1Fördelen. Fördelen. renée håller koll på etiken. Krångliga regler för småföretag. Bra avtal gav billigare sjukvårdsmaterial

Transkript

1 1Fördelen EN TIDNING FråN GöTEBorGS STADS UppHANDlINGS AB Krångliga regler för småföretag Bra avtal gav billigare sjukvårdsmaterial renée håller koll på etiken

2 Nya ramavtal Dags att prioritera etiska varor? att ta ställning för miljön och under vilka förhållanden människor i vår omvärld arbetar. Det är något som Göteborgs Stads verksamheter ska göra när det är möjligt. Är det inte alltid möjligt, kan man undra? Nej, det är det inte. Dels på grund av att det faktiskt inte alltid finns sådana varor, dels för att det offentliga (stat, kommun och landsting) inte får ställa krav om man inte kan kontrollera att de är uppfyllda. k o n t r o l l e r n a k a n t i l l exempel ske genom att olika certifikat eller intyg kan presenteras eller genom inspektioner på plats. För att underlätta för alla verksamheter som behöver hjälp med uppföljning av etiska krav kommer bolaget nu att upphandla ramavtal för uppföljningstjänster. det dröjer kanske innan alla branscher kan tillgodose de önskemål som samhället nu har på etiska krav. Men att successivt ställa ökade krav kommer att sända signaler till marknaden och på sikt resultera i fler sådana varor och tjänster. Det vet vi eftersom andelen miljöriktiga och ekologiska varor och tjänster faktiskt har ökat de senaste tio åren. d e t a l l r a e n k l a s t e är förstås att vid beställning prioritera miljöriktiga och etiska varor, eftersom det redan nu finns sådana varor och tjänster i våra ramavtal. Ju större efterfrågan blir, desto större möjlighet till bättre priser samtidigt som vi värnar vår omvärld. Kanske något att tänka på nästa gång du beställer? Inger ek, vd Under den här rubriken publicerar vi de senaste avtalen. Vill du veta mer om något specifikt avtal? I Winst hittar du alla avtal i sin helhet, inkl. prislistor och annan viktig information. Avtalsområde Gäller fr.o.m. Annonser Arbets- och skyddskläder Boende med bostöd Boende, korttid, för personer med psykisk funktionsnedsättning Brandsläckare m.m Cykelbud Datautbildningar för professionella Digital medie- och omvärldsbevakning Elenergi Ett till ett-konceptet i Apple-miljö Fordringsbevakning och inkasso med kringliggande tjänster Gaser Glasögon Högtrycksspolning, slamsugning, fastighetsspolning/torrsugning och tv-inspektion/filmning inkl ovalitetsmätning Järnhandelsvaror inklusive personlig skyddsutrustning Komplementär personalutbildning inom autism och neuro psykiatriska funktionshinder på gymnasie-/ky-nivå Kopieringspapper Missbrukare vuxna, vård av Resebyråtjänster Sjukvårdsmaterial Skadedjursbekämpning Solavskärmningsprodukter Taxi för tjänsteresor Tekniska konsulter för kalkylering Tekniska konsulter för lokalsekretariatet, lokalförsörjningsförvaltningen, Medichus samt Försäkrings AB Göta lejon Tekniska konsulter för projektledning Tekniska konsulter för projektledning, lokalsekretariatet, lokalförsörjningsförvaltningen, Medichus samt Försäkrings AB Göta lejon Tjänsteresor Utbildning i sparsamt körsätt Fördelen ges ut av Göteborgs Stads Upphandlings AB. Adress: Stora Badhusgatan Göteborg Telefon: Ansvarig utgivare: Inger Ek inger.ek@uhb.goteborg.se Redaktör: Annelie Gärdmark annelie.gardmark@uhb.goteborg.se Vi gillar tips och synpunkter på tidningen. Hör gärna av dig till oss! Besök oss på webben: Produktion: Newsroom, Göteborg Projektledare: Leif Simonsson Layout: Helena Olsson Repro: Newsroom Tryck: Billes, Mölndal 2009 Framsidesbilden: Renée Andersson på Indiska fotograferad av Erica Heimler. Läs mer på sidorna Nr

