RAMAVTAL. för TRYCKERITJÄNSTER. mellan. Statens inköpscentral. och. Arkitektkopia Aktiebolag

Transkript

1 Ramavtal Tryckeritjänster Diarienr: Statens inköpscentral Avtalsnummer: :010 RAMAVTAL för TRYCKERITJÄNSTER mellan Statens inköpscentral och Arkitektkopia Aktiebolag

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 AVTALETS PARTER SYFTE OMFATTNING HUVUDSAKLIGA PRODUKTIONER OCH TJÄNSTER: MILJÖMÄRKTA PRODUKTER: TILLKOMMANDE TJÄNSTER OCH PRODUKTER: ROLLER UPPGIFTER RAMAVTALSHANDLINGAR FÖRTECKNING BILAGOR RAMAVTALSPERIOD OCH GILTIGHETSTIDER KONTAKTPERSONER INLEDANDE KONTAKTEN MED BESTÄLLAREN MEDDELANDEN AVROP BERÄTTIGADE AVROPARE FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING ÅTERTAGANDE AV AVROP UNDANTAG FRÅN ATT DELTA I FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING AVROPSSTÖD PARTERNAS GEMENSAMMA ÅTAGANDEN FÖRHÅLLNINGSSÄTT PARTSTRÄFFAR INFORMATION STATENS INKÖPSCENTRALS ÅTAGANDEN LEVERANTÖRENS ÅTAGANDEN TILLÄGG AV TJÄNSTER OCH PRODUKTER UPPFYLLANDE AV KRAV MILJÖREVISION UNDERSÖKNING AV KUNDNÖJDHET STATISTIK I SAMBAND MED LEVERANSAVTAL UNDERLEVERANTÖRER FÖRSÄKRING MARKNADSFÖRING LAGAR OCH FÖRORDNINGAR SEKRETESS PRIS PRISJUSTERING PRISJUSTERING ENLIGT AKI ELLER LCI PRISJUSTERING VID PAPPERPRISFÖRÄNDRINGAR ENLIGT ITPI ELEKTRONISKA FAKTUROR E-HANDEL LEVERANS ADMINISTRATIONSERSÄTTNING TILL KAMMARKOLLEGIET

3 18.1 ÖVRIG STATISTIK REVISION AV OMSÄTTNINGSREDOVISNING RAPPORTERINGSMODUL FÖR OMSÄTTNINGSREDOVISNING HÄVNING PARTERNAS RÄTT ATT SÄGA UPP RAMAVTALET PARTERNAS RÄTT TILL OMEDELBAR HÄVNING OM STATENS INKÖPSCENTRALS RÄTT ATT SÄGA UPP RAMAVTALET FORCE MAJEURE ÖVERLÅTELSE ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG PARTSBYTE - LEVERANTÖR PARTSBYTE KAMMARKOLLEGIET/STATENS INKÖPSCENTRAL ANTI-DISKRIMINERINGSKLAUSUL TVIST

4 1 AVTALETS PARTER Detta ramavtal med avtalsnummer :010 har träffats mellan Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet med organisationsnummer och Arkitektkopia Aktiebolag, nedan kallad Leverantören, med organisationsnummer SYFTE Ramavtalet ska med fördelaktiga villkor tillhandahålla tryckeritjänster och övriga tillhörande tjänster med hög kvalitet till statsförvaltningen i syfte att spara tid och resurser, samt minska kostnaderna för beställare. 3 OMFATTNING 3.1 Huvudsakliga produktioner och tjänster: Tryck av: Böcker, (mjuk- och hårdband) Broschyrer och magasin Foldrar Statligt tryck Informations-, display- och presentationsmaterial Rapporter Kataloger (lim- eller metallhäftade) Visitkort, kuvert, brevpapper, korrespondenskort och liknande Tidningar (inklusive tabloid och broadsheet) Självhäftande etiketter och dekaler Variabeltryck 1 Nedanstående tjänster ingår som ett naturligt led i produktionen av de tjänster som efterfrågas och ska kommuniceras och överenskommas med kunden i samband med avropsförfrågan. Prepress: repro-/prepressarbete; skanning; provtryck, bildbehandling, retusch.färghantering, bildanpassning till tryck och andra publiceringsformer, CDbränning; USB-Lagring. Ateljé -tjänster: Layout- och formgivningsarbete, bildbehandling, retusch, originalframtagning med grafisk profil som grund (utan koppling till om tryckning sker eller ej) Efterbehandling: bigning, skärning; falsning, bindning och häftning. Även laminering, lackning, specialhäftning och stansning. Packning, lagerhållning och distribution: Plock- och packtjänster, adressering, lagring och distribution av tryckt och annat marknads- och informationsmaterialmaterial. Kopieringstjänster (inkl ritningskopiering, fotokopiering och pärmproduktion) 1 Variabeldata med personifierat tryck som riktar sig direkt till den det berör. 4

