FFU e-arkiv. Förfrågningsunderlag. Upphandlande organisation. 1. Presentation Rättsmedicinalverket. Jens Trosell X

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Upphandlande organisation Rättsmedicinalverket Upphandling e-arkiv Jens Trosell X Sista anbudsdag: Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen FFU e-arkiv 1. Presentation 1.1. Bakgrund Rättsmedicinalverket (RMV) är central förvaltningsmyndighet för rättspsykiatri, rättsmedicin, rättskemi och rättsgenetik med cirka 400 anställda. Verksamheten bedrivs vid tio avdelningar runt om i landet och är en viktig del av rättsväsendet. För ytterligare information om Rättsmedicinalverket och vår verksamhet kan rekommenderas. Merparten av den information som RMV hanterar är sekretessbelagd Beskrivning av den nuvarande IT-miljön Antalet arbetsplatser är ca 400. Utöver dessa interna användare finns i dagsläget ca 50 kontrakterade läkare för utfärdande av Rättsintyg samt ca 50 kontrakterade för utfärdande av paragraf 7-intyg. Dessa 100 användare har åtkomst till vissa system via särskild säkerhetslösning baserad på Citrix. Totalt finns ca 500 användare i RMV:s IT-miljö. Myndighetens primära datacenter finns i Linköping, dit den centrala IT-driften är koncentrerad. IT-driftuppdraget samt Servicedesk är idag outsourcat till extern leverantör. Servrarna består av ca 200 fysiska och virtuella servrar. RMV har idag ingen egen IT-avdelning. De IT-nära roller RMV har bemannade med egen personal är IT-strateg, Informationssäkerhetssamordnare, Dataanalytiker och lokala IT-samordnare. IT-plattformen är i huvudsak baserad på Microsoft med Windows 2008 och Active Directory som bas. Klienterna arbetar via Citrix mot den centrala plattformen. Klienter som används idag består i huvudsak av PC med Windows 7. RMV har förutom kontorsnätverk även laboratorienät med instrument, instrument PC och LIMS lösningar inom rättskemi och rättsgenetik samt mindre laboratorier inom rättsmedicin. IT säkerhet är ett centralt område för RMV. Exempel på lösningar är loggsystem, säkra uppkopplingar och nätverkssegmentering. Utskrivet: :16 Sida 1 av 30

2 1.3. Anledning och målsättning med avropet Rättsmedicinalverket avser att avropa IT-stöd för elektronisk arkivering för olika typer av information, vilket motsvarar Riksarkivets "system för bevarande". I detta dokument benämns lösningen som e-arkivet. Rättsmedicinalverket efterfrågar en standard produkt för arkivering samt ett pilotprojekt för att verifiera produkten. e-arkivet ska ha funktionalitet för att hantera processorienterad arkivredovisning, både för analog och digital information. I bilaga 1 finns en begreppsordlista som beskriver de begrepp vi valt att använda oss av i texten. Vi utgår i denna kravspecifikation från den konceptuella referensmodellen OAIS (ISO-14721:2003). Om leverantören har en annan modell så ska en översättning av denna i förhållande till OAIS vad gäller begrepp och förklaringar ingå i underlaget. Se bilaga 2, figur Övergripande krav Nedan samlas de övergripande krav som påverkar hela e-arkivet och dess uppbyggnad och funktioner. Efterföljande kapitel redovisar de krav som finns på e-arkivets olika delar utgående från OAIS-modellen i skissen ovan. e-arkivet ska kunna hantera långtidsbeständiga filformat enligt krav nedan, oberoende av media (dokument, bild, ljud och video). Obligatoriska krav -> e-arkivet ska kunna ta emot, lagra och återsöka slutgiltig elektronisk information, med tillhörande metadata så att de är skyddade mot avsiktlig eller oavsiktlig förändring eller förlust. -> e-arkivet ska kunna förändras löpande för att anpassas till framtida krav vad gäller exempelvis gallring, format osv. -> e-arkivet ska stödja arkiveringsprocessen enligt OAIS processmodell. - Ingest/Mottagande med validering - Archival storage/lagring - Data management/datahantering - Administration - Preservation Planning/Bevarandeplanering - Access/Åtkomst - Sökning via API - Sökning via portal -> e-arkivet ska kunna hantera långtidsbeständiga filformat enligt RA-FS 2009:2 ( om arkivering av elektroniska handlingar. -> e-arkivet ska uppfylla de tekniska kraven som är uppställda i RA-FS 2009:1 ( Se även mer precisa krav längre fram i detta dokument. Ovanstående krav accepteras (/ svar) 2.1. Elektronisk anbudsgivning Verket använder i denna upphandling elektronisk anbudsgivning via Visma:s upphandlingssystem TendSign. Leverantör som vill delta i upphandlingen skall lämna in Utskrivet: :16 Sida 2 av 30

