Antaget Senast reviderat REGLEMENTE

Transkript

1 Antaget Senast reviderat REGLEMENTE

2 Innehållsförteckning 1 STYRANDE DOKUMENT INTERNA ÖVERGRIPANDE STYRDOKUMENT INTERN STRUKTUR IDENTITET JAK MEDLEMSBANK VÄRDEGRUND ETISK EKONOMI RÄNTA ENLIGT JAK VERKSAMHETSINRIKTNING VÅR INRIKTNING ÄR ATT SOM IDÉBUREN RÖRELSE VÅR INRIKTNING ÄR ATT SOM BANK UPPDRAGSBESKRIVNINGAR JAK MEDLEMSBANKS STYRELSE VALBEREDNINGEN ETIKRÅDET LEKMANNAREVISORN SEKRETESSBESTÄMMELSER BESTÄMMELSER OM JÄV OCH INTRESSEKONFLIKTER REGLER FÖR ARVODEN OCH KOSTNADSERSÄTTNINGAR FÖR RIKSFÖRTROENDEVALDA BILAGA TILL REGLEMENTE ARVODESREGLER FÖR AV STÄMMAN UTSEDDA FÖRTROENDEVALDA REGLER FÖR KOSTNADSERSÄTTNINGAR FÖR AV STÄMMAN UTSEDDA FÖRTROENDEVALDA REGLER FÖR ARVODEN OCH KOSTNADSERSÄTTNINGAR VID LOKALT ARBETE

3 1 Styrande dokument 1.1 INTERNA ÖVERGRIPANDE STYRDOKUMENT Föreningens ändamål och grundläggande regelverk uttrycks i stadgar som beslutas av föreningsstämman. Stadgarna är det formella fundamentet för JAK Medlemsbank. Beslut om ändringar av föreningens stadgar ska ske i enlighet med gällande föreningslag, f.n. 7 kap i Lag (1995:1570) om medlemsbanker. Reglementet uttrycker vad JAK är och står för, samt beskriver utöver stadgarna de viktigaste funktionerna och regelverken inom JAK. Grunden för verksamheten i JAK beskrivs i Identitet, Värdegrund, Etisk ekonomi och Verksamhetsinriktning. Dessa delar ska ses som styrande för den långsiktiga planeringen av bankens arbete. Beslut om ändringar i kapitel 2-5 sker på årsstämman med stöd av minst ¾ majoritet. Styrelsen har det löpande övergripande ansvaret för verksamheten i JAK Medlemsbank och styr bland annat genom mål och budget, verksamhetsriktlinjer, strategier och JAK Medlemsbanks fastställda riskaptit. Dessa styrdokument behandlas löpande och fastställs minst årligen

4 1.2 INTERN STRUKTUR Bild 1. Bilden visar vilken instans som beslutar om vilket styrande dokument och pilarna visar vilka instanser som ska följa dokumenten. Exempelvis beslutar stämman om Stadgar och Reglemente som styrelsen och andra förtroendevalda ska följa

5 2 Identitet 2.1 JAK MEDLEMSBANK startade 1965 som Jord Arbete Kapital riksförening för ekonomisk frigörelse, med danska J.A.K. som förebild. har sitt namn efter de tre faktorer vars samverkan ligger till grund för all produktion; Jord, Arbete och Kapital. är en öppen, demokratisk organisation som ägs och styrs av medlemmarna med föreningsstämman som högsta beslutande organ. blev 1993 ekonomisk förening och är sedan 1998 bank med oktroj och insättningsgaranti. är en viktig del av den folkrörelse som vill ändra villkoren i ekonomin, både lokalt och internationellt. utgör forum för debatt, utveckling och folkbildning inom räntefri, rättvis och uthållig ekonomi. är genom att bedriva kooperativ bankverksamhet med räntefri in- och utlåning ett exempel på väl fungerande finansieringssystem med samarbete som grund i stället för konkurrens. är rikstäckande och leds av en styrelse, som samordnar verksamheten. är partipolitiskt och religiöst obunden

6 3 Värdegrund JAK Medlemsbank har sin utgångspunkt i etiska värderingar. Dessa uttrycks i denna värdegrund och ska genomsyra organisationen och dess verksamhet. Helhetssyn VI ANSER ATT människor ska mötas som fria, jämlika och jämställda individer. Vi tror på mångfald och solidarisk samverkan. hållbara ekonomiska relationer är möjliga. etiska avvägningar och gemensam nytta ska vara mer vägledande än egoistiska vinstmotiv. att ett långsiktigt perspektiv är grundläggande för att åstadkomma en god utveckling. Ekologi VI ANSER ATT ekonomin ska anpassas till kraven på ekologisk uthållighet. försörjning och hushållning ska ordnas på ett sådant sätt att ekosystemen inte äventyras. Därför tar vi ställning mot jakten på ständig tillväxt. räntefri finansiering främjar hållbara investeringar medan ränteekonomin bidrar till en utarmning av jordens resurser, eftersom dess avkastningskrav är frikopplat från reala värden. Rättvisa VI ANSER ATT ekonomin ska motverka klyftor mellan fattiga och rika. räntesystemet är orättvist eftersom det omfördelar pengar från dem som har lite till dem som har mycket. ekonomiska relationer ska präglas av rättvisa och hushållning inte av ocker, övertro på tillväxt eller av att tjäna pengar på pengar. Demokrati VI ANSER ATT en rättvis ekonomi förutsätter en demokrati där allas åsikter och meningar kan göra sig gällande med samma tyngd. alla ska ha tillgång till den information som behövs för att kunna delta i beslutsfattandet. debatt och samtal med respekt för skilda synsätt ska stimuleras

7 Lokalt och globalt VI ANSER ATT sunda lokala ekonomier är grunden för en sund globalisering. pengar främst ska inriktas på att användas lokalt där människorna är och för reella behov. Ekonomisk frigörelse VI ANSER ATT pengar ska brukas som ett räntefritt bytesmedel som underlättar samverkan och utbyte av varor och tjänster, inte användas för spekulation. fördyrande kostnader för en vara, orsakade av räntor och särskilt med flera skuldsatta produktionsled, ska undvikas. pengarnas viktigaste funktion är att åstadkomma ekonomisk frigörelse för enskilda och för samhället. JAK Medlemsbank är ett av verktygen för förverkligandet av denna ekonomiska frigörelse

