VALBEREDNINGSPRAKTIKA RFSU

Transkript

1 VALBEREDNINGSPRAKTIKA RFSU 1

2 VALBEREDNINGSPRAKTIKA RFSU Innehåll: 1. Välkommen som valberedning i RFSU!... s föreningens viktigaste uppdrag... s Det praktiska arbetet... s. 5= Etapp 1. Utgångsläge och kravprofil... s Etapp 2. Aktivt sökande av kandidater och kommunikation... s Etapp 3. Intervjuer... s Etapp 4. Ta fram styrelseförslag... s Etapp 5. Kommunikation inför årsmötet.... s Etapp 6. Årsmötet.... s Valberedning och revisorer... s Checklista.... s. 11=12 5. Mallar.... s. 13= Intervjufrågor sittande styrelse... s Annons... s Standardmail... s Upplägg intervjuer nominerade... s. 16=18 2

3 1. Välkommen som valberedning i RFSU! Vad roligt att du har fått det viktiga och roliga uppdraget som valberedning i RFSU! Oavsett om du tidigare har suttit i en valberedning eller om det här är en helt ny erfarenhet för dig så hoppas vi att den här praktikan ska kunna vara till hjälp i ditt arbete. Här förklaras vad en valberedning är, vad arbetet innebär rent praktiskt och vad som förväntas av dig och varför valberedningen faktiskt kan sägas vara den viktigaste funktionen i en demokratiskt styrd förening! Bifogat finns en checklista med en generell tidsplan för valberedningsarbetet. För att förenkla valberedningens arbete så att ni kan fokusera på det viktigaste, att hitta de bästa kandidaterna till styrelsen i er förening, så har vi också tagit fram ett antal mallar som ni kan använda för er kommunikation och i intervjusammanhang. Använd mallarna rakt av eller låt dem tjäna som exempel och förändra dem så att ni känner att de är era egna. Förutsättningarna skiljer sig en hel del mellan RFSU:s olika lokalföreningar. Sitter du i valberedningen i en liten förening kanske den största utmaningen kommer att vara att överhuvudtaget hitta tillräckligt många personer som vill sitta med i styrelsen medan du i en stor förening ställs inför att välja de bästa bland många kandidater. s roll och arbetsprocess skiljer sig dock i grunden inte åt även om de yttre förutsättningarna kan skifta. Vi hoppas därför att du ska kunna vara hjälpt av den här praktikan oavsett hur situationen ser ut i just din förening. Om du har ytterligare frågor eller behöver stöd och hjälp, så tveka inte att kontakta de regionala föreningsutvecklarna som finns till för att stödja och utveckla arbetet i RFSU:s lokalföreningar. Varmt lycka till! RFSU:s regionala föreningsutvecklare: Region syd (Blekinge, Halland, Kalmar, Kronoberg, Skåne) Tel: Region norr (Gävleborg, Jämtland, Norrbotten, Västerbotten, Västernorrland) Tel: Region väst (Jönköping, Värmland, Västmanland, Västra Götaland, Örebro) Tel: Region öst (Stockholm, Uppsala, Östergötland, Dalarna, Gotland, Södermanland) Tel: Aktuella namn och adressuppgifter till föreningsutvecklarna hittar här: 3

