FOKUSREPORT IDG.SE PINPOINT SÅ LYCKAS DU MED PROJEKTVERKTYG EN PRODUKT FRÅN:

Transkript

1 FOKUSREPORT IDG.SE PINPOINT SÅ LYCKAS DU MED PROJEKTVERKTYG EN PRODUKT FRÅN: SPONSOR:

2 IDG.SE PINPOINT SÅ LYCKAS DU MED PROJEKTVERKTYG 2 VÄLKOMMEN TILL IDG.SE PINPOINT! Vår ambition är att Pinpoint ska vara en smidig och djuplodande guide till en rad affärsområden som ger dig som itbeslutsfattare en överblick inför en upphandling, handgripliga råd och varningar för fallgropar. Här har vi samlat artiklar om projektverktyg, med perspektivet införande och användande. Totalt 12 sidor med de bästa tipsen för din projektstrategi. Trevlig läsning! Carl Grape Chefredaktör IDG.se

3 IDG.SE PINPOINT SÅ LYCKAS DU MED PROJEKTVERKTYG 3 TÄNK RÄTT NÄR DU VÄLJER PROJEKTVERKTYG Utmaningarna inom projektedning blir fler och fler, och de tekniska hjälpmedlen måste därför bli allt mer avancerade. Men tro inte att de tekniska verktygen kan göra hela jobbet! Att arbeta i projekt och att leda projekt är en disciplin som har utvecklats och professionaliserats under en lång tid. Precis som för andra yrken har fokus pendlat mellan hårda och mjuka faktorer, mellan betydelsen av metoder för bedömningar av konsekvenserna. Men, det verktyg som används måste vara avpassat för det arbete som skall utföras. Det är ju trots allt ett verktyg. Liknande tankegångar har Olav Björk på VSAP, föredragshållare och expert på nyttorealisering i projekt. Han betonar att projektstödverktygen aldrig får vara ett mål i sig. Det viktigaste med dem är att de fungerar att använda för dem som är inblandade och kan förstås av dem som är satta att styra projektet, i styrgruppen. De mer avancerade projektstödsverktygen erbjuder större möjligheter att laborera med olika variabler och ALLTFÖR VANLIGT ÄR DET ATT STYRGRUPPEN NÖJER SIG MED ATT LYSSNA TILL AVRAPPORTERINGEN OCH SER SIG DÄRIGENOM UPPFYLLA SITT ANSVAR att driva projekt och betydelsen av organisationskulturen i det företag där projektet bedrivs. Idag verkar dock experterna på området se att det finns en ganska nyanserad och insiktsfull uppfattning om hur projekt bör drivas. Utmaningarna inom projektledning har nämligen ökat. Allt fler företag och organisationer arbetar idag på en global spelplan vilket många gånger medför att fler människor, med olika bakgrund och värderingar, skall samarbeta över flera tidszoner med snäva tidsgränser och budgetrestriktioner. Detta i en snabbföränderlig omvärld som kännetecknas av hård konkurrens. Något som ställer höga krav på såväl projektorganisationen som projektledaren, och inte minst de stödverktyg för planering och projektledning som finns till hands. GLÖM INTE ANALYSERA BEHOVET Kjell Rodenstedt på KRKAB, expert inom projektmognadsanalys och författare till flera böcker inom projektledning, betonar att det är helt klart att ett stödverktyg för projektledning kan vara till stor hjälp, men det går inte att tro att verktyget gör allt arbete självt. Det är av yttersta vikt att först analysera vilket behov som finns och att sen, vid valet av verktyg, säkerställa att de olika it-stöd som används kan kommunicera med varandra. Exempelvis övriga affärssystem som företaget eller organisationen använder. Samtidigt understryker Kjell Rodenstedt att en av de många fördelarna med ett it-baserat projektstödverktyg är att det ger möjlighet att vrida och vända på projekt för att på så sätt kunna laborera med olika risker och göra möjliggör därmed bättre risk- och konsekvensbedömningar. Att de kan samla en organisations hela projektportfölj ger dessutom möjligheter till att prioritera bland projekten och samla risk- och konsekvensbedömningarna för samtliga projekt. Detta under förutsättning att det verktyg som används på ett konsekvent sätt i hela verksamheten. Något som i sin tur även underlättar för resursplanering. RAPPORTERING ÄR CENTRALT Begreppet projektmognad är något som framstår som centralt. Och i det ingår även de som är satta att övervaka projektarbetet; styrgruppen och dess roll. Löpande avstämningar och utvärderingar är något som är av yttersta vikt för ett projekts framgång. Detta inbegriper även styrgruppens förmåga att engagera sig i sitt uppdrag och tala samma språk. För att kunna se bakom diagrammen och de siffror som redovisas. Något som saknas i många projekt är löpande avstämningar och utvärderingar. I vissa fall är det projektledaren som brister, men långt vanligare är det att styrgruppen för projektet missar sitt ansvar. Alltför vanligt är det att styrgruppen nöjer sig med att lyssna till avrapporteringen och ser sig därigenom uppfylla sitt ansvar. Något som kan leda till allvarliga konsekvenser. Styrgruppen i ett projekt skall fungera som en aktiv styrelse och projektledaren som en vd. Men granskar inte styrgruppen projektet, analyserar vad som sker och skett, och undviker att koppla projektets status och syfte till verksamhetens mål, så svävar