8 4 Etisk ekonomi Här beskrivs vad JAK Medlemsbank menar med ränta och de villkor vi eftersträvar för hållbara ekonomiska samarbeten. Vi anser att ekonomiska mellanhavanden, för att uppfylla god etik, ska: vara räntefria. ske på villkor som inte medför ett tärande på medmänniskor eller naturresurser. undvika att pengar förs från dem med kapitalbehov till dem med kapital, eller på annat sätt bidrar till snedfördelning av ägande. ske genom överenskommelser på frivillig grund och vara överblickbara, med hög grad av öppenhet och ömsesidighet. villkoren för en ekonomisk förbindelse inte för någon part ensidigt ändras under en avtalsperiod. undvika vinstutdelning till ägare av kreditförmedlingen. undvika spekulation i syfte att ge inkomster som uppkommer genom någon annan människas arbete. endast nyttja betalningsmedel som skapats på demokratisk grund och tillhandahålls utan krav på ränta, vare sig det gäller sedlar och mynt eller elektroniska pengar. undvika betalning som utgör kompensation för risk, såvida den inte sker för att täcka verkliga och rimligt stora kostnader för faktiska förluster. vid lån undvika kompensation med generell deflation eller inflation som motiv. innebära vinst- och förlustdelning endast om det sker genom aktivt och nära ägande (arbete). finansiera endast sådant som inte är förknippat med kriminalitet, oseriösa affärsmetoder eller bryter mot demokratiska metoder eller mot de mänskliga rättigheterna enligt FN:s definition

9 4.1 RÄNTA ENLIGT JAK JAK Medlemsbank verkar för ett samhälle utan ränta, främst genom medlemmarna och genom vårt sparlånesystem. Den bankverksamhet vi bedriver omsätter denna strävan i handling, som tillämpning och förebild. Med detta vill vi uppnå gemensam nytta, långsiktig hållbarhet och större rättvisa. I allt väsentligt ansluter vi oss till gängse språkbruk vad gäller ekonomiska termer. Men medan den konventionella användningen av ordet ränta idag avser avkastning på kapital eller den betalning för lån som kan tas ut av en långivare, använder vi i JAK begreppet i en mer specifik betydelse: Som ränta betraktar vi all betalning för lån (in- och utlåning) utöver vad som motsvarar de verkliga och skäliga kostnader som låneverksamheten medför för långivaren. Utlåning av pengar kan återgäldas med en motsvarande tjänst utan att betraktas som ränta, om den är av samma art och proportionell, d v s innebär utlåning av betalningsmedel i en omfattning som motsvarar den tjänst som återgäldas. I JAK Medlemsbank regleras detta genom att utlåningen alltid balanseras mot den inlåning som låntagaren måste prestera. All annan betalning, oavsett om den sker med någon annan gentjänst, monetära eller materiella värden, utgör ränta. Vi gör alltså som regel skillnad på vad som är ränta och vad som betalas som lånekostnad eller avgift. En räntebetalning kan alltså ske med vilket betalningsmedel som helst. Tjänsten att låna ut pengar kan däremot bara återgäldas med samma typ av tjänst för att inte utgöra ränta. När den som lånar ut pengar i sin tur får låna av den som varit låntagare agerar man som jämlikar och vänner, vilket är modellen för ekonomisk samverkan. Ges något däremot som gåva förutsätts frivillighet, utan koppling till betalning eller motprestation, det vill säga utan ränta. JAK Medlemsbank är räntefri, eftersom medlemmarna inte tar ränta av varandra. Likt andra banker finns i JAK administrationskostnader, som inkluderar överskott för att garantera långsiktighet och täckning av kreditförluster. Lånekostnad och avgifter anpassas efter självkostnadsprincipen så att de inte medför omfördelning av ägande och vinst ges inte till ägarna. JAK Medlemsbank följer svensk lag när det gäller att göra sin utlåning jämförbar med andra bankers, genom att ange effektiv ränta för varje lån, enligt Konsumentkreditlagens föreskrifter, där alla kostnader för lånet ingår. JAK Medlemsbank kan samarbeta med eller stödja närbesläktad verksamhet även om den inte är räntefri, eller om den är på gränsen för vad vi anser vara etiskt acceptabelt inom JAK om den utgör bättre alternativ i förhållande till övrig omvärld. Men då utan att verksamheten implementeras i JAK Medlemsbank

10 5 Verksamhetsinriktning 5.1 VÅR INRIKTNING ÄR ATT SOM IDÉBUREN RÖRELSE arbeta för ekonomisk frigörelse för enskilda och för samhället i sin helhet. sprida kunskap om räntans effekter för människa och miljö. synliggöra den starka kopplingen mellan ekologisk och ekonomisk hållbarhet. bedriva en folkbildningsverksamhet genom ideella Informatörer och lokalavdelningar. bredda och fördjupa diskussionen om räntefri ekonomi. vara en medvetet lärande organisation som arrangerar kurser, seminarier, studiecirklar, utställningar, informationsmöten, räknestugor, temakvällar med inbjudna föreläsare och liknande. granska nya idéer och lösningar på penningpolitiska och sociala problem. delta i den pågående samhällsdebatten när det gäller frågor kring ekonomi och pengar. delta i utvecklingen av lokala finansiella infrastrukturer. verka för att kontanter bibehålls som en del i samhällets ekonomiska infrastruktur. verka för ett minskat beroende av privata banker som är så stora att de hotar samhällsekonomin, bland annat genom att systemhotande banker delas upp i flera mindre banker. arbeta internationellt för att sprida JAKs idéer om rättvis ekonomi. utveckla metoder som underlättar delaktighet, demokratiskt medinflytande och beslutsfattande inom föreningen. verka för en levande diskussion som främjar medlemmarnas delaktighet och engagemang. förstärka, utveckla och utöka våra lokalavdelningar. sträva efter att alla medlemmar har tillgång till den information de önskar. sträva efter att öka i medlemsantal, ekonomisk omsättning och samhällelig betydelse, till dess att JAKs idé omfattas och praktiseras lika mycket utanför JAK som inom. ge ut medlemstidningen Grus & Guld. främja idéutveckling med lokal förankring. samarbeta med andra organisationer och företag som delar vår värdegrund. vara radikal i sin bokstavliga betydelse; genom att söka roten till felaktigheter inom intresseområdet ekonomi och pengar