4 2. det viktigaste uppdraget i föreningen! har en central och viktig roll i varje förening. Det är deras uppgift att hitta bra och engagerade personen till föreningens styrelse. Styrelsen är de som sedan ska leda föreningens arbete under kommande år och ta det övergripande, strategiska ansvaret för föreningens utveckling. Att se till att det blir bra personer på dessa poster som har tid, kraft och energi att lägga på RFSU är förstås avgörande för föreningens framtid. Detta är valberedningens uppgift! tillsätts på varje lokalförenings årsmöte. Hur valet av valberedning går till kan se olika ut i olika lokalföreningar och regleras i lokalföreningens stadgar. I stadgarna brukar det även regleras hur många som minst och som mest ska sitta i valberedningen. En valberedning är inte underställd styrelsen utan har sitt mandat direkt från årsmötet/medlemmarna. Uppdraget är dock begränsat till att föreslå kandidaturer. I slutändan är det medlemmarna på årsmötet som röstar igenom vilka kandidater de vill se i styrelsen. För att valberedningsarbetet ska gå så bra som möjligt, och för att valberedningens förslag ska kännas genomarbetat, så är det viktigt att ha god tid på sig för att söka efter kandidater. I och med att valberedningen väljs på årsmötet är det alltså ungefär ett år mellan det att valberedningen väljs till att ett färdigt förslag till styrelse ska presenteras på nästa årsmöte. RFSU:s årsmöten ligger på våren och till hösten är det bra att börja sökandet av intresserade kandidater till nästa års styrelse. Hur många ledamöter som styrelsen måste bestå av regleras i föreningens stadgar. Det vanligaste är att det bara finns ett minimum angett men ibland finns även max antal ledamöter angivet. föreslår inte vilka roller ledamöterna ska ha i styrelsen, förutom ordföranderollen som föreslås separat av valberedningen, utan fördelningen av roller ansvarar den nya styrelsen själv för på ett första så kallat konstituerande möte efter att de valts in på årsmötet. Enligt stadgarna ska valberedningen förbereda alla de val som förekommer på årsmötet vilket innebär att också föreslå revisorer och kandidater till nästa års valberedning. Med begränsad tid och resurser bör dock fokus ligga på att ta fram ett genomarbetet styrelseförslag men valberedningen ska ändå ta emot och sammanställa eventuella nomineringar till alla poster och se till att de presenteras för medlemmarna på årsmötet. Dessutom, ju bättre valberedning desto bättre styrelse! Därför är det bra om tid finns för att söka efter bra kandidater till valberedningen för nästa år. 4

5 3. Det praktiska arbetet 3.1. Etapp 1. Utgångsläge och kravprofil Det är lämpligt att påbörja sökandet efter intresserade kandidater i början av hösten. Först av allt behöver ni ta reda på hur utgångsläget ser ut och komma fram till vad ni letar efter hos personer som kandiderar till den nya styrelsen. Ta er tid att sätta er in lokalföreningen om ni inte redan känner den väldigt väl, till exempel genom verksamhetsberättelser och verksamhetsplaner. Läs igenom både lokalföreningens samt förbundets stadgar så att ni inte missar någon viktig information som ni måste förhålla er till när ni tar fram ert styrelseförslag. Om ni är flera i valberedningen så är det bra att ha tydliga ansvarsoråden. Prata igenom vilka rutiner ni vill arbeta efter. Hur tänker ni t.ex. återkoppla till intresserade, ska ni svara dem via mail eller, telefon? Det är viktigt att alla vet vad som gäller och gör likadant. Gör upp en detaljerad tidsplan tillsammans utifrån den generella i checklistan och bestäm vem i valberedningen som ska göra vad. Bestäm hur ofta ni ska ha möten och hur ni vill kommunicera med varandra. Det kan vara bra att upprätta ett system för att enkelt dela dokument emellan er, t.ex. via intranätet Klick, Dropbox, Google docs eller annan liknande tjänst. Se till att ni i valberedningen får en RFSU-mailadress dit intresserade ska maila. Detta kan er styrelse eller den regionala föreningsutvecklaren hjälpa er med. Diskutera gärna med er föreningsutvecklare om ni vill ha stöd i ert arbete. Det är vanligt att valberedningen intervjuar sittande styrelse för att fråga varje person om de är intresserade av att sitta kvar i styrelsen även nästkommande år. Vid dessa intervjuer är det bra att höra sig för hur arbetet i styrelsen har fungerat hittills. Finns det områden som varit extra utmanande? Saknas det någon särskild kompetens i den nuvarande styrelsen? Utifrån vad som kommer fram i dessa intervjuer så sammanställer ni en kravprofil, alltså formulerar vilka egenskaper och erfarenheter ni söker till styrelsen. Detta ligger till grund för vilka kandidater ni ska söka extra aktivt efter framöver. (Mall för intervju av styrelsen finns bifogat. Mall 5.1) Har lokalföreningen anställd personal är det också lämpligt att valberedningen intervjuar dessa och kollar av hur de tycker att styrelsen har fungerat och vad de tycker är viktiga egenskaper hos en framtida styrelse. Anställd personal kan ha till viss del andra perspektiv och komma med värdefull input kring vilka effekter styrelsens strategiska arbete har haft på det praktiska arbetet i föreningen. 5

