1(12) Haparanda kommun handlingsprogram om kommunens åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och vid förhöjd beredskap.

Transkript

1 1(12) Haparanda kommun handlingsprogram om kommunens åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och vid förhöjd beredskap.

2 2(12) Innehållsförteckning Innehållsförteckning 2 Sammanfattning av handlingsprogram om kommunens åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och vid förhöjd beredskap 3 1. Inledning Extraordinär händelse Syfte Mål Ledning och samordning Information Risker och konsekvenser Allvarlig vardagskris extraordinär händelse svår påfrestning 5 2. Krisledningsorganisation Krisledningsnämnd Ledningsgrupp Sammankallande av krisledningsorganisationen Krisledningsnämndens uppgifter och arbetsform Ledningsgruppens uppgifter Övriga nämnder