4 IDG.SE PINPOINT SÅ LYCKAS DU MED PROJEKTVERKTYG 4 projektet i luften, säger Olav Björk på VSAP. Det här påtalar behovet av fungerande rapportering och återkoppling i ett projekt. Något som flera projektledningsverktyg har funktioner för. Det är viktigt att lätt kunna hämta ut uppgifter ur projektstödverktyget. Minst lika viktigt är att kunna presentera rapporter och avstämningar på ett klart och informativt sätt för att underlätta för styrgruppen och projektmedarbetarna. En av styrgruppens viktigaste uppgifter är att hjälpa projektledaren i arbetet med att driva projektet framåt och att kunna säkerställa att projektet bidrar till verksamhetens affärsmål. Det är ju endast projekt som bidrar till verksamhetens affärsmål som har ett värde. FEM GODA RÅD Olav Björks 5 viktigaste råd för projektledningssystem 1 Fokusera på nyttan 2 Använd ett system som alla förstår och kan använda 3 Kom ihåg att projektledningssystemet är ett stödverktyg och inte ett mål i sig 4 Projektledaren måste kunna systemet och se möjligheterna och begränsningarna 5 Styrgruppen måste förstå vad systemet säger och vad det inte ger svar på 5 TIPS: SÅ VÄLJER DU RÄTT STÖDVERKTYG Dags att välja projektverktyg? Det här bör du tänka på innan du fattar ditt beslut. Patrik Bergström, vd för Semcon Project Management och tidigare ordförande för PMI Sweden, påpekar vikten av långsiktighet vid val av projektstödverktyg. Särskilt med tanke på att det kan ta många år att införa ett projektstödverktyg i en organisation. Det handlar inte enbart om den tekniska implementeringen utan minst lika mycket om en mognadsprocess i organisationen. Att de inblandade behärskar och förstår det verktyg som används. Och detta kan ta tid. Med en tidshorisont som sträcker sig flera år framåt kommer faktorer som molntjänster och utvecklingen av nya applikationer in, av vilket slag de än kan vara, som underlättar vid projektarbetet och kan bli till en avgörande fördel framöver. Något som bör vägas in vid bedömning av leverantör för ett projektledningsverktyg. Patrik Bergström konstaterar att det finns en stor risk med att man bortser från den totala kostnaden för verktyget och inte är klar över att det tar tid att implementera ett verktyg och säkerställa att det fungerar i organisationen. Det händer (alltför) många gånger att man underskattar den tid det tar att föra ut och förankra projektmetodiken och projektstödsverktyget. Uthållighet är en nödvändighet. DE FEM VIKTIGASTE RÅDEN NÄR DU SKA VÄLJA VERKTYG Börja med att definiera och etablera projektprocesserna Ta fram tydliga krav på vad verktyget ska klara av, inklusive vilka kopplingar som behövs till ekonomisystemet Utvärdera flera verktyg och gör gap-analyser Införande och anpassning av verktyget är ett projekt. Använd projektmodellen som organisationen har etablerat. Gör inte allt på en gång, använd ständiga förbättringar

5 IDG.SE PINPOINT SÅ LYCKAS DU MED PROJEKTVERKTYG 5 FORSENS BYGGPROJEKT SKÖTS MED HEMMABYGGE Att leda megaprojekt i byggbranschen betyder ofta att hålla reda på mängder av byggregler, tidsplaner och underleverantörer, för att inte tala om tillståndsgivande myndighetskontakter. Då fungerar det inte att skjuta från höften. Hur måste projektledaren tänka och hur mycket går det att stödja sig på ett projektledningssystem? Det kan projektledaren Johan Berg på Forsen Projekt svara på. Forsen Projekt är ett av de ledande företagen inom Construction Management eller CM i dagligt tal. Det betyder att de är specialiserade på att leda stora byggprojekt. Just nu leder de bland annat ombyggnaden av Centralen i Stockholm, ett megaprojekt där oerhört många små kuggar måste haka i varandra för att det hela ska fungera. Det handlar om allt från en förstudie av den tänkta byggnaden till att avsluta när det är färdigt. Det kan alltså vara arkitektkontakter, upphandling av hundratals entreprenörer av olika slag, kontinuerlig avstämning mot uppdragsgivaren, ekonomisk uppföljning, tidsuppskattningar, kvalitetskontroller, en del myndighetskontakter och mycket annat. Kort uttryckt kan man säga att Forsen genomför byggprojekt från ax till limpa som andra har ritat och analyserat