6 3. Det praktiska arbetet 3.2 Etapp 2. Aktivt sökande efter kandidater och kommunikation När den första inventeringen av önskemål och behov i föreningen är klar är det dags att aktivt börja söka efter kandidater. Kanske har valberedningen redan en hel del intresserade kandidater från den nuvarande styrelsen som vill fortsätta arbetet nästa år. För en liten valberedning i en mindre förening, där det generellt är en större utmaning att hitta kandidater till styrelsen, så kan det vara frestande att nöja sig med de personerna. Men det är inte särskilt demokratiskt. Det är viktigt att alla medlemmar i föreningen får information om att de kan kandidera till styrelsen. Att annonsera på RFSU:s intranät Klick, på lokalföreningens hemsida och facebook samt att skicka ut mail eller brev till alla medlemmar om att valberedningen söker kandidater till nästa års styrelse är en viktig uppgift som valberedningen ansvarar för. Sittande styrelse, anställd personal på lokalföreningen eller den regionala föreningsutvecklaren kan hjälpa er med den praktiska delen av annonseringen om ni behöver. (Mall för annons finns bifogat. Mall 5.2) Kommunikation med intresserade Som valberedning representerar du föreningen och hur du bemöter intresserade kandidater kommer att påverka deras uppfattning om föreningen. Därför är det självklart viktigt att tänka på att alltid ha ett proffsigt och trevligt bemötande. Försök att svara så snabbt som möjligt på mail och telefonsamtal. Vet ni att ni inte kommer att hinna kolla mailen så ofta så sätt ett autosvar på mailen där ni förklarar att det kan dröja lite innan en får svar men att ni kommer att kontakta intresserade så snart som möjligt. Se sedan till att alla blir kontaktade på ett eller annat sätt framöver. Meddela även dem som inte går vidare i processen! Om ni är flera i valberedningen, utse gärna en person som är ansvarig för mailen. Vill ni dela på detta ansvar, cc:a alltid de andra när ni svarar på ett mail så att ni lättare kan hålla koll på att alla får svar och slipper dubbelarbeta eller riskera att någon missas. (Mall för mail finns bifogat. Mall.5.3) 6

7 Få intresserade I en mindre lokalförening kanske det kommer in få eller inga intresseanmälningar. s uppgift blir då att aktivt söka efter medlemmar som skulle passa att sitta i styrelsen men som kanske behöver en extra knuff för att våga ta steget. Tänk igenom och hör er för om det finns medlemmar som engagerar sig lite extra i föreningen? Tänk också gärna utanför er förenings gränser! Finns det personer på er ort som gör bra saker på det sexualpolitiska området eller som på annat sätt utmärkt sig och som ni tänker skulle vara fantastiskt att ha med i er styrelse? Personerna behöver inte vara medlemmar i RFSU för att föreslås som kandidater till styrelsen. Men de måste gå med för att faktiskt kunna röstas in. (På så sätt blir valberedningsarbetet även ett sätt att medlemsvärva! Ett tips kan vara att skicka annonsen till alla organisationer som finns på er ort där ni tror att det kan finnas folk som är intresserade av RFSU:s frågor. Att höra av sig till studieförbund på orten kan vara en god idé då de ofta har ett brett kontaktnät inom föreningslivet. Mångfald Utöver de önskemål som framkommit under intervjuer med sittande styrelse och eventuell kanslipersonal så är en viktig grundprincip för varje valberedning att tänka på mångfald. Ni bör sträva efter en styrelse som består av personer med många olika erfarenheter, bakgrunder och kompetenser! Även om ni fått in en stor mängd intresseanmälningar kan det därför vara aktuellt för er att också söka efter andra personer, just för att hitta kompetenser eller perspektiv som kanske inte finns representerade bland de som själva ansökt. Fundera också på hur ni utformar er information och er kommunikation så att den är tydlig och lättillgänglig. Var ni väljer att annonsera och på vilket sätt spelar också stor roll för vilka intresseanmälningar ni får. Diskutera gärna med sittande styrelse eller med den regionala föreningsutvecklaren kring detta. I slutändan så kommer det att vara olika svårt att hitta personer som är intresserade av att sitta i styrelsen i olika lokalföreningar. Som valberedning kan ni inte trolla. Eftersom ni dessutom arbetar med detta uppdrag helt ideellt vid sidan av er vanliga sysselsättning är det extra viktigt att uppdraget känns roligt och inte alltför betungande. Finns det inte 20 kandidater som står på kö för att kandidera till det viktiga arbetet att leda er lokalförening nästa år så är det inte ert fel! Däremot är det ert ansvar som valberedning att se till: och bra sätt! 7

