Praktisk handbok för staber på Village, Summer Camp och Youth Meeting

Transkript

1 Praktisk handbok för staber på Village, Summer Camp och Youth Meeting Information, tips och idéer Praktisk handbok för staber på Village, Summer Camp och Youth Meeting Sid 1/25

2 INLEDNING En arbetsuppgift kan kännas tung och svår, men senare visa sig bestå av små enkla uppgifter, det kniviga visar sig ofta vara att veta vad som skall göras. Alla har säkert sin egen syn på hur de löser uppgifter, och det finns lika många lösningar som människor. Följande sidor är en hjälp i att lösa knivigheten gällande vad som skall göras, och ett försök att visa på vem som skulle kunna göra vad inför, under och efter ett läger. För att göra en grov indelning kan vi börja med följande: Praktstaben, utgör gruppen av mycket viktiga personer som har kompetens och i uppdrag att hjälpa och stötta den pedagogiska staben med de praktiska arbetsuppgifterna. Den pedagogiska staben ser till att lägret når de pedagogiska mål som deltagarna har satt upp och arbetar aktivt med CISVs filosofi och pedagogik i lägerlivet. Kort kan sägas att praktik hör ihop med förberedelser likt planering och pedagogik hör samman. Det krävs förberedelser och planering för ett lyckat resultat. För att undvik dubbelarbete och kommunikationsmissar bör det finnas en tydlig indelning mellan dem som deltar i lägerarbetet, så väl inom stabsgrupperna som dem emellan. Det är viktigt att det finns en tydlig gemensam struktur över hur arbete och ansvar skall fördelas. Försök att utveckla en modell som fungerar i er lokalförening. För att arbeta med och inte rentav mot varandra så rita en bild av hur arbetet kan se ut och gör en kort skriftlig arbetsbeskrivning för varje enskilt ansvarsområde. Strukturen för insatserna kan skilja sig enormt från det ena lokalföreningen till det andra. En del väljer att utse en Village Director som har övergripande ansvar och fördelar arbetet mellan de medarbetare som finns i staben. andra väljer att kombinera ansvar och arbete i en platt hierarki. Ansvarsområdena skiljer sig dock ej och det som är viktigast i slutändan är att det finns möjlighet till god kommunikation mellan alla inblandade i arbetet. Alla personer som arbetar med lägret är trots allt lika viktiga, det som skiljer dem är hur mycket tid de behöver lägga ner och på vad. Allt arbete i CISV, oavsett vart eller i vilken form du väljer att engagera dig, utgår alltid ifrån gruppen, med samarbete och gemenskap som ledord. För att erat läger skall vara så lyckat som möjligt krävs att den pedagogiska staben får möjlighet att koncentrera sig fullt ut på sina ansvarsområden, dvs att planera och genomföra det pedagogiska arbetet. Detta blir endast möjligt genom en stark stöttning från lokalföreningen. För att lyckas med detta krävs en stark grupp. Kanske blir det erat uppdrag att se till att den pedagogiska staben blir ett gäng som fungerar tillsammans, då blir det än viktigare att ni själva har en god sammanhållning för att kunna ge inspiration till alla inblandade i lägret. Först när ni bildar ett gäng, delar upp arbetsuppgifterna och har kul tillsammans blir eran uppgift rolig och inspirerande. I denna guide till förberedelser för större lägerverksamhet (som tex barnby) görs ett försök att beskriva en fördelning mellan de olika ansvarsområdena. Denna guide ger inga absoluta förslag på hur, utan en är vägledning till hur arbetet kan struktureras. För att säkerställa att allt arbete blir gjort krävs en tydlig uppdelning mellan den praktiska och den pedagogiska staben samt inom de båda grupperna. För att underlätta för er rekrytering av stabsmedlemmar följer i detta dokument en beskrivning och kort information om ansvarsområden inom lägerarbetet uppdelat i praktiska och pedagogiska. TÄNK PÅ ATT: - Tidigt planera in era regelbundna träffar - Bilda en grupp - Ha roligt - Lär känna varandra - Planera och känn att det finns gott om tid - Kolla om det finns något material från förra gången eran LF arrangerade ett stort läger - Lära er av erfarenheten - Dokumentera erat jobb till nästa gång er LF arrangerar - Utse gärna en samordnare - Skriv protokoll över era möten med tydliga noteringar om vad som bestämts Praktisk handbok för staber på Village, Summer Camp och Youth Meeting Sid 2/25

3 TIPS FÖR ATT UNDERLÄTTA REKRYTERINGEN AV PRAKTSTAB - Försök vara många, smågrupper med hanterbara uppgifter - Våga ställa krav på föräldrar/familjer som skickar barn genom lokalföreningen - Ha någon som har den övergripande kollen, någon som enbart är samordnare utan annat ansvar - Kanske finns möjligheten att locka med en extra lott för de som har barn i aktuella åldrar? KORTA FAKTA OM DE OLIKA PROGRAMMEN Youth Meeting Ålder: Antal dagar: 8 eller 15 Antal deltagare: deltagare (deltagare på läger för under 16 år reser i delegationer med 1 ledare (ålder 21+) och deltagare 16+ år reser utan ledare) samt 3 5 projektledare (ålder 21+) Youth Meeting är ett flexibelt, temabaserat projekt i lägerformat. Projekten är internationella och den interkulturella gruppen utforskar tillsammans ett fredsutbildande tema. Mål för Youth Meeting - Att uppmuntra fortsatt CISV-engagemang - Att ge nya CISVare möjlighet att uppleva CISV-känsla - Att skapa en miljö där ungdommar/vuxna uppmuntras att ta ledarskapsinitiativ och programansvar - Att ge lokalföreningar möjligheten att öka erfarenheten kring programansvar, ledarskap och praktisk organisering. - Att utforska utbildande teman i en regional/internationell miljö Summer Camp Ålder: Antal dagar: 21 Antal deltagare: Delegationer från 6 9 olika länder (4 eller 6 ungdomar och 1 ledare (ålder 21+) per delegation) samt 5 stabsmedlemmar (ålder 21+) Summer Camp är lägerbaserade projekt där ungdomarna själva har ansvar för planeringen av lägrets innehåll. Varje projekt fokuserar på ett specifikt fredsutbildande tema. Ledarna och hemmastaben stöttar ungdomarna i deras ansvar för ledarskap, planering och demokrati. Mål Summer Camp - Att underlätta förståelsen av andra kulturer genom deltagandet på ett internationellt lager - Deltagarna skall kunna lära värdet av medkänsla och samarbete med övriga deltagare - Att tillhandahålla en möjlighet för ungdommar att ta ledarskapsinitiativ och programansvar - Att använda lägret som en plats där man kan övervinna fördommar, för att bygga självförtroende och för att stimulera kritiskt tänkande. Village (Barnby) Ålder: 11 Antal dagar: 28 Antal deltagare: Delegationer från olika länder (2 tjejer, 2 killar och 1 ledare (ålder 21+) per delegation), 6 juniorledare (ålder 16 17) samt 5 stabsmedlemmar (ålder 21+) Barnby-programmet är ett stort äventyr och en unik lägerbaserad upplevelse. Dagarna fylls av olika lekar och aktiviteter där alla deltar tillsammans. Syftet är samarbete samt interkulturell förståelse, kommunikation och vänskap. Mål barnby - Att tillhandahålla en upplevelse av aktiv samexistens genom att skapa ett minisamhälle där deltagarna kan lära sig värdet av medkänsla och samarbete med övriga deltagare genom olika aktiviteter Praktisk handbok för staber på Village, Summer Camp och Youth Meeting Sid 3/25

