The Mail, The Mail, The Mail is Here! Diverse

Transkript

1 I detta nummer: DC papperet 58 epost-reformen 3 Personalnytt 4 Första stegen till mailandet 6 Introduktion till Webmailen vid Åbo Akademi 8 IMP, IMAP och samanvändningen med Messenger 10 Webmail i VASA 17 Netscape Messenger 22 Importera dina mailboxar från Eudora 33 Maila med Messengern 36 Maila med din bärbara 41 Användbara tips 44 Outlook säkerhet 46 Om e-post med bilagor 49 Backup i Vasa 51 Åbovariant av Backup 52 Ny Webserver! 54 Penguinpower 55 The Mail, The Mail, The Mail is Here! Diverse alla sidor (nästan) resten

2 Chefredaktör: Ansvarig utgivare: Markus Talaslahti Stig-Göran Lindqvist

3 3 epost-reformen Ny höst, nytt läsår, och, förstås, igen en av de evinnerliga reformerna från DC som drabbar just din (och min) dagliga datoranvändning. Nu är det alltså e-postsystemet och gamla e-postläsare såsom Eudora, som vi skrotar. En ny läsare att lära sig för dig (eller t.o.m. två), och en i vissa fall litet besvärlig överföring av gamla postlådor till det nya systemet. Men jo, allt blir ju enklare, bättre och säkrare... Varför nu det då? Vi övergår på mailservern till IMAP-systemet (det gamla hette POP). I klarare text innebär det bl.a. att alla dina postlådor (mailboxar) läggs på en serverdator som kan nås varifrån som helst. (tidigare nådde du ju utifrån bara in-boxen med de olästa e-breven, medan alla andra postlådor låg på Pchome-skivan, som endast är tillgänglig inom ÅA:s datanät). En stor sak är den förbättrade säkerheten. Idag, med Eudora och Elm, går lösenordet i klartext över nätet. En direkt invit för hackers, som de minsann inte tackat nej till. Med de nya e-postläsarna krypterar vi lösenordet. (Även själva brevtexten kan krypteras, men det är en annan historia). IMAP-systemet tillåter många olika e-postläsare. Vi har valt att rekommendera och satsa vårt stöd på Netscapes Messenger, som troligen redan finns färdigt på din dator, som fungerar under olika operativsystem, och som är gratis. Det skadar inte heller att Messengern är rik på egenskaper. Messengern har tillsvidare varit mindre utsatt för virusattacker än t.ex. Microsofts produkter (men är ingalunda immun mot sådana). Samtidigt introducerar vi webbmailen i Åbo (Vasa har redan hunnit köra igång den). Du kan direkt läsa och skriva e-brev i webben, utan Messenger eller nån annan separat e-postläsare. Adressen är ( om dina postboxar är i Vasa) Du kommer alltså åt alla dina postboxar med en vanlig webbläsare såsom Netscape eller Internet Explorer, från vilken dator som helst i Internet, med ditt

4 4 krypterade lösenord, och utan att behöva bekymra dig om inställningar och parametrar på en kanske främmande dator. Vi satsar på webbmailsystemen IMP (Åbo-servern) och IMAIL (Vasa-servern). De är mycket lättanvända, nackdelen är snarast att de inte har extravaganser. Webbmailen lämpar sig ypperligt på resa eller för grundanvändning, vid mera krävande användning föredrar du antagligen Messengern. Du kan mycket väl använda båda systemen turvis. Vi står inför en övergångstid under vilken vi hoppas att du och jag och vi alla byter e-postläsare och flyttar postboxar. Nångång senare i höst slår vi fast en deadline, varefter e-posttrafik med okrypterade lösenord helt spärras. (Då kan du inte längre läsa inboxen med nya mail med Eudora eller Elm, däremot kommer du nog fortfarande åt de andra gamla postlådorna.) Jag hoppas du hittar den information du behöver i detta DC-papper (eller i DC:s webb). En del av artiklarna är riktade till gulnäbbar och andra nykomlingar, andra är för Åbobor, vissa för Vasa-användarna, någon för dig som vill satsa på webbmailen, andra för Messenger-användare. Välj det som passar dig. Och förstås, fråga din närstödare. Personalnytt stigo@abo.fi Under sommaren har tre nya planerare börjat hos oss: Mattias Eriksson jobbar kring e-postreformen. Därtill sätter han sig in i verktygen för e-learning. Erix handhar närstödet i FÄ och Gripen samt för fakultetskanslierna. Matias Kangas jobbar vid unix-sektionen med printningssystemet, ÅA-Linux-stödet och en del Solaris-systemuppgifter. Närstödet sköter Matias för FC, Humanisticum, Rel.vet. och PBI. Stefan Lostedt är Akademins nye webbmaster. Han har under sommaren varit sysselsatt med uppdateringen av webbservern. Steffi har därtill det tekniska ansvaret för Prosit-systemet.

5 5 De som slutat är Harri (Sylvander) och Nigi (Henriksson). Danu (Holm) är tjänstledig till årets slut. De här personbytena har också ställt till med några andra större omändringar: Niklas Sjöström har efter Nigi övertagit ansvaret för datakomm-sektionen, dvs. för Akademins hela datanät och dess kontakter utåt. Nicke är också postmaster. Markus (Bobi) Talaslahti är efter Nicke ny systemansvarig på Unix-sidan, dvs för Sun-datorerna, Alphorna och Linux.