8 3.3 Etapp 3. Intervjuer I nästa steg väljer valberedningen vilka personer som verkar mest intressanta för styrelseuppdraget och kallar dessa för en intervju. Har ni fått många ansökningar så blir ert jobb nu att diskutera er fram till vilka personer som bäst stämmer in på den kravprofil ni gjorde i början av ert arbete, när ni intervjuade sittande styrelse och eventuella anställda. Ni ska också sträva efter att olika bakgrunder, erfarenheter och kompetenser finns representerade bland de kandidater som ni väljer. I mindre föreningar finns det kanske inte fler kandidater än platser i styrelsen och i så fall behöver ni inte välja utan kan intervjua alla. Det går oftast bra att genomföra i alla fall en första intervju över telefon. (Mall för upplägg av dessa intervjuer finns bifogat. Mall 5.4) 3.4 Etapp 4. Ta fram styrelseförslag När alla intervjuer är klara så ska ni ta det slutgiltiga beslutet om vilka personer ni ska rekommendera medlemmarna att välja till ny styrelse. Även här ser situationen väldigt olika ut beroende på hur många ansökningar ni har fått. Har ni inte fler ansökningar än platser i styrelsen blir det oftast så att alla intresserade kommer med i valberedningens förslag om det inte under intervjuerna kommit fram att någon är direkt olämplig för uppdraget. I sådana fall är det ert ansvar som valberedning att inte inkludera denna person i ert förslag. Det är mycket viktigt att ni meddelar alla som inte kommit med och att ni ger dem information om att de kan kandidera ändå, utanför valberedningens förslag, på årsmötet. Be alla som ingår i ert styrelseförslag samt de som eventuellt vill kandidera på egen hand att skicka en kort presentation av sig själva till er som ni sedan kan sammanställa till årsmöteshandlingarna. 3.5 Etapp 5. Kommunikation inför årsmötet En viss tid innan årsmötet ska valberedningens förslag vara alla medlemmar tillhanda. Deadline för detta står angivet i er lokalförenings stadgar. I god tid innan dess bör alltså styrelsen eller kanslipersonal i er förening få tillgång till ert förslag så att de kan skicka ut det till alla medlemmar. De kandidater som ni föreslår bör presenteras med en kort text som beskriver varför ni tycker att de passar bra för styrelseuppdraget. Detta för att alla medlemmar ska ha en möjlighet att skaffa sig en uppfattning om kandidaterna innan de beslutar sig för att rösta in dem i styrelsen eller ej på årsmötet. 8