lönsamheten i, säger Johan Berg, projektledare på Forsen. Johan är en av de mest rutinerade projektledarna på Forsen. Dit kom han 2004 från Skanska och idag är han delägare i firman och ansvarig för en av verksamheterna i Stockholm. Forsen har idag närmare 130 anställda som nästan samtliga arbetar med byggprojektledning. Johan har ansvarat för många av de byggnader som vi varje dag kommer i kontakt med eller ser när vi rör oss ute i landet. ALLT BYGGER PÅ BYGGPROCESSEN All större byggverksamhet i Sverige grundar sig på byggprocessen. Denna process är den grundstruktur som lärs ut på högskolor och som alla inblandade i byggprojekt har som gemensamt ramverk för arbetet. Byggprocessen kan indelas i förstudie (behovsutredning), projektering (produktbestämning), produktion och förvaltning. Av uppenbara skäl kan byggprocessen, i sin tur, indelas många ytterligare moment. Byggprocessen är grunden för såväl stora som små projekt. Vid de stora projekt som Johan Berg normalt ansvarar för blir det ofta extremt många moment innan byggnaden står klar och kan invigas. Till sin hjälp använder Johan det egenutvecklade projektverktyget Partituret. Arbetet med detta verktyg, eller system om man vill kallla det så, påbörjades för snart tio år sedan och har sedan dess kontinuerligt uppgraderats med två stora omtag. Allt har dock skett in-house på Forsen. Systemet kan liknas vid ett jättelikt bibliotek där alla dokument som är kopplade till byggprojektet finns lagrade i en noga fastslagen struktur. Här finns tillståndsgivningar, beräkningar, upphandlingsdokument och allt annat av betydelse lagrat. I princip allt, utom själva arkitektritningarna. Dessa finns i ett annat system och, beroende på arkitektfirma, så finns det lagrat på olika ställen. Oftast så att alla inblandade kan

6 IDG.SE PINPOINT SÅ LYCKAS DU MED PROJEKTVERKTYG 6 komma åt ritningarna. Systemet är centralt i mitt arbete och kanske lite ambitiöst för ett företag i vår storlek. På Skanska fanns något liknande som kanske var något mer omfattande men skillnaden var inte så stor. Nu går det säkert att göra mer avancerade system men enkelheten och tydligheten i detta gör att alla kan använda det direkt, säger Johan Berg. Till Partituret finns också rena ledningssystem, verksamhetsstöd och system för försäljning kopplade. Tidredovisning sköts dock i ett annat system. Tankarna bakom Partituret är att det ska gå att hitta alla dokument som är kopplade till ett byggprojekt. Det finns även en tanke om att systemet erbjuder möjlighet att ISO-certifiera verksamheten. MALLAR FÖR ALLT SPARAR TID Exempelvis så finns mallar för hur byggmöten ska gå till med både utkast till agendor och rapporter. Varje projektledare skickar varje månad en projektledarrapport till uppdragsgivaren för bygget för att visa hur arbetet fortskrider, förändringar från den ursprungliga planen och hur budgeten ser ut. I ett byggprojekt sker det alltid oerhört mycket förändringar under arbetets gång och det är viktigt att dessa dokumenteras på ett bra sätt. Det ska vara lätt för uppdragsgivaren att leta upp den senaste projektledarrapporten för att se var vi är i projektet. Men naturligtvis är det också ett sätt för oss att hålla ryggen fri om man är osäker på vad som egentligen är överenskommet. KONTINUERLIGT ARBETE MED ATT GÖRA VERKTYGET MER AVANCERAT Systemet utvecklas som sagt kontinuerligt. Forsen har en arbetsgrupp med 3-4 projektledare som kommer med synpunkter på förändringar som diskuteras och testas. De tittar på allt från brevmallar till räkneunderlag. Dessutom ändras ju viktiga lagregler då och då varför dokumenten i systemet måste uppdateras. Men några varningssignaler som påminner om att det är dags för olika delar i projektet finns egentligen inte. Det finns någon sådan funktion som påminner om garantibesiktning men egentligen händer det så mycket under ett projekts gång att sådana varningssystem inte skulle fungera i praktiken. KOMPLEXA SYSTEM STÖTER PÅ PATRULL Försök att införa komplicerade system för exempelvis kalkylering har stött på patrull men till slut accepterats av medarbetarna. Mycket av problematiken låg i att det tidigare excelbaserade systemet var så användarvänligt. Egentligen tycker jag att bra rutiner för saker är det viktigaste. Att vi har system och mallar för allt i byggandet. Vi är ju egentligen ett ganska anarkistiskt företag med en platt organisation men å andra sidan är vi strukturfascister när vi projektleder. Därför är det grundläggande att ha projekthanteringssystem som alla accepterar