Styrelsemöte för Sverigeunionen av Soroptimistklubbar (organisationsnummer )

Transkript

1 Protokoll 2008/09 4 Styrelsemöte för Sverigeunionen av Soroptimistklubbar (organisationsnummer ) Plats: Klockarevägen 43, Motala Tid: 22 augusti 2009, kl Närvarande: Ulrike Kylberg, Maria Malmborg Sandberg, Anita Westerström, Stina Fjelkner- Modig, Elisabet Nord, Berit Bensryd, Britt-Marie Hammarskiöld, Martha Björnström, Vanja von Knorring, Karin Michols och Helgun Mattsson Anmält förhinder: Mihaela Aquelius 1 Mötets öppnande Ordförande öppnade mötet och hälsade samtliga välkomna. 2 Godkännande av dagordning Ordförande presenterade dagens agenda. Ulrike anmälde följande att ta upp under punkten övriga frågor: a. Estland, b. kontakter med Europafederationen, c. invitationer, d. Soroptima, e. landsekreterare, f. butiken, g. upprop Tjeckien och h. arkivering hos Kvinnohistoriska samlingar, Göteborgs universitet. Marta Björnström bad att få informera om hur guvernörerna arbetar under punkt 13. Beslut: Agendan godkändes med de föreslagna tilläggen. Mötet beslöt att Hemsida, Soroptima, Landssekreterare och Butik ska vara stående punkter på agenda för kommande styrelsemöten. 3 Val av justerare Beslut: Elisabet Nord valdes till justerare. 4 Protokoll från styrelsemöte Protokollet är godkänt, justerat och utsänt till 30-gruppen. 5 Ekonomi Elisabet redogjorde för det aktuella utfallet och helårsprognos för verksamhetsåret (se bilaga 1). De största avvikelserna mellan budget och utfall finns kommenterade längst ner på sidan. Ett överskott på SEK finns från tidigare unionsmöten. Detta överskott får (enligt beslut från tidigare Protokoll styrelsemöte

2 unionsmöte) endast användas som reserv vid underskott från unionsmöten. Beslut: Styrelsen beslutade att överskottet från upplösningen av Piteå-klubben ( SEK) samt pengarna från insamling för internfinansiering av hemsidan (6 597 SEK) upplöses och används för att minska årets underskott. Mötet beslöt att godkänna att Sverigeunionen har representerats av - Anita Westerstöm och Ulrike Kylberg vid Europafederationsmötet i Amsterdam, - Anita Westerström vid danska Soroptimistklubbens unionsmöte i Roskilde - Karin Michols vid norska Soroptimistklubbens unionsmöte i Fredrikstad och att de får sina kostnader täckta av unionen. 6 Unionsmöte 2009 uppföljning A. ekonomi/ budget Som framgår av redovisningen i 5 blev kostnaderna större än budgeterat. Frågor som uppstår är; Vilka möjligheter finns det att minska kostnaderna? Möte endast 1 dag? Minska 30-gruppen? Conventionlotteri och Soroptimiststipendium ska det fortsätta? Vilka möjligheter finns det att söka bidrag? Beslut: Styrelsen beslöt att det är viktigt att vi strävar efter att ha en balanserade ekonomi i verksamheten. Styrelsen arbetar vidare med frågan hur kostnaderna för unionsmötena kan hållas nere samt undersöker möjligheterna för att använda söndagen som utbildningsdag och att söka medel för det. B. work shops; avrapportering och diskussion om hur resultatet sprids och används. Mihaela Aquelius har sammanställt informationen från arbetsgrupperna och Ulrike har bett Mihaela att informera om resultaten i ledaren i nästa Soroptima. C. avslut och utvärdering av Stop Trafficking-projekt; arbetsgrupp och riktlinjer för arbetsgruppen inklusive tidsplan Christina Wadsten Malm, Lund, Britta Trübenbach, Stockholm-Vaxholm och Birthe Ryder, Stockholm-Ekerö har tackat ja till att bilda utvärderingsgruppen. Berit Bensryd har gjort ett förslag till riktlinjer för utvärdering. Förslaget diskuterades och Stina fick i uppdrag att färdigställa riktlinjerna. Riktlinjerna finns i bilaga 2. Arbetsgruppens kostnader i samband med utvärderingen bör täckas av medel från Stop Traffickingprojektet. Beslut: Styrelsen beslöt att utvärderingsgruppen består enligt ovan och att deras kostnader i samband med utvärderingen täcks av medel från Stop Trafficking-projektet D. verksamhetsplan Ulrike har gjort några kompletteringar/ändringar i verksamhetsplanen och informerade styrelsen om dem. Ulrike kommer att skicka den till samtliga i 30- gruppen och till klubbpresidenterna. Verksamhetsplanen kommer att finnas tillgänglig för alla medlemmar på den nya hemsidan. Protokoll styrelsemöte

