Hemtjänstrapporf OLOM. Översyn av ekonomi och verksamhetsstyrning inom SOLOMs hemtjänst. Ewa-Lena Höijer Nyman Controller SOLOM.

Transkript

1 Informationsärenden

2 OLOM RAPPORT Dnr 2012/37 VON 104 Hemtjänstrapporf Översyn av ekonomi och verksamhetsstyrning inom SOLOMs hemtjänst Ewa-Lena Höijer Nyman Controller SOLOM Ingegerd Skedung Controller SOLOM

3 Innehåll 1. Bakgrund 3 2. Uppdrag 3 3. Organisation 4 4. Hemtjänstens förutsättningar 4 5. Hemtjänstens ekonomi 5 6. Hemtjänstens verkningsgrad 7 7. Planering IT-stöd för planering Personalens arbetstider och schemaläggning Uppföljning av verksamhet och ekonomi IT-stöd för andra rutiner Slutsatser 15 2(15)

4 Hemtjänstrapport 1. Bakgrund Det ekonomiska resultatet för hemtjänsten inom SOLOM uppgick år 2010 till minus 3,2 miljoner kronor. Ersättningen för hemtjänsttimmarna var oförändrad under perioden september 2009 till december 2010 trots löneökningar på två till tre procent. Detta innebar cirka 2 miljoner kronor i ökade kostnader, som inte kompenserades av någon intäktsökning. Under sommaren 2010 övertog SOLOMs hemtjänst merparten av Förenade Cares cirka 90 kunder, då företaget valde att inte längre bedriva hemtjänst i Sollentuna. SOLOMs hemtjänst bildade då en ny hemtjänstgrupp och anställde med kort varsel arbetsledare och personal för att kunna ta emot de nya kunderna, vilket orsakade uppstartskostnader. Fram till och med år 2010 ersattes hemtjänsten med den biståndsbedömda tiden justerad med eventuella avvikelser, exempelvis planerad längre frånvaro. I januari 2011 infördes Mobipen som är ett verktyg för att säkerställa att kunden får den tid och de insatser som han/hon är berättigad till utifrån biståndsbeslutet. Det innebär att tiden hemma hos kund mäts elektroniskt. Den exakta tiden utgör underlag för ersättning till utförarna samt kundernas avgifter. Därtill ersätts utförarna med den biståndsbedömda tiden när helt besök avbokas samt vid frånvaro i upp till sju dagar. Efter införandet av Mobipen minskade den debiterade tiden med cirka 15 procent jämfört med år 2010, trots att den beviljade tiden ökade med 5 procent jämfört med sista kvartalet I samband med införandet skedde ingen priskompensation, men från oktober 2011 justerades ersättningsnivåerna och en enhetlig ersättning för serviceinsatser och omvårdnadsinsatser samt hemstödsinsatser infördes, vilket medförde ökade intäkter motsvarande cirka kronor per månad. Trots att olika åtgärder har vidtagits, så beräknas ett försämrat resultat för år Prognosen i samband med delårsbokslutet var ett negativt resultat om 9,5 mkr. 2. Uppdrag Översynen ska beskriva varför verksamheten har ett negativt resultat samt förslå åtgärder som kan förbättra resultatet. Översynen omfattar beskrivning och analys av Hemtjänstens ekonomi Hemtjänstens organisation Planering och uppföljning av hemtjänsttimmar Bemanning Då det pågår en separat utredning om utformningen av SOLOMs ledningsfunktion omfattar översynen inte synpunkter på hemtjänstens ledningsorganisation. 3(15)