och som alla ser nyttan i. Mer komplicerade system kräver ofta en eldsjäl på firman som driver projektet och som kan missionera om fördelarna. Om den personen slutar eller får väldigt mycket att göra i ett byggprojekt så tappar vi drivkraften att lära något nytt. PROJEKT KRÄVDE OFFICE-DOKUMENT För att ge exempel på komplexiteten i många byggprojekt så visar Johan på projektet med att bygga en galleria med parkeringsgarage och ingångar till tunnelbana, tvärbana och bussanslutningar i Liljeholmen strax utanför Stockholm. I biblioteket fanns totalt filer av olika slag lagrade i olika underbibliotek. Denna lokala knutpunkt för Stockholm bleknar dock i jämförelse med den stora ombyggnaden av Stockholms Central som just nu pågår och sysselsätter 20 projektledare på Forsen. Detta är ett av de största byggprojekten i Sverige just nu och påverkar varje dag hundratusentals resenärer. Centralens verksamhet måste fungera hela tiden samtidigt som en jättelik ombyggnad sker. JOHAN BERGS KRAV PÅ STORA SYSTEM Alla måste använda samma system. Om någon blir sjuk eller byter arbete måste det vara enkelt för efterträdaren att ta över, utan att det blir ett tapp i något moment. Ingen kedja är starkare än sin svagaste länk. Därför måste systemet anpassas till dem som har minst it-mognad. Systemet måste gå att utveckla så att det gradvis kan göras mer avancerat. Det duger inget till om det är så avancerat att ingen använder det från början. Rör inte väl fungerande system. Ofta är det enklare och mer välfungerande att bevara enkla system som alla behärskar. Det gäller särskilt specialsystem som inte används så ofta. ISO-STANDARD FÖR PROJEKTLEDNING UNDER ARBETE Projektledning, program- och portföljhantering kommer snart bli föremål för en global standard i och med publiceringen av ISO21500, enligt planen i slutet av augusti Experter från mer än 33 länder arbetar och har arbetat med att fastställa allmänna riktlinjer, begrepp och processbeskrivningar för arbetet med projekt, oavsett om det sker i privat eller offentlig regi eller vilken verksamhet det än rör sig om. En standard kommer att öka möjligheten att jämföra och förbättra projektarbetet.

7 IDG.SE PINPOINT SÅ LYCKAS DU MED PROJEKTVERKTYG 7 SKAKIG EKONOMI ÖKAR BEHOVET AV PROJEKTLEDNINGSMJUKVARA Ekonomiska och tekniska trender konvergerar för att skapa en ljus framtid för projektledningsmjukvara. Dagens it-organisationer har fullt upp med att anpassa sig till den svajande världsekonomin. Det handlar om allt från klassiska åtstramningar till innovationer och förbättringar av mervärdestjänster. En viktig värdeskapande strategi för de mest effektiva organisationerna är att ytterligare förbättra sin projektledning. Mot bakgrund av denna strategi ser framtiden särskilt på flera trender som bidrar till att lyfta marknaden och spelar avgörande roller i dess framtid. TRENDER FÖR TEKNIK OCH STYRNING På den tekniska sidan gör nya leveransmodeller som programvara som tjänst, eller SaaS, att fler organisationer lättare får tillgång till projektledningsmjukvara, i synnerhet de mindre. Tillväxten av sociala medier, allt från Facebook till Twitter, har även lagt fokus på att göra projektledningsmjukvara mer samarbetsinriktad, flexibel och användarvänlig. Dagens projektledningsmjukvara ökar FÖRETAG OCH MYNDIGHETER SOM ÄR SERIÖSA MED PROJEKTLEDNING HAR SEN FLERA ÅR TILLBAKA ERKÄNT ÅR ATT DE INTE KAN HANTERA STÖRRE PROJEKT EFFEKTIVT UTAN STÖD FRÅN LÄMPLIG PROGRAMVARA ljus ut för den del av it-branschen som säljer tekniska projektverktyg. Under den globala recessionen sköt världens industriella länder till stora summor pengar i ekonomisk stimulans för infrastruktur och andra projekt, och detta har skapat en väldigt stor efterfrågan på mjukvara för projekthantering. Marknaden för projektledningsmjukvara och tjänster uppgick under 2010 till cirka 1,2 miljarder dollar årligen, enligt Forrester Research. Mjukvarumarknaden för projektportföljhantering (PPM) stod på 2,9 miljarder 2008, enligt IDC, som räknar med att PPM-mjukvara och tjänster kommer ha en marknad som uppgår till 4,2 miljarder dollar år Företag och myndigheter som är seriösa med projektledning har sen flera år tillbaka erkänt år att de inte kan hantera större projekt effektivt utan stöd från lämplig programvara. Projektledningsmjukvara är ett stort stöd när projekt ska analyseras, optimeras och hanteras, och detta gör att organisationen kan hitta den rätta blandningen av projekt och resurser för att uppnå sina strategiska mål. Utan mjukvara för