ST/INFO/CJ Kongress _08:2 1(5) maj

Transkript

1 ST/INFO/CJ Kongress _08:2 1(5) Projektdefinition delprojekt Kongress_08 FORM. Projektidé & mål Organisation, bemanning, uppdragsbeskrivning

2 ST/INFO/CJ Kongress _08:2 2(5) 1. IDÉ OCH MÅL STs kongress 2008 kommer att ha en offentlig öppning i Kungsträdgården. Det formella Kongressarbetet sker på hotell Clarion. ARENA CLARION Inramningen av kongresslokalerna och de utrymmen ST disponerar skall bidra till och stimulera till fackligt förnyelsearbete och till en stämning av nystart och kickoff i det fackliga arbetet. ARENA KUNGSTRÄDGÅRDEN Kongress _08 och arrangemanget i Kungsträdgården skall bidra till en ökad opinionsbildning och visa att facket hjälper dig att sy ihop vardagen. Intill Kungsträdgården ligger många ST arbetsplatser som departement och myndigheter, stiftelser och bolag. Närmare en ¼ del av STs medlemmar har sin arbetsplats i Stockholm. STs kongress 2008 skall erbjuda en bra mix av attraktiva seminarier, information och underhållning till medlemmar och allmänheten. STs medlemmar i Stockholmsområdet inbjudas till evenemanget. Medlemmar ute i landet skall ges möjlighet att följa aktiviteterna genom webb-tv eller motsvarande. STs satsning i Kungsträdgården är i linje med Våga Vinna Medlemmar. Det innebär bland annat att Synliggöra ST och därmed påverka bilden av ST. Bilden som finns eller kanske den bild som saknas! Öka medvetenheten hos anställda på STs kansli, och hos förtroendevalda om ST och dess varumärke. Satsningen är i linje med den TCO gemensamma satsningen Medlemskapets Värde och de undersökningar som genomförts och som visar bl a att målgruppen inte förstår vad facket har med deras fritid att göra. Dra nytta av TCO satsningen. Erbjuda STs medlemmar seminarier och underhållning samtidigt som det är Kongress skapar en känsla av delaktighet och samhörighet. En medlemsvårdande aktivitet helt i linje med satsningen Våga Vinna Medlemmar. ST bedriver sedan ett antal år tillbaks ett aktivt arbete med att synliggöra facket på arbetsplatsen, genom att synas och vara tillgänglig för alla på arbetsplatsen. Fackförbundet ST arbetar för att chefer i staten skall bli skickliga ledare som kan coacha sina medarbetare till utveckling i arbete, och till en god löneutveckling. Opinionsbildning är en viktig del i STs arbete. Det gör ST genom att sätta fokus i den offentliga debatten på statens roll som arbetsgivare. Statens måste vara en attraktiv arbetsgivare för att locka till sig välutbildade och yngre medarbetare. En bra arbetsmiljö och möjlighet till karriärutveckling är två viktiga ingredienser. Att nå ut med STs budskap i en storstad som Stockholm, ställer stora krav på en bred media satsning vilket i pengar inte kan motiveras. Att ST ges möjlighet att äga Kungsträdgården och det offentliga rummet under en dag ger oanade möjligheter för ST att nå igenom mediebruset på ett kostnadseffektivt sätt. Genom en bred satsningen på aktiviteter i Kungsträdgården har ST en möjlighet att nå upp till Stockholmare under en dag!

3 ST/INFO/CJ Kongress _08:2 3(5) Mätbara mål Arrangemanget i Kungsträdgården skall bidra till fler nöjda medlemmar och fler nya medlemmar. Målet är att nå 100% av ST medlemmar i Stockholm (direktutskick till ST medlemmar) och 5 % av STs potentiell medlemmar. Ett delmål är att stärka STs varumärke och tydliggöra bilden av ST hos allmänheten och i media. Genom pressaktiviteter kring de fackligt politiska rapporterna nå ut i media. Mätning genomförs på antal pressklipp i media. Uppföljningen/resultatutvärderingen kan genomföras genom en arbetsplatsundersökning där frågan är om, kännedomen om ST har ökat, genom arrangemanget i Kungsträdgården. Alternativt genomförs en Temo undersökning i två steg. En före insatsen i Kungsträdgården och en efter genomförandet. Kongressens formella del utvärderas på sedvanligt sätt. 2. ORGANISATION Projekt Kongress 08 är tillsatt av Förbundsstyrelsen (ägare) och består av ett antal delprojekt. Var god se separat organisationsskiss. Denna projektdefinition behandlar delprojekt Kongress _08/FORM som rent organisatoriskt ligger under informationsenheten men är en del av projektet Kongress Styrgrupp: Dag Andersson, miljöansvarig Gunnar Johansson Birgitta Kempe Uppdragsgivare: Gunnar Johansson Beställare: Birgitta Kempe, Informationsenheten Info Projektledare Margareta Bäck, KONGRESS _08 Projektledare Clary Johansson, Kongress _08/FORM Projektplan för hela Kongressen 2008, vg se separat plan. Projektledningsgrupp för Kongress -08, se separat plan. Delprojektgrupp Kongress _08/FORM Kongress_08/FORM, Projektledare & sammankallande Clary Johansson Ansvarsfördelning Externa utställare/clarion, Clary Johansson Dekor Clarion & Kungsträdgården/ Fredrik Swahn & Clary Johansson Marknadsföring Kungsträdgården, Clary Johansson Formgivning, Fredrik Swahn Kongresstryck, Eva Sandblom Kungsträdgården & Clarion Hotell, logistik Mats Abrahamsson, Programbolaget ST Agenter, Mattias Sandell, Stockholms arbetsplatser, Eva Sandblom, info & Boel Carlsson, organisationsenheten Press- & opinionsbildning, Pressekretare Seminarier i Kungsträdgården, Dag Andersson KONGRESS _08, Projektledare Margareta Bäck

