1/20. IT-strategisk handlingsplan

Transkript

1 1/20 IT-strategisk handlingsplan Sammanfattning av presentationen den 21 september 2006

2 2/20 1 Inledning I landstinget Dalarna har vi ett processorienterat IT-stöd med ett komplett digitalt flöde som ger rätt information till rätt person vid rätt tillfälle som leder till högre kvalitet och effektivt resursutnyttjande. För användaren innebär ett förverkligande av denna vision att man på ett enkelt sätt kan hämta den information som behövs ur olika databaser. Det kan också beskrivas som en patient - en journal. Denna vision finns uttryckt i landstingets flerårsplan. Utvecklingen inom IT-området går i vissa avseenden mycket snabbt, samtidigt som det ofta tar lång tid (flera år) från beslut om införande av ett nytt journalsystem tills det är installerat och i skarp drift. Ett exempel är Meliorsystemet, där införandet pågått sedan 2000 och beräknas vara infört hos samtliga användare vid årsskiftet 2006/07. Det finns i dagsläget inom IT-området en rad oklarheter som behöver få sin lösning och frågeställningar som behöver besvaras. Behoven hos användarna förändras över tid samtidigt som nya möjligheter tillskapas. De system som vi idag använder har anpassats, kopplats samman och byggts ut efter hand. För att kunna möta såväl dagens krav som de krav vi anar kommer i framtiden har det varit nödvändigt att göra en översyn, genomlysning och kartläggning av IT-stödet med fokus på kärnsystemen Melior, ELVIS och Journal 3. En grundläggande fråga är huruvida det är hållbart att fortsätta basera utvecklingen på dessa system. För att ta beslut i IT-frågor, bör en genomtänkt strategi finnas för hur IT-stödet ska formas i framtiden. Detta inte minst med tanke på hur lång tid beslut och införande av nya system tar. Ett projekt för framtagande av en IT-strategisk handlingsplan har därför genomförts. En grupp med representanter från ledning, verksamhet och IT-enhet har utvärderat dagens IT-stöd och analyserat vad som sker i omvärlden och utifrån detta beskrivit behoven/målen för framtiden. En strategisk handlingsplan för IT-frågor är mycket viktigt för planering, ledning, styrning och utvärdering av IT-verksamheten och skapar bättre förutsättningar för ITenhetens arbete med att utveckla IT-stödet inom landstinget. Föreliggande rapport är en sammanfattning av det genomförda arbetet och utgör dokumentation från den muntliga presentation som gavs den 21/9-2006

3 3/ Syfte och mål med projektet I projektdirektiven för framtagandet av IT-strategisk handlingsplan angavs följande syfte och mål. Syftet med arbetet är att skapa en ändamålsenlig och kostnadseffektiv utformning och användning av ITstödet för vårdinformation inom Landstinget Dalarna. Detta så att såväl de politiska målen som verksamhetsmålen kan uppnås. Målet med projektet är att utifrån verksamhetens behov utarbeta IT-strategiska handlingsplaner på kort och lång sikt. Planerna ska innehålla tydliga ramar och vara ett fullödigt underlag för beslut kring vilka projekt/aktiviteter som bör genomföras samt hur ett framtida vårdinformationssystem bör vara utformat. Den ska vara brett förankrad 1.2 Organisation Beställare av uppdraget är Ulf Hållmarker, landstingsdirektör Landstinget Dalarna Styrgruppen för projektet består av landstinget direktörsgrupp utökad med IT-chef och systemägare för vårdinformationssystemen. Styrgrupps Arbetsutskott (AU) har utgjorts av IT-chef Helena Tallberg och vårdinformationssystemens ägare Staffan Johansson, dessa har haft styrgruppens mandat att inom ramen av projektplanen fatta erforderliga beslut. En projektledningsgrupp har ansvarat för genomförandet inom ramen för de direktiv och förutsättningar som styrgruppen gett. Projektledningsgruppen rapporterar till styrgrupps AU. För att ytterligare stärka delaktigheten och därmed skapa en bra förankring har en utökad projektledningsgrupp sammansatt av olika användarkategorier funnits. Ordförande och sammankallande för en projektgrupp enligt MBA har varit Staffan Johansson.

4 4/20 2 Bakgrund 2.1 Nuvarande IT-stöd I dag finns tre dominerande VIS-system i organisationen, PAX/Elvis, Melior och JournalIII. PAX, det patientadministrativa systemet för den specialiserade vården, infördes redan 1992 och har allt sedan dess kontinuerligt utvecklats. Från början var det ett teckenbaserat system i stordatormiljö som senare fick ett modernare grafiskt gränssnitt. I samband med den övergången bytte systemet namn till ELVIS. I början av 90-talet anskaffades också ett flertal elektroniska journalsystem för primärvården. I dag är ett enhetligt IT-stöd infört. På samtliga enheter används Journal III som är både ett journal- och PAS-system. Enhetligheten skapades under senare del av 90-talet, delvis framtvingat de problem som uppkom i samband med millennieskiftet. I slutet av 90-talet upphandlades ett journalsystem för den specialiserade vården, Melior från Siemens. Grundat på de positiva erfarenheterna från en enhetlig syn i primärvården handlades Melior upp för att vara ett gemensamt journalsystem i den specialiserade vården. Införandet av systemet har skett successivt och i den takt verksamheten funnit det lämpligt. Utöver dessa stora IT-system finns det i dagsläget över 100 IT-system i varierade storlek och över 200 ITbaserade personregister samt ett 50-tal MTF-system. En rad integrationer mellan systemen har införts men det finns också ett stort antal ytterligare önskemål om integrationer mot framför allt journalsystemen. Dagens IT-stöd har alltså vuxit fram under en lång följd av år. Successivt har nya system och funktioner adderats till befintliga. Det är först på senaste året som vi slutat se systemen som isolerade öar och påbörjat arbetet med att få ihop en helhet. Den successiva tillväxten i antal system och omfattning på dessa, samt upprättade kopplingarna mellan systemen har med tiden skapat en komplex och svåröverskådlig struktur. 2.2 IT-infrastrukturen Infrastrukturen är en förutsättning för att andra system ska fungera. Om delar av infrastrukturen stannar eller inte fungerar bra blir andra system som tex. Melior lidande. Det är således högsta prioritet på att infrastrukturella system driftas och underhålls på ett så bra sätt som möjligt. Begreppet infrastruktur används i många sammanhang och med skiftande innebörd. I stället för att definiera begreppet kan det beskrivas genom att ange ett antal egenskaper:

