Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Social- och arbetsmarknadsnämnden

Transkript

1 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Social- och arbetsmarknadsnämnden

2 Köpings kommun Rapporten skriven av: Maarit Verga, Ida Frödén, Jutta Lesell, Staffan Ekelund och Annabeth Hall November 2013 Antagen av: Social- och arbetsmarknadsnämnden, , 93

3 Inledning Innehåll 1 Inledning Rapportens struktur 6 2 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom social-och arbetsmarknadsnämnden Ansvar Styrdokument Budget och verksamhetsplan Årsredovisning Riktlinjer och delegationsordning Gemensam struktur för kvalitetsarbete Internkontroll Egenkontroll, statistik, nyckeltal och jämförelser Medarbetarundersökningar Lean Brukar- och elevundersökningar Synpunkter och klagomål Former för rapportering Gemensamma aktiviteter årsplanering 17 3 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd Inledning Tillämpningsområde Ledningssystemets struktur Ansvar enligt SOSFS 2011: Styrning och ledning Specifika styrdokument för nämndens socialtjänstverksamheter Samarbetsöverenskommelser och avtal Lex Sarah Lex Maria Tillsyn och domar Systematiskt förbättringsarbete Riskanalyser Händelseanalyser Utredning av avvikelser Personalens medverkan Personalens kompetens och erfarenhet Dokumentation och rapportering Kvalitetsberättelse Kvalitetsarbete enligt skollagen Ansvar Styrdokument för vuxenutbildningen Skollagen (2010:800) Läroplan för vuxenutbildning Skolplan för Köpings kommuns vuxenutbildning Metoder och processer Uppföljning och utvärdering Elevens inflytande Disciplinära åtgärder Kollegialt lärande Arbete med årsplanering

4 Inledning 4

5 Inledning 1 Inledning Ett ledningssystem för kvalitetsarbete har som huvudsakligt syfte att klargöra arbetssätt och tydliggöra ansvarsfördelning för nämndens och förvaltningens kvalitetsarbete. Social- och arbetsmarknadsnämnden har ett brett ansvarsområde med en differentierad verksamhet som styrs av olika lagstiftningar. Inom nämndens ansvarsområde finns verksamheter som styrs av Socialtjänstlagen och dess specifika föreskrifter för kvalitetsarbete, Skollagen med dess rekommendationer samt övriga verksamheter där den kommunala kvalitetspolicyn är vägledande. Social- och arbetsmarknadsnämndens verksamheter som regleras av Socialtjänstlagen (SoL), är enheterna: enheten arbete och försörjning barn- och ungenheten resursenheten enheten för ensamkommande flyktingbarn vuxenenheten Verksamhet som lyder under Skollagen enheten för vuxnas lärande Kompetenscenter Nämndens övriga verksamheter består av: jobbcenter som tillhandahåller arbetsmarknadsinsatser alkoholhandläggning tillstånd och tillsyn, inklusive folköl, tobak och receptfria läkemedel budget- och skuldrådgivning Inom förvaltningens verksamheter definieras kvalitet både utifrån kommunens definition i den kommungemensamma kvalitetspolicyn samt utifrån olika lagar som styr verksamheterna. De gemensamma utgångspunkterna återfinns i definitionen av kvalitet i kommunens kvalitetspolicy. De mer specifika definitionerna i socialtjänstlagen och skollagen beskrivs i särskilda kapitel i dokumentet. Köpings kommun har i sin kvalitetspolicy definierat kvalitet med: medborgarfokus att tillgodose kommuninvånares och brukares krav, förväntningar och behov utifrån lagar, nationella styrdokument, kommungemensamma mål, och ekonomiska förutsättningar, att tjänster, service, utbildning, vård och omsorg ska präglas av gott och trevligt bemötande, trovärdighet och tillgänglighet. 5