3 Avtalsnytt Visma Collectors får fortsatt avtal för inkasso AVTALSNYTT Upphandlingen för fordringsbevakning och inkasso är klar. Det blir samma företag som tidigare, Visma Collectors, som fortsätter och det nya avtalet löper fram till och med den 31 januari 2011, med möjlighet till förlängning i två år. Avtalet gäller för stadsdelsförvaltningar och fackförvaltningar i Göteborgs kommun men det finns även möjlighet för de övriga bolagen som saknar eget avtal att ansluta sig. Färre. Antalet leveranser som ska till offentliga verksamheter har minskat med 20 procent sedan flera inblandade, bland andra Posten, har engagerat sig i saken. Under våren kommer även deltagande grannkommuner att börja med veckoleveranser. Foto: Bengt Alm Lyckad satsning gav färre antal leveranser Förra året startades ett projekt för att minska antalet leveranser inom Göteborgs Stad. Nu börjar det ge resultat. Bara i januari kunde vi spara in över hundrafemtio leveranser, säger Hanna Melander, miljö- och kvalitetschef på Svantröms. När projektet startade satte Svanströms igång att analysera kundernas vanor. Hur ofta beställer de och hur stora är deras ordrar? Vi började presentera siffror på hur mycket koldioxid de kunde spara på att slå ihop mindre beställningar, säger Hanna Melander. Hanna Melander. En gång i veckan Tillsammans med bland andra Posten, Corporate Express och Upphandlingsbolaget har företaget engagerat sig för att få ner antalet leveranser till en gång i veckan. När det gäller de kvantiteter med koldioxid som släpps ut när varorna körs runt till alla verksamheter så har Posten tagit fram verktygen. Enligt dem motsvarar varje enskild leverans 2,6 kilo koldioxid per adress. Nu är man alltså på rätt väg med leveranserna, även om situationen är långt ifrån optimal. Fortfarande är ungefär en sjättedel av Svanströms beställningar under hundra kronor. Och det är rätt vanligt med småsummor på bara några kronor, säger Hanna Melander. Mycket administration Förutom onödiga körsträckor och onödiga utsläpp finns det andra negativa aspekter på de små leveranserna. Små eller ej alla ska de ha plocksedlar, emballage, fraktsedlar, följesedlar och fakturor. Inom Göteborgs Stad har vi femtonhundra kundnummer. Det blir ganska mycket papper, säger Hanna Melander. Thomas Drakenfors Tre nya leverantörer för olja och drivmedel AVTALSNYTT Nya avtal för eldningsoljor och drivmedel till depå har skrivits med Swea Energi AB, Preem AB och Västkustens drivmedel och energi AB. Avtalet löper fram till den 31 januari 2010 med möjlighet till ett plus ett års förlängning. Juridiska tjänster har överprövats AVTALSNYTT Upphandlingen av juridiska tjänster är överprövad. Upphandlingsbolaget vann i länsrätten, men efter överklagan pågår nu processen i kammarrätten. Dom väntas i slutet av mars. Nytt avtal för industrioch verkstadsgas AVTALSNYTT Nytt avtal när det gäller industri - och verkstadsgas har tecknats med AGA gas AB. Avtalet har en nettoprislista över de mest frekventa gastyperna som används inom Göteborgs Stad. Den mest kostnadskrävande delen är hyra av flaskor och korgar. Detta har Upphandlingsbolaget utvärderat, vilket medförde ett mycket bra avtal som kommer att sänka kostnaderna avsevärt under den kommande avtalsperioden. Arbetskläder för miljoner i ramavtal AVTALSNYTT Ett nytt ramavtal för arbetskläder är klart sedan årsskiftet. Vi har upphandlat en baskollektion som täcker in det mesta, allt från kök och restaurang till städ, vård och omsorg, säger Birgitta Hedén, upphandlingsledare. I det tidigare ramavtalet fanns sex leverantörer med. I det nya är det bara en: Nytello AB med säte i Fritsla. Göteborgs Stad och kranskommunerna handlar arbetskläder för cirka fem miljoner kronor om året. Nr

4 Staples Corporate Express är från och med 1 januari 2009 ny leverantör av sjukvårdsmaterial. Det nya avtalet är mycket fördelaktigt ekonomiskt och innebär bland annat att Göteborgs Stad räknar med att spara upp emot en miljon kronor per år. Stora pengar att på sjukvårdsmat m e d a n l e d n i n g a v det nya ramavtalet för sjukvårdsmaterial arrangerade Upphandlings bolaget en informationsdag i slutet av februari. Förutom att besökarna kunde gå runt på en minimässa, fick de även information om avtalet och den nya leverantören. Det fanns tillfälle att ställa frågor både till Upphandlingsbolaget och Staples Corporate Express. Det är alltid jobbigt att byta leverantör. Särskilt när vi haft den förra så länge som åtta år. Det är naturligt att det blir barnsjukdomar i början innan man kommit igång ordentligt, säger Birgitta Hedén på Upphandlingsbolaget. Anbud från tre leverantörer Birgitta Hedén berättade bland annat om hur upphandlingen genomförts. Vi fick in anbud från tre leverantörer som uppfyllde vår kravspecifikation. Avtalsgruppen som arbetat med upphandlingen har bestått av personer från olika kompetensområden: hygien, sårvård, skolhälsovård och MAS (Medicinskt Ansvarig Sjuksköterska). De har tittat på bland annat sortiment och produktsäkerhet. Avtalet består av ett bassortiment av de produkter som användarna har behov av. För att ta fram bassortimentet har vi utgått från statistik på vilka produkter vi har köpt det senaste året. Därefter avgör priset. Corporate Express låg cirka 20 procent lägre i pris. Det är en extrem skillnad. Störst på kontorsmaterial Corporate Express medverkade också och gav en kort presentation av sin verksamhet. De är världens största leverantör av kontorsva 4 Nr

