Alléskolans matsal, Hallsberg, måndagen den 16 juni för sammanträde kl 18.30

Transkript

1 HALLSBERGS KOMMUN KALLELSE Kommunfullmäktige Plats och tid Alléskolans matsal, Hallsberg, måndagen den 16 juni för sammanträde kl Kvällens inleds med att fullmäktige uppmärksammar medaljörer i idrottsföreningar i kommunen. Ärenden 1 Sammanträdets inledning 2 Allmänhetens frågestund (med anledning av de ärenden som finns på dagordningen) 3 Aktuell information Avsägelser 4 Anh om entledigande från uppdrag som ledamot i kommunfullmäktige, Yvonne Berger (S) 5 Anh om entledigande från uppdrag som ledamot i teknik- och plannämnden, Bengt-Åke Andersson (S) Fyllnadsval Ramjustering med anledning av justering av hyror 7 Investeringsplan för Hallsbergs kommun för Styrdokument för Hallsbergs kommun 9 Gemensamma planeringsförutsättningar Bildande av Region Örebro län 11 Bildande av kommunalförbund för avfallshantering i Sydnärke 12 Slutredovisning av investeringsobjekt, teknik- och plannämnden 13 Motion om ökat klimatansvar för Hallsbergs kommun, från Emma Ode (MP) och Peter Tillman (V) m fl

2 14 Motion om gynnande av äldres hälsa, från Mia Sydow Mölleby (V) m fl 15 Årsredovisning för Hallsbergs Bostadsstiftelse (HALLBO) Årsredovisning av Hallsbergs Industribyggnads AB (HIBA) Årsredovisning för Hallsbergs Fastigheter 1 AB (HFAB 1) Årsredovisning för Sydnärkes utbildningsförbund Årsredovisning av Samordningsförbundet Finsam Ändring av förbundsordningen för samordningsförbundet Finsam 21 Förslag från kommuninvånare 22 Ej besvarade motioner 23 Meddelanden 24 Ledamöternas frågestund Hallsberg Ulf Ström ordförande Den som är förhindrad att deltaga anmäler detta till kommunkansliet Anette Johansson (inte personlig e-post) eller e-post till: kommun@hallsberg.se

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL KF Dnr KS Ramjustering med anledning av justering av hyror Förslag till kommunfullmäktige 1. Ramjustering sker till följd av hyresjustering enligt vad som framgår av tabell för 2014 i ekonomiavdelningens tjänsteutlåtande. 2. Justeringen görs från och med den 1 januari Ramarna för justeras på samma sätt som för 2014 i de gemensamma planeringsförutsättningarna. Ärendet Ekonomiavdelningen har i bifogat tjänsteutlåtande lämnat förslag på justering av ramar till följd av hyresjusteringar. Justeringarna innebär i korthet att kostnaderna hamnar där de hör hemma och att redovisningen därför blir rättvisande. Kommunstyrelsens förslag (KS ) Kommunstyrelsens förslag framgår ovan. Kommunfullmäktiges behandling av ärendet I kommunfullmäktige yrkar Justerare Utdragsbestyrkande

4 Ekonomiavdelningen Tjänsteskrivelse 15/2014 Kommunstyrelsen Lizanne Byström, Ekonomichef Helena Luthman, Ekonom Ramjustering till följd av hyresjustering 2014 Fastighetsavdelningen har sedan 2013 ett budgeterat överskott. Detta beror bland annat på att verksamheten inför budget 2013 gjorde besparingar på ca 4 mkr på fastighetsunderhållet. Överskottet har tidigare tillfallit fastighetsavdelningen, någon utfördelning av överskottet vid årets slut har inte gjorts. Ett nytt internhyressystem skulle klargöra spelreglerna kring hyressättning och bygga på självkostnadsprincipen. Då detta internhyressystem ännu ej är på plats har kommundirektören beslutat att överskottet från internhyrorna i 2014 års budget ska betalas tillbaka till de interna hyresgästerna i form av en hyresjustering. I samband med att förvaltningarna erhåller denna hyresjustering föreslås att ramarna justeras i motsvarande grad. Det innebär att den nämnd som får en hyresrabatt på 100 kr samtidigt också får 100 kr mindre i ram. Nettoeffekten blir alltså +/-0 det blir varken mer eller mindre pengar för fastighetsavdelningen eller för hyresgästerna. Dock får detta en annan viktig konsekvens: kommunen får mer rätt kostnader som får betydelse för nyckeltalsberäkningar och för olika former av prissättning, tex skol- och barnomsorgspeng. Fördelningsprinciper För att kunna göra en justering behöver samtliga kostnader fördelas ut på alla fastighetsobjekt. Direkta kostnader så som el, fjärrvärme och kapitalkostnader har förts till respektive fastighet. Underhåll och inköp av förbrukningsmaterial har fördelats genom kvadratmeter. I de fall där yta saknats har uppskattning skett. Underhåll och inköp uppgår för 2014 till lite drygt 100 kr/kvm. Omfördelningen grundar sig på den vaktmästarorganisation som gällde för fastighetsavdelningen. Personalkostnader är fördelade dels genom den lönefördelning som funnits sedan tidigare på olika fastighetsobjekt ( ca 50% av personalen). Resterande del är utfördelad genom kostnadsandel. En fastighet med höga direkta kostnader ( i form av el, fjärrvärme, kapitalkostnader, VA etc) får också ta en större del av overheadkostnaderna. Fastigheterna är också grupperade i olika kategorier. Kommunen har bland annat ett antal allmänna fastigheter som saknar hyresgäst. Bland dessa kan nämnas Kånsta Kvarn och högspänningsledningen i Alléområdet. Dessa fastigheter har också tagit del av OHkostnaderna. Den kalkylerade budgeten för 2014 för dessa fastigheter är 1,9 mkr. Dessa kostnader fördelas inte ut på de övriga fastighetsobjekten utan budget för dessa kvarstår hos fastighetsavdelningen. Det finns också ett antal fastigheter som hyrs ut externt. Dessa omfattas inte av självkostnadsprincipen.