11 5.2 VÅR INRIKTNING ÄR ATT SOM BANK erbjuda en räntefri bankverksamhet baserad på ett uthålligt ekonomiskt system i balans, som praktisk tillämpning av vår idé. ge medlemmar möjlighet att placera sina pengar utan ränta och att låna utan att hamna i ränteskuld. arbeta för att enskilda människor och hushåll ska ha kontroll över sina liv genom att utan ränta kunna spara och låna av varandra och återbetala sina skulder. medverka till en sund syn på privatekonomi. sköta drift och utveckling kostnadseffektivt och lönsamt med utrymme för både en hög soliditet och en bred informationsverksamhet om föreningens idéer. verka för sparformer som ger möjlighet att spara riktat till och stödja lämpliga projekt. fungera som en internet- och telefonbank med huvudkontoret i Skövde. göra det möjligt för medlemmarna att ha JAK som sin huvudbank där medlemmen kan nyttja de viktigaste banktjänsterna. vara det självklara bankalternativet för våra syskonorganisationer. aktivt utveckla nya former av banktjänster och finansieringslösningar, med sikte på att pengarna placeras lokalt och realt

12 6 Uppdragsbeskrivningar 6.1 JAK MEDLEMSBANKS STYRELSE Ställning och syfte Styrelsen är medlemsbankens högsta förvaltningsorgan under stämman. Den svarar för medlemsbankens organisation och förvaltning av dess angelägenheter. Styrelsen består av förtroendevalda som tillsätts av stämman, tillsammans med VD, i förekommande fall ställföreträdande VD, samt personalrepresentanter. Grundläggande kompetenskrav för styrelsen och dess ledamöter anges i uppdragsbeskrivningen för JAK Medlemsbanks valberedning nedan. Uppgifter Styrelsen ska verkställa stämmans beslut och har till sitt förfogande ett kontor under ledning av den verkställande direktören. Huvudkontoret är förlagt till Skövde, men styrelsen kan även etablera ett eller flera regionkontor. Efter begäran från medlemmar kan styrelsen besluta att inrätta lokalavdelning. Styrelsen och VD företräder JAK Medlemsbank. Styrelsen utses av föreningsstämman och VD av styrelsen. Föreningsstämman ska årligen granska styrelsens och VDs förvaltning och ta ställning till beviljande av ansvarsfrihet. Ett uppdrag som styrelseledamot upphör i förtid om ledamoten själv eller stämman begär det, liksom VDs om VD själv eller styrelsen begär det. Styrelsen uppträder aldrig själv verkställande, utan agerar genom uppdrag till VD. Styrelsen ska ta hänsyn till vad som vid varje tid är möjligt att åstadkomma och vilka resurser som står till förfogande. Styrelsen ska ta fram en egen arbetsordning där det ska beskrivas hur man planerar att genomföra sitt arbete under året. Styrelsen ska årligen göra arbetsordningen tillgänglig för medlemmarna, samt bereda möjlighet för övriga grupper av förtroendevalda att informera medlemmarna om sina arbetsordningar. Ansvar och befogenheter Styrelsen ska behandla övergripande och långsiktiga frågor av icke löpande natur samt frågor av ovanlig beskaffenhet eller av stor betydelse i övrigt, och således icke sådana som utgör löpande förvaltning och därmed enligt lag ingår i VDs behörighet, eller som i övrigt tillhör VDs ansvarsområde enligt JAK Medlemsbanks stadgar, riktlinjer och instruktioner eller styrelsens delegeringsbeslut. Styrelsen har det yttersta ansvaret för föreningens organisation och förvaltningen av dess angelägenheter där sparlånesystemet ingår. Innebörden av styrelsens ansvar följer bland annat av den associationsrättsliga och näringsrättsliga lagstiftning som banken lyder under. Väsentliga förändringar som avser verksamhet och administration beslutas av styrelsen. I övrigt är styrelsen skyldig att följa gällande regelverk. Styrelsen ska fastställa mål och strategier för föreningens verksamhet och utvecklingsarbete, samt försäkra sig om att interna instruktioner för styrning och intern information fastställs för de viktigaste verksamhetsområdena. Detta ska göras i enlighet med vad som uttrycks om identitet, värdegrund, och verksamhetsinriktning i detta reglemente

13 Antal ledamöter Styrelsen ska bestå av minst sju och högst tretton ledamöter, inklusive ordförande. Därutöver kan personalrepresentanter med suppleanter ingå i styrelsen enligt Lag om styrelserepresentation för de privatanställda. (1987:1245). Vidare ingår enligt lag VD som ordinarie och ställföreträdande VD som suppleant i styrelsen. Inom sig utser styrelsen vice ordförande. Suppleanterna för personalrepresentanter och VD kallas till varje möte och ska hålla sig uppdaterade. Suppleanter som ej tjänstgör har yttranderätt, men ej rösträtt. Styrelsen kan utse ett arbetsutskott (styrelsens AU) där styrelsens ordförande, vice ordförande, personalrepresentant och verkställande direktör ingår. Styrelsens AU ser till att alla frågor är förberedda och genomarbetade innan de skickas ut till övriga ledamöter i styrelsen tillsammans med kallelsen. Den som av stämman är vald till styrelseuppdrag har en mandatperiod på maximalt tre år och kan sitta högst nio år i följd. Därefter kan omval till förnyat styrelseuppdrag ske efter ett uppehåll av sex år. Om situation skulle uppstå då ordförande under pågående mandatperiod inte kan fullfölja uppdraget, träder i första hand vice ordförande in. Skulle vice ordförande inte kunna åta sig uppdraget som ordförande, ska av styrelsen utsedd person i styrelsen träda in som ordförande fram till nästkommande årsstämma. Person som träder in som ordförande, erhåller för resten av perioden ordförandes arvode. Samarbete med andra delar av JAK Styrelsen ska, i möjligaste mån, finnas representerad på föreningens riksarrangemang. Styrelsen ska även ha löpande kontakter med extern revisor, valberedning, Etikråd och lekmannarevisorer. Förbereda och genomföra föreningsstämma Styrelsen ansvarar för att förbereda och genomföra årlig föreningsstämma så att den tar de beslut som krävs av föreningen. På föreningsstämma ska styrelsen rapportera om händelser under det gångna verksamhetsåret samt avlägga rapport om uppdrag från tidigare års föreningsstämmor. Styrelsen ska även ansvara för att motioner bereds och informera om planeringen för kommande års verksamhet och budget. 6.2 VALBEREDNINGEN Ställning och syfte Enligt stadgarna ( 14-15) ska JAK Medlemsbank ha en valberedning som utses av föreningsstämman. Valberedningen är föreningsstämmans organ med uppgift att bereda stämmans beslut i val- och arvodesfrågor. Valberedningens ledamöter ska tillvarata alla medlemmars gemensamma intressen och får inte obehörigen röja vad som förekommit i valberedningsarbetet. Valberedningens arbete pågår under hela verksamhetsåret, från stämma till stämma, i enlighet med arbetsprocessen beskriven nedan i detta dokument. Dokumentets beslutsordning Uppdragsbeskrivningen ska fastställas, eller vid behov revideras, vid varje ordinarie föreningsstämma. Valberedningens sammankallande ansvarar för att uppdragsbeskrivningen