4 - Att tillhandahålla möjligheten att delta kreativt i beslutsfattande - Att använda barnbyn som en plats för att lära sig förstå och uppskatta andra kulturer Praktstab DEN PRAKTISKA ANSVARSFÖRDELNINGEN Praktstabens ansvar kan sammanfattas i följande punkter: Finans Budget Sponsring Fond ansökningar Kök Matsedel Köksstab Transporter Resor Transport Lägergård Rekognosering Bokning/Kontrakt Risk management Kontakt med myndigheter Sjukvårds materiel Värdfamiljer Städning & tvätt Material och utrustning Arts & Crafts National night FINANS Som ansvarig för finans måste du/ni, skapa en budget, ha kontroll på in- utgifter. I samarbete med föreningens kassör och fondansvarige kan ni utarbeta ett underlag för stipendium, fondansökningar samt skapa en strategi för att finna sponsorer. Det är viktigt att den pedagogiska staben är införstådd i budgeten. Budget Utgifter Material Transport Utflykter Administrativa kostnader Lägergårdshyra Utrustning Mat Utlägg för stabsutbildningar och träffar Städning Köks personal Leaders weekend bara för barnby Inkomster Lägeravgift endast för Summer Camp och Youth Meeting Donationer Fondanslag Stipendier Medlemsavgifter Sponsorer Praktisk handbok för staber på Village, Summer Camp och Youth Meeting Sid 4/25

5 Barnbydeltagande är gratis för alla deltagare och ledare medan man tar ut en avgift för deltagande i Summer Camp och Youth Meeting. Kassören i lokalföreningen kommer att få en inbetalning från CISV Sveriges kassör. För en Summer Camp-delegation med fyra deltagare får lokalföreningen 600 för en delegation bestående av sex deltagare får man 900. För ett 15 dagars YM får man 990 per delegation eller 165 per individuell deltagare. För ett 8 dagars YM får man 528 eller 88 per individuell deltagare. KÖK Maten på ett CISV läger är otroligt viktig, den skall vara närings riktig, varierande och serveras på utsatt tid. Skapa en väl genomtänkt matsedel med hjälp av någon professionell person. Upprätta ett schema för köksstabsarbetet i god tid innan lägret börjar. Glöm inte att den pedagogiska staben är ansvarig för alla på lägret inklusive de i köksstaben. Tänk på: - Skriftligt meddela vem som skall göra vad och när - Inte lägga ansvar på juniorer - Leta köksstab bland föräldrar, i er lokalförening - Kontrollera särskilda bestämmelser för köket - Köksstabens delaktighet i lägerverksamheten Minimikrav på maten: - 3 måltider & 1 fika per dag - Tillräcklig kvantitet och kvalitet - Dricksvatten (ska alltid vara tillgängligt) - Tillgodose samtliga matrestriktioner Minimikrav på kök - Tillräcklig utrustning - Hygieniska krav TRANSPORT Denna arbetsuppgift kan utgöras av att bl.a. reda ut följande frågeställningar. - Hur skall delegationerna hämtas resp. lämnas? - Hur reser lägerdeltagarna på utflykt? - Hur kommer sängar och dyl. materiel till och från lägret? - Kräver köket ständig transport av färskvaror? - Vem kör & vilket fordon? - Hur ornar vi en eller två bilar som alltid är på lägret? LÄGERGÅRD Lägergården bör bokas tidigt och skall klara av att uppfylla samtliga minimikrav. Skriv ett skriftligt kontrakt med den ni hyr av för att undvika missförstånd. Minimikrav för ett internationellt läger - Boende/sovrum (separata sovrum för killar och tjejer) - Utrymme mellan sängarna - Madrasser och kuddar - Lakan - Belysning - Ventilation och värme - Duschar (krav på möjlighet att duscha enskilt) - Toaletter (Separata toaletter för killar och tjejer) - Utrymme för bagage - Säker förvaring av värdeföremål Minimikrav på matsal - Tillräckligt med bord stolar för alla - Plats mellan borden - Glas och porslin - Ventilation och värme - Hygien - Allmänna hälsoföreskrifter och lagar gäller Minimikrav på aktivitets rum - Ett rum för alla deltagare Praktisk handbok för staber på Village, Summer Camp och Youth Meeting Sid 5/25

6 - Mindre rum för gruppaktiviteter, ledarrum, osv. Minimikrav på utomhus områden - Riskfritt - Tillräckligt med utrymme för aktiviteter Minimikrav på kontor - Telefon & fax eller - Kassaskåp för värdeföremål Minimikrav för sjukvård - Första hjälpen utrustning och material - Rum för sjuka (isolering) RISK MANAGEMENT Varje lokalförening skall ha en Risk Management ansvarig för lägerarrangemang. En arbetsgrupp skall arbeta för att punkterna till höger blir planerade och genomförda. Om det saknas bevis för att en deltagare är försäkrad måste staben ta kontakt med Lokalföreningen/ Mega/IO direkt för att säkerställa en försäkring. Det besökande landet kommer att bli kontaktat. Sjukvård - Första hjälpen material - Rum för sjuka (isolering) - Tillgång till övrig sjukvård, läkare, polis, osv. Säkerhet - Stab tränad i första hjälpen - Första hjälpen träning och material - Rutiner vid nödläge (brand övning) skall vara kända och övade - Badvakt eller stab med liknande kompetens - Bil och förare vid alla tider på lägret Säkerhet kring lägergård - Klara gränser - Kontaktperson vid nödsituationer - Tydligt uppsatta nödnummer och procedurer - Kontakta grannar Försäkrings krav - Deltagares hälso- & olycksfalls försäkring - Nationell-/lokal-/skadeförsäkring - Bilar, privata eller hyrda, skall vara försäkrade STÄDNING OCH TVÄTT Att ställa i ordning lägergården före lägret, städa under mitthelg (om det är någon) samt efter lägret göra en slutstädning är absolut den praktiska stabens ansvar. Lägret och dess deltagare kan även behöva hjälp med tvätt beroende på lägergårdens möjligheter. Tänk på: - Skriftligt meddela vem som skall göra vad och när - Inte lägga ansvar på juniorer - Leta folk bland föräldrar, i er lokalförening - Att kanske hyra städfirma - Sängkläder behövs tvättas VÄRDFAMILJER Värdfamiljer behövs, före lägret och kanske efter lägrets slut. Då det gäller barnby även under mitthelgen. Det är viktigt att värdfamiljerna har en grundläggande kunskap om vad CISV är, gör och står för. Ett brev, som i god tid skickas till värdfamiljer, skall innehålla all relevant information. Kolla även med den pedagogiska staben om de vill få med någon särskild information. Tänk på: - Skriftligt meddela vem som skall göra vad och när - Leta folk bland föräldrar, i er lokalförening - Meddela värdfamiljerna vilka utflykter lägret kommer att göra Praktisk handbok för staber på Village, Summer Camp och Youth Meeting Sid 6/25