9 3.6 Etapp 6. Årsmötet Det är bra om valberedningen kan vara med på årsmötet. Om ni deltar så finns ju de som har mest samlad info om det nya styrelseförslaget till hands om det kommer upp frågor under mötet. Dessutom kan ni presentera de kandidater som eventuellt inte själva kan delta på årsmötet. (De kandidater som finns på plats presenterar bäst sig själva.) Nu är ert uppdrag över! Nu är det upp till medlemmarna i er förening att ta det viktiga slutgiltiga beslutet om vilka som kommer att leda föreningen under nästkommande år. Detta gör de baserat på det underlag ni i valberedningen tagit fram. Men det är i slutändan upp till deltagarna på årsmötet att rösta in personerna i styrelsen. Finns det personer som kandiderar utanför valberedningens förslag står det alltså medlemmarna helt fritt att välja in dessa personer i styrelsen istället. Det vanligaste är dock att valberedningens förslag röstas igenom i sin helhet. Oftast anser medlemmarna att det är ni i valberedningen som i och med all tid och allt arbete ni lagt ner vet bäst vilken styrelsesammansättning som skulle gynna föreningen allra bäst. Ert arbete ligger alltså i slutändan till grund för vilken riktning er lokalförening kommer att ta det närmsta året och vilka som kommer att styra detta arbete! 3.7 Valberedning och revisorer Som tidigare nämnts så ingår det också i valberedningens uppdrag att ta fram förslag på revisorer och valberedning för nästa år. Det är inte ovanligt att samma revisor sitter mer än ett år, så börja med att fråga sittande revisorer om de vill fortsätta sitt uppdrag. Kommunen ger olika typer av stöd till föreningar och kan ibland hjälpa till om ni har svårt att hitta en revisor, det kan vara värt att kolla upp vad just er kommun kan ge er för stöd. Vad gäller kandidater till valberedningen gäller samma principer som när ni letar efter styrelseledamöter. Sprid informationen i föreningen, tänk efter om det finns särskilt engagerade medlemmar som skulle kunna passa för uppdraget. Ett tips kan vara att fråga avgående styrelseledamöter om de vill kandidera till valberedningen. Om ni inte hinner få fram ett förslag på ny valberedning så kommer medlemmarna att få kandidera på plats under årsmötet. 9

10 Kandidera själv? Det är såklart roligt om ni har gillat valberedningsarbetet så mycket att ni vill fortsätta ett år till. Den erfarenhet ni har fått från arbetet är värdefull och kan förenkla arbetet under nästkommande år. Samtidigt behövs nya tankar och perspektiv för att stärka demokratin i föreningen och precis som med styrelseposter så bör en person inte sitta på en post alltför länge. Det finns inget formellt som hindrar er från att nominera er själva till valberedningen (om inte stadgarna i er lokalförening säger något annat). Men det bör ske på ett förtroendeingivande sätt och är kanske framförallt aktuellt i de fall då inga andra nomineringar inkommit. Det är viktigt att ni oavsett letar aktivt efter kandidater till valberedningen genom att vara tydlig i all information som går ut att en kan nominera sig till dessa poster och att det även kan ske på plats på årsmötet. Det är inte lämpligt att nominera någon i valberedningen till ett styrelseuppdrag. Om ni vill göra det, så bör denna person direkt avsäga sig sin post i valberedningen. 10

11 4.Checklista Nedanstående checklista ska ses som ett stöd som ni kan välja att använda i ert arbete. Tidsramarna är ungefärliga och det ser såklart olika ut i olika föreningar. VAD Utse valberedning för kommande år Utse en sammankallande i valberedningen Kalla till första möte i valberedningen Första mötet i valberedningen. Lägg upp planen för höstens arbete. avklarade och vem ansvarar för vad? och en person som är ansvarig för kontakten med styrelsen. Ordna en rfsu-mail till valberedningen Intervjua styrelsen/anställda Utforma kravprofil Vilka kompetenser söker ni? Skriv infotext/annons. Var kortfattade och tydliga och glöm inte sätta en deadline för ansökan! Sprid annonsen Bevaka mailen, besvara alla inkomna mail Leta aktivt efter kandidater NÄR Årsmötet (tidig vår) Årsmötet (tidig vår) Augusti Augusti/september Augusti/september September - oktober Efter att intervjuer med styrelse/kansli är klara September/oktober September/oktober September december Oktober januari VEM Medlemmarna på årsmötet Den nyvalda valberedningen Sammankallande i Styrelsen/regional föreningsutvecklare Valberedning/Styrelsen Fortsättning på nästa sida... 11