5 Utfördelning internhyror: Nämnd/styrelse Hyresjustering Ramjustering Kommunstyrelsen Transfereringar Teknik och plan Miljö, bygg och myndighet Kultur och utbildning Socialförvaltningen Totalt Nya ramar efter hyresjustering: Nämnd/styrelse Ram 2014 Kommunfullmäktige -545 Kommunstyrelsen Transfereringar Teknik och plan (skatt) Miljö, bygg och myndighet Kultur och utbildning Socialnämnd Taxe och avgiftsnämnd 0 Revision -600 Valnämnd -600 Överförmyndarnämnd Finansförvaltningen Årets resultat Ovanstående ramar utgår från den beslutade tilläggsbudget som antogs av KF 17/ inklusive ovan föreslagna hyresförändringar. FÖRSLAG TILL BESLUT: Ekonomiavdelningen föreslår kommunstyrelsen att föreslå kommunfullmäktige att besluta: Att besluta om ramjustering till följd av hyresjustering enligt ovanstående tabell för 2014 Att justeringen görs från och med Att ramarna för justeras på samma sätt som för 2014 i de gemensamma planeringsförutsättningarna HALLSBERGS KOMMUN Ekonomiavdelningen Lizanne Byström Ekonomichef Helena Luthman Ekonom

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL KF Dnr KS Investeringsplan för Hallsbergs kommun för Förslag till kommunfullmäktige 1. Reinvesteringsnivåerna för fastställs enligt tabell för skattekollektivet exklusive bostäder vid kvarteret Kronan i Hallsberg. 2. Investeringsanslaget för de strategiska investeringarna är tkr för perioden och inte ett fast belopp respektive år. 3. Låneskulden för den skattefinansierade verksamheten (exkl Kronan) ska minska med 25 mkr utifrån nivån till genom 20 mkr lägre investeringskostnad under perioden. Ytterligare 5 mkr ska amorteras genom positiva driftsresultat. 4. Övriga regler om investeringar fastställs enligt dokumentet Investeringsplan Ärendet Ekonomiavdelningen har lämnat förslag på investeringsplan för Hallsbergs kommun för , se bilaga. Förslaget till beslut framgår ovan. Kommunstyrelsens förslag (KS ) Kommunstyrelsens förslag framgår ovan. Kommunfullmäktiges behandling av ärendet I kommunfullmäktige yrkar Justerare Utdragsbestyrkande

7 Investeringsplan

8

9 Lizanne Byström, Ekonomichef Helena Luthman, Ekonom Investeringsnivåer Investeringsnivåerna har under 2000-talet legat på i genomsnitt 55 mkr (inkl. avgiftskollektiven) Denna nivå är väl hög för en kommun i Hallsbergs storlek och ansträngda ekonomi. Låneskulden har under samma period ökat med 146 mkr, eller med drygt kr per invånare. Det är därför önskvärt att investeringsnivån hamnar på en lägre nivå för att skapa ekonomiskt utrymme för att minska kommunens låneskuld. Investeringarna delas mellan en reinvesteringsnivå som ligger fast för de olika nämnderna, samt en nivå för strategiska investeringar som prioriteras och diskuteras i budgetberedningen. En reinvestering är en årligen återkommande investering som nämnden själv kan disponera och prioritera. En strategisk investering prioriteras i budgetberedningen och avser investeringar av större dignitet som också syftar till att uppnå kommunens vision. Investeringsramen för skattekollektivet, exklusive Kv Kronan, ska vara högst 75 mkr under perioden , dvs ett snitt på 25 mkr/år. Låneskulden för den skattefinansierade verksamheten (exklusive kv Kronan) ska minska med 25 mkr till (utgångsnivå ), genom 5 mkr lägre investeringsutgift för respektive år. Ytterligare 5 mkr ska amorteras genom positiva driftsresultat. INVESTERINGSPLAN

10 Bakgrund Sedan 2000 har kommunen investerat över 770 mkr, varav ca 130 mkr avser avgiftskollektiven VA och Avfall. Ombudgeteringar mellan åren och revidering av investeringsbudgeten under åren har varit vanligt, vilket skapar osäkerhet hos nämnderna och sämre planering, vilken investeringsbudget gäller och vad kommer att finnas nästa år? Kommunen har därför valt att skapa en bättre och stramare struktur men samtidigt ge förutsättningar för nämnderna att vara flexibla. Investeringsbudget % 80% 60% 40% 20% Tilläggsbudgetering Ombudgetering Budget 0% -20% % Ombudgetering och tilläggsbudgetering mellan åren skapar en överskjutning vilket gör att de planerade investeringarna inte hinner genomföras. Detta gör att investeringsbudgeten också revideras under pågående år. Nämnderna blir osäkra på vilka investeringsanslag som kommer att finnas kvar vid årets slut, vilket kan leda till rädsla att påbörja vissa projekt. Den höga investeringstakten avspeglas i den ökande låneskulden. En hög låneskuld påverkar kommunens möjligheter att låna till nya projekt. Kommunen blir också väldigt känsliga för ränteförändringar. Om räntan på de rörliga lånen ökar med 1% innebär det ca 1,3 mkr i ökade räntekostnader Investeringar r k T Budget Utfall INVESTERINGSPLAN

11 Låneskuld Mkr Under åren 2000 till 2013 har kommunens låneskuld ökat med 163,1 mkr, eller drygt 10 tkr per invånare gjordes en rekonstruktion av Hallbo, där kommunen fick överta lån och fastigheter på storleksordningen 190 mkr sjunk låneskulden med 222 mkr då Ahlsell beslöt sig för att köpa den fastighet de tidigare hyrt av handelsbolaget Nordhall. Kommunen fick tillbaka de pengar de lånat ut till Nordhall och löste då också det lån kommunen haft för detta. Sedan 2009 har låneskulden fortsatta öka. Under 2012 vände dock trenden då kommunen löste lån för ca 40 mkr med hjälp av pengar från försäljningen av Alléskolan. Under 2013 påbörjades byggandet av flerfamiljshus i kvarteret Kronan i kommunal regi, vilket gjorde att kommunens låneskuld återigen vände uppåt och ökade. Vad är då en rimlig investeringsnivå? Ett vanligt mått är att årets resultat tillsammans med årets avskrivningar, är det utrymme som finns för nya investeringar. Det innebär en nivå enligt den gula linjen i diagrammet nedan. Den verkliga investeringsnivån är den röda linjen Gjorda investeringar Årets resultat+avskrivningar De budgeterade avskrivningar ökar till följd av 2000-taletes höga investeringstakt. Detta skulle enligt detta mått ge utrymme för en investeringsnivå om ca mkr. Planperiodens resultatnivåer är svaga, och medger litet utrymme för oförutsedda händelser. Därför bör investeringsnivån de kommande åren vara lägre för att kunna sänka kommunens låneskuld och ge bättre ekonomiska möjligheter i framtiden. Under perioden är målet att sänka låneskulden med 20 mkr. Investeringsnivån bör därför under planperioden maximalt uppgå till 75 mkr. INVESTERINGSPLAN