5 3. Organisation SOLOMs hemtjänst har omkring 530 kunder som far hemtjänstinsatser. Därutöver finns det 145 kunder som endast har larm SOLOMs hemtjänst är organiserad i fyra geografiska områden och två kommunövergripande verksamheter. SOLOMs hemtjänst Rotebro SOLOMs Hemtjänst Häggvik och Norrviken SOLOMs hemtjänst Tureberg och Helenelund SOLOMs hemtjänst Edsberg SOLOMs kvällspatrull SOLOMs nattpatrull. Hemtjänsten har cirka 300 personer anställda varav drygt hälften är timanställda. Under ett dygn arbetar inemot 90 personer. Det finns för närvarande fyra arbetsledare (3,9 årsarbetare) Sammantaget finns det 4,5 årsarbetare avsatt för planering. Planeringsarbetet utförs av 13 personer som delar sin tjänstgöring mellan planering och som vårdbiträde. Rotebro hemtjänst har sin lokal på Gillbostråket i Rotebro. Edsbergs hemtjänstlokal är belägen vid Edsbergs torg. Övriga grupper har sin lokal på Turebergsvägen i centrala Tureberg. Antalet hemtjänstlokaler har minskat under år 2009 och framåt. Tidigare fanns även lokaler i Häggvik samt i Norrviken. Tanken med centraliseringen till Tureberg var att öka samarbetet mellan områdena och dela på personalresurserna. Vid intervjuer med planerare och arbetsledare i Tureberg framgick att de resurser som främst samnyttjas är planerare och arbetsledare. 4. Hemtjänstens förutsättningar När en kund fått beviljat bistånd om insatser i form av hemtjänst, väljer kunden vem som ska utföra insatserna. Beställning av insatser sker genom att uppdraget skickas till vald utförare. Uppdraget innehåller dels en utredning om kundens behov, dels uppgifter om beviljade insatser samt biståndsbedömd tid per insats. Från och med den tidpunkt utföraren har fått en beställning av ett uppdrag ska åtagandet i normalfallet kunna påbörjas inom tre dagar. För varje kund utses minst en kontaktperson som är huvudansvarig i kontakterna med kunden. Tillsammans med kunden upprättar kontaktpersonen en genomförandeplan som beskriver hur och när beviljade insatser ska utföras. Planen ska skrivas under av kunden och skickas till biståndsbedömaren senast tio dagar efter att uppdraget mottogs. Hemtjänsten utförs av vårdbiträden. I de flesta fall arbetar vårdbiträden ensamma hemma hos kunderna. För vissa insatser krävs dubbelbemanning. Kraven på flexibilitet, komplexiteten i 4(15)

6 vårdbiträdenas uppdrag och det faktum att de utför arbetet ensamma hemma hos kunden ställer krav på ett nära ledarskap Hemtjänstens utförda och debiterade tid varierar dagligen i omfattning. Dels utifrån att kundernas insatser skiljer sig dag för dag, dels för att nya kunder tillkommer och andra kunder avslutas. Detta ställer krav på en flexibel organisation. antal timmar per dag Genomsnitt debiterad tid 150,00 140,00 130,00 120,00 110,00 100,00 90,00 80,00 70,00 60,00 50,00 Edsberg Häggvik/N orrviken Tureberg/Helenehind Rotebro I april ersattes Tureberg med beviljad tid då Mobipen var ur funktion 5. Hemtjänstens ekonomi Intäkter Hemtjänstens intäkter kommer främst från debiterad tid. Övriga intäkter avser ersättning för larminstallationer, hantering av matlådor och nya brukare samt statliga lönebidrag Hemtjänstens intäkter jan - oktober andel Ersättning per timme Omvårdnadsinsatser 81,7% 291 kr tom sept. 302 kr fr oktober Serviceinsatser 9,9 % 228 kr tom sept. 302 kr fr oktober Hemstödsinsatser 3,1 % 314 kr tom sept. 302 kr fr oktober Ledsagning 1,7% 291 kronor Individavtal socialkontoret 0,7 % 292 kronor Dubbelbemanning åt personlig assistans 0,6 % 258 kronor Övrig ersättning hemtjänst 1,6% Statliga lönebidrag 0,7 % 5(15)

7 H emtj änstrapport Kostnader Av hemtjänstens kostnader utgör cirka 85 procent kostnader för vårdbiträden. Andelen kostnader för arbetsledning uppgår till drygt 5 procent. Således är 90 procent av kostnaden lönekostnad. Resterande kostnader, som utgör 10 procent, avser lokaler, bilar, material samt administrativa tjänster och kostnader för SOLOMs ledning och administration. Hemtjänstens kostnader andel Löner inkl PO 84,6 % Övriga personalkostnader 0,5 % Arbetsledning 5,4 % Lokalkostnader 1,8 % Bilar 3,1 % Material 0,8 % IT-kostnader 1,3% Interna kostnader 1,0 % Övriga tjänster 0,5 % SOLOMS ledning och administration 1,0 % Personalkostnader Personalkostnader utgör sammantaget 90 procent av hemtjänsten kostnader och det avser främst avtalade lönekostnader som månads- och timlön, ersättning för obekväm arbetstid (OB-tillägg) samt semesterkostnader. Andelen kostnader för sjuklön och övertid uppgår sammantaget till 8,2 procent. Fördelning av personalkostnader andel Månads- och timlön 72,0 % OB-tillägg 8,2 % Semester 11,6% Sjuklön 2,0 % Övertid 6,2 % Resultat för hemtjänst dag och kväll Resultatet för SOLOMs hemtjänst uppgår per 31 oktober till minus 12,5 miljoner kronor. För Nattpatrullen samt larm är resultatet positivt medan hemtjänst dag och kväll har ett negativt resultat på minus 13,4 miljoner kronor. Utfallet för hemtjänst dag och kväll innebär att resultatet per debiterad timme uppgår till minus 97 kronor. 6(15)