5 spara erial ror och har nyligen utökat med produktområdet sjukvårdsmaterial. De finns i 27 länder med totalt anställda. I Sverige har man 500 anställda med huvudkontor i Borås och lager i Växjö. Vi arbetar aktivt med att förbättra de initiala problem vi haft med till exempel leveranser. Vårt mål är samlade veckoleveranser. Eftersom sjukvårdsmaterial är relativt nytt för oss så kommer vi att lära oss det successivt. Men ni kan genom ett knappval när ni ringer till oss direkt komma i kontakt med specialutbildad personal, säger Börje Ihrskog, Corporate Express. E fakta: prisjämförelse erica Heimler Prisjämförelser sjukvårdsmaterial. Beräkningarna är gjorda på föregående års förbrukning. Priser enligt föregående avtal inom parantes. Plasthandskar Nytt pris 0,13 kr/st (0,18) Vi köper cirka plasthandskar per år och sparar därmed kronor. Förband Nytt pris 4,90 kr/st (27,70) Vi köper cirka stycken förband per år och sparar därmed kronor. Handdesinfektion Nytt pris kr/st (18,61) Vi köper cirka stycken per år och sparar därmed kronor. Vad tycker ni om det nya avtalet med Staples Corporate Express? LiseLotte Claesson och Marita Ocampo från Rehab i Härryda tillsammans med Corporate Express säljare Joel Rask. Det är ju billigare så det är helt klart bättre ekonomiskt. Samtidigt är det ju viktigt att det är bra produkter och att leverantören är bra ur miljöaspekt. Vi har lite frågor gällande produktkatalogen och vi tror att det blir bra när man väl fått in det i systemet. Marita Nokelainen, Lena Magnus och Helena Colin Alberts från skolhälsovården i Göteborg. Vi har inte satt oss in i det ordentligt men det är ju en fascinerande stor prisskillnad. Priset är dock inte det enda som är viktigt. Set måste även vara bra produkter samt bra tillgänglighet. Dessutom är det ju viktigt att leverantörerna är hjälpsamma och flexibla, men vi tycker att det känns bra hittills. Jeanette Åkerlund och Sanja Baic från Toftaåsens äldreboende i Tynnered. Det är väldigt nytt men vi har fått ett bra bemötande av kundtjänst och säljare. Vi gör beställningar varje vecka och har fått ringa och fråga en del eftersom vissa produktnamn är nya. Dessutom har man olika kundnummer för olika produktgrupper. Då får man kolla och leta lite ibland för att hitta rätt produkt. Gunnel Svensson, Monica Karlsson och Inger Öiseth från hemsjukvården i Ale kommun. Vi tycker att bytet kom väldigt snabbt och att det inledningsvis varit bristfällig information. Vi har hittills gjort en beställning och den levererades i fem olika omgångar. Dessutom var det svårt och tog lång tid att få ett kundnummer. Foto: Erica Heimler Nr

6 6 Nr

7 Krångliga krav för små företag Traineeprogram och mångfaldsplan kraven kan vara ganska krångliga i offentliga upphandlingar. Lite för krångliga, tycker Maria Derner, regionchef för Företagarna. Mindre än en tredjedel av våra medlemmar är med och lämnar anbud, det är en stor förlust för samhället. Vi riskerar att missa en massa nischad kompetens, säger Maria Derner. Många företag kan inte delta Hon representerar niotusen små- och medelstora företagare i Västra Götaland och Kungsbacka. En grupp som särskilt i dessa tider ständigt är på hugget för att hitta nya uppdrag. Ändå deltar bara en dryg fjärdedel av dem när myndigheter och förvaltningar söker entreprenörer. Bakgrunden är enligt Maria Derner att kraven i upphandlingarna är allt för svåra att leva upp till. Mångfaldsplaner och miljöledningssystem är bra grejer, visst. Men när man förväntar sig att även småföretag med kanske bara ett par anställda ska ha det, då blir det för tufft, menar Maria Derner. För att inte tala om all formalia som omger en upphandling. Av Företagarnas medlemmar avstår en sjättedel att lämna anbud bara för att det tycker att det är för krångligt. Krav ska vara relevanta Om du fick bestämma hur skulle det bli då? Ingen LOU alls? Jo, lagen skyddar företagen och jag är inte alls emot att det ställs krav, men jag tycker att de ska vara relevanta för det som ska upphandlas. Traineeprogram är det att skjuta över målet? Vill man att även en rörläggare med två anställda ska kunna vara med. Ja, då är det lite tufft. Thomas Drakenfors Fotnot: Faktauppgifterna om hur många företagare som deltar i offentliga upphandlingar är hämtade från Småföretagarbarometern. fakta: detta bör du tänka på när du upphandlar Vill ha enklare upphandlingar. Maria Derner, regionchef för Företagarna vill att de som formulerar upphandlingstexter ska tänka på hennes medlemmar. Ofta ställer de rätt detaljerade krav som gör det svårt för småföretagare att vara med, säger hon. Foto: Thomas Drakenfors Kan upphandlingen delas upp? Blir det då möjligt för fler leverantörer att lämna anbud? Är kraven relevanta? Har de med det som upphandlas att göra? Kan kraven och kriterierna missförstås? Är kravnivån lagom i förhållande till det som skall upphandlas? Kommer du att använda all information du begärt in? Om inte, avstå från att begära in den. Är det tydligt hur utvärderingen går till och vad som värderas? Har förfrågningsunderlaget enkla och tydliga formuleringar? Undvik upprepningar, de kan ställa till problem. Nr

