Stora Ramavtalsdagen. SMS:a frågor till Utställare

Transkript

1 Stora Ramavtalsdagen SMS:a frågor till Utställare

2 Definitioner 2 kap 15 Ramavtal: Ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. 2

3 Prop. sid. 161 Inga andra än de ursprungliga parterna i ramavtalet får utnyttja avtalet (art andra stycket andra meningen). Det går alltså inte i efterhand att ansluta sig till ett ramavtal. 3

4 5 kap. Ramavtal Vid tilldelning av kontrakt som grundar sig på ramavtal får parterna inte väsentligt avvika från villkoren i ramavtalet. Ramavtalets löptid får vara högst 4 år, om det inte finns särskilda för en längre avtalstid (3 ) Ramavtalsbestämmelserna gäller även för upphandling under tröskelvärdena och vid upphandling av B-tjänster t (15 kap 2 ) 4

5 Ramavtal forts. Ramavtal med en leverantör (4 ) Ramavtal med flera leverantörer (5-7 ) 5

6 5 kap. forts. Ramavtal med en leverantör Villkoren i ett kontrakt som grundar sig på ramavtalet skall överensstämma med villkoren i ramavtalet Den upphandlande myndigheten får skriftligen samråda med den leverantör som är part i ramavtalet och vid behov uppmana leverantören att komplettera sitt anbud. 6

7 5 kap. forts. Ramavtal med flera leverantörer Antalet leverantörer skall vara minst tre Tilldelning av kontrakt utan förnyad konkurrensutsättningk Tilldelning av kontrakt med förnyad konkurrensutsättning 7

8 5 kap. forts. Ramavtal med flera leverantörer Ramavtal utan förnyad konkurrensutsättning Kontrakt skall tilldelas den leverantör som har lämnat det bästa anbudet av de villkor som angetts i ramavtalet 8

9 Ramavtal med förnyad konkurrensutsättning Om inte alla villkor är angivna i ramavtalet, skall parterna inbjudas att på nytt lämna anbud i enlighet med de villkor som anges i ramavtalet. Dessa villkor får om det är nödvändigt preciseras och vid behov kompletteras med andra villkor som angetts i förfrågningsunderlaget till ramavtalet. 9

10 Prop. sid. 174 Den upphandlande myndigheten kan inte i efterhand konkurrensutsätta villkor som är helt nya i den meningen att de inte framgår av förfrågningsunderlaget. Exempel på precisering av villkor i ett ramavtal (t.ex. priset eller leveranstiden) kan vara prisreduktion vid köp av en viss volym respektive kort leveranstid i brådskande fall. 10

11 Förnyad konkurrensutsättning Skriftligt samråd med de leverantörer som kan genomföra kontraktet. Tillräckligt lång tidsfrist för att lämna anbud för varje särskilt kontrakt. Skriftliga anbud som inte får öppnas förrän anbudstiden har gått ut. Tilldelning av varje enskilt kontrakt till den som har lämnat det bästa anbudet på grundval av de tilldelningskriterier som angetts i förfrågningsunderlaget till ramavtalet. 11

12 Propositionen sid 175 ff. Ett krav på ramavtalets innehåll bör därför införas i den meningen att ett ramavtal som innehåller samtliga villkor för senare kontraktstilldening måste innehålla villkor i form av rangordning eller annan fördelningsnyckel som säkrar att tilldelningen sker på ett objektivt sätt. Direktivet t innehåller visserligen inte något sådant krav på avtalsinnehållet, men det kan enligt regeringens mening, inte anses strida mot direktivet att på angivet sätt understryka vikten av att de grundläggande principerna för den offentliga upphandlingen respekteras. 12

13 Rangordning forts. Det anförda innebär, enligt regeringens mening, inte att det är motiverat att avstå från att kräva att ramavtal skall innehålla en fastlagd rangordning. g I de fall detta inte är möjligt eller är förenat med påtagliga nackdelar bör dock avtalet innehålla andra grunder för i vilken ordning leverantörerna skall ha möjlighet att leverera. 13

