Kommunstyrelsen. För kännedom: Samtliga nämnder Kommunfullmäktiges presidium. Revisionsrapport: Informationssäkerhet

Transkript

1 Revisorerna 1 (1) Kommunstyrelsen För kännedom: Samtliga nämnder Kommunfullmäktiges presidium : Revisorerna har uppdragit till KPMG att granska kommunens rutiner för informationssäkerhet. Revisionen önskar att kommunstyrelsen lämnar synpunkter på de slutsatser som finns redovisade i rapporten senast den 23 september Vi föreslår att kommunstyrelsen inhämtar och samordnar synpunkter från övriga nämnder som berörs av rapporten. Av svaret bör det framgå vilka eventuella åtgärder som ska vidtas och när de beräknas vara genomförda. För s revisorer Roger Sundin Ordförande Postadress Besöksadress Webb Telefon Bankgiro Organisationsnummer Ånge Torggatan

2 KPMG AB 21 maj 2013 Antal sidor: 10 Antal bilagor: 1

3 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund Allmänt Risk och väsentlighet Förtydligande av begreppet informationssäkerhet 2 3. Syfte och avgränsning Syfte Avgränsning 3 4. Revisionskriterier 3 5. Metod och utförande Dokumentation Intervjuer 4 6. Noteringar Är kommunövergripande styrande dokument kända och förstådda av förvaltningsledning samt i linjen operativt ansvariga? Hur kommuniceras, införs och underhålls de övergripande dokumenten? Hur efterlevs de övergripande dokumenten och på vilket sett kontrolleras detta? Finns det fastställda systemsäkerhetsplaner för de system som klassificerats som väsentliga för verksamhetens bedrivande, de samhällsviktiga systemen? Är personer med ansvarsroller för IT-säkerheten medvetna om detta samt har erforderlig kunskap och utbildning för sitt uppdrag? Finns det beviljade ansökningar om behörighet till kommunens nätverk för alla registrerade användare (AD)? 8

4 1. Sammanfattning Revisionen bedömde att det fanns risk för att det förelåg brister i de rutiner som skall säkerställa en god informationssäkerhet. Därför har KPMG av s revisorer erhållit i uppdrag att granska kommunens rutiner för hur den styr, utreder, inför, upprätthåller och kontrollerar informationssäkerheten i sin verksamhet. Granskningen visar bland annat att: Det finns vid gransakningstillfället en av kommunfullmäktige år 2009 fastställd informationssäkerhetspolicy. Därtill vidhängande tillämpningsföreskrifter är upp till tio år gamla men är enligt uppgift under uppdatering. Vi ser inga tydliga spår av en organisation av informationssäkerhetsarbetet i förvaltningarna. Centralt placerad spetskompetensen används i för hög grad åt uppgifter som är verksamhetsansvarigas ansvar. Vi finner ingen organiserad och ordnad kontroll av att uppsatta informationssäkerhetsregler efterlevs. Detta gäller generellt likväl som för de systemsäkerhetsplaner som är införda. Uppgifterna i edwise (kommunens lärplattform) uppges vara lagrade i ett externt moln tillhandahållet av plattformsleverantören. Vad vi förstår av våra intervjuer så befinner sig molnet vid granskningstillfället rent fysiskt i Sverige. Vidare framkommer att kommunen i sina styrdokument för informationssäkerhet inte redovisar hur man ska förhålla sig till data som hanteras och lagras i externa moln. Rekommendationer Det krävs åtgärder för att kommunen skall lyckas med att leva upp till sina egna uppsatta mål för informationssäkerheten. Vi ser arbetet med uppdatering av äldre styrande dokument som en lovande nystart. Introduktionsutbildningen i informationssäkerhet är även det ett vällovligt initiativ. Vidare anser vi att förvaltningschefers enskilda och gemensamma agerande har en avgörande betydelse för om medarbetare tillsammans med ledare skall lyckas etablera en effektiv och ändamålsenlig informationssäkerhetskultur i kommunen. De gemensamma ansträngningarna måste även innefatta nämnderna beaktande att ny teknik med lagring av personuppgifter hos extern part är en lika viktig som aktuella fråga. Kommun har här en väg att vandra då det vid granskningstillfället saknas styrmedel och kontroll över hur personuppgifter hanteras när de lagras externt. Sist men inte minst behöver alla ständigt påminnas om att per definition så upphör aldrig informationssäkerhetsarbetet i en kommun. 1

