SVENSKA HANDELSHÖGSKOLAN Tidsallokeringsprojektet. Hankens principer vid arbetstidsallokering. Bakgrund

Transkript

1 SVENSKA HANDELSHÖGSKOLAN Tidsallokeringsprojektet Hankens principer vid arbetstidsallokering Bakgrund Det övergripande målet för arbetstidsallokeringen är att möjliggöra införandet av den så kallade totalkostnadsmodellen, som på basis av ett EU-direktiv och anvisningar från finansminiseriet från år 2009 skall utgöra grunden för faktureringen av externfinansierad verksamhet, exempelvis forskningsprojekt finansierade av Tekes eller EU ramprogram. Modellen förutsätter, förutom noggrann timrapportering av arbete direkt utfört i ifrågavarande projekt, även en tillräcklig rapportering av den normala budgetfinansierade arbetstiden för alla personalkategorier, för att möjliggöra en tillförlitlig beräkning av de overheadprocenter som appliceras på finansieringen. I overheaden tar man exempelvis hänsyn till det ganska omfattande arbetet som läggs ned på att förbereda nya projekt, skriva ansökningar och administrera projekt, medan tid använd till exempelvis undervisning inte ingår i underlaget för overhead. Införandet av arbetstidsallokeringssystem har lett en livlig diskussion både på Hanken och inom de finska universiteten generellt. Styrgruppen för Hankens tidsallokeringsprojekt har därför i nedan beskrivna principer eftersträvat ett system som minimerar det adminstrativa besväret och som i så hög grad som möjligt utnyttjar den information som i alla fall ingår i arbetsplanerna som bas för tidsfördelningen. Principerna Alla personer som är i anställningsförhållande till Svenska handelshögskolan skall allokera sin arbetstid i projekthanteringssystemet Halli (gäller inte arbetsuppgifter för vilka separata arvoden utbetalas). Timlöner och arvoden skall inte beaktas i Halli. Arvoden allokeras direkt på ifrågavarande kostnadsställe i bokföringen. Hankens allokeringsprinciper /version 0.5 1

2 Det är meningen att all (både forskande och adminstrativ) personal i systemet skall anteckna sin arbetstid efter samma grundprinciper. Oklarhet har härvid uppstått om huruvida man skall anteckna den verkliga arbetstiden, som ofta vida överstiger den i arbetsavtalet definierade, eller en arbetstid som exakt motsvarar arbetsavtalet. Detta speciellt eftersom Hanken i allmänhet inte har accepterat arbetsplaner som avvikit från normen på 1600 timmar per år. Lösningen är att varje forskare själv får avgöra hur han väljer att rapportera, och han kan alltså rapportera att han jobbat enligt arbetsplanen eller kan uppgett antal timmar som avviker från arbetsplanen. Uppgifterna används enbart på aggregerad total HANKEN nivå för att beräkna HANKEN:s overheadprocent, och detaljerade uppgifter om hur mycket de enskilda forskarna arbetat (med undantag för de timmar de jobbat i externfinansierade projekt) får inte ges till andra än den närmaste förmannen som godkänner rapporterna och den ansvariga för HALLI-systemet. Uppgifterna får inte användas som material i löneförhandlingar enligt UPJ och berättigar inte heller forskarna till övertidsersättning. Frågor om betalt övertidsarbete avgörs helt separat från arbetstidsallokeringen. Hur personalen utför tidsallokeringen baserar sig på finansieringstyp, det vill säga allokeringsförfarandet baserar sig på om lönen hänförs till A. budgetfinansiering, i vilket UvM medel inkl. projektmedel ingår eller B. externfinansiering Hankens allokeringsprinciper /version 0.5 2