6 Inledning Samtlig personal ska vara informerad om och involverad i nämndens kvalitetsoch förbättringsarbete. Förvaltningschef och enhetschefer ansvarar för att all personal arbetar i enlighet med processerna och rutinerna som ingår i ledningssystemet. Cheferna ansvarar för att personalen får information om kvalitetsreglerna i SoL, om rapporteringsskyldigheten enligt lex Sarah samt nämndens regler för internkontroll, vid introduktion samt vid minst ett tillfälle per år vid protokollförd arbetsplatsträff (APT). 1.1 Rapportens struktur Rapporten består av tre delar. Första delen (kap1 och 2) beskriver det gemensamma kvalitetsarbetet för hela förvaltningen. Andra delen (kap 3) beskriver kvalitetsarbetet för verksamheten som regleras av socialtjänstlagen och tredje delen (kap 4) beskriver kvalitetsarbetet för verksamheten som regleras av skollagen. 6

7 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom social-och arbetsmarknadsnämnden. 2 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom social-och arbetsmarknadsnämnden. 2.1 Ansvar En förutsättning för att bli framgångsrik i kvalitetsarbetet är att ansvar och roller i organisationen är tydliga. Social-och arbetsmarknadsnämndens forum för kvalitetsfrågor, förutom formella ansvarsfunktioner består av: förvaltningens ledningsgrupp. Deltagare är samtliga enhetschefer, verksamhetsutvecklare, utredare/alkoholhandläggare samt nämndsekreterare. strategigrupp för individ- och familjeomsorg(ifo) respektive arbetslinjen. Strategigrupperna utgör forum för att samordna särskilda frågor och aktiviteter internt inom förvaltningen. Inom IFO strategigrupp finns även utrymme varje vecka för samordning/samplanering av enskilda ärenden. den interna kvalitetsgruppen, som ska samordna förvaltningens kvalitetsarbete. Ansvarar för att: Nämnd utveckla och besluta om ett ändamålsenligt ledningssystem för nämndens kvalitetsarbete med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten bidra till att uppfylla de kommungemensamma målen genom att genomföra och följa upp nämndens verksamhet enligt verksamhetsplan rapportera verksamhetens kvalitetsarbete till kommunfullmäktige i årsredovisningen analysera resultaten av kvalitetsuppföljning vid årlig temadag fastställa ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt SOSFS 2011:9 godkänna årlig kvalitetsberättelse enligt SOSFS. Förvaltningschef leda förvaltningens verksamhet och arbeta för att uppfylla de kommungemensamma målen förvaltningens systematiska kvalitetsarbete bedrivs enligt av nämnden fastställt ledningssystem förvaltningen definierar, följer upp och redovisar verksamhetens kvalitet i enlighet med kvalitetspolicyn kvalitets- och förbättringsarbetet redovisas till nämnd skapa förutsättningar för medarbetarna att leverera bästa möjliga resultat skapa ett tillåtande arbetsklimat för ständiga förbättringar i förvaltningen risk- och händelseanalyser genomförs enligt rutin rätta till fel och brister inom förvaltningen. 7

8 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom social-och arbetsmarknadsnämnden. Enhetschef/ Rektor Verksamhetsutvecklare leda enhetens verksamhet och arbeta för att uppfylla de kommungemensamma målen enheten arbetar enligt fastställt ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enheten definierar, följer upp och redovisa verksamhetens kvalitet i enlighet med kvalitetspolicyn. medverka i och ta ansvar för det förvaltningsövergripande kvalitetsarbetet personal inom enheten har kunskap om kvalitetsledningssystemet och om sitt ansvar för kvalitets- och förbättringsarbetet skapa förutsättningar för medarbetarna att leverera bästa möjliga resultat skapa ett tillåtande arbetsklimat för ständiga förbättringar i enheten, genom att medarbetarna görs delaktiga och ges ansvar och tillräckliga befogenheter brister och fel rättas till inom enheten uppmärksamma processer som berör flera enheter och/eller externa aktörer, och bidra till att säkra dessa processer. stödja förvaltningsledning i det operativa kvalitets- och förbättringsarbetet övergripande kvalitetsprocesser dokumenteras och rapporteras till nämnd representera förvaltningen i kommungemensam kvalitetsgrupp. Ekonom bistå och handleda vid uppgiftsinsamling för olika ändamål data ur aktuella verksamhetssystem kan tas fram och är tillförlitliga. Medarbetare delta i enhetens kvalitetsarbete och betrakta sin insats som ett personligt åtagande praktisera Köpings kommun värdegrund i sin yrkesutövning och arbeta för att uppfylla arbetsplatsens mål ha kunskap om förvaltningens och enhetens kvalitetsarbete arbeta enligt beslutade riktlinjer, rutiner och fastslagna processer samarbeta, vara engagerad och ta initiativ till utveckling av arbetsplatsens kvalitet rätta till fel och brister på arbetsplatsen genom ständiga förbättringar. Intern kvalitetsgrupp samordna förvaltningens kvalitets- och förbättringsarbete stödja enheterna i det operativa kvalitetsarbetet bevaka relevanta rapporter, jämförelser och statistikuppgifter samt initiera och dokumentera analyser 8