8 H emtj änstrapport Intäkter, kostnader och resultat per debiterad timme, hemtjänst dag och kväll januari-oktober kronor Intäkter per timme Ersättning för utför tid Övriga intäkter 2 7 Summa intäkter 292 Löner inkl PO -329 Övriga personalkostnader -2 Lokalkostnader -7 Bilar -12 Material -3 IT-kostnader -5 Interna kostnader -4 Övriga tjänster -2 Arbetsledning -21 SOLOMs ledning och gemensam administration -4 Summa kostnad -389 Resultat per timme Hemtjänstens verkningsgrad Resultatet för hemtjänsten påverkas av vilken verkningsgrad som kan uppnås. Med verkningsgrad avses andelen debiterad tid i förhållande till arbetad tid. Under året har verkningsgraden I SOLOMs hemtjänst uppgått till i genomsnitt 67 procent, vilket innebär att för en heltidsanställd som arbetar 7,5 timmar per dag har 5 timmars arbete debiterats. timmar per dag jan feb mar apr maj jun jul aug sep genom snitt Personaltimmar Kundtimmar Verkningsgrad 67% 68% 69% 68 % 65% 66% 68% 67% 69% 67% 1 genomsnittlig ersättning per timme: service- och omvårdnadsinsatser, ledsagning, hemstöd, individavtal med socialkontoret, ersättning från personlig assistans (internt SOLOM) 2 ersättning för larminstallationer, hantering av matlådor, nya brukare, AMS-bidrag 7(15)

9 Går det att förbättra hemtjänstens resultat? En förbättring av hemtjänstens resultat förutsätter ökade intäkter och/eller minskade kostnader. För att intäkterna ska öka krävs att verkningsgraden höjs. I vård- och omsorgskontorets "Översyn av ersättningsmodell och ersättningsnivåer inom hemtjänsten i Sollentuna kommun Dnr 2011/125 VON 712" framgår att kontoret vid beräkning av ersättning har antagit en verkningsgrad på 83 procent. Kalkylen bygger på ett antagande om att restiden är 50 minuter, vilket innebär att det återstår 28 minuter per dag och anställd till andra arbetsuppgifter. För att SOLOMs hemtjänst ska uppnå den verkningsgraden måste den debiterade tiden öka med en timme och tolv minuter per dag och heltidsanställd. SOLOMs hemtjänst januariseptember 2011 Underlag vid beräkning av ersättning Differens Verkningsgrad 67% 83 % Debiterad tid, timmar och minuter 5:00 6:12 1:12 Övrig tid, timmar och minuter 2:30 1:18-1:12 Arbetad tid timmar och minuter 7:30 7:30 Om verkningsgraden hade varit 83 procent under året hade det inneburit ett resultat om minus 24 kronor per debiterad timme. Från och med oktober 2011 förändrades ersättningen avseende service-, omvårdnads- och hemstödsinsatser. Om den förändringen hade gällt under hela året i kombination med en verkningsgrad på 83 procent hade resultatet förbättrats med ytterligare hade uppgått till minus 8 kronor. Utfall januari - oktober 2011 Resultat per hemtjänsttimme -97 kronor 83 procents verkningsgrad januari - oktober -24 kronor 83 procents verkningsgrad samt helårseffekt av justerad ersättning -8 kronor 8(15)

