det andra halvåret och kommunikationsfrågor är på väg att få en tydligare plats i förvaltningens arbete mot uppsatta mål. Mål Det övergripande målet med förvaltningens information och kommunikation är att öka kunskapen om verksamheten samt väcka intresse och engagemang genom att skapa en gemensam bild av verksamheten inom förvaltningen kommunicera verksamhetens inriktning och omfattning inom kommunen sprida en enhetlig och tydlig bild av verksamheten till externa aktörer och allmänheten Utifrån dessa övergripande målformuleringar hade kännedomsmätningar krävts för att påvisa resultat av det arbete som bedrivits under året. Det har inte genomförts, varken tidigare för att mäta en slags nollpunkt och eller vid årets slut för att mäta effekt. I följande avsnitt beskrivs däremot genomförda insatser och tankarna bakom. Dessutom presenterar vi de verksamhetsmål och indikatorer som är direkt kopplade till detta arbete. 3

4 2 Förvaltningen och media I arbetet med att öka kunskapen om våra verksamheter samt väcka intresse och engagemang för det vi gör, är media en viktig aktör. Vi har rutiner på hur och vilka personer som bemöter media i olika frågor. Ett av nämndens egna verksamhetsmål är: Att öka verksamhetens synlighet i media Det mäts genom att räkna antal tidningsartiklar/tv/radioinslag Enligt diagrammet framgår det att det totala antalet införanden är lägre för 2011 än Kikar man på kategorierna annons, tidningsreportage, Pitekvarten och tv/radio är skillnaden marginell. Tittar man däremot på Övrigt och Nyheter på webben är skillnaden stor. Dessutom har kategorierna Blänkare och Artikel tagits bort, bland annat eftersom skillnaden mellan artikel och reportage i många fall är hårfin. Förändringen totalt kan ha flera orsaker: Verksamheten skiljer sig från år till år vissa år händer mycket, eller något speciellt, som drar medias uppmärksamhet och resulterar i ett flertal artiklar Delat ansvar under året, flera personer inblandade Bristande rutiner hur detta ska skötas Otydlig bild över vad som ingår i respektive kategorier, främst Övrigt och Nyheter på webben Det är också viktigt att påpeka att antalet införanden endast säger något om just antalet. Det säger däremot väldigt lite om obs-värdet, det vill säga vilket utrymme en artikel, reportage eller annons får, hur bilder och rubrik tar för sig etc. 4

5 Ett proaktivt arbete ger resultat Pressbearbetning sker oftast när vi har något konkret att berätta om ett nytt projekt, en ny utbildning, studiebesök etc. Under året har ett tiotal pressmeddelande 1 gått ut till ett flertal mediaföretag. Många av dem har resulterat i artiklar och radio/tv-reportage. Ett förbättrat arbete med att föra fram förvaltningens verksamheter i blickfånget beror därför till stor del på personalens förmåga att identifiera intressanta saker som är värda att berätta. Att inte vara så händelsestyrda, utan istället lyfta annat: Individer som växer, engagerad personal, verksamheter som gör stor nytta det som levandegör vår verksamhet och det som kan symbolisera uppnådda resultat. Med en kreativ och vaken personal i kombination med en kommunikatör som driver och agerar bollplank kan vi öka förvaltningens proaktiva arbete mot media. Det kan leda till ytterligare en ökning av synligheten i media, såväl antal artiklar som en breddad bild av det som berättas om oss. Förhoppningen är mindre återrapportering och mer berättelser. 1 kan vara fler om dessvärre inte arkiverats på korrekt sätt 5