7 MATERIEL OCH UTRUSTNING Gör upp en lista på allt som kan tänkas behövas, från kritor och fotbollar till lakan, första hjälpen utrustning till video, kopiatorer, kassa skåp och datorer, osv. Diskutera listan med den pedagogiska staben, stäm av vad som redan finns. Kanske är det läge för en inventering av lokalföreningens förråd. Vem står för inköp och ser till att allt finns på plats? Leta sponsorer som kan hjälpa till med specifika saker, kanske finns det någon som vill skänka prylar. Nästan allt går att använda i CISV aktiviteter endast kreativiteten sätter gränser. Tänk på: - National nights kräver ofta specifika material. - Att det kan behöva göras nya inköp under lägret - Att det ofta bör finnas en kiosk/ CISV shop på lägret Praktisk handbok för staber på Village, Summer Camp och Youth Meeting Sid 7/25

8 TIDSLINJE/CHECKLISTA 1 år innan lägret - Börja fundera på lämplig pedagogisk stab (bör vara minst 4 pers) - Lägga en budget samt lista fonder att söka pengar från - Titta efter lämplig lokal - Formera praktstab - Utse ansvariga för de olika ansvarsområdena 9 månader innan lägret - Fundera på matlösningar (ex. sponsring, köpa färdig mat) - Formera pedagogisk stab - Börja söka sponsring/fonder 6 månader innan lägret - Lokal klar (skriftligt kontrakt) - Pedagogisk stab klar - Gör ansvarfördelning med den pedagogiska staben (gärna skriftlig) - Första Precamp klart (formuläret) - Börja fundera på köksstab - Börja leta värdfamiljer - Ev. beställa mat (skola, äldreomsorg & catering) 3 månader innan lägret - Andra Precamp klart (pedagogiska stabens uppgift) - Påminna om formulär (VDTIF & VDIF) - Kontakta ev. invigningstalare eller Open Day-talare - Håll kontakt med skolan/lägergården 2 månader innan lägret - VDTIF & VDIF skall vara arrangerande LF tillhanda - Köksstab klar - Utflyktsförslag - Kontakta polis, brandkår & sjukvård - Håll kontakt med skolan/lägergården. Besök skolan/lägergården för CISV presentation - Budget klar 1 månad innan lägret - Bil(ar) klar - Utflyktsmål klara - Lägerschema klart - Kontakta tidningar, radio & TV - Sångbok klar - Värdfamiljer klara: före, mitthelgen och efter - Ev. tredje Precamp färdigt (det finns inga krav på ett tredje Precamp) - Meddela värdfamiljer för pre-weekend - Strukturera upp vem som är ansvarig för vad under barnbyn (skriftligt) - Informera i området om sommarens aktivitet 14 dagar innan lägret - Meddela värdfamiljer för mitthelgen - Meddela värdfamiljer för vistelse efter lägret - Upprätta jourlista för lägret Under lägret - Kontinuerligt besöka lägret - Ev. hjälpa till att tvätta - Städa på mitthelgen - Serva staben med det de behöver - Överraska staben - Se till att kök, transporter och ekonomi fungerar Efter lägret - Utvärdera - Skicka tackkort - Städa skolan/lägergården (viktigt att detta inte blir den pedagogiska stabens jobb) - Ev. inventera Praktisk handbok för staber på Village, Summer Camp och Youth Meeting Sid 8/25

9 CHECKLISTA FÖR PRAKTSTAB OCH PEDAGOGISK STAB INNAN LÄGRET Matter Responsible Deadline Ready Comments Budget (before, during, after) Precamp letters (2 or 3) Programme routines Excursions Kitchen staff Food Camp-shop Technical equipment Safety box Pr / Press CISV-flag Car / Cars Camp photo Contacting airport/railway Nametags Files for leaders Arrival day arrangements First few day s programme Sponsors / Funds Practical preparation of the Camp Songbooks Paper sheets for writing Cakes, bread, cookies T-shirts Computer Copy machine Cleaning material Cleaning schedule Play material Art&Craft material Mailboxes Insurance Forms Doctor (contact hospital) Dentist First aid box Fire drill (contact fire department) Host families First leaders weekend programme Hangers and Closets Meeting/Picking up delegations Leaving/Dropping off delegations Open day (Speaker) Churches Contacting shops / Discount Beds, Blankets, Pillows, Sheets, Pillowcases Kitchen equipment Washing equipment Signs Keys Telephone / Fax / Praktisk handbok för staber på Village, Summer Camp och Youth Meeting Sid 9/25

10 Pedagogisk stab OM DEN PEDAGOGISKA STABEN Det är lokalföreningens ansvar att utse en lämplig pedagogisk stab. Hur stor stab ni väljer att jobba med är upp till er, men ett minimum är en grupp på tre personer, ett rekommenderat antal är kring fem. Det är positivt om den pedagogiska staben har en blandning av kön, ålder och erfarenhet. Följande sidor är till för er att få en uppfattning om vad som krävs, och en hjälp i rekrytering av pedagogiskstab. Egenskaper som är nödvändiga hos en stabs medlem/grupp - att ha en god förståelse om, vad ett uppdrag i CISV innebär och föreningens mål. - att vara administrativt kunnig kring planering, organisering, osv. - att ha erfarenhet och intresse av att arbeta med barn i lägerform. - att dela ledarskap med andra vuxna och praktisk erfarenhet av att arbeta i grupp. - att vara öppen mot barnen, och lära från dem och genom detta öka deras respekt och vänskap. - att vara i god fysisk och psykisk form - att ha en god social förmåga - att vara över 21, samt att en i stabsgruppen måste var över 25 - att ha speciell talang eller erfarenhet som hänger ihop med arbetet - att vara flexibel i en grupp med vuxna barn och ungdomar från olika nationaliteter och kulturer - att vara känslomässigt stabil och ha ett öppet sinne - att ha en komplett ledarutbildning i CISV - att stabsgruppen har minst en med första hjälpen utbildning - att stabsgruppen har minst en med körkort - att på lokalföreningen begäran vilja visa upp sitt utdrag ut brottsregistret UPPDRAG Att vara pedagogisk stab innebär en lång period av förberedelser och planering, och ett 24h heltids engagemang i upp till fem veckors tid. För att CISVs mål skall kunna bli realiserade krävs att den pedagogiska staben, är väl utbildad i arbetsmetod och filosofi, kan aktivt jobba med de dagliga händelserna och driva utvecklingen av lägret. Den pedagogiska staben fungerar som ett nav på lägret och skall kunna ha möjlighet att se till varje deltagare enskilt, dess situation och behov. MÅL OCH FRÅGESTÄLLNINGAR SOM DEN PEDAGOGISKA STABENS ARBETE KAN UTGÅ IFRÅN - Hur kan vi fastställa att vårt läger ger möjlighet till positiva upplevelser i ett nära liv med en mångkulturell grupp? - Hur kan vi uppmuntra utvecklingen av god atmosfär, samarbete och respekt hos gruppen? - Hur kan våran barnby bli en modell för global världsfred där alla deltagare får tillfälle att delta i beslutsfattandet? - Hur kan vi säkerställa att alla lämnar lägret med växande förståelse och intresse för andra kulturer? - Hur kan vi ge inspiration till fortsatt arbete för global fred på lokal och internationell nivå? DEN PEDAGOGISKA ANSVARSFÖRDELNINGEN Vi kan alla enas om att den pedagogiska staben har mycket att tänka på, så även för dem är en ansvarsfördelning av yttersta vikt. Den pedagogiska staben har t ex ansvar över följande - Staben är ansvarig för att skriva precamps samt hålla regelbunden kommunikation med deltagarna innan lägret så att dessa har en bild av hur livet på lägret kommer att se ut. - Staben är ansvarig för den organisatoriska delen av lägerlivet. Kommer deltagarna att, känna sig välkomna till en välförberedd barnby eller kastade rakt in i kaos? - Staben skall se till så att deltagarna har inflytande över lägret genom ledar/läger möten. - Staben har ett stort ansvar i att se till att det råder en god kommunikation och gemenskap i ledargruppen. Exempel på ansvarsfördelning inom den pedagogiska staben Detta är endast ett exempel på en ansvarsfördelning. Varje lokalförening kan ha ett eget system för att dela ansvaret inom den pedagogiska staben. Antal uppgifter varierar på hur stor gruppen kommer att vara. Utöver denna lista tillkommer flera uppgifter. Detta är en lista för att visa de ansvarsområden som måste belysas. Praktisk handbok för staber på Village, Summer Camp och Youth Meeting Sid 10/25