3 E. medlemsutveckling och insatser för att öka medlemsantalet Karin Michols redovisade aktuell statistik. Medlemstalet per är och det innebär medlemsantalet har minskat med 62 under senaste året. Arbetet med att rekrytera nya medlemmar och att behålla nuvarande är mycket viktigt. Karin Michols och Ulla Berglund arbetar med sitt uppdrag att göra en lathund för rekrytering av nya medlemmar. De kommer att vara klara till extension har sitt överlämnandemöte i oktober. 7 Presidentutbildning hösten 2009 Sverigeunionen har fått statsbidrag på SEK från Ungdomsstyrelsen. Det ger oss möjlighet att arrangera en presidentutbildning november i Stockholm (Knivsta alt Täby). Ulrike Kylberg och Anita Westerström ansvarar för upplägget av utbildningen. Martha Björnström, Kirsten Sveder, Elisabet Nord, Berit Bensryd och Tiina Kantola (ska tillfrågas) kommer att medverka. Anita Westerström tar kontakt med Gunnel Zenk (koordinator) och Eva Bodin (extension) för ev. medverkan. Max 40 deltagare. 8 Ansökningar för anslag Berit informerade om att sista ansökningsdag för att söka organisationsmedel inför 2010 är 2 oktober 2009 och för projektmedel är det 2 februari Beslut: Mötet beslöt att en arbetsgrupp bestående av Berit Bensryd, Elisabet Nord och Mihaela Aquelius bildas och att gruppen får i uppdrag att söka organisationsmedel. Ansökan om projektmedel för mentorsprogram tas upp på nästa styrelsemöte. 9 Regionmöten Regionmötet i Umeå augusti är inställt pga få anmälningar. Beslut: Styrelsen beslöt att Ulrike Kylberg och Ursula Hellberg deltar i regionmötena i Lund (11-12 sept), Ulrike Kylberg och Gunnel Wallbing vid regionmötet i Växjö (18-20 sept), Elisabet Nord och Marta Björnström vid regionmötet i Stockholm (18-19 sept) och Anita Westerstöm vid regionmötet i Göteborg (25-26 sept). Unionen betalar enligt unionsstadgar, artikel XIX reseersättning och regionmötena står för möteskostnaderna. 10 Mentorprogram Vid Europafederationsmötet i Amsterdam fick Ulrike Kylberg förfrågan från tyska Soroptimistunionen om Sverigeunionen var intresserad att delta i ett mentorprogram för unga kvinnor i karriären. Tyskland har genomfört detta en omgång. Ulrike Kylberg och Anita Westerström är inbjudna till en informationsdag om projektet den 4 oktober 2009 i Berlin. Ulrike Kylberg kommer att skriva om mentorprogrammet i sitt Presidentbrev i oktober. Ett sådant program skulle kunna passa som unionsprojekt. Beslut: Mötet beslöt att Ulrike Kylberg och Anita Westerström åker till Berlin och att deras reskostnader täcks av unionen eller av medel från projektet som är beviljat av Ungdomsstyrelsen. Berit Bensryd undersöker det sistnämnda. Protokoll styrelsemöte