6 3 Information Intern Insidan Nyhetsbrev Pitekvarten Insidan används löpande till att informera om saker som ska hända, men till viss del också om sådant som har hänt. Här kan vi bli bättre på att berätta om våra verksamheter på ett intressant och läsvärt sätt, så det upplevs som inspirerande och inte uttröttande för förvaltningens och kommunens personal. Ett internt nyhetsbrev initierades av ledning och stab. Det infördes under året men lades ner på grund av lågt intresse. Våra verksamheter fanns representerade i samtliga nummer av Pitekvarten, totalt åtta artiklar, reportage eller annonser. 1/2011 Porträtt ungdomsjobbare på Studiecentrum 2/2011 Medborgarplatsen (samverkan mellan förvaltningar) 3/2011 Ungdomsjobben, Norrsken, VLC, Step Forward 4/2011 Språkcafé, Ypad (samverkan med Kultur och fritid) Foajéfika Förvaltningen har inte medverkar vid någon Foajéfika under Denna möjlighet är dock något som vi bör utnyttja i högre grad. Extern Made in Piteå Inflyttartidningen Vardagsrummet Nedlagd Reportage om Delfi samt annonser Repris och VLC Förvaltningen har inte medverkar vid något frukostmöte på Vardagasrummet under Det är dock en bra möjlighet att presentera våra verksamheter för företagare och näringslivet, vilket vi bör ta med oss inför kommande år. På andra språk Förvaltningens verksamhet är bred och riktar sig även till individer från andra länder. Döärför är det viktigt att erbjuda information på andra språk än svenska. Ett av nämndens egna mål är: Information skall finnas på flera olika språk På webben finns ett webbaserat översättningsverktyg som översätter till ett stort antal olika språk. Vad gäller övriga enheter så är variationen stor. Den mesta information finnas endast på svenska, medan andra översatts till som mest sex språk. Här finns absolut ett utvecklingsområde, att tydliggöra våra ambitioner om vilka språk och vilken typ av enheter som är prioriterade att översätta. 6

7 4 Marknadsföring Inför evenemang, nya utbildningar eller projekt använder vi oss av en mix av olika kommunikationsenheter och kanaler. I de flesta fall använder vi oss av annonsering, information via Insidan, Utsidan och Facebook samt affischering och flyers. Under året har vi försökt tillföra ett nytt innehåll till dessa enheter. Utöver att berätta om Att det händer något eller vilka tider det händer, så vill vi tillföra ett innehåll som på ett eller annat sätt berättar nåt om vad vi gör och vad vi står för ett budskap. Detta arbete är endast påbörjat och fortsätter under Det beskrivs närmare i kommunikationsstrategin i Kommunikations- och marknadsföringsplan Internt producerade enheter Piteå kommuns grafiska profil är generös. Det är i stort sett endast logotyp och typsnitt som håller ihop det. Det gör att det lätt blir spretigt när många människor producerar material. Här har ett arbete påbörjats med att samla olika enheter i en gemensam form, för att bli tydligare och ge ett mer professionellt intryck. Det gäller bland annat informationsblad, foldrar och affischer. Arbetet fortsätter under Byråproducerade enheter För produktion av annonser och trycksaker har vi i vissa fall anlitat externa partners, för att försäkra oss om ett bra resultat. Avgörandet om enheter ska produceras internt eller externt ligger hos kommunikatör i samråd med förvaltningschef. ANNONS YRKESUTBILDNING, HALVSIDA PT, TVÅ INFÖRANDEN Kommentar: Här har vi berättat om fördelen med en yrkesutbildning, samtidigt som vi lyfter fram restplatser. Bilden föreställer en kvinnlig fastighetsskötare hos Pitebo, vilket är ett sätt att stimulera till könsneutrala yrkesval. 7

8 ANNONS LÄRLING, KVARTSSIDA PT, TVÅ INFÖRANDEN Kommentar: Bearbetning av näringslivet ledde till ett stort antal lärlingsplatser, ungefär vid samma tidpunkt som Sverige kvalade in till fotbolls-em. Här har vi fokuserat på att väcka uppmärksamhet och styra trafiken till webben. Annonsen resulterade i många besök på webben och ett stort intresse för lärlingsplatserna. ANNONS REPRIS, KVARTSSIDA PT-BILAGA, TVÅ INFÖRANDEN Kommentar: Annons för Repris där vi adderat ett budskap, vid sidan av ren information om prisbild, öppettider och varumottagning. 8

9 ANNONS SPRÅKCAFÉ, HALVSIDA PT, ETT INFÖRANDE Kommentar: Språkcafé är ett koncept, en ny mötesplats som sjösattes våren Här har vi tagit fram en egen form som används konsekvent, för att skapa igenkänning och tydlighet. Texttinnehåll har reviderats efter behov. 9