14 Rangordning forts. En särskild svårighet uppkommer, som bl.a. framgår av Sveriges Kommuners och Landstings syn-punkter, om den upphandlande myndigheten inte helt på egen hand kan formulera sitt behov. Detta gäller t.ex. i det fall en patient eller annan vård- eller omsorgstagare genom möjlighet att påverka valet av leverantör kan utöva inflytande på de tjänster eller varor som myndigheten skall tillhandahålla, såsom t.ex. handikapphjälpmedel. Likaså kan det i vissa situationer vara nödvändigt att låta användaren av ramavtalet avgöra vilken produkt eller tjänst som skall avropas. 14

15 Rangordning forts. Det kan t.ex. vara fråga om avtal om komplicerade medicinska produkter eller tjänster som beror på behandlande läkares val av behandlingsmetod eller på vissa patienters speciella behov. En upphandlande myndighet måste följaktligen under vissa förutsättningar ha möjlighet att frångå å den i avtalet t fastlagda rangordningen. För att den upphandlande myndigheten skall kunna göra en sådan avvikelse måste möjligheten därtill framgå av förfrågningsunderlaget och utgöra en del av ramavtalets innehåll. 15

16 Ramavtal forts. Underrättelsebeslut vid tilldelning av ramavtal och enskilda kontrakt efter förnyad konkurrensutsättning. Överprövning av ramavtal. 16

17 Ramavtal Sammanfattning Ramavtal med en leverantör. Ramavtal med förnyad konkurrensutsättning Ramavtal med rangordning Ramavtal med annan fördelningsnyckel 17

18 Stora Ramavtalsdagen SMS:a frågor till Utställare 18

19 Ramavtal som verktyg för bra affärer Sven-Erik Hargeskog, Vinnova

20 Vad är ramavtal? Avtal eller kontrakt? Framework Agreement Framework Contract Kan avtal överprövas, eller bara kontrakt? Ramavtal kan tydligen överprövas, ö alltså är de fullständiga avtal/kontrakt! Avrop (=inte kontrakt), bör hanteras som skadeståndsärenden Sven-Eric Hargeskog

21 Synpunkter Ramavtal är bra om de används klokt Fel använda kan de göra stor skada! Strategiskt instrument Norge-historia Sven-Eric Hargeskog

22 Strategiskt instrument Måste i varje organisation bygga på medvetna, noggrant analyserade beslut Empirisk kunskap behöver etableras och användas Kräver system oavsett samordning, myndighetsvis,,p per kommun, landsting eller region Sven-Eric Hargeskog

23 Skalfördelar har sin gräns utvecklingskurva t ex pris Exempel: Den sista procenten kvalitetsökning kostar oproportionerligt mycket Sven-Eric Hargeskog

24 Motiv och förutsättningar för ramavtal Stora volymer Frekventa avrop Väl definierade produkter Kunskap om användarna och deras behov Kunskap om marknaden Fungerande eller inte? Inlåsningar? Sven-Eric Hargeskog

25 Fördelar med ramavtal Skalfördelar (selekterade, balanserade områden) (, ) Väl utvärderade leverantörer, produkter och avtalsvillkor Minskade kostnader för anskaffning (slipper upphandla) Infrastruktur för avrop, på sikt logistik, e-handel etc. Minskad riskexponering (t.ex. för brott mot LOU) Fokus på kärnverksamheten

26 Nackdelar om fel hanterat Styr marknaden fel monopolisering Små företag kan få svårare Fel produkter köps Bristande användarkontakt Kompromiss mellan användarintressen Ingen förnyelse Fokus på lägsta pris Tidsbrist Fel ekonomiska incitament Sven-Eric Hargeskog

27 Hur blir det bra? Börja med en analys Vad vill du uppnå? Inifrån-utperspektiv Kan du påverka marknaden? Monopol/oligopol? Dynamisk marknad? När vill du ha konkurrensen? Ramavtal eller avrop? Känner du köparna? Strategiskt beslut och därefter förankring (innan genomförande)! Har du statistik? Konsumtionsprofil? Sven-Eric Hargeskog