5 5/20 Infrastrukturen bör ha en kollektiv nytta d.v.s den skall på något vis vara till gagn för alla. Med infrastruktur menar vi också ett öppet system som har flera nyttjare och är neutralt mot olika användare. Infrastrukturen är oftast ett medel, en mellanprodukt för att slutprodukten skall kunna åstadkommas. Den är oftast dyr att upprätta och ingen ensam kan stå för den. I nedanstående lista anges de delar som ingår i vår IT-infrastruktur i dag: Nätverk LDnet Det fysiska nätet bestående av kommunikationsutrustning innehåller kraftfulla säkerhetslösningar i form av avancerade switchar, routrar och brandväggar ut mot Internet. Drifthallar med kyla och redundant strömförsörjning för servrar. Namnöversättning DNS / DHCP De här tjänsterna delar ut IP-adresser för att datorer ska kunna prata med varandra samt översätter IP-adresser till namn, t.ex = så att man kan nå resurser med ett namn utan att komma ihåg en massa siffror. Antivirus på datorer, servrar, e-post och av webtrafik för att skydda dem mot ett virusangrepp. Datalagring SAN Central lagringsyta för prestandakrävande system, t.ex. journalsystem och e-postsystemet. Här lagras även data från hemkatalogen och gemensamma kataloger. Säkerhetskopiering NetBackup Löpande säkerhetskopiering av patientjournaler, hemkataloger, gemensamma kataloger, e-postlådor, m.m. Behörighetssystem Active Directory Det här är inloggningstjänsten mot landstingets nät och är ryggraden i infrastrukturen. E-post med spamfilter möjliggör enkel kommunikation med skydd mot bl.a. skräppost och datavirus. Fildelning och utskrifter möjliggör att spara dokument på gemensamma och privata areor samt göra utskrifter på ett samordnat sätt. Programvarudistribution för automatisk installation av programvara via nätet. Övervakning MOM Övervakning av servrar och system genom en automatiserad övervakning, som larmar vid eventuella störningar. Säkerhet mot Internet - ISA Internet Security and Acceleration Server Ett regelverk för styrning av trafik mot Internet och i vissa fall mot Intranät som möjliggör exponering av tjänster från landstingets insida såsom extern webmail. Sköter även antivirusscanning på webtrafik. Metakatalog MIIS En tjänst som synkroniserar olika kataloger/register i landstinget. Integration kopplingar mellan system. Modempool och VPN åtkomst till LDnet från extern dator. Förutom dessa delar ingår i infrastrukturen även alla sladdar och burkar. I takt med en utökad IT-användning överlag har IT-infrastrukturen byggts ut. Det finns idag över PC:n och användare i organisationen. Utbyggnaden av funktioner i infrastrukturen har varit omfattande under de senast åren vilket framgår av nedanstående figur:

6 6/20 I IT-sammanhang brukar man tala om 2 typer av infrastruktur. Det är dels den hårda infrastrukturen enligt ovan och dels den mjuka infrastrukturen. I den senare ingår databas- och lagringsstrukturer inklusive gemensamma termer och begrepp, informationsmodeller mm. Den senare har ännu inte ägnats så stor uppmärksamhet men vi står nu inför en mer systematisk uppbyggnad av denna.

7 7/ Användarnas synpunkter enligt enkätundersökning Projektet valde att ta hjälp av Users Award (en fackligt ägd organisation som verkar för utveckling av användarvänliga IT-stöd utifrån arbetsmiljöaspekter m.m.) för att göra en oberoende och professionell utvärdering av dagens IT-stöd. I kartläggningen och analysen IT-system och IT-användare i Landstinget Dalarna konstateras sammanfattningsvis följande: Användarna är i dag nöjda med Nyttan i verksamheten och för patienterna Integriteten Att IT-systemen är lätta att lära och med utbildningen Användarna är mindre nöjda med Gränssnitten, överblick och navigering Hjälp och ångerfunktioner Stödet för samverkan med andra vårdenheter och patienterna Användarmedverkan i utvecklingen och förvaltningen av systemen Användarnas bedömning av IT-stödet liknar i stor utsträckning vad som framkommit på andra håll i landet. Variationen är dock stor vad gäller omdömena mellan olika system och mellan olika yrkesgrupper. Här kan också konstateras att det finns tydliga skillnader mellan primärvården och specialistsjukvården. De problemen som tas upp är huvudsakligen av 3 slag och kräver därför insatser av olika karaktär. Det är: Otydligheter i roller och ansvar, som tar sig uttryck i o Brister i införandeprocessen v.g. delaktighet o Brister i helhetssyn p.g.a. bristande information o Bristande återkoppling Designbrister som tar sig uttryck i