9 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom social-och arbetsmarknadsnämnden. vara väl förtrogen med policys, regler och föreskrifter som gäller för kvalitetsarbete vid behov genomföra utbildningsinsatser till ledningsgrupp och personal. 9

10 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom social-och arbetsmarknadsnämnden. 2.2 Styrdokument För varje styrdokument ska det finnas en dokumentansvarig som har ansvaret för dokumentet. Den dokumentansvarige ansvarar för att styrdokumentet kommuniceras och hålls tillgängliga på kommunens webbplats och intranät. Den dokumentansvarige ska se till att hålla styrdokumentet aktuellt genom att löpande följa upp och revidera enligt beslut eller om behov uppstår. Samtliga revideringar ska beslutas i respektive beslutsinstans. Den dokumentansvarige ansvarar även för att uppföljningar lämnas till den instans som har beslutat om det styrande dokumentet. (från Köpings kommuns verksamhets- och ekonomistyrning) Budget och verksamhetsplan Social- och arbetsmarknadsnämndens budget utgör grundläggande styrdokument för verksamhetsåret. Budgeten fastställs av nämnden i oktober och beslutas av Kommunfullmäktige i december, inför kommande verksamhetsår. I verksamhetsplanen anger nämnderna hur verksamheten ska bidra till de kommungemensamma målens uppfyllelse. Verksamhetsplanen ska bygga på nämndens ekonomiska förutsättningar och ha en tydlig koppling till kommunfullmäktiges mål. Förvaltningsledningen fastställer årligen en aktivitetsplan som anger aktiviteter under året, utifrån nämnden verksamhetsplan. Aktivitetsplanen följs upp minst två gånger per år. Ansvarar för att: Förvaltningschef utarbeta förslag till budget och verksamhetsplan till nämnden utarbeta, fastställa och följa upp aktivitetsplan. Ekonom ta fram underlag till budgetförslag och skrivning i budgetavsnittet. Verksamhetsutvecklare skriva verksamhetsplan. Enhetschef/ Rektor informera enheten om budget och verksamhetsplan och för att enheten konkretiserar relevanta aktiviteter. Nämndsekreterare vidarebefordra budget och verksamhetsplan, efter nämndens beslut, vidarebefordras till kommunstyrelsen se till att budget och verksamhetsplanen är tillgänglig för all personal via kommunens intranät Årsredovisning Förvaltningen utarbetar förslag till årsredovisning, som fastställs av nämnden i januari. Årsredovisningen innehåller en bedömning om verksamhetens 10