10 Är det möjligt med 83 procents verkningsgrad? Vårdbiträdenas arbetstid fördelas mellan Tid hos kund (debiterbar tid) Tid för andra arbetsuppgifter Tid för förflyttning till och från samt mellan kunder Tid for andra arbetsuppgifter I arbetet som vårdbiträde ingår arbetsuppgifter som inte är debiterbara. Exempel på detta är avrapportering planering samt förmedling till berörda telefonsamtal till och från kunder och anhöriga (ej trygghetsringning) journalanteckningar hantering av upprättande genomförandeplaner samt uppföljningar nyckelhantering hantering av matlådor (mottagning, märkning, temperaturtagning och packning i kylväskor) tvätt och sortering av arbetskläder skötsel av de 31 bilarna såsom tankning, tvätt/städning, tankning, transport till och från verkstad packning av arbetsväskor med handsprit, handskar, skyddsförkläden daglig kvittering på olika listor avseende nycklar till kund, bil eller cykel, personalmöten (2,5 timme per månad) utbildningar. deltagande i olika kommunens olika pilotprojekt I vård- och omsorgskontorets "Översyn av ersättningsmodell och ersättningsnivåer inom hemtjänsten i Sollentuna kommun Dnr 2011/125 VON 712" framgår att 28 minuter per dag och heltidsanställd är avsatta för dessa arbetsuppgifter. Tid för förflyttning I hemtjänsten åtgår tid för förflyttning från och till hemtjänstlokalen samt mellan de olika besöken. Vårdbiträden förflyttar sig med bil, cykel eller gåendes. Arbetet startar och avslutas i hemtjänstlokalen och de flesta åker eller går tillbaka till lokalen för att ha rast samt för nyckelhantering och andra arbetsuppgifter som behöver utföras i lokalen. I vård- och omsorgskontorets "Översyn av ersättningsmodell och ersättningsnivåer inom hemtjänsten i Sollentuna kommun Dnr 2011/125 VON 712" framgår att kontoret vid beräkning av ersättning har antagit en restiden på 50 minuter per dag och anställd. Det saknas verifierade uppgifter SOLOMs tid för förflyttning men bedömningen är att det är få som har en sammanlagd tid för förflyttning som understiger 60 minuter. 9(15)

11 Tid för förflyttningar mellan de olika besöken beror avstånd samt antalet besök. I tabellen nedan framgår exempel på tid för förflyttning utifrån olika förutsättningar tid för förflyttning mellan hemtjänstlokalen och det område vårdbiträdet arbetar i tid för förflyttning mellan de olika besöken antal besök Exempel på tid for forflyttning, timmar och minuter per arbetsdag summa tid summa tid förflyttning förflyttning Tid för för mellan mellan förflyttning antal förflyttning lokal och antal lokal och mellan besök mellan total tid för kund gånger kund besök per dag besök förflyttning 0:15 4 1:00 0: :55 1:55 0:15 4 1:00 0: :45 1:45 0:15 4 1:00 0:05 8 0:35 1:35 0:15 4 1:00 0:05 6 0:25 1:25 0:10 4 0:40 0: :55 1:35 0:10 4 0:40 0: :45 1:25 0:10 4 0:40 0:05 8 0:35 1:15 0:10 4 0:40 0:05 6 0:25 1:05 0:05 4 0:20 0: :45 1:05 0:05 4 0:20 0:05 8 0:35 0:55 0:05 4 0:20 0:05 6 0:25 0:45 Den samlade bedömningen är att det inte går att uppnå en verkningsgrad på 83 procent med hänsyn tagen till tid för förflyttning samt andra arbetsuppgifter. Dock är bedömningen att verkningsgraden kan öka. Om verkningsgraden ökar till 70 procent, vilket innebär att den debiterbara tiden ökar med 15 minuter per vårdbiträde och dag, skulle resultatet per hemtjänsttimme uppgå till minus 65 kronor. Verkningsgrad 70% 73% 75% 83% Minuter per vårdbiträde och dag hos kund 5:15 5:30 5:38 6:12 Utökning minuter per vårdbiträde och dag jämfört med utfall :15 0:30 0:38 1:12 Resultat per hemtjänsttimme -65 kr -49 kr -41 kr -8 kr Ovanstående resonemang bygger på oförändrade kostnader men resultatet kan förbättras något genom att kostnaderna för bland annat övertid respektive sjuklön minskas. 10(15)

