Granskning av bokslut och årsredovisning per Revisionsrapport

Transkript

1 Granskning av bokslut och årsredovisning Revisionsrapport Advisory KPMG AB 27 mars 2015 Antal sidor: 13 Rapport beträffande årsredovisning KTM docx

2 Innehåll 1. Sammanfattning Räkenskaperna och årsredovisningen Underlag för revisorernas bedömning utifrån fullmäktiges mål 3 2. Bakgrund 3 3. Syfte 3 4. Avgränsning 4 5. Revisionskriterier 5 6. Ansvarig nämnd/styrelse 5 7. Metod 5 8. Projektorganisation 5 9. Årsredovisningen Om efterlevnaden av gällande redovisningsrekommendationer Balanskravet Bedömning utifrån kommunalförbundets mål Bakgrund Finansiella mål Verksamhetsmål Resultaträkning Balansräkning Nyckeltal Iakttagelser vid granskning av balansräkningen Kassaflödesanalys Sammanställd redovisning Intern kontroll 12 Rapport beträffande årsredovisning KTM docx 1

3 1. Sammanfattning Vi har av revisorer i (fortsättningsvis kommunalförbundet fått i uppdrag att översiktligt granska bokslut och årsredovisning för räkenskapsåret Kommunalförbundets revisorer ska enligt 9 kap KL bedöma om resultatet i årsredovisningen är förenligt med de mål som fullmäktige beslutat (9 a ). Revisorerna ska pröva om räkenskaperna är rättvisande (9 ). Revisorernas uttalande avges i revisionsberättelsen. Vårt uppdrag är att granska årsredovisningen i syfte att ge revisorerna ett tillräckligt underlag för revisionsberättelsen. 1.1 Räkenskaperna och årsredovisningen Vi bedömer att årsredovisningen, trots de brister vi redovisar i denna rapport, i allt väsentligt ger en rättvisande bild av kommunalförbundets resultat och ställning. Årsredovisningen har i allt väsentligt upprättats i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. De väsentligaste slutsatserna från granskningen kan sammanfattas enligt följande: I syfte att minimera risken för brister i efterlevnaden av gällande redovisningsrekommendationer rekommenderar vi att kommunalförbundet, som en del i arbetet med att ta fram årsredovisningen, årligen gör en detaljerad avstämning mot rekommendationerna och att denna dokumenteras och bifogas bokslutdokumentationen, se avsnitt 9.1. Vi rekommenderar att kommunalförbundet tar upp frågan med medlemskommunerna om vilka principer som ska styra förbundet vad gäller god ekonomisk hushållning, eftersom årets resultat innebär en avvikelse mot tidigare års principer att reglera resultatet genom medlemtillskottet, se avsnitt 9.2. Vi bedömer att kommunalförbundet har förstärkt den ekonomiska analysen i den slutliga årsredovisningen jämfört med tidigare år. Vi rekommenderar att rutinerna för att ta fram prognoser förstärks, se avsnitt 11. Vi rekommenderar att kommunalförbundet går igenom kortfristiga skulder för att säkerställa att dessa motsvarar ett faktiskt åtagande eller om posterna avser outnyttjade bidrag som enligt villkoren får användas under en längre period, se avsnitt 12. Vi rekommenderar att kommunalförbundet utfärdar anvisningar för koncernen så att reviderade årsredovisningar föreligger när direktionen fastställer årsredovisningen, se avsnitt 14. Vi har även noterat att förändring i attestordning innebär en risk för att den interna kontrollen försämras, samt att direktionen inte genomfört plan för uppföljning av intern kontroll, se avsnitt 15. Rapport beträffande årsredovisning KTM docx 2