12 Nettoinvesteringar, totalt kommun kr/inv Hallsberg Liknande kommuner, övergripande, Hallsberg, 2012 I jämförelse med liknande kommuner har Hallsbergs kommun investerat ca 200 mkr mer under Denna jämförelse är inte helt rättvis då nyckeltalet endast visar investeringsnivåer för kommunen och inte för koncernen. En kommun som har verksamhetsfastigheter tex i ett kommunalt bolag behöver inte själva investera i samma utsträckning. Tittar man dock på kommunkoncernens låneskuld ligger kommunen högt även här. Investeringsnivå har under 2000-talet varit väl hög ur ett ekonomiskt perspektiv. Vad är en investering? En investering innebär att man kommer att nyttja det inköpta under längre tid än ett år och är därför i behov av att fördela utgiften på flera år. Detta för att spegla den faktiska kostnaden för varje år. Enligt den kommunala redovisningslagens 6:e kapital 1 är en anläggningstillgång en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav. Tillgång definieras i Rådet för kommunal redovisning (RKR)s rekommendation nr 11.1, som en resurs som kontrolleras till följd av inträffade händelser och som förväntas ge ekonomiska fördelar eller servicepotential i framtiden. Tillgång som inte är anläggningstillgång ska klassificeras som omsättningstillgång. Vissa investeringar är lätta att identifiera medan andra kräver lite mer analys och slutligen ett ställningstagande. Det som i vissa fall är en drift kan i andra sammanhang klassas som en investering. I de fall som hamnar i gråzonen mellan investering och drift ska en bedömning göras vid varje enskilt tillfälle. Vid ställningstagande i sådan frågor bör den lösning väljas som ger en så rättvisande bild som möjligt av kommunens verksamhet. INVESTERINGSPLAN

13 För att klassas som en investering i Hallsbergs kommun skall följande tre kriterier vara uppfyllda: 1. Kostnaden överstiger 1/2 basbelopp (ca kr) exkl moms. 2. Den ekonomiska livslängden ska vara minst 3 år 3. Det ska höja värdet på kommunens tillgångar Det underlättar ibland att sätta en investering i sitt sammanhang att man tänker i system: ett fönster är ingen investering men att byta ut samtliga fönster på en fastighet till mer energieffektiva kan betraktas som en investering. Utifrån de tre tidigare kriterierna: 1. kostnaden överstiger ett halvt basbelopp, 2 den ekonomiska livslängden är minst 3 år och slutligen så höjer det värdet på kommunens tillgångar eftersom det är ett bättre fönster. Hade vi nöjt oss med de två första kriterierna skulle i teorin även ett tillräckligt stort antal toalettrullar kunna klassas som en investering! Exempel Drift Investering Gatubelysning Fönsterbyte Datorer o liknande datautrustning Inventarier Maskiner Att byta ut en armatur här och där, för att den gått sönder är att betrakta som löpande underhåll och är således en driftsfråga. När vi byter ut ett fönster mot ett likvärdigt för att det gått sönder är det fråga om en drift. Utbyte till en likvärdig dator med normal utveckling på prestanda är en driftsfråga. Utbyte av skrivbord eller möbler till likvärdigt är att betrakta som en drift. Mindre maskiner som understiger ett 1/2 basbelopp. När vi planerar att byta ut ett helt kvarter till högtrycksnatrium, är det värdehöjande samt sänker våra energikostnader. Detta är således en investering. Ett planerat utbyte av enklare glas mot energisnålare på en hel fastighet är att betrakta som en investering. Att byta ut en hel datasal eller att köpa in helt nya (alltså inte att ersätta befintliga) kan betraktas som en investering. Nyinköp i samband med ny verksamhet kan klassas som en investering. Maskiner över ett basbelopp är alltid en investering. Underhåll Asfaltering av gata Underhåll på våra fastigheter är en driftfråga. Potthållslagning och ny toppbeläggning då den gamla slitits ut är att betrakta som en drift. Om underhållet är omfattande och dessutom värdehöjande i förhållande till det som fanns innan kan det betraktas som en investering. Nyasfaltering av gata betraktas som investering om detta medför en ändrad utformning av gatan. INVESTERINGSPLAN

14 Investeringsnivåer Investeringarna delas i två delar: en reinvesteringsdel samt en strategisk del. Reinvesteringsdelen avser sådan investeringar som årligen återkommer men där objektet varierar. De strategiska investeringarna är sådan investeringar som är strategiskt och/eller principiellt viktiga för kommunen. I de strategiska investeringarna ingår exploateringar och fastighetsförvärv. Även nybyggnation/ombyggnation av fastigheter kan räknas som en strategisk investering. Det som ska känneteckna en strategisk investering är att den ej är årligen återkommande och att den syftar till att uppnå kommunens vision. En investering som överskrider det årliga anslaget för nämndens reinvestering kan också betraktas som en strategisk investering. Reinvesteringsdelen sätts på nämndsnivå och ligger på i stort sett samma nivå under hela planperioden. Respektive nämnd beslutar och fördelar dessa medel mellan olika projekt. Detta för att dels ge nämnderna större planeringsförutsättningar då nämnden vet vilken nivå som beviljas under perioden, samt att nämnden själv har möjlighet att omdisponera inom den egna ramen. Av dessa medel kommer ingen ombudgetering mellan åren att tillåtas då nya medel kommer vid varje års början och nämnden själv har möjlighet att omdisponera mellan nämndens olika projekt. Med ombudgetering menas att flytta ett outnyttjat anslag i samband med bokslut mellan åren. Investeringsbudget (exkl. kv Kronan) Reviderad Reinvesteringar Kommunstyrelsen Teknik- och plannämnden Miljö- Bygg- och myndighetsnämnden Kultur- och Utbildningsnämnden Socialnämnden Drift- och Servicenämnden Summa Strategiska: TOTALT SKATT Enligt beslut i kommunfullmäktige (Dnr KS 24/2014) är anslaget för strategiska investeringar tkr för perioden Detta för att lättare kunna planera strategiska insatser under perioden. Hittills är tkr intecknat för strategiska investeringar under år Reinvesteringsnivåerna för respektive nämnd är däremot fasta per år. På grund av den politiska omorganisationen och övergången till den gemensamma IT-nämnden i Sydnärke utgår anslaget till den tidigare ITavdelningen. Det läggs istället på anslaget för strategiska investeringar Anslaget till strategiska investeringar blir således något högre än tidigare beslut. Avgiftskollektiven VA och Avfall ingår ej i dessa nivåer utan hanteras i särskild ordning. Dock bör även dessa nivåer hållas på en låg nivå de närmaste åren eftersom även dessa investeringar påverkar kommunens låneskuld. I det här läget ligger också bostadsbyggandet vid kvarteret Kronan utanför ovan angivna investeringsnivåer. INVESTERINGSPLAN