5 2. Bakgrund 2.1 Allmänt KPMG har av s revisorer haft som uppdrag att granska kommunens rutiner för hur den styr, utreder, inför, upprätthåller och kontrollerar informationssäkerheten i sin verksamhet. 2.2 Risk och väsentlighet Revisionen utesluter inte att det finns risk för att det kan finnas brister i de rutiner som skall säkerställa en god informationssäkerhet, och bedömer därför att är väsentligt att klarlägga på vilket sätt och i vilken form kommunstyrelse och -ledning samt operativt ansvariga styr informationssäkerhetsarbetet. Der är även väsentligt att veta vilka riskbedömningar säkerhetsarbetet vilar på, hur regler, anvisningar etc. rörande säkerhetsarbetet kommuniceras, införs, underhålls samt hur efterlevnaden av beslutad informationssäkerhet kontrolleras. 2.3 Förtydligande av begreppet informationssäkerhet För att klarlägga vad som menas med informationssäkerhet lämnas nedan en kortare förklaring med tillhörande illustration. Vi vill därmed tydliggöra begreppet så att avgränsningen av och syftet med granskningen skall bli så tydlig som möjligt. Personäkerhet Fysisk säkerhet Säkerhet Administrativ säkerhet Administrativ säkerhet IT-säkerhet ADB säkerhet Kommunikstions säkerhet Fysisk säkerhet Logisk säkerhet Fysisk säkerhet Logisk säkerhet är säkerheten vid hantering av information för önskad tillgänglighet, riktighet, sekretess och spårbarhet. Den delas upp i administrativ säkerhet och IT-säkerhet. Administrativ säkerhet uppnås huvudsakligen med hjälp av administrativa regler och rutiner. ITsäkerhet innebär säkerhet i IT-systemen och delas upp i ADB-säkerhet (eller ännu hellre uttryckt datasäkerhet), innebärande skydd av data och system mot obehörig åtkomst och obehörig eller oavsiktlig förändring eller störning vid databehandling, och kommunikationssäkerhet. Det senare innebär säkerhet i samband med överföring av information och styrsignaler. Syftet med den är att förhindra att information inte kommer obehöriga till del, att informationen inte förvanskas eller inte når mottagaren men också att felaktig information inte introduceras i kommunikation och system. Med fysisk säkerhet i samband med data- och kommunikationssäkerhet menas skyddet av 2

6 själva utrustningen och kommunikationsvägarna. Med logisk säkerhet menas skyddet av innehållet i systemen. 3. Syfte och avgränsning 3.1 Syfte Syftet med granskningen är att ge svar på följande frågor: Är kommunövergripande styrande dokument kända och förstådda av förvaltningsledning samt i linjen operativt ansvariga? Hur kommuniceras, införs och underhålls de övergripande dokumenten? Hur efterlevs de övergripande dokumenten och på vilket sett kontrolleras detta? Finns det fastställda systemsäkerhetsplaner för de system som klassificerats som väsentliga för verksamhetens bedrivande, de samhällsviktiga systemen? Är personer med ansvarsroller för IT-säkerheten medvetna om detta samt har erforderlig kunskap och utbildning för sitt uppdrag? Finns det beviljade ansökningar om behörighet till kommunens nätverk för alla registrerade användare (AD)? Finns det fullständigt och riktigt ifyllda försäkringar om personligt ansvar för att upprätthålla god IT-säkerhet för alla registrerade användare (AD)? 3.2 Avgränsning Granskningen omfattar kommunen men inte de kommunala bolagen. 4. Revisionskriterier De kriterier som ligger till grund för analys, bedömning och rekommendationer är hämtade från kommunallagens 6 kapitel samt reglemente för intern kontroll och tillämpningsanvisningar. Den interna kontrollen är viktig att utgå från då den är ett medel för ledningens kontroll av att verksamheten efterlever lagar, förordningar och riktlinjer. Intern kontroll är en process vilken styrelsen, ledningen och annan personal skaffar sig rimlig säkerhet för att målen uppnås och som påverkas av hur man agerar i vad man säger och utför. 5. Metod och utförande Granskningen är utförd genom dokumentationsstudier, analyser och intervjuer. Granskningen från KPMG har utförts av Lars Anteskog. Lena Medin har deltagit i granskningen genom sin roll som kundansvarig. en har saklighetskontrollerats av kommunens IT-ansvarig. 3