11 Camp Director - Kontakt med lokalföreningen och praktstaben - Förbereda Precamp informationen samt hålla kontakt med delegationerna - Sammankallande för staben - Ansvar för kontroll av deltagarnas Health forms Pedagogisk stabsperson Nr 1 - Utvärdera lägerutveckling - Ansvar för samtliga formulär - Kontakt med media - Kyrkobesök - Risk Management Pedagogisk stabsperson Nr 2 - De större aktiviteterna - Kontakt med den praktiska staben för lägret - Arrangemang för speciella tillfällen och händelser Pedagogisk stabsperson Nr 3 - Finans - Förråd - Kontor - Måltider - Städning - Sjukvård - Lägergårdens underhåll - Kontakt med ägare till lägergård/skolan Pedagogisk stabsperson Nr 4 - Ansvar för ledargrupp FORMULÄR Det finns en djungel av formulär som man som stab måste hålla ordning på. Nedan följer en lista över alla program. Påminn om alla formulär i precamp och se till att de senaste formulären används. Uppdaterade formulär finns på resources.cisv.org. Alla program ALIF Adult Legal Informaiton Form Ges till staben när delegationen kommer HF Health Form Ges till staben när delegationen kommer, se till att få reda på allergier och liknande innan lägret. Påminn om detta i precamp. Incident Report Form Fylles i av staben vid behov och skickas till CISV Sveriges sekreterare och IO Risk Management checklist report Fylles i och skickas till IO inom tre dagar efter lägerstart. Travel Information Form skickas in till staben innan lägret. YLIF Youth Legal Information Form Ges till staben när delegationen kommer Polisregister Lämnas till lokalföreningen innan man godkänns som stab Staff/Leader Application Form - Lämnas till lokalföreningen innan man godkänns som stab RF Reference Form - Lämnas till lokalföreningen innan man godkänns som stab Barnby PDPEF Village Program Directors Planning Evaluation Form Fylls i, i starten och i slutet av lägret och skickas till IO VDIF Village Delegation Information Form Skickas till staben ca tre månader innan lägret. Village JC Information Form Skickas till staben ca tre månader innan lägret. TWAL Travelling without adult leader skall alla deltagare som reser ensamma ha med under resan. Summer Camp PDPEF Summer Camp Program Directors Planning Evaliuation Form Fylls i, i starten och i slutet av lägret och skickas till IO Youth Meeting PDPEF Youth Meeting Program Directors Planning Evaliuation Form Fylls i, i starten och i slutet av lägret och skickas till IO Youth Meeting Delegation Information form Skickas till staben ett par månader innan lägret. Praktisk handbok för staber på Village, Summer Camp och Youth Meeting Sid 11/25

12 Youth Meeting Individual Participant Information Form Skickas av individuella deltagare till staben senast en månad innan lägerstart. TWAL Travelling without adult leader skall alla deltagare som reser ensamma ha med under resan. PRECAMPS Precamp 1 Deadline: 1 December för Mar-Apr program 1 Mars för Jun-Aug program 1 September för Dec-Jan Program Precamp 1 Formuläret finns på under Forms. Skall skickas till alla inbjudna länder och IO (international@cisv.org). Precamp 2 Deadline: 1 Februari för Mar-Apr program 1 April för Jun-Aug program 1 Oktober för Dec-Jan Program Precamp 2 får inte vara store än 500kb. Måste inkludera aktivitetens referensnummer (t.ex. C ). Skall skickas till alla inbjudna länder och IO (international@cisv.org). Not [1]: Alla Precamp kan skickas elektroniskt Not [2]: Precamp 3 är valfritt. Not [3]: För information om vad ett Precamp skall innehålla, konsultera programguiderna. En del saker ändrades 2008 och kan behöva inkluderas i ert Precamp eftersom alla inte känner till dem ännu, nämligen: förregistrering på friends-siten och nya formulär. Nedan finns exempel på texter ni kan inkludera i ert Precamp. Pre-Registration on the Friends website Do not forget to pre-register on the Friends website ( and claim participation in our Programme. To register, follow these six small steps: 1. Go to 2. Select [REGISTER] 3. Read through the conditions and select [ACCEPT] 4. Fill in name and address (and make sure you indicate you personal address). 5. Select [REGISTER] 6. Check your inbox to confirm your registration by clicking on the link in the . (Once confirmed, you will receive your password to login through your address). When this is done, claim participation in our programme! (Look for our code: X-2009-XX) 1. Go to 2. Select [FIND ACTIVITY]. 3. Select the type of programme. 4. Select Select host nation. 6. Select the activity by clicking [VIEW]. 7. Scroll to the bottom of the page to can t find your name? and click on [HERE]. 8. Fill in the Activity Claim Form and click on [SEND]. When we approve your claim you will receive an conforming you that your Pre-registration is complete. Good luck! Legal Forms The Legal Forms were updated in Make sure you use the 2008 versions (and NOT ALIF.2000, TWAL.2000 or YLIF.2000). Only the new Legal Forms are available on Resources (at under Forms ). They are called AILF, TWAL and YLIF. Praktisk handbok för staber på Village, Summer Camp och Youth Meeting Sid 12/25