5 3.2 Miljömärkta produkter: Tryck av: Böcker, mjukband Broschyrer och magasin Foldrar Informations-, display- och presentationsmaterial Rapporter Kataloger (limhäftade) 3.3 Tillkommande tjänster och produkter: Expo/utställningssystem inklusive roll-up och vepor Systemstöd/webbtjänster/Print-on-demand o Mediabank med beställningsfunktion för alla typer av bilder, dokument, trycksaker och annat lagerfört material. o Mallproduktion (t.ex. visitkort, produktblad, annonser o.s.v.) o Projekt- och planeringsverktyg o Systemimplementering med Beställarens webbgränssnitt o Digital arkivering av projekt och dokument 2 o Pärmproduktion Beräkning av trycksakers miljöpåverkan och verktyg för klimatkompensation Grafiska konsulttjänster t ex effektivisering av arbetsflöden, färghantering etc. Säkerhetstryck (enligt speciella förutsättningar) Digital publicering Cross Media 3 E-Handel 4 ROLLER UPPGIFTER Ramavtalet tecknas mellan Kammarkollegiet genom Statens inköpscentral och Leverantören. Avseende de faktiska beställningarna (avropen) tecknas specifika leveransavtal mellan Leverantören och avropsberättigade d.v.s. myndigheter under regeringen, staten närstående myndigheter (genom fullmakt); förvaltning skild från staten (genom fullmakt) och statliga aktiebolag (genom fullmakt). Separat bilaga kommer att biläggas ramavtalet. Vid avrop från detta ramavtal ska Leverantören och Beställaren ingå ett skriftligt avtal för leverans. Vid enstaka avrop sker detta genom att avropsblanketten (Informationsbilaga 14) efter tilldelningsbeslut undertecknas och utväxlas genom att parterna tar varsitt exemplar. Ifylld 2 Arkitektkopia Aktiebolag tillhandahåller i nuläget inte struken tjänst under punkt Synkroniserad kommunikation via tryck, webb, e-post och sms. 5

6 avropsblankett med eventuella egna bilagor (eller annat elektroniskt dokument) tillsammans med Leveransavtal (FFU-bilaga 5) fungerar som avtalshandling. Vid avrop för ett eget t.ex. årsbaserat leveransavtal skrivs ett separat Leveransavtal där myndigheten anger de speciella förutsättningar som gäller för kommande beställningar och leveranser. Leveransavtalet ska kompletteras på de punkter som den egna avropsförfrågan har specificerat. Den egna avropsförfrågan ska bifogas avtalet tillsammans med antagen offert. För de avrop som sker är Leverantören och Beställaren att betrakta som avtalsparter och ska följa de regler som anges i Leveransavtalet (FFU-bilaga 5). 5 RAMAVTALSHANDLINGAR Ramavtalet består av följande handlingar: 1. Ändringar och tillägg till ramavtalet 2. Detta dokument ( ramavtalet ), inklusive ramavtalsbilagor 3. Förfrågningsunderlag dnr inklusive bilagor, frågor och svar i upphandlingen 4. Eventuella skriftliga förtydliganden och kompletteringar från Leverantören som sker på begäran av Statens inköpscentral. 5. Antagen Leverantörs anbud, inklusive bilagor 6. Allmänna leveransvillkor för grafiska prestationer (ALG 10) Om motstridiga uppgifter förekommer gäller handlingarna i ovan nämnd ordning, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat. 5.1 Förteckning bilagor Följande bilagor bör ingå i ett komplett underlag för ett ramavtal mellan parterna Bilaga 1 Kontaktpersoner för ramavtalet, Ifyllnadsbilaga 11 Bilaga 2 Leverantörens underleverantörer, Ifyllnadsbilaga 10 Bilaga 3 Förteckning över avropsberättigade med stöd av fullmakt, Ifyllnadsbilaga 6. Bilaga 4 Avropsblankett, fastställs vid avtalsskrivning, Informationsbilaga14 Bilaga 5 - Omsättningsredovisningsblankett, Informationsbilaga 15 Bilaga 6 Leveransavtal [skrivs mellan Beställare och Leverantör], FFU-bilaga 5. Bilaga 7 Prisuppgifter, enligt priskorgar 1 och 2 och 3; FFU-bilagor 1; 2 och 3. 6 RAMAVTALSPERIOD OCH GILTIGHETSTIDER Ramavtalet träder i kraft när Kammarkollegiet och Leverantören har undertecknat Ramavtalet. Ramavtalet gäller i tjugofyra (24) månader från och med avtalstecknandet, med möjlighet för Kammarkollegiet att förlänga ramavtalet med maximalt tjugofyra (24) månader uppdelat i två (2) omgångar. Om Statens inköpscentral väljer att påkalla förlängning ska detta meddelas leverantören senast tre (3) månader före ramavtalets utgång. I meddelandet om förlängning ska det framgå vilken period förlängningen avser. Att ramavtalet upphör att gälla påverkar inte giltigheten av Leveransavtal som ingåtts under ramavtalets giltighetstid. 6