14 kommuniceras och tillämpas i valberedningens arbete, bl.a. genom att samtliga ledamöter i valberedningen får del av beskrivningen. Valberedningens sammansättning och beslutsförhet Valberedningen ska ha fyra till fem ledamöter, varav en väljs som sammankallande av stämman. Inom sig utser valberedningen en vice sammankallande. Ingen ersättare utses om ledamot i valberedningen lämnar sitt förtroendeuppdrag i förtid. Valberedningen måste dock bestå av minst fyra ledamöter. Om antalet ledamöter skulle understiga fyra ska ersättare utses på extra föreningsstämma eller på det sätt som ordinarie föreningsstämma beslutat t.ex. genom att ge valberedningen mandat att själva utse ersättare. Uppgifter om namnen på aktuella ledamöter i valberedningen ska finnas på JAK Medlemsbanks hemsida. Valberedningen ska sträva efter att fatta beslut i konsensus. Valberedningen är beslutsför då minst 3 av ledamöterna är närvarande. För giltigt beslut krävs att det biträds av minst tre ledamöter. Vid lika röstetal har sammankallande ej utslagsröst. Valbarhet Följande ska beaktas för valbarhet till detta förtroendeuppdrag: medlem i JAK Medlemsbank och införstådd med föreningens värdegrund och särart, känd i lokalavdelning samt om möjligt även på riksnivå, kunskap om föreningen, liksom engagemang och tid för uppdraget, brett kontaktnät inom föreningen, personlig integritet, vara lämplig och ha gott anseende, ej ha en pågående anställning, arvoderat uppdrag eller annat riksförtroendeuppdrag i JAK Medlemsbank, innan uppdraget accepteras ska valberedningsledamoten noga överväga huruvida en intressekonflikt föreligger. Varje ledamot har en mandatperiod på maximalt tre år och kan sitta högst nio år i följd. Därefter kan omval till förnyat valberedningsuppdrag ske efter ett uppehåll av sex år. Kompetens i valberedningen Förutom ovanstående kriterier, behöver valberedningen inom sig ha följande kompetenser: finansiell kompetens, i syfte att kunna identifiera och bedöma att såväl nya kandidater som sittande styrelseledamöter uppfyller de högt ställda krav som gäller för styrelseledamöter i finansiella institut, kunskaper i kompetensbaserad rekrytering, för att kunna identifiera, rekrytera och bedöma kandidater. En till två ledamöter i valberedningen behöver besitta ovanstående kompetens. Valberedningens uppdrag, ansvar och arvodering Valberedningen ska till föreningsstämman lämna förslag till styrelseordförande, styrelseledamöter, Etikråd, lekmannarevisorer samt förslag till externrevisorer

15 Valberedningen ska till stämman även lämna förslag till budget, arvoden inklusive arvodesregler för alla riksförtroendevalda, exklusive externrevisorerna. För mer information se Reglemente kap 9. Regler för arvoden och kostnadsersättningar för riksförtroendevalda. Valberedningen ska i sin nominering särskilt beakta kravet på mångsidighet och bredd och på att eftersträva en jämn könsfördelning. På JAK Medlemsbanks webbplats ska uppgift lämnas om hur medlemmar kan lämna förslag på lämpliga kandidater till olika förtroendeposter. Styrelsens kompetens och färdigheter I finansiella institut krävs att styrelsen, utöver arbete med till exempel strategi och uppföljning av verksamheten, ska kunna fatta välinformerade beslut om till exempel riskaptit, riskstrategi och ramverk för riskhantering. Följande erfarenhetskriterier och kompetensområden ska alltid beaktas vid framtagande av kravprofil för styrelseordförande och styrelseledamot i JAK Medlemsbank: JAKs ideologi ledarskap samarbetsförmåga finansiella marknader rättsliga ramar och krav (finansiella regelverk, lagar, föreskrifter) strategisk planering och förståelse av en banks affärsstrategi eller affärsplan och hur den genomförs riskhantering (att identifiera, bedöma, övervaka, kontrollera och mildra de huvudsakliga typer av risker som en bank utsätts eller kan komma att utsättas för) bedömningar av bankers effektivitet och av att skapa effektiv styrning, övervakning och kontroll tolkning av kreditinstituts finansiella information och identifiering av viktiga frågor på basis av denna information samt lämpliga kontroller och åtgärder Utöver ovanstående kompetensområden kompletterar valberedningen kravprofilen med de specifika kompetensbehov som framkommit under valberedningens behovsanalys inför det aktuella valet. Lekmannarevisor och Etikråd Lekmannarevisorer och Etikråd bör ha kompetenser som gör ledamöterna lämpliga att utföra de uppgifter som beskrivs i respektive uppdragsbeskrivning. Arbetsprocess Valberedningen ska arbeta enligt en strukturerad process för att säkerställa väl underbyggda och genomarbetade förslag. Valberedningens arbetsprocess för verksamhetsåret utgörs av nio steg: 1. Planering av valberedningens arbete 2. Analys av bankens verksamhet 3. Fastställande av kriterier