12 Intervjua intressanta kandidater (tel/skype/ansikte mot ansikte) Ta fram ert styrelseförslag Meddela nominerade om de kommit med i ert förslag eller inte. Kolla om någon vill kandidera utanför valberedningens förslag. Sammanställ presentation av ert styrelseförslag samt eventuella övriga kandidater Skicka styrelseförslaget till nuvarande styrelse tillsammans med eventuella kandidaturer utanför ert förslag. Presentera valberedningens styrelseförslag och eventuella kandidaturer utanför förslaget på hemsida och/intranät/bland övriga årsmöteshandlingar s styrelseförslag presenteras Val av ny styrelse Januari/februari När alla intervjuer är genomförda När ert förslag är färdigt När ert förslag är färdigt Senast två veckor innan årsmötet eller senast den tid som anges i stadgarna Innan årsmötet/senast den tid som anges i stadgarna Årsmötet Årsmötet Valberedning Styrelsen Valberedning/styrelse Medlemmarna på årsmötet 12

13 5. Mallar Mallarna nedan finns till för att inte varje valberedning ska behöva uppfinna hjulet på nytt. Det är självklart helt okej att inte använda dessa mallar eller att förändra dem så att de känns mer som era egna. 5.1 Intervjufrågor sittande styrelse Bakgrund Berätta lite om dig själv och varför du ville vara med i styrelsen? Var det något särskilt som du ville uträtta? Året som gått Hur många timmar i månaden skulle du säga att du lagt ner på styrelsearbete? Har styrelsen arbetat praktiskt med föreningens aktiviteter eller haft en mer strategiskt styrande roll? Har det varit som du hade tänkt dig? Vad har fungerat bra? Vad har fungerat mindre bra? Är det några kompetenser som du tycker har saknats i styrelsen i år? Vad har du bidragit med? Vad tycker du om din egen insats? Har du fått igenom det som du ville uträtta? (Om det var något.) Nästa år Vilka kompetenser tycker du är viktiga i en kommande styrelse? Vill du sitta kvar i styrelsen? Är du intresserad av någon särskild post i styrelsen? (Ordförande, sekreterare, kassör etc.) Har du någon att rekommendera till styrelsen? 13

14 5.2 Annons RFSU (lokalföreningens namn) söker personer till styrelsen 20XX! Är du intresserad av sexualpolitik och sexualupplysning? Har du suttit i en styrelse för en ideell organisation tidigare eller är du nyfiken på denna typ av arbete? Är du intresserad av att driva RFSU (lokalföreningens namn) framåt och få föreningen att växa och utvecklas? Eller känner du kanske någon annan som skulle passa? RFSU (lokalföreningens namn) söker nu personer till styrelsen för det kommande året. Nominera dig själv eller någon annan till styrelsen, som revisor eller till valberedningen för nästa år. Skicka din nominering med kontaktuppgifter till XXXX@rfsu.se senast den (datum) Vi hörs! Med vänlig hälsning Era namn RFSU (lokalföreningens namn) 14

15 5.3 Standardmail Förslag på standardsvar till alla inkomna intresseanmälningar/nomineringar: Hej och tack för din nominering! Vi kommer att kontakta dig efter nomineringsstoppet (datum). Läs gärna mer om RFSU (lokalföreningens namn) på vårt intranät, där alla medlemmar kan diskutera med varandra och ta del av information om vad som händer i föreningen. Du är också välkommen att kontakta oss för frågor. Den nya styrelsen kommer att röstas fram av medlemmarna på årsmötet (datum). Vi hörs! Med vänliga hälsningar (Namn) RFSU (lokalföreningens namn) 15

16 Förslag på mail till personer som har nominerats av andra än dem själva: Hej, jag heter XX och sitter i valberedningen för RFSU (lokalföreningens namn). Vi letar nu efter nya kandidater till styrelsen 20XX och vi har fått tips om dig av XX som tycker att du skulle passa bra för detta uppdrag. Vi letar efter personer som är intresserade av att leda en växande och engagerad sexualpolitisk förening. (Lägg gärna in någon till mening som beskriver just er förening.) Arbetet i styrelsen tar lite olika mycket tid beroende på hur styrelsen väljer att fördela arbetet sinsemellan och det aktuella läget i föreningen, men en bör räkna med ca ett möte i månaden och en del arbete där emellan. Är det något du skulle vara intresserad av? Hör av dig till oss! Mail: XXXXXX@rfsu.se Allt gott och hoppas att vi hörs! (Namn) RFSU (lokalföreningens namn) 16