11 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom social-och arbetsmarknadsnämnden. måluppfyllelse och kvalitet, ekonomiskt bokslut samt ett urval av nyckeltal avseende nämndens olika ansvarsområden. Under verksamhetsåret redovisar nämnden budgetuppföljning med prognos och eventuella avvikelser till kommunstyrelsen, enligt kommungemensamma rutiner. Vid delårsbokslut redovisas, förutom ekonomiska resultat och prognoser, också prognos avseende måluppfyllelse utifrån de kommungemensamma målen. Ansvarar för att: Nämnd fastställa årsredovisning för nämndens verksamhetsområde godkänna budgetuppföljning under året och besluta om eventuella åtgärder. Förvaltningschef utarbeta förslag till årsredovisning genomföra budgetuppföljningar enligt kommungemensam rutin. Enhetschef/ Rektor enhetens resultat redovisas till ekonom inför årsredovisning och delårsbokslut. Ekonom utarbeta underlag till ekonomisk redovisning av nämndens resultat till årsredovisning samt verksamhetsmått utarbeta underlag och skrivningar kopplat till budgetuppföljningar och ekonomisk uppföljning i delårsbokslut. Verksamhetsutvecklare i samråd med förvaltningschef och ekonom utarbeta årsredovisning dokumentera måluppföljning i årsredovisning och delårsbokslut. Nämndsekreterare vidarebefordra nämndens beslutade uppföljningar/redovisningar till kommunstyrelsen Riktlinjer och delegationsordning Nämnden fastställer riktlinjer för verksamheter som regleras i lag. Riktlinjerna revideras vid behov. Nämnden fastställer också delegationsordning som anger på vilken nivå eller vilken funktion som har rätt att besluta i ärenden inom nämndens ansvarsområde. Delegationsordningen ska följa regler enligt lag och revideras vid behov. Ansvarar för att: Nämnd besluta om riktlinjer och delegation inom nämndens ansvarsområde. 11

12 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom social-och arbetsmarknadsnämnden. Förvaltningschef riktlinjer finns inom nämndens ansvarsområde och att nämndens delegationsordning är aktuell. Enhetschef/ Rektor bevaka lagändringar och andra förändringar som leder till att riktlinjer ska utarbetas eller revideras eller att delegationsordning behöver uppdateras. Verksamhetsutvecklare dokumentera riktlinjer och bistå enhetscheferna vid bevakning av lagändringar som kan innebära revidering av riktlinjer eller delegation. Nämndsekreterare en årlig översyn av riktlinjer och delegationsordning genomförs och att ändringar vid behov tas till nämnd för beslut. 2.3 Gemensam struktur för kvalitetsarbete I kommunens kvalitetspolicy anges gemensamma krav för alla förvaltningar avseende kvalitetsarbetet. Generellt är utgångspunkten momenten: planera genomföra följa upp förbättra Förvaltningarna ska: för egen del beskriva arbetssätten för att säkerställa att åtaganden uppfylls fånga in synpunkter från kommuninvånare och brukare i någon form mäta den upplevda kvaliteten hos dem vi är till för delta i jämförande undersökningar redovisa kvalitetsarbetet i årsredovisningen Föreliggande ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för social- och arbetsmarknadsnämnden omfattar de krav som ställs i den kommungemensamma kvalitetspolicyn Internkontroll Kravet på internkontroll gäller alla kommunala verksamheter och regleras i kommunallagen. Kommunen har fastställt rutiner för hur den interna kontrollen ska bedrivas. Social- och arbetsmarknadsnämnden följer den kommungemensamma rutinen och har konkretiserat denna i en specifik rutin för nämnden och förvaltningen. Samtliga förvaltningens enheter genomför en så kallad risk- och väsentlighetsanalys, ROV-analys varje år. ROV-analysen uppfyller de krav som finns i SOSFS 2011:9 under rubriken Riskanalyser. I ROV-analysen uppskattas 12