4 1.2 Underlag för revisorernas bedömning utifrån fullmäktiges mål Enligt bestämmelser i kommunallagen (KL) ska fullmäktige i budgeten ange finansiella mål och verksamhetsmål som har betydelse för god ekonomisk hushållning. Revisorerna ska bedöma om resultatet i årsredovisningen är förenligt med de av fullmäktige beslutade målen för den ekonomiska förvaltningen. Sammantaget gör vi ingen annan bedömning än direktionen vad gäller målen för god ekonomisk hushållning utan bedömer att förbundet under perioden inte nått god ekonomisk hushållning. Vi rekommenderar att direktionen i enlighet med kommunallagen verkar för att mål som har betydelse för god ekonomisk hushållning anges i budgeten, se avsnitt Finansiella mål Vi noterar att budgeten för verksamhetsåret inte motsvarar det fastställda överskottsmålet. Vi rekommenderar att direktionen tillser att målsättning och budget överensstämmer med varandra. Vi konstaterar att överskottsmålet knappast är någon utmaning för kommunalförbundet då resultatet är beroende av medlemsbidragen som i praktiken anpassas för att klara målet. Vi skulle gärna se att målet formuleras på ett annat sätt för att ge ett bättre underlag för att styra mot ett effektivt resursutnyttjande, se avsnitt Verksamhetsmål Vi rekommenderar att direktionen tillser att det finns målsatta värden till samtliga indikatorer, se avsnitt Bakgrund 3. Syfte Vi har av revisorer i fått i uppdrag att översiktligt granska bokslut och årsredovisning för räkenskapsåret Kommunalförbundets revisorer ska enligt 9 kap KL bedöma om resultatet i årsredovisningen är förenligt med de mål som fullmäktige beslutat (9 a ). Revisorerna ska pröva om räkenskaperna är rättvisande (9 ). Revisorernas uttalande avges i revisionsberättelsen. Vårt uppdrag är att granska årsredovisningen i syfte att ge revisorerna ett tillräckligt underlag för att kunna avge revisionsberättelsen. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunalförbundets årsredovisning har upprättats i enlighet med kommunallag, kommunal redovisningslag och god redovisningssed i kommuner och landsting. Resultatet av vår granskning utgör underlag för revisorernas utformning av revisionsberättelsen. Rapport beträffande årsredovisning KTM docx 3

5 4. Avgränsning Granskningen har omfattat bokslutet och årsredovisningen för år Vår granskning sker i den omfattning som följer av God revisionssed i kommunal verksamhet, främst såsom denna definieras av SKL 1 och Skyrev 2. Det innebär att vi planerat och genomfört revisionen för att med hög men inte absolut säkerhet försäkra oss att årsredovisningen inte innehåller väsentliga felaktigheter. I förhållande till Skyrevs utkast till Vägledning för redovisningsrevision i kommuner och landsting 3 har vi noterat följande: Ansvaret för yrkesrevisorns biträde till förtroendevalda revisorer gällande vad som sägs under kommentarerna till ISA 260 och 265 uppfattar vi främst åligger landstingets revisionskontor. Vi har naturligtvis i vår granskning kommunicerat de brister som vi noterar i denna rapport. Granskningen har främst varit inriktad på de finansiella rapporterna såsom de presenteras vid bokslutet. I vår granskning av årsredovisningen har primärt inte ingått att granska den interna kontrollen över intäkter och kostnader. Avvikelsen från ISA 300 och 315 har förankrats med landstingets revisionsdirektör i samband med planeringsfasen. Vi har i vår granskning beaktat risken för att med rimlig säkerhet bedöma om de finansiella rapporterna som helhet innehåller några väsentliga felaktigheter som beror på oegentligheter eller fel såsom framgår av kommentarerna till ISA 240. Granskningen har dock inte haft som primärt syfte att identifiera brottsliga handlingar, t ex förskingringar. Vi har genom intervjuer med t f myndighetschef informerat oss om det finns några överträdelse av lagar, förordningar och föreskrifter som har väsentlig påverkan på de finansiella rapporterna (kommentarer till ISA 250). Externa bekräftelser har i enlighet med kommentarerna till ISA 505 inhämtats från bank och från två advokatbyråer. Information i årsredovisningen utan koppling till de finansiella delarna har inte granskats utöver vad som framgår under verksamhetsmål, se avsnitt 5 i Skyrevs utkast till Vägledning för redovisningsrevision i kommuner och landsting. 1 Sveriges Kommuner och Landsting 2 Sveriges Kommunala Yrkesrevisorer 3 Fastställd av Skyrevs styrelse april 2014 Rapport beträffande årsredovisning KTM docx 4

6 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om årsredovisningen i allt väsentligt följer Kommunallag och kommunal redovisningslag God redovisningssed, definierad av Rådet för Kommunal Redovisning, RKR, och Sveriges Kommuner och Landsting, SKL Interna regelverk och instruktioner Fullmäktigebeslut Vi har bedömt om resultatet i årsredovisningen är förenligt med de av direktionen beslutade målen för ekonomi och verksamhet som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. 6. Ansvarig nämnd/styrelse 7. Metod Granskningen avser kommunstyrelsens årsredovisning. Rapporten är saklighetsgranskad av Hans Fälldin, t f myndighetsschef. Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument inklusive årsredovisningen Intervjuer med berörda tjänstemän Analys av nyckeltal för verksamhet och ekonomi i den omfattning som krävs för att bedöma om resultatet är förenligt med de av fullmäktige beslutade målen Analys av nyckeltal för verksamhet och ekonomi i den omfattning som krävs för att bedöma om resultatet är förenligt med de av fullmäktige beslutade målen samt revisorernas uttalande i revisionsberättelsen. Översiktlig analys av resultaträkningen 8. Projektorganisation Granskningen har genomförts av Lena Medin, certifierad kommunal revisor. Rapport beträffande årsredovisning KTM docx 5