6 6 Första stegen till mailandet erix Akademins mailreform kommer att göra livet lättare för dig inom sinom tid. Du kanske har svårt att förstå varför en reform är nödvändig, men det finns goda skäl till den. Eftersom säkerheten blir allt viktigare och crackers blir ett allt vanligare problem inom allt som har med dataöverföring att göra, anser vi oss tvingade att genomföra detta innan det är för sent och alla problem drabbar oss. Detta är dessutom rätt tidpunkt eftersom man kan få med alla nya studerande i systemet helt från början. Vi har tagit ibruk SSL-certifikat som sköter om att alla lösenord krypteras, samtidigt får vi IMAP på köpet vilket gör att det blir enklare att administera sina mailboxar. Det betyder också att du alltid har möjligheten att komma åt dina mail oberoende av maskinen du befinner dig vid. IMAP - vad är det? IMAP är en förkortning av Internet Message Access Protocol. Man har alltså kommit överens om en standard hur man ska komma åt mail. För dig som är ny i systemet kommer detta inte att orsaka något huvudbry iochmed att du automatiskt från början får dra nytta av det. Med IMAP lagras alla mail på servern, vilket kan vara praktiskt för de som läser mail från många olika ställen, dessutom skonas alla modemanvändare då endast de mail man vill läsa hämtas med hela innehållet. Alla bilagor (attachments) lagras inne i mailen, detta betyder att bilagan försvinner från servern när du raderar mailet innehållande den. Spara därför filen till ditt hemområde innan du raderar mailet. Lämna ogärna mailet kvar på servern efter att du sparat bilagan lokalt. Överlag så är det bra att flytta mail man vill spara till en annan mailbox efter att man läst det. Fördelarna med detta är att Inboxen öppnas snabbare och du får bättre ordning på dina mail. En mycket bra orsak att använda folders, m.a.o. Alla gamla Eudora användare som levt med POP3 får börja övergå till IMAP, när detta förutom funktionalite-

7 7 ten erbjuder mycket bättre säkerhet. Tyvärr erbjuder inte Eudora en acceptabel form av kryptering över IMAP, vilket då gör att Webmail och Netscape Messenger blir de två rekommenderade sätten att läsa mail på. Hur man tar emot ett SSL certifikat När man vill garantera att lösenordet är säkert bör man använda sig av någon form av enkryptering. Vid Akadein har vi tagit ibruk SSL certifikat för mailläsningen med Netscape Messenger samt Webmailen, vilket betyder att all kommunikation mellan din och vår(a) maskin(er) är säker. Till Webmailen kommer du genom att surfa till sidan Första gången du besöker Webmailen kommer du att få ett antal frågor ställda, vi går nu igenom vad du bör svara på dessa. 1. Klicka Next 2. En liknande ruta kommer att öppnas, med information om att certifikatet är utställt på Åbo Akademi. Klicka Next 3. Välj Accept this certifikate forever. Klicka Next 4. Se efter att Warn me before I send information to this site inte är ikryssat. Klicka Next 5. You have finished examining the certifikate...klicka Finish för att spara det. Nu har du Akademins certifikat installerat och får fortsätta till Webmailen. En sak värd att notera är att Akademin inte har köpt ett certifikat utställt av något stort krypteringsbolag, vilket betyder att du hamnar klicka Continue varje gång du vill komma åt Webmailen. Certifikatet är dock lika säkert som ett köpt, vad gäller Akademins.

8 8 Introduktion till Webmailen vid Åbo Akademi erix Nu kan du läsa alla mail via webben var än du befinner dig, det enda du behöver är en browser. Tack vare Webmailen behöver du inte ställa in olika läsare och sedan fundera ifall allt blev rätt. När vi i resten av DC-pappret talar om IMP menar vi Webmailen, den råkar nämligen ha ett sånt namn. Starta din browser och gå till kommer att få ta emot ett SSL certifikat som vi tidigare berättade om. Logga in Detta är startsidan du kommer att se. På raden Username skriver du in ditt användarnamn som du erhållit från Datacentralen. Ditt lösenord skriver du in på följande rad var det står Password. På raden var det står Language kan du ändra språk ifall du inte förstår engelska så bra eller hellre läser på svenska. Klickar du på den lilla pilen neråt får du välja språk. Vi går igenom IMP på engelska, så första gången kan det löna sig att använda just det ifall du tycker det är svårt att hänga med. När du har fyllt i användarnamnet och lösenordet klickar du på log in knappen så kommer du vidare.

9 9 Huvudmenyn För att läsa din mail klickar du på avsändarens namn. De små pilarna gör att du kan bläddra bland alla sidor när du har många mail. Vill du radera mail, kruxar du i rutan framför mailet. Sedan klickar du på Delete så raderas alla mail du kruxat för. Inbox är en snabbknapp för att komma till din mailbox som innehåller inkommande mail. Skicka mail Klickar du på COMPOSE öppnas ett nytt fönster i vilket du får börja skriva brevet. To: Här skriver du in addressen på den person du vill skicka mailet åt.