12 Hemtjänstrapport 7. Planering Antalet utförda timmar och med vilken kvalitet de görs är beroende av hur väl planeringen har lagts. I planeringen måste hänsyn tas till ett antal olika parametrar. Insatserna ska utföras på den tid kunden önskar, hänsyn ska tas till kontaktmannaskap, förflyttningstid ska beaktas, samåkning ska planeras, tid ska finnas för nyckelhantering, dubbelbemanningar ska synkroniseras och det ska finnas tid för personalens rast. De som planerar måste dagligen ta hänsyn till förändringar i tiden som ska utföras och tillgången till personaljust den dagen. En bra planering genererar intäkter och nöjda kunder. Det finns ingen enhetlig styrning inom SOLOMs hemtjänst av hur planeringen ska gå till. En del planerare anpassar den planerade tiden efter kundernas önskemål. Andra planerar strikt efter biståndsbedömd tid. Arbetsledarnas involvering i planeringen är också olika mellan områdena. Vid behov av ytterligare personal finns det ingen tydlig rutin att i första hand kontakta andra områden för omfördelning av personalresurser. Vård- och omsorgsnämndens har en uttalad vilja att det ska finnas flexibilitet för brukaren i hemtjänsten vilket framgår i avtal för Fritt val - Hemtjänst i Sollentuna "Utföraren ska tillsammans med brukaren planera för hur de beviljade insatserna ska utföras och hur den sammanlagda beviljade tiden per månad ska disponeras. Under en månad ska samtliga beviljade insatser utföras och den sammanlagda beviljade tiden ska överensstämma med den sammanlagda beviljade månadstiden i biståndsbeslutet. Hur, när och på vilket sätt insatserna ska utföras inom ramen för detta ska utför ar en planera tillsammans med brukaren. Det innebär att till exempel att brukaren och utföraren tillsammans kommer överens om hur mycket tid som ska avsättas för de olika insatserna så att bibehållen målsättning och kvalitet efterlevs. " Det finns ingen rutin för att månatligt stämma av och planera den sammanlagda beviljade tiden tillsamman med kund. Vid samtal med biståndsbedömare framkom synpunkter på att hemtjänsten kan bli bättre på att tillsammans med kunden planera för hur den sammanlagda tiden ska disponeras. Enligt avtal för Fritt val - Hem tjänst i Sollentuna framgår att kontinuitet är prioriterat. "Insatserna ska samordnas med så få personer som möjligt inblandade för att säkerställa god kontinuitet. "Varje brukare ska ha en kontaktman" SOLOMs hemtjänst har aktivt arbetat med kontaktmannaskap under lång tid och det är en ledstjärna i organisationen. I planeringen har kontaktmannaskapet en hög prioritet, vilket innebär att kunden ofta får besök av sin kontaktperson. Det är till kontaktpersonen som kunden ska vända sig i olika frågor. Kontaktpersonerna har mobiltelefoner, så att de kan vara 11(15)

13 nåbara. Kontaktpersonerna arbetar endast under dagtid, kvällspersonalen är inte utsedda kontaktpersoner. Kommentar och förslag på åtgärder SOLOMs hemtjänst måste ha ett gemensamt arbetssätt avseende planering styrd av ledningen. Modell och rutiner för att tillsammans med kunden disponera och omdisponera den sammanlagda tiden på de beviljade insatserna bör tas fram. Ett sätt att öka kontinuiteten och samtidigt förbättra planeringen är att en kund kan ha fler än en kontaktperson. Då ökar förutsättningarna för att kunden får besök av en för honom/henne känd person. Ett annat sätt att öka kontinuiteten är att integrera dag och kvällsgrupperna. På så sätt kan kontaktpersoner inte bara träffa sina kunder mellan klockan 7.30 och 16.30, utan även senare på kvällen. Har man dessutom fler än en kontaktperson finns det större möjligheter för kunden att nå en kontaktperson per telefon vid frågor eller information. 8. IT-stöd för planering För planering av tid använder hemtjänsten systemet TES. Förkortningen TES står för Trygghet, Enkelhet och Säkerhet. TES är ett system för optimal planering. Den optimala planeringen skapas utifrån olika förutsättningar, bland annat kontaktmannaskap, färdsätt, restid och kompetenser. Systemet tar hjälp av GIS-kartor (Geografiskt Informationssystem, en karttjänst från Länsstyrelsen) för att beräkna den snabbaste färdvägen. SOLOMs hemtjänst har använt systemet under ett antal år, men har inte använt sig fullt ut av möjligheterna till att låta systemet optimera den planerade tiden med hjälp av TES Optimal planering. Några planerare använder delvis funktionen "Optimal planering" i TES. För att underlätta planeringen är varje område indelade i mindre arbetsgrupper efter geografi, exempelvis Vibygruppen och Rotsundagruppen. Det har visat sig att TES har uppgraderats ett antal gånger med förbättringar i funktionalitet utan att SOLOMs hemtjänst har informerats, vilket innebär att vi inte har fått ta del av dessa förbättringar. Bland annat gäller det den del som gör att systemet själv kan optimera planeringen samt rapportfunktionen. SOLOM kommer inom kort att få ta del av den senaste versionen. I dag saknas integration mellan TES och Mobipen, vilket gör att den planerade tiden inte kan stämmas av mot den utförda. Det i sin tur medför att verksamheten har svårigheter att se var planeringen brister. Vidare innebär det att det saknas möjligheter för hemtjänsten att följa upp sin verkningsgrad. 12(15)

