Projektplan Strategiprocess, Scouterna

Transkript

1 Projektplan Strategiprocess, Scouterna Senast uppdaterad: Scouterna Box Telefon: Webb: The Guides and Scouts of Sweden Stockholm Fax: E-post: 1

2 Bakgrund och inledning Scouternas nuvarande strategi, Färdplan för framtiden löper fram till Arbetet med en strategi för inleddes under Scouterna behöver bli tydliga och synliga på ett sätt som stärker oss inifrån och gör oss attraktiva för fler. Strategiarbetet ska bidra med ett gemensamt fokus och riktning för de kommande åren. Scouternas nya strategi fastställs av stämman i november I arbetet med strategin är perspektiv och erfarenheter från alla kårer och funktioner viktiga. En mängd möten, intervjuer och besök hos distrikt och kårer genomförs under våren. Frågor skickas också ut via vår nya medlemspanel som består av drygt scouter i alla åldrar från hela landet. Vi kommer också att titta på vår omvärld: Vilka tendenser i samhället behöver vi relatera till? Vad är viktigt för dagens barn och unga? Vad är viktigt för deras föräldrar? Scouternas styrelse ansvarar för strategiarbetet. En projektgrupp och en referensgrupp är tillsatt för att driva arbetet. I arbetet med underlag och analys, med perspektiv både inifrån och utifrån, har vi också tagit hjälp av konsultbyrån Rewir. Deras arbetsgrupp består av flera engagerade scoutföräldrar och före detta scouter. Tillsammans inom Scouterna påverkar vi nu framtiden för vår fantastiska verksamhet som skapar en meningsfull fritid för så många! Alla tips, tankar och förslag mottas med stor tacksamhet via strategi@scouterna.se! 2

3 Projektets f aser och ramar Strategiarbetet sker i fyra faser som delvis löper parallellt: 1. Nuläge och analys 2. Strategiutveckling 3. Strategifinalisering 4. Implementering Den här projektplanen (version 2.0) omfattar upplägget till och med beslut på stämman i november Därefter tar arbetet med implementeringen vid och denna kommer att detaljplaneras under hösten Projektplanen kommer att uppdateras under arbetets gång utifrån behov och förutsättningar, beskrivningen som följer här är som den ser ut just nu. Viktiga hålltider för projektet: - December april: Fokus på insamling och perspektiv från kårer, distrikt och andra intressenter maj 2014: Underlag för strategin, version 1-22 september 2014: Strategipropositionen inför stämman skickas ut med övriga stämmohandlingar november 2014: Strategin tas upp för beslut på stämman. Forum för återkoppling Strategiprocessen involverar hela vår rörelse på olika sätt och fångar upp olika perspektiv - både inifrån Scouterna och utifrån. Detta är avgörande för att vi ska kunna presentera en relevant och träffsäker strategi. För löpande återkoppling, successiva vägval och prioriteringar är följande forum centrala: 1) Befintliga forum och träffar, såsom: - Styrelsemöten - Interna möten, t ex Scouternas ideella nationella grupper - DO-träff - Ordförandeträffar - Distriktsstämmor - Demokratijamboree - Medlemspanelen (elektronisk) - Möten med samverkansorganisationerna - Ledningsgruppsmöten - Möten för anställda på regionala kanslier, scoutdistrikt och scoutkårer 2) Särskilda möten sammankallas med: - Distrikt, kårer och patruller - Samverkansorganisationerna - Enskilda medlemmar och företrädare 3

4 3) Scouternas styrelse: Styrelsen har det övergripande ansvaret för strategiprocessen och är projektägare. Styrelsen överväger möjliga vägval och centrala formuleringar under strategiprocessens gång samt lägger fram strategipropositionen för stämman. 4) Projektets referensgrupp: Referensgruppen ger input, återkopplar kring riktningar och hypoteser och fungerar som ett beredande forum inför möten med styrelsen. 5) En arbetsgrupp driver arbetet framåt i det dagliga, samanställer underlag, planerar och följer upp arbetet. Löpande kommunikation och projektmöten: Projektmöten inplaneras och sker löpande. Efter analysfasen kommer information och uppföljningar att gå ut i Scouternas egna kanaler inför och efter viktiga milstolpar i projektet, samt löpande om processen och hur alla kan bidra på olika sätt. Ansats under projektet Strategiprocessen bygger på ett angreppssätt som baseras på: Involvering och delaktighet: Vi inhämtar kunskap, upplevelser och perspektiv från scouter och scoutledare, andra företrädare, forum och representanter på ett sätt som bidrar till en medskapande process. Verklighetsförankring och relevans: Scouternas strategi måste direkt kunna omsättas i konkreta handlingar som får effekt på kårnivå. Relevansen för verksamheten som möter våra scouter måste stå i centrum. Utblick och relevans: Utifrånperspektivet är centralt vad är viktigt för dem som inte redan är scouter och hur kan vi bättre nå nya grupper? Därför behöver strategiarbetet löpande blicka utanför våra egna väggar. Tydlighet: Ett strategiarbete handlar i hög grad om tydlighet. För att åstadkomma det är det viktigt att våga välja väg. Strategin måste också vara enkel att både förklara och förstå. Den ska kunna summeras och visualiseras på en sida. Projektets f aser 1. Uppstart och projektplanering Uppstart: framgångsfaktorer, ansvar, besluts- och referensforum, mm För att säkerställa önskat resultat och en bra process går vi i uppstarten av projektet noga igenom förväntningar, framgångsfaktorer och förutsättningar för projektet. Vi definierar roller, ansvar, 4