10 5 Webb Webben är en viktig informationsbärare, troligen vår viktigaste. På webben ska bland annat medborgare, allmänhet, deltagare och journalister hitta aktuell och relevant information om våra verksamheter. Det är också en ingång för eventuella samarbetspartners. Även här är ett arbete påbörjat med att se över såväl struktur som innehåll text, bilder, statistik etc. Eftersom pitea.se är en stor och komplex webb, går det inte att göra en större förändring i en handvändning. Det handlar istället om att steg för steg förändra och förbättra, allt för att göra det enklare för besökarna att hitta information. Webbinformationen kan och bör också, precis som andra kommunikationsenheter, kommunicera andra värden än fakta som öppettider och kontaktuppgifter. Webbportal för unga Utöver ett ständigt arbete med våra sidor på pitea.se pågår ett arbete med att utforma en ny webbportal för unga. Det är ett svar på den ständiga frågan: hur når vi ungdomar? Hur kan vi kommunicera med den yngre målgruppen? Arbetet tog sin början under våren Det är informationsenheten och webbredaktionen som drivet arbetet, men förvaltningens kommunikatör ingår i en mindre grupp som driver arbetet framåt. Planerad release maj

11 Sociala medier Idag är sociala medier viktiga för att nå ut, kommunicera med och skapa relation med målgrupperna. Förvaltningen använder idag kommunens Facebook-sida (facebook.se/pitea.se) för att sprida information om sin verksamhet. PITEÅ KOMMUN PÅ FACEBOOK Ung i Piteå är ytterligare en Facebook-sida som vi använder löpande (facebook.se/ungipitea). Den sidan var tidigare Kultur och fritids sida riktad mot unga, men i och med arbetet med ungwebben är numera sidan en gemensam kanal mot unga. UPP-BLOGGEN Under året har projektet UPP drivit en blogg (uppitea.blogspot.com), som har genererat en del trafik under året. Däremot är aktiviteten låg i form av kommentarer, delningar etc. Även Projektet UTAN jobbar väldigt aktivt med social medier. En förteckning över såväl förvaltningens som kommunens medverkan i sociala medier finns på pitea.se. 11

12 Fortsatt utveckling Några framgångsfaktorer med sociala medier är att vi har en bra strategi innan vi startar och att närvaron är personligt och relevant. Det måste vara rätt personer som bloggar, twittrar och facebookar personer med kunskap om våra verksamheter, men också personer som har ett intresse för att kommunicera och skapa relationer via sociala medier. Ambitionen är att vi ska bli bättre på detta med social medier, både vad gäller vilka kanaler vi använder, men också hur vi använder dem. Hittills har både vi inom förvaltningen och kommunen i främst använt sociala medier för att sprida information, trots att den stora fördelen med dem är att skapa relationer och möjligheter till spridning. 12

13 6 Övrigt EU-projekt Förvaltningen medverkar i ett flertal EU-projekt, i vissa fall som partner, i andra som projektägare. Enligt den grafiska profilmanualen finns det inga restriktioner vad gäller grafiskt uttryck för EUprojekt förutom EU:s egna regler vad gäller flaggor och annat. I de fall när förvaltningen är projektägare är våra ambitioner att hålla ihop uttrycket, genom att utgå från den färgpalett och de typsnitt som ingår i Piteå kommuns grafiska profil. Projekten har egna medel för marknadsföring och anlitar i vissa fall externa partners för marknadsföringsmaterial. Dessutom är förvaltningens kommunikatör en resurs och bollplank till de som jobbar med projekten. PROJEKT UTAN, OMSLAG TRYCKSAK PROJEKT NORRSKEN, OMSLAG TRYCKSAK 13

14 Integration En proaktiv mediabearbetning är viktigt i arbetet med att skapa acceptans och tolerans inom ramen för det integrationsarbete som bedrivs. Utöver att marknadsföra aktiviteter som äger rum, exempelvis Språkcafé, har vi en viktig roll att lyfta fram goda exempel från de ungdomar som kommer utan vårdnadshavare till Piteå och det arbetet som bedrivs inom detta område. Ett exempel är reportaget om en av ensamkommande flyktingbarn som publicerades i nov Reportaget handlar om denna unga man och hans idrottsliga ambitioner, men belyser också att han är en av de ensamkommande pojkarna på förvaltningens EKB-boende. Reportaget är ett resultat av telefonsamtal till PT:s sportredaktion. REPORTAGE PT, NOV 2011 Arkivering Ambitionen är att de olika informations- och kommunikationsenheterna ska arkiveras. Alla olika enheter inom information, kommunikation och marknadsföring arkiveras på servern. Dessutom har hittills annonser och artiklar arkiverats i årsindelade klippböcker. En sådan har upprättats även för 2011 och finns hos kommunikatören. Vid årsskiftet 2011/2012 övergick vi till digital arkivering av pressklipp, annonser etc., därför kommer även detta att finnas endast på servern i framtiden. 14