projekthantering är det svårt att spåra enskilda projekt, de resurser som tilldelats dem och de kostnader som är förknippade med dem. Och utan mjukvara för projektportföljhantering är det nästan omöjligt att hantera olika projektportföljer och de beroenden som finns mellan dem. Så vad är utsikterna för projektledningsmjukvara under de närmaste 10 till 15 åren? För att få svaret måste vi titta kommunikationen, såväl mellan olika delar av kontoret som över betydligt större avstånd, och förbättrar affärsresultaten. En annan utveckling som gynnar projektledningsmjukvara är öppen källkods-rörelsen, som erbjuder en mängd olika projektverktyg till marknaden. Öppen källkods-alternativen reducerar den totala ägandekostnaden för projektledningsmjukvara. Men de ger också leverantörerna bakom kommersiella program ett incitament att fortsätta vara innovativa och att förbättra sitt erbjudande till kunderna. På längre sikt kommer öppen källkods-alternativen bidra till att marknaden växer, eftersom att de som använder de fria versionerna så småningom kommer att växa ur dem och gå vidare till kommersiella verktyg. På ledningssidan går många organisationer sakta men säkert över till en projektorienterad modell för att sänka kostnaderna och addera mervärde. På grund av ökade krav på kostnadskontroll och reglering förväntas centraliserade ledningssystem komma i ropet igen. Detta kommer leda till starkare projektkontor (PMO), vilket i sin tur kan komma att minska det totala antalet projekt när organisationerna ser problemen i att driva för många projekt samtidigt.

8 H EL A DEN NA SIDA Ä R EN AN NONS foto: Stefan nilsson När projektportföljerna börjar ge effekt på sj Årligen investerar SJ miljontals kronor i projekt som syftar till att skapa nya produkter, utveckla utbudet, effektivisera processer eller köpa in nya fordon. Varje satsning måste påvisa en tydlig affärskalkyl innan den strategiska ledningsgruppen ger grönt ljus för ett projektgenomförande. I detta arbete bidrar SJ:s projektkontor med att ta fram, såväl som kvalitetssäkra de beslutsunderlag som skall presenteras. Men hur vet man att satsningarna senare verkligen gett förväntad effekt? Pär Helgesson, projektchef på SJ, berättar om hur man bedriver effekthemtagning på SJ. De senaste vintrarna har varit tuffa, säger Pär Helgesson, projektchef på SJ. Vad folk dock inte alltid ser och förstår, är att vi på SJ jobbat oerhört hårt med att vidta olika typer av åtgärder för att förhindra att tågtrafiken blir stillastående. Ett stort antal olika satsningar som drivs i projektform har startats, och många effekter har nu börjat synas. SJ införde 2009 Antura Projects för sin projektverksamhet och har använt systemet i lite drygt två år. Hur AnVänDEr ni AnturA ProJEctS? Vi använder Antura Projects bland annat för att hantera våra projektportföljer, säger Pär Helgesson. i det läge vi befinner oss är det viktigt att inte bara göra projekten rätt, utan att vi framför allt gör rätt projekt, att vi satsar våra pengar på rätt saker, fortsätter Pär. HAr ArbEtEt EffEktiViSErAtS MED HJälP AV AnturA ProJEctS? Absolut! tidigare kunde vi lägga 2-3 dagar på att konsolidera data till våra portföljrapporter. numera går det på en förmiddag och kan göras av en person. kunde jag önska några fler funktioner i Antura Projects så skulle det i så fall vara ännu mer sofistikerade rapporter och diagram för ännu bättre analyser. I det läge vi befinner oss är det viktigt att Inte bara göra projekten rätt, utan att vi framförallt gör rätt projekt PÄR HELGESSON Projektchef, SJ Hur gör SJ för Att SAtSA PEngAr På rätt SAkEr? Projektens affärskalkyler är viktiga, likaså projektens komplexitet, dess riskläge och hur pass stora krav genomförandet ställer på vår organisation. Alla dessa parametrar utgör urvalskriterier för vilka projekt vi väljer att starta igång. Alla våra beslutsunderlag till ledningen rörande vilka projekt vi väljer att satsa på skapas utifrån den information som finns i Antura Projects, säger Pär och visar några typiska diagramtyper. Hur SEr ni På framtiden? Efter två års dagligt användande av Antura Projects i vår organisation, speciellt inom projektkontoret, så är vi väldigt nöjda. när vi valde att satsa på Antura Projects, var såväl bolaget som produkten relativt okända för oss. Men vi trodde starkt på det vi såg, och hittills har det varit en fröjd att jobba med både produkt och företag. till 2012 hoppas jag bara på att man kan tidrapportera via mobilen, skrattar Pär, som hastigt måste kila iväg på nästa möte.