7 5.1 Dokumentation Underlag för granskningen framgår av bilaga 1. Svar på analyser av behörigheter till verksamhetssystem har erhållits via e-post. Data för analys av dokument allmänt tillgängliga på kommungemensam server har erhållits genom kopiering till tillhandahållet sekundärminne (löstagbar hårddisk). 5.2 Intervjuer Intervjuer på plats i Ånge den 5 april 2013 har genomförts med koncernstrateg, IT-ansvarig, medicinskt ansvarig sjuksköterska, verksamhetschef för särskilda boenden och en systemförvaltare. Vi har även gjort en telefonintervju med en utvecklingsledare inom humanistiska kontoret. 6. Noteringar 6.1 Är kommunövergripande styrande dokument kända och förstådda av förvaltningsledning samt i linjen operativt ansvariga? Kommunens övergripande dokument gällande informationssäkerhet bedöms som kända av personer i ledande ställning likväl som hos personalen. En fullständig och ändamålsenlig förståelse finns delvis. Det kan finnas svårigheter att förstå innebörden i vissa delar av de systemsäkerhetsplaner som ledande personer har driftgodkänt. Det språkbruk och de termer som beskriver regler och åtgärder kan kännas obekanta för några. Något oroande är indikationen att anställda till viss del inte förstår att informationssäkerhetsarbetet är en väsentlig och vital del av verksamheten. De datoriserade verksamhetsstöden betraktas till för stor del som sidoordnad till det arbete som utförs och inte som en förutsättning för att det kan bedrivas rationellt och kostnadseffektivt. Inte alla av de intervjuade visste med säkerhet var övergripande och specifik dokumentation fanns att finna. Kommentar Kommunen bedriver via sin IT-ansvarige ett ambitiöst informationssäkerhetsarbete, mycket på eget initiativ, men baserat på beprövad och vedertagen standard. sarbete på det övergripande planet i en kommun av Ånges storlek är viktigt men långt ifrån en heltidssysselsättning. För att undvika ett nyckelpersonsberoende och placera ansvaret för informationssäkerheten där det hör hemma måste funktionen ha stöd och förståelse från linjen likväl som från den politiska ledningen. För att säkerställa efterlevnaden av och öka kunskapen om informationssäkerhet för alla i kommunens verksamheter rekommenderas att material från informationssäkerhet.se 1 kompletterar de egna styrdokumenten samt motiverar och inspirerar de anställda. är något integrerat i alla verksamhet som bedrivs. För den politiska ledningen och ledande tjänstepersoner rekommenderas initialt att MSB: s film för kommunens ledning 2 visas på det fullmäktigesammanträde när denna rapport redovisas. 1 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) har bland annat i uppgift att stödja och samordna samhällets informationssäkerhet. MSB har idag föreskriftsrätt på informationssäkerhetsområdet till statliga myndigheter. Myndigheten har inte någon föreskriftsrätt mot kommuner, men driver ett kraftfullt program för ökad informationssäkerhet mot verksamheter där kommuner är en viktig del. Det material som MSB tar fram för kommunerna publicerar på 2 Videoklippet på 10 minuter återfinns via länken 4