10 10 CC: Addresserna på andra personer, ifall du vill skicka åt flera. Subject: Vad brevet handlar om. I textfältet under Options skriver du ditt brev. När du är färdig klickar du på Send Message. Då stängs fönstret och ditt brev skickas. Avsluta När du är färdig och vill avsluta mail-läsningen klickar du på LOGOUT Nu har du lärt dig grunderna i hur systemet fungerar. I nästa del går vi igenom de flesta funktionerna för Webmailen som du kan tänkas vara intresserad av nu när du vet hur man kommer igång. IMP, IMAP och samanvändningen med Messenger erix IMPs menyer och ikoner Inbox - Hit kommar alla nya mail Compose - Skriv mail Contacts - Addressbok där du kan spara kontaktinformation Folders - När du vill sortera din mail Preferences - Inställningar Logout - Avsluta Inboxen behandlades kort i förra avsnittet, men den beskrivs grundligare i följande stycke.

11 11 INBOX Select All - Med detta märker du alla mail på sidan. BEhändigt för att flytta eller ta bort många mail. Select none - Motsatsen till ovanstående. Alla ikryssade rutor blir återställda. Delete - Ta bort de mailen som är ikryssade Undelete - Återställ ifall du tog bort ett i misstag. Kryssa i de mail du vill återställa före du använder detta. Fungerar inte efter att du valt Expunge Move - Flyttar din mail till en annan map som du valt. Copy - Kopierar de valda mailen till en annan mapp. Hide Deleted - Gömmer alla raderade mail, ingen fiffig ide, de tar fortfarande upp rum på ditt hemområde. Expunge - Raderar permanent alla mail du raderat med Delete. Använd denna funktion dagligen eller minst en gång i veckan så gammalt skräp inte blir liggande. Size - Visar hur mycket utrymme mailen tar upp på ditt hemområde. Du kan sortera dina mail genom att klicka på respektive överrubrik, Date, From, Subject eller Size.

12 12 Ikoner i Inboxen Du har svarat på mailet Mailet är märkt som raderat Du har en bilaga (ett attachment) i brevet Ifall det är ett plustecken framför så är brevet MIME kodat. Det är bara ett visst sätt mailet är formatterat i, men ur användarens synvinkel är det inte annorlunda än ett vanligt . IMP klarar av MIME, det gör också Messengern. Compose - Skicka mail När du valt Compose från sidomenyn öppnas ett nytt fönster och du får börja skriva in mottagarens uppgifter och själva mailet. Spell Check In Kolla avstavningen i det språk du väljer, verkar inte fungera till fullo ännu Cancel Message Avbryter skrivandet Save Draft Du kanske vill skriva ett liknande mail nästan varje gång, då kan du spara mailet som en mall. To Cc Bcc Subject Personen som mailet skickas åt Carbon Copy, dvs en kopia. Här fyller du i addresserna på övriga personer som också får samma mail. Blind Carbon Copy. Vill du ännu skicka åt någon person, men vill inte att de andra ska se att du också skickat åt denne skriver du in personens address här. Rubrik. Skriv in vad mailet handlar om, många brukar först se på avsändare och subject när de prioriterar vilka mail de ska läsa först. Attachment Skicka en bilaga, en bild eller ett dokument. Man kan inte skicka över hur stora som helst och skickar man åt många personer är det bättre att lägga ut sitt dokument på en websida och ge addressen dit. Skickar du ett mail med en 5mb stor bilaga åt 5personer far 25mb genom mailservern, lika mycket utrymme går åt på serverns skivor. Därtill så är det inte roligt att hamna vänta på att 5mb långsamt laddas till din

13 13 Browse Attach Options maskin från en överbelastad mailserver. Använd alltså attachments med eftertanke. Sök efter filen på din maskin som du vill skicka Efter att du valt Browse så borde ett filnamn synas i raden efter Attachment. Välj Attach för att slutligen lägga den till mailet. Med Contacts öppnar du addressboken från vilken du kan hämta mailaddresser du tidigare sparat. Attachments (bilagor) i IMP Skicka 1. Välj Browse 2. Nu öppnas ett fönster med rubriken File Upload. Sök fram filen du vill skicka, klicka en gång på den och sedan på OK. 3. Nu syns hela filnamnet på Attachment - raden och du kan klicka på Attach knappen till höger 4. Compose fönstret blinkar en gång och en ny rad kommer fram där filen du vill skicka syns. Öppna 1. Öppna mailet med bilagan. Under Parts ser du en motsvarande ikon och text beroende på vad det är för sorts bilaga du fått. 2. Klicka på diskettbilden så får du fram en ruta där du kan välja vad du vill göra, öppna bilagan medsamma eller spara den. Det rekommenderas att du sparar den först. Se upp med bilagor från okända personer eller ifall din svenskspråkiga kompis skriver underliga mail åt dig på engelska och där dessutom finns en bilaga med. Fråga kompisen före vad denne skickat innan du öppnar bilagan.

14 14 Contacts Dethär är din addressbok i vilken du kan spara addresser och sedan hämta dem till dina mail vid behov. Clear Töm alla fält Select Sätt in namnet du valt (från listan ett steg till höger) i mailet Address Här skriver du in -addressen. Nickname Vad du vill kalla personen Fullname Personens för- och efternamn Add Contact Addera personuppgifterna du nyss skrev in. Delete Contact Raderar personen du valt från snabbvalsmenyn ur din addressbok. Update Contact Updaterar informationen, välj först personen du vill ändra med snabbvalsknappen, sedan ändrar du uppgifterna och därefter väljer du Update. Insert into To - Lägg personen till mottagare i ditt mail Insert into Cc Sätter in personen som en annan mottagare Insert into Bcc Som ovan, men andra vet inte att denna person även får mailet. LDAP Search En funktion som vid utgivningen av detta DC-papper inte ännu är tagen ibruk.