3 elektroniskt anbud via TendSign. För att underlätta utvärderingsprocessen gäller följande vid besvarande av förfrågan: Svar ska lämnas på därför avsedd plats i förfrågningsunderlaget såsom svarsalternativen anges. Vid fritextsvar får hänvisning till bilaga endast ske om det avser tabell eller annan grafisk illustration. Leverantören får genom TendSign: -> Tillkommande information -> Kontroll av att alla frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid avlämnandet -> En tydlig information ifall inte alla obligatoriska krav (skall-krav) är ifyllda. För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom att göra en enkel registrering på Det är kostnadsfritt för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet kan ni kontakta TendSigns support på tfn eller på e-post tendsignsupport@visma.com 2.2. Språk Anbudet skall vara skrivet på svenska Sista anbudsdag Anbudet skall inlämnas elektroniskt i Tendsign senast Anbudspresentation Anbudsgivare skall under oktober månad, om ej annat överenskommes, muntligen demonstrera och redovisa inlämnat anbud och lösning. Rättsmedicinalverket kommer att kalla till anbudspresentation Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande till och med Leverantören bekräftar att anbudet är bindande t o m datum enligt ovan. (/ svar) 2.6. Ofullständiga uppgifter Anbud som saknar svar/bevis/godkännande av det som efterfrågas i förfrågningsunderlaget kan komma att förkastas så som ofullständigt Utvärdering och tilldelning Vid anbudsutvärdering utvärderas endast de anbud som uppfyllt kraven i kvalificeringen. Utvärdering görs därefter av vilket/vilka anbud som bäst uppfyller utvärderingskriterierna. Anbud kan antas eller förkastas i sin helhet eller delvis utan föregående förhandling (även i de fall då sådan är tillåten). Rättsmedicinalverket förbehåller sig rätten att avbryta avropet och förkasta samtliga anbud om inget anbud motsvarar ställda krav eller om offererade priser inte ryms inom budgetramarna. Rättsmedicinalverket förbehåller sig vidare rätten att avbryta detta avrop, Utskrivet: :16 Sida 3 av 30

4 om politiska beslut fattas eller organisatoriska förändringar sker, som påverkar eller förändrar förutsättningarna för upphandlingens fullföljande. Tilldelning av kontrakt sker till ekonomiskt mest fördelaktiga anbud. Utvärdering sker enligt utvärderings-/bedömningskriterier i förfrågningsunderlaget. (se 12.2) 2.8. Underrättelse om beslut Efter det att beslut om val av leverantör, så kallat tilldelningsbeslut, har fattats kommer samtliga anbudsgivare att så snart som möjligt meddelas skriftligt om resultatet. Enligt LOU avslutas en upphandling i och med att avtal tecknas. Avtal får tecknas tidigast 10 dagar efter utskickat tilldelningsmeddelande. Fram till upphandlingens avslutande kan det beslutas att upphandlingen ska rättas eller göras om. Fattat tilldelningsbeslut äger således giltighet endast om inte annat beslutas samt att det föreligger ett av båda parter undertecknat avtal. Meddelandet kommer att skickas ut med E-post till den E-postadress som lämnas vid anbudsgivningen Frågor angående upphandlingen Alla frågor skall ställas på Svar och tillkommande dokument lämnas enbart i för att säkerställa att samtliga där registrerade leverantörer får samma information. Frågor ska vara inkomna senast Begäran om sekretess Efter avslutad upphandling är såväl beslut som samtliga handlingar i upphandlingsärendet normalt offentliga. Offentlighets- och sekretesslagen kan dock ge skydd åt enskild som trätt i affärsförbindelse med en myndighet, 31 kap Denna sekretess gäller om det av särskild anledning kan antas att den enskilde lider skada om uppgiften röjs. Om en anbudsgivare anser att vissa uppgifter i anbudet bör hemlighållas ska detta framgå av anbudet. Anbudsgivaren ska då även: - precisera vilka uppgifter som avses, och - ange på vilket sätt anbudsgivaren kan komma att lida skada om uppgifterna röjs. Begäran prövas av Rättsmedicinalverket om någon begär att få ta del av handlingarna efter att tilldelningsbeslut skickats ut. Sekretessprövningen kan inte göras i förväg. Prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgift. Om Rättsmedicinalverket gör en bedömning att sekretess föreligger kan beslutet överklagas och prövas i domstol. Garantier för att uppgifterna inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig ges. De rättsliga möjligheterna att sekretessbelägga anbud och/eller andra handlingar är mycket begränsade sedan upphandlingen avslutats. Begär vilka fritextsvar samt vid bifogade bilagor, vilka delar i bilagorna, som ska skyddas samt ange vilken skada som uppkommer om uppgifterna röjs. Vi begär kommersiell sekretess på följande delar av vårt anbud, och med följande motiveringar: (Fritextsvar) 3. Arkiveringsprocessen 3.1. Inledning Arkiveringsprocessen beskriver de steg som ingår i den totala processen. Den produkt som denna upphandling avser ska omfatta stegen Mottagande/Validering, Informationsförsörjning och åtkomst vilket inkluderar portalfunktionen. Utskrivet: :16 Sida 4 av 30