7 9. Årsredovisningen 9.1 Om efterlevnaden av gällande redovisningsrekommendationer Vi bedömer att årsredovisningen, trots de brister vi redovisar i denna rapport, i huvudsak ger en rättvisande bild av kommunalförbundets resultat och ställning. Vår främsta kritik gäller förbundets analys av resultatet, se avsnitt 11. I årsredovisningen anges under avsnittet Redovisningsprinciper att redovisningen skett enligt god kommunal redovisningssed med vilket avses i överensstämmelse med lagen om kommunal redovisning och RKRs rekommendationer. I vår granskning har vi stickprovsvis granskat om detta påstående stämmer genom översiktlig avstämning av kommunalförbundets årsredovisning mot RKRs gällande rekommendationer. Baserat på detta och väsentlighetsprincipen är vår bedömning att kommunalförbundet i huvudsak efterlever rekommendationerna, även om vi bedömer att tilläggsupplysningar och noter inte fullt ut överensstämmer med RKRs rekommendationer. Investeringar redovisas i förvaltningsberättelsen. Vi konstaterar dock att budgeterade medel för investeringar saknas. Kommentar Vi bedömer att tilläggsupplysningar samt presentationen av redovisningsprinciper bör ses över då dessa behöver utvecklas för att bättre motsvara RKRs rekommendationer. Vi rekommenderar därför att kommunalförbundet, som en del i arbetet med att ta fram årsredovisningen, årligen gör en detaljerad avstämning mot rekommendationerna och att denna dokumenteras och bifogas bokslutdokumentationen. 9.2 Balanskravet I KL finns de fr o m år 2000 gällande reglerna om balanskravet, vilket innebär att intäkter ska överstiga kostnaderna. Eventuella negativa resultat som uppkommer ska enligt KL regleras inom tre år. I KL stadgas även att kommunerna, och kommunalförbund, ska ha en god ekonomisk hushållning, vilket får ses som ett överordnat krav och innebär i de allra flesta fall att det inte räcker med att intäkterna enbart täcker kostnaderna, eftersom det på längre sikt urholkar ekonomin. Om det föreligger synnerliga skäl finns emellertid möjlighet att inte reglera ett negativt resultat. Exempel på där synnerliga skäl kan anses föreligga är när kommuner/kommunalförbund medvetet och tydligt gjort avsättningar och byggt upp ett avsevärt eget kapital för att möta framtida kostnadsökningar eller intäktsminskningar. Kommunalförbundet redovisar en avstämning av balanskravet enligt KL i förvaltningsberättelsen. Balanskravsresultatet för året uppgår till 1,1 mkr. Någon justering för realisationsvinsterna som uppstått vid försäljning av fonder har inte skett, vilket är i enlighet med gällande praxis då realisationsvinster på omsättningstillgångar kan ses som en del av avkastningen. Rapport beträffande årsredovisning KTM docx 6

8 Kommentar Vi bedömer att balanskravsresultatet i allt väsentligt är korrekt redovisat. Tidigare har kommunalförbundet reglerat resultatet genom avräkning mot medlemstillskottet. Årets resultat är positivt vilket vi bedömer är förenligt med god ekonomisk hushållning. Vi rekommenderar att kommunalförbundet tar upp frågan med medlemskommunerna om vilka principer som ska styra förbundet vad gäller god ekonomisk hushållning. 10. Bedömning utifrån kommunalförbundets mål 10.1 Bakgrund Enligt förbundsordningens bestämmelser ska direktionen i budgeten ange finansiella mål och verksamhetsmål som har betydelse för god ekonomisk hushållning. Revisorerna ska bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med dessa mål. Verksamhetsplan och ekonomisk plan för åren innehåller ett antal mål för verksamheten. Målen är inte uttryckligen kopplade till begreppet god ekonomisk hushållning, men vi uppfattar att det är utfallet av dessa mål som ligger grund för kommunalförbundets bedömning. Kommunalförbundets samlade bedömning för perioden är att god ekonomisk hushållning inte har uppnåtts. Kommentar Vi gör ingen annan bedömning än direktionen vad gäller målen för god ekonomisk hushållning, utan bedömer att förbundet under perioden inte nått god ekonomisk hushållning. Vi rekommenderar att direktionen i enlighet med kommunallagen verkar för att mål som har betydelse för god ekonomisk hushållning anges i budgeten Finansiella mål I årsredovisningen finns två finansiella mål: ekonomi och 0,01 procent i överskott i jämförelse med budget för innevarande år (nedan benämnt överskottsmålet). Överskottsmålet ingår inte bland de mål som fastställdes i verksamhetsplanen. Målet som i direktionens beslut anges till 0,01 % jämfört med budget innevarande år fastställdes i april Enligt årsredovisningen klaras både det ekonomiska målet och överskottsmålet Rapport beträffande årsredovisning KTM docx 7