5 vilka som ingår i olika forum, intervjupersoner osv. Det handlar om att skapa ett tydligt och gemensamt ramverk för projektet. 2. Nuläge och analys: fokus november - mars Vi går igenom behov, möjligheter och förutsättningar internt och externt. I analysfasen kartlägger och analyserar vi Scouternas omvärld, målgrupper och andra förutsättningar kopplade till strategin och varumärket framåt, både internt och externt. Detta lägger sedan successivt grunden för strategin. Projektet inhämtar insikter ända fram till strategifinaliseringen efter sommaren, även om tyngdpunkten ligger under vinter och vår. Vi använder en rad verktyg och forum för att säkerställa rätt underlag för strategiska beslut, varav de mest centrala beskrivs nedan. Djupintervjuer och samtal Vi intervjuar scoutledare och scoutföräldrar i olika delar av landet, samt representanter med olika erfarenheter inom Scoutrörelsen. Vi fångar upp både skillnader, bredd och det som förenar. Val av intervjupersoner och intervjufrågor identifieras under inledningen av projektet. Vi intervjuar också företrädare från samverkansorganisationerna som bedriver scoutverksamhet. Vi intervjuar en eller flera företrädare för scoutrörelsen internationellt. Antal djupintervjuer: ca 20 st. Intervjuer med kårordförande Ca 500 kårordförande rings upp och får svara på sex frågor: Hur skulle du beskriva Scouterna för någon som inte känner till verksamheten? Vad tycker du är typiskt för Scouterna? (tre ord) Vad är det allra bästa med Scouterna? (tre ord) Vad är det sämsta med Scouterna? (tre ord) Hur många fler medlemmar skulle ni kunna vara inom fem år? Vad krävs för att nå det målet? Scouternas medlemspanel 5000 personer är nu med i medlemspanelen (varav 900 är barn under 12 år med förälders godkännande). Följande frågor går ut i det forumet: Hur skulle du beskriva Scouterna för någon som inte känner till verksamheten? (med en mening) Vad tycker du är typiskt för Scouterna? (tre ord) Vad är det allra bästa med Scouterna? (tre ord) Vad är det sämsta med Scouterna? (tre ord) Vad vill du ska känneteckna Scouterna mer framåt (flervalsfråga) Underlaget sammanställs och blir en viktig pusselbit i analysen av utgångsläget och för att hitta möjliga strategiska möjligheter framåt. 5