13 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom social-och arbetsmarknadsnämnden. sannolikheten för att en händelse/brist uppkommer samt görs en bedömning av vilka negativa konsekvenser en händelse/brist kan medföra. Enligt reglerna för internkontroll, föreslår förvaltningschef ett antal granskningsområden för nämndens ansvarsområden utifrån en sammanställd så kallad bruttorisklista. Nämnden fastställer årligen en internkontrollplan som anger vilka områden som särskilt ska granskas under det kommande året. Nämndernas internkontrollplaner rapporteras till kommunstyrelsen som också fastställer kommunövergripande granskningsområden. Resultaten av den interna kontrollen redovisas till nämnd i januari varje år, vartefter nämnden redovisar sina resultat till kommunstyrelsen. Enhetscheferna ansvarar för att samtliga riskområden som enheten dokumenterat vid ROV-analys, diskuteras och behandlas under året. Vid behov av särskilt uppföljning/analys ska enhetschef aktualisera frågan till förvaltningschef. Ansvarar för att: Nämnd fastställa internkontrollplan för kommande år godkänna granskning enligt plan, analysera resultat och besluta om eventuella åtgärder redovisa resultat av internkontroll till kommunstyrelsen. Förvaltningschef förvaltningens interna kontroll bedrivs enligt fastställda regler och rutiner. Enhetschef/ Rektor ROV-analys genomförs årligen inom enheten samtliga punkter i enhetens ROV-analys följs upp och vid behov aktualiseras för särskild riskanalys. Verksamhetsutvecklare planera, sammanställa och dokumentera internkontroll. Ekonom genomföra kommungemensamma interna kontroller inom det ekonomiska/administrativa området. Nämndsekreterare vidarebefordra nämndens internkontrollplan och redovisning till kommunstyrelsen Egenkontroll, statistik, nyckeltal och jämförelser Den interna kontrollen är en viktig del i förvaltningens egenkontroll i och med att den innebär återkommande analyser av möjliga riskområden inom varje enhet och för förvaltningen övergripande. Egenkontrollen utgörs dessutom av kontinuerliga jämförelser utifrån intern utveckling över tid samt jämförelser med andra avseende kvalitetsindikatorer och nyckeltal. 13

14 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom social-och arbetsmarknadsnämnden. Social- och arbetsmarknadsnämnden utövar egenkontroll genom: granskningar enligt internkontrollplan sammanställning och analys av tillsyn sammanställning och analys av domar analys av statistik, öppna jämförelser och kvalitetsnyckeltal uppföljning och analys av revisioner/inspektioner av verksamheten sammanställning och analys av klagomål brukar-/elevundersökningar. Kommunstyrelsen har beslutat att kommunen ska medverka i jämförelsearbete som utvecklats utifrån SKL:s jämförelseprojekt, och utförs inom ramen för RKA (Rådet för främjande av kommunala analyser) avseende så kallade kvalitetsnyckeltal. Inom nämndens ansvarsområde omfattas barnavård, missbruksvård och ekonomiskt bistånd. Nyckeltal sammanställs dels för medverkande kommuner dels lokalt i kommunen. Inom projektet genomförs dessutom tillgänglighetsmätningar då kommunens information till allmänhet granskas, liksom myndigheternas mottagande och bemötande vid kontakter med allmänhet/brukare Medarbetarundersökningar En del av egenkontrollen avser personal och genomförs genom återkommande medarbetarenkäter. Undersökningen omfattar arbetsmiljö, utvecklingsmöjligheter, kompetensutveckling, ledning, styrning, kännedom om verksamhetsmål m.m. Resultat av undersökningen följs upp både på förvaltnings- och enhetsnivå. Förvaltningen upprättar årligen samlade kompetens-och utvecklingsplaner för olika yrkesgrupper/funktioner. De samlade planerna utifrån från de enskilda medarbetarnas individuella planer samt omvärldsförändringar som kräver kompetensutveckling. Ansvarar för att: Förvaltningschef förvaltningen utför relevant egenkontroll och deltar i kommunens medarbetarundersökningar. Enhetschef/ Rektor medverka i egenkontroll samt aktivt delta i analyser av dessa följa upp resultat av medarbetarenkät inom enheten och att handlingsplan för förbättringar upprättas. Verksamhetsutvecklare inrapportera underlag till rapporter och jämförande undersökningar bevaka presentationer av resultat och initiera analyser av dessa. Ekonom bistå med framtagande av underlag till egenkontroll. 14