4 ST/INFO/CJ Kongress _08:2 4(5) 2. UPPDRAGSBESKRIVNING FÖR DELPROJEKT KONGRESS _08/FORM Projektledare kallar till avstämningsmöte en gång per vecka (onsdagar) fram till genomförandet maj Mötesform: fysisk och/eller telefonmöten. Tid: ca 30min. 0. Presentationsfolder om kongressen till kongressledamöterna Clary Johansson/Paula Jakobsson (text) 00. Kongressväska, pärm, register, mapp, block & penna samt laptopfodral, Clary Johansson 000. Externa utställningar, Clarion Clary Johansson 1. KONGRESSMATERIAL = KONGRESSPÄRM Eva Sandblom, produktionsledare Målgrupp: kongressledamöterna och inbjudna gäster. Produktionsledare för allt kongressmaterial som skall sändas ut i förväg till ledamöterna. Innefattandes offertintag, trycksaksplanering och produktion. Distribution, instruktion för ihop plockning av kongresspärm, väska, laptoppfordral, mapp, block & penna samt adresstag och kongressloggaband med häfte för lunch, röstning, etc. Utskick till ledamöter preliminärt sista veckan i mars OBS visst material skall tryckas i en överupplaga inför nästa kongress. 2. KUNGSTRÄDGÅRDEN Mats Abrahamsson, Projektledare Kungsträdgården/form Logisitik helheten: Utplacering av tält. Genomgång med ST Agenter & Värdar om stationer i Kungsträdgården. Ansvarig för riggning och nedmontering i Kungsträdgården och hotell Clarion i samarbete med Fredrik Swahn. Kongress 08/Margareta Bäck: Upphandling av konfransiär, artister & teknik, lunch & middagsmat. Busstransport t o r Kungsträdgården Clarion Kungsträdgården - Clarion. Bagagehantering, Kungsträdgården. Marknadsföring/Profilering av Kungsträdgården Clary Johansson Målgrupp: Allmänheten & ST medlemmar i Stockholm 1. Faktafolder om ST 2. Inbjudan/vykort (två varianter) 3. Annonser 4. Webb 5. Riktade utsändningar till medlemmar och förtroendevalda (brev+affisch+vykort) 6. Riktade utsändingar till Tria medlemmar 7. Riktade inbjudningar till seminarier 8. Sthlms arb.platser. Rullgardiner med budskap ST din vän på jobbet! 9. Tävlingar 10. Profilkläder etc (kläder,ballonger, paraply, regncape) 11. Scendekor

5 ST/INFO/CJ Kongress _08:2 5(5) 12. Tält 3. SKRIBENT SÄLJMATERIAL KUNGSTRÄDGÅRDEN Paula Jacobsson Texter till faktafolder om ST, vykort/inbjudan, brev, annonser, webb, innehåll tält. 4. ST MEDLEMMAR I STOCKHOLMSOMRÅDET Eva Sandblom & Boel Carlsson, Organisationaenheten Till Kungsträdgården inbjuds alla Stockholmare, särskilt STs medlemmar, att delta i den högtidliga öppningen i Kungsträdgården. Under hela dagen kommer aktiviteter av olika slag att arrangeras; arbetsplatsbesök, seminarier etc a) Besök på ST arbetsplatser i Stockholm Målgrupp: medlemmar, potentiella medlemmar och förtroendevalda. Kartläggning och av ST arbetsplatser och förtroendevalda i Stockholm. Marknadsföring av Kongress -08/Kungsträdgården till medlemmar och förtroendevalda i Stockholm genom personliga kontakter, e-postinbjudningar med pdf affisch mm. Personlig bearbetning: Under öppningsdagen i Kungsträdgården kommer ST agenter tillsammans med förtroendevalda på arbetsplatsen på utvalda arbetsplatserna dela inbjudan/program. (arbetsmetod: jfr synlighetsveckorna). b) ST Agenter/informatörer Mattias Sandell Målgrupp: allmänheten Arbetsuppgifter: Välja ut 20 ST Agenter/informatörer som skall förmedla STs budskap sy ihop vardagen, på ett rekryterande sätt. Samla agenterna fysiskt minst en gång för genomgång och utbildning inför uppdraget. Kravprofil: God kännedom om ST, utåtriktade och kontaktskapande. Rekryteringsutbildning eller motsvarande meriterande. Agenterna bör representera alla yrkesverksamma åldrar dock med en betong på en yngre profil. Rekryteringsområde kan vara ST Direkt, Tria, administratörer, rekryterare, yngre arbetsplatsombud, ombudsmän. Metod: Personlig bearbetning av besökare i Kungsträdgården samt utdelning av inbjudan/program t ex vid Centralen den 27 maj på morgonen. 5. Press- & opinionsbildning SEMINARIER Dag Andersson Målgrupp: Riktade utsändningar till respektive seminarium Målgrupp: Allmänheten och särskilt inbjudna medlemmar och förtroendevalda. 6. FORMGIVNING Fredrik Swahn, Formgivare Profilering av ST i Kungsträdgården & Clarion. Formgivningsansvarig för hela Kongress 2008.