28 Avtalstidens längd Måste noggrant avvägas efter förutsättningarna Wilson-formeln Kostnad för upphandling Nyttan med ramavtalet (kan vara strategisk) Är marknaden mogen/stabil Dynamiken på marknaden Ambition att utveckla (ta kontroll över) marknaden Sven-Eric Hargeskog

29 Tänkbara mål Bättre priser Högre kvalitet Minskade förråd Enklare beställningsrutiner Standardisering av utbudet Ökad konkurrens genom köpkraft Politiska mål miljö, SMF, innovationer, etik o s v Utveckling/införande av nya produkter (kritisk massa) Sven-Eric Hargeskog

30 Val och definition av områden Definiera och avgränsa så att lämplig konkurrens främjas matrisanalys Gruppera Skapa utvärderingskonfigurationer g Sven-Eric Hargeskog

31 Vem ska ansvara? Ramavtalsansvarig myndighet Avropande myndighet Samordningsansvarig myndighet/funktion Sven-Eric Hargeskog

32 Centralt eller decentraliserat Centralt kritisk massa för kompetens ensade avtalskonstruktioner bättre översikt och informationsspridning långt från användarna tydlig ansvarsfördelning Decentraliserat motsatsen till ovan Sven-Eric Hargeskog

33 Systembrister 2002 statlig tli inköpssamordning i Finansiering genom avgift från leverantörerna Lönsamt för vem? Okunskap om verklig förbrukning Oklar ansvarsfördelning Otydliga mandat uppdragsfördelning, kvalitetssäkring m m Avsaknad av analys och strategi Bristande homogenitet i villkor Bristande uppföljning av villkor Obefintliga åtaganden Sven-Eric Hargeskog

34 Nyckeln till framgång Precision Sven-Eric Hargeskog

35 Åtagande Olika nivåer och former av åtaganden T ex i procent av förväntad volym antal eller värde I samordnat system någon som tar den ackumulerade risken Sven-Eric Hargeskog

36 Förslag 2002 Byte av samordningsmyndighet Anslagsfinansiering Underrättelse om skäl till avsteg Övrigt utreds vidare (föregående bild) Sven-Eric Hargeskog

37 Vad har hänt? Flytt av verksamheten 2 gånger Nu 2009 utreds: Översyn Analys av behovet Om? Organisation och styrning Uppgifter Hur bedrivas och effektiviseras Sven-Eric Hargeskog

38 Varför går det så långsamt? Det går inte att komma någon vart utan intresse och rätt åtgärder från regering (eller ledning hos kommuner) Organisering Tydliga mandat Tydligt uppdrag jfr SKL Kommentus Sven-Eric Hargeskog

39 En annan fråga Hur många köpmodeller är möjliga? Sven-Eric Hargeskog

40 2 eller? Tydliga instruktioner i ramavtalet: fördelning av volym (t ex procent) en prioritetsordning konfigurationslösning prislisteutvärdering Förnyad konkurrensutsättningk Sven-Eric Hargeskog

41 Exempel 1. Förnyad konkurrensutsättning 2. Prioritering, konfigurationslösning eller prislisteutvärdering? 1. Order per leverantör, eller 2. Order per produkt Beror på förutsättningarna Kontorsmateriel ok att dela upp, men leveranskostnaderna blir höga = konfigurationslösning = en leverantör väljs för viss tid Datorer etc. order per produkt = ok, flera parallella prislistor, ev. delade order Möbler svårt att dela upp mellan olika leverantörer = en leverantör väljs för viss tid Konsulttjänster bra exempel för förnyad konkurrensutsättning Sven-Eric Hargeskog