7 7 KONTAKTPERSONER Statens inköpscentral och Leverantörens kontaktpersoner för ramavtalet anges i Ifyllnadsbilaga 11. Byte av kontaktperson ska utan dröjsmål meddelas motparten. Kontaktperson hos Leverantören har, om inte annat skriftligen meddelats, behörighet att på Leverantörens vägnar och med för denne bindande verkan, företräda Leverantören i frågor som berör uppdragets specifikation och genomförande. 7.1 Inledande kontakten med Beställaren För relationen mellan Beställare och Leverantör ska Beställare ha samma kontaktväg/kontaktperson som Statens Inköpscentral vid den inledande kontakten. Leverantören och Beställaren kan därefter komma överens om att kontakt sker med annan person hos Leverantören eller med den av Leverantören angivna underleverantören om ett separat årsbaserat Leveransavtal träffas. 8 MEDDELANDEN Meddelanden som enligt detta ramavtal ska tillställas den andre parten, ska skriftligen tillställas respektive parts kontaktperson. 9 AVROP 9.1 Berättigade avropare Aropsberättigade på detta ramavtal är myndigheter under regeringen, staten närstående myndigheter (genom fullmakt); förvaltning skild från staten (genom fullmakt) och statliga aktiebolag (genom fullmakt). Separat bilaga till ramavtalet lämnas vid avtalstecknandet. 9.2 Förnyad konkurrensutsättning Avrop från detta ramavtal sker enligt 5 kap 7 LOU och ska föregås av en skriftlig avropsförfrågan som Beställaren gör för att utvärdera vilken Leverantör som ska få den slutgiltiga tilldelningen/beställningen. För avropsförfrågan gäller: 1. Avropsförfrågan ska ställas till samtliga Leverantörer på ramavtalet som är i stånd att leverera. Leverantören ska alltid svara på en avropsförfrågan vare sig man kan lämna anbud eller ej. 2. Avropare ska ange de krav och kriterier som ska ligga till grund för utvärdering och tilldelning av uppdrag/leveransavtal. 3. Avropare ska ange en skälig tidsfrist för att lämna avropssvar. Skälig tid ska ses ur avropets komplexitet och omfattning. Vid avrop av mindre kvantiteter (en (1) post) ska anbudsgivaren inkomma med svar inom fem (5) arbetsdagar. Vid mer komplexa avrop ska anbudsgivaren inkomma med svar inom tio- femton (10-15) arbetsdagar. 7

8 4. Anbudssvaren ska vara skriftliga och Beställaren får ta del av innehållet i dem först när den angivna svarstiden har löpt ut. 5. Vid utvärdering anges de kriterier som är tillåtna enligt detta ramavtal, se kapitel 4 Utvärdering. Valet av Leverantör sker baserat på det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Avropsstöd som ger vägledning för avropsförfrågan kommer att finnas tillgänglig i samband med avtalsstart. Efter den förnyade konkurrensutsättningen ska Beställaren underteckna avropsblanketten och bifoga leveransavtalet (se Informationsbilaga 14 och FFU-bilaga 5) om avropet är av mindre omfattning (1 post). Om avropet avser flera olika poster skrivs ett mer utförligt leveransavtal även om leveransavtalet inte är årsbaserat. Beställaren får inte vägras leverans av sådana tryckeritjänster som omfattas av ramavtalet. 9.3 Återtagande av avrop Beställaren äger rätt att inom två (2) arbetsdagar från avsändandet av ett avrop återta en avropsförfrågan som inte har besvarats av någon Leverantör. Om ett återtagande sker efter det att någon Leverantör svarat på förfrågan måste omständigheter som inte var kända vid tidpunkten för förfrågan och som Beställaren inte har kunnat kontrollera, ha tillkommit. 9.4 Undantag från att delta i förnyad konkurrensutsättning Om Beställaren häver ett leveransavtal har Beställaren rätt att exkludera den Leverantör vars leveransavtal har hävts, från att lämna avropssvar i det nya avropet som syftar till att ersätta det upphävda leveransavtalet. Se närmare information i Leveransavtalet punkt Avropsstöd Statens inköpscentral har ambitionen att kontinuerligt arbeta med att förenkla avropsrutinerna för detta ramavtal. Mot denna bakgrund kan ett elektroniskt stöd för avrop ( e-avrop ) komma att införas under ramavtalsperioden. Den mer specifika utformningen av ett sådant stöd har vid tidpunkten för ramavtalsupphandlingen inte fastställts. Leverantören ska stödja Statens inköpscentrals ambition att, ur ett avroparperspektiv, löpande under ramavtalsperioden förbättra avropsrutinerna, vilket innebär att Leverantören ska använda sig av de rutiner som Statens inköpscentral anvisar vid leveransavtalets tecknande samt anpassa sig till de förändringar som kan uppkomma under ramavtalsperioden. 10 PARTERNAS GEMENSAMMA ÅTAGANDEN 10.1 Förhållningssätt Parterna ska verka för att en god avtalsrelation upprätthålls genom att kontinuerligt informera varandra om händelser som påverkar, eller kan komma att påverka ramavtalet. Leverantören ska inte verka i sådana sammanhang som är ägnade att rubba förtroendet för Statens inköpscentral eller Beställarens verksamhet. 8