15 Avgiftskollektiven Reviderad Reinvesteringar Vatten och Avlopp Avfall Summa Strategiska TOTALT AVGIFT Tanken med att ha två nivåer för investeringar är att de årligen återkommande reinvesteringarna inte ska behöva prioriteras i samma ordning som de större och mer strategiska. Om nämnden upptäcker att kommande års reinvesteringsnivå inte räcker bör man först prioritera om för att om möjligt komma ner i den tilldelad ramen. Går inte detta ska nämnden inkomma med ett äskande till budgetberedningen där man ber om att få delta i prioriteringarna bland de strategiska investeringarna. Detta ska ske under hösten, i samband med att investeringsbudgeten ska fastställas, se särskild tidsplan för budgetarbetet. Tilläggsäskanden, strategiska investeringar och exploateringar kommer då att ställas mot varandra inom hela kommunen och möjliggör ett helhetsperspektiv. Tidsperspektivet vad gäller investeringar bör vara minst tre år, gärna fem. Det innebär att totalsumman av investeringarna ska vara densamma, men att det mellan åren kan variera. Om en nämnd ser att man under år 1 inte har behov av hela sitt reinvesteringsanslag så ska detta utrymme läggas till de strategiska. Samma nämnd har dock ett behov som överstiger sitt reinvesteringsanslag år 2, och bör då ha möjlighet att utnyttja det anslag man lämnade ifrån sig år 1. Detta under förutsättning att nämndens planering för hela planperioden inte överskrider nämndens totala reinvesteringsram. Om nämnderna har önskemål om justering på reinvesteringsnivåerna mellan åren, eller har önskemål som över- eller understiger nämndens nivå under perioden ska detta lämnas in till ekonomiavdelningen senast den 30 september Eventuella tilläggsäskanden och/eller strategiska investeringar ska också lämnas in senast 30 september till ekonomiavdelningen. Kapitalkostnader De kapitalkostnader som en reinvestering generar ska nämnden själva stå för. Beslut om eventuell kompensation för kapitalkostnader för strategiska investeringar fattas i samband med beslut om övriga driftkostnader till följd av sådan investering. INVESTERINGSPLAN

16 Förslag till beslut: Att fastställa reinvesteringsnivåerna för enligt tabell för skattekollektivet exkl bostäder vid kv Kronan. Att investeringsanslaget för de strategiska investeringarna är tkr för perioden och inte ett fast belopp respektive år. Att låneskulden för den skattefinansierade verksamheten (exkl Kronan) ska minska med 25 mkr utifrån nivån till genom 20 mkr lägre investeringskostnad under perioden. Ytterligare 5 mkr ska amorteras genom positiva driftsresultat. Att övriga regler kring investeringar fastställs enligt dokumentet Investeringsplan Lizanne Byström Ekonomichef Helena Luthman Ekonom Ekonomikontoret HALLSBERGS KOMMUN INVESTERINGSPLAN

17 Hallsbergs kommun Hallsberg Tel Fax: Hemsida: E-post: 11

18 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL KF Dnr KS Styrdokument för Hallsbergs kommun Förslag till kommunfullmäktige Styrdokument fastställs enligt bilaga. Ärendet Kommundirektörens ledningsgrupp, kommunledningsgruppen, har utarbetat förslag till styrdokument med styrsystem för Hallsbergs kommun, se bilaga. Ett styrsystem kan definieras som en målmedveten styrprocess som syftar till att påverka organisationens beslut och beteende i riktning mot önskat resultat och effektivitet. Den svenska kommunallagen anger krav på att det i kommunens budget ska finnas mål och riktlinjer för verksamheten. Dessa mål och riktlinjer ska ha betydelse för god ekonomisk hushållning (kommunallagen 8 kap 5). Målen och riktlinjerna för verksamheten ska fastställas, efterlevas, följas upp och utvärderas. Förslaget till styrsystem bygger på målstyrning och delaktighet. Det betyder att kommunen arbetar med tydliga mål och att målen uppnås genom framåtanda hos nämnd, styrelse, förvaltning, bolag, enhet och medarbetare. Det finns en tydlig rollfördelning mellan politiker och tjänstemän där politiker fokuserar på vad och tjänstemän på hur. Styrningen i Hallsbergs kommunkoncern utgår från kommunens vision- /strategiska områden samt vid varje tidpunkt gällande lagstiftning, föreskrifter och nationella mål för den kommunala verksamheten. Med hjälp av strategiska områden i dokumentet Gemensamma planeringsförutsättningar och de ekonomiska ramarna som fastställs i årsbudgeten styrs Hallsbergs kommun. Kommunens bolag styrs via bolagsordning, bolagspolicy, gemensamma ägardirektiv och bolagsspecifika ägardirektiv som beslutas av kommunfullmäktige. Justerare Kommunkoncernens styrsystem syftar ytterst till att säkerställa att politiska beslut får genomslag, att kommunen har god hushållning och att medborgarna därmed får den service som de förtroendevalda ledamöterna i kommunfullmäktige har beslutat om. Målet är att varje enskild medarbetare ska vara väl förtrogen med kommunens mål och strategier, för att kunna föra dessa vidare till medborgarna. Det är till Hallsbergs kommuns Utdragsbestyrkande

19 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL brukare och medborgare kommunen ska leverera tjänster till och det är för dem verksamheten ska uppnå goda resultat. Kvalitetsarbetet ska vara en integrerad del av styrning och ledning och därmed i planering och uppföljning på alla nivåer. Kvalitetsarbetet kännetecknas av ett systematiskt utvecklingsarbete som genomsyrar organisationen och en kultur som stimulerar till ständigt lärande, kreativitet och nya idéer. Genom kvalitetsarbetet ska största möjliga nytta åstadkommas med de medel som står till förfogande. Styrsystemet Fastställer grundprinciperna för styrning av verksamheten Skapar ordning och reda i beslutsprocesserna Definierar roller och ansvar Tydliggör sambandet mellan finansiella mål och verksamhetsmål. Bidrar till kvalitetsutveckling Kommunstyrelsens förslag (KS ) Kommunstyrelsens förslag framgår ovan. Kommunfullmäktiges behandling av ärendet I kommunfullmäktige yrkar Justerare Utdragsbestyrkande

20 Styrsystem Version

21 Innehåll Inledning 1 1. Kommunens uppdrag 2. Intern kontroll 2.1 God ekonomisk hushållning 3. Politiker och tjänstemannarollen 3.1 Kommunfullmäktige 3.2 Kommunstyrelse 3.3 Nämnd 3.4 Kommunala bolag 3.5 Kommundirektör 3.6 Kommunledningsgrupp 3.7 Områdeschef/avdelningschef/rektor 3.8 Enhetschef 3.9 Medarbetare 3.10 Ledarskapets och medarbetarskapets betydelse för fungerande styrning 4. Översiktsbild styrdokument 4.1 Styrdokument fastställda av kommunfullmäktige 4.2 Styrdokument fastställda av kommunstyrelsen 4.3 Styrdokument fastställda av nämnd 4.4 Styrdokument fastställda av verksamhetsorganisationen 5. Styrsystemets delar 5.1 Mål- och ekonomiprocess Visionen Värdeord Strategiska områden Nämndmål 5.2 Planerings- och budgetprocess 5.3 Genomförandeprocess Förvaltningsplan Verksamhetsplan Enhetsplan 5.4 Uppföljningsprocess Uppföljning på lång sikt Uppföljning på kort sikt Indikatorer Verksamhetsmått Nyckeltal 5.5 Förbättringsprocess 6. Sammanfattning av styr och ledningssystemet 6.1 Hallsbergs kommuns årshjul för styrning och ledning