17 Förslag på mail till de som ni inte väljer att intervjua: Hej! I år fick vi i valberedningen in många nomineringar till styrelsen. Det är väldigt roligt att det finns ett så stort intresse av att leda vår förening. Tyvärr innebär det att inte alla nominerade kommer med i vårt förslag till styrelse. Du är tyvärr en av dem som vi valt att inte ta med i vårt styrelseförslag. När vi har satt samman förslaget så har vi försökt att hitta personer som har olika erfarenheter, bakgrund och kompetenser som kompletterar varandra. När flera har haft liknande erfarenheter och bakgrund har vi därför fått välja mellan dem. Du är välkommen att kandidera utanför valberedningens förslag. Det är slutligen medlemmarna på årsmötet som väljer vilka som ska sitta i den nya styrelsen. Om du vill kandidera utanför förslaget så maila en kort presentation av dig själv till oss så ser vi till att den kommer med i årsmöteshandlingarna. Det är såklart bra om du själv kan vara närvarande på årsmötet för att personligen presentera dig själv innan medlemmarna går till val. Det finns flera andra sätt att engagera sig aktivt i föreningen utöver att sitta med i styrelsen. Det behövs alltid drivna, entusiastiska medlemmar som har tid och lust att hjälpa till i föreningen. Det är så vi växer och kan göra skillnad! Vi hoppas därför att du är intresserad av att engagera dig på andra sätt framöver. Ta i så fall gärna kontakt med XXXX (namn på ordförande/ medlemsansvarig+mail/tel). Om du ha frågor angående vårt styrelseförslag är du välkommen att maila oss. Hoppas att vi ses på årsmötet! Med vänlig hälsning (Namn) RFSU (lokalföreningens namn) OBS! Om det finns personer som ni har intervjuat som sedan inte kommer med i ert förslag bör ni i första hand kontakta dessa på telefon! 17

18 5.4 Upplägg intervjuer nominerade Börja med att presentera dig själv och valberedningen. Kolla av att personen fortfarande är intresserad av att sitta i styrelsen. Beskriv hur processen ser ut: RFSU (lokalföreningens namn) söker en styrelse på ca XX personer. Vi vill hitta personer som har tid och lust att driva vår förening framåt och vi letar efter en grupp som kan komplettera varandra. Som har olika kompetenser, erfarenheter och bakgrund. Det är det vi kommer att titta på när vi i valberedningen sätter ihop vårt förslag. Om du inte kommer med i vårt förslag till styrelse så kan du kandidera själv. I slutändan är det medlemmarna på årsmötet som väljer vilka som de vill ska leda föreningen nästa år. Årsmötet är planerat till den XXXXXX. Beskriv kort hur styrelsearbetet ser ut i just er förening. Berätta om styrelsen arbetar strategiskt eller praktiskt eller både och samt hur mycket tid en behöver lägga i snitt i månaden på styrelsearbete och andra relevanta saker styrelsearbetet i er förening. Be personen berätta lite om sig själv: Vem är du? Vad gör du just nu? Bakgrund? Erfarenhet av RFSU och sexualpolitik? Erfarenhet av styrelsearbete? Varför vill du vara med? Särskilda kompetenser eller erfarenheter? Intresserad av någon särskild post i styrelsen? Avsluta med att ge information om vad som händer nu: Tack för att jag fick prata med dig! Vi återkommer med besked om huruvida du kommer med i vårt förslag eller inte senast den XXXX. Om du kommer med i vårt förslag eller om du vill kandidera utanför vårt förslag så kommer du då att få skriva en kort presentation av dig själv. Att tänka på: Om personen inte har god kunskap och erfarenhet om RFSU så är det bra att på ett tidigt stadium informera om att om personen blir invald i styrelsen så förväntas den så snart det är möjligt delta på RFSU:s medlemsutbildning. 18