9 Parterna är skyldiga att vara väl förtrogna med ramavtalets villkor, samt i övrigt hålla sig informerade om ramavtalets praktiska tillämpning och utveckling. En händelse som inträffar under ramavtalsperioden hanteras i omedelbar anslutning till händelsen i syfte att möjliggöra en enklare hantering för inblandade parter Partsträffar Parterna ska träffas kontinuerligt, och minst en (1) gång per år för uppföljning av ramavtalets syfte och mål. Parterna ska ha en löpande dialog för att upprätthålla en god avtalsrelation Information Parterna ska genom information till Beställaren verka för att öka nyttjandet av ramavtalet, och säkerställa att avrop sker i enlighet med detta ramavtal. 11 STATENS INKÖPSCENTRALS ÅTAGANDEN Statens inköpscentral ska verka för att Beställare agerar i enlighet med ramavtalets villkor. Statens inköpscentral ska erbjuda stöd och information inom ramavtalsområdet till både Beställare och Leverantörer. Statens inköpscentral ansvarar för att ramavtalet med tillhörande dokument finns tillgängliga från och med det att ramavtalet har trätt i kraft. Statens inköpscentral ska agera som ramavtalspart med Leverantören, men strävar även efter att utgöra ett stöd till ett gott samarbete mellan Leverantörer och Beställare. 12 LEVERANTÖRENS ÅTAGANDEN Leverantören ska vid avrop erbjuda de produktioner och tjänster som omfattas av ramavtalet. I Leverantörens åtagande ingår att informera myndigheter om ramavtalet och verka för att avrop sker i enlighet ramavtalet. Leverantören ska tillämpa ramavtalsvillkoren även om avropade myndighet inte uttryckligen åberopar detta. Vägran eller oförmåga att leverera tjänster som omfattas av ramavtalet till gällande priser och villkor vid upprepade tillfällen resulterar i att reglerna i punkt 19 blir tillämpliga. Leverantören ska ha väl dokumenterade rutiner för ramavtalsadministration som garanterar samtliga åtaganden enligt detta ramavtal. I Leverantörens åtagande ingår att informera myndigheten om ramavtalet och rutin för att avrop sker i enlighet med detta. Leverantören skickar alltid uppdaterad information till den ansvarige ramavtalsförvaltaren på Statens inköpscentral. Leverantören ska tillämpa ramavtalsvillkoren även om Beställaren inte uttryckligen åberopar detta. Leverantören ska leverera produktioner och tjänster enligt detta ramavtal till samtliga avropsberättigade myndigheter. 9

10 Leverantörens leveranskapacitet ska hållas intakt under hela ramavtalsperioden. Leverantören ska i samverkan med eventuella underleverantörer tillförsäkra en stabil och långsiktig relation vad gäller priser och leveranser under hela ramavtalsperioden. Leverantören ska inte verka i sådana sammanhang som är ägnade att rubba förtroendet för Statens inköpscentral eller Beställares verksamhet Tillägg av tjänster och produkter Leverantör kan, efter överenskommelse med Kammarkollegiet/Statens inköpscentral, lägga till sådana tjänster som har preciserats i punkt 3.3, men som Leverantör inte har antagits för i samband med anbudsutvärdering och tecknande av ramavtal. Även helt nya tjänster som kan gagna Beställare ska kunna prövas. Tillägget får dock inte innebära att Leverantören involverar nya underleverantörer utan tjänster ska kunna levereras med egen kapacitet eller eventuella redan antagna och godkända underleverantörers kapacitet. Ansökan om tillägg görs till Statens inköpscentral och beskrivning och prissättning av tjänster görs i samband med ansökan. Statens inköpscentral prövar så att ansökan uppfyller ställda krav på tjänsten som sådan och beviljar eller avslår ansökan. En beviljad ansökan bekräftas genom ett tillägg till ramavtalet Uppfyllande av krav De produktioner och tjänster som levereras av Leverantören med stöd av detta ramavtal ska uppfylla de i upphandlingen ställda kraven under hela ramavtalets giltighetstid inklusive eventuella bör-krav som Leverantören har uppgivit att de uppfyller vid lämnandet. Detta omfattar hela Leverantörens organisation, inklusive eventuella underleverantörer. Om Leverantören inte längre uppfyller ställda krav ska Leverantören åtgärda detta snarast, dock senast inom en (1) månad från det att Statens inköpscentral påkallade felet eller från det att Leverantören insåg eller borde ha insett att de inte uppfyllde ställt krav. Om Leverantören underlåter att meddela Statens inköpscentral om brister enligt ovan, eller om mer än en (1) månad passerat från det att bristen uppdagades, har Statens inköpscentral rätt att besluta att Beställare ska exkludera Leverantören från att lämna avropssvar tills bristen är åtgärdad. Om bristen inte är oväsentlig och det har passerat mer än tre (3) månader från den tidpunkt bristen anmäldes, eller borde ha anmälts, har Statens inköpscentral rätt att häva ramavtalet, för vidare information se punkt 19 nedan Miljörevision Statens inköpscentral förbehåller sig rätten att, när så är påkallat, genomföra minst en miljörevision under ramavtalsperioden. Miljörevisionen syftar till att säkerställa att de miljökrav som ställs på Leverantör/underleverantörer och produktioner och tjänster uppfylls under hela ramavtalsperioden Undersökning av kundnöjdhet Statens inköpscentral kommer att vid ett eller ett par tillfällen under ramavtalsperioden genomföra kundundersökningar för att följa upp ramavtalet och för att kunna medverka till möjliga förändringar och eventuella förbättringar. 10