15 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom social-och arbetsmarknadsnämnden. Intern kvalitetsgrupp sammanställa och rapportera resultat och analyser av egenkontroll till nämnd Lean Lean är infört som en kvalitets- och förbättringsfilosofi inom social- och arbetsmarknadsnämnden sedan Nämndens leanarbete beskrivs närmare i Handbok för Social & Arbetsmarknads leanarbete. Syftet med att införa lean är att: få en enhetlig modell för nämndens kvalitetsarbete och att få en gemensam förändringsfilosofi inom förvaltningen utforma ett enhetligt informationsunderlag och material avseende nämndens ansvarsområden, uppgifter, insatser och utbud, för både intern och extern användning via tjänstemenyer. Ansvarar för att: Förvaltningschef arbetet med tjänstemenyer och tjänstekartläggningar fortgår inom förvaltningen samt för att enheterna ges förutsättningar för arbetet. Enhetschef/ Rektor enhetens arbete finns definierat och redovisat i tjänstemenyer samt att adekvata insatser/processer beskrivs i tjänstekartor uppmärksamma processer som berör flera enheter och externa aktörer, och initiera ett kartläggningsarbete för att säkra dessa processer. Intern kvalitetsgrupp samordna förvaltningens lean-arbete och för att stödja enheterna i arbetet med tjänstemenyer och tjänstekartläggningar Brukar- och elevundersökningar Förvaltningen genomför årligen brukar- respektive elevenkäter i syfte att samla in synpunkter från brukare och elever inom vuxenutbildningen. Resultatet sammanställs och analyseras för underlag till förbättringar ur brukar- /elevperspektiv. Ansvarar för att: Verksamhetsutvecklare genomföra årlig brukarenkät med frågor om hur brukaren upplever nyttan av erhållna insatser, bemötande, delaktighet och tillgänglighet. Rektor terminsvis genomföra en elevenkät med frågor 15

16 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom social-och arbetsmarknadsnämnden. om hur eleven inom vuxenutbildningen upplever sina studier utifrån skolplanens mål Synpunkter och klagomål Förvaltningen använder den kommungemensamma formen och rutinerna för mottagnade av synpunkter och klagomål från brukare och elever. Enhetschef/ Rektor Ansvarar för att: synpunkter och klagomål besvaras samt för bedömning av behov av åtgärder i enskilt ärenden. Nämndsekreterare synpunkter och klagomål diarieförs enligt rutin samt för sammanställning till nämnd. Verksamhetsutvecklare initiera och dokumentera analys av synpunkter och klagomål. 2.4 Former för rapportering Social- och arbetsmarknadsnämnden ska fortlöpande hållas informerad om förvaltningens kvalitets- och förbättringsarbete. I förvaltningens årsplanering anges vid vilka sammanträden olika typer av rapportering ska ske. Vid särskild temadag i samband med nämndens novembersammanträde summeras verksamheternas kvalitetsarbete. Nämndens kvalitetsarbete redovisas, enligt kommunens verksamhets- och ekonomistyrning, till kommunfullmäktige i årsredovisning. Internkontrollrapportering, liksom rapportering enligt lex Sarah sker enligt särskilda rutiner, men ingår som delar i den sammanställda rapporteringen av kvalitets- och förbättringsarbetet. Nämnden informerar på olika sätt om sitt kvalitetsarbete till externa intressenter; allmänhet, samarbetsparter m.fl. Ansvarar för att: Förvaltningschef rapportering görs enligt fastslaget system. 16

17 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom social-och arbetsmarknadsnämnden Gemensamma aktiviteter årsplanering NOVEMBER Temadag Kvalitet nämndenn Sammanställning och summering av nämndens kvalitetsarbete Kvalitetsberättelse enligt SOSFS Internkontrollplan DECEMBER Rapportt av elev och brukarenkät JANUARI Rapport internkontroll Uppföljning VP Delegationsordning Lägesbeskrivning kompetens/behörighet/ legitimation Årsredovisning FEBRUARI MARS Nämnddagar Arbete med verksamhetsplan Omvärldsbevakning Budgetäskande OKTOBER Verksamhetsplan och budget APRIL Dokument hanteringsplan SEPTEMBER Delårsrapport MAJJ AUGUSTI Lägesbeskrivning kompetens/ /behörighet/ legitimation JULI JUNI Budgetuppföljning 17