5 Leverantören ska lämna en komplett beskrivning över produkten som på lämplig nivå beskriver ur ett logiskt och tekniskt perspektiv hur de olika delarna av arkiveringsprocessen (detta kapitel) fungerar och hur de implementeras. Leverantören ska också redogöra för om det finns delar av den offererade lösningen som blir tillägg till befintlig produkt. Beskrivningen ska vara så komplett att samtliga krav i detta kapitel kan utvärderas. Beskrivning bifogas? (/ svar) Bifogad beskrivning (Bifogat dokument) 3.2. Preingest Preingestfunktionen är en tjänst som tillhandahåller funktioner för att omvandla ostrukturerad information till strukturerad enligt gällande inleveransspecifikation. Informationen packas ihop och skickas som paketet till Ingestfunktionen. Preingestfunktionen utvecklas av Rättsmedicinalverket. I detta ingår att verket skapar informationsmodeller, gör gallringsutredningar samt inleveransspecifikationer för de olika informationstyperna som ska arkiveras elektroniskt. Konvertering till arkivformat sker innan leverans till e-arkiv och allra senast i preingest Mottagandefunktion/Ingest En mottagningsfunktion som tar emot information i förutbestämt format (SIP), kontrollerar innehåll samt skapar ett informationspaket AIP som förs över till lagringsfunktionen/archival Storages. Bevarandeinformation i informationspaketen förs över till Data Managementfunktionen. Inkommande SIP definieras av sin inleveransspecifikation men ska bestå av: -> Metadata i XML-format. -> Noll eller flera e-handlingar samt eventuell struktuerad information i XML-format, dvs filer som ska arkiveras. För tekniska krav, se stycke: Teknisk plattform e-arkivet har funktionalitet för att ta emot informationspaket (SIP) från levererande system (/ svar) e-arkivet har funktionalitet att omvandla informationspaket (SIP) till AIP (/ svar) En SIP ska kunna resultera i en ny AIP eller addera information till en befintlig AIP (/ svar) Validering mot inleveransspecifikation Validering på inkommande informationspaket (SIP) ska exempelvis ske på innehåll avseende: -> Godkända arkivformat -> Innehåll (information + metadata) -> Fullständighet, dvs att ingen information gått förlorad vid överföring Utskrivet: :16 Sida 5 av 30

6 e-arkivet ska inneha funktionalitet för att validera inkommande informationspaket (SIP) mot uppsatt inleveransspecifikation exempelvis dokumentformat, fältlängd, obligatoriska fält osv. (/ svar) 3.4. Informationsförsörjning Allmänt Med informationsförsörjning avses IT-stöd för att underhålla de verksamhetsmässigt grundläggande förutsättningarna för hur informationen ska vårdas för att säkerställa informationens livscykel. Exempelvis arkiveras, redovisas, gallras etc. Vi har valt att under denna rubrik slå samman det som OAIS benämner Data Management funktionen, den Administrativa funktionen samt "Preservation Planning"-funktionen. Ett gränssnitt/applikation för informationsförsörjning och e-arkiv ska tillhandahållas. Detta gränssnitt ska användas av personer som har till uppgift att säkerställa den långsiktiga informationsförsörjningen, ex. arkivarier, IT m.fl. I detta gränssnitt utförs arbetsuppgifter i e-arkivet såsom administration av redovisningsstrukturer, förteckningsstöd, utlämning, gallring och andra vårdinsatser. Men även för rapporter och statistik. I e-arkivet ska det gå att tillföra/ändra olika typer av metadata, bl.a. utifrån en klassificeringsstruktur. Exempel på annan typ av metadata som ska tillföras är information kopplat till åtkomstregler (sekretess) och gallringsregler. e-arkivet förväntas kunna hantera någon eller några av de öppna och standardiserade standarder för metadata som idag används, såsom exempelvis ISAD(G)/EAD, ISAAR-CPF/EAC, METS, PREMIS, ADDML m.m. Leverantören skall redogöra för vilken/vilka standarder deras produkt stöder eller hur planerna ser ut framöver vad gäller uppfyllande av metadatastandarder (/ svar) e-arkivet ska kunna hantera transformering av information och metadata som finns i e-arkivet, på ett flexibelt och konfigurerbart sätt. Beskriv hur den här punkten relaterar till olika fysiska lagringslösningar. Kan inte kravet uppfyllas beroende på val av lagringslösning som Rättsmedicinalverket kan komma att göra ska det framgå av beskrivningen. Rättsmedicinalverket tar i så fall ansvar för att kravet inte kan uppfyllas och det står leverantören fritt att rekommendera sådana lösningar. (/ svar) Arkivredovisning Processorienterad arkivredovisning Arkivredovisningen ska bestå av ett antal uppgifter som kan presenteras som arkivbeskrivning, klassificeringsstruktur med processbeskrivningar och arkivförteckning. Utskrivet: :16 Sida 6 av 30

7 Arkivredovisningen ska även bestå av uppgifter om hur arkivredovisningen ska läsas och användas, så kallad dokumentation. Sambanden mellan de olika delarna i arkivredovisningen ska framgå. e-arkivet ska kunna anpassas till myndighetens processorienterade arkivredovisning baserad på RA-FS 2008:4. ( df). (/ svar) Den processorienterade arkivredovisningen i e-arkivet ska kunna redovisa både digitala och fysiska/analoga handlingar. (/ svar) Gallring Det ska vara möjligt för behörig användare att ange att gallring av framsökta handlingar ska ske. Gallring ska kunna ske halvmanuellt. Vid halvmanuella gallringar ska IT-stödet, utifrån gallringsregler, föreslå att viss information ska gallras, men det ska vara behörig användare som effektuerar gallringen genom att godkänna hela eller delar av förslagen gallring. Innan gallring effektueras ska användaren få en kontrollfråga och få möjlighet att avbryta. e-arkivet ska ha en gallringsfunktion där det är möjligt att radera information permanent. Innan gallring effektueras ska användaren få en kontrollfråga och få möjlighet att avbryta. (/ svar) Gallring ska kunna ske halvmanuellt. (/ svar) Gallringsfrister ska kunna ställas i relation till olika parametrar. (/ svar) Förändra metadata Det ska vara möjligt för behörig användare att uppdatera metadata för framsökta arkivobjekt. Det kan avse all form av metadata, dvs. avseende exempelvis klassificering, arkivering, gallring, eller informationsinnehåll. T.ex. kan en ändring avseende klassificeringsstrukturen innebära en "flyttning" av handling från en plats i klassificeringsstrukturen till en annan. Se även kapitel: Informationssäkerhet. e-arkivet ska inneha funktionalitet att kunna ändra, lägga till metadata för arkiverade objekt. (/ svar) 3.5. Åtkomst för konsumenten Med åtkomst avses här både utsökning och distribution från e-arkivet (åtkomst/access i OAIS) och möjligheten att presentera informationen för konsumenterna via separata system eller via integrerad portal Åtkomst/Access Åtkomstfunktionen ska bistå de som vill använda informationen ur arkivet, konsumenterna. I funktionen ingår både en sök- och en distributionsdel. En DIP (utlämningspaket) innehåller Utskrivet: :16 Sida 7 av 30