8 8/20 o o o o o Dålig överblick av systemen Dålig navigering i systemen Segt och för mycket klick För stor risk att göra fel Krångliga säkerhetsrutiner Funktionsbrister, som innebär att det saknas viktiga funktioner i systemen som medför o Dubbelregistrering o Dåligt interaktivt stöd o Bristande möjligheter till informationsutbyte mellan enheter o Bristande kommunikationsmöjligheter med patienterna Genomgående uppfattas integrationen mellan systemen som bristfällig vilket här noterats under funktionsbrister. Detta ger upphov till ett antal olika symptom. Ett systemorienterat synsätt snarare än ett användarorienterat synsätt har lett till dessa brister. Vid ett användarorienterat synsätt utgår man från verksamheten och olika yrkesgruppers behov av olika funktioner och utifrån detta formas IT-stödet. Med ett systemorienterat synsätt tillhandahåller man oftast flera utpekade system och för att få dessa att uppfylla användarkraven behöver man ofta både koppla samman systemen på ena eller andra sättet och/eller anpassa verksamheten efter IT-stödet. På flera av våra enheter/kliniker finns idag många system som delvis överlappar varandra och därför medför en hel del merarbete.

9 9/ Interna krav Den interna kravspecifikationen har utarbetats med hjälp av ett antal seminarier och workshops med olika verksamhetsföreträdare. Vid en värdering och prioritering i den utökade projektledningsgruppen har några av kraven lyfts fram speciellt. En del av kraven har också avgränsats eller specificerats. Behoven av nya funktioner avseende patientöversikt och en gemensam läkemedelslista har prioriterats. Kravet/önskemålet på att en uppgift bara skall behöva registreras en gång har lyfts fram liksom användarvänligheten och användarmedverkan i utveckling och förvaltning. Dessutom har ett starkt önskemål framkommit om att de leverantörer som anlitas skall vara mer lyhörda för de krav och behov som kommer fram från verksamhetsföreträdarna. IT-stödet till sjukvårdens patienter och anhöriga utgörs idag till den helt övervägande delen av ett enkelriktat flöde av allmän information från sjukvården. Utvecklingskraven på IT-stödet till patienter och anhöriga lyfts fram i den nationella IT-strategin i avsnittet om de externa kraven. Det finns flera tekniska och funktionella krav som också har studerats. Hit hör patientsäkerhetsarbetet, utvecklingen av Internet/intranet och behovet av mobila lösningar. Medicintekniska Instrument Data System (MIDS) finns idag i princip i alla tekniktunga verksamheter. De flesta av dessa är idag fristående från befintliga patientadministrativa system och digital patientjournaler vilket medför ett dubbelarbete vid inskrivning och rapportering. I framtiden kommer antalet MIDS förmodligen att öka eftersom det finns en stor mängd utrustningar som kommer att direkt kunna dokumentera och överföra journalinformation till en digital journal. En mycket stor mängd krav/önskemål/beställningar finns om utvecklingsåtgärder av de befintliga systemen. En del av dessa utgör direkta beställningar från Landstinget Dalarna och andra ingår i leverantörernas planerade vidareutvecklingsåtgärder. De krav/önskemål/beställningar som finns dokumenterade är av väldigt varierande karaktär. I samlingen finns allt från mindre justeringar av någon inmatningsrutin till större insatser för att tillföra nya funktioner i systemen. Kraven på förändringar i systemen speglar väl de resultat som framkommit nulägeskartläggningen. En reflektion som gjorts i arbetet är att de krav och behov som framkommit i stor utsträckning speglar behov som tar sin utgångspunkt i dagens situation och de erfarenheter man i dagsläget har av IT-stödet. I mindre utsträckning speglas tankar och visioner om framtida behov och nya möjligheter Sammanfattad krav- och önskelista Om data och information 1. All information och data om en patient skall vara åtkomliga i hela vårdprocessen i Landstinget men bör även göras åtkomlig för andra huvudmän. 2. Läkemedelslistor och andra gemensamma listor/register/databaser skall finnas tillgängliga i hela vårdprocessen 3. Termer och begrepp skall vara gemensamma och enhetliga och användas i hela vårdprocessen 4. Data och information för styrning, uppföljning, kvalitetssäkring och andra övergripande funktioner skall vara gemensam och enhetlig för hela vårdprocessen. 5. En uppgift skall bara registreras en gång Om IT-stödet 6. IT-stödet skall vara anpassat till de dagliga verksamhetsuppgifterna och till olika vårdgivare 7. IT-stödet skall vara flexibelt och möjliggöra utbyggnad av funktioner såväl internt inom LD som mot externa intressenter 8. IT-stöd skall innehålla beslutsstöd och stöd för utarbetande av olika behandlingsprogram.