4 11 Hemsidan Mai Terras har sammanställt en lägesrapport och den skickades ut till samtliga i styrelsen inför mötet. Den nya hemsidan kommer att lanseras den 3 september vid en ceremoni i Vimmerby. Helgun Mattsson, inkommande landssekreterare, kommer att delta. 12 Handbok Ann-Christin Söderlund och Lena Källström arbetar med en uppdatering av handboken. Inkommande Constitution Chairman kommer att ingå i gruppen. 13 Information från Guvernörsmötet i Amsterdam Guvernörerna informerade om ett mycket givande möte i Amsterdam. Martha Björnström, Britt-Marie Hammarskiöld och Ursula Hellberg har sammanställt information från mötet (se bilaga 3) och den kommer att publiceras i nästa nummer av Soroptima. 14 Information från Koordinatorsmötet 15 augusti i Lund Maria Malmborg Sandberg har skickat ut information till styrelsen. Med den nya organisationen där de 6 koordinatorsområden utgår och det blir 10 programfokuspunkter kommer det också att innebära förändringar i unionskoordinatorernas arbete. Koordinatorerna avser att samarbeta mer med extension och att få in fler project-focus rapporter. 15 Bok och Biblioteksmässan i Göteborg september 2009 Ulrike Kylberg har varit i kontakt med Eva Werinius, Göteborg- Lerum om medverkan vid mässan i Göteborg och Soroptimisternas närvaro i en monter. Beslut: Mötet bad Helgun Mattsson att ta kontakt med Eva Werinius angående bemanning på montern. 16 Nomineringar till Soroptimistpris En nominering har kommit in. I nästa presidentbrev kommer Ulrike Kylberg att uppmana klubbarna att skicka in nomineringar. 17 SI/E Scholarship 09/10 nominering Information om det finns på hemsidan. Vi uppmanar medlemmar i Sverigeunionen att söka. 18 Unionsmöte 2010 information och frågor från mötesarrangörerna Arrangörerna för nästa unionsmötet har skickat frågor till Ulrike Kylberg om det finns unionsmedel som kan användas då de gör budgeten för mötet samt om antalet utställare kan begränsas till Butiken och arrangörsklubben. Mötesdeltagarna anser att det är viktigt att alla klubbar, som är intresserade av det, får möjlighet att visa sina projekt och att sälja produkter för finansiering av projekten. Därigenom sprids information om de olika projekten på ett bra sätt samt medverkar till att fler klubbmedlemmar åker till unionsmötena. Protokoll styrelsemöte

5 Beslut: Mötet beslöt att arrangörerna av unionsmötet skall sträva efter att göra en balanserad budget och att unionsmedel inte ingår i en sådan. Vidare beslöts att alla klubbar, som är intresserade av det, ska få möjlighet att presentera sina projekt. 19 Övriga frågor a. Estland; Ulrike Kylberg informerade om att Stockholmsklubbarna inviterat Estlandsklubbarna till regionmötet i Stockholm. b. kontakter med Europafederationen Beslut: Unionspresidenten och guvernören som suttit längst ska vara Sverigeunionens kontaktpersoner. c. invitationer; Ulrike Kylberg informerade om invitation till Nordiska dagar i Bergen, Norge juni 2010, charterinbjudningar till klubbar i Tyskland och Island samt Jönköpings klubbens 25-års jubileum 2-4 oktober d. Soroptima; Ulrike Kylberg tog upp att en tidning Soroptima är sårbar eftersom det endast finns en redaktör som arbetar med den. Soroptima, Hemsida och landsekreterarefunktionen har många samverkanspunkter. Beslut: Styrelsen beslutade att på nästa styrelsemöte ska ett förslag presenteras på hur funktionerna Soroptimaredaktör, web-ansvarig och landssekreterare kan samverka för att säkerställa funktionernas verksamhet. Ansvarig Ulrike Kylberg e. landsekreterare Karin Michols informerade om att Helgun Mattsson och hon hade träffats för överlämnade. f. butiken Vanja von Knorring presenterade den nya scarfsen och informerade om att hon funderade på att ta in en väska i butikssortimentet. g. upprop Tjeckien Ulrike Kylberg informerade om Alina Novaks upprop för hjälp till Tjeckien. h. arkivering hos Kvinnohistoriska samlingar, Göteborgs universitet. Elisabet Nord informerade om att hon varit i kontakt med arkivet och att de inte är intresserade av att få verifikationerna utan enbart de ekonomiska årsrapporterna, protokoll från möten som hålls inom Sverigeunionen, verksamhetsberättelser etc. De är också intresserade av att få Soroptima och Karin Michols lovade att ombesörja så att de kom med på distributionslistan för Soroptima. 20 Nästa möte Nästa styrelsemöte blir lördagen 28 den november kl hos Ulrike Kylberg i Varberg. Protokoll styrelsemöte

6 21 Mötets avslutande Ordförande avslutade mötet med att tacka alla för ett effektivt och konstruktivt möte. Karin Michols avtackades och ett stort TACK framfördes för hennes mångåriga engagemang och arbete som landssekreterare. Ett speciellt tack riktades till Elisabet Nord för hennes gästfrihet och utsökta förplägnad. Landskrona Ulrike Kylberg Unionspresident Stina Fjelkner-Modig Unionssekreterare Elisabet Nord Justerare Protokoll styrelsemöte