8 den information man efterfrågat i ett förutbestämt format (utleveransspecifikation). Det ska vara möjligt att söka information via kombinationer av metadata eller fritextsökning: -> Klassificeringsstruktur, t.ex. process eller handlingsslag samt handlingstyp -> Ärendebeteckning/diarienummer -> Arkivinformation, t.ex. arkiveringsdatum, sekretess, gallring eller förvaringsenhet -> Informationsinnehåll. Metadata kan variera avseende innehåll beroende på arkivobjekt. För ekonomiinformation kan t.ex. kan kostnadsställe vara intressant medan det i andra sammanhang kan vara mer relevant med diarienummer eller individbeteckning. -> Fritextsökning i textbaserade handlingar och strukturerad information. Det ska finnas tre sätt att söka fram information i arkivet: 1. Via klassificeringsstrukturen (kategorisökning) 2. Via metadata (standardsökning) 3. Fritextsökning (i textbaserade handlingar och strukturerad information) (/ svar) All metadata (enligt beskrivning i inleveransspecifikationerna) ska vara sökbar. (/ svar) Sökresultatet ska kunna levereras i form av informationspaket (DIP). (/ svar) Sökning via ärendehanteringssystem Det ska vara möjligt att söka information via API från andra system. Den utsökta informationen ska levereras i form av informationspaket (DIP). Det ska finnas API:er till e-arkivets åtkomst/access funktion som gör att andra system kan söka fram information i arkivet enligt samma kriterier som i (/ svar) Framsökt information ska levereras till frågande system i form av informationspaket (DIP). (/ svar) Sökning via portal I portalfunktionen ska behöriga användare kunna göra utsökningar enligt de sökvägar som beskrivs i ovanstående stycke om åtkomst/access. Sökresultatet ska presenteras via träfflistor i ett webbaserat portalgränsnitt. Vi ser positivt på om träfflistorna är dynamiska, dvs. förändringsbara vad gäller sortering och presentation. Från träfflistorna ska användaren kunna välja att visualisera metadata och arkivobjekt kopplade till respektive träff. Visualisering ska ske på skärm. I portalgränssnittet ska användaren kunna söka information enligt samma kriterier som i (/ svar) Utskrivet: :16 Sida 8 av 30

9 Sökresultaten ska presenteras i portalen i form av träfflistor. (/ svar) Från träfflistorna ska användaren kunna välja att visualisera metadata och arkivobjekt kopplade till respektive träff. (/ svar) Metadata, textbaserade handlingar och strukturerad information ska kunna skrivas ut i läsbart och ändamålsenligt format. (/ svar) 4. Systemadministration Med systemadministration avses stöd för att underhålla och följa upp e-arkivets mer tekniska aspekter. Leverantören ska lämna en komplett beskrivning över produkten som på lämplig nivå beskriver ur ett logiskt och tekniskt perspektiv hur de olika delarna av systemadministrationen (detta kapitel) fungerar och hur de implementeras. Leverantören ska också redogöra för om det finns delar av den offererade lösningen som blir tillägg till befintlig produkt. Beskrivningen ska vara så komplett att samtliga krav kan utvärderas. Beskrivningen ska lämnas i en bilaga för kapitlet. (/ svar) Bifoga beskrivning (Bifogat dokument) 4.1. Administration av behörighetsgrupper Funktionsbehörigheten anger behörighet för att komma åt de gränssnitt som ingår i e-arkivet. Informationsbehörighet avser de strukturenheter, och deras information i e-arkivet, som ingår i arkivförteckningen. Informationsbehörigheten ska gå att begränsa till olika sekretessnivåer. Det ska finnas gränssnitt för att lägga upp nya grupper och att ändra gruppinformation. Tilldelning av personer till dessa behörighetsgrupper ska kunna ske i Rättsmedicinalverkets ordinarie behörighetssystem, dvs. synkning mot Rättsmedicinalverkets behörighetssystem ska kunna göras. Systembehörigheter, dvs behörighet för andra system att få access via gränssnitt ska också kunna administreras i e-arkivet. e-arkivet ska kunna integreras mot befintligt behörighetskontrollsystem. Se stycke: Katalogtjänst för behörighetshantering. (/ svar) Utskrivet: :16 Sida 9 av 30