42 Stora Ramavtalsdagen SMS:a frågor till Utställare

43

44 Plats Datum Stora Ramavtalsdagen SMS:a frågor till Utställare

45 Annette Annerstig VHS Upphandling SMS:a frågor till

46 Plats Datum Stora Ramavtalsdagen SMS:a frågor till Utställare

47 Ali Shams Svenska Bostäder SMS:a frågor till

48 Gi Grimstagårdar åd 5&6 Anbud förnyad konkurrensutsättning Anbud Tidigare ramavtal

49 Vittangigatani Anbud förnyad konkurrensutsättning Anbud Tidigare ramavtal

50 Hässelby Anbud förnyad konkurrenstätt utsättning Tidigare leverantör

51 Husby Anbud förnyad konkurrens- utsättning Tidigare leverantör vann!

52 Stora Ramavtalsdagen Stora Ramavtalsdagen SMS:a frågor till Björn Isaksson, Utställare

53 SKL Kommentus AB Sinikka Suutari Upphandlingskonsult

54 SKL Kommentus AB Avropsordningar för matchning av behov och tillgång 1. Parallella avropsordningar 2. Rangordning med alternativa svarstider 3. Rangordning på produktnivå 4. Avrop enligt fördelningsnyckel 5. Förnyad konkurrensutsättning - Kan användas vid köp > kr - Ska användas när alla villkor inte är fastställda

55 SKL Kommentus AB Uppdraget - Spara pengar skapa goda ekonomiska villkor spara tid och resurser bidrar till bättre kundekonomi resurser kan frigöras för kärnverksamhet inflytande i upphandlingarna inflytande i upphandlingarna bolag kan delta

56 SKL Kommentus AB Matchning av kundbehov och tillgång 75 upphandlande d myndigheter Piteå Ystad Bemanningsbranschen Studentuthyrning t th Rekryteringskonsulter k

57 SKL Kommentus AB Anpassat för mindre företag Anbudsområden uppdelade - - geografiskt - yrkesgrupper - studentuthyrning Låga kapacitetskrav t k Högst rangordnad ska inte klara allt E -anbud

58 SKL Kommentus AB Bemanning - rekrytering områden uthyrning vårdpersonal 15 områden uthyrning administrativ personal, IT mm 4 områden studentuthyrning 6 områden rekryteringskonsulter

59 SKL Kommentus AB Resultat av upphandlingarna 362 anbud snitt 10 anbud/upphandling 71 anbudsgivare, vara 86% SME 29 antagna leverantörer varav 58% små leverantörer

60 SKL Kommentus AB Avropsordning uthyrning vårdpersonal Alternativ 1 a) Förfrågan ställs till 1:an 1:an har rätt att få uppdraget om - svar lämnats inom 2 tim (kontorsarbetstid) då behovet är akut - och efterfrågad kompetens finns b ) Förfrågan kan ställas till fler Den som rangordnats högst har rätt att få uppdraget om - svar lämnats inom 2 tim (kontorsarbetstid) - efterfrågad kompetens finns

61 SKL Kommentus AB Alternativ 2 för planerade uppdrag (1-8 veckor) Den som rangordnats först får uppdraget om - svar lämnats inom 2 dagar - och att efterfrågad kompetens finns Svar på förfrågan ska innehålla namn, erfarenhet och kompetens hos anvisad personal. Beställaren ska inom 2 arbetsdagar godkänna el. avböja uppdraget Alternativ 3 Uppdrag minst 2 månader framåt i tiden Den som rangordnats första får uppdraget om - svar lämnats inom 2 veckor - och att efterfrågad kompetens finns Svar på avropsförfrågan ska innehålla namn, erfarenhet och kompetens hos anvisad personal.

62 SKL Kommentus AB Alternativ 4 Förnyad konkurrensutsättning vård För beställningar med beräknat pris på > kr. Tilldelningen l i baseras på pris, leveransförmåga, kompetens hos den personal som erbjuds samt möjligheten till kontinuitet i bemanningen. Erfarenhet/utbildning värderas vid kompetensbedömningen.

63 SKL Kommentus AB Avropsordning hyrning adm. personal Alternativ 1a och b. Akut behov inom 5 dagar - Rangordning gäller om svar lämnats inom 2 timmar - och att efterfrågad kompetens kan levereras Alternativ 2. Behov inom 1-4 veckor - Rangordning gäller om svar lämnats inom 2 dagar - och att efterfrågad kompetens kan levereras - Alternativ 3. Behov minst 1 månad framåt i tiden - Rangordning gäller om svar lämnats inom 2 veckor - och att efterfrågad kompetens kan levereras

64 SKL Kommentus AB Avropsordning hyrning adm. personal Alternativ 4. Förnyad konkurrensutsättning - Kan göras för beställningar med ett beräknat pris på över kr. - Ska göras för uppdrag där prisfaktor finns för övriga tjänster inom yrkeskategorin Svar på avropsförfrågan skall innehålla namn, erfarenhet och kompetens hos anvisad personal, leveranstid samt lönekostnad/timme för de uthyrde. f / å Faktorpriset beräknas som lönekostnaden inkl sociala avgifter/månad 160 tim = lönekostnad/timme multipliceras med avtalad faktor för övriga tjänster.