6 Besök hos scoutkårer Projektet besöker också en handfull scoutkårer och deras verksamhet. I anslutning till besöken vill vi diskutera Scouterna med en eller två patruller per tillfälle. Inga namn identifieras (inga foton eller filmer) och frågorna blir i stil med: Vad är det bästa med Scouterna. Vad tycker era kompisar som inte är med i Scouterna?. Materialgenomgång Projektet går igenom: Scouternas styrdokument, befintlig strategi samt beskrivningar av verksamhetens olika delar och principer, dess historia, organisation och Scouternas demokratiska process. Underlag om samverkansorganisationerna och förutsättningarna som rör samverkan med dem kring scoutverksamheten. Scouternas kommunikationsmaterial och kommunikationskanaler (hur verksamheten kommunicerar idag). Scouternas programverksamhet, samt programmaterialet. Övrigt material som bedöms vara av relevans för strategiprocessen. Medlemsenkäten från 2012 och ev andra interna mätningar av relevans. Trendrapporter och trendpanel Projektet inhämtar kunskap som indikerar vart barn och ungdomar är på väg, vad som fyller deras (och deras föräldrars) tankar, yttre påverkan etc. Vad är kriterierna för aktivitet? Detta blir en viktig grund för strategiprocessen. Projektet fångar upp trender och tendenser genom: Verktyget Trendwatching (som ger access till mängder av väl underbyggda trendanalyser) Paneler via Nepa Kreativa trendanalysföretaget Kairos Future Internationell utblick: vi tittar på scoutverksamheten i andra länder Projektet bevakar omvärlden ur tre huvudsakliga perspektiv: målgruppen, fritid och samhällstrender i stort som påverkar Scouterna. Analys, sociala medier Vi bevakar värderingar/åsikter som uttrycks i sociala medier om Scouterna (av andra). Det ger oss en känsla för hur Scouterna omtalas utifrån. Möten och workshops under analysfasen Under analysfasen är de olika forumen mycket viktiga för att säkra olika perspektiv och för att successivt fokusera på det som är viktigast att ta fasta på i strategiarbetet. Slutsatser och presentation Rapporten innehåller preliminärt nuläge inför strategiutveckling (interna och externa förutsättningar, möjligheter och behov) de stora dragen. Slutsatserna diskuteras och justeras när/om ny information tillkommer under processens gång. 6

7 3. Strategiutveckling: f okus mars juni Med utgångspunkt i analysen och alla perspektiv och möjligheter som har framkommit, så utarbetas successivt tydliga strategiska vägval. Vad behöver Scouterna vara inom 10 år för att möta framtiden? Vilka frågor är viktiga för oss? Vad är trovärdigt för oss att driva? Vi polariserar och testar hypoteser som väls och väljs bort i projektets olika forum. Viktiga vägskäl avgörs genom successiva återkopplingar som leder arbetet framåt. Aktiviteter under strategiutvecklingsfasen, utöver ovanstående är: Intervjuer och kårbesök. Medverkan vid befintliga möten inom rörelsen. Scouternas medlemspanel används för att testa hypoteser och/eller för att fånga upp viktiga perspektiv från medlemmarna. Slutsatser och presentation strategifasen Strategifasen har lett fram till en rapport med strategiunderlaget som innehåller förslag på ca 3-5 strategiska fokusområden, tillsammans med ett strategiskt förarbete/underlag. 4. Strategif inalisering: f okus juni september I projektets sista fas finaliseras strategin, den förankras och återkopplingar tas tillvara i arbetet med slutformuleringar inför beslut. Arbetet i den sista fasen planeras mer i detalj under våren utifrån den lagda riktningen. Arbetet omfattar följande huvudmoment och aktiviteter: - Slutförslag, formuleringar - Medlemspanelen används vid behov - Kommunikation och återkopplingar inom organisationen med besök t ex på distriktsstämmorna - Slutdokument för beslut på stämman 7

8 Bilaga 1. Mötesplan 2014 Strategiprojektet kommer dels att besöka befintliga möten under våren men också skapa speciella strategimöten för att fånga upp åsikter och idéer från intressenter som annars inte skulle komma till tals. Mötesplanen uppdateras löpande så här ser den ut i skrivande stund. Datum Aktivitet Plats Januari februari Januari Referensgruppsmöte Örnsberg Avstamp Scouternas ideella nationella grupper samt samverkansorganisationer Medborgarplatsen, Stockholm Mars till 02 Styrelsemöte Västerås Samverkansgruppsmöte Stockholm GS träff Stockholm Konsulentträff (med alla Linköping samverkansorganisationer) till 23 Roverforum Ransberg, Ransäter Förmöte, centrala frågor i analysfasen till 30 Distriktsordförandeträff Alvesta /04 Kårbesök x 4 April Göteborgs Distriktsforum Göteborg Hallands distrikt till 13 Styrelsemöte Stockholm till 27 KFUK-KFUMs scoutförbund Nässjö förbundsmöte DO träff, Skåne. Malmö April Möte med samverkansorganisationer Maj till 18 Equmenia riksmöte Eksjö Scouttåget Malmö SALT årskonferens Hässleholm Juni 8

9 Konsulentträff till 15 Styrelsemöte Internationell närvaro Vindalsö/Biscaya Juli Här fyller vi på Augusti Sommarläger (Flera distriktsläger på gång) Vilda 2014 alla scouters läger Ca 20 olika platser till 31 Styrelsemöte September Handlingar till Scouternas stämma skickas ut Oktober till 19 Styrelsemöte Stockholm Distriktsstämmor runt om i landet November till 23 Demokratiijamboree Kristianstad December till 7 Styrelsemöte Flen 9