10 Det ska vara möjligt att via ett gränssnitt hantera olika användarkategorier och systembehörigheter samt att tilldela dessa behörighet till funktioner och information. (/ svar) 4.2. Uppföljning av mottagning Det ska finnas ett gränssnitt för att kunna söka och titta på vilka mottagningar som gjorts. Följande sökkriterier ska gå att ange (som exempel): -> Datum för mottagning (intervall ska vara möjligt att ange) -> Källa (vilket verksamhetssystem som levererade informationen) -> Status (hur mottagningen gick, t.ex. Bra, Fel, Manuellt avbruten) Följande information ska loggas (som exempel): -> Tidpunkt för när informationen arkiverats -> Hur lång tid mottagandet tog (start och slut) -> Fel, kritiska fel och andra systemspecifika händelser -> Misslyckad leverans av SIP -> Misslyckad leverans av DIP -> Korrupt AIP -> Behörighetsförändringar -> Från vilken IT-källa informationen kom -> Hur många informationsfiler som hanterats per mottagande -> Användarloggning i samband med mottagningen -> Information om valideringsfel Det ska finnas ett gränssnitt för att kunna söka och titta på vilka mottagningar som gjorts. (/ svar) Alla mottagningar ska loggas. (/ svar) 4.3. Statistik och rapporter Det ska finnas möjlighet att ta fram statistik och rapporter utifrån logginformation och metadata. Exempel hur många ärenden av ett visst slag har levererats till arkivet under en given tidsperiod. Det ska vara möjligt att ta fram statistik och rapporter utifrån logginformation och metadata. (/ svar) 5. Outsourcing av tjänsten e-arkivering Rättsmedicinalverket önskar köpa tjänsten e-arkivering. e-arkiveringstjänst skall kunna tillhandahållas av leverantören. (/ svar) Beskriv vilken kompetens kundens beställare bör ha samt vilka rutiner som ska följas vid avrop av e-arkivering. (Fritextsvar) Utskrivet: :16 Sida 10 av 30

11 Beskriv ingående vilka vecko- och månadsrutiner som ingår i leverans av e-arkiveringstjänst under rubrikerna: 1. Användarhantering, 2.Datakvalitetssäkring, 3.Rapportuttag (Fritextsvar) Beskriv ingående ordermottagning, behandling, återrapportering och kvalitetssäkring vid månadsvis e-arkivering av 600 RM ärenden, RK ärenden, 400 RG ärenden, 60 RP ärenden, 50 Allmändiarieärenden (Fritextsvar) 6. Migrering och konvertering I e-arkivet bör finnas funktionalitet för migrering och konvertering till framtida format och lagringsplatser. För genomförande av detta ska finnas en plan som tillhandahålls av leverantören. Leverantören ska kunna presentera en plan för hur migrering och konvertering till och från lösningen kan genomföras. (/ svar) 7. Icke-funktionella krav 7.1. Allmänt e-arkivet ska ha en komponentbyggd och flexibel lösning. Nedan beskrivs de icke-funktionella krav som finns på produkten. Rättsmedicinalverket kommer att bedöma avropssvaren ur ett totalekonomiskt perspektiv. Tillkommande kostnader jämfört med idag avseende hårdvara, licenser och licensunderhåll, utbildningsbehov och konsultbehov som respektive avropssvar medför, kommer att utvärderas. Leverantören ska lämna en komplett beskrivning över produkten som på lämplig nivå beskriver ur ett logiskt och tekniskt perspektiv hur de olika delarna i detta kapitel fungerar och hur de implementeras. Leverantören ska också redogöra för om det finns delar av den offererade lösningen som blir tillägg till befintlig produkt. Beskrivningen ska vara så komplett att samtliga krav kan utvärderas. Beskrivningen lämnas i en bilaga för kapitlet. (/ svar) Bifoga beskrivning (Bifogat dokument) 7.2. Teknisk plattform För att uppfylla ovanstående funktionella krav krävs en teknisk implementering. Följande kapitel beskriver för olika delområden vilka krav som finns Arkitektur e-arkivet ska vara uppbyggt av funktionella moduler och stödja att olika moduler flexibelt kan läggas till, tas bort, aktiveras och avaktiveras. (/ svar) Utskrivet: :16 Sida 11 av 30

12 e-arkivet ska vara lätt att förvalta dvs förändringar ska kunna göras av Rättsmedicinalverket själva om Rättsmedicinalverket väljer att ha den kompetensen. (/ svar) Redogör för roadmap (teknisk) för produktens livscykel och framförhållning gällande kommunicering av densamma. (Fritextsvar) Operativsystem e-arkivet ska tillhandahållas i en version som är supportad att exekveras på Windows Server 2008 R2 eller senare. (/ svar) Databashanterare Rättsmedicinalverket använder i dagsläget följande databashanterare: Microsoft SQL Server, Oracle, Pervasive och MySQL. Rättsmedicinalverket kommer att bedöma avropssvaren ur ett totalekonomiskt perspektiv. Tillkommande kostnader jämfört med idag avseende hårdvara, licenser och licensunderhåll, utbildningsbehov och konsultbehov som respektive avropssvar medför kommer att utvärderas. Ange om databashanterare i form av tredjepartsprodukt förutsätts för e-arkivet funktion samt vilken eller vilka tredjepartsprodukter som stöds. (/ svar) Om licens avseende databashanterare ingår i leveransen av e-arkivet ska den eller de anges i avropssvaret. Ange även om någon eller några databashanterare rekommenderas av produkttillverkaren och i så fall orsakerna till detta. (Fritextsvar) Övervakning Beskriv vilka möjliga lösningar till övervakning av systemets driftstatus som erbjuds. Integration med olika monitoreringssystem, text output m m. Beskriv övervakningsmöjligheterna: (Fritextsvar) Virtualisering Rättsmedicinalverket använder VMWare för virtualisering och som mekanism för att erhålla redundans. Ange om e-arkivet supporteras i en VMWare-miljö (/ svar) Ange om det finns andra sätt att erhålla redundans, hur dessa realiseras och i vilken omfattning dessa funktioner ingår i e-arkivet. (/ svar) Utskrivet: :16 Sida 12 av 30