8 Kläder med gott samvete Kan vi i Sverige påverka arbetsförhållandena hos tillverkarna i Asien? Upphandlingsbolaget bjöd in till ett seminarium om etik där Renée Andersson berättade om hur Indiska arbetat med dessa frågor. renée andersson är etik- och miljöansvarig på Indiska ett familjeföretag som funnits i 108 år. Åke Thambert köpte butiken Indiska utställningen i Stockholm Företaget gick sedan i arv till hans barn och nu är barnbarnet Sofie Gunolf vd. Åkes mål var att färgsätta Sverige och nu har Indiska 86 butiker och finns i hela Skandinavien, säger Renée. Åke var också tidigt ute när det gällde att motverka barnarbete, något som han jobbade för redan på och 70-talen. Han lovade tygproducenterna att köpa tyg om barnen skickades till skolan. Åke hade många sunda tankar som nu utvecklats och förvaltats inom företaget. Indiskas uppförandekod antogs 1998 och innehåller restriktioner angående tvångsarbete, organisationsfrihet, säkerhet och hälsa, barn arbete, löner, arbetstid, diskriminering, riktiga anställningar, human behandling och att nationella lagar följs. De två sistnämnda tillkom Nr

9 Med rätt att leka. Många tillverkningsföretag har en så kallad uppförandekod för att förhindra barnarbete och för att se till att arbetsförhållandena i fabrikerna är goda. Alla leverantörer var naturligtvis villiga att skriva på eftersom alla vill sälja, men sedan gäller det att se till det efterlevs. Renée anställdes på Indiska, efter att i tre år ha varit projektledare för DressCode, ett försök att bygga upp ett kontrollorgan kring etiska val tillsammans med andra branschföretag, fack och människorättsorganisationer. Arbete under täckmantel Under projektet med DressCode lät man personer från olika människorättsorgansiationer»wallraffa«bland de anställda, genom att göra intervjuer utanför fabrikerna. På så sätt kunde man upptäcka missförhållanden och få arbetarna att berätta om de verkliga arbetsförhållandena. Ofta förekom till exempel dubbel bokföring, man uppgav att arbetarna fick en högre lön än vad de i själva verket fick. Det kunde också förkomma förödmjukande behandling och sexuella trakasserier. Sådant kan vara svårt att upptäcka vid ett besök i fabriken och är inte lika uppenbart som dålig arbetsmiljö. Jag hade jobbat i Asien under många år för Rädda Barnen. Efter att ha arbetat för Indiska under två år såg jag större förändringar när det gäller miljö- och arbetsförhållanden än vad jag gjorde efter 15 års arbete med bistånd. Bra dialog viktigt För att kunna driva arbetet gällde det för Renée att skapa en bra dialog med leverantörerna. Vi måste lyssna på våra leverantörer. Det är dialogen som förändrar och gör att leverantörerna förstår. Man måste också ha roligt och skoja ihop och inte bara agera kontrollant. Länderna i Asien har i regel bra nationella lagar som ibland till och Nr

10 Etik i tjänsten. Renée Andersson är etik- och miljöansvarig på Indiska. Genom att ställa krav på leverantörerna kan man förbättra arbetsförhållandena för arbetare. Foto: Erica Heimler med är bättre än de svenska, men problemet är att de inte efterlevs. Ländernas egna kontrollanter mutas istället för att man åstadkommer förändringar. Säkerhet och hälsa är jätteviktigt, men de förändringar vi kräver påverkar i regel mer än bara arbetsförhållandena. När förbättringarna är genomförda märker arbetsgivarna att de får en bättre struktur och ett bättre flyt vilket ökar produktionen. När arbetarna får det bättre blir de också mer lojala mot sin arbetsgivare. Indiska är långt ifrån ensamma när det gäller de här kraven på leverantörerna. Kraven ökar från hela världens köpare, både när det gäller kläder och andra varor. Därför blir också en fabrik som kan leva upp till kraven attraktiv för fler kunder. Alla vinner på förändringarna När leverantörerna väl börjat genomföra förbättringar så finns det ingen väg tillbaka. Det blir en win-win-effekt för alla både för arbetarna, ägarna och deras kunder. Ägarna blir dessutom sedda som föregångare i sitt närområde. Renée har en hel pärm full med goda exempel. Kan lilla Indiska göra så här mycket på egen hand, kan vi göra enormt mycket tillsammans, avslutar Renée. E erica Heimler Upphandlingsbolaget startar etikgrupp Upphandlingsbolaget har fått i uppdrag att starta en arbetsgrupp kring etiska aspekter och sociala hänsyn med anledning av att Göteborgs Stads inköps- och upphandlingspolicy ändrats. Vårt uppdrag är att vara den sammanhållande länken för bland annat information om reglerna och skapa en grupp för erfarenhets utbyte där förvaltning och bolag hjälps åt, säger Inger Ek, vd på Upphandlingsbolaget. Ett första möte hölls i februari då representanter från ett tiotal olika förvaltningar och bolag medverkade. Jag hoppas att vi ska kunna samla goda exempel och skapa en kunskapsbank i de här frågorna. Ansvarig på Upphandlingsbolaget är Maria Berglund. Under våren arrangeras en kick-off och ett seminarium för att lyfta olika frågor inom området. Syftet är att stärka förvaltningar och bolag så att tillämpningen av policyns intentioner successivt ökar. Först att upphandla kontrolltjänster Upphandlingsbolaget kan bli först inte bara i Sverige utan i hela Europa med att upphandla kontrolltjänster för att se till att leverantörerna och deras underleverantörer följer reglerna kring etiska krav. Det rör sig om två olika tjänster. Den ena gäller att kontrollera de svenska leverantörerna samt se till så att de även uppfyller de krav som de förväntas ha på sina underleverantörer. Den andra tjänsten gäller en person som rent fysiskt kan åka till exempelvis Kina och Indien för att utföra kontroller på plats. De kallas auditörer för etiska krav. Vi planerar att annonsera ut tjänsterna i månadsskiftet april/maj, säger Roland Mårtensson på Upphandlingsbolaget. 10 Nr