9 HEL A DE NNA SIDA Ä R E N AN NONS folksam införde Nytt projektverktyg och Ny projekt- och portföljmodell i samma satsning Utsikten från Folksams huvudkontor är häpnadsväckande. Hela Söder ligger nedanför fötterna och Årstavikens vatten glittrar i oktobersolen. På brokopplet mellan Skanstull och Gullmarsplan myllrar trafiken och i horisonten tornar andra stadsdelar upp sig. överblicken är total!, utbrister Anna lindström som är systemansvarig för Antura Projects eller ProfS (Projekt- och förvaltningsstyrning), som det kallas på folksam. Precis som portföljöverblicken, skämtar Anna och syftar på projektlistan med alla folksams projekt som syns i Antura Projects. Det är mycket fokus på våra portföljer just nu, berättar Anna som jobbat med Antura Projects i drygt ett år. allting hänger ju Ihop! att projektmodell och verktyg borde hänga Ihop, stod klart tidigt ANNA LiNdStRöm Systemansvarig, Folksam Hur började ni MED DEttA ArbEtE? 2010 tog folksam ett totalgrepp om sin projekt- och portföljstyrning. Vi upphandlade verktyg och projektmodell vid ett och samma tillfälle. kanske var det lite väl ambitiöst att satsa på att införa alltihop samtidigt på några månader. folksamgruppen består av många delar och olika dotterbolag, och det är många som vill vara med och tycka. Jag tycker ändå att det har gått väldigt bra. från och med januari 2011 är både PPS och ProfS obligatoriskt för alla nystartade projekt som kräver it-resurser. Den uppenbara nackdelen är förstås komplexiteten i det hela, det är svårt att få ihop arbetet inom hela koncernen och det har ju inte bara med verktyget att göra. Det var klokt att börja med en avgränsad del (itrelaterade projekt), men det är flera andra delar i folksams verksamhet som också vill med. Det känns kul! VilkA fördelar respektive nackdelar HAr ni SEtt MED Att ta Ett Så Stort grepp SAMtiDigt? inför en bit i taget. Det är också den stora fördelen med Antura Projects; att man ned på projektnivå kan välja vilka moduler som ska visas, säger Anna. börja med det lilla, obligatoriska, för att snabbt få in informationen, men se därefter till att projektledarna kommer in i övriga funktioner i Antura Projects. Det är ett mycket bra verktyg även för projektledarna, särskilt nu med Silverlight-versionen som gör det ännu enklare att jobba i webbläsaren. och det är ju projektledarna som är nyckeln till att vi får in bra och trovärdiga prognoser i portföljerna. Allting hänger ju ihop! Att projektmodell och verktyg borde hänga ihop, stod klart tidigt. Att införa både modell och verktyg samtidigt ökade förståelsen hos användarna, men det gjorde också införandet mer komplext. Att få all information samlad på ett ställe är en otrolig fördel, säger Anna. några AnDrA tips för Att lyckas MED Sitt ProJEktVErktyg? projektverktyg inom kommunal verksamhet Järfälla är en kommun som växer och utvecklas. Idag bor cirka Järfällabor i kommunen. Närheten till huvudstaden, naturreservaten, Mälaren, goda kommunikationer och mångsidiga boendeformer är några förklaringar till varför kommunen beräknas växa med cirka invånare årligen fram till år VAD är DEt SoM ligger bakom SAtSningEn På ProJEktVErkSAMHEtEn inom kommunen? Det är ett långsiktigt arbete bakom. Man ville skapa gemensamma arbetsmetoder vilket ledde till att en övergripande projektmodell togs fram, säger Martin björklund på it-servicekontoret i Järfälla kommun. Allt arbete sammanfattades i en projekthandbok där man kan läsa om vår projektmodell. för att kunna följa detta i praktiken behövde vi ett användarvänligt systemstöd att arbeta i och vi valde Antura Projects. Standardisering ger bättre möjligheter till kunskapsåtervinning och Anturas möjlighet till portföljhantering ger grund för överblickbarhet. Hur gick ni tillväga för Att få ut SyStEMEt i organisationen? Vi genomförde ett antal workshops med Antura, och sedan var vi i full gång med att lägga upp projekt i olika verksamheter. Syftet är att projektmodellen och verktyget Antura ska användas både i små och stora projekt, t ex utveckling av föräldraengagemang på en förskola eller när man, som nu, upprättar en ny översiktsplan. Det ska vara ett verktyg för alla anställda. Därför började vi med att från dag ett lyfta in alla med inloggning i nätverket som användare i systemet. nu finns det fler än 5000 personer som kan använda systemet. Jag avsätter en del av min arbetstid till att sälja in verktyget och hjälpa nya användare och projektledare tillrätta. Det är roligt och verktyget är förvånansvärt lättanvänt. VilkA lärdomar HAr ni gjort? Vi på itsk arbetar utifrån itil-processer, som innebär att vår organisation har en tjänstekatalog som vi erbjuder våra kunder. kunderna är interna det är ju våra olika förvaltningar som betalar i slutändan. utifrån leveransöverenskommelser och uppdrag lägger vi upp projekt och tidrapporterar på aktiviteter. Vi får därigenom kontroll på vår uppföljning och kan redovisa vårt arbete för kunderna, säger Martin. En annan aspekt är ju att kommunens projekt omsätter stora summor pengar. Att driva projekt i kommunal regi ställer höga krav på samordning och planering. Det är något som blir extra tydligt när olika förvaltningar ska driva förvaltningsövergripande projekt tillsammans. Ett litet exempel är det integrationsprojekt som vi driver nu, där vårt ekonomisystem raindance börjar kommunicera med projektsystemet. Det är byggoch Miljöförvaltningen som är huvudsaklig kravställare och finansiär, men det är itsk som håller i trådarna, säger Martin. kommunen har just nu fullt upp med att driva det stora utvecklingsprojektet barkarbystaden. fram till 2022 ska det växa fram en helt ny stadsdel med nya bostäder och arbetsplatser. Det krävs en hel del koordinering att jobba med tolv byggherrar och alla andra intressenter och det är praktiskt att använda Antura Projects till det, konstaterar Martin.