14 Kommentar och förslag på åtgärd För att få en så optimal planering bör funktionen optimal planering som finns i TES användas. Det kan vara lättare att skapa optimala scheman om planeringsgruppen är större. Detta bör undersökas. De som är planerare måste få mer utbildning i systemet, samt tid för gemensamma möten för att lära av varandra. Det finns idag ingen systematik i uppföljningen för att se om det finns beviljad tid kvar för kunden innevarande månad. En sådan rutin skulle öka möjligheterna för kunden att få högre grad av sin beviljade tid och hemtjänsten skulle få ökade intäkter. Ser man exempelvis att det finns tid kvar för aktiviteter kan man kanske om kunden vill planera in en längre utflykt. För att hemtjänsten ska kunna följa upp sin planering och verkningsgrad bör möjligheterna till integration mellan TES och Mobipen undersökas. 9. Personalens arbetstider och schemaläggning Vårdbiträdena arbetar antingen dag- eller kvällstid. Några få arbetar både dag och kväll Arbetstiderna schemaläggs i perioder om fem veckor. Som verktyg använder arbetsledarna ett enkelt schemasystem i Excel. Programmet har dock ingen funktion som beräknar kostnaderna för olika schemaalternativ. Vid samtal framkom att personalen som arbetar på kvällstid ibland har svårighet att ta rast, vilket leder till kostnader för övertid. Kommentarer och förslag till åtgärder Ett schemasystem behövs med möjlighet till simulering av lönekostnader. Samtidigt bör möjlighet till annan arbetstidsmodell med ökad möjlighet att anpassa arbetstiden efter kundernas behov utredas. Flexibiliteten i arbetstid kan öka om vårdbiträdena kan avsluta arbetsdag vid avbokningar sent på eftermiddagen och i stället jobba igen tiden när exempelvis ett besök hos en kund inte kan avslutas inom ramen för arbetstiden. För att åstadkomma denna flexibilitet behövs ett system med in- och utloggning för personalen. På så sätt undviker man överlid i perioder med högre arbetsbelastning. För och nackdelar med att införa måltidsuppehåll på kvällen i stället för rast bör undersökas. 10. Uppföljning av verksamhet och ekonomi För att styra verksamhet måste regelbunden uppföljning ske och eventuella åtgärder måste vidtas i tid. Information om verksamheten finns i olika system men verksamheten har svårigheter att ta del av informationen. Ekonomisystem - Idag har endast controllers tillgång till ekonomisystemet. Verksamhetscheferna får rapporter i pdf-format månadsvis, vilket innebär att information om det ekonomiska utfallet kommer sällan samt sent. Dessutom finns det bristfälliga rutiner för periodisering av intäkter och kostnader, vilket gör att rapporterna blir svårtolkade. 13(15)