11 Så blev biljetterna en bättre affär för Got Event Ett besök i Storbritannien planterade en idé hos Got Event. I Birmingham gjorde arenaföretaget NEC Arenas ingen upphandling när de anlitade entreprenörer för biljett försäljning. De vände på steken, säger Thomas Torkelsson, vd för Got Event. NEC Arenas sålde istället rättigheten att få utföra den inkomstbringande uppgiften att förmedla biljetter till sina arenor. Det blev en aha-upplevelse för oss. Så skulle kanske vi också kunna göra? säger Thomas Torkelsson. Upphandlade försäljningen Got Events jurister undersökte saken och kontaktade Upphandlingsbolaget. Skulle det vara möjligt att ta betalt för rätten att sälja biljetter? Istället för att själva betala? Det verkade rätt smart. Efter lite efterforskningar kom de fram till att det gick alldeles utmärkt att upphandla biljettförmedlingen som en tjänstekoncession ett undantag från LOU. Sättet att gå tillväga behöver inte var lika formellt som i en LOU-upphandling, även om man måste leva upp till de grundläggande EG-rättsliga principerna. Vi är ju ett kommunalt bolag och självklart måste vi välja den entreprenör som ger oss den bästa lösningen. Där väger vi in både pengar och hur väl det fungerar. I Got Events fall valdes Ticnet som avtalspart. Men det innebär inte att Ticnet har exklusivitet på all biljettförmedling det finns öppningar för Got Event att samarbeta med andra. De får betalt efter hur stor andel av biljetterna de förmedlar, säger Thomas Torkelsson. Han säger att de måste ha den möjligheten, eftersom en del artister är knutna till evenemangsbolag som kräver att få sköta försäljningen själva. Sparar stora summor Även tidigare använde de i huvudsak Ticnet. Men sedan tjänstekoncessionen blev klar i höstas så ser affären helt annorlunda ut. Jag vill inte gå in på några summor. Men vi sparar rätt mycket pengar, säger Thomas Torkelsson. Thomas Drakenfors Evenemang. Got Event är Göteborgs Stads arenabolag, med 140 anställda och en omsättning på 200 miljoner om året. Företaget har hand om Ullevi, Scandinavium, Valhallabadet, Valhalla idrottsplats och Valhalla sporthallar. Bara på Ullevi och Scandinavium har Got Event runt 170 stora arrangemang per år. Foto: Jorma Valkonen Nytt sätt. Got Event betalar inte längre för tjänsten att förmedla biljetter till Scandinavium, Ullevi och deras andra arenor. Nu får vi betalt i stället, vi har löst det genom en så kallad tjänstekoncession, säger vd:n Thomas Torkelsson. Foto: Thomas Drakenfors fakta: så funkar tjänstekoncession Tjänstekoncession är ett kontrakt av samma typ som ett offentligt tjänstekontrakt. Skillnaden är att vid en upphandling omfattas den inte av procedurreglerna i lagen, även om de grundläggande principerna för offentlig upphandling ändå gäller. I korthet innebär det här att innehavaren av tjänstekoncessionen i det här fallet Ticnet inte får någon vanlig ersättning från Got Event. I stället får de behålla en del av den serviceavgift som läggs på biljettpriset. Deras inkomst står följdaktligen helt och hållet i proportion till hur många biljetter de förmedlar. Förmedlar de inga biljetter så får de inte heller några intäkter. Innehavaren av tjänstekoncessionen står alltså själv för den ekonomiska risken. Nr