10 10/20 Om säkerhet och sekretess 9. Säkerhets- och behörighetssystemet skall vara generellt utformat och baserat på standardiserad e- identifikation. Behörigheten skall kunna avse såväl data som tillämpning och vara kopplade till person och roll. 10. De lagar som berör patientinformationen bör anpassas så att de stödjer verksamheternas krav på ITstöd Om teknisk utformning 11. IT-stödet skall vara så utformat att det möjliggör platsoberoende verksamhet. 12. Inmatningsfunktionerna skall vara automatiserade i så hög grad som möjligt Om driften 13. Driften skall vara stabil och säker med tillförlitliga backuprutiner, reservrutiner och loggningsfunktioner. Om utbildning och användarstöd 14. Systemet skall vara lätt att lära för nya användare och enkelt att använda för vana användare. 15. Utbildning och användarstöd skall finnas tillgängligt kontinuerligt. Om utveckling och styrning 16. Utvecklings- och förändringsprocessen skall vara behovs- och användarstyrd 17. Ett övergripande styrande ramverk skall skapas och följas av alla inom LD. 18. Ekonomistyrningen skall spegla ansvarsfördelning och behovet av ökad samordning samt verksamhetens omfattning. Om patientbehoven 19. Patienterna skall ha åtkomst till information om sig själva. 20. Målgruppsanpassade Internetbaserade tjänster skall finnas som dels stödjer patienterna i sin egenvård och dels underlättar kontakten med hälso- och sjukvården. Om leverantörerna 21. De leverantörer som Landstinget Dalarna anlitar skall vara lyhörda för de krav och behov som framkommer från verksamhetsföreträdare

11 11/ Externa krav I mars 2006 presenterades en nationell IT-strategi för vård och omsorg i syfte att långsiktigt lägga grunden för förbättringar av patientsäkerhet, vårdkvalitet och tillgänglighet. Potentialen för att effektivisera och förbättra verksamheten med hjälp av IT anses vara stor. Strategin har tagits fram av Socialdepartementet, Socialstyrelsen, Sveriges kommuner och landsting, Läkemedelsverket, Apoteket och Carelink. Strategin skall fungera som ett stöd för det lokala och regionala arbetet och lägga grunden till en fördjupad samverkan på nationell nivå. I den nationella IT-strategin ges följande beskrivning av vårdens utveckling: Vården står inför stora utmaningar. Det gäller att: - ge vård till en åldrande befolkning - få resurserna att räcka till samtidigt som möjligheterna att ge ändamålsenlig vård snabbt ökar - anpassa vårdens former och innehåll till de behov som medborgare och patienter har, till exempel att ge allt mer vård och omsorg i hemmen - skapa förutsättningar för patienterna och deras närstående att påverka vården - tillgodose behovet av gränsöverskridande vård samt underlätta ökad rörlighet för både patienter och vårdpersonal IT används i dag i alla delar av vården för olika ändamål och på olika sätt. Men användningen av IT i vården är jämförelsevis låg jämfört med IT-användningen i många andra samhällssektorer och jämfört med vad som i dag är möjligt och önskvärt. En mer effektiv användning av IT efterfrågas av allt fler. Samtidigt ökar behovet av fler och bättre IT-stöd som en konsekvens av alla de förändringar som kommer att genomföras i framtiden. Det arbete som behöver uträttas gemensamt är uppdelat i sex insatsområden. Arbetet inom de tre första av dessa områden skapar bättre grundförutsättningar för IT i vård och omsorg. Arbetet inom de tre sistnämnda områdena handlar om att förbättra IT-stöden för vårdarbetet och att anpassa dem till patienternas behov. Utbildnings- och forskningsinsatser är angelägna inom samtliga insatsområden. De sex insatsområdena är att: 1. Harmonisera lagar och regelverk med en ökad IT-användning. 2. Skapa en gemensam informationsstruktur. 3. Skapa en gemensam teknisk infrastruktur. 4. Skapa förutsättningar för samverkande och verksamhetsstödjande IT-system. 5. Möjliggöra åtkomst till information över organisationsgränser. 6. Göra information och tjänster lättillgängliga för medborgarna. Landstinget Dalarna har genom ett beslut i landstingsstyrelsen i september -06, ställt sig bakom den nationella IT-strategin. Nu startar ett omfattande nationellt och lokalt arbete med att konkret bidra till att förverkliga strategins visioner. För oss innebär det bland annat att vi behöver se över hur utbytet av information ska ske mellan oss och våra kommuner. Arbetet startas med att kartlägga och utveckla säkra kommunikationsvägar och gemensamma behörighetsprinciper etc. Inom ramen för det nationella arbetet för förverkligandet av strategin kommer ett flertal tjänster och funktioner att tillskapas som är gemensamma för alla landsting och därmed är till nytta även för oss. Ett exempel på det är en gemensam elektronisk katalog (HSA-katalog) som grund för framtida Singel Sign On-tjänster.

12 12/ Sammanfattande kravbild Analysen av nulägeskartläggningen, de interna krav som formulerats och de externa krav som riktas mot Landstinget Dalarna tydliggör att IT-stödet nu står inför ett omfattande behov av förändring. Nulägeskartläggningen tydliggör att det vardagsnära IT-stödet bättre behöver anpassas till olika yrkesgruppers och enheters krav och behov. Den omfattande interna kravbild som kommit fram pekar på behov av att förändra struktur och uppbyggnad av IT-stödet. De externa kraven som riktas mot hälso- och sjukvården i allmänhet är omfattande och grundläggande för informationsutbytet med kommuner och andra landsting. För att möjliggöra en förändringen av IT-stödet kommer vi att behöva se över allt från planering och ledning av IT-verksamheten till tekniska plattformar och den mjuka infrastrukturen. Förändringsprocessen kommer att kräva ett engagemang av ledningen för att skapa gemensamma ramverk och av användarna för att skapa verksamhetsstödjande tillämpningar och funktioner. Den IT-strategiska handlingsplanen som skall utformas behöver omfatta två tidsperspektiv. ett kortsiktigt för att avhjälpa de mest störande bristerna hos redan införda system samt för att lägga grunden för den långsiktiga utvecklingen. ett långsiktigt för att skapa den nya generationens vårdinformationssystem