65 SKL Kommentus AB Studentföretag Vissa "enklare" befattningar kommer att kunna avropas från flera leverantörer dock med delvis andra krav. Vid avrop av de befattningar som ingår i flera avtal kan förfrågan ställas till samtliga möjliga leverantörer. Den som har bästa erbjudandet ska få uppdraget under förutsättning att svar lämnats inom de tidsramar som anges för avropsordningen. Beställarens bedömning av bästa erbjudande d baseras på pris, möjlighet till kontinuitet, leveranstid, kompetens, erfarenhet och arbetstid. Beställaren avgör vilka kriterier som har störst betydelse i det enskilda avropet.

66 SKL Kommentus AB Rangordning på produktnivå Befattning 1:a 2:a 3:a Student Receptionist Ekonomi assistent Vaktmästare Faktor Faktor Faktor Faktor 1,70 2,10 2,04 1,20

67 SKL Kommentus AB Avropsordning rekryteringskonsulter Alternativ 1. Avrop enligt rangordning Svar på avropsförfrågan skall lämnas inom 2 dagar och efterfrågad kompetens ska kunna tillhandahållas. Kunden kan ställa krav på kompetens, kontaktnät och erfarenhet av rekrytering inom specifika yrken. Uppdrag ska kunna påbörjas inom 10 dagar. Svar på avropsförfrågan skall innehålla uppgift om när uppdraget kan påbörjas samt namn, erfarenhet och kompetens hos anvisad rekryteringskonsult. Beställaren ska inom 2 arbetsdagar godkänna eller avböja.

68 SKL Kommentus AB Alternativ 2. Förnyad konkurrensutsättning kan göras. Tilldelning baseras på pris, erfarenhet och kompetens hos rekryteringskonsulten samt leveransförmåga. Kunden kan ställa krav på kompetens, kontaktnät och erfarenhet av rekrytering inom specifika yrken. Svar på avropsförfrågan skall innehålla uppgift om när uppdraget kan påbörjas samt namn, erfarenhet och kompetens hos anvisad rekryteringskonsult och samtliga kostnader för uppdraget.

69 SKL Kommentus AB Avrop av vitvaror 1. Tillämpning av villkoren i avtalet med särskild fördelningsnyckel eller 2. Förnyad konkurrensutsättning Vid Tillämpning av villkoren i ramavtalen skickas ingen avropsförfrågan ut. Beställaren väljer den avtalsleverantör som bäst kan tillgodose Beställarens behov vid avropstillfället med hjälp av fördelningsnyckel (ej i inbördes rangordning).

70 SKL Kommentus AB Fördelningsnyckel Beställarens behov av produktens prestanda och eller funktionalitet Beställarens behov av anpassning till andra produkter eller tidigare inköpta produkter Beställarens behov av produktens utseende i förhållande till omgivande miljö Beställarens behov av anpassning till egna miljömål/miljöbeslut j

71 SKL Kommentus AB Vem ska man tro på? LOU Propositionen SKL Anna Ulfsdotter-Forsell ll Lennart Borghagen Domstolar Företagare Politiker

72 SKL Kommentus AB Avtalsdatabas Välj varugrupp: Personaluthyrning administration Personaluthyrning vård Rekryteringskonsulter 2008 Vitvaror Fordon 2009

73 SKL Kommentus AB

74 SKL Kommentus AB Stora Ramavtalsdagen SMS:a frågor till Utställare

75 Stora Ramavtalsdagen Ramavtal De nya reglerna från en kommuns synvinkel Björn Isaksson,

76 Stora Ramavtalsdagen Syftet var gott, skapa förutsägbarhet skapa möjligheter för mindre företag öka konkurrensen minska godtycke men hur har det lyckats? Björn Isaksson,