3 Indelning av personal i grupper: A. Professorer, överassistenter, assistenter, lektorer och heltidsanställda timlärare med total arbetstid om timmar per år allokerar arbetstiden för tjänstearbetet. a. Anställda inom denna kategori allokerar och verifierar sin arbetstid minst en (1) gång per termin eller för den tidsperiod anställningen gäller, det vill säga i regel två (2) gånger per år (31.1 och den 31.7). De poster som används av forskare/lärare motsvarar precis arbetsplanens poster och därför kan forskaren/läraren i systemet genom ett menyval med en knapp välja att bekräfta att han jobbat i enlighet med arbetsplanen. Om fördelningen eller totalsumman av arbetstiden avvikit från arbetsplanen kan man välja att mata in nedbrytningen separat. b. Då anställda inom denna kategori forskar eller arbetar inom ett eller flera externt finansierade projekt (en del av eller hela sin arbetstid), följs arbetstiden i projekten dagligen med en timmes noggrannhet, och arbetstidsanmälan görs en (1) gång per månad. i. Övrig arbetstid allokeras i detta fall som en klumpsumma under arbetstidsposten Budgetfinansierad verksamhet som är lika med den totala arbetstiden den projektfinansierade arbetstiden. Övrig arbetstid bryts sedan (1) gång per halvår (31.1 och 31.8) noggrannare ned i de gemensamma arbetstidsposterna, på samma sätt som för de forskare/lärare som inte arbetar i projekt. Då övrig arbetstid stäms av med de gemensamma arbetstidsposterna blir det nödvändigt att göra nya arbetstidsanmälan. ii. Övrig arbetstid kan också om så önskas allokeras på de gemensamma arbetstidsposterna redan i den månatliga arbetstidsanmälan. c. Den anställdas chef godkänner arbetstidsanmälan. Hankens allokeringsprinciper /version 0.5 3

4 B. Biträdande personal inom undervisning och forskning, doktorander, doktorander i forskarskola samt forskare med arbetstid för ämbetsverk 36,25 timmar per vecka allokerar arbetstiden för tjänstearbetet. a. Anställda inom denna kategori arbetar enligt avtalet 7 timmar och 15 minuter per arbetsdag, vilket utgör 7,25 timmar i tidsallokeringssystemet. b. Anställda inom denna kategori kan välja att allokera och verifiera sin arbetstid minst en (1) gång per termin eller för den tidsperiod anställningen gäller, det vill säga i regel två (2) gånger per år (31.1 och 31.8). c. Då anställda inom denna kategori forskar eller arbetar inom ett externt finansierat projekt, allokeras arbetstiden dagligen med en timmes noggrannhet, och arbetstidsanmälan görs en (1) gång per månad. i. Övrig arbetstid allokeras som en klumpsumma under arbetstidsposten Budgetfinansierad verksamhet som är lika med den totala arbetstiden den projektfinansierade arbetstiden. Övrig arbetstid bryts sedan (1) gång per halvår (31.1 och 31.8) noggrannare ned i de i de gemensamma arbetstidsposterna, på samma sätt som för de forskare/lärare som inte arbetar i projekt. Då övrig arbetstid stäms av med de gemensamma arbetstidsposterna blir det nödvändigt att göra nya arbetstidsanmälan. ii. Övrig arbetstid kan också om så önskas allokeras på de gemensamma arbetstidsposterna redan i den månatliga arbetstidsanmälan. d. Den anställdas chef godkänner arbetstidsanmälan. Hankens allokeringsprinciper /version 0.5 4

5 C. Adb-, biblioteks-, servicepersonal och administrativ personal med arbetstid för ämbetsverk 36,25 timmar per vecka allokerar den verkliga arbetstiden för tjänstearbetet. a. Anställda inom denna kategori arbetar enligt avtalet 7 timmar och 15 minuter per arbetsdag, vilket utgör 7,25 timmar i tidsallokeringssystemet. b. Anställda inom denna kategori allokerar och verifierar sin arbetstid dagligen med en timmes noggrannhet, och arbetstidsanmälan görs en (1) gång per månad. c. Den anställdas chef godkänner arbetstidsanmälan. Hankens allokeringsprinciper /version 0.5 5