11 12.5 Statistik i samband med leveransavtal Kunder som önskar få fördjupad statistik ska kunna få detta om man har tecknat ett leveransavtal för ett mer omfattande åtagande Underleverantörer Med underleverantörer avses samtliga bolag/företag/organisationer som Leverantören använder för att utföra produktion och tjänster i enlighet med detta ramavtal. Detta innebär att även t.ex. dotterbolag till Leverantören är underleverantörer under förutsättning att de verkar inom ramen för detta ramavtal. Med underleverantör avses även bolag som t.ex. ansvarar för lagerhållning, distribution på uppdrag av Leverantören. Även speditions-, åkeriföretag räknas som underleverantörer. Leverantörens egna leverantörer för de insatsvaror som behövs vid tryckningen men som inte ingår i något produktionsled ingår inte. Mellan Leverantör och underleverantör ska ett giltigt samarbetsavtal finnas. Leverantör ska på begäran från Statens inköpscentral kunna uppvisa giltigt samarbetsavtal. Leverantören äger endast rätt att använda sig av de underleverantörer som är angivna i Ifyllnadsbilaga 10. Antagen leverantör äger inte rätt att kontraktera dotterbolag och/eller underleverantörer som ej framgår i aktuell bilaga. Detta kan endast ske genom ett skriftligt godkännande från Statens inköpscentral. Tillägg eller byte av underleverantör får endast ske om det inte väsentligen förändrar Ramavtalsleverantörens leveranskapacitet eller om befintlig underleverantörs leveranskapacitet utgår eller kraftigt försämras. Tillägg eller byte görs efter godkännande av Statens inköpscentral. Handlingar som styrker den nya underleverantörens tekniska förmåga och kapacitet ska bifogas den skriftliga ansökan. Beskrivning av skälet till tillägg/byte ska tydligt anges. Alla kontaktuppgifter för underleverantören ska anges, samt vilken typ av produktion/tjänst underleverantören kommer att tillhandahålla. Statens inköpscentral förbehåller sig rätten att under ramavtalsperioden kontrollera att angivna underleverantörer har inbetalt skatter och lagstadgade avgifter, samt uppfyller de krav som ställts på underleverantörer för att kunna tillhandahålla produktioner och tjänster med stöd av detta ramavtal. Finner Statens inköpscentral vid kontroll att underleverantör inte uppfyller ställda krav har Statens inköpscentral rätt att med omedelbar verkan besluta att underleverantören inte längre får anlitas av Leverantören inom ramen för detta ramavtal. Leverantören är i detta fall skyldig att snarast möjligt, dock senast inom en (1) månad tillförsäkra motsvarande kapacitet. Leverantören svarar för underleverantörers arbete så som för eget arbete. Leverantören svarar för att underleverantören följer de villkor och förutsättningar som anges i ramavtalet Försäkring Det åligger Leverantören att på egen bekostnad teckna och vidmakthålla sedvanlig ansvarsförsäkring med betryggande ansvarsbelopp med hänsyn tagen till ramavtalets art och omfattning. 11

12 Försäkringen ska gälla under hela Ramavtalsperioden och Leverantören ska även följa upp att de underleverantörer som anlitas har relevanta och giltiga ansvarsförsäkringar. På begäran av Statens inköpscentral ska Leverantören till Statens inköpscentral skicka bevis om giltig ansvarsförsäkring Marknadsföring Marknadsföring av ramavtalet ska alltid föregås av samråd mellan Statens inköpscentral och Leverantören. Material som avser ramavtalet och som på något sätt ska distribueras till avropsberättigade myndigheter, ska alltid godkännas av Statens inköpscentral innan materialet används. Leverantören ska i marknadsföring riktad mot avropsberättigande myndigheter, alltid iaktta särskild noggrannhet och tydlighet i frågor som ramavtalens omfattning, hur korrekta avrop ska gå till och andra frågor där andra intressenter kan komma att påverkas. Leverantören äger inte rätt att med hänvisning till detta ramavtal, marknadsföra eller sälja produktioner och tjänster som inte omfattas av ramavtalet. Hänvisning till Statens inköpscentral i reklam eller i marknadsföring får inte göras av Leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan Statens inköpscentrals/kammarkollegiets skriftliga godkännande. Detta gäller även efter det att ramavtalet upphört att gälla. Statens inköpscentrals/kammarkollegiets logotyp eller sigill får endast användas efter skriftligt godkännande Lagar och förordningar Om nya lagar, förordningar inom upphandlingsområdet tillkommer under avtalsperioden ska även dessa gälla för detta ramavtal. Vid avropstillfället ska Beställaren kunna ställa krav enligt nytillkomna lagar och förordningar Sekretess Leverantören är skyldig att iaktta den sekretess som är bruklig inom branschen samt tillämpliga delar av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Parterna förbinder sig att inte röja eller på något sätt utnyttja enligt lag sekretessbelagd uppgift som part får del av genom tillkomsten eller genomförandet av detta ramavtal. Leverantören åtar sig därvid och ansvarar för att samtliga de medarbetare Leverantören sysselsätter med uppdrag enligt detta ramavtal har gjorts uppmärksamma på gällande relevanta bestämmelser om sekretess enligt detta ramavtal samt vad som i övrigt följer av lag eller föreskrift avseende sekretess. Sekretess enligt denna punkt gäller även efter det att ramavtalet i övrigt upphört att gälla mellan parterna. 13 PRIS Leverantörs priser framgår av bifogade pris- och produktkorgar. Priserna avser produktioner och tjänster som har angivits i [ Priskorg 1, Priskorg 2 och Priskorg 3]. Priserna som offereras i upphandlingen ska vara fasta i ett (1 år), från och med dagen för ramavtalstecknandet. 12