13 Visa-requirements Sometimes the visa application procedure can take a long time. Find out as soon as possible if you require a visa, and if so, start the application process now and do not to wait until it is too late. Also, let us and/or the International Office know if you require a formal invitation. Fyra vanliga frågor om förregistrering på friends-siten Hur blir jag aktivitetsmanager? Registrera dig på ert program på friends.cisv.org och kontakta IO så uppgraderar dem dig till aktivitetsmanager. Hur många aktivitetsmanagers behövs det per program? Det är bra att vara minst två som delar detta arbetsområde. Någon har registrerat sig på vårt program på Friends men vi vet inte vem han/hon är. Vad ska vi göra? Acceptera registreringen. När ditt progam börjar kan du gå in och ta bort de namn som inte dök upp. Du kommer också att få uppdaterade deltagarlistor från IO som later dig se om någon inte längre skall delta I ert program. Hur göra: En månad innan programmet börjar, en deltagare ställer in. Gå till ditt program på Friends och under deltagare kan du klicka på [Revoke] bredvid namnet på den personen som ställt in. Vi har lyckats skapa en adresslista från Friends, men vad händer om inte alla har registrerat sig? Skapa adresslistan. Du kan fortfarande använda informationen i den och lägga till den information som saknas manuellt. Det skapas ett Exceldokument som du kan komplettera med den information som saknas. Hur göra: Gå till ditt program på Friends och klicka på [Export confirmed participants]. Då laddar du ner ett exceldokument som du själv kan justera. Kom ihåg att skicka den slutgiltiga adresslistan till IO tillsammans med PDPEF. Praktisk handbok för staber på Village, Summer Camp och Youth Meeting Sid 13/25

14 Stabens ABC Denna information är till för alla Er som kommer att vara pedagogisk stab. Varje år dyker det upp ny information och nya idéer om hur man ska göra därför är det viktigt att Ni läser detta just som en information och inte som ett måste eller så-här-kommer-det-att-bli! Den information som finns är samlade erfarenheter från verkliga livet och vissa otroliga saker kan därför säkert inträffa. Aa ADRESSBOK Förbered denna innan lägret börjar med de namn och adresser som ni fått, se till att få den rättad och kompletterad tidigt under lägret av varje ledare. Glöm inte bort alla födelsedata vid adresserna och ni kan även göra ett kalendarium över alla födelsedagar. Ni kan även ha med delegationsfoto i adressboken. Glöm inte bort att Adressboken ska kopieras innan alla åker hem. AKTIVITETER Hur viktigt är det att vara i tid till aktiviteterna? Var går gränsen och vem är det som sätter den -staben eller ledarna? Dötid mellan aktiviteterna, vad göra? Att städa upp efter alla aktiviteter, ledarnas och barnens ansvar. AKTIVITETSPLANERING Hur ska aktivitetsplaneringen fungera? - Förbestämda grupper som själva helt bestämmer vad som ska planeras - Gemensam grundplanering på ledarmötena, de som är intresserade anmäler sig till en planeringsgrupp. - Ledarna får välja två dagar som de ska vara ansvariga för och utifrån det välja sin egen planeringsgrupp - Ska det vara en planeringsgrupp per dag eller per aktivitet? - Avsätta ett aktivitetspass för planeringsgruppen att kunna planera så de inte behöver sitta med detta på nätterna. ALKOHOL Diskutera i staben innan lägret vilka regler det är som ska gälla angående alkohol. Var noga med att upplysa ledarna om detta redan i Precampinformationen. Tänk på det egna landets alkohollagar och CISVs alkoholpolicy, ska olika regler gälla för ledare/jc:s/köksstab? Ska National drinks nämnas i informationen till ledarna eller ska det överhuvudtaget vara tillåtet? Gör inte alkoholfrågan större än det behövs, det är inte alltid alkoholen som skapar problem, utan inställningen till den. ANKOMST Var kommer delegationerna att anlända någonstans. Är det på mer än ett ställe och kan man ordna så att staben är välkomstkommitté? Tänk på vilka transportmedel ni använder er av, att inte använda för små bilar då delegationerna gärna har med sig alldeles för mycket saker. Tänk på att i god tid informera värdfamiljerna om vad det är som gäller, var de ska möta delegationen någonstans, om de kommer att möta delegationen ensamma, dvs om det kommer att finnas stabsmedlemmar eller någon ur kommittén på platsen. Ska ledaren transporteras direkt till lägret eller ska de stanna en stund i värdfamiljerna? Om delegationerna kommer tidigare, ska man dela upp delegationen och var ska ledaren bo? Vem transporterar ledaren till lägret värdfamilj, stab eller annan person? Ett alternativ är att alla ledare anländer samtidigt till lägret eller också att man tar dem i intervaller, ex. tre st. varje halvtimme eller liknande. Det är även ett bra alternativ att få dit JC na en dag tidigare än ledarna för att på så sätt jobba ihop gruppen. ARTS & CRAFTS Vad behövs det för material? Se till att deltagarna i förväg talar om vad det är de behöver och om det inte går att ordna så får de ta med sig det själva. Stäm av med föreningsmedlemmar om det är några som jobbar med tryckeri, pappersbruk, leksaksaffärer, penntillverkare mm. AVRESOR Ta reda på avresetiderna så tidigt som möjligt, förhoppningsvis och troligtvis så har man fått den informationen redan innan lägret. Viktigt att veta då det kan komma att behövas värdfamiljer till ett par delegationer. Praktisk handbok för staber på Village, Summer Camp och Youth Meeting Sid 14/25