10 HEL A DE NNA SIDA Ä R E N AN NONS husqvarna-koncernen får kontroll över sin globala projektverksamhet För Husqvarna har utmaningen varit att etablera ett gemensamt projektverktyg för koncernens alla affärsområden. Man har dessutom infört några nya projektmodeller som verktyget skall hantera. Husqvarna är världens största tillverkare av utomhusprodukter som motorsågar, trimmare, gräsklippare och trädgårdstraktorer, och är ledande i Europa inom bevattningsprodukter under varumärket gardena. Husqvarna är också en av de ledande på världsmarknaden inom kaputrustning och diamantverktyg för byggnads- och stenindustrierna. det ökade globala samarbetet Inom koncernen krävde ett gemensamt verktyg för projekthantering ANNA johansson Manager Project Office, Husqvarna VArför VAlDE HuSqVArnA Att införa AnturA ProJEctS? Det ökade globala samarbetet inom koncernen krävde ett gemensamt verktyg för projekthantering, ett ställe där tillgång finns till alla projekt och dess information, ett gemensamt arbetssätt i form av projektmodeller, statusrapportering och kostnadsuppföljning. Vi saknade en bra överblick över alla produktutvecklingsprojekt globalt. Dessutom hade vi även svårt att hantera resursbehov och tillgänglighet, säger Anna Johansson som är Manager Project office på Husqvarna inom produktutveckling. Vi träffade Antura under 2008 och körde en pilot inom produktutveckling med Antura Projects i ett antal länder. Produktutveckling och it började använda Antura Projects för alla sina projekt i början av Men det var först i slutet av 2010 som Husqvarnakoncernens ledning beslutade om en global användning inom koncernens alla affärsområden. VilkA PoSitiVA EffEktEr HAr ni SEtt? Parallellt med införandet av Antura Projects har vi arbetat med att införa ett gemensamt arbetssätt i hela Husqvarna. inom produktutveckling hade vi redan en etablerad projektmodell men i samband med införandet av Antura Projects har vi även tagit fram en generell projektmodell för projekt utanför produktutveckling samt en projektmodell för produktförbättringar och kostnadsbesparingar. Projektmodellerna och Antura Projects lanserades som ett gemensamt paket under namnet HPM Husqvarna Project Management. Detta har varit mycket lyckat utifrån både modell- och verktygsperspektivet. Vi tycker även att det fungerar bra att använda verktyget under styrgruppsmöten, då man alltid kan visa upp en tydlig och aktuell sammanställning över projekten. idag använder vi faktiskt de flesta delar i verktyget, men det finns självklart många områden där vi kan bli ännu bättre. VAD SEr ni SoM nästa SAtSning? Vi håller på att införa resursplanering i de olika affärsområdena. Här skiljer sig våra behov åt mellan exempelvis produktutveckling och it-projekt. Vi på produktutveckling har ofta större projekt som pågår längre och måste kunna grovplanera i ett längre tidsperspektiv. Där har vi sett fördelar med den nya versionen av Antura Projects där vi enkelt kan planera med procent och fte (full time Employee) för våra anställda och konsulter. Samtidigt kan it-verksamheten planera på detaljnivå med timmar. Det är en stor fördel att vi kan ha så varierande behov och arbetssätt och ändå få det stöd vi behöver i ett och samma verktyg. inom produktutvecklingen vill vi även vidareutveckla användningen av Antura Projects när det gäller kostnadsbesparingsprojekt, tidsrapportering samt kostnadsuppföljning, avslutar Anna.