13 Dessa priser utgör takpriser för Leverantörens avropssvar under första avtalsåret. Med takpris avses att priserna inte får överstigas under aktuell period, men att det alltid är möjligt för Leverantören att offerera lägre priser vid avrop. 14 PRISJUSTERING Begäran om prisjustering ska ske i anslutning till en redovisningsperiod (punkt 18). Prisjusteringen kan påkallas av båda partner. Begäran om prisjustering är giltig när båda parter har undertecknat överenskommelsen, dock senast 90 dagar efter begärd justering. Vid eventuell förlängning av Ramavtalet sker prisjustering enligt ovanstående modell Prisjustering enligt AKI eller LCI a) Priserna är fasta under ett (1) år från det att ramavtalet har undertecknats. Därefter äger Leverantören, efter Statens inköpscentrals godkännande, rätt att justera priserna i enlighet med SCBs arbetskostnadsindex för arbetare (50 %) och tjänstemän (50 %) inom privat sektor, AKI efter näringsgren SNI September månad ska utgöra basmånad. Preliminärt värde ska användas. Understiger förändringen enligt index 2 % äger Leverantören ej rätt till prisjustering. Om justering ej sker har Leverantören rätt att tillgodoräkna sig den icke använda förändringen i nästa prisjustering. b) Om AKI inte skulle vara tillgänglig att användas för prisjustering ska LCI (Labour Cost Index) för den privata sektorn efter näringsgren C - tillverkningsindustri gälla (efter näringsgren SNI 2007). Detta index är kvartalsbaserat och uppräkning kommer att ske på index för arbetare (50 %) respektive tjänstemän (50 %). SCBs nationella LCI-serier för arbets- och lönekostnader skiljer sig på flera sätt från LCI levererat till Eurostat. LCI som inte är sanktionerat av EU publiceras på SCB: s hemsida: ( aspx). Indexet består av arbets- respektive lönekostnader exklusive bonus för privat sektor, uppdelat efter arbetare och tjänstemän och det är detta index som används som alternativ i detta ramavtal. Eftersom detta index är kvartalsbaserat kan data för uppräkning inte erhållas förrän kvartalet efter aktuell indexmånad som är september månad. Preliminära värden ska gälla. Understiger förändringen enligt index 2 % äger Leverantören ej rätt till prisjustering. Om justering ej sker har Leverantören rätt att tillgodoräkna sig den icke använda förändringen i nästa prisjustering 14.2 Prisjustering vid papperprisförändringar enligt ITPI Vid pappersprisförändringar äger Leverantören, efter Statens inköpscentrals godkännande, rätt att justera priserna en gång per halvår i enlighet med SCB Prisindex för inhemsk tillgång (ITPI) efter produktgrupp SPIN 2007, 17.1 massa papper och papp. September månad ska utgöra basmånad. Understiger förändringen enligt index 2 % äger Leverantören ej rätt till prisjustering. Om en justering ej sker har Leverantören rätt att tillgodoräkna sig den ej nyttjade förändringen vid nästa prisjusteringstillfälle. 13

14 15 ELEKTRONISKA FAKTUROR En e-faktura är en faktura som både skickas och tas emot i elektronisk form. En e-faktura kan skickas direkt mellan två (2) parter eller via en mellanhand, en s.k. fakturaväxel. Det finns olika tekniska standarder för e-fakturor. Skannade pappersfakturor betraktas inte som e-fakturor. E-fakturering är ett koncept som bygger på att en leverantör skickar e-fakturor. Leverantörer på detta ramavtal bör kunna erbjuda elektroniska fakturor. Dessa ska vara av standarden Svefaktura enligt överenskommelse mellan Leverantören och Beställaren. 16 E-HANDEL Leverantörer bör, under 2013/2014, kunna hantera alla beställningar elektroniskt genom olika standardiserade inköpssystem. Om parterna är överens kan sådan elektronisk utväxling av handelsdokument ske tidigare. Kostnader som är förenade med införande av elektroniska inköpsstöd ska i första hand bäras av den Beställare som önskar att Leverantören ska ansluta sig till deras valda lösning. I andra hand kan Beställare och Leverantör komma överens om en lämplig kostnadsfördelning. 17 LEVERANS Leverantören ska under hela ramavtalsperioden kunna leverera produktioner och tjänster enligt detta ramavtal till samtliga avropsberättigade myndigheter. Vägran eller oförmåga att leverera produktioner och tjänster som omfattas av ramavtalet till gällande priser och villkor vid upprepade tillfällen resulterar i att reglerna i punkt 19 blir tillämpliga. Med upprepande tillfällen avses att motparten vid mer än tre (3) tillfällen under en period om tolv (12) månader har gjort sig brustit i förpliktelser enligt detta stycke. Även vid oförmåga att under en längre period leverera viss produktion eller tjänst som finns i priskorgar leder till att reglerna i punkt 19 blir tillämpliga 18 ADMINISTRATIONSERSÄTTNING TILL KAMMARKOLLEGIET För att få täckning för de kostnader som uppstår vid uppföljning, förstudie, upphandlings- och förvaltningsarbete av detta ramavtal tar Kammarkollegiet/Statens inköpscentral ut en administrationsersättning. Ersättningen för detta ramavtal uppgår till 1,5 % av omsättningen, exklusive mervärdesskatt, och kan maximalt uppgå till 2,0 %. Statens inköpscentral genomför kvartalsvis en översyn av kostnader och intäkter på ramavtalet, och baserat på denna översyn kan den administrativa ersättningen komma att justeras, uppåt eller nedåt. En ev. justering av administrationsersättningen kan ske tidigast två (2) månader innan närmast förestående period för kvartalsredovisning. Omsättningen ska redovisas kvartalsvis av Leverantören enligt nedan angiven tidsplan och därefter faktureras av Statens inköpscentral. Med omsättningen avses all fakturerad försäljning av de 14