8 6.2 Hur kommuniceras, införs och underhålls de övergripande dokumenten? De informationssäkerhetsrelaterade dokumenten finns att hämta elektroniskt på kommunens intranät. Det finns inga generella dokumenterade strategier för hur informationssäkerhetsbudskapet skall kommuniceras på någon nivå i kommunen. Däremot används MSB: s DISA-material 3. Ingen av de av som intervjuats har genomfört eller medverkat i några riktade (verksamhetsoch/eller befattningsspecifika) informations- eller utbildningsinsatser. Övergripande dokument har presenterats av IT-ansvarig för personer på högsta ledningsnivån. Underhåll av dokumenten är inte säkerställda så till vida att det finns ett bäst-före-datum. Standarder förändras över tid och man ligger vid granskningstillfället inte i fas med sina ambitioner att ha de mest konkretiserade dokumenten uppdaterade men arbetet uppges påbörjat. Kommentar DISA-materialet ger en bra grund duger väl som introduktion till informationssäkerhet. Kvaliteten på informationssäkerheten i kommunen som helhet skulle dock vinna på en återkommande fördjupning om vad som är särskilt väsentligt inom respektive förvaltning/verksamhet. Vi vill här vara noga med att upplysa om att den centrala resursen inte är till för att självständigt eller på uppdrag av verksamheten utföra sådant arbete som faller inom verksamhetens ansvar. När förvaltningarna tar ett utökat ansvar för att utveckla och integrera informationssäkerhet i det dagliga arbetet ger vi rekommendationen att följa de tips och råd som framgår av MSB: s skrift Verktygslåda för systematiskt informationssäkerhetsarbete i kommuner. 6.3 Hur efterlevs de övergripande dokumenten och på vilket sett kontrolleras detta? Av vad som framgår av noteringarna ovan så har inte alla förvaltningar i kommunen kommit så långt i systemsäkerhetsplanarbetet att efterlevnad kan kontrolleras i någon detaljerad omfattning på förvaltningsnivån. Kommunen som helhet har dock gett sig själv möjligheten att leda datoranvändarna till att studera den övergripande dokumentationen. All personal som behöver en dator för sina arbetsuppgifter måste för att få tillgång till kommunens nät, allmänna system och applikationer samt specifika verksamhetsstöd underteckna ett avtal som innebär att man påtar sig ett specificerat personligt ansvar för att upprätthålla beslutad informationssäkerhet. Ännu har inte någon systematisk kontroll införts för att säkerställa att de som lämnat sin försäkran verkligen förstått vad den innebär och att de lever efter säkerhetsinstruktionen. 3 DISA är MSB:s informationssäkerhetsutbildning för användare och erbjuds alla organisationer kostnadsfritt. En ny version av DISA finns nu direkt på webben. Syftet med DISA-utbildningen är att på ett enkelt och kostnadseffektivt sätt höja nivån på informationssäkerheten inom en organisation genom att säkerställa att samtliga medarbetare har förståelse för grunderna med informationssäkerhet. Första versionen av DISA togs fram under 2009 och fanns att ladda hem kostnadsfritt. Nya versionen av DISA innehåller åtta olika delar som alla tar upp olika aspekter av informationssäkerhet. Nya DISA genomförs direkt på webben och behöver inte laddas ner. 5