22 Inledning Ett styrsystem kan definieras som en målmedveten styrprocess som syftar till att påverka organisationens beslut och beteende i riktning mot önskat resultat och effektivitet. Den svenska kommunallagen anger krav på att det i kommunens budget ska finnas mål och riktlinjer för verksamheten. Dessa mål och riktlinjer ska ha betydelse för god ekonomisk hushållning (kommunallagen 8 kap 5). Målen och riktlinjerna för verksamheten ska fastställas, efterlevas, följas upp och utvärderas. Hallsbergs kommunkoncerns styrsystem bygger på målstyrning och delaktighet. Det betyder att vi arbetar med tydliga mål och att målen uppnås genom framåtanda hos nämnd, styrelse, förvaltning, bolag, enhet och medarbetare. Det finns en tydlig rollfördelning mellan politiker och tjänstemän där politiker fokuserar på vad och tjänstemän på hur. Styrningen i Hallsbergs kommunkoncern utgår från kommunens vision/strategiska områden samt vid varje tidpunkt gällande lagstiftning, föreskrifter och nationella mål för den kommunala verksamheten. Med hjälp av strategiska områden i dokumentet Gemensamma planeringsförutsättningar och de ekonomiska ramarna som fastställs i årsbudgeten styrs Hallsbergs kommun. Kommunens bolag styrs via bolagsordning, bolagspolicy, gemensamma ägardirektiv och bolagsspecifika ägardirektiv som beslutas av kommunfullmäktige. Kommunkoncernens styrsystem syftar ytterst till att säkerställa att politiska beslut får genomslag, att kommunen har god hushållning och att medborgarna därmed får den service som de förtroendevalda ledamöterna i fullmäktige beslutat om. Målet är att varje enskild medarbetare ska vara väl förtrogen med kommunens mål och strategier, för att kunna föra dessa vidare till medborgarna. Det är till Hallsbergs brukare och medborgare kommunen ska leverera tjänster och det är för dem verksamheten ska uppnå goda resultat. Kvalitetsarbetet ska vara en integrerad del av styrning och ledning och därmed i planering och uppföljning på alla nivåer. Kvalitetsarbetet kännetecknas av ett systematiskt utvecklingsarbete som genomsyrar organisationen och en kultur som stimulerar till ständigt lärande, kreativitet och nya idéer. Genom kvalitetsarbetet ska största möjliga nytta åstadkommas med de medel som står till förfogande. Avgränsning Det här är en beskrivning av styrsystemet på övergripande nivå. Inom ramen för detta styrsystem kan varje nämnd och bolagsstyrelse själva bygga upp sin egen styrning baserat på dess behov. Därmed reglerar det övergripande styrsystemet till exempel inte i detalj hur nämnden arbetar med sin egen uppföljning. Styrsystemet Fastställer grundprinciperna för styrning av verksamheten Skapar ordning och reda i beslutsprocesserna Definierar roller och ansvar Tydliggör sambandet mellan finansiella mål och verksam hetsmål. Bidrar till kvalitetsutveckling STYRSYSTEM 31

23 1. Kommunens uppdrag En kommuns grundläggande uppdrag är att tillhandahålla service och välfärdstjänster samt att utveckla den geografiska orten. En mycket stor del av kommunernas verksamhet bedrivs på uppdrag av staten och regleras i lag (kommunallagen, skollagen, socialtjänstlagen, miljöbalken med flera), men svenska kommuner har en hög grad av självstyre, vilket är ett grundbegrepp i det svenska samhället. Det innebär att kommunen har stor rätt att själva bestämma på vilket sätt kommunen ska sköta sina arbetsuppgifter och hur resurserna ska fördelas. För Hallsbergs invånare innebär det kommunala självstyret att de kan påverka kommunens beslut till exempel genom att delta i allmänna val till kommunfullmäktige, lämna förslag och överklaga kommunens beslut. 2. Intern kontroll Det primära syftet med intern kontroll är att säkerställa att de av kommunfullmäktige fastställda målen uppfylls. En god intern kontroll i Hallsbergs kommun ska kännetecknas av: ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner för styrning en rättvisande och tillförlitlig redovisning och information om verksamheten säkerställande av att lagar, policies, reglementen m.m. tillämpas skydd mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar eliminering eller upptäckt av allvarliga fel Intern kontroll omfattar således ett mycket brett område, i området ingår allt, från övergripande system för styrning av den kommunala verksamheten till säkra rutiner för att t.ex. hantera nycklar på ett äldreboende. Det är viktigt att påpeka att intern kontroll inte är en isolerad händelse utan en integrerad del i kommunens organisation och processer men behöver kompletteras med specifika och fristående kontrollaktiviteter. Det innebär att inom alla olika områden som ingår i kommunens styrsystem återfinns också den interna kontrollen. 2.1 God ekonomisk hushållning God ekonomisk hushållning, regleras i kommunallagen och innebär förenklat att dagens generation ska betala för dagens verksamhet. Enligt kommunallagen har kommunstyrelsen en ledande och samordnande roll för frågor som kan inverka på kommunens utveckling och ekonomiska ställning. För att göra detta långsiktigt ska kommunstyrelsen fastställa mål som klargör hur mycket pengar som ska gå till löpande verksamhet, hur investeringar ska finansieras och om sparande inför framtiden är nödvändigt. De finansiella målen ska brytas ner så att verksamhetsansvariga vet hur de ska agera för att vara i samklang med målen. Med andra ord ska styrelsen upprätta ett förslag till budget med mål och riktlinjer för verksamheten som håller sig inom de restriktioner som de finansiella målen anger. Dessutom ska kommunstyrelsen ha kontroll över verksamheterna så att de håller sig inom den budget som kommunfullmäktige fattat beslut om. Uppföljningen av hur budgeten genomförs och hur de olika målen efterlevs är en viktig del av kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges arbete. Kommunfullmäktige beslutar om målen och kommunstyrelsen ansvarar för att de tas fram och efterlevs. De finansiella målen och målen och riktlinjerna för verksamheten har en central roll för den ekonomiska förvaltningen enligt kommunallagen. En avgörande faktor för hur väl kommunen kommer att leva upp till god ekonomisk hushållning handlar om respekten för och acceptansen av dessa mål. 3. Politiker och tjänstemannarollen För att styrning, ledning och demokrati ska fungera krävs en tydlighet i vem som gör vad, vem som har ansvar för vad och att skapa ett bra samspel mellan politiker och tjänstemän. Samspelet bygger på kontinuerlig dialog mellan politiker och tjänstemän för att möjliggöra att styra och leda tillsammans. En fördelning av uppdragen och ansvaret är att skilja mellan vad och hur. Den politiska ledningen bestämmer vad som ska göras och tjänstemännen hur det ska göras. Ett bra samspel mellan politiker och tjänstemän bygger även på förståelse och respekt för varandras uppdrag. Eftersom gränserna inte alltid är knivskarpa finns en gyllene zon, där politiker och tjänstemän möts i en dialog kring vad och hur. STYRSYSTEM 42