15 produktioner och tjänster som ryms inom detta ramavtal som sker från Leverantören och/eller dess underleverantörer till Beställare som har rätt att avropa från ramavtalet. Efter det att Statens inköpscentral kontrollerat och godkänt erhållen redovisning översänds faktura på administrationsersättningen till Leverantören. Leverantör ska till Statens inköpscentral rapportera all försäljning som sker till avropsberättigade myndigheter enligt följande tidplan. Kvartal Redovisningsperiod: Redovisning överlämnad till Statens inköpscentral senast: 1 1 januari 31 mars 15 april 2 1 april 30 juni 15 augusti 3 1 juli 30 september 15 oktober 4 1 oktober 31 december 15 januari Redovisningen ska ske på den blankett som Statens inköpscentral fastställer för ändamålet. Blanketten ska vara undertecknad av behörig person och skickas till Statens inköpscentral per post men även tillställas Statens inköpscentral digitalt (i excel-format) Övrig statistik Leverantören ska årligen, på begäran från Statens inköpscentral, kunna ta fram fördjupad statistik inom respektive produktgrupp som t.ex. utvisar de mest sålda produktionerna och/eller tjänsterna under ett (1) år och till vilket värde de har sålts Revision av omsättningsredovisning Statens inköpscentral ska äga rätt att genomföra revision i syfte att kontrollera att Leverantörens anbud och åtagande är i enlighet med ramavtalet. Revision omfattar även Leverantörens underleverantörer i de fall sådana ingår i ramavtalet. Vid revision ska Statens inköpscentral ha rätt att ta hjälp av en utomstående kontrollorganisation. Statens inköpscentral svarar för kostnaden för revisionen om Leverantören har fullgjort sitt åtagande. I annat fall ska Leverantören stå för kostnaden. Med anlitande av en av Statens inköpscentral utsedd auktoriserad revisor, ska kontroll även kunna ske av att Leverantören har fullgjort sina åtaganden. Leverantören ska på begäran tillhandahålla de dokument Statens inköpscentral behöver för att genomföra revisionen, t.ex. leveransavtal, fakturor och räkenskapsmaterial avseende avrop i den utsträckning som erfordras och som inte står i strid med lagstiftning och börsregler som är tillämpliga för Leverantören. Kammarkollegiet ska svara för kostnaden för sådan revision förutsatt att Leverantören fullgjort sina åtaganden avseende redovisning i enlighet med detta ramavtal. I annat fall ska Leverantören svara för kostnaden för revisionen inklusive sådana interna kostnader som Kammarkollegiet drabbats av på grund av revisionen. Eventuella brister och/eller felaktigheter i redovisningen som upptäcks vid revision ska snarast korrigeras och alla tillkommande belopp ska omedelbart utges till Kammarkollegiet. 15

16 I de fall Statens inköpscentral, vid revision enligt detta avsnitt, finner att Leverantören i väsentlig mån brister i sina åtaganden enligt ramavtalet har Statens inköpscentral rätt till vite om titotusen (10 000) kronor alternativt rätt att med omedelbar verkan säga upp ramavtalet. Om vitet grundar sig på felaktigt redovisad försäljning kommer en korrigering att göras av det belopp som Statens inköpscentral har fakturerat. Korrigering kommer att göras i samband med nästföljande redovisningstillfälle. Vite kommer ej att återbetalas. Vite faller till betalning vid nästföljande redovisas försäljning (Administrationsersättning till Statens inköpscentral). I det fall Leverantören inte fullgör sina åtaganden i den utsträckning att vite utgår vid mer än ett (1) tillfälle under en tolv (12) månaders period, äger Statens inköpscentral rätt att häva avtalet med omedelbar verkan Rapporteringsmodul för omsättningsredovisning Statens inköpscentral har för avsikt att under avtalstiden, införskaffa en rapporteringsmodul för omsättningsredovisning. Behörig företrädare för Leverantören kommer att få tillgång till inloggning för att därefter via Kammarkollegiets/Statens inköpscentrals hemsida och redovisa omsättningen direkt i ett formulär i rapporteringsmodulen. Leverantören ska acceptera att redovisa omsättningen i denna modul om sådan införs under avtalsperioden 19 HÄVNING 19.1 Parternas rätt att säga upp ramavtalet Endera parten äger rätt att säga upp ramavtalet om motparten i väsentlig mån åsidosätter sina åtaganden enligt detta ramavtal. En uppsägning ska vara skriftlig, varpå en period om trettio (30) dagar börjar löpa. Vidtas inte rättelse inom uppsägningsperioden upphör ramavtalet Parternas rätt till omedelbar hävning Hävning med omedelbar verkan får ske om motparten vid upprepande tillfällen har gjort sig skyldig till hävningsgrund enligt punkt 19.1 oavsett om åtgärden åtgärdats eller inte. Med upprepande tillfällen avses att motparten vid mer än ett (1) tillfälle under en period om tolv (12) månader har gjort sig skyldig till hävningsgrund enligt punkt Om Statens inköpscentrals rätt att säga upp ramavtalet Statens inköpscentral äger rätt att med omedelbar verkan säga upp ramavtalet om: a) Leverantören försätts i konkurs, inleder ackordsförhandlingar, inställer sina betalningar, eller annars kan anses vara på sådant obestånd att Leverantören inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden, b) Leverantören inte fullgör sina åligganden avseende svenska skatter eller sociala avgifter, eller enligt lagakraftvunnen dom dömts för ekonomiska brott eller har belagts med näringsförbud, c) Det framkommer att Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av ramavtal, 16