9 Kommentar Det förekommer att kontroller görs men de förefaller mestadels göras på förekommen anledning. Istället för ett reaktivt beteende när det gäller intern kontroll så rekommenderar vi ett proaktivt synsätt visavi kontroll. Som en del i kommunens internkontrollarbete bör det finnas specificerat vilka kontroller som skall utföras, när (periodicitet) och av vem (ansvarig). Föreskrifter tenderar att bli mer trovärdiga när det klart och tydligt både anges och utförs kontrollåtgärder. Dokumentera inte bara kontrollerna för informationssäkerheten utan även att de utförts och vilket utfall som erhölls. Vi rekommenderar att den i övrigt väl utformade Säkerhetsinstruktionen Användare kompletteras med ett kontrollavsnitt som överensstämmer med innehållet i kommunens internkontrollplan. Vi bedömer att denna åtgärd kommer att bidra positivt och vara en inspirationskälla till de verksamhetsansvariga (systemansvariga) när de skall identifiera, införa och utföra informationssäkerhetskontroller i de specifika datoriserade verksamhetsstöden. 6.4 Finns det fastställda systemsäkerhetsplaner för de system som klassificerats som väsentliga för verksamhetens bedrivande, de samhällsviktiga systemen? Det finns godkända systemsäkerhetsplaner 4 för tre system (Procapita vård och omsorg samt dito individ och familjeomsorg samt lönesystemet). Planer finns även för de två datanäten. Vi har i avsnitt ovan redan nämnt att planerna är ålderstigna och är därför vid granskningstillfället under uppdatering. När vi studerar det interna dokumentet Prioritering av informationssystem (senast uppdaterad av säkerhetsgruppen och av IT-ansvarig ) ser vi att de planlagda systemen bedöms tåla avbrottstider på upp till 48 timmar. För lönesystemet och förvaltningsdatanätet finns ingen avbrottstid angiven. För utbildningsdatanätet anges 8 timmar. I dokumentet finner vi även system som anges ha mycket begränsade avbrottstider där det saknas systemsäkerhetsplaner. Vi finner även system utan angiven avbrottstid som vi bedömer borde vara så prioriterade att systemsäkerhetsplaner redan varit upprättade. Kommunens telefonväxel med hänvisningssystem bedömer vi vara det mest väsentliga i den kategorin. Till systemsäkerhetsplaner likväl som till systemförvaltningsplaner hör driftgodkännanden. Det finns ett sådant dokument per upprättad plan. Ett system skall inte sättas i drift med mindre att systemägaren/-ansvarig ger sitt godkännande. När vi översiktligt studerar dem av så noterar vi att de är över tio år gamla. Med andra ord så godkänner inte ägare/-ansvariga löpande de förändringar som gjorts av systemet. 4 Systemsäkerhetsplan numer benämnd systemsäkerhetsanalys dokumenterar ett enskilt informationssystem eller internt IT-nätverk som redovisar de samlade kraven på detta avseende tillgänglighet, riktighet och sekretess (konfidentialitet). Av planen/analysen ska framgå vilka säkerhetsåtgärder som är vidtagna samt de eventuella ytterligare säkerhetsåtgärder som behöver vidtas för att kraven på informationssystemet ska uppfyllas. Planen/analysen ska vara avstämd mot organisationens informationssäkerhetspolicy. 6

10 Tabellen nedan är kopierad från ett driftgodkännande (Procapita individ och familjeomsorg) och visar återstående grundsäkerhetskrav att uppfylla vid det första och enda driftgodkännandet daterat Grundsäkerhetskrav Färdigdatum Avvikelser/kommentar 1.3 a-b Ej fastställt Säkerhetsinstruktion 1.5 a-b Ej fastställt Beredskapsplan 2.2 a Behörighetsadministration 2.2 d Behörighetsadministration 2.3 c-d Ej fastställt Spårbarhet (loggning) 3.1 b Ej fastställt Externa anslutningar 3.1 c Externa anslutningar 3.1 f Ej fastställt Externa anslutningar 4.1 b Ej fastställt Dokumentation av system 4.2 a Ej fastställt Bemanningsplan 4.6 a-b Säkerhetskopiering 4.7 a-c Datamedia 5.1 b-c Ej fastställt Avbrottsplanering Enligt dokumentet är det förvånansvärt många och väsentliga funktioner som inte är bedömda och beslutade. Det saknas en systemsäkerhetsplan för skolans lärplattform (edwise). Vid granskningstillfället används den primärt för administrativa ändamål vilket bland annat innebär att personuppgifter hanteras i stor och detaljerad omfattning. Behörigheten till plattformen regleras på så sätt att respektive elevs personuppgifter, via autentisering med bank-id, endast skall vara åtkomlig (minst läsbar) av eleven själv, elevens målsmän, ansvarig ämneslärare, klassföreståndare (mentor) och skolledaren (rektor). Uppgifterna i edwise uppges vara lagrade i ett externt moln 5 tillhandahållet av plattformsleverantören. Vid granskningstillfället uppges molnet rent fysiskt vara placerat i Sverige. Vidare framkommer att kommunen i sina styrdokument för informationssäkerhet inte redovisar hur man ska förhålla sig till data som hanteras och lagras i externa moln. Kommentar Det återstår ännu ett digert planarbete för att täcka de prioriterade systemen med uppdaterade planer. Innan ett sådant arbete påbörjas (för att aldrig avslutas) bör man överväga två saker. Skall man fortsätta på den inslagen väg och upprätta systemsäkerhetsplaner enligt BITS/BITSPlus (en äldre och nyare variant av gamla Krisberedskapsmyndighetens metodstöd för införande och upprätthållande av informationssäkerhet) eller skall man införa ett ledningssystem för informationssäkerhet (LIS 6 ). Vi håller med MSB när de säger att Redan vidtagna åtgärder enligt BITS kan i de flesta fall användas som en viktig utgångspunkt i det vidare arbetet, exempelvis utformning av skydd för specifika informationssystem och tidigare inventering av kritiska informationstillgångar. Många gånger finns också styrande dokument framtagna enligt BITS-konceptet som ex. informationssäkerhetspolicy. Det kan då vara bra att utgå från dessa dokument och se om det 5 Datormoln, även kallat molnet, är en teknik baserad på användning av datorer över Internet. Det är en teknik där stora skalbara resurser, exempelvis processorkraft, lagring och funktioner, tillhandahålls som tjänster till användare som inte behöver ha den tekniska kunskapen eller kontrollen över infrastrukturen. 6 LIS bygger på rekommendationer i ett antal internationella standarder på informationssäkerhetsområdet och konkret stöd för användande finns på 7