16 4. Analys av sittande styrelse, lekmannarevision, Etikråd och externrevisorer 5. Rekrytering av kandidater 6. Inhämtande av nomineringar 7. Utvärdering och framtagande av förslag 8. Utvärdering och uppföljning av verksamhetsåret samt denna uppdragsbeskrivning 9. Deltagande i föreningsstämma 1. Planering av valberedningens arbete Valberedningen sammanträder strax efter genomförd föreningsstämma. Valberedningens sammankallande (nyvald eller omvald) och styrelsens ordförande (nyvald eller omvald) stämmer av översiktlig planläggning av valberedningens arbete. Därefter tar valberedningen fram en planering som ska vara så detaljerad som möjligt och innehålla hållpunkter för valberedningens aktiviteter och kommunikation, med hänsyn tagen till oförutsedda händelser. Nominering till nästkommande ordinarie stämma, skall vara valberedningen tillhanda senast den 31 december. Medlem som vill kandidera utanför valberedningens lagda förslag till post som ledamot, gör sin presentation själv. 2. Analys av bankens verksamhet Valberedningen ska vara väl insatt i JAK Medlemsbanks värderingar, ändamål, vision, strategier och mål. Vidare ska valberedningen vara väl insatt i vilka förutsättningar som gäller för bankens tillståndspliktiga verksamhet. Valberedningen ska också beredas insyn i vilka viktiga utvecklings- och förändringsprojekt som pågår i banken för att kunna identifiera relevanta kompetenskrav. 3. Fastställande av kriterier Grundläggande erfarenhetskriterier och kompetensområden anges i avsnitt Styrelsens kompetens och färdigheter. Valberedningen genomför en behovsanalys, där den kompetens styrelsen behöver besitta som kollektiv kartläggs. I detta steg ska valberedningen noga utvärdera och ta hänsyn till om framtiden kräver en annan kompetens än den som hittills behövts. Nya kompetensbehov kan föranledas av förändringar i bankens strategi eller verksamhet, förändringar i interna regelverk eller förändringar i externa regler och lagkrav. Valberedningen bör i detta steg inhämta information från ett brett spann av källor med insyn i bankens förutsättningar och aktuella behov, till exempel sittande styrelseledamöter, externrevisor, internrevisor, internrevisor, bankledning, etikråd, lekmannarevisorer, tillsynsmyndigheter och complianceansvarig. Baserat på de samlade kompetenskriterierna formuleras en kravprofil. Även för lekmannarevisor och Etikråd görs en behovsanalys men den behöver i regel inte vara lika omfattande. 4. Analys av sittande styrelse I detta steg utvärderas den nuvarande styrelsen som kollektiv och individer i relation till de grundläggande kompetensområden som anges i avsnittet Styrelsens kompetens och färdigheter i kombination med de kriterier som fastställts i föregående steg

17 Valberedningen inventerar den kompetens som finns hos de befintliga styrelseledamöterna. Även för lekmannarevisor och Etikråd görs en analys. 5. Identifiering och rekrytering av kandidater Valberedningen ska ha ett strukturerat arbetssätt för att komma i kontakt med relevanta kandidater. Informationsspridning, annonsering och uppsökande verksamhet bör ske såväl genom JAK Medlemsbanks etablerade kanaler som i andra fora. Valberedningen ska så utförligt som möjligt informera kandidaterna om vilka krav som ställs på förtroendevalda i finansiell sektor utifrån ett externt regelperspektiv samt särskilt för styrelseledamöter om krav i finansiell sektor utifrån ett externt regelperspektiv. Alla av valberedningen identifierade kandidater till styrelse som anger att de är intresserade av att genomgå valberedningens utvärderingsprocess ska fylla i en skriftlig kompetensprofil. Kompetensprofilen ska baseras på de grundläggande kompetenskriterier som listas i avsnitt Styrelsens kompetens och färdigheter i kombination med de för året identifierade kompetensbehov som identifierats i processteg 3. Identifierade och intresserade kandidater till lekmannarevisor och Etikråd kan lämna en kompetensprofil skriftligt eller muntligt i den intervju som valberedningen gör. 6. Inhämtande av nomineringar Nomineringsprocessen i organisationen är viktig för att valberedningen ska få kännedom om lämpliga kandidater som inte redan finns i valberedningens ledamöters kontaktnät. Valberedningen ska tidigt under verksamhetsåret och därefter återkommande i ett brett utbud av informationskanaler uppmana föreningens medlemmar att kontakta valberedningen med nomineringar. Valberedningen ska också säkerställa att hela organisationen får tillgång till de grundläggande erfarenhetskriterierna och kompetensområdena. Medlemmar kan nominera sig själva till förtroendeposter. Valberedningen ska så utförligt som möjligt informera nominerade kandidater om vilka krav som ställs på förtroendevalda i finansiell sektor utifrån ett externt regelperspektiv samt särskilt för styrelseledamöter om krav i finansiell sektor utifrån ett externt regelperspektiv. Alla nominerade kandidater som anger att de är intresserade av att genomgå valberedningens utvärderingsprocess ska fylla i en skriftlig kompetensprofil. Kompetensprofilen ska baseras på de grundläggande erfarenhets- och kompetenskriterier som listas i Styrelsens kompetens och färdigheter i kombination med de för året identifierade kompetensbehov som identifierats i processteg 3. Intresserade kandidater till lekmannarevisor och Etikråd kan lämna en kompetensprofil skriftligt eller muntligt i den intervju som valberedningen gör. 7. Utvärdering av kandidater, process och framtagande av förslag Valberedningen ska i utvärderingsprocessen behandla alla kandidater likvärdigt, oavsett om valberedningen själv rekryterat kandidaten eller om kandidaten nominerats av en medlem eller av sig själv. Valberedningen ska intervjua de kandidater som valberedningen anser uppfylla stora delar av kravprofilen. I det fall av valberedningen nominerad kandidat saknar viktiga kompetenser och färdigheter som ingår i kravprofilen ska kompetensutvecklingsbehov identifieras och om kandidaten blir vald kommuniceras denna till den aktuella ledamoten och styrelsens ordförande. På detta sätt kan ledamoten och styrelseordföranden säkerställa att de områden som saknas ingår i ledamotens kompetensutvecklingsplan för året