17 d) Leverantören inte längre uppfyller krav som ställts i upphandlingen och denna brist inte är oväsentlig samt att den tidsperiod som anges i punkt 12.2 har passerats, eller e) Leverantören ej fullgör sina åtaganden avseende redovisning av omsättning på så sätt att vite utgår vid mer än ett (1) tillfälle under en sammanhängande tolv (12) månadersperiod (punkt 18.2). 20 FORCE MAJEURE Om fullgörande av parts skyldigheter förhindras på grund av krig, naturkatastrof, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet över vilken part inte kunnat råda och skäligen inte kunnat förutse och vars följder part inte skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, ska den part som är förhindrad att uppfylla sina skyldigheter vara befriad från dessa så länge hindret föreligger. Oavsett vad som i övrigt gäller enligt denna bestämmelse, har endera parten rätt att häva ramavtalet genom skriftligt meddelande till andra parten, om avtalet fullgörande försenas mer än tre (3) månader av befrielsegrund som nämns i denna punkt. 21 ÖVERLÅTELSE Leverantören äger ej rätt att helt eller delvis överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt ramavtalet utan skriftligt godkännande från Statens inköpscentral. 22 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ändringar och/eller tillägg till ramavtalet får endast göras om de inte väsentligen förändrar ramavtalet, samt är förenliga med LOU. Ändringar och tillägg till detta ramavtal ska för att vara bindande vara skriftliga och behörigt undertecknade av båda parter. 23 PARTSBYTE - LEVERANTÖR Ramavtalet får inte helt eller delvis överlåtas till annan juridisk person utan skriftligt godkännande av Statens inköpscentral. Byte av part får endast ske efter Statens inköpscentrals skriftliga godkännande. Sådant godkännande kan endast ske om partsbytet är förenligt med LOU. 24 PARTSBYTE KAMMARKOLLEGIET/STATENS INKÖPSCENTRAL Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet ska ha rätt att, om byte av avtalspart skulle bli aktuellt p.g.a. eventuellt nytt regeringsbeslut, överlåta ramavtalet till annan beslutad juridisk part. 17

18 25 ANTI-DISKRIMINERINGSKLAUSUL Ramavtalsleverantören förbinder sig att vid utförande av tjänstekontraktet i Sverige följa alla svenska lagar mot diskriminering som gäller för denne under avtalstiden. Den lag som gäller vid avtalstidens början är diskrimineringslagen (2008:567). Om inte annat uttryckligen angetts ska förbindelsen enligt ovan inte omfatta den del av tjänstekontraktet som avser varor. Ramavtalsleverantören ska på begäran av Statens inköpscentral inkomma med följande uppgifter och handlingar som följer av Ramavtalsleverantörens förbindelse enligt ovan: a) Jämställdhetsplan enligt 3 kap. 13 diskrimineringslagen, alternativt uppgift om antalet sysselsatta vid senaste årsskiftet till styrkande av att planen inte behöver upprättas. b) Redovisning av aktiva åtgärder enligt 3 kap. 3-9 diskrimineringslagen. c) Sanningsförsäkran som anger om Ramavtalsleverantören eller anställd som Ramavtalsleverantören svarar för, vid utförandet av Ramavtalet, enligt lagakraftvunnen dom brutit mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt diskrimineringslagen. Ramavtalsleverantören är dessutom skyldig att på Statens inköpscentrals begäran inkomma med den ytterligare information som är nödvändig för att följa upp Ramavtalsleverantörens verksamhet enligt a-c ovan. Informationen ska redovisas till Statens inköpscentral senast en (1) månad efter begäran om det inte träffas en separat överenskommelse om annan tidpunkt i det enskilda fallet. Denna uppföljning kan ske dels genom Statens Inköpscentrals handläggare/tjänstemän eller genom ett revisionsbolag. Lämplig tidpunkt för uppföljning är t ex vid utlösande av angivna optioner på förlängning av ramavtalstiden. Om Ramavtalsleverantören inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att visa upp eller om Ramavtalsleverantören vid utförandet inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt diskrimineringslagen som angetts ovan, ska avtalsvite utgå till Statens inköpscentral med kronor per konstaterad avvikelse och maximalt kronor/år. 26 TVIST Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta ramavtal eller därmed sammanhängande rättsförhållande ska i första hand avgöras genom förhandling mellan parterna, och i andra hand av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Eventuell tvist avseende ramavtalet får inte medföra att Leverantören inställer pågående åtaganden enligt leveransavtal. 18

19 Detta avtal har upprättats i två (2) originalexemplar, varav parterna har tagit var sitt. För Kammarkollegiet Statens inköpscentral För Arkitektkopia Aktiebolag Stockholm / Stockholm / Ylva Grahn Agering Avdelningschef Lars Franzén VD 19