11 finns behov av uppdatering. Med andra ord det är inte formen och metoden som nyckeln till framgång det är det faktiska arbetet och efterlevnaden som ger resultatet. Innan det görs val i vilken form arbetet skall genomföras så rekommenderar vi att det genomförs en grundlig översyn av dokumentet Prioritering av informationssystem. Det är en fullständig och riktig dokumenterad samt beslutad prioritering som styr att informationssäkerhetsåtgärderna kommer i väsentlighetsordning. Vi ser gärna att det finns hänvisningar till fler reservrutiner i dokumentet än de som förtecknas i senaste upplagan. Vid intervjuerna kunde sådana uppvisas. De omfattar dock endast de basala delarna och är enligt uppgift aldrig testade. Vad gäller grundsäkerhetskraven i driftgodkännandet så förstår vi av intervjuerna att det finns krav t ex för loggningen som enligt uppgift efterlevs i och med att de kontrolleras. Vi ser i detta beteende än en gång bristen på förståelse för att driftgodkännande och andra informationssäkerhetsdokument inte är sidoordnade företeelser i verksamheten. Kommunen saknar vid granskningstillfället styrmedel som beskriver hur system- och/eller informationsägarna över tid skall säkerställa åtkomst till fullständig och riktig data i moln oberoende var dessa har sin fysiska placering. Av styrmedlen skall det även framgå hur kommunen kontrollerar att leverantörerna efterlever kommunens krav på informationssäkerhet. Notera i sammanhanget att den som anlitar en molnleverantör fortfarande och alltid är ansvarig för att personuppgifter hanteras korrekt enligt personuppgiftslagen. Kontrollerna skall därför omfatta åtgärder som säkerställer att personuppgiftsansvarig i kommunen (respektive nämnd) tar och utövar ansvaret för att lagar efterlevs. Även andra externa regler kan nämligen bli aktuella att förhålla sig till. Myndighetsspecifika registerförfattningar samt offentlighets- och sekretesslagen är de som Datainspektionen först nämner på sina internetsidor. 6.5 Är personer med ansvarsroller för IT-säkerheten medvetna om detta samt har erforderlig kunskap och utbildning för sitt uppdrag? Vi bedömer att flertalet personer med ansvarsroller är medvetna om att de även har ett ansvar för informationssäkerheten. Ansvariga har däremot inte getts möjlighet att skaffa sig, utveckla och över tid underhålla nödvändig kunskap om informationssäkerhet. Kombinationen innebär att insikten om vilken betydelse informationssäkerheten har i den dagliga verksamheten blir både svag och otydlig. Representanter för IT-avdelningen uppvisar inga problem med att förstå sitt ansvar när det gäller IT-säkerhetsfrågor. Utan att ha granskat det särskilt bedömer vi att IT-avdelningens medarbetare även de har ett behov av att förkovra sig. En lika snabb som ständigt förändrad miljö förutsätter kunniga medarbetare för att lösa säkerhetsuppgifterna och vara kommunens specialister på IT-säkerhet. Kommentar skunskap är en av många delar när ansvariga kontinuerligt vidareutvecklar och vidareutbildar sig. Använd inte spjutspetspersonal till rutinarbeten som skall och kan skötas av verksamhetsnära personal. Se hela tiden till att specialisten likväl som användaren förblir skicklig och ändamålsenlig genom att budgetera medel för utbildning och utveckling. 6.6 Finns det beviljade ansökningar om behörighet till kommunens nätverk för alla registrerade användare (AD)? Man tillämpar ett ansökningsförfarande för att få tillgång till IT-utrustning i. Alla som har en anställning i kommunen och använder en tillhandahållen dator eller motsvarande ska i 8