24 Verksamhetsnivå HUR VEM Politisk nivå - Kommunfullmäktige - Kommunstyrelse - Nämnd Gyllene zonen VAD NÄR 3.1 Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige är kommunens högsta politiska organ. Kommunfullmäktige styr kommunen genom att fastställa vision, strategiska områden, reglementen, ägardirektiv och politiska prioriteringar samt genom att besluta om budget. 3.2 Kommunstyrelse Kommunstyrelsen har ansvar för kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen leder och samordnar mål och uppdrag för kommunen, samt har uppsikt över och följer upp måluppfyllelse och ekonomiskt resultat. 3.3 Nämnd Kommunens förvaltningar styrs av nämnder. Formellt ansvar anges i reglementen beslutade av kommunfullmäktige. Utifrån kommunfullmäktiges fastställda ekonomiska ramar och strategiska områden ska varje nämnd fastställa nämndmål inom sitt verksamhetsområde, dvs. nämnderna ska inom givna ekonomiska ramar åta sig att bidra till att uppfylla de strategiska områden som berör nämnden. 3.4 Kommunala bolag De kommunalt helägda bolagen styrs av bolagsstyrelser utsedda av kommunfullmäktige. Ändamål och uppdrag anges i en bolagsordning för varje bolag. 5 STYRSYSTEM Kommundirektör Kommundirektören är kommunens ledande tjänsteman och ytterst ansvarig för kommunens verksamhet och ekonomi. Kommundirektören ansvarar för att utveckla kommunen och kommunens verksamhet, följa upp och kommunicera resultat i verksamheterna. Kommundirektören är ytterst ansvarig för kommunstyrelseförvaltningen. 3.6 Kommunledningsgrupp Kommundirektören har kommunledningsgruppen till sin hjälp för att verkställa politiska intentioner. Ledningsgruppens uppdrag är att utifrån sin profession leverera underlag till politiska beslut. Kommunledningsgruppen ansvarar också för strategiska utvecklingsfrågor för kommunen och för framtidsplanering. 3.6 Förvaltningschef Förvaltningschefen är ytterst ansvarig för förvaltningens verksamhet, ekonomi och personal inför sin nämnd och kommunstyrelsen. Förvaltningschefen tar aktiv del i det kommungemensamma ledningsarbetet på uppdrag av kommundirektören. Förvaltningschefen ska verka för en helhetssyn. Förvaltningschefen ansvarar för förvaltningsplan och budget gentemot respektive nämnd. Förvaltningschefen har i sin tur en ledningsgrupp till sitt förfogande för att verkställa politiska intentioner på förvaltningsnivå. 3.7 Områdeschef/avdelningschef/rektor Områdeschefen/avdelningschefen/rektorn leder arbetet och ansvarar för att målen för området/ avdelning uppnås inom givna ekonomiska ramar. Områdeschefen/avdelningschefen/rektorn tar aktiv del i det förvaltningsgemensamma ledningsarbetet på uppdrag av förvaltningschefen. Områdeschefen/avdelningschefen ansvarar för verksamhetsplan och budget inom sitt område gentemot förvaltningschef. 3.8 Enhetschef Enheten leds av en enhetschef som ansvarar för verksamhet, verksamhetsutveckling, enhetsplan, medarbetare och budget för sin enhet. Enhetschefen deltar i områdets ledningsteam och tar aktiv del i det områdesgemensamma ledningsarbetet.

25 3.9 Medarbetare Arbetsplatsträffen är medarbetarnas arena för samverkan och inflytande. På arbetsplatsträffen fastställs de aktiviteter som enheten ska arbeta med för att nå måluppfyllelse och ekonomisk balans. Varje medarbetare ska vara delaktig i sin enhets planering, genomförande och uppföljning Ledarskapets och medarbetarskapets betydelse för fungerande styrning En förutsättning för en framgångsrik organisation är att varje medarbetare känner sig ha förtroende att utföra och utveckla sina arbetsuppgifter. Alla medarbetare måste se sin roll i helheten och aktivt arbeta gemensamt med andra för att uppfylla målen. Det är därför viktigt att medarbetarna har kunskap om den röda tråden från vision via strategiska områden till nämndmål och aktiviteter. Ytterligare en förutsättning är att kommunens ledare visar ett synligt, aktivt och personligt engagemang. Ledningen måste starta och driva utvecklingsarbetet i verksamheten. Ledarskapets viktigaste uppgift är att planera, genomföra och följa upp verksamheten och att skapa förutsättningar för medarbetarnas delaktighet. 4. Översiktsbild Styrdokument All uppföljning och planering ska ske mot styrdokument. Det finns fyra nivåer i modellen för styrdokument. På övergripande nivå formuleras målen som något att sträva emot, en vision, en framtidsbild. På nämndnivå formuleras målen som förväntad produktivitet och effektivitet, det vill säga vad som ska uppnås avseende volym och kvalitet per insatt resurs. I verksamhetsorganisationen formuleras strategier för verksamheten med en direkt koppling till nämndmålen. 4.1 Styrdokument fastställda av kommunfullmäktige Kommunfullmäktige fastställer kommunstyrelsens och nämndernas uppdrag i reglemente. Reglementet är, utöver vad lag och förordning säger, grunddokumentet för en nämnds eller styrelses verksamhet och anger bland annat organisation och ansvarsområde. Enligt Kommunallagen 3:9 ska kommunfullmäktige besluta om dokumentet Strategiska områden och riktlinjer för verksamheten. Dessa ska fastställas så snart som möjligt efter det att den nya kommunfullmäktigeförsamlingen tillträtt. STYRSYSTEM 64