13 Ange om eventuella redundanta funktioner förutsätter tredjepartsprodukter och i så fall vilka. (/ svar) Lagring e-arkivet ska inte förutsätta att någon specifik lagringslösning eller specifikt sätt att kommunicera med denna används. (/ svar) Katalogtjänst för autentisering/auktorisering e-arkivet ska ha stöd för Microsoft Active Directory/LDAP (/ svar) e-arkivet ska ha stöd för Kerberos och/eller SAML 2.0 (Se även under stycke: Administration av behörighetsgrupper.) (/ svar) Integration All information som lagras via produkten ska vara sökbar och åtkomlig via Web Service (WS-I Basic Profile). Lagrade AIP:ar ska vara tillgängliga i form av DIP:ar. Även annan strukturinformation t ex klassificeringsstruktur ska vara tillgänglig denna väg. (/ svar) Beskriv de färdiga portningar eller standardintegrationer som finns, detta till middleware eller liknande. (Fritextsvar) 7.3. Användargränssnitt Alla användargränssnitt ska vara webbaserade. Alla användargränssnitt ska vara webbaserade. (/ svar) 7.4. Informationssäkerhet Nedan beskrivs de krav som finns på e-arkivet för att upprätthålla en hållbar nivå av informationssäkerhet. Kraven är framtagna med stöd av Riksarkivets RA-FS 2009:1 (kapitel 6) samt LIS riktlinjer för styrning av informationssäkerhet SS-ISO/IEC 27002:2005. Då kraven på informationens konfidentialitet och tillgänglighet förändras över tiden ska IT-stödet kunna hantera en förflyttning av informationen mellan informationsklasser. Detta sker med hjälp av förändrade metadata för informationen. Utskrivet: :16 Sida 13 av 30

14 Olika typer/former av metadata ska kunna hanteras automatiskt eller manuellt som t ex metadata/information om säkerhetsklassning. (/ svar) e-arkivet ska ha skyddsfunktioner som medger sökning av skadlig och mobil kod. Dvs möjligheter att söka efter kod som uppdagats som skadlig efter det att det överförts till arkivet. (/ svar) e-arkivet ska ha stöd för behörighetsstyrning via grupper/roller. (/ svar) Behörigheter ska kunna begränsas med avseende på informationens metadata. (/ svar) Samtliga förändringar av behörigheter ska loggas. (/ svar) 7.5. Loggning Alla aktiviteter i e-arkivet ska loggas. I huvudsak identifieras fyra olika typer av loggning: 1. Användningsloggning aktiviteter, vem som gjort vad. Syftet med användarloggningen är att möjliggöra för administratörerna att följa vad som händer i arkivet. 2. Säkerhetsloggning aktiviteter, vem som gjort vad. Syftet med säkerhetsloggningen är att följa upp aktiviteter från ett säkerhetsperspektiv. 3. Larmloggning Syftet med larmloggningen är att ge Rättsmedicinalverkets driftpersonal möjlighet att övervaka systemet. 4. Felsökningsloggning Syftet med felsökningsloggningen är att vid behov kunna följa aktiviteterna i systemet på en mer detaljerad nivå (trace). e-arkivet ska kunna hantera loggning av samtliga fyra typer ovan. (/ svar) Samtliga aktiviteter i e-arkivet ska loggas. (/ svar) e-arkivet ska kunna skapa loggkopior för export i standardiserat format. (exempelvis xml-format, syslog-format eller platt textfil) (/ svar) Utskrivet: :16 Sida 14 av 30

15 Format på loggar ska vara konfigurerbart. (/ svar) Felsökningsloggning ska kunna aktiveras och inaktiveras utan omstart av systemet. (/ svar) 7.6. Kapacitet Antalet arkivobjekt (metadata + informationen) som ska lagras uppskattas årligen initialt (de första åren) till och de kommer sedan snabbt att öka. Uppskattat antal användare -> Administrationsfunktionerna kommer användas av färre än 10 användare (5 samtidiga). -> Sökning via portal och sökning via API kommer användas av ca 500 sällananvändare. Sökning via API kommer sannolikt bli den vanligaste accessmetoden. Minst 500 användare varav 50 samtidiga ska kunna hanteras. (/ svar) Minst 5 administratörer varav 2 samtidiga ska kunna hanteras. (/ svar) Informationsvolymer på minst 50 TB ska kunna hanteras (/ svar) Ovanstående volymer ska affärsmässigt ingå i offererade licenspriser. (/ svar) Om Rättsmedicinalverket väljer att publicera information till externa användare, exempelvis allmänheten eller andra myndigheter, och publiceringen på något sätt involverar information från e-arkivet ska detta affärsmässigt ingå i offererade licenspriser. (/ svar) 7.7. Prestanda Följande svarstider ska kunna levereras: -> En sökning får max ta 10 sekunder i 90% av fallen. -> Övriga funktioner får ta max 3 sekunder i 90% av fallen. -> Beskriv vilka krav Ni (leverantören) har på lagringslösningen och serverkonfigurationen för att uppfylla ovanstående obligatoriska krav. (Svarstid = tiden från att en användare eller ett anropande system bekräftar ett kommando Utskrivet: :16 Sida 15 av 30