18 Styrelse Valberedningen ges möjlighet att ta hänsyn till den kollektiva kompetensen i bankens styrelse. Det innebär att enskilda kandidater och styrelseledamöter tillåts ha vissa brister i sin erfarenhets- och kompetensprofil under förutsättning att dessa brister till övervägande del vägs upp av övriga ledamöter. Det är viktigt med mångfald bland styrelseledamöterna, och att ledamöternas kompetens kompletterar varandra. I samband med utvärderingsprocessen gör valberedningen en lämplighetsbedömning av de kandidater valberedningen avser att nominera. Inför lämplighetsbedömningen ska följande dokumentation överlämnas till valberedningen från de kandidater som planeras ingå i valberedningens förslag: a) utdrag ur Rikspolisstyrelsens belastningsregister, lämnad i obrutet originalkuvert, b) information om pågående civilrättsliga, administrativa eller disciplinära ärenden, c) kreditupplysning UC och utdrag från Kronofogdemyndigheten, d) utdrag från Bolagsverket, e) uppgift om och referenser från pågående och tidigare relevanta befattningar och uppdrag. Den samlade bedömningen görs slutligen på grundval av följande bedömningskriterier: kunskap och erfarenhet om JAK Medlemsbank, dess historia, ideologi, mål och visioner kandidatens anseende med beaktande av privat och yrkesmässigt uppträdande, lagbrott och administrativa överträdelser, yrkesprestationer och ekonomisk ställning teoretiska och praktiska erfarenheter med beaktande av utbildningsnivå och inriktning, kunskaper och förvärvad erfarenhet av finansiella tjänster, finansiella regelverk och krav, strategisk planering och utveckling, riskhantering samt tolkning av finansiell information styrningskriterier med beaktande av potentiella intressekonflikter, uppdragets tidsåtgång, styrelsens sammansättning och kollektiva kompetens Lekmannarevisor och Etikråd Lämplighet, intressekonflikter och möjlighet att uppfylla arbetsuppgifter angivna i reglementet ligger till grund för förslag till val av lekmannarevisor och Etikråd. 8. Utvärdering och uppföljning Inför stämman i uppdragets slutskede genomförs en utvärdering och uppföljning av arbetet under verksamhetsåret samt av denna uppdragsbeskrivning. Eventuella slutsatser från denna delges stämman samt den nyvalda valberedningen. 9. Deltagande i föreningsstämma Valberedningen ska närvara vid föreningsstämma för att presentera sitt samlade förslag till styrelse, Etikråd, lekmannarevisorer och externrevisorer, lägga fram förslag på budget, arvodesregler och ersättning till samtliga riksförtroendevalda, samt redogöra för sitt arbete under året

19 Presentation av valberedningens förslag Valberedningens förslag ska presenteras på JAK Medlemsbanks webbplats vid tidpunkt för kallelse till föreningsstämma där styrelse- eller revisorsval ska äga rum. Valberedning ska också i sin presentation lämna ett motiverat yttrande beträffande sitt förslag till styrelse. Yttrandet ska även innehålla en kort redogörelse för hur valberedningens arbete har bedrivits under verksamhetsåret. Valberedningens presentation av ledamot som föreslås för nyval eller omval ska innehålla uppgift om: födelseår samt huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet, relevanta pågående och tidigare uppdrag, vid omval, vilket år ledamoten invaldes i styrelsen, Etikråd respektive lekmannarevision. 6.3 ETIKRÅDET Ställning och syfte Etikrådet väljs av stämman för att, å medlemmarnas vägnar, bevaka JAKs verksamhet ur etisk synvinkel. Uppgifter Etikrådets arbete ska lyfta fram befintliga problemområden och förebygga uppkomsten av nya. Till skillnad från revisorerna bevakar Etikrådet inte primärt formella och juridiska aspekter utan sysslar företrädesvis med principfrågor där man kan komma i konflikt med god etik. Arbetet ska bedrivas utifrån den grundsyn på rättvisa och solidaritet som JAK står för, som beskrivs i Reglementet. Etikrådets arbetssätt är att uppmärksamma och klargöra etiska dilemman, lämna råd och synpunkter samt främja samtal och reflektion. Etikrådet ska ta fram en egen arbetsordning där det ska beskrivas hur man planerar att genomföra sitt arbete under året. Etikrådet ska årligen göra arbetsordningen tillgänglig för medlemmarna. Ansvar och befogenheter Etikrådet ansvarar för att identifiera och lyfta fram de etiska frågeställningar som är aktuella bland föreningens medlemmar, samt att initiera diskussions- och utbildningstillfällen kring dessa utifrån JAKs värdegrund och riktlinjerna för etik. Etikrådet underlättar kommunikation och förebygger tvister. Vid behov kan Etikrådet hjälpa till och föreslå lösningar. Etikrådet kan självständigt ta upp ämnen att behandla. Etikrådet förbinder sig till tystnadsplikt vad gäller information som kan skada enskild eller företag. De arbetsprotokoll som Etikrådet för är inte offentliga, utan endast till för Etikrådets interna bruk. Avgränsningar av Etikrådets befogenheter Klagomål gentemot anställda i banken eller missnöje i enskilda ärenden behandlas genom bankens sedvanliga klagomålshantering. Dessa kan Etikrådet informeras om och om och när de blivit en principiell etisk fråga kan Etikrådet välja att ta upp dem. Varje halvår tar Etikrådet del av en översiktlig sammanställning av inkomna klagomålsärenden