13 13/20 3 Det framtida IT-stödet Det framtida IT-stödet är nedan beskrivet både i ett kortsiktigt och i ett långsiktigt perspektiv. Det kortsiktiga är självfallet mer detaljerat och precist. De mått och steg som vidtas skall dock leda mot de långsiktiga målen. Vi kan idag se framför oss att en ny generations IT-stöd för sjukvården är i antågande. Utformningen av det framtida IT-stödet behöver integreras på ett aktivt sätt med den allmänna verksamhetsutvecklingen. Den tidiga användningen av IT innebar oftast en datorisering av pappersarbetet. Kraven och önskemålen på förändringar av dagens system speglar förflyttningen mot ett tillstånd där IT-stödet utgör en viktig del av vården och hanteringen av dess processer. Man önskar till exempel att systemet ska larma vid vissa uteblivna aktiviteter och mer automatiskt bidra till planering av det dagliga arbetet. Kravbilden idag jämfört med när dagens system anskaffades har således förändrats. När vi ser framåt finns anledning att påminna oss om att den kravbild vi ser idag med stor säkerhet också kommer att förändras. Det är därför viktigt att de utvecklings- och förvaltningsprocesser som skapas utgör ett ramverk och stabil grund för en successiv utveckling och anpassning av IT-stödet. 3.1 Visioner Den vision som formulerats i olika sammanhang och finns återgiven i olika planeringsdokument inom Landstinget Dalarna är: I Landstinget Dalarna har vi ett processorienterat IT-stöd med ett komplett digitalt flöde som ger rätt information till rätt person vid rätt tillfälle som leder till högre kvalitet och effektivt resursutnyttjande. I den nationella IT-strategin har en vision formulerats som har nationella utgångspunkter: Med hjälp av ändamålsenliga IT-stöd får alla patienter god och säker vård och bra service. Vårdpersonalen kan ägna mer tid åt patienterna och anpassa vården till varje patients behov. IT används som ett strategiskt verktyg i alla delar av vården och de samlade vårdresurserna utnyttjas på ett mer effektivt sätt: Medborgare, patienter och anhöriga har enkel tillgång till allsidig information om vård och hälsa samt om sin egen hälsosituation. De erbjuds bra service och är delaktiga i vården utifrån individuella förutsättningar. Personal inom vård och omsorg har tillgång till välfungerande och samverkande IT-stöd som garanterar patientsäkerheten och underlättar deras dagliga arbete. Ansvariga för vård och omsorg har ändamåls enliga IT-stöd för att följa upp patientsäkerheten och vårdens kvalitet samt för verksamhetsstyrning och resursfördelning. Visionerna tar sin utgångspunkt i olika perspektiv men är förenliga och båda kan därför vara vägledande för vårt arbete med den IT-strategiska handlingsplanen. 3.2 Mål Det övergripande målet för utformningen av IT-stödet är att det skall bidra till en förenkling av det vårdadministrativa arbetet. Flera utvärderingar i Sverige pekar på att det vårdadministrativa arbetet utgör hälften av tidsanvändningen hos vårdpersonalen. Det finns inte någon utvärdering hos oss men flera bedömer att situationen med stor sannolikhet är likartad i Dalarna. Andelen vårdadministration har ökat med tiden. Nya lagar och förordningar, kvalitetsuppföljningar, såväl regionala som nationella, uppgiftslämnande åt olika håll mm har inneburit ökade krav på det vårdadministrativa arbetet. Det finns naturligtvis en stor variation mellan olika enheter och mellan olika yrkeskategorier. Sammantaget innebär detta att nästan hälften av sjukvårdsbudgeten direkt eller indirekt avser vårdadministration. IT-stödet i sammanhanget skall ses som ett hjälpmedel för att underlätta denna del av vårdarbetet som av många inom vården anser vara allt för betungande i dagsläget.