12 Nya Winst mött flera hundra var med när systemet I slutet av januari var det dags för Winst det nya avtals- och beställningssystemet att göra premiär inför publik. I en stor hall på Burgårdens konferenscentrum bänkade sig flera hundra nyfikna. Först upp på scen var Göteborgs Stads ekonomidirektör, Peter Lönn, introducerad av Inger Ek, vd för Upphandlingsbolaget. I Göteborgs Stad handlar vi för närmare tjugo miljarder, varje år. Winst hjälper oss att hitta rätt produkter, till rätt kvalitet och till rätt priser, sa Peter Lönn. Efter honom tog Göran Brunberg och Charlotta Martinsson från Upphandlingsbolaget plats på estraden. Helt webbaserat Det är ett helt webbaserat system som vi kan växa in i, sa Göran Brunberg och jämförde med det gamla avtalssystemet Nais. Där slog vi i taket. Med Winst är vi bara på första våningen. Alla drygt niohundra leverantörernas avtal finns redan med i systemet, men vid tiden för seminariet hade bara ett tiotal av leverantörernas produktsortiment hunnit läggas in. Senare, när de flesta av varorna lagts in, kommer det att lätt gå att söka på dem och jämföra priser på samma sätt som Pricerunner. Lovande. Det kan bara bli bättre, sa Britt-Marie Ericsson (längst till vänster), systemspecialist på Intraservice. Hon talade förstås om bytet från Nais till Winst. I pausen hade hon en pratstund med Lena Larsson, UHB, Margareta Carlstedt, utbildare på Intraservice, och Ingela Budgivars, registrator på SDF-Tynnered. Välj tummen upp Symbolen tummen upp ska beställarna titta särskilt efter. Den markerar nettoprissatta varor, alltså ett bassortiment som har upphandlats i konkurrens. Limstift till exempel, sa Charlotta Martinsson och klickade i Winst för att visa. Det dyraste går på tjugofyra kronor. Det med tummen upp märkning kostar bara trettiotre öre. En prisskillnad på sjutusen procent! Och då innehåller det billigare stiftet ändå ett gram mer, sa Göran Brunberg. Efter introduktionen blev det tårta och mingelparty, samt ett föredrag om sociala medier med ekonomen och inspiratören Richard Gatarski. Thomas Drakenfors inspirerade. Någon som vet vad en mashup är, frågade inspiratören Richard Gatarski som körde ett föredrag om sociala medier, där den medelålders publiken fick sig både en och annan tankeställare. Samt ett och annat nytt uttryck att svänga sig med. Sugna på att börja. Nu väntar jag bara på att börja beställa, sa Anette Källgren, administratör på utbildningsförvaltningen (till höger) som minglade tillsammans med kollegan Carina Sandgren. Fotnot: Mashup är en webbapplikation som kan använda flera olika källor på internet och få dem att jobba ihop. Källa: Wikipedia 12 Nr

13 e folket demonstrerades Notiser Beställningar via Winst pilotprojekt Bergsjön är den första förvaltningen att ansluta sig till elektroniska beställningar i Winst. Nu har pilotprojektet avslutats och ska utvärderas. Bergsjön gick igenom sin organisation och kom fram till att de behöver cirka 40 personer som ska kunna beställa i systemet. Beställarna är väldigt positiva och tycker att det har fungerat bra. De tycker bland annat att det är en stor fördel att slippa leta på hemsidor och i kataloger och istället jämföra priser direkt i Winst, säger Charlotta Martinsson på Upphandlingsbolaget. Nu kommer fler av stadens beställare att utbildas och anslutas. På sikt kommer elektroniska beställningar att bli en naturlig del av beställarnas vardag. Snyggt. Även om inte allt är på plats än så får jag ett väldigt bra intryck. Det ser snyggt ut tyckte Elma Zukic från Majornas stadsdelsförvaltning. Foto: Thomas Drakenfors VG för Winst. Det får väl godkänt av mig, än så länge. När alla produkter är inlagda, då blir det MVG, sa Emir Slavotic, enhetschef på utbildningsförvaltning som samtalade med kompisen Slavko Blazevic, Upphandlingsbolaget. Bra för jämförelser. Stig Drake, IT-strateg på SDF-Centrum, Johan Eklund, IT-chef på SDF- Lundby, och Martin Nilsson, kundansvarig, Intraservice alla tyckte de att Winst verkade rätt lovande. Jämförelsefunktionen verkar bra, fast designen kanske kunde vara lite roligare, sa Martin Nilsson. Utbildning för beställare utbildning Att vara beställare i staden är en ansvarsfull och viktig roll som förtjänar att lyftas fram. Därför har Upphandlingsbolaget i samarbete med GR tagit fram en beställarutbildning. Utbildningen är på en och en halv dag och går igenom de regler och policys som man behöver känna till som beställare, samt hur stadens ramavtal ska användas. Kraven på den offentliga beställaren har ökat de senaste åren med bland annat en ny lagstiftning vad gäller ramavtal. I takt med att nya ramavtal börjar gälla blir det mer komplicerat att vara beställare. Framförallt behövs kunskap om de nya sätten att beställa. Utbildningen görs på uppdrag av respektive förvaltning eller bolag, eftersom utbildningen kan behöva anpassas efter den egna organisationen. Är du intresserad av att arrangera en beställarutbildning? Kontakta i så fall Annelie Gärdmark på: annelie.gardmark@uhb.goteborg.se. Nytt om ekomåltider miljö Eftersom det inte funnits någon definition av miljömåltider har nu Miljöförvaltningen fått i uppdrag av Miljönämnden som är processägare, av det prioriterade målet, att starta en arbetsgrupp för att tydligare definiera. I dagsläget är det klart att arbetsgruppen även kommer att bestå av representanter från några stadsdelsförvaltningar runt om i stan samt Utbildningsförvaltningen och Upphandlingsbolaget. Det är viktigt för verksamheten att veta hur man ska förhålla sig till miljömåltider där vi tidigare endast utgått från andelen ekologiska livsmedel. Därför ska vi nu utarbeta en mer specifik definition, säger Rebecca Palosaari Fogler, agenda 21-samordnare på Miljöförvaltningen. Nr