9 Kommentar Vi noterar att budgeten för verksamhetsåret inte motsvarar det fastställda överskottsmålet. Vi rekommenderar direktionen tillser att målsättning och budget överensstämmer med varandra. Vi anser också att det av målformuleringen tydligt bör framgå hur målet ska beräknas. Vi konstaterar att överskottsmålet knappast är någon utmaning för kommunalförbundet då resultatet är beroende av medlemsbidragen som i praktiken anpassas för att klara målet. Vi skulle gärna se att målet formuleras på ett annat sätt för att ge ett bättre underlag för att styra mot ett effektivt resursutnyttjande Verksamhetsmål De av direktionen antagna verksamhetsmålen (exklusive det ekonomiska som vi bedömt under finansiella mål) omfattar mål om tillgänglighet, varumärke, kundnöjdhet, resande samt miljö. Till varje mål har ett antal indikatorer kopplats. Ett antal indikatorer saknar enligt verksamhetsplanen målsatta värden, varav tre hör till området miljö och där utfallet inte heller redovisas i årsredovisningen. Bedömningen av respektive mål illustreras i årsredovisningen med pilar. Två av målen bedöms klaras under redovisningsperioden, ett mål anges uppfyllt med vissa brister och för två mål är bedömningen att de inte är uppfyllda. Utfallet för indikatorerna har inte uppnått de målsatta värdena, men gällande mål om tillgänglighet och kundnöjdhet bedöms avvikelsen vara så liten att målen bedöms klaras. Kommentar Vi rekommenderar att direktionen tillser att det finns målsatta värden till samtliga indikatorer. Utfallet för indikatorerna och hur måluppfyllanden har bedömts överensstämmer inte fullt ut, men bedömningen framgår av respektive mål. Det är i något fall otydligt om indikatorn avser värde som maximalt bör uppnås eller om det är ett minimivärde, t.ex. oplanerad information där ett högre värde kan tyda på att planeringen av information inte fungerar samtidigt som det skulle vara indikation på att förbundet varit bra på att informera vid störningar eller liknande. Vi anser att den beskrivning som anges under analys och aktiviteter ger en bra information om hur förbundet arbetar mot de uppsatta målen. Rapport beträffande årsredovisning KTM docx 8

10 11. Resultaträkning Belopp Utfall 2014 Budget 2014 Prognos för 2014 per Utfall 2013 Verksamhetens - 419,2 mkr - 420,8 mkr - 409,1 mkr - 403,4 mkr nettokostnader Förändring i % jämfört + 3,9 % med föregående år Medlemsbidrag och 418,9 mkr 420,0 mkr 408,3 mkr 401,2 mkr övriga bidrag Förändring i % jämfört + 4,4 % med föregående år Finansnetto 1,4 mkr 0,8 mkr 0,8 mkr 2,2 mkr Resultat 1,1 mkr 0,0 mkr 0,0 mkr 0,0 mkr Verksamhetens nettokostnader har ökat med 3,9 procent och är 16 mkr högre än föregående år. I årets resultat ingår jämförelsestörande poster med + 4,4 mkr. Jämfört med prognosen per är nettokostnaderna 13,2 mkr högre med beaktande av jämförelsestörande poster som vid prognostillfället inte var inräknade. Jämförelse mellan utfall och budget finns redovisad i såväl tabell som i text. Vi bedömer att kommunalförbundet har förstärkt den ekonomiska analysen i den slutliga årsredovisningen jämfört med tidigare år. Kommentarer Vi rekommenderar att rutinerna för att ta fram prognoser förstärks. Kommentarer till utfallet för koncernen saknas. Vi rekommenderar att denna del vidareutvecklas. Kommunalförbundet har för år 2014 redovisat intäkter för viten med 2 mkr. En förhandling pågår med trafikbolagen. Vi kan inte bedöma om förbundet kommer att erhålla dessa intäkter. Enligt RKR ska återbetalning av AFA-medel redovisas som en jämförelsestörande intäkt och inte som en minskning av kostnad. Rapport beträffande årsredovisning KTM docx 9