12 ett särskilt användaravtal skriftligen försäkra arbetsgivaren att man kommer att efterleva de regler som redovisas i dokumentet Säkerhetsinstruktion Användare. Därav noteras inga särskilda iakttagelser för detta avsnitt i granskningen. Genom att jämföra aktiva (har en anställning vid granskningstillfället) användare i kommunens katalogtjänster (Active Directory och edirectory) med personer registrerade som användare av Procapita Vård och Omsorg skapades ett underlag för att granska om användarna av Procapita Vård och Omsorg hade giltiga användaravtal och fanns registrerade i en katalogtjänst. För en detaljgranskning valde vi sedan ut användare vars namn inte enkelt kunde jämföras finnas i de båda datamängderna. Följande kunder noteras: En chef hade missat skriva användaravtal för en person. Ytterligare en chef hade missat att meddela att en person avslutat sin anställning. Det övervägande antalet fanns i båda datamängderna och hade alla giltiga avtal. Förvånansvärt många var registrerade med avvikande namn i de bägge datamängderna trots att de var en och samma person. Största anledningen verkar vara att man inte konsekvent i alla kommunens system registrerar anställda med personnummer och/eller fullständigt namn enligt Skatteverkets folkbokföring. Stavfel och efternamnsändringar vid ändrat civilstånd verkar inte heller vara en anledning till registervårdande åtgärder. Vi noterar även att det förekommer en relativt stor mängd funktionsbehörigheter (fler än en person kan dela på en behörighet) i AD. Alla uppges efter kontroll ha tecknat avtal för behörigheten. Vi noterar att det finns fiktiva personer i AD vilka används för tester av skilda slag. Alla uppges efter kontroll ha tecknat avtal för behörigheten. I samband med denna substansgranskning bad vi även att få en kopia på innehållet i utdelade mappar (lagringsvolymer öppna för alla anställda på en server) för att undersöka om det fanns dokument innehållande personuppgifter relaterade till något av systemen socialtjänsten använder. Vi fann efter att ha indexerat erhållet innehåll inga personuppgifter. 9

13

14 Bilaga Erhållen dokumentation i bokstavsordning Användare i Procapita mellan Checklista för olika typer av hot vid sårbarhetsanalys Driftgodkännande för förvaltningsdatanätet Driftgodkännande för lönesystemet Driftgodkännande för Procapita IFO Driftgodkännande för Procapita Vård och omsorg Driftgodkännande för Utbildningssdatanätet Incidenthantering, Processbeskrivning spolicy MALL Användaravtal Modell för skyddsklassning av information Prioritering av informationssystem Sammanställning av scenarier från SBA-analys, IFO Sammanställning av scenarier från SBA-analys, lönesystemet Sammanställning av scenarier från SBA-analys, Vård o Omsorg Systemsäkerhetsplan för förvaltningsdatanätet Systemsäkerhetsplan för lönesystemet Systemsäkerhetsplan för Procapita Individ och Familjeomsorg Systemsäkerhetsplan för Procapita Vård och Omsorg Systemsäkerhetsplan för utbildningsdatanätet Säkerhetsinstruktion Användare Säkerhetsinstruktion Förvaltning Tjänstekomponent_Support Utdrag ur databas för användare i AD Utdrag ur databas för användare i edirectory 1