11 HEL A DE NNA SIDA Ä R E N AN NONS källa: Skb illustration: laj illustration skb blickar framåt och mognar som projektorganisation tillsammans med antura projects Kärnkraftsföretagen i Sverige gick på 70-talet samman och bildade Svensk Kärnbränslehantering AB, SKB och deras uppdrag är att ta hand om allt radioaktivt avfall från de svenska kärnkraftverken. Omhändertagandet ska uppfylla kraven på högsta säkerhet för människor och miljö. Uppdraget är så omfattande att man kan se det som ett av Sveriges största miljöskyddsprojekt. Vi på Skb har ett jättespännande uppdrag, säger Daniel Skarman på Skb:s projektkontor. Vi, liksom många andra verksamheter, är projektorienterade i stor utsträckning. Skillnaden mellan oss och andra är möjligen att våra tidsperspektiv är så extremt långa, ibland pratar vi om projekt som löper många år, nästan decennier. Hur kommer DEt Sig Att ni AnVänDEr AnturA ProJEctS? för några år sedan uttryckte ledningen en vilja att åstadkomma en bättre prioritering, planering och uppföljning av verksamheten. Vi tittade på ett antal olika verktyg som fanns på marknaden och valet föll till slut på Antura Projects. Vi fastnade för dess enkelhet, möjligheten att påverka utvecklingen och att det tilltalade vår verksamhet där projektmognaden i många aspekter kunde betraktas som spretig. Hur gick DEt till när ni införde AnturA ProJEctS På Skb? Precis som jag sade tidigare, ville ledningen ha en bättre uppföljning av verksamheten. De valde då att börja med tidrapportering, något som man generellt sett var ovan vid på Skb. i ett första steg införde vi tidrapportering för ca 600 personer, vilka jobbade i såväl projekt som linjeverksamhet. Vi började även uppmuntra våra projektledare att börja planera och följa upp sina projekt i Antura Projects, men det gick lite trögt i början. HAr AnVänDAnDEt kommit igång ordentligt nu Då, några år EftEr DEt första införandet? Absolut, nu är användningen av Antura Projects bred inom Skb. Vi kör kontinuerligt vidareutbildningar och informerar om nytt i Antura Projects. Möjligheten att kunna växa med systemet ser vi som en stor fördel. Vi valde att börja med tidrapportering, för att därefter titta på resurshantering och nu senare även portfölj- dokument- och riskhantering samt ekonomiuppföljning i takt med att vi mognat i organisationen. skillnaden mellan oss och andra är möjligen att våra tidsperspektiv är så extremt långa, Ibland pratar vi om projekt som löper många år, nästan decennier daniel SkARmAN Projektcontroller, SKB Hur SEr ni På framtiden? Vi har många stora och spännande projekt framför oss, avslutar Daniel Skarman. Vi börjar nästan känna oss stressade över att det snart är 2016, då vi räknar med att påbörja byggandet av kärnbränsleförvaret i forsmark. för de flesta ligger 2016 väldigt långt bort, men vi är glada att vi kan börja planera dessa projekt redan nu, avslutar Daniel.

12 HEL A DE NNA SIDA Ä R E N AN NONS PROJEKTMODELLSTÖD RESURSHANTERING RISKHANTERING TIDPLANERING TIDRAPPORTERING EFFEKTHANTERING PROJEKTEKONOMI DOKUMENTHANTERING RAPPORTER PORTFÖLJHANTERING ÄRENDEHANTERING DIAGRAM VÅRA NÖJDA KUNDER Antura Projects ger SJ ett praktiskt och enkelt verktygsstöd för såväl projektledning som portföljhantering. Vi valde Antura Projects för Husqvarna Groups globala projektverksamhet. Valet av Antura Projects beror på aspekter såsom driftskostnader, licensmodell och användarvänlighet. Anna Johanson, Manager Project Office Christer Braaf, Projektbeställare Jag har sällan träffat en leverantör som så snabbt och enkelt har hjälpt oss igång med ett system. I förhållande till andra samarbetsplattformar och projektverktyg som vi har använt ser vi Antura Projects som en mycket komplett och prisvärd lösning. Pär Helgesson, Projektkontorschef Systemet uppfyller alla de behov vi har för ett komplett projekt-, portfölj- och resurshanterings-system. Daniel Olsson, Vice President Project Control Dan Kaminsky, Projektledare Joakim Söderberg, Projektchef Projektstödet är omfattande med hög tillgänglighet och mycket bra support! Tina Fritze, Projektkoordinator Styrkorna med Antura Projects är många, men framförallt är det ett system som passar lika bra för de enkla behoven som för de mest avancerade användarna. Vi uppskattar systemets enkelhet och genomtänkta funktionalitet. Daniel Skarman, Projektcontroller Mattias Wallén, Ägare projektverktyg Läs mer om våra kunder på Västra Hamngatan 10, Göteborg World Trade Center, Box 7036, Stockholm