15 Då det inte går att särskilja intäkterna för kvällsinsatserna är det svårt att få en ekonomisk uppföljning av resultatet för varje organisatoriskt område. PA-system - Olika befattningar har olika behörigheter i PA-systemet. Det finns ett flertal rapporter i pdf-format att tillgå. Det finns även möjlighet att bygga egna rapporter, men detta kräver mycket manuellt arbete och det är stor risk att rapporterna byggs fel. Dessutom går det inte att spara en byggd rapport. TES I den version som SOLOM har i dagslägen finns det få rapporter som kan användas i uppföljningen. Bland annat saknas möjlighet att ta fram aggregerad historisk data om antal planerade timmar och personaltimmar. I TES finns endast information om den planerade tiden. Det saknas jämförelser mellan planerad och utförd tid, då det inte finns någon integration mellan TES och Mobipen. Mobipen- Det finns ett antal rapporter i Mobipen, men endast ett fåtal är skapade ur ett utförarperspektiv. I Mobipen finns information, som SOLOMs hemtjänst skulle ha nytta av i uppföljningen, men som de inte har tillgång till. Kommentarer och förslag på åtgärder Det pågår ett arbete i Sollentuna kommun med att införa ett Beslutsstöd för alla chefer och under år 2012 är det planerat att SOLOM ska implementeras. Beslutstödet ett system, en plattform som samlar in och presenterar organisationens olika databaser/verksamhetssystem i ett och samma gränssnitt. För att kunna avläsa resultat per område förslås att kvällspersonalen redovisas under varje geografiskt område i stället för att redovisas som en separat enhet. Möjligheterna till att integrera TES och Mobipen bör undersökas, så att den planerade tiden kan stämmas av mot den utförda. Möjligheterna till att få andra rapporter i Mobipen bör undersökas. Rapporter i lönesystemet bör ses över och eventuellt utökas och/eller förändras utifrån verksamhetens behov. 11. IT-stöd för andra rutiner Flera arbetsmoment inom hemtjänsten görs på ej debiterbar tid, vilket ställer krav på hög effektivitet. Många rutiner sker idag utan IT-stöd och tar mycket tid i anspråk såsom hantering av matlådor, nyckelhantering och dokumentation Kommentarer och förslag på åtgärder Kartläggning av hemtjänstens rutiner kommer att genomföras. Prioritet är de rutiner som betraktas som tunga eller tar mycket tid. Vad kan göras enklare - vad kan digitaliseras 14(15)

16 12. Slutsatser För att effektivisera hemtjänstens arbetssätt, sänka kostnaderna och samtidigt medverka till att kunderna får sina insatser och biståndsbedömda tid behöver ett antal åtgärder vidtas. Dessa åtgärder kan sammanfattas i följande punkter: * Öka flexibiliteten Tillsammans med kunden planera hur de beviljade insatserna ska utföras och den sammanlagda beviljade tiden per månad disponeras Flexibel organisation och arbetstidsmodell * Gemensamt arbetssätt avseende planering styrd av ledningen * Förbättrad uppföljning och effektivare arbetsmetoder med hjälp av IT-stöd Hemtjänsten har redan påbörjat effektiviseringsarbetet genom schemaöversyner, övertidsstopp och utbildning av planerarna. En utredning som ser över organisationens ledning pågår och en karläggning av rutiner som kan utföras med IT-stöd planeras. Verkningsgraden kan förbättras, exakt hur mycket är svårt att säga men den borde kunna nå minst 70 procent. Samtidigt borde det finnas möjlighet att minska personalkostnaderna något genom förslagna åtgärder. SOLOMs hemtjänst behöver utifrån nuvarande förutsättningar en ersättning som uppgår till mellan 360 och 370 kronor per timme för att få en ekonomi i balans Effekter av eventuella förändringar i kompensation för oplanerad frånvaro har inte beaktats. 15(15)

17 OLOM AKTIVITETSPLAN 2012/37 VON 104 Aktivitetsplan - åtgärder inom SOLOMs hemtjänst Aktivitet Ansvarig Status ska vara klart UtbildningJ optimerad planering ALV, JB Våren 2012 Kontakt med kommuner som infört ALV hittat kontaktpersoner Våren 2012 optimerad planering Kontakt med kommuner som infört ALV hittat kontaktpersoner Våren 2012 central planering Sammanslagning av dag och ALV genomfört Klart kvällsgrupperna Flera kontaktpersoner per kund ALV genomfört Klart Nya rapporter i Mobipen och TES Integration mellan TES och Mobipen JB Rutin för att tillsammans med kunden disponera den sammanlagda tiden JB, ELH, IS, ALV ALV, JB arbetet med förslag till nya rapporter påbörjas i februari 1. Rapporter från systemen som är jämförbara 2. Beslutsstöd (KLK) som ska hämta info från olika försystem Utarbetas utifrån nya rapporter i Mobipen och TES Våren Våren Hösten 2012 Våren 2012 Nytt schemasystem JB, MG Påbörjat planering av Våren 2012 upphandling Flexiblare arbetstider, alternativa MG, JB Planeras under februari Under 2012 arbetstidsmodeller samt IT-stöd Måltidsuppehåll för kvällspersonalen ALV Våren 2012 IT-stöd för andra rutiner inom hemtjänsten Nya rapporter ur PA-systemet för uppföljning av antalet arbetade timmar Beslutsstöd för alla chefer i Sollentuna JB, ALV Kartläggning kommer att genomföras med start i februari Olika tidpunkter under 2012 ELH, IS Möte med PA-lön Våren 2012 Projekt som drivs av KLK ALV Anne-Louise Vintberger Verksamhetschef JB Jörgen Billström IT-konsult ELH Eva-Lena Höijer Nyman Controller IS Ingegerd Skedung Controller MG Maria Goliath Dovborg Projektledare KLK Kommunledningskontoret Påbörjas under februari Hösten 2012