14 14/20 Det övergripande målet är att IT-stödet skall utformas så att det avsevärt bidrar till att underlätta det vårdadministrativa arbetet. Denna övergripande målsättning bör finnas med som en viktig utgångspunkt för alla förändringar i IT-stödet som direkt berör användarna. En anpassning av administrativa rutiner är dock nödvändiga för att de eftersträvade effekterna skall kunna uppnås. 3.3 Riktlinjer och långsiktiga mål för IT-stödet Utifrån den kravbild som växt fram under arbetet med framtagandet av den IT-strategiska handlingsplanen har nedanstående riktlinjer formulerats. Riktlinjerna innebär i de flesta fall långtgående förändringar jämfört med dagsläget och de kommer att utgöra grunden för de långsiktiga krav som ställs på nästa generations IT-stöd. Om utveckling och styrning All initierad IT-utveckling skall stödja den övergripande målsättningen för IT-stödet Användarinflytandet skall ges en framträdande roll i utformning och förvaltning av IT-stödet. Om förhållningssätt till nationella initiativ LD skall aktivt delta i förverkligandet av den nationella IT-strategin LD skall ansluta sig till nationella standards Om data och information om patienten All information och data om en patient skall vara åtkomliga i hela vårdprocessen inom Landstinget Dalarna men bör även göras åtkomlig för andra huvudmän. Termer och begrepp skall vara gemensamma och enhetliga och användas i hela vårdprocessen Om data och information om verksamheten Data och information för styrning, uppföljning, kvalitetssäkring och andra övergripande funktioner skall vara gemensam och enhetlig för all verksamhet inom Hälso- och sjukvården. Om behörighet och sekretess Behörighetssystemet skall vara enhetligt utformat för hela hälso- och sjukvården. Det skall vara kopplat till person och roll och avse såväl data som tillämpning. Sekretessen vad gäller data och information skall säkerställas genom behörighetssystemet och genom kryptering av särskilt känslig information Särskilt medgivandesystem skall upprättas för att säkerställa en systematisk hantering av patienternas krav på sekretess Om utbildning och användarstöd Utbildning och användarstöd skall finnas tillgängligt i sådan omfattning och form att användarna alltid kan erhålla det stöd som behövs för det dagliga arbetet Om patienternas tillgång till informationen Patienterna skall ha åtkomst till information om sig själva. Målgruppsanpassade Internetbaserade tjänster skall finnas som o stödjer patienterna i sin egenvård o underlättar kontakten med hälso- och sjukvården.

15 15/20 4 Handlingsalternativ för VIS-systemen 4.1 Utgångspunkter I de handlingsalternativ som nedan redovisas ligger fokus på kärnsystemen Melior, Elvis och Journal 3 våra VIS-system. Förändringar vad gäller kärnsystemen kommer att påverka en lång rad specialist- och stödsystem. Siemens har annonserat att de har support på Melior t.o.m. år Den tidpunkten kan komma att flyttas fram men villkoren för detta känner vi inte till i dagsläget. Länssjukvården har möjlighet att uppgradera från Melior till Soarian med befintliga licenser och detta kan ske utan upphandling då Soarian betraktas som en uppgradering av Melior. Primärvården har möjlighet att uppgradera från Journal3 till PMO med befintliga licenser och detta kan ske utan upphandling. Byte av system kommer alltid att medföra kostnader för anpassning av maskinparken, utbildning mm oberoende av val av system. Flera förändringar i omvärlden kan komma att påverka Hälso- och sjukvården under de närmaste åren vilka kan få konsekvenser för IT-stödet. Exempel på det är ansvarsutredningen med eventuell förändring av regionindelning. Utvecklat samarbetet mellan landsting och en eventuell kommunalisering av hemsjukvården. Dessutom kommer den nu framtagna nationella IT-strategin i hög grad att påverka IT-stödet. Den nationella IT-strategin innebär nationell samordning och standardisering över landstingsgränserna vad gäller säkerhet, informationsutbyte termer och begrepp, patientöversikter, ordinationsdatabas m.m. De exakta krav som den nationella samordningen och standardiseringen kommer att ställa är inte preciserade i dagsläget. Sammanfattningsvis kan konstateras att vi befinner oss i slutfasen i användningen av de VIS-system som nu finns i Landstinget Dalarna. Samtidigt måste vi beakta att en rad förutsättningar för att nu ta beslut om en långsiktigt hållbar lösning är problematiska. Processen för att upphandla och välja ett nytt VIS-system är i storleksordningen 2 år vilket innebär att denna process snarast måste påbörjas och att förändrade förutsättningar successivt måste hanteras inom ramen för processen. 4.2 Principiella tillvägagångssätt Nedan beskrivs 3 principiellt olika tillvägagångssätt för övergång från dagens VIS-system till morgondagens. De 3 sätten illustreras i nedanstående figur. I denna finns följande olika typer av system åskådliggjorda: Nuvarande system (Melior, Journal3 och Elvis) Ny generations system som uppfyller de långsiktiga kraven (kan vara t.ex. PMO, Soarian, utvecklat Cambio eller något annat). I dagsläget finns inget system som till fullo uppfyller samtliga våra krav helt färdigutvecklat på marknaden. Nu befintliga system på marknaden (ex. VAS, Take Care, SYSteam Cross, Cambio, IMX) Utmärkande för den nya generationens system är: Processorienterat och sammanhängande (i alla fall planerande och larmande ) o Har ett tätt integrerat PAS och journal Gemensam information (skickar inte kopior av data) o Låser inte in data i system Byggs upp av tjänster/moduler som kan vara lokala, regionala eller nationella Möjliggör användarbaserad utveckling