11 12. Balansräkning 12.1 Nyckeltal Nedan redovisas en översiktlig ekonomisk jämförelse Belopp och andelar Kommunalförbundet Koncernen Balansomslutning 101,0 mkr 169,6 mkr 118,9 mkr 205,8 mkr Redovisat eget kapital 1,1 mkr 0,0 mkr 3,0 mkr 1,8 mkr Soliditet redovisad 1,1 % 0 % 2,5 % 0,8 % Omsättningstillgångar 57,4 mkr 134,1 mkr 93,4 mkr 118,2 mkr Kortfristiga skulder 99,9 mkr 169,6 mkr 115,8 mkr 203,9 mkr Balanslikviditet 57,4 % 79,1 % 80,6 % 58,0 % Vi konstaterar att likviditeten har försämrats för kommunalförbundet men däremot förstärkts för koncernen som helhet Iakttagelser vid granskning av balansräkningen Kommunalförbundet har i samband med upphandling av busstrafik förvärvat bussar från tidigare utförare. Bussarna skrivs av på fem år med motivering att de vid övertagandet var begagnade och att avskrivningstiden motsvarar kvarstående nyttjandeperiod. Bussarna leasas ut till ny utförare utan vederlag. Detta överensstämmer såsom vi uppfattar med villkoren i upphandlingen. En äldre kundfordring på Länstrafiken Jämtlands län, 1 mkr, är obetald vid tidpunkten för granskningen. Kommunalförbundet bedömer att fordran inte är osäker och har därför inte reserverat denna. Under övriga kortfristiga skulder finns ett antal poster som inte reglerats under senaste året, och i vissa fall har funnits kvar under ett flertal år. Vi rekommenderar att kommunalförbundet igenom dessa skulder och bedöma om de motsvarar ett faktiskt åtagande eller om det avser är outnyttjade bidrag som enligt villkoren får användas under en längre period. Tvisten med Örntaxi AB samt ytterligare en tvist har avslutats efter förlikning. Årets resultateffekt uppgår till 3 mkr, se beskrivning i årsredovisning under viktiga händelser under året. Vi bedömer utifrån uttalande från förbundets advokat att kommunalförbundet en har gjort en tillräcklig reservering för upphandlingsskadeavgift. Rapport beträffande årsredovisning KTM docx 10

12 13. Kassaflödesanalys Kassaflödesanalys beskriver hur verksamhet och investeringar finansierats och hur de har inverkat på verksamhetens likvida ställning. Den tillämpade modellen synes överensstämma med RKRs rekommendation Av betalningsflödesrapporten framgår att kommunalförbundet verksamhet före avskrivningar under år 2014 gett ett underskott på 438,0 mkr. Investeringar på 14,8 mkr har gjorts. Finansieringsverksamheten har ett netto på 418,9 mkr och avser främst medlemstillskott. Förändringen av likvida medel uppgår till -33,9 mkr 14. Sammanställd redovisning Den sammanställda redovisningen har såvitt vi kunnat finna upprättats i enlighet med RKRs rekommendation 8.2. Syftet med den sammanställda redovisningen är att ge en sammanfattande bild av koncernens ekonomiska resultat, ställning och åtaganden. Enligt KRL 8 kap 2 ska den sammanställda redovisningen omfatta de juridiska personerna i vilka kommunalförbundet har ett betydande inflytande. Enligt RKR 8:2 framgår att betydande inflytande förutsätts föreligga när kommunen innehar minst 20 procent av rösterna i en annan juridisk person, men även andra faktorer ska beaktas. Det finns dock möjlighet att göra avsteg från principen om företaget har en ringa omsättning eller balansomslutning. I den sammanställda redovisningen ingår förutom kommunalförbundet de helägda bolagen Västernorrlands Läns trafik AB och SamTrans i Västernorrland även Bussgods i Västernorrland AB (47,1 procent) och Norrtåg AB (25 procent). Kommentar Såsom framgår ovan bör analysen av koncernen förstärkas. Reviderade årsredovisningar saknas för samtliga bolag. Vi rekommenderar att kommunalförbundet utfärdar anvisningar för koncernen så att reviderade årsredovisningar föreligger när direktionen fastställer årsredovisningen. Rapport beträffande årsredovisning KTM docx 11

13 15. Intern kontroll Vi har följande iakttagelser vad gäller intern kontrollen: Direktionens plan för uppföljning av intern kontroll har inte genomförts Ekonomichefen har enligt beslut rätt att attestera förbundets fakturor. Vi ser en risk för att den interna kontrollen försämras. KPMG, dag som ovan Lena Medin Certifierad kommunal revisor Rapport beträffande årsredovisning KTM docx 12