15 15 Folders - Mappar När du har fått mycket mail kan det lätt bli svårt att hålla ordninng på vad som är vad. Vill du inte heller radera dem utan behöver dem senare är det på sin plats att skapa en mapp till vilken du kan flytta mail när du vill spara dem. Create a new folder Skapar en ny mapp, skriv in det du vill den ska heta och klicka därefter på Create new folder längst till höger. Rename a folder Döp om en mapp, välj mapp med snabbvalsmenyn under Original Folder, skriv in det nya namnet på raden under och klicka på Rename this folder till höger. Delete a folder Raderar en mapp. Ta bort mappen du valt under Folder Name. Klicka på Delete this folder när du valt mappen. Observera att den är borta för alltid och att det inte går att ångra sig, alla mail som fanns i mappen försvinner med. Preferences Övriga inställningar får man fram när man väljer Preferences från sidmenyn. Man kan exempelvis lägga med en signatur som sätts till i varje mail. En sådan kan förslagsvis innehålla kontaktuppgifter eller något annat man tycker alla borde få ta del av i varje mail.

16 16 Edit your signature I denna ruta skriver du in din signatur. Edit your full name Vill du lägga till exempelvis ditt smeknamn mellan ditt för- och efternamn skriver du in hela namnet, exempelvis vill Torkel Tomat också ha ha med sitt smeknamn, så han skriver in Torkel Torris Tomat på raden. Choose your preferred language Välj standardspråk, detta kan dock tyvärr ändras beroende var du sitter, men hålls i regel samma hädanefter. Save preferences Spara inställningarna du gjort Slutord om IMP IMP är gjort så att man enkelt ska förstå det mesta. Den som inte behöver alla tilläggsfunktioner som Messengern kan erbjuda klarar sig bra med detta. SSL stödet gör IMP säker för lösenordstjuvar, extrainställningar behöver man ej heller fundera på, allt fungerar från början. Man kan kombinera IMP och Messengern helt utmärkt också, inställningarna i Messengern rubbar inte IMP s funktionalitet i annan grad än att den automatiska sorteringen av mail som Messengern erbjuder, inte just då fungerar. Addressböckerna och signaturerna är också skilda. Eftersom IMP inte är beroende av vad du använder för operativsystem eller maskin, kan du också använda det

17 17 från vilken maskin som helst annan än en PC, sålänge din www-browser stöder SSL. Webmail i VASA Denna guide finns även på adressen Stefan Levander (innehållande beskrivande bilder). Kanske även du har haft behov av att komma åt din e- post under den tiden du befinner dig t.ex. på resa eller annars är borta från din arbets/studieplats vid ÖH. Det har redan en längre tid varit möjligt att via internet komma åt sin mail oberoende var man befinner sig (förutsatt att en dator med internetkontakt finns tillgänglig). Du behöver naturligtvis även ha en webläsare installerad på datorn. Du startar upp webläsaren och skriver in adressen (personal/studerande vid ÖH) eller (Vasa Övningsskola). Ovanstående adresser finns även som länkar på datacentralens hemsida i Vasa ( Du kan nu börja med att välja en säker uppkoppling genom att klicka på texten Enter secure mode nere på sidan. Då kommer trafiken mellan din dator och mailservern att krypteras vilket gör att ingen kan komma åt att höra på din mailtrafik. Vi kommer snart att ta bort valmöjligheten, dvs mailtrafiken kommer i framtiden alltid att gå över en säker linje. Nu kan du välja och vi rekommenderar starkt att du väljer den säkra linjen. Efter det att du valt secure mode kommer sidan att ha texten Secure mode active istället. Efter detta skriver du in ditt användarnamn och ditt lösenord i de korrekta fälten. För ökad säkerhet kan du också kryssa i de båda kryssrutorna (i synnerhet den första är viktig om du läser e-posten vid någon allmän dator, typ en som finns i ett internetcafé. Klicka sedan på Login för att komma vidare. Du får fram en välkomstsida som även kan innehålla viktiga meddelanden från oss administratörer, så kom håg att läsa den. På varje sida kommer du att kunna välja bland ett antal standardkommandon, bland dessa är de vanligaste:

18 18 Logoff Logga ut från webmailen Menu Gå till meny-sidan Summary Gå till innehållsförteckningen över den aktuella postlådan Help Läs hjälp om den aktuella sidan (visas i ett nytt fönster) Skicka brev Du kan skicka ett nytt brev genom att klicka på COM- POSE. För att kunna skicka ett brev åt en annan person bör du naturligtvis veta personens epost-adress. Det finns olika sätt att få tag i adressen om man inte känner till den. En del har den utsatt på internet (t.ex. via egna personliga hemsidor) medan andra bör man kontakta andra vägar för att få adressen (t.ex. per telefon). Den adressen skriver man sedan ner i To: -fältet. Vanligen slutar adresser inom finland på.fi (typ webmaster@abo.fi) men det finns även finländska företag som har adresser som slutar på.com,.net eller.to (även andra ändelser kan förekomma). Om däremot en adress slutar på.fi så bör adressen leda till företag/organisation som bedriver en verksamhet i Finland (.se härleds till Sverige,.no till Norge, etc). To: CC: BCC: Subject: Mottagaradressen Carbon Copy, en kopia skickas till angivna adresser Blind Carbon Copy, en kopia skickas till angivna adresser så att de huvudsakliga mottagarna inte ser dessa adresser. Ämne, rubrik på brevet Add all recipients to address bookspara angivna adresser i adressboken (kryssa i om Ja) Save message in Sent folder Spara detta brev i Sent postlådan (kryssa i om Ja) Include Signature Inkludera Signaturen (om sådan finns) (kryssa i om Ja) Fyll i fälten (To: är obligatorisk) och skriv ditt brev samt skicka iväg det med SEND. Kom ihåg att mottagaradressen måste vara absolut korrekt, annars kommer du att få ett felsvar.