26 Förslag till policies och anvisningar upprättas av kommunstyrelsen och fastställs av kommunfullmäktige, eller efter det att kommunfullmäktige bemyndigat därom av kommunstyrelsen. Det är också kommunstyrelsen som ansvarar för uppföljning och tar initiativ till förändringar. Information om budget, budgetramar och GPF finns i kapitel Styrdokument fastställda av kommunstyrelsen Kommunstyrelsen äger rätt att fastställa anvisningar, tex anvisningar för budgetdirektiv och GPF. Anvisningar upprättas om kommunstyrelsen bedömer att ett enhetligt förhållningssätt inom kommunen bör säkerställas. 4.3 Styrdokument fastställda av nämnd Kommunfullmäktiges strategiska områden och riktlinjer bryts ned av nämnden till nämndmål inom nämndens verksamhetsområde, vilka ska bidra till att uppfylla strategiska områden. Detta arbete sammanfattas årligen i ett Måloch budgetdokument. Dokumentet ska ange vad som ska åstadkommas och när i tiden det ska ske, dvs uppdrag till förvaltningen. Måloch budgetdokumentet är ett politiskt styrinstrument som sätter fokus på vilka effekter som förväntas av tilldelade resurser. 4.4 Styrdokument fastställda av verksamhetsorganisationen När förvaltningschefen från nämnden erhåller ett uppdrag i form av Mål och budgetdokument, innehåller denna en redovisning av vad som ska uppnås och när i tiden detta ska ske. I förvaltningsplanen, som upprättas av förvaltningschefen, beskrivs hur detta ska uppnås och vem som ska utföra det, se kapitel Se bilaga 1. Utöver att förvaltningschefen fastställer förvaltningsplan, åligger det också förvaltningschefen att fastställa nämndens konteringsbudget. Verksamhetsplanen fastställs av områdeschef/ avdelningschef/rektor och innehåller de prioriteringar som ska göras under året av området/ avdelningen. Se kapitel Se bilaga 1. Enhetsplanen består av de aktiviteter som ska genomföras för att nämndmålen i Mål och budgetdokumentet ska uppnås. Planen kan även innehålla nyckeltal/indikatorer som är kopplade till de olika aktiviteterna. Se kaptiel Se bilaga Styrsystemets delar Styrsystemet är indelat i en cykel med fem processer; mål- och ekonomiprocess, planeringsprocess, genomförandeprocess, uppföljningsprocess och förbättringsprocess. 7 STYRSYSTEM 5

27 Hallsbergs kommunkoncerns styrsystem utgår från mål- och ekonomistyrning. Viktiga grundförutsättningar för att åstadkomma detta är: att det finns en röd tråd från vision, strategiska områden, nämndmål, strategier och aktiviteter på arbetsplatsnivå. att målen är levande och rimliga i antal. att det finns ett samband mellan tillgängliga resurser och nämndmål. att det finns fungerande uppföljningsoch förbättringsstruktur som utgår från fastställda resultatindikatorer. att organisationen styrs på ett sätt som gynnar effektivitet och ekonomisk ställning med möjlighet att upptäcka och korrigera felaktigheter i agerandet. Begrepp Beslutas av Kommentar Vision Fullmäktige Återfinns i Övergripande mål och riktlinjer Strategiska områden Mål för god ekonomisk hushållning Fullmäktige Fullmäktige Återfinns i Övergripande mål och riktlinjer Fastställs i budgetdokumentet Nämndmål Nämnd Fastställs i Mål- och budgetdokumentet Strategier Förvaltning Fastställs i Förvaltningsplanen Aktiviteter Förvaltning Fastställs i Enhetsplanerna 5.1 Mål- och ekonomiprocess Fullmäktige fastställer vision, värdeord och strategiska områden för de områden där fullmäktige anser att det är viktigast att uppnå strategiska förbättringar under en mandatperiod. Visionen, strategiska områden och värdeorden ska vara bärande genom hela organisationen. Vidare fattar fullmäktige årligen beslut om styrande prioriteringar och ramar Visionen Hallsbergs varumärke bygger vi inifrån, genom samtliga medarbetares medverkan i den dagliga kontakten med invånare och medarbetare. Det är genom vårt sätt att vara vår kultur vi levererar upplevelsen av och uppfattningen om Hallsberg. Avgörande för hur framgångsrika vi blir hur starkt vårt varumärke blir är i slutändan hur mötet mellan oss och vår omvärld fungerar. Visionen skapar en intern samsyn kring hur kommunen ska utvecklas i framtiden, den fungerar som en hjälp att fatta viktiga beslut och kan också uppbåda extra energi när det krävs. Visionen för Hallsbergs kommun är: STYRSYSTEM 86

28 Vision D et öppna Hallsberg I Hallsbergs kommun är alla välkomna, oavsett vem man är, var man kommer från och vart man är på väg. Den trivsamma blandningen av landsbygd, natur och samhällen erbjuder livskvalitet och upplevelser för alla. Det lokala näringslivet visar framåtanda och drivkraft, och utvecklar både region och individer. Våra goda kommunikationer med omvärlden skapar möten och formar Hallsberg till en kommun som alltid är vaken. De kommunala verksamheterna verkar nära individen, erbjuder ett professionellt bemötande och är lyhörda för idéer och synpunkter. Vi ser positivt på framtiden och tar långsiktigt ansvar för nuvarande och kommande utmaningar. STYRSYSTEM 97

29 Värdeord Vä rdeord Värdeorden symboliserar grundtanken i kommunens verksamhet. G lädje Hallsbergs kommun, såväl organisation som geografiskt område, kännetecknas av varierande mötesplatser där människor känner glädje och stolthet. Glädjeämnen i vardagen finns bland annat i kommunens varierande och fina natur och i det rika föreningslivet. Vi bemöter varandra med respekt, inspirerar och ger varandra kraft och energi. D riv Här får man saker gjorda. Man är snabb till beslut och entreprenörskap är ett honnörsord. Vi fångar upp goda idéer och omsätter dem i verklighet. De kommunala verksamheterna kommunicerar tydligt och öppet, och beundras för sin förmåga att ta hand om synpunkter och utveckla kvalitén. Ö ppenhet I dialog med invånare och näringsliv utvecklas hela kommunen. Vi tar intryck av goda idéer och stora förändringar är alltid väl förankrade och påverkade av dem som berörs. Vi är stolta över vårt integrationsarbete och öppna för mångfald. Hallsberg är alltid öppet och vi erbjuder service dygnet runt. STYRSYSTEM 8

30 Strategiska områden Strategiska områden Strategiska områden är kommunens väg för att nå visionen. De ska leda till att de politiska prioriteringarna för mandatperioden förvekligas. Fullmäktige i Hallsbergs kommun har beslutat om fyra strategiska områden: H ållbar kommun Hallsbergs kommun ska vara ett ekonomiskt, socialt och ekologiskt hållbart samhälle, där människors livskvalité ökar utan att det påverkar vår gemensamma miljö. Grunden för en stark välfärd är ordning och reda i kommunens ekonomi. Därför är det av stor vikt att den kommunala ekonomin präglas av överskott i goda tider som kan användas för att minska påfrestningar i lågkonjunkturer. För att varje skattekrona ska användas optimalt är det av vikt att kommunens arbete präglas av öppenhet och tydlighet. Kommunen ska aktivt arbeta för att få fler i arbete. Det kan göras via aktivt arbete för att nya företag ska etablera sig i kommunen och antalet nystartade och växande företag ska öka. Vidare kan det ske genom utveckla samverkan mellan näringsliv och skola i syfte att uppnå bättre matchning mellan människors kunskaper och arbetslivets behov. En del i detta arbete är att kommunen erbjuder praktikplatser inom sina verksamheter. Alla människor ska känna sig trygga i kommunen. Vår offentligt finansierade välfärd ska inte lämna någon utanför, oberoende av etnisk och religiös tillhörighet, kön eller ålder, utan ska anpassas utifrån den enskildes behov. Genom en medveten samhällsplanering ska en blandad bebyggelse skapas, inte minst för att bidra till ett inkluderande samhälle präglat av mångfald och tolerans. Vi ska aktivt arbeta mot alla former av diskrimineringar på kommunens arbetsplatser och därigenom vara ett föredöme för andra arbetsgivare. Utsläppen av växthusgaser ska minska. Kommunens verksamheter ska vara föregångare och fasa ut användningen av fossila bränslen. Hallsbergs kommun ska arbeta för att minska vår klimatpåverkan och skapa förutsättningar för invånarna att också göra det. Användningen av produkter och material som innehåller farliga kemikalier ska minska. STYRSYSTEM 11 9