20 Antal ledamöter Etikrådet består av tre medlemmar som väljs av föreningsstämman. Varje ledamot har en mandatperiod på max tre år och kan sitta högst nio år i följd. Därefter kan omval till förnyat etikrådsuppdrag ske efter ett uppehåll av sex år. Om en ledamot inte kan fullfölja sitt uppdrag kan de övriga två i samråd med valberedningen adjungera en ny tredje person för tiden fram till nästa stämma. Samarbete med andra delar av JAK Till Etikrådet kan medlemmar vända sig med önskemål om att en fråga tas upp. Förtroendevalda, ideellt engagerade och anställda kan dessutom vända sig till Etikrådet utifrån sin speciella funktion och efterfråga synpunkter från Etikrådet. Frågor kan även väckas av lokalavdelning. Stämman kan ge Etikrådet direkta uppdrag. Etikrådet nås via JAKs hemsida, e-post, brev, telefon och fysiska möten. På JAKs olika riksarrangemang medverkar ledamöterna i Etikrådet så långt det är möjligt. När så behövs för Etikrådet frågor vidare till rätt instans, som kan vara t.ex. styrelsen, revisor, klagomålsansvarig, VD eller annan ansvarig. Förberedelser inför föreningsstämma Etikrådet sammanställer årligen en rapport om sina ärenden till stämman. 6.4 LEKMANNAREVISORN Ställning och syfte Lekmannarevisor utses, i enlighet med möjligheten som ges i lagen om medlemsbanker, med uppgift att granska verksamheten på uppdrag av stämman. Uppgifter Lekmannarevisorns uppgift är att granska verksamheten så att den, ur ett medlemsperspektiv, bedrivs på ett ändamålsenligt och korrekt sätt. Funktionen som lekmannarevisor får inte förväxlas med den uppgift som den auktoriserade revisorn har. Den auktoriserade revisorn, som också väljs av stämman, har till uppgift att granska bankens årsredovisning jämte räkenskaper och förvaltning enligt god revisionssed, samt lämna förslag till stämman i frågan om styrelsens ansvar. Lekmannarevisorn ska ta fram en egen arbetsordning där det ska beskrivas hur man planerar att genomföra sitt arbete under året. Lekmannarevisorn ska årligen göra arbetsordningen tillgänglig för medlemmarna. Ansvar och befogenheter Kraven och förväntningarna på en lekmannarevisor finns närmare specificerade genom Medlemsbankens stadgar 12 REVISION: "Stämman ska välja minst en och högst två ordinarie revisorer och med vardera en personlig suppleant. Mandattiden för samtliga är ett år. Dessa ska vara auktoriserade revisorer. Stämman ska vidare välja en lekmannarevisor med en personlig suppleant. Minst en auktoriserad revisor är skyldig att närvara vid stämman."

21 Lag om medlemsbanker (1995:1570), kap. 7 b Enligt stadgarna ska lekmannarevisorn således ha insikt i och erfarenhet av redovisning samt ekonomi- och förvaltningsfrågor. Om en lekmannarevisor anser sig sakna vissa kunskaper kan JAK och den valda revisorn komma överens om någon utbildning för att säkerställa att den valda lekmannarevisorn kan fullgöra sitt åtagande på bästa sätt. I Lag om medlemsbanker kapitel 7 b anges närmare förutsättningar beträffande behörighetsgrunder samt jävsfrågor som valberedningen måste beakta i samband med att den utarbetar sitt förslag till stämman om en kandidat till posten som lekmannarevisor. En lekmannarevisor får, enligt Lag om medlemsbanker, vid granskningen inte anlita någon som inte är behörig att vara revisor. Om medlemsbanken har anställda personer eller delegater med uppgift att uteslutande eller huvudsakligen sköta bankens interna revision får lekmannarevisorn anlita dessa personer i den utsträckning det är förenligt med god revisionssed. Antal revisorer Enligt JAK Medlemsbanks stadgar väljs en lekmannarevisor av stämman, tillsammans med en ersättare om den ordinarie lekmannarevisorn inte kan fullfölja sitt arbete. Samarbete med andra delar av JAK Styrelsen ska ge lekmannarevisorn tillfälle att genomföra granskningen i den omfattning som lekmannarevisorn själv anser vara nödvändigt samt lämna de upplysningar och det biträde som lekmannarevisorn begär. Lekmannarevisorn får inte lämna upplysningar till enskild medlem eller utomstående om sådana angelägenheter, som vederbörande har fått kännedom om när hen fullgör sitt uppdrag, om det kan vara till skada för banken. En lekmannarevisor är skyldig att till stämman lämna alla upplysningar som stämman begär, om det inte skulle vara till väsentlig nackdel för banken eller till nämnvärd olägenhet för enskild person/medlem. En lekmannarevisor är dessutom enligt lag skyldig att lämna yrkesrevisor och, om banken försatts i konkurs, konkursförvaltare de upplysningar som behövs om bankens angelägenheter. Förberedelser inför föreningsstämma Lekmannarevisorn ska till stämman ta fram en granskningsrapport enligt Lag om medlemsbanker (1995:1570), kap. 7 b 6. Stämman kan också ge särskilda uppdrag till lekmannarevisorn som rapporterar resultatet till kommande stämma

22 7 Sekretessbestämmelser Styrelseledamöter inklusive eventuell stf VD och personalrepresentanters suppleanter, revisorer med suppleanter, övriga förtroendevalda och lokalt aktiva samt anställda ska, då uppdrag påbörjas, underskriva en sekretess- och tystnadsförbindelse som även gäller efter det att uppdrag eller anställning upphört. Förbindelsen innebär dels att enskilds förhållanden till banken inte får obehörigen röjas, dels att inte bankens interna angelägenheter får obehörigen röjas

23 8 Bestämmelser om jäv och intressekonflikter Medlem, revisor eller anställd, som är jävig i ett ärende får inte handlägga, närvara vid eller delta i beslut i sådant ärende. Blotta misstanken om att jäv föreligger ska leda till att berörd person avstår. Det åligger vederbörande att själv påtala jävssituationen och om hen inte gör det och någon annan känner till förhållandet, åligger det denne att begära en förklaring av den berörda personen Om ett styrelsebeslut eller motsvarande var beroende av någon som var jävig, är beslutet ogiltigt. Eventuella jävsregler utöver de som angivits i lag kan fastställas av föreningsstämma. Om en person under sin period som förtroendevald på riksnivå eller lokalt i en lokalavdelning får en anställning i JAK Medlemsbank ska personen avsäga sig sitt uppdrag senast dagen före första anställningsdagen. Undantagna från denna regel är VD och ställföreträdande VD (Lag om medlemsbanker (1995:1570)) samt de styrelsemedlemmar som är anställda på JAK Medlemsbank och omfattas av Lag om styrelserepresentation för de privatanställda (1987:1245). Med intressekonflikt menas varje situation, där JAK Medlemsbank eller någon av dess medarbetare har ett annat intresse ekonomiskt eller personligt än medlemmens av resultatet av den tjänst som tillhandahålls medlemmen eller av den transaktion som genomförs för medlemmens räkning och att detta medför en väsentlig risk för att medlemmens intressen påverkas negativt. JAK Medlemsbank ska upprätta ändamålsenliga rutiner för att alltid säkerställa att det görs en bedömning av vad som är bäst för medlemmen så att medlemmar, som använder våra tjänster, alltid behandlas korrekt