77 Stora Ramavtalsdagen Hur gjorde/gör vi med de gamla reglerna? Kralics klassiska fyrfältare Parallella ramavtal på hävstångsprodukter med fri konkurrens. Så många avtal som möjligt på flaskhalsprodukter för att säkra resurser och utveckla marknaden. Ett avtal på standardprodukter och strategiska produkter. Björn Isaksson,

78 Stora Ramavtalsdagen Ramavtalsreglerna inom klassisk sektor, en skrivbordsprodukt? Rangordnade ramavtal Fördelar och nackdelar Andra konkurrensutsättning Fördelar och nackdelar Konsekvenser Björn Isaksson,

79 Stora Ramavtalsdagen Rangordnade ramavtal Fördelar för kunden Säkrar i viss mån leveranser Fördelar för topprankad leverantör Får stor lönsam volym Kan välja leveranser Fördelar för lägre rankade leverantörer Fick avtal och hopp om leveranser Björn Isaksson,

80 Stora Ramavtalsdagen Rangordnade ramavtal, forts. Nackdelar för kunden Kräver nya verktyg för avrop i decentraliserad organisation Kräver nya verktyg för hantering av rullande rangordning Nackdelar för topprankad leverantör? Nackdelar för lägre rankade leverantörer Låser upp resurser Får ta de sämre leveranserna I klorna på värste konkurrenten k Björn Isaksson,

81 Stora Ramavtalsdagen Konsekvenser För leverantören Hur kalkylera anbud? Lämna anbud? Förutsägbart? För kunden Komplicerade förfrågningsunderlag med villkor beroende av rangordning. Kräver mycket övervakning av rangordningen Användbart vid behov av säker leverans och svag leverantörsmarknad. Björn Isaksson,

82 Stora Ramavtalsdagen Andra konkurrensutsättning Fördelar för kunden Säkrar i viss mån leveranser Bibehåller konkurrensen Fördelar för leverantör Får ny chans vid avrop Kan välja leveranser, avstå anbud Björn Isaksson,

83 Stora Ramavtalsdagen Andra konkurrensutsättning, forts Nackdelar för kunden Komplicerade avrop i en decentraliserad organisation Trögt vid avrop Användbart endast vid stora avrop Nackdelar för leverantörerantör Många anbud blir det Svårt att överblicka volymer Björn Isaksson,

84 Stora Ramavtalsdagen Effekter på konkurrens, priser och avrop? Får vi färre anbud? Får vi sämre anbud? Klarar vi av att följa avropsreglerna? Björn Isaksson,

85 Stora Ramavtalsdagen Hur löser vi problemet ute i verkligheten? Ett ramavtal per område Dela upp ramavtalsområdena till mindre områden Komplicerade avropsmodeller Listiga avropsnycklar med matchning Björn Isaksson,

86 Stora Ramavtalsdagen Syftet var skapa förutsägbarhet skapa möjligheter för mindre företag öka konkurrensen minska godtycke Björn Isaksson,

87 Stora Ramavtalsdagen Frågor till lagstiftaren Hur var det tänkt att det skulle fungera i praktiken? Vad var det för fel på parallella ramavtal där leverantören kunde påverka utfallet genom hederligt säljarbete? Jämför med försörjningssektorn? Björn Isaksson,

88 Stora Ramavtalsdagen Ramavtal inom försörjningssektorerna 1 En upphandlande enhet får ingå ramavtal med tillämning av bestämmelserna om upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster i denna lag. Björn Isaksson,

89 Stora Ramavtalsdagen Ljus i tunneln? KKV förslag till förenklingar < 5 Bb = inget tilldelningsbesked Björn Isaksson,

90 SKL Kommentus AB Stora Ramavtalsdagen SMS:a frågor till Utställare

91 Peter Lindblom Konkurrensverket k SMS:a frågor till

92 Stora Ramavtalsdagen SMS:a frågor till Utställare