18 SOLOM SOLOM utför den vård och omsorg som främst vård- och omsorgsnämnden och socialnämnden, men även andra kommuner, beställer. Resultaträkning (mkr) Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Verksamhetens nettokostnader Redovisning 2009 Redovisning 2010 Redovisning 2011 Budget 2011* Resultat/ avvikelser belopp 325,7 331,1 323,8 324,7-0,9 322,8 328,2 331,3 322,7 8,6 2,9 2,9-7,5 2 9,5 Investeringar 0,4 0,1 0,3 2,5-2,2 Ekonomi Resultatet för SOLOM uppgår till minus 7,5 miljoner kronor före resultatkravet på 2,0 miljoner kronor. Omsättningen är i paritet med den budgeterade omsättningen. Verksamhetens kostnader uppgår till 331,3 miljoner kronor, vilket är 8,6 miljoner kronor högre jämfört med budget, vilket förklaras av övertagandet av Tors Backe Servicehus samt start av Frejas kök. Intäktsminskningen mellan 2010 och 2011 beror på att två LSS-boenden för vuxna (- 6,6 miljoner kronor helår) har övergått i privat regi i början av 2011 samt att hemtjänstens intäkter sjunkit. Övertagandet av Tors Backe Servicehus den 1 september ökade omsättningen med 7,2 miljoner kronor Resultat Ledning 0,2 LSS Barn 0,9 LSS Vuxna 4,4 Särskilda boenden 0,3 Hemtjänst -13,8 Förebyggande verksamhet 0,5 Det negativa resultatet hänför sig till hemtjänsten. I januari infördes Mobipen inom hemtjänsten, vilket innebär att tiden hemma hos brukaren mäts elektroniskt och utgör underlag för ersättningen. Efter införandet minskade den debiterade tiden med cirka 15 procent jämfört med år 2010 vilket innebär cirka 8 miljoner kröner i minskade intäkter på helår. Mobipen har även initialt inneburit en ökad administrativ insats med olika manuella rättningar då det har funnits tekniska problem och olika handhavandefel. I augusti beslöt Vård- och omsorgsnämndens om enhetlig samt ökad ersättning för serviceinsatser och omvårdnadsinsatser. Förändringen gällde från 1 oktober och innebar cirka 0,8 miljoner kronor i ökade intäkter under år 2011 och cirka 3 miljoner kronor på helårsbasis. En översyn av hemtjänsten har genomförts vilket resulterat i att ett antal åtgärder genomförs i SOLOMs hemtjänst. LSS-verksamheterna uppvisar ett överskott. Barnverksamheterna har haft lägre beläggning än tidigare år men genom olika åtgärder lyckats bibehålla ett positivt resultat. Daglig verksamhet har under 2011 ökat antalet deltagare. Nya verksamheter har startats, Frejas kök och FUGA - Fortsatt Utveckling Genom Arbete. 1

19 Vid Nytorps omvårdnadsboende har bemanningen minskat med cirka 5 årsarbetare. Ett nytt avtal for korttidsboende började gälla från och med 1 juni vilket innebär att ersättningen ändrades från en fast ersättning till en ersättning per vårddygn och belagd plats. Det innebär en minskad intäkt med cirka 0,5 miljoner kronor per månad, totalt 3 miljoner kronor under år Under 2011 tog SOLOM över anhörigkonsulent samt fyra projekt finansierade av socialstyrelsen från Vård- och Omsorgskontoret. Under året utökades verksamheten med demenssköterska samt med drift av frivilligcentral och gemensamhetslokal i kvarteret Traversen. Överskottet för verksamheten beror på att kostnader för ny lokal endast fick halvårseffekt samt att personalkostnaderna blev lägre än planerat eftersom nyrekryteringar drog ut på tiden. Päivi Kabran Avdelningschef SOLOM 2