15 Se till att ha klart för er vilka det är som sköter transporterna från lägret på avslutningsdagen. Tänk på all deras packning!! Staben skall inte ingå i transportstyrkan. Ni skall i god tid i förväg ha sammanställt avresetiderna och se till att de berörda delegationerna är medvetna om dem. Försök få alla att lämna lägret vid samma tid. det är hopplöst och jobbigt att ta avsked massor av gånger. Om inte avresetiderna stämmer så skicka ut dem till värdfamiljerna. Försök också att få hela delegationen samlad i en och samma värdfamilj. Bb BAD Alltid en populär aktivitet. Ta reda på om det finns någon strand i närheten ni kan använda eller som alternativ någon simbassäng (ute/inne) och om ni kan få det sponsrat/till reducerat pris. Glöm inte säkerheten. Ta alltid reda på om det finns barn som inte kan simma och ha alltid någon som dels håller uppsikt över de som badar dels över alla grejerna som lämnas kvar på stranden. BANKFACK/KASSASKÅP Förvara alla deltagares pass, pengar och biljetter på ett säkert ställe. Ha en i staben som är ansvarig för viktiga papper. Om det blir staben som får sköta all pengahantering så var noga med att alltid anteckna vad ni har gjort. BARNBYNS NAMN Vad ska barnbyn heta och varför ska den heta så? Tänk på är att ett namn som bygger på ett tema många gånger kan vara svårt att följa upp men samtidigt, om det lyckas, väldigt roligt och givande. Ett namn utan betydelse är alltid lättare, man behöver inte styras av ett tema utan man kan forma aktiviteterna som det behagar. BILAR Det måste alltid finnas möjlighet till snabba transporter från lägret -för enkla ärenden och "in case of emergency". Det bör/skall alltså finnas minst två bilar/minibussar på lägret under hela lägertiden. BRAND Brandvarnare måste finnas i de väsentliga utrymmena. Kommer det att behövas brandvakt på nätterna. Se till så att alla brandsläckare som ska finnas också finns där ska vara. Lägg alltid in en brandövning i början på lägret så att deltagarna vet hur de ska handla om ifall att det börjar brinna. Se till att alla känner till 112 och vet var en telefon finns. Vem man ska kontakta om det finns frågor -namn och telefonnummer. Cc CAMP SHOP Det är inte alls en självklarhet att det är JC na under en barnby som sköter shopen men den brukar ändå kallas JC-shop. Om inte JC na tar hand om den, vilka gör det då? Staben, kommittén? Det brukar också finnas möjlighet för att handla på YM och Summer Camp. Vilken typ av godis ska finnas? En gräns för hur mycket barnen får göra av med på en vecka exkl/inkl CISVprylar bör man komma överens om i ledargruppen redan under den första helgen. Kom på ett system för betalning. Det är inte så bra om barnen bär runt på pengar. CISV-PRYLAR Sälj CISV-prylar i shopen och på Open Day. Alltid förståndigt att göra en inventering av vad som finns innan lägret så att man hela tiden håller koll på sakerna. CISV-SÅNGEN Kan sjungas på morgonen och kvällen. En idé är att göra en illustrationsaktivitet av sången, förhoppningsvis kan det bidra till att alla lär sig den fortare. CULTURAL ACTIVITY Gäller Summer Camp. Cultural Activity är en aktivitet som presenterar Sverige (landet och kulturen) och som är kopplat till/baserat på lägrets tema. Varje delegation planerar en Cultural Activity som sedan genomförs under lägret. Tanken är att det ska vara en aktivitet som involverar övriga deltagare, men det kan även kompletteras med att man t.ex. visar bilder eller bjuder på något lätt att äta. Vanligtvis får man en till två timmar Praktisk handbok för staber på Village, Summer Camp och Youth Meeting Sid 15/25

16 på sig, vill man ha mer tid brukar det inte vara något problem. Planera i god tid vad det är ni vill göra, väl på plats finns väldigt lite tid. Meddela staben om vilken typ av material ni behöver. Dd DAILY SCHEDULE Som stab bör man se till att ha ett färdigt schema som man sen kan presentera för ledarna och låta dem ha synpunkter och ändra om det behövs. Det kan annars ta för mycket tid att planera även detta under den första helgen. Var öppen för förslag och idéer både under första helgen och under resten av lägret. Var aldrig rädda att göra ändringar om något inte stämmer eller fungerar. Var flexibla. Anteckna alltid Daily Schedule på ett stort blädderblock eller stor tavla så att både barn och ledare har möjlighet att gå och titta på det och se vilka tider det är som gäller osv. På Summer Camp är deltagarna med och utformar schemat. DAGBOK Låta deltagarna göra sin egen dagbok över lägertiden. Dela upp dagarna på delegationerna, JC na och staben och ni skriver vad ni har varit med om under just den dagen som ni har fått tilldelad. Se också till att det finns en person som är ansvarig för att dagboken blir gjord, att delegationerna verkligen skriver och att papperna kommer in. En trevlig idé kan vara att låta ledarna skriva en egen dagbok, där alla kvällsaktiviteter kommer med och allt annat som föräldrar och barn kanske inte bör veta. Ett tips är att lägga upp dagboken på en blogg, då kan föräldrarna följa lägret. Tänk på att lösenordskydda eller att man måste vara registrerad för att få läsa bloggen. DAY OFF Day Off är en ledig dag som alla ledare, stab, JC får ta om de vill ha. Se till så att alla ledare så fort som möjligt skriver upp på Daily Schedule när de vill ha sin Day Off. Var uppmärksam på att alla inte åker i samma vecka utan att dagarna blir utspridda över hela perioden och att ha bestämt hur många ledare/stab/jc som får ta Day Off åt gången. Oftast vill alla JC's ta sin Day Off tillsammans. Är det ett problem och hur löser man det i så fall? Hur länge en Day Off varar, ex 24 tim + sovmorgon eller liknande? Ledarna måste informera sina barn noga och se till så att det finns en annan ledare som kan ta hand om dem när ledaren är borta. En bra sak är att sätta samman en pärm med Day Off aktiviteter. Det kan tex. vara turistbroschyrer, tidtabeller till någon större stad, olika sevärdheter och kartor mm. DELEGATION TIME Delegation time är normalt något som ledarna själva tar hand om, samtidigt har staben ett trevligt stabsmöte. Det som är viktigt är att alla vet vad som gäller under en Delegation time så att det inte blir att ett par delegationer alltid bara leker. Dessa stunder är mycket viktiga för både stab och ledare, ett tillfälle att få reda på hur alla känner och tycker, skriva brev, förbereda national night/cultural activity. DUSCH Detta är något som brukar ställa till mindre kaos. Allt beror på tillgången av duschar men var så flexibla som möjligt och framförallt respektera de kulturskillnader som finns. Det måste finnas tillgång till separata duschar. Se till att deltagarna duschar regelbundet. Ee EFTERARBETE Tackkort till värdfamiljer och andra som hjälpt till. Utvärdera ledarna och sänd till respektive lokalförenings ledarutbildningskommitté. Besök lägergården/skolan. Vid lägrets slut bör staben göra en sammanställning över allt som gått sönder eller försvunnit och komma överens om hur föreningen ska ersätta det. Formulär som ska skickas till IO. Sammanställ tips och idéer till kommande staber, komplettera och ändra befintligt material (bla. detta). Diskutera ledarnas utvärderingar. Tack till lägergården/skolan, sponsorer och alla andra som har hjälpt till. EFTERSTÄDNING Det är bra om ni innan barnbyn har dokumenterat möbleringen och sakerna på lägergården/skolan så att ni efteråt vet hur saker ska stå och hur det ska se ut. En god idé är att anlita de städerskor som vanligtvis finns där och använda dem som arbetsledare. Gör efteråt en efterbesiktning tillsammans med de ansvariga för gården/skolan så staben/kommittén vet att allt är klart. Staben ska inte ingå i efterstädningsgruppen. Praktisk handbok för staber på Village, Summer Camp och Youth Meeting Sid 16/25