7 Bilaga 1. Sverigeunionen av Soroptimistklubbar Prognos 2008/ Utfall Budget Utfall Prognos INTÄKTER Försäljning butiken Nya medlemmar Medlemsavgifter Erhållna bidrag Ränta SUMMA INTÄKTER KOSTNADER Sålda varors inköpspris Federationsavgifter Conventionlotteriet Unionsmötet Stipendiefonden, Soroptimistpriset Soroptima The Link och SI Unionspres.och guvern. resor Styrelsemöten och AU Koordinatorer Extension Hemsida, drift Matrikel FN Nedskrivning lager Valberedning Landssekreterare Lagerförändring Utbildning Administration, porto, trycksaker Administration, unionsprojektet Resor övriga Gåvor, försäkring, medlemsavgifter Oförutsedda utgifter Avsättning eget kapital SUMMA KOSTNADER Årets resultat, överskott Kommentar: Största avvikelserna avser: Mindre antal medlemmar än budgeterat( ) Ökade kostnader till federationen stark Euro ( ) Unionsmötet dyrare än budgeterat.( ) Soroptima dyrare än budgeterat( ) Sen är det lite plus och lite minus. I balansräkningen finns Överskott från Piteåklubben :- och Internfinansiering av hemsidan 6.000:- Detta kan användas för att minska underskottet. Styrelsebeslut fordras. Protokoll styrelsemöte

8 Bilaga 2. Riktlinjer för utvärdering av unionsprojektet Stop Trafficking. Utvärderingsgrupp: Christina Wadsten Malm Lund, Britta Trübenbach, Stockholm- Vaxholm och Birthe Ryder, Stockholm-Ekerö Tidsplan: 1 september december 2009 Syfte: Granska projektens mål, uppläggning, genomförande, ekonomi samt rapportering och information inom och utanför unionen. Utarbeta förslag till hur projektet avslutas och hur insamlade medel ska användas Underlag: Protokoll, Soroptima, ekonomisk redovisning, koordinatorsrapporter, etc Förslag på frågställningar som bör belysas: - Beställare/styrgrupp, projektägare, projektledare, ev. delprojektledare, medarbetare. Befogenheter på resp. nivå - Projektet förankring, projektdirektiv, projektplan, tids-/aktivitetsplan, statusrapport, slutrapport - Har projektet haft ett tydligt syfte? - Nåddes projektmålet? Om inte vad saknas? - Hur har projektet engagerat medlemmarna? -Hur kan erfarenheterna komma till nytta i framtida arbete? - Har medlemmarna fått uttrycka sin mening? - Ekonomi - Vad var bra och förslag till förbättringar Avrapportering av utvärderingen: Kort skriftlig rapport till unionsstyrelsen och en artikel i Soroptima nr 1, Protokoll styrelsemöte