16 till dess att resultatet kan ses) En sökning får max ta 10 sekunder i 90% av fallen. (/ svar) Övriga funktioner får ta max 3 sekunder i 90% av fallen. (/ svar) Beskriv vilka krav Ni (leverantören) har på lagringslösningen och serverkonfigurationen för att uppfylla ovanstående obligatoriska krav. (Fritextsvar) 7.8. Tillgänglighet e-arkivet ska vara byggt för att kunna vara tillgängligt till enligt nivå N (Normal nivå) Ramavtalets "Bilaga A9 SLA ". Beskriv vilka mekanismer och funktioner som krävs utöver produkten för att uppfylla detta, samt ev. kostnader. (Fritextsvar) 7.9. Dokumentation Teknisk dokumentation Det ska finnas teknisk dokumentation om e-arkivet. (/ svar) Användardokumentation Användardokumentation om e-arkivet ska finnas på Svenska. (/ svar) Support och underhåll Ange vilket utbud av reaktiv support som finns för e-arkivet. Det ska finnas reaktiv support att köpa enligt Ramavtalets "Bilaga A9 SLA", Servicenivå N (Normal) ". Ange vilken eller vilka prismodeller som tillämpas samt vilka eventuellt andra nivåer av reaktiv support som erbjuds samt priser för samtliga nivåer. Ange hur supportärenden hanteras med avseende på hur de prioriteras och vilka lösningstider kunden kan förvänta sig vid olika typer av supportärenden (exempelvis "system down", fel (bug) i IT-stödet, -fråga). Leverantören ska redovisa sitt totala erbjudande kring support och underhåll. Leverantören ska redovisa villkoren för att tillhandahålla support och underhållstjänster. Ange vilket utbud av reaktiv support som finns för e-arkivet enligt nivå N. Ange vilken eller vilka prismodeller som tillämpas samt vilka eventuellt andra nivåer av reaktiv support som erbjuds samt priser för samtliga nivåer. (Fritextsvar) Utskrivet: :16 Sida 16 av 30

17 Ange hur supportärenden hanteras med avseende på hur de prioriteras och vilka lösningstider kunden kan förvänta sig vid olika typer av supportärenden (exempelvis system down, fel (bug) i IT-stödet, fråga). (Fritextsvar) Leverantören ska redovisa sitt totala erbjudande kring support och underhåll (Fritextsvar) Leverantören ska redovisa villkoren för att tillhandahålla support och underhållstjänster. (Fritextsvar) Redogör för förfarande vid systemuppgradering, tvingande för support eller ej. (Fritextsvar) Beskriv organisationen som arbetar mot kund ingående inkl hur ni säkrar kompetensöverföring vid utbyte av bemanning. (Fritextsvar) 8. Pilotprojekt I leverantörens offert ska ingå genomförandet av ett pilotprojekt som omfattar arkivering av en idag avställd databas, nedan kallad x-databasen. Syftet med piloten är att leverantören ska få möjlighet att visa att den levererade lösningen uppfyller de ställda kraven. Det innebär att piloten ska innehålla ett komplett arkiveringsflöde. I leverantörens åtagande ingår att bygga nödvändig funktionalitet för mottagande/validering informationsförsörjning åtkomst hela vägen till konsumenten via portal. Rättsmedicinalverket ansvarar för preingest, dvs paketering av information från databasen. Pilotprojektet kommer att drivas i nära samarbete mellan leverantören och Rättsmedicinalverket. Leverantören förväntas hjälpa Rättsmedicinalverket att definiera inleveransspecifikationen samt att definiera gränssnitt för åtkomst samt delta i test och leverans. Leverantören ska lämna en komplett beskrivning som på lämplig nivå beskriver ur ett logiskt och tekniskt perspektiv hur de olika delarna i pilotprojektet (detta kapitel) kommer att lösas med den offererade produkten. Leverantören ska också redogöra för om det finns delar av den offererade lösningen som blir tillägg till befintlig produkt. Beskrivningen ska vara så komplett att samtliga krav kan utvärderas. Beskrivningen lämnas i en bilaga för kapitlet. (/ svar) Beskrivning bifogas (Bifogat dokument) 8.1. Beskrivning av x-databasen Databasen är en kopia av alla rättsmedicinska ärenden under 2011 i vårt ärendehanteringssystem Portalen. Den innehåller ca poster som består av bilder, koder, kemisvar, domstolskallelser, laboratorieanalyser, besked, utlåtanden m m Krav på inleverans -> Rättsmedicinalverket och Leverantören tar tillsammans fram en inleveransspecifikation för x-datadatabasen. -> Rättsmedicinalverket tar fram PreIngest funktion för att skapa SIP:ar från x-dadatabasen. Varje SIP kommer att innehålla en eller flera individer. -> Leverantören skapar nödvändig Ingestfunktion för att ta emot, validera och arkivera SIP:arna. Eftersom detta är en Utskrivet: :16 Sida 17 av 30