14 Så får avtalsgruppen rätt representation Ett bra avtal kräver mer än en duktig upphandlingsledare. Någon av avtalsanvändarna bör vara med, men vem? En person som har ett starkt engagemang i frågan. Det är viktigt, säger Thorleif larsson, stadsdelschef i Bergsjön. Det är inte nödvändigt i vartenda avtal. Men när det har stor betydelse ur verksamhetens perspektiv, då vill vi ha med någon representant i avtalsgrupperna, säger Thorleif Larsson och nämner några områden. Livsmedel, sociala boenden och en del konsult tjänster. Det är några jag kommer att tänka på så här på rak arm. Vill vara med vid avtal Samma sak när det handlar om nya avtalsområden: stadsdelsförvaltningarna vill vara med och lägga upp riktlinjerna när det är avtal som berör dem. Men alla tjugoen stadsdelar i Göteborg behöver inte vara representerade. Vi har en informell uppdelning på regioner. Hisingen, Nordost, Väster och Centrum. När det är angelägna frågor vill vi åtminstone ha med någon från varje region, säger Thorleif Larsson. Men från vilka nivåer i organisationen ska de som deltar hämtas? Thorleif Larsson säger att det kan vara en verksamhetschef eller en stadsdelschef. Men det vanligaste är ändå att det är någon som jobbar mer direkt med det som avtalet gäller. Rör det till exempel livsmedel så är det en god idé att en kostchef är med i avtalsgruppen vilken brukar bestå av ett tiotal personer och en upphandlingsledare. Krävande arbete Arbetet kan vara lite svårt och krävande, men de som deltar står inte ensamma. Thorleif Larsson säger att de blir coachade från förvaltningen, vanligtvis av verksamhets cheferna. Dessutom får de en viss utbildning av Upphandlingsbolaget. Där har de en genomgång om vad som gäller. Om LOU, sekretessregler med mera. Är det svårt att hitta rätt personer? Oftast inte, folk är rätt engagerade i sina egna jobb. Är det meriterande i löneförhandlingar? Ha, ha. Nej, det fungerar inte riktigt på det sättet, fast det kan ju vara en av flera faktorer som är med i en bedömning av ens prestationer. Thomas Drakenfors Med i avtalen. Vi försöker hitta någon från verksamheten som har ett engagemang i frågan, säger Thorleif Larsson, stadsdelschef i Bergsjön. Han syftar på de kriterier de utgår ifrån när folk från förvaltningen ska delta i avtalsgrupper. Foto: Jeanette Larsson 14 Nr