19 19 Läsa post Om du inte är på meny-sidan (med innehållsförteckning över postlådorna) så klicka på MENU för att komma dit. Där kan du sedan klicka på den postlåda du vill öppna. Den postlåda som initiellt alltid finns heter MAIN och den innehåller all inkommande post ifall du inte har dirigerat posten till en anna postlåda. Förutom namnet ser du även postlådans storlek, antal brev samt när den senast har blivit uppdaterad. För att komma åt den postlåda du önskar klickar du på postlådenamnet (t.ex. Main) och får då upp innhållsförteckning över de brev som postlådan innehåller. Innehållsförteckningen i postlådan innehåller 5 kolumner, från vänster sett en kryssruta för specialfunktion (radera, flytta till annan postlåda), sändaren, rubriken på brevet, när brevet skickats samt hur många rader brevet innehåller. Sorteringen kan ändras genom att klicka på rubrikerna (From, Subject, Date, Lines). Du läser ett brev genom att klicka på brevets rubrik (i Subject kolumnen). Brevet kommer nu att visas på en ny sida. Du kan då välja bland ett alternativa funktioner: Save Address Spara adressen i adressboken Next Gå till följande brev Previous Gå till föregående brev Reply Svara på det aktuella brevet Reply All Svara till alla som brevet skickats till Forward Skicka brevet vidare (till senare angiven adress) Delete Radera brevet Svara på post Du svarar på brevet genom att klicka på REPLY eller REPLY ALL beroende på om du vill skicka ditt svar enbart till den person som postat brevet åt dig eller om du vill att svaret skall nå samtliga som mottagit brevet (To: samt CC: -raden i brevhuvudet). I svaret inkluderas brevet du mottagit automatiskt, vilket gör det lättare för dig att visa vilken fråga du svarar på. Du kan nämligen skriva in ditt svar direkt efter den fråga som har ställts dig, eller så kan du naturligtvis också välja att skriva ditt svar högst upp eller längst ner. Du kan sedan välja bland följande: Addresses Visa adressboken Attach Inkludera ett dokument i brevet Send Skicka iväg brevet

20 20 Save Help Spara brevet i Draft postlådan Visa hjälp om hur man svarar på mail Ändra inställningar på din epost Du kan göra vissa ändringar i sättet hur din post skall visas, om den skall sparas i en viss postlåda, innehållet i din signatur, automatiska svar under semestern etc etc. Allt detta kommer du till från Options under Meny sidan (som visar dina postlådor). Change Finger Information Ändra din s.k. finger.plan-fil. De uppgifter som ges om dig bland annat via Kontakter på ÖH:s Aktuellt-sida. Change Password Ändra ditt lösenord - fungerar inte i skrivande stund, men vi jobbar med saken Change Mail Forwarding Information Om du vill ha din post återsänt till en annan adress skriver du in den här Change User Information Ändra allmänna uppgifter om det som berör dig Change Vacation Message Ändra (eller ta bort) automatiskt semestersvar Change Processing Rules Ändra reglerna för hur din inkommande post skall hanteras. Bl.a. Skräp-post kan filtreras bort. Address Book Gå in i adressboken Manage Mailboxes Hantera postlådor (lägg till, ändra namn, ta bort) Auto Response Automatiskt svar, t.ex. för att bekräfta inkommande post åt sändarna Preferences Inställningar för hur posten skall hanteras/ visas Change Signature Ändra din signatur

21 21 Adresser och mailinglistor Vi har för en tid sedan standardiserat de allmänna mailinglistorna så att de anknyts till Windows NT grupper. Det betyder att vi lättare kan se till att användarna får korrekta behörigheter då de loggar in på datorerna. Mailinglistorna skapas sedan automatisk baserade på grupptillhörigheten i NT-domänen. En kontaktperson på varje enhet meddelar ändringar i personalsammansättningen till stefan@abo.fi så att mailinglistorna kan hållas korrekta. Du kan enkelt se vad mailinglistan heter och vem som hör till respektive lista genom att gå in på ÖH:s aktuellt-sida och därifrån välja Kontakter. Klicka sedan på den enhet som du vill kontakta och därefter på Personal eller Studerande. Fram (till höger) kommer nu en lista på de personer som är anställda/ studerar på enheten. Du ser även namnet på mailinglistan, som innehåller alla de personer som finns listade. Klickar du på ett enskilt namn får du fram uppgifter om personen ifråga. Standard mailinglistorna är: Ohpersonal: personal vid förvaltningen (OBS! Denna ändrassnartattinnehållaallöh-personal) Ohforvaltning:personal vid ÖH:s förvaltning Ohexpedition: ÖH:s expedition Pfpersonal: All pf:s personal, inkluderande förvaltning och alla enheter P fforvaltning: personal vid PF:s förvaltning Lipersonal: personal vid LI Spipersonal: personal vid SPI Pipersonal: personal vid PI B ipersonal: Svfpersonal: personal vid BI All personal vid SVF, inkluderande förvaltning och alla enheter Svfforvaltning:personal vi SVF:s förvaltning Ispersonal: personal vid IS I fspersonal: personal vid IFS Isppersonal: personal vid ISP Iuppersonal: personal vid IUP Vipersonal: persinal vid VI Vfcpersonal: personal vid Fortbildningscentralen vid Vasa Vdcpersonal: personal vid Datacentralen i Vasa (även dc-vasa går att använda) Samma indelning gäller studerande, så att mailinglistorna heter pfstuderande, listuderande, pistuderande, etc.