16 16/ Kravspec, upphandling Nuvarande (fryst utveckling) Pilot, integrationer Ny generation (långsiktiga krav).. 2 Begränsad utveckling Nuvarande (fryst utveckling) Pilot, Kravspec, upphandling integrationer Ny generation (långsiktiga krav).. 3 Nuvarande (fryst utv.) Enkel Upphandling Pilot Nytt system nu befintligt på marknaden.. Ny generation De kortsiktiga kraven - fokuserar på den kravbild som vuxit fram under fas 1 och som i huvudsak har sin utgångspunkt i upplevda fel och brister i nuvarande system. De långsiktiga kraven har som utgångspunkt att även lägga grunden för en mer långsiktigt hållbar lösning. Det innebär att IT-stödet ges en mera dynamisk och flexibel grundstruktur som gör att IT-stödet successivt kan utvecklas och anpassas efter förändrade verksamhetskrav och för att man på ett bra sätt ska kunna ta tillvara nya möjligheter. När vi tittar bakåt på IT-stödens utveckling kan vi konstatera att kraven på IT-stödet har förändrats starkt de senaste 10 åren. Även om vi inte nu i detalj kan se de förändringskrav som kommer under den närmaste 10-års perioden talar erfarenheten för att förändringstakten kommer att vara minst lika hög framöver. 4.3 Alternativ 1 Alternativ 1 går ut på att snarast ersätta de VIS-system vi har idag (Melior, ELVIS och Journal3) med den nya generationens system. Vidareutvecklingen fryses och endast akuta rättningar/förändringar genomförs i systemen. Anpassningar till de nationella kraven görs inte i de befintliga systemen. Ett kravarbete påbörjas omgående och målet är att upphandla ett eller fler vårdinformationssystem där alla samlade kort- och långsiktiga krav från verksamheten tillgodoses. Den nya generationens IT-stöd utmärks av att det är processorienterat och har en ny grundläggande struktur jämfört med dagens IT-stöd. En viktig grund för den nya generationens IT-stöd är också att verksamhetsprocesser är kartlagda, informationssamband tydliggjorda och termer och begrepp definierade. Det finns således en mängd grundläggande arbete i verksamheten som måste utföras innan en ny generations IT-stöd kan föras in. Alternativet förutsätter att det grundläggande verksamhetsbaserade utvecklingsarbetet utförs koncentrerat och målmedvetet. Detta utgör en viktig grundsten i utarbetandet av kravspecifikationen. Efter val av IT-stöd startar arbetet med att planera och konfigurera det valda systemet/systemen baserat på den information som verksamheten fastställt. Pilotinstallation sker därefter och utvärderas efter en tids användning. Därefter påbörjas ett breddinförande som sträcker sig upp till 2 år. En översiktlig marknadsanalys visar att det i dag inte finns ett system på marknaden som till sin helhet uppfyller samtliga våra långsiktiga krav. Alternativet bygger på att de utvecklingsplaner som olika leverantörer presenterar förverkligas inom utpekad tidsram.

17 17/ Alternativ 2 Det andra alternativet innebär att nuvarande VIS-system behålls lite längre. För att uppfylla verksamhetens krav och behov görs en utveckling av prioriterade funktioner och integrationer. Nulägeskartläggningen påvisar ett starkt behov av förbättringar av nuvarande system. De planerade utvecklingsinsatserna bör genomföras koncentrerat och föras in snarast för att investeringen ska kunna räknas hem. De kommande nationella kraven bevakas men anpassningar utförs inte till de nuvarande systemen. Genom tillvägagångssättet med begränsad utveckling skapas ett större tidsutrymme för såväl det nödvändiga grundläggande arbetet med verksamhetsutveckling (se alternativ 1) som att de nationella kraven växer fram och kan inkluderas i den nya generationens IT-stöd. Det ger också ett utrymme för att säkerställa att leverantörerna av journalsystem utvecklar sina produkter enligt de planer som presenteras. Anskaffningen av den nya generationens IT-stöd överensstämmer med alternativ 1 men är här något senarelagt. 4.5 Alternativ 3 Alternativet innebär att våra nuvarande vårdinformationssystem (Melior, ELVIS och Journal3) ersätts med ett eller fler journalsystem snarast. Utvecklingen kring de nuvarande systemen fryses. En snabb/enkel upphandling genomförs baserad på en utvärdering av nu befintliga system på marknaden. Det system väljs som bäst svarar mot de identifierade förbättringsbehoven i nuvarande system (jmf. begränsad utveckling i alt.2). Kravet är att systemet ska kunna installeras inom 6 månader. Systemet bör omfatta såväl vårddokumentation som patientadministration. En snabb övergång till nu existerande system kan komma att innebära att en generationsuppgradering ändå behöver göras inom en 5-7 års period med tanke på att fokus inte ligger på de långsiktiga kraven. Utgångspunkten för alternativ 3 är att snabbt åtgärda de krav och behov som framkommit i utredningsarbetet och som är relaterade till brister hos de nuvarande systemen. Till skillnad från alternativ 1 och 2 tas i nuläget begränsad eller liten hänsyn till de långsiktiga kraven. Det faktiska valet av lösning i alternativ 3 kan komma att kunna utvecklas så att de långsiktiga kraven uppfylls. Det finns en osäkerhet kring detta. Det vi nu ser hända på marknaden är att även leverantörerna byter generation. Melior heter i nästa generation Soarian, Journal3 övergår till PMO. En del av leverantörerna kanske kan utveckla de grundsystem de har så att de genomgår en generationsväxling. Exempel här kan vara Cambio. Det eller de upphandlade systemen införs under en period av maximalt 1½ år och påbörjas med en pilotdrift på en enhet varefter ett breddinförande sedan genomförs och detta förväntas vara klart till årsskiftet 2008/ Förslag till val av handlingsalternativ De ovan redovisade principiella handlingsalternativen har analyserats och värderats i projektledningsgruppen. Därefter har förslaget förankrats i flera konstellationer/grupper och korrigerats utifrån framkomna synpunkter. Förankring har skett i följande konstellationer/grupper: Direktörsgruppen Länssjukvårdens ledningsgrupp Närsjukvårdens ledningsgrupp IT-rådet (Systemägarens rådgivande grupp bestående av verksamhetsföreträdare från både läns- och närsjukvård) Primärvårdens IT-råd Utökade projektledningsgruppen (bestående av användare av olika kategorier) IT-forum (består av IT-personal från olika enheter, såväl IT-enheten som andra) Medicinska tvärgruppen