17 EKONOMI Lokalföreningens kassör bör lämpligen ansvara för de stora utbetalningarna och räkningarna medan stabens ekonomiansvariga ska ha en handkassa att ta hand om. Handkassan fylls på vid behov under barnbyns gång. Något slags kreditkort, ex. ICA-kort är bra att ha. Staben har en hel del utgifter redan innan lägret, det kan röra sig om kopiering, inköp av visst material, porto, resor mm. Se därför till att staben har tillgång till en kassa ett par månader innan barnbyn. Gå igenom bokföringen med kassören löpande under barnbyn. De poster som kan finnas är: mat, transport, exp. porto, aktivitetsmaterial, tvätt och oförutsedda utgifter. Ff FAMILY WEEKEND 1 och 2 På ett Summercamp finns bara en helg innan lägret börjar medan det på en barnby finns en i mitten också. 1. Jobba stenhårt på att få ihop ledargruppen, detta är de viktigaste dagarna på hela lägret "because first impression lasts". Det man ska koncentrera sig på under den första helgen är att lära känna varandra! Diskutera förväntningar på staben, ledarna, barnen och lägret som helhet, målen för lägret, tänkbara konflikter som hemlängtan bland deltagarna, parbildningar mm. Ta det lugnt på ankomstdagen, varva andra dagen med praktiska åtgärder, planering, lära-känna- och helagruppen-samarbetar-aktiviteter och en presentation/diskussion av regler, lagar och lägrets policy (ha en övervikt på aktiviteterna). Tredje dagen som föregående men högre prioritet på förberedelser och regler/policy och aktivitetsplanering. Ett hett tips är att ha ankomstdagen en fredag. 2. Endast för barnby: Den andra helgen bör man ta det lugnt, göra en utvärdering, planera de resterande veckorna om det behövs ändras på något. Försök också att komma ifrån lägret helt och hållet under en av dagarna. Planera inte för mycket utan låt alla få vila ut, slappna av och ha chans att socialisera sig med varandra under lugnare former. Barnen bör lämna barnbyn på eftermiddagen, dels för att värdfamiljen och barnen ska kunna äta middag ihop, dels för att det ger ledarna en längre stund till utvärdering och avslappning. Vid värdfamiljernas ankomst, någon gemensam fika och aktivitet eller som en naturlig avslutning på Open Day? Hur vill ledarna tillbringa mitthelgen? - en mysig, lugn, helg där ledarna har möjlighet att umgås med varandra och sova ut eller "Adventure" -tänk på att ni måste kunna bli nådda och att kunna nå barnen och värdfamiljerna. Hur tar ni er fram och tillbaka? Vill köksstaben vara med? OBS: All kostnad ska barnbyn stå för! FREETIME Var är det tillåtet att vara under freetime. Var måste det vara tyst, stör man någon eller måste barnen ha en ledare närvarande. FRIENDS.CISV.ORG Alla måste registrera sig på denna hemsidan, barn, ledare och stab. Skriv och informera om detta i precamp. FOTO Samla digitala bilder på en skiva och dela ut i slutet av lägret (en till varje delegation). Se till att alla deltagare finns med på minst x antal bilder. Gör detta successivt under lägret. Tänk på att viss censur kan vara vettigt. Vem ansvarar för Campfotot och delegationsfotona -staben, kommittén? Kostnaden för Camp-foto ska i regel gå på barnbyns budget. Skall man ta betalt för foto eller t-shirt måste det stå i precamp och får inte vara obligatoriskt. Gg GUIDE Läs igenom de specifika programguiderna. De finns på resources.cisv.org. De skall finnas tillgängliga för alla ledare att läsa under lägret. Praktisk handbok för staber på Village, Summer Camp och Youth Meeting Sid 17/25

18 GYMNASTIKSAL Ta alltid reda på vad som får användas eller inte användas. Golv, mattor och redskap som finns i en gymnastiksal är oftast kostsamma att ersätta om de går sönder. Göm alltså undan allt det som inte verkligen behövs och var rädd om resten av sakerna. Det är t.ex. inte kul att ligga och skrapa stearin från golvet. "GÅTT-VILSE-LAPP" Dela ut en gått-vilse-lapp till alla deltagare i samband med den första utflykten. Den ska sedan finnas med vid alla de övriga utflykterna eller de gånger man lämnar lägret. Tänk på hur ni formulerar lappen så att det inte skapar onödig dramatik. Informera barnen om att de absolut inte ska följa med någon. Det ska finnas telefonnummer, kontaktperson och adress till lägret på lappen. Hh HEALTH FORM Dessa ska samlas in så fort ledarna har kommit, därför behövs det någon som ansvarar för alla papper och dessutom ser till att de är korrekta och rättar till de fel som finns, om det går. Saknas HF måste en skaffas fram från hemlandet. Se till att delegationsledaren har kopior. HJÄLP Ställ krav på föräldrarna i lokalföreningen som har sänt/sänder sitt barn på något CISV-program (Barnby, Interchange, Summercamp, Mosaik, Minibarnby, Youth Meeting eller Seminarieläger) -försök få dem att se och förstå bättre vad det är deras barn håller på med och att de ger en hjälpande hand till en mångkulturell utveckling och förståelse! Saker de kan hjälpa till med är bla.: -Ställa iordning före och efter lägret -Mittstädning under Family Weekend -Extrahjälp till Open Day -iordningställande, bakning, försäljning mm -Värdfamiljer -före, mitten, efter -Sponsring av allt möjligt -Bakning -Massor med andra saker Ett förslag är att ha teckningslistor på alla möten och läger, som förekommer innan barnbyn, där de intresserade kan skriva upp sig. HOST FAMILY GUIDE Läses av staben och den lämnas gärna till värdfamiljerna för påläsning. Finns på resources.cisv.org. Jj JC - JUNIORLEDARE Finns bara på barnby. Ska de komma en dag tidigare -skapa gruppkänsla, diskutera JC-rollen. Ska de ha hand om lägershopen? Ska JC's ha möjlighet till en gemensam Day Off? Ska JC's få följa med på leaders Night Out eller ska de ha en egen? Vilka regler gäller för JC's och alkohol? Ska man ha JC's tillsammans med en-två ur staben som vakter bland barnen under ledarmötet? Hur löser man enklast konflikter och problem inom JC-gruppen? En ur staben som JC-ansvarig. Tänk på eventuell åldersskillnad på den som är ansvarig och JC na Kk KVÄLLS/LEDARAKTIVITETER Motivera ledarna att deltaga i och planera en massa kvälls/ledaraktiviteter, men tvinga aldrig någon, många gånger behöver man sin sömn! Kanske en del ledare har planerat något speciellt för ledarna i anslutning till sin National Night -glöm inte att kolla upp! Dessa kvälls/ledaraktiviteter kan vara allt mellan löjliga, enkla och barnsliga lekar till mer seriösa simulation games. Försök alltid att starta dessa aktiviteter på en bestämd tid så att ingen behöver missa något. Lika viktigt är också att ibland inte ha någon kvälls/ledaraktivitet. Praktisk handbok för staber på Village, Summer Camp och Youth Meeting Sid 18/25