18 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd 3 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd 3.1 Inledning Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd enligt SOSFS 2011:9 gäller för social- och arbetsmarknadsnämndens verksamheter som regleras enligt socialtjänstlagen (SoL) och speciallagstiftningar för individ och familjeomsorg, från januari Utgångspunkten är den så kallade kvalitetsparagrafen 3 kap. 3 socialtjänstlagen: Insatser inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet. För utförande av uppgifter inom socialtjänsten ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. Kvaliteten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. I förarbeten till lagen ges begränsad vägledning om vad som är god kvalitet, där anges att; Kvalitet är ett svårfångat begrepp och vad som är god kvalitet låter sig inte fastställas på ett entydigt och objektivt sätt. Socialstyrelsen har tillsammans med Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) presenterat en operationell definition av kvalitetsbegreppet utifrån fem aspekter i SoL: God kvalitet i socialtjänstens verksamhet kan beskrivas i termer av att tjänsterna svarar mot de mål (lagar, förordningar och föreskrifter) som beslutas samt att de: bygger på respekt för människors självbestämmande och integritet utgår från en helhetssyn, är samordnade och präglade av kontinuitet är kunskapsbaserade och effektivt utförda är tillgängliga är trygga och säkra och präglas av rättsäkerhet i myndighetsutövningen. I dokumentet fastställs formerna för social- och arbetsmarknadsnämndens kvalitetsledningssystem utifrån SOSFS 2011:9. Ledningssystemet är utformat så att det ska harmoniera med av nämnden fastställda regler för internkontroll och lex Sarah samt förvaltningens leanarbete. Enligt föreskrifterna ska: huvudmannen (nämnden) inrätta ett ledningssystem ledningssystemet identifiera, beskriva och fastställa de processer och aktiviteter som behövs för att säkerställa verksamhetens kvalitet rutiner utarbetas och fastställas för varje aktivitet ledningssystemet omfatta ett systematiskt förbättringsarbete baserat på riskanalyser, egenkontroll och utredning av avvikelser huvudmannen ta emot och utreda klagomål och synpunkter samt rapporter om missförhållanden eller påtaglig risk för missförhållanden ledningssystemet vidta åtgärder och förbättra rutiner och processer utifrån erfarenheterna som görs i utredningen. Huvudmannen har skyldighet att se till att personalen arbetar enligt de processer och rutiner som ingår i ledningssystemet, liksom personalens skyldighet att medverka i kvalitetsarbetet. 18

19 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd Tillämpningsområde Föreskrifterna gäller i social- och arbetsmarknadsnämndens verksamheter som omfattas av 3 kap. 3 tredje stycket socialtjänstlagen (2001:453) Enheten Arbete och försörjning handläggning av ekonomiskt bistånd och försörjningsstöd enligt SoL. Barn och ungenheten handläggning, utredning och beslutade insatser enligt SoL handläggning, utredning och beslutade insatser/åtgärder enligt LVU (Lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga) handläggning av familjerättsliga ärenden enligt SoL och FB (föräldrabalken (1949:381)) familjehemsutredning och uppföljning av placeringar. Resursenheten behandlings- och stödinsatser enligt biståndsbeslut serviceinsatser. Vuxenenheten handläggning, utredning och beslutade insatser enligt SoL handläggning, utredning och beslutade insatser/åtgärder enligt LVM (lag (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall) behandlings- och stödinsatser enligt biståndsbeslut serviceinsatser. Boende (HVB) för ensamkommande flyktingbarn omvårdnad och stöd i hem för vård eller boende enligt SoL. 3.2 Ledningssystemets struktur Social- och arbetsmarknadsnämnden har en differentierad verksamhet med olika verksamhetsområden som styrs av olika lagstiftning, regler och föreskrifter. Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd enligt SOSFS 2011:9 gäller för nämndens verksamheter som regleras av socialtjänstlagen, föräldrabalken och berörs av speciallagstiftningarna LVU och LVM. Verksamheterna inom nämndens ansvarsområde är uppbyggda och organiserade för att tillgodose de krav som berörd lagstiftning anger. Nämndens kvalitets- och förbättringsarbete har grund i portalparagrafens (1 kap. 1 SoL) angivande att verksamheten ska bygga på respekt för människornas självbestämmande och integritet, samt kvalitetskraven enligt 3 kap. 3 SoL och regleringen om anmälan om och avhjälpande av missförhållanden i 14 kap. SoL. Nämnden strävar efter ett enhetligt ledningssystem för hela nämndens ansvarsområde. Systemet har sin grund i den kommunövergripande kvalitetspolicyn. Nämndens struktur för ledningssystemet innehåller därför en övergripande del som gäller samtliga nämndens verksamhetsområden (kapitel 1 och 2), samt 19