18 18/20 Intervjuer med ett 30-tal enskilda medarbetare av olika kategorier ILIT-gruppen (politiker) Melior styrgrupp Projektgruppen enligt MBA De redovisade principiella handlingsalternativen innehåller alla tilltalande fördelar och störande nackdelar. En vägd bedömning av alternativen har lett fram till följande förslag till handlingsplan. Förslaget utgör en variant på alternativ 2 som kompletterats med några inslag av alternativ Specialiserade vården: Begränsad utveckling Melior o ELVIS (ingen utveckling/endast uppgraderingar t.o.m resp Pilot, Kravspec, upphandling integrationer Ny generation alt. nytt system, nu befintligt på marknaden Primärvården: Journal 3 (ingen utveckling/endast uppgraderingar) Förberedelser PMO Pilot PMO.... Ev. ny generation Specialiserade vården: För att uppfylla den specialiserade vårdens krav och behov görs en satsning på en begränsad utveckling av ett antal prioriterade funktioner och integrationer. Detta för att tillgodose de mest efterfrågade funktionerna och tillskapa ett tillräckligt bra IT-stöd i väntan på nästa generation. Före halvårsskiftet 2007 bör de flesta planerade åtgärderna vara genomförda. Följande aktiviteter ingår i den begränsade utvecklingen: De förändringar och tillägg som systemleverantörerna tillhandahåller och som ingår i det underhållsavtal som tecknats implementeras efter behov. Planen är att: Uppgradera till de versioner av Melior som Siemens utvecklar t.o.m. år 2009 (ingen specialutveckling i Melior för Landstinget Dalarna) Uppgradera till de versioner av ELVIS som utvecklas t.o.m. år 2008

19 19/20 Dessutom beställs och implementeras följande tillägg och förändringar för Melior och ELVIS: 1. Patientöversikt/portal implementeras 1 2. Slutföra vårdtillfälletjänsten som innebär att registrerat vårdtillfälle från Elvis kan gå över till Melior 3. Autosigneringsfunktion i Melior installeras enl. önskemål från respektive verksamhetschef 4. Breddinföra e-remiss och svar mellan röntgen och Melior 5. Breddinföra Vårdöversikten i Melior 6. Införa konsultremiss inom Melior 7. Slutföra integration mellan Mikrobiologen och Melior 8. Integrera VIS-systemen med patienttjänsten för att få tillgång till reservnummer 9. Utökade statistikfunktioner (kvalitetsdatabaser) 10. Integration mellan Melior och Sympathy (Patologen) 11. Integration mellan Melior och Provisio 12. Införa digital diktering (ev. även i primärvården) 13. Införa bildlagringsmöjligheter (Picsara) 14. Påbörja arbete med elektroniskt långstidsarkivering av journalinformation (gäller även primärvård) etc Primärvården IT-stödet inom primärvården anses vara väl fungerande i dag. De krav på förändringar och utveckling som framkommit kan dock inte ske inom ramen för JournalIII (gammal teknik). Därför föreslås Primärvården att omgående frysa alla utveckling mot det systemet och snarast starta övergången till PMO. För Primärvården gäller följande: Möjligheter och kostnader för att implementera en patientöversikt/portal utreds gemensamt med den specialiserade vården. Journal 3 uppgraderas till PMO så snart PMO finns i en tillräckligt bra version enl. primärvårdens bedömning. Utvecklingen av Journal 3 fryses utom vad gäller de uppgraderingar som ingår i gällande serviceavtal. Inga integrationer från Journal 3 till Melior och befintliga stöd- och specialistsystem utvecklas. Alla sådana utvecklas mot PMO. Förberedelsearbetet inför övergången till PMO förväntas påbörjas omgående och vara genomfört under Det här föreslagna handlingsalternativet innebär att ett kravarbete (se ovan) påbörjas för slutenvården inom kort och att man därefter upphandlar ett vårdinformationssystem där alla samlade kort- och långsiktiga krav från verksamheten tillgodoses. För Primärvården innebär det föreslagna handlingsalternativet att förberedelsearbetet inför övergången tidigareläggs. De beskrivningar av PMO som finns tillgängliga pekar på att systemet uppfyller många av de krav som kan ställas på den nya generationens system. 1 Genom att snarast införa en patientöversikt/portal sys primärvårdens och specialistvårdens system ihop och vi tar ett viktigt steg mot En patient -en journal. Vår bedömning är att det finns ett stort värde i att ha ett väl anpassat IT-stöd för de olika verksamheterna som kompletteras med funktioner för översikter/portaler snarare än att i dagsläget föra in ett gemensamt system.

20 20/ IT-strategisk handlingsplan - sammanfattning Sammanfattningsvis innebär den föreslagna inriktningen för utvecklingen av IT-stödet att aktiviteter på kortsikt är: o Genomförande av 14-punktsprogrammet. o Utvärdering, förberedelser och breddinförande av PMO inom Primärvården o Ytterligare utredning och analys kring IT-stödet för Akuten och IVA o Förberedelser för införande av ny systemgeneration för den specialiserade vården o Översyn av IT-infrastrukturen för en ny systemgeneration o Översyn av styrformerna för IT-verksamheten innefattande bl.a. roll- och ansvarfördelning Efter denna period sker en bredare övergång till nästa generations system..