22 22 Om du således vill skicka epost till all personal vid SVF så skickar du till adressen Vill du skicka enbart till personalen vid IUP skickar du naturligtvis till Observera även att å,ä,ö alltid omskrivs till a och o i adresserna. Netscape Messenger erix Nya tider, nya krav och nya program. Eudora ger över sin position som rekommenderad mailläsare åt Messenger nu i höst. Messengern har nästan samma funktioner som Eudoran, men vi förstår att det kan kännas besvärligt att byta till en ny när man äntligen kan använda Eudoran. Hur man ställer in sin Messenger och mailar med den går vi igenom från grunden, så blir övergången mindre komplicerad för dig. Alla NT maskiner i de allmänna klasserna är redan automatiskt inställda, så där behöver du inte röra grundinställningarna. Grundinställ din Messenger Innan du startar Messengern så bör gå igenom grundinställningarna, annars kan det vara svårt att komma igång. Du som inte vill göra detta själv kan ta en titt på \\pcpub\pcpub\netscape\ och köra Konfigurera Messenger så ställs allt in åt dig. Vi kommer att hålla oss till Mail & Newsgroups inställningarna, till dessa kommer du genom att välja Edit -

23 Preferences. Expandera genom att klicka på plustecknet framför Mail & Newsgroups. 23

24 24 Ifall du vill ha en signatur i varje mail du skickar, klickar du på Choose. Du bör ha skapat en textfil som innehåller signaturen. Skapa den på ditt hemområde, för den behövs varje gång du skickar mail ifall du valt att använda en. Filen bör vara i textformat, så har du skrivit den i Word, måste du välja att spara den som vanlig text, eftersom Netcape inte klarar av.doc filer. Din hemkatalog är \\pchome\pchome\användarnamn\ settings\netscape\mail för dig vid Akademin. Använder du en bärbar och är inloggad lokalt är det troligen C:\ Program Files\Netscape\users\default\mail, samma gäller de som använder Netscape hemma. Här ställer du in Incoming Mail Servers, vid ÅA skall det alltid vara dessa. Befinner du dig hemma och redan har en annan mailserver inställd, använder kanske någon övrig familjemedlem en annan tjänst, så fråga före du ändrar något. Netscape stöder flera IMAP servrar, så det går bra att kombinera ifall alla är av den sorten. Finns här ingen alls, väljer du Add, har du använt POP3 tidigare mot Akademin med Netscape, väljer du

25 25 Edit. Det är viktigt du valt Use Secure Connection (SSL), annars så krypteras inte ditt lösenord. Empty Trash on exit kan du också kryssa i, så lagras inte gammalt skräp

26 26.Ifall du vet vilken din hemkatalog på aton är, skriver du in den vid IMAP Server directory, annars så skriver du ~användarnamn/mail/, i mitt fall skulle det bli ~erix/ mail/. Vid Personal namespace sätter du in, så hittas mailboxarna rätt. Det är viktigt att ingenting är ikryssat. När du är färdig klickar du på OK.

27 Hur du föredrar att svara på ett mail är givetvis din ensak, men ett snyggt sätt är att quota ett mail. Man inkluderar det tidigare mailet och lägger > framför de tidigare skrivna raderna. På så sätt kan man enklare relatera till tidigare saker som blivit diskuterade. Man kanske inte ska bli överentusiastisk och quota hela mailet, för det mesta räcker det nog med att man raderar bort all icke vital information som inte är direkt relevant för fortsatt korrespondens. 27

28 28 Spell Check kan vara trevligt att använda sig av, men tyvärr så finns det endast stavningskontroll på engelska. Därför är det inte rekommenderat man lämnat det ikryssat i denna meny, man kan vid behov kontrollera stavningen direkt när man nångång skriver mail på engelska.

29 29 Även dethär är praktiska inställningar, du får givetvis ändra på dessa ifall du vill att Messengern ska se annorlunda ut. Eftersom du tidigare konfigurerade mailservern och den nu borde förstå sig på alla mappar, kan du nu ställa in hur mailen och ska sparas. Klicka på den översta Choose Folder n. Välj Folder Sent on som mail.abo.fi Gör samma sak för de övriga Choose Folder. På motsvarande sätt väljer du Drafts och Templates till mail.abo.fi

30 30 När du skickar mail vill du säkert att alla olika mottagare skall kunna läsa det. Därför är det bäst att använda sig av klartext när man skriver. Det kan se snyggt ut att använda sig av färger i begränsad grad, men det ser mycket hemskt ut för mottagaren ifall han inte klarar av att visa dessa rätt. Det finns så många personer i världen som använder sig av andra mailprogram, därav är det nog inte lönsamt att alltid chansa.

31 Return Receipts är ett sätt att försäkra sig om att mottagaren verkligen läst mailet du skickade. Detta används inte i stor grad, delvis för att så få mail klienter förstår sig på det. Men vill du ändå använda det av någon oförklarlig orsak är det helt möjligt. 31

32 32 Välj själv efter behag. Med dessa inställningar sparas alla mail och inlägg från nyhetsgrupper tills du själv tar bort dem. Ifall du önskar ändra dessa är det fritt fram, när du vet vad du håller på med.

33 33 Importera dina mailboxar från Eudora erix När du övergår till en ny mailläsare kan det vara skönt att få börja om med en helt tom mailbox. En hel del personer sparar säkerligen en massa onödiga mail som de aldrig kommer att ha någon nytta av, så nu finns chansen att börja om igen. För andra personer kan vissa mail vara av stor nytta dagligen och det är ej tänkbart att starta med en ny, tom mailbox. Som tur är, så går det bra att föra över gamla Eudora mailboxar till vårt nya system, detta kommer vi att göra med hjälp av Messengern. 1. Du börjar med att starta Messengern, där väljer du File - Import 2. I rutan som öppnas väljer du Eudora. Klicka Next 3. I fältet Look for mailboxes in: skall du skriva in sökvägen för dina eudora mailboxar. Dessa finns vanligtvis på H:\användarnamn\settings\eudora Hemanvändare bör själv se efter var de har sin Eudora installerad, exempel på möjliga installations ställen är C:\Eudora samt C:\Program Files\Qualcomm\Eudora När du skrivit in sökvägen eller använt Browse för att söka dig fram visas namnen på mailboxarna i rutan under. Klicka för de mailboxar du vill importera, härefter klickar du Next. 4. Nu importeras mailboxarna, klicka inte stop. 5. Nu frågar programmet ifall du vill importera dina Eudora Address Books. Vill du importera dessa ser du till att Eudora Nicknames är ikryssat. Klicka Finish så är du klar med första steget av överföringen.

34 34 Överför de importerade mailboxarna till ditt unix område Du lyckades just föra över dina mailboxar till Messengern och nu är det dags att lägga upp dem till servern så du alltid kommer åt dem. På vänstra sidan av Messengern finns en liten ruta där man får hantera mailboxar och news. Klicka på + framför Local mail så expanderas den och vi ser de mailboxar vi överfört. Nu återstår endast att aktivera de mailboxar under Local Mail - Eudora Mail som vi vill flytta. Välj en i taget och drag & droppa dem till mail.abo.fi så kan du läsa dem via Webmailen och Messengern senare också. Låt Messengern arbeta helt färdigt varje gång du överför. Bildens person har försökt vara effektiv, denne har valt två mailboxar samtidigt och kommer mycket troligt att få problem. Messengern låser sig nämligen mycket lätt ifall man försöker sig på att överföra många samtidigt. Låser sig Messengern startar du om den och försöker flytta pånytt, du kan också flytta enstaka mail ifall det bara misslyckades lite.

35 35 Små tips och trix Har du flera outboxar i Eudoran kommer du att märka att endast en behandlas som sådan i Messengern. Vissa mail kan få dagens datum i Webmailen. Netscape håller dock själv reda på datumen för egen räkning. Får du problem när du försöker ta bort en mapp eller vill ändra på en? Se till att du inte har valt Show subscribed folders only samtidigt som du har på Move to trash. (mail.abo.fi -properties - general). Mailservern klarar nämligen inte av att ta bort en mapp och samtidigt ändra på en statusfil som håller reda på vilka mailboxar som är subscribade. Därför bör man inte ha igång ShowSubscribed folders only. Går det inte att starta messengern och du har använt Eudora tidigare? Eudora har ändrat på en fil i Netscape och därmed gjort det omöjligt att starta messengern. Du måste ändra i filen c:\program files\netscape\users\ default\prefs.js Radera raden user_pref("mail.altmail_dll", "C:/Program Files/Qualcomm/Eudora/EudoraNS.dll"); och ändra user_ pref("mail.use_altmail", true); till user_pref("mail.use_altmail", false);

36 36 Maila med Messengern Bakom ett säkert uppträdande kan oceaner av okunskap dölja sig - Okänd erix Därför kan det vara bra att passa på att lära sig hur man mailar med Messengern. Man kan komma åt de vanligaste funktionerna med hjälp av de stora knapparna. Dessa bidrar med de vanligaste funktionerna en användare behöver, vill man komma åt övriga inställningar hittas dessa under någon av de mindre menyerna. Beroende på var du befinner dig kommer knapparna att kunna användas eller så är några gråa. Läs mail Under mail.abo.fi i den vänstra rutan ser du alla dina mailboxar. Du klickar på + framför mail.abo.fi ifall så inte är fallet. Klicka på en av mailboxarna så ser du innehållsförteckningen i den högra rutan. Genom att klicka på ett mail i högra rutan ser du sedan innehållet i den längst ner. Vill du läsa mailet i en separat ruta dubbelklickar du på det i innehållsförteckningen.

37 37 Sortera mail I vänstra fönstret ser du innehållsförteckningen. Du kan sortera enligt rubrik, avsändare, datum och pritoritet. Genom att klicka på motsvarande överrubrik sorterar du enligt det kriteriet i löpande ordning, klickar du en gång till sorteras alla i fallande. Ikonen längst till vänster som ser ut som några papper staplade på varandra gör att du kan se vilka mail som är relaterade till varandra. Har du brevväxlat mycket med samma person och alltid använt reply så kan du sortera enligt ämne. Detta kräver dock att du just använt reply, för annars kan inte Messengern associera de olika mailen till varandra. Skriv / Svara på mail När du öppnat ett mail och vill svara på det väljer du Reply, vill du skriva ett nytt väljer du New Msg. Skriv ditt mail färdigt och när du vill skicka det väljer du Send. Vill du skicka med en bilaga väljer du Attach och sedan File. Sök efter filen du vill skicka med och klicka OK så sätts den med i mailet. Kom ihåg vad som nämnts om attachments tidigare. När du svarar är det bra att ha med en kopia av det förra mailet så att mottagaren enklare kan relatera till det ni tidigare talade om. Ifall detta inte sker automatiskt kan du klicka en gång på Quote knappen så sätts det tidigare mailet med, gör detta innan du börjar skriva svaret. Med Spelling kan du kolla stavningen, det förutsätter att du skrivit mailet på engelska. Addressboken får du fram med Address. I den kan du spara diverse addresser. Sökning inom Akademin torde bli möjlig med tiden. Kom ihåg att texten bryts automatiskt när du skriver, så använd Enter endast för nytt stycke.

38 38 Öppna ett Attachment Ifall du noterar att den vanliga ikonen för mail istället har fått ett litet gem över sig betyder detta att du fått en bilaga med i mailet. Klicka en gång i innehållsförteckningen för att öppna mailet som normalt. Notera en stor ikon, föreställande ett gem, inne i brevet. Klicka en gång på denna så borde en förtydligande ikon synas nere i vänstra hörnet. Du kan få ett varningsmeddelande om att mailläsaren nu går över till oenkrypterat läge. Dubbelklicka på den nya ikonen som syns nere i hörnet och välj att du ska spara den. Det lönar sig inte att köra attachments direkt innan man sett vad de är av för sort. Får du attachments av helt okända personer lönar det sig i allmänhet att först fråga personen vad bilagan innehåller. Otrevliga saker, som virus, har spridits i bilagor genom åren så man bör alltid tänka efter innan man går och öppnar en bilaga. Skapa ett filter Ifall du vill sortera din post eller bli av med besvärliga reklambrev som aldrig slutar komma är filter nåt för dig. Du skapar ett genom att gå till Edit - Message filters. Från början finns inga filter insatta så du kan skapa ett genom att välja New. På Filter Name raden kan du skriva in nåt kort beskrivande.

39 39 För att sortera kan du göra flera filter inne i filtret, vill du ha mycket strikta filter kan du välja att ha flera aktiverade samtidigt. Match any of the following - Stämmer in på något av underfiltren Match all of the following - Alla underfilter ska stämma överens. More - Skapa ett underfilter till Börja med att definiera filtret: the of the message Och därefter skriver du in kriteriet Sedan återstår att bestämma hur meddelandet som stämmer in på ovanstående filter ska hanteras then Beroende på vad du väljer här kan du välja olika i följande meny.

40 40 När du har valt allt klickar du på OK så är filtret aktiverat. Klicka OK för att komma ut ur filtermenyn och återgå till användningen av Messengern.

41 41 Maila med din bärbara erix Du som har en bärbar och inte alltid har nätkontakt har nu en möjlighet att alltid ändå ha tillgång till dina gamla mail och samtidigt använda dig av IMAP. Detta går utmärkt tack vare Offline-funktionen som finns inbyggt i Messengern. Du kan skriva och läsa mail fast du inte har kontakt, du kan senare skicka alla mail du skrivit när du är tillbaka på nätet. Har du ej behov av att läsa mailen offline kan Webmailen vara ett vettigt alternativ för dig. För att Messengern ska fungera krävs att du gör följande små steg. Bärbara med NT Notera att du inte kan synkronisera dina mail medan du är inloggad på AKADEMI domänen. Detta eftersom mailinställningarna sparas på ditt hemområde på PCHOME, vilket betyder att alla mail du valt att läsa offline skulle sparas där. För att synkroniserar rätt måste du logga in lokalt på din maskin, på samma sätt som när du ringer upp med modem, för att mailen ska sparas på din maskin. Inloggad på domänen kan du printa och använda ditt hemmråde, men innan du går hem för dagen bör du logga ut och sedan in lokalt pånytt. Din IP för Akademi nätet fungerar fortfarande, så du har nog nätkontakt. Har du inget lokalt konto kan du ta kontakt med din närstödsperson så löser det sig. 1. Grundinställ din Netscape 2. Välj File - Offline - Synchronize i Messengern

42 42 3. Klicka på Select Items.

43 43 4. Klicka en gång på bollen framför de mailboxar du vill ha möjlighet att läsa offline. Bollen ändras till ett ok tecken. Klicka OK när du valt färdigt. Du kommer tillbaks till följande ruta, se till att Mail Messages är ikryssat. Varje gång innan du försvinner från nätet klickar du på Synchronize. Du kan välja Work Offline after synchronization ifall du tänker koppla ur maskinen strax efter alla mail har hämtats. När messengern är klar kan du plugga ur nätkontakten och gå hem. Notera att du hamnar väljer File - Offline - Work Online nästa gång du har nätkontakt, för Netscape kommer ihåg dina inställningar också nästa gång.