24 9 Regler för arvoden och kostnadsersättningar för riksförtroendevalda Varje år ska valberedningen bereda och genom styrelsen ge ordinarie föreningsstämma förslag till beslut om regler för samt nivåer på arvoden och kostnadsersättningar för det nya verksamhetsåret. Dessa preciseras i bilaga till Reglementet och ska tas som ett eget beslut på föreningsstämman. Reglerna och nivåerna gäller från det att föreningsstämmans protokoll är justerat, och avser tiden direkt efter stämman till och med nästkommande års ordinarie föreningsstämma. Förslag till beslut ska innehålla regler, arvoden och kostnadsersättningar, samt budget för riksstyrelsens ledamöter, lekmannarevisorer, valberedning och Etikråd

25 Bilaga till reglemente ARVODESREGLER FÖR AV STÄMMAN UTSEDDA FÖRTROENDEVALDA Inför varje ordinarie föreningsstämma lämnar valberedningen förslag på nivåer för arvoden och kostnadsersättningar. Styrelsens ledamöter Ersättning, antingen i form av arvode eller som ersättning för förlorad arbetsinkomst, utgår för möten som kallats enligt reglerna. Ersättning i form av traktamenten utgår inte. Deltagande i kurser, studiebesök, seminarier och liknande ersätts enligt samma regler, d.v.s. överenskommelse om deltagande i aktiviteten ska ha fattats i förväg. Ordet möte är alltså i denna text en samlingsbeteckning för alla typer av ersättningsberättigade aktiviteter. Arvode för möte utgår för all tid som ryms mellan avresan från bostaden (eller motsvarande, t.ex. arbetsplatsen, semesterorten o.s.v.) och återkomsten. Om man däremot tidigarelägger avresan eller senarelägger återresan för privata angelägenheter, så utgår ingen ersättning för mertiden som därvid uppstår. Telemöten ersätts endast för den tid som ledamöterna varit uppkopplade. Arvodet är 135 kr per påbörjad timme och dagarvodet är maximalt kr (vilket innebär att om förrättningen varar längre än 7 timmar ersätts man med fullt dagarvode). Dagarvodet beräknas per kalenderdygn. Exempel: du påbörjar tillresan fredagen den 9 maj kl och är efter avslutad förrättning åter i bostaden lördagen den 10 maj kl Beräkning, första dygnet 9 maj innebär 4 timmars förrättning: 4 x 135 kr = 540 kr. Andra dygnet 10 maj innebär 23 timmars förrättning (över 7 timmar) = fullt dagarvode kr. Totalt kr i arvode. Som styrelseledamot ska man vara helt påläst inför varje styrelsemöte och vara väl insatt redan när mötet börjar. Som ersättning för tid till förberedelser samt inläsning av alla underlag inför respektive styrelsemöte, utgår ett förberedelsearvode om kr/närvarat styrelsemöte. Till riksstyrelsens ordförande utgår ett schablonbelopp om kr per år, samt till riksstyrelsens vice ordförande kr per år, utöver ovan nämnda mötesersättning. Istället för arvode kan ersättning för förlorad arbetsinkomst utgå om förlusten överstiger ovan angivna arvodesbelopp. Observera att man inte både kan få arvode och ersättning för förlorad arbetsinkomst. Intyg från arbetsgivaren som styrker inkomstbortfallet ska bifogas för att ersättningen ska betalas ut. För den som är egen företagare beräknas inkomstbortfall utifrån företagets senaste bokslut. Helgdagar ska inte anses som arbetsdagar. Ledamöter i Etikrådet Timarvode Dagarvode 125 kr/tim kr/dag I övrigt gäller samma regler för ersättning som för styrelsens ledamöter, dock utgår ej förberedelsearvode

26 Lekmannarevisor Fast arvode utgår om kr per person och år för ordinarie, samt kr för suppleant. Detta arvode utgör ersättning för arbetet i dess helhet. Inga ytterligare arvoden utgår för sammanträden eller andra möten. Ersättning i form av traktamenten utgår inte heller. Valberedning Fast arvode utgår om kr per person och år. Detta arvode utgör ersättning för arbetet i dess helhet. Inga ytterligare arvoden utgår för sammanträden eller andra möten. Ersättning i form av traktamenten utgår inte heller. Ett arvodestillägg utgår för sammankallande i valberedningen, om kr per år samt för vice sammankallande i valberedningen om kr per år REGLER FÖR KOSTNADSERSÄTTNINGAR FÖR AV STÄMMAN UTSEDDA FÖRTROENDEVALDA Resekostnadsersättning Ersättning för utlägg för resa och eventuell parkering betalas ut mot kvitto, som bifogas reseräkningen. Mest praktiskt är dock att JAK faktureras direkt av biljettförsäljaren så att utlägg inte behöver göras. JAK anser att allmänna och miljövänliga kommunikationsmedel används i möjligaste mån. Vid användning av egen bil ersätts körd sträcka med av Skatteverket rekommenderad skattefri ersättning. Dator och telefon, såväl mobil som stationär Vid användning av egen dator och telefon utgår en schablonersättning om 200 kr respektive 100 kr per månad som utbetalas via månatligt lönebesked. Kan man visa att man haft större kostnad för JAKs räkning, har man rätt till ersättning för det. Alternativt kan dator och telefon utlånas av JAK som då står för samtliga kostnader med undantag av privata telefonsamtal. Löpande kostnader för telefonsamtal, som JAK ska betala, ska specificeras på räkningen. Kost Kost betalas av JAK när den ingår i mötesarrangemanget. Mat, fika, dryck, o.s.v. före eller efter ett möte, t.ex. under resa till och från ett styrelsemöte, bekostas inte av JAK. Övriga kostnadsersättningar Utlägg för logi, kontorsmateriel, kopiering, porto, etc. betalas ut mot kvitto på kostnaderna REGLER FÖR ARVODEN OCH KOSTNADSERSÄTTNINGAR VID LOKALT ARBETE Ingen arvodering sker för lokalt arbete. Kostnadsersättning utgår i enlighet med lokalavdelningarnas respektive budget