20 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd specifika krav som gäller utifrån föreskrifter för socialtjänstverksamhet (kapitel 3) och rekommendationer enligt Skollagen (kapitel 4). Detta avsnitt, kapitel 3; anger enbart de delar som är specifika för socialtjänstverksamheten enligt SOSFS 2011:9, övriga delar ingår i nämndens övergripande system. De rubriker/områden som återfinns i nämndens övergripande ledningssystem (kapitel 1 och 2) för systematiskt kvalitetsarbete enligt SOSFS 2011:9 är: Inledning Ledningssystem för kvalitetsarbete på Social & Arbetsmarknad Ansvar Styrdokument Gemensam struktur för kvalitetsarbete: o Internkontroll o Egenkontroll o Medarbetarundersökning o Lean o Brukar- och elevundersökningar o Synpunkter och klagomål Former för rapportering 3.3 Ansvar enligt SOSFS 2011:9 Ansvarar för att: Social och arbetsmarknadsnämnden fastställa ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete och att godkänna årlig kvalitetsrapport. Förvaltningschef berörda enheter arbetar utifrån fastställt ledningssystem. Enhetschef enheten och dess medarbetare följer fastslaget ledningssystem. Verksamhetsutvecklare ledningssystemet uppdateras vid behov samt för årlig kvalitetsrapport. 20

21 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd 3.4 Styrning och ledning Nämndens verksamheter styrs och leds enligt, av kommunfullmäktige antaget verksamhets- och ekonomistyrningssystem (Verksamhets- och ekonomistyrning i Köpings kommun, antagen av KF ) Specifika styrdokument för nämndens socialtjänstverksamheter Riktlinjer Nämnden fastställer riktlinjer för verksamheter som regleras i lag. Till nämndens riktlinjer ska rutiner utformas som säkerställer att arbetet bedrivs på likvärdigt sätt. Utformandet av rutinen ska utgå från kontinuerligt genomförda tjänstekartläggningar. Rutinerna ska i möjligaste mån kopplas till dokumentationen i verksamhetssystemet för individ och familjeomsorgen. I riktlinjerna ska om möjligt kvalitetsdefinitioner anges. Enhetschef enheten arbete och försörjning Ansvarar för att: följa upp och vid behov revidera riktlinjer för ekonomiskt bistånd. Verksamhetsutvecklare utarbeta riktlinjer för individ och familjeomsorgen. Enhetschef informera om riktlinjer och rutiner och säkerställa att de tillämpas av berörd personal. 3.5 Samarbetsöverenskommelser och avtal Nämnden strävar efter att upprätta och fastställa formaliserade överenskommelser och avtal avseende samarbete med externa samarbetsparter. Avtalen beslutas av nämnd alternativt förvaltningschef beroende på form och dignitet. I ett antal av avtalen/överenskommelserna ingår processer för att kvalitetssäkra samarbetet. Lokalt: avtal om mottagande av nyanlända enligt etableringsreformen avtal om mottagande av ensamkommande flyktingbarn överenskommelse om lokal styrgrupp för missbruks- och beroendevården, lokal handlingsplan fastställs under 2014 lokal handlingsplan för samarbete mellan kommunens och landstingets verksamheter för barn/unga med psykisk funktionsnedsättning och/eller sammansatt social och psykiatrisk problematik lokal handlingsplan för samarbete mellan kommun och landsting avseende vuxna med psykisk sjukdom/funktionsnedsättning avtal med Kvinnocentrum i Västerås avtal med Kriscentrum för män överenskommelse med Hela Människan överenskommelse om samarbete med Kvinnojouren KAK 21