19 KYRKOBESÖK Undersök i förväg hur många av deltagarna som önskar besöka en kyrka under lägret och vilka kyrkor det rör sig om. Ni behöver ta reda på vilka tider de olika mässorna hålls och hur ni kan ordna transporter dit. Underrätta värdfamiljerna om just deras barn vill gå till kyrkan och be dem själva ordna transporten (aktuella religioner kan vara Katolicism, Judendom, Islam, Hinduism, Buddism, Frikyrklig eller något annat). KÖK Bestäm klara regler vad det gäller att ha barn/ledare springande i köket eller ej. Diskutera i förväg med ordinarie kökspersonal vad som får användas och hur man använder det det gäller både redskap och rengöringsmedel. Gör alltid en noggrann inventering av köket innan lägret börjar. Bra saker i köket är kökshanddukar, förkläden m.m. KÖKSSTAB Ha som målsättning att det ska finnas kökschef/chefer som ansvarar för beställningar och inköp av all mat och dryck så att det inte blir någon i staben. Staben behövs till andra saker. En rekommendation är att kökschefen/cheferna stannar under hela lägertiden, det gör jobbet lättare genom att man får rutin och kontinuitet i arbetet och det blir på så sätt lättare för dem som kommer och går. Köksstaben är en del av staben och en mycket viktig del av lägret och kan därför ges möjlighet att delta i aktiviteterna så mycket som deras jobb tillåter. Problem som kan uppstå i samband med en köksstab är att de ofta har samma ålder som JC'na (15-18) och det kan därför skapa konflikter. Diskutera hur ni löser sådana konflikter eller om ni ska ha åldersgräns på köksstaben. En ur staben ska ansvara för kontakten med köksstaben. Värna om denna kontakt då maten inte är helt oväsentlig. Ll LEADERS MEETING Bör inte placeras på kvällstid och definitivt inte efter barnens Lights Out. Vad gör barnen under ledarmötet? Ex. kan vara duschning, freetime eller vilotimme. På en barnby kan man använda sig av JC'na som vakter hos barnen under mötet - ha som mest två JC på ledarmötet och de övriga bland barnen. Hela staben behövs inte under ledarmötet så de kan också vara hos barnen. Ska ledarmötet ledas av ledarna eller av staben leader of the day/staff of the day? Anteckna alltid allting som tas upp på ledarmötet. Detta kan vara värdefullt vid utvärderingarna. LEADERS NIGHT OUT Leaders night out är vanligt under Summercamps och kan förekomma på barnby och Youth Meeting. En "natt ute" ger en chans att slappna av från lägret och umgås socialt. Ska Ledare och JC ha en kväll tillsammans eller ska JC na ha en egen? Om det endast är ledarna så måste det finnas några, förutom JC'na, som kan ta hand om barnen under kvällen. Dessa några måste vara välinformerade, veta hur de ska hantera problem som uppstår och ha tillgång till bil om det händer något akut. Ledarna skall inte betala ur egen ficka, annat än möjligen dricka utöver vatten. LEDARGRUPPEN Att ta reda på hur mycket erfarenhet det finns i ledargruppen redan innan lägret kan underlätta för staben i deras planering av de första dagarna. Ni får en aning om hur ni ska "styra" ledargruppen till att ta egna initiativ mm. Att i staben dela upp så att ni blir ansvarig för två-tre ledare var. Det gör att ni lättare ser om det är något som inte står rätt till hos en ledare, om han/hon är blyg, osäker, lat, har språksvårigheter, anpassningsproblem, ung, gammal, inåtvänd eller bara oerfaren. LEDARRUM Som mötesrum: Ordna ett fack eller låda där ledarna kan förvara alla sina papper, brev och andra saker. Sätt upp en karta över den platsen där man befinner sig, markera ut post, bank, affär mm. Ha ett stort och överskådligt schema där man kan skriva ner alla aktiviteter, Day Off, utflykter och övrigt. Som avslappningsrum: soffor, fåtöljer, bandspelare, bord, stolar, ett kylskåp med olika slags dricka, mat som har blivit över, mackor, godis... LEGAL INSURANCE FORM Samla in alla formulären så fort som möjligt och förvara dem på ett tryggt ställe. Om försäkring inte existerar måste ni kontakta International Office. Kolla upp vilka länder Sverige har sjukförsäkringsavtal med -personer från länder som vi inte har avtal med måste vid sjukbesök ofta betala en Praktisk handbok för staber på Village, Summer Camp och Youth Meeting Sid 19/25

20 väldigt hög avgift. Kan alltså vara vettigt att informera om detta redan i Precamp informationen. Formulären ska lämnas tillbaka när deltagarna ska åka. LIGHTS OUT Att rekommendera är att ha vakter vid lights out redan från början, så att barnen förstår att det är sova som gäller (gör också att ledarna fortare kan ha sina aktiviteter). Ger en trygghetskänsla för de barn som kanske har hemlängtan och det ger de barn som faktiskt vill sova en chans att göra det utan att bli störda. En god är att sjunga godnattvisor i ett par minuter. På Youth Meeting och Summer Camp, med lite äldre deltagare kan läggtiden variera och i många fall bestämmer deltagarna själva tidpunkt för släckning. LOKAL Vad finns det för olika alternativ till lokal på er ort skola, fritids, dagis, scoutgård, hemvärnsgård, hotell, vandrarhem mm. Undre lägret behövs det sovrum för: -flickor, pojkar, ledare -manliga/kvinnliga, JC's, staben och köksstaben. -sjukrum med några sjuksängar -stabskontor -ledarrum för möten och eventuella aktiviteter -samlings- och aktivitetsrum -utrymme för shopen -duschar -matsal och kök LOST & FOUND Redan första dagen bör staben ordna en centralt placerad lost and found-låda då denna tenderar till att bli väl använd. Det kommer alltså med all säkerhet att finnas glömda saker kvar efter lägrets slut. De saker som är namnmärkta kan ni göra en lista på och skicka till aktuell ledare, så att han får bedöma om staben ska skicka tillbaka alla sakerna. På alla de icke-namnmärkta sakerna gör man också en lista, där man i stället beskriver sakerna så att ledarna får höra av sig om ifall att det är något som de vill ha. Problemet är att de flesta sakerna är bytta med någon annan så man vet ju i alla fall inte vem som äger dem! LULLABIES Dessa kan med fördel tryckas upp på overheadplast så ni kan använda overheadapparat. Detta spar på kopieringspapper, trasiga och glömda sångböcker, ljudliga sidvändningar, vilken-sida-frågor, taklyset mm. Ni behöver dock ändå ett gäng sånghäften för de tillfällen ni inte sitter i lullaby-rummet. Kompletta sånghäftena kan sedan utdelas till alla deltagare inför hemfärd. Löss Ett inte helt ovanligt problem under något läger. Fundera igenom hur och när ni ska göra en lice check, förslagsvis när barnen kommer. Tänk på att göra det till en rolig aktivitet och inte pekar ut barn som kanske drabbats. Inkubationstiden är ca 2 veckor, det kan vara bra att kontrollera någon mer gång under lägret. Mm MASSMEDIA Kontakta tidningar redan innan barnbyn och erbjud dem att skriva om CISV i allmänhet och barnbyn i synnerhet. Bjud in dem till att komma och hälsa på en dag på barnbyn eller till Open Day. Det kan vara både dagstidningar, lokaltidningar, lokal- och riksradio/tv. Se till att de får rätt uppgifter om CISV! En medieansvarig i staben behövs. MATEN Vilken typ av mat, är det tillräckligt, allergier, religion, hur man ska uppföra sig, matgrupper. Förklara vad man äter. Färdiglagat eller eget tillagande. Beställning av mat -kökschef. Fika efter kvällsmat och till ledare - det ingen fråga om utan hur. National meals (se National Nights). Att tänka på vid utflykter: matsäck, vad är smidigt att ta med sig och vad är inte. Glöm inte informera köksstaben om ni ska iväg. Praktisk handbok för staber på Village, Summer Camp och Youth Meeting Sid 20/25