15 Avtalsnytt Nya avtal gav bättre kvalitetssäkring i vården De två upphandlingarna av korttidsboende för personer med psykiska funktionsnedsättningar respektive behandlingsinsatser för vuxna missbrukare är klara. Avtalsgrupperna arbetade på nya sätt och resultatet har blivit färre leverantörer och bättre kvalitetssäkring. Sedan den 1 februari finns ett nytt avtal med 26 leverantörer av korttidsboende (två veckor till tre år). Den avtalsgruppen tittade inte bara på själva anbuden utan besökte dessutom samtliga boendeställen. Därmed fick vi en bra kvalitetssäkring, säger Eva Brantäng, upphandlingsledare. Såg över behovet Ett annat nytt grepp var att avtalsgruppen tittade över vilka hälso- och sjukvårdsinsatser som behöver göras, och vad de kostar. Det krävs för att kunna föra en diskussion med landstinget om betalningsansvaret, säger Eva Brantäng. Det fanns också en tydlig inriktning på rehabilitering och den geografiska närheten, för att de korttidsboende ska kunna knyta an till sin hemmiljö och ha nära sina anhöriga. Från den 1 januari har Göteborg och elva andra kommuner ett nytt avtal rörande behandlingsinsatser för vuxna missbrukare. Här har leverantörerna minskat från 63 till 19. Det kan dock tillkomma ett tiotal eftersom öppen- och familjevården inte är färdigupphandlad ännu. Ändå har leverantörsantalet halverats! Då blir situationen inte så splittrad, helt i linje med Stadskansliets krav på att fokusera på ett samarbete med färre utförare, säger Eva Brantäng. Arbetet måste utvärderas Den stora nya delen i den här upphandlingen är kravet att utförarna ska arbeta på evidens, eller använda beprövad erfarenhet. I praktiken innebär det ett strukturerat arbetssätt som kan följas upp och utvärderas enligt Socialstyrelsens nationella Riktlinjer Nytt är också att leverantörernas representanter ska åka till vartannat uppföljningsmöte, och att avtalshandläggaren ska kunna nå behandlingshemmen på en dag med tåg, buss eller bil. Mats Ekendahl Spolning på nya villkor AVTALSNYTT Från och med den 1 mars börjar ett nytt avtal för högtrycksspolning, fastighetsspolning, torrsugning och tvinspektion att gälla. Här är de nya avtalsleverantörerna: Högtrycksspolning och slamsugning: Västsvenska spol & slam, AAB Allsugning och Ragn-Sells. Fastighetsspolning och torrsugning: AAB Allsugning, Västsvenska spol & slam samt Kungsbacka all & spolservice. Tv-inspektion och filmning inklusive ovalitetsmätning: IRG tv-inspektion, AAB Allsugning och Västsvenska spol & slam. Slamsugning och tryckspolning av brunnar: AAB Allsugning AB. Glasögon på rätt ställe AVTALSNYTT Coca-Cola-bottnar, bågar, goggles glasögon helt enkelt. För dem finns det sedan den 1 februari ett nytt avtal, uppdelat på regioner. I Lerums kommun gäller avtalet hos Synsam. På Öckerö är det Tims optik man ska vända sig till, säger upphandlaren Nina McLamb. I Göteborg, region centrum, är Smart Eyes med i avtalet. I region öster är det Blickpunkten Bäckebol och i region norr Blickpunkten i Angereds centrum. Region väster har Hugo Hendén som leverantör. Hallå där Pernilla Johansson, ny på supportavdelningen. Vem är du? Fyrtio år och sambo. Har två barn och bor på Näset. Räcker det så? Vad gjorde du innan du började på Upphandlingsbolaget? Då var jag på Färdtjänsten. Jobbade med allt från beställningar av resor till ekonomi och administration. Men jag tyckte det var dags att röra på mig, jag hade ändå varit där i tjugoett år. Hur blir din nya roll? Jag svarar på telefon och mejl när våra kunder behöver support. Och så ska jag vara ett stöd för upphandlarna när det gäller avtal och anbudsöppning. Så nu klarar du alla frågor om nya avtalsoch beställningssystemet Winst? Ha, ha. Jag har bara varit här i tre veckor än. Men när tidningen kommer ut, då ska jag nog klara det mesta. Rabatt på annonser AVTALSNYTT Ett nytt avtal för rabatter vid annonsering i Göteborgs-Posten och Metro är klart sedan årsskiftet. Vi är nöjda med förhandlingarna. Det har blivit en bra ökning av rabatterna, säger upphandlingsledaren Helen Arneving. För annonser i vanliga GP samt tidningens bilagor ökar rabatten från trettio till trettiofem procent. På gp.se, mobila GP samt bilagan Mera jobb ökar rabatten från tjugofem till trettiofem procent. När det gäller förhandlingarna med Metro har bland annat rabatten på platsannonser förändrats. Vid tre införanden blir det en totalrabatt på femtio procent, säger Helen Arneving. Avtalet med GP och Metro väntas ge en besparing på drygt två miljoner om året. Nr

16 Returadress: Göteborgs Stads Upphandlings AB Stora Badhusgatan Göteborg Till din tjänst. Maria Berglund (1), Pernilla Johansson (2), Carina Svensson (3), Lina Bryngelsson (4), Christian Tingelholm (5) och Jila Maleki (6) på Upphandlingsbolagets serviceteam. Foto: Jeanette Larsson Gänget som gärna hjälper dig Har du några frågor gällande Winst kan du ringa eller skicka e-post till det glada gänget på Upphandlingsbolagets serviceteam. De är alltid redo att hjälpa dig. Förra året påbörjades arbetet med att se över Upphandlingsbolagets organisation. Det beslutades att fyra team skulle bildas, varav serviceteamet var ett av dem. Detta kommer att resultera i att vissa arbetsuppgifter flyttats över till serviceteamet. Vi har sett över hela processen och tanken är att upphandlingsledarnas arbetsuppgifter ska bli mer renodlade och att serviceteamet utför större delen av det administrativa arbetet i avtalsprocessen, säger Carl-Johan Thorell, ekonomichef. En hel del administrativt arbete och vissa moment har också försvunnit tack vare att man nu satsar på elektronisk arkivering och i förlängningen även elektroniska avtal. Mycket Winst-arbete Just nu ägnar sig därför serviceteamet till stor del åt frågor som rör Winst, det nya avtals- och beställningssystemet. Det kan vara frågor gällande avtalen, prisändringar, namnbyten, telefonnummer och bilagor, säger Christian Tingelholm, ansvarig för Upphandlingsbolagets service. Helt enkelt praktiska frågor som uppstår i och med övergången från Nais till Winst. En hel del arbete går också åt till att ändra i Winst så att den information som tankats över från Nais ser bra ut för beställarna. Det blir självklart en del övergångsproblem då vi nästan har 1400 avtal med många bilagor. Leverantörer blir nyfikna Då Winst är ett öppet system har serviceteamet märkt att fler och fler leverantörer hör av sig. De blir nyfikna på hur deras avtal exponeras i systemet eller så vill de titta på konkurrenternas priser med mera. Efterhand ska varje enhet inom kommunen bygga upp sin egen beställarorganisation där serviceteamet kommer ha ett nära samarbete med lokala administratörer gällande alla frågor som rör Winst. E erica Heimler Du når serviceteamet på Behöver du hjälp med Winst? Ring