31 L ivslångt lärande Det livslånga lärandet är basen för Hallsbergs kommuns utbildningssystem som börjar med förskola, via grund- och gymnasieskola till högskola och andra former av vuxenutbildning. Allas lika rätt till en bra utbildning är en förutsättning för ett samhälle där alla får ett gott liv. Alla kommunens verksamheter ska verka för att lärandet fortsätter genom hela livet, såväl under som efter arbetslivet. Vår förmåga att utveckla välfärden hänger ihop med hur vi kan göra vår kommun attraktiv för dem som redan bor här och öka inflyttningen till kommunen. En bra förskola och skola är en viktig del i det arbetet. A llas inflytande De kommunala verksamheterna verkar nära individen, och ska erbjuda ett professionellt bemötande och vara lyhörda för idéer och synpunkter. Hallsbergs kommun ska ha ett väl utvecklat synpunkts- och klagomålssystem. De som berörs, tex invånare eller medarbetare, ska ges möjlighet till inflytande vid större förändringar. Kommunen omfattas av sex tätorter som alla på olika sätt bidrar till framgång och utveckling för människorna i hela kommunen. Tillsammans med invånarna i dessa tätorter, med omkringliggande landsbygd, ska kommunen arbeta för ett ökat lokalt engagemang och inflytande. G od service De kommunala verksamheterna ska kommunicera tydligt och öppet. Kommunen ska fortsätta att arbeta med att utveckla informationen till våra invånare. Kommunen ska utöka möjligheten för invånarna att ta del av den kommunala servicen efter kontorstid. Kommunen ska utöka möjligheterna till mer flexibel omsorg på de tider då efterfrågan finns. DELÅRSRAPPORT

32 5.1.3 Nämndmål Nämndmålen, vilka nämnderna/styrelsen beslutar om, anger vilka effekter eller resultat som nämnderna/styrelsen ska uppnå. Målen ska ange ett önskvärt framtida tillstånd och vara formulerade enligt SMART-modellen: S Specifikt. Ett mål som är specifikt och tydligt är enklare att förstå. Ju tydligare och mer specifikt desto effektivare är målet. M Mätbart. För att målet ska kunna följas upp ska det vara mätbart. Då blir det tydligt när målet är uppnått. A Accepterade. Målet måste vara välkänt och accepterat för alla involverade, alla medarbetare ska vara väl införstådda med målen. R Realistiskt. Det ska vara möjligt att nå målet med de resurser och den kunskap som finns. Även om målet ska vara realistiskt, ska det utmana kommunens framåtanda. T Tidsatt. Det ska finnas mål som både är kortsiktiga, tex månadsvisa mål, men också mål som är mer långsiktiga, tex årsvisa mål. Nämndmålen ska anknyta till de strategiska områdena. Genom att avläsa resultatet av nämndernas nämndmål ska slutsatser kunna dras av om de mer långsiktiga strategiska områden är på väg att uppfyllas. 5.2 Planerings- och budgetprocess För varje mandatperiod görs en planering där det framgår vad politikerna har för målsättningar och prioriteringar för perioden. Denna planering sammanställs i dokumentet Strategiska områden och riktlinjer. Budgeten är ett verktyg för planering och styrning av kommunorganisationen. I kommunfullmäktiges budget uttrycks verksamhetens inriktning utöver vad som stadgas i lag och förordning samt utgör en grund för prioritering. I kommunfullmäktiges budget fastställs fördelning av resurser till nämnder och kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige fattar beslut om ramar och mål i dokumentet Gemensamma planeringsförutsättningar senast i juni månad året före budgetåret. Nämnderna preciserar målen för förvaltningens arbete och bestämmer vad som ska prioriteras för respektive år genom att ta fram budget och nämndmål kopplat till dessa beslut. Detta görs i dokumentet Mål- och budget för x -nämnd, vilket beslutas om i september. 13 STYRSYSTEM Genomförandeprocess Förvaltningsplan Förvaltningschefen beslutar om förvaltningens strategier som pekar ut den säkraste och mest effektiva vägen för att uppnå de nämndmål och politiska prioriteringar, som är beslutade i Måloch budgetdokumentet. Planen innehåller förutom en beskrivning av hur uppdraget i Mål- och budgetdokumentet ska uppnås och vem som ska göra det, även prioriterade fokusområden för det kommande året. Förvaltningsplanen ska utgöra grunden för det dagliga arbetet som bedrivs och bidra till tydlighet för alla medarbetare inom organisationen. Den ger också möjlighet att skapa en gemensam bild inom förvaltningen av vad man vill åstadkomma under kommande år, hur man ska utveckla och lägga upp sitt arbete effektivt för att skapa bästa resultat. Detta sammanställs i en årlig förvaltningsplan vilken förvaltningschefen är ansvarig för att upprätta. Förvaltningsplanen ska fastställas senast i december Verksamhetsplan Områdeschef/avdelningschef /rektor är ansvarig för att verksamhetsplaner upprättas inom sitt område så att nämndmålen nås och att verksamheten bedrivs inom de ekonomiska ramarna. Verksamhetsplanen innehåller en beskrivning hur området/avdelningen/skolområdet ska bidra till nämndens nämndmål, prioriterade fokusområden utifrån förvaltningsplanen, önskat resultat, en inventering av vilka resurser som finns och vilka som behövs samt vem som är ansvarig. Verksamhetsplanen ska fastställas senast i december Enhetsplan Enhetschefen ska ta fram och tydliggöra enhetens arbete gentemot nämndmålen. Enhetsplanen innehåller aktiviteter som ska göras, vem som ansvarar för respektive aktivitet och när aktiviteten ska vara genomförd samt prioriterade fokusområden från förvaltnings- och verksamhetsplanen. Enhetsplanen ska fastställas senast i januari. Genom arbetsplatsträffen bidrar medarbetaren vid upprättande av aktiviteter för arbetsplatsen, vilka ska bidra till att nämndens nämndmål uppfylls.