18 engångsleverans kan eventuellt leverantören ha andra metoder att importera informationen än att bygga en ingestfunktion för löpande import. Men för att få ett korrekt test ska en sådan funktion ändå byggas. Leverantören tar tillsammans med Rättsmedicinalverket fram en inleveransspecifikation för individ från x-databasen. (/ svar) Leverantören tar fram en Ingestfunktion tar emot, validerar och arkiverar SIP:arna i enlighet med inleveransspecifikationen. (/ svar) Ge exempel på vilken data / information förutom ärendedata (media) kund måste leverera till pilotprojektet. (Fritextsvar) 8.3. Krav på informationsförsörjning Leverantören ska visa på hur man kan ändra i metadata, ta fram rapporter och statistik samt sätta in x-databasen i en arkivredovisningsstruktur. Leverantören ska visa på hur man kan ändra i metadata, ta fram rapporter och statistik samt sätta in x-databasen i en arkivredovisningsstruktur. (/ svar) 8.4. Krav på sökning och visualisering Leverantören ska göra den arkiverade informationen sökbar via portalgränssnittet i enlighet med kraven i stycket: Åtkoms/Access. Rättsmedicinalverket och Leverantören preciserar tillsammans kraven på utsökning och visualisering av den arkiverad databasen. Sökresultatet ska presenteras i en träfflista på individnivå. Från träfflistan ska samtlig metadata och information (det finns några bilder i x-databasen) kunna visualiseras. Samtlig metadata och information ska också kunna skrivas ut på papper. I dag finns en relativt omfattande applikation som visualiserar hela innehållet i x-databasen via ett antal skärmbilder som följer strukturen i databasen. Dvs en mer strukturerad visualisering än att lägga upp all information på en scrollbar bild. En motsvarande funktion kommer behövas även i framtiden. I pilotprojektet ingår inte att bygga en sådan applikation men Leverantören ska beskriva på vilket sätt Leverantörens portalverktyg skulle kunna lösa ett sådant behov. Detta kan eventuellt bli en beställning till leverantören inom förvaltning. Leverantören ska också ange en ungefärlig timåtgång för att bygga en sådan visualisering baserat på att ett 20 tal olika visualiseringssidor behöver skapas, se bilaga 4, figur 1. Leverantören gör den arkiverade informationen sökbar via portalgränssnittet i enlighet med kraven i stycket: Åtkoms/Access. (/ svar) Sökresultatet ska presenteras i en träfflista. (/ svar) Utskrivet: :16 Sida 18 av 30

19 Från träfflistan ska samtlig metadata och information (det finns några bilder i x-databasen) kunna visualiseras. (/ svar) Samtlig metadata och information ska också kunna skrivas ut på papper. (/ svar) Leverantören ska beskriva på vilket sätt Leverantörens portalverktyg skulle kunna lösa behovet av en mer avancerad visualisering. (/ svar) 8.5. Tester Samtliga funktioner i den levererade produkten kommer att testas under testperioden. Leverantören ska bistå Rättsmedicinalverket under testerna. Överföring av x-databasen till arkivet sker via de uppbyggda funktionerna för preingest och ingest. För att simulera ett levande levererande system kommer SIP:arna att levereras i olika stora block och i olika takt. Leverantören bistår Rättsmedicinalverket vid tester av de steg som ingår i pilotprojektet samt i tester av övrig levererad funktionalitet. (/ svar) Ge exempel på underlag för leveransgodkännande (kontrollpunkter) för kund efter genomfört pilotprojekt. (Fritextsvar) 9. Leveranskapacitet och konsultstöd Leverantören ska ha tidigare referenser från motsvarande uppdrag. Leverantören ska också ha en säkrad leveranskapacitet för det aktuella uppdraget. Leverantören ska lämna en beskrivning över konsult och utbildningsstöd som på en lämplig nivå verifierar kraven i detta kapitel. Beskrivningen ska vara så komplett att samtliga krav kan utvärderas. Beskrivningen lämnas i en bilaga för kapitlet. (/ svar) Bilaga som beskriver konsult- och utbildningsstöd (Bifogat dokument) Leverantören ska lämna minst 2 referenser från motsvarande leveranser under de 3 senaste åren. Referenserna ska beskrivas på ett sådant sätt att leveransernas omfattning, innehåll och projektresultat kan bedömas. För varje lämnad referens ska en kontaktperson hos kunden som Rättsmedicinalverket kan kontakta anges. (/ svar) Utskrivet: :16 Sida 19 av 30

20 Referens 1 (Fritextsvar) Referens 2 (Fritextsvar) 9.1. Utbildning Leverantören ska kunna leverera utbildningar runt sin produkt och den implementation som görs på Rättsmedicinalverket. Leverantören ska kunna tillhandahålla tekniska utbildningar avseende drift, teknisk förvaltning, felsökning etc. av e-arkivet. (/ svar) Beskriv lämplig omfattning och kostnad för teknisk utbildning. (/ svar) Leverantören ska kunna tillhandahålla utbildning för administration av e-arkivet. Med administration avses den funktionalitet som beskrivs under informationsförsörjning ovan samt funktionaliteten som beskrivs under systemadministration ovan. (/ svar) Beskriv lämplig omfattning för utbildning för administration av e-arkivet. (/ svar) Exakt innehåll och antal utbildningsdagar överenskommes mellan Rättsmedicinalverket och leverantören i samband med den gemensamma leveransplaneringen. (/ svar) 9.2. Konsulttjänster Leverantören ska kunna leverera konsultstöd runt installation, drift samt vidareutveckling av den implementation som görs på Rättsmedicinalverket. Leverantören ska kunna tillhandahålla konsultstöd för utveckling och förvaltning av e-arkivet hos Rättsmedicinalverket. (/ svar) Leverantören ska lämna CV för minst 5 konsulter som leverantören förfogar över och som visar att leverantören ha kapacitet och kompetens att leverera konsultstöd för utveckling och förvaltning av e-arkivet hos Rättsmedicinalverket. För varje konsult ska anges om konsulten är anställd hos leverantören eller är underkonsult. Lämna referenser på konsulter med olika inriktning för att visa på den kompetensmix leverantören anser lämplig för uppdrag på Rättsmedicinalverket. (/ svar) Utskrivet: :16 Sida 20 av 30