9 SPRID KUNSKAP OCH LÄR DIG KOMMUNICERA! Bilaga 3. guvernörsmötet i Amsterdam gav tips på hur vi blir ännu bättre soroptimister. - Vi måste bli ännu bättre på att synas och kommunicera. Detta behövs för att inspirera såväl nuvarande som blivande medlemmar i SI/E (Europafederationen). Detta var ett av den avgående SI/E presidenten Mariet Verhoef-Cohen viktigaste budskap när hon invigningstalade på guvernörsmötet i Amsterdam i somras. Under hennes två år som federationspresident har också arbetet med att göra Soroptimisterna till en öppen och effektiv organisation tagit form. Huvudkvarteret Bland annat har huvudkvarteret i Genève genomgått en omfattande omstrukturering. VD för kontoret är numera Jenifer Beles som tillsammans med sina medarbetare gör allt för att serva federationens medlemmar. Men det finns många andra sätt att söka kunskap om Soroptimisterna på: Hemsidan och The Link Den tvåspråkiga hemsidan har förbättrats rejält och är idag ett levande dokument för sorroptimisternas verksamhet inom SI/E Hemsidan tar därför gärna emot bidrag från unioner och enskilda klubbar Bifoga gärna digitala bilder av god kvalitet till sidans fotogalleri från projekt, aktiviteter och jubileer. Federationsstyrelsen påpekar vikten av att alla projekt dokumenteras. Projektbeskrivningar rapporteras genom att fylla i en PFR (Programme Focus Report). Under Rubriken Documents på hemsidan finns närmare information. Det finns även möjlighet för flera klubbar att gå tillsammans om ett gemensamt projekt. SI/E:s Policy Plan, som godkändes 2007, finns också inlagd på hemsidan. Planen sträcker sig fram till 2011 och innehåller både vision och uppdrag för federationen. Den gör det möjligt för oss guvernörer och er alla att granska styrelsens arbete. Läs och gör er bekanta med den! Även federationens papperstidning, The Link, har fått en ny redaktör och behövlig ansiktslyftning vilket ger kortare texter och fler illustrationer. Projekt och hjälpverksamhet Federationsprojektet Soroptimists go for Water kommer att pågå ytterligare minst två år. SI/E är stolt över att som jämbördig part ingå i Women for Water Pertnership. Cirka 200 vattenprojekt har startats och den insamlade summan uppgick under mötet till drygt euro. Läs mer på hemsidan och glöm inte att anmäla era egna klubbprojekt i PFR (se ovan) och Project Exchange Pool (PEP). President Mariet informerade också om den senaste periodens svåra katastrofer inom federationen där förutom moraliskt stöd vi också kunnat hjälpa genom Emergency Action Fund som till exempel vid översvämningar i Afrika (Burkina Faso, Togo, Mali och Niger), skogsbränder i Grekland, våld och politiska motsättningar i Kenya. Protokoll styrelsemöte

10 På nya poster Vi tog naturligtvis beslut i en hel rad frågor bl.a. viktiga val. Ny president för perioden blir Kathy Kaaf från Tyskland. Eftersom programkoordinatorerna röstades bort vid det förra guvernörsmötet blir det nu nyvalda programdirektörer och deras medhjälpare som tar över ansvaret. Istället för ett tematiskt ansvar får de ett geografiskt ansvar. En framgång för Sverigeunionen är att Ann-Christine Söderlund, som tidigare varit ansvarig för extensionkommittén, röstades in som biträdande programdirektör. I höst när Mariet Verhoef- Cohen avgår blir det belgiska Eliane Lagasse som tar över rollen som Europafedarationens president Nästa guvernörsmöte hålls i Gent Kommunikation och ledarskapsutbildning Flera av SI/E:s unioner och Single Clubs har varit involverade i SI:s pågående strategiska arbete. Presidenten påpekade att mycket begränsad information har getts om processen och brev från federationen till SI har inte besvarats. Det innebär att det är svårt för federationen att arbeta vidare med frågorna. Europafederationens har till SI betonat att viktigast är att göra oss synliga samt att agera och vägleda oss i handling. Styrelsen har därför med kraft yrkat på att SI ska ge alla federationer status av NGO! (en icke-statlig organisation) Som exempel på hur man kan förbättra kommunikationen fick guvernörsmötets deltagare en nyttig lektion i konsten att kommunicera och samarbeta under rubriken Challenges and pitfalls of leadership ( Utmaningar och fallgropar i ledarskap ). Under denna föreläsning ställdes bland annat frågor som: Hur möter vi våra medarbetare/klubbvänner? Straffar vi budbäraren om något går fel eller kan vi bemöta varandra med respekt även när vi är oense. Strävar alla i klubben mot samma mål eller är det våra egna intressen som tar överhand? Vi fick med oss mallar på hur vi som soroptimister kan träffa en överenskommelse om detta och annat som är viktig för oss. Likaså fick vi riktlinjer för hur en diskussion bör gå till. Båda dokumenten kan fylla mer än ett klubbmöte till hösten och vi guvernörer står gärna till tjänst för att underlätta arbetet i klubbarna. Extension Även om antalet soroptimister sjunkit i Sverige är medlemssituationen i Europafederationen betydligt positivare. Bara de senaste åren har 24 nya klubbar chartrats och 600 nya medlemmar tillkommit. Huvuddelen av dessa finns i städer som ingick i det forna Östblocket. Martha och Britt-Marie stannade kvar över SI/E-kongressen, som tog vid direkt efter guvernörsmötet. Också detta möte blev en berikande upplevelse. Men se det är en annan historia! Med varma guvernörshälsningar Martha Björnström, Britt-Marie Hammarskiöld och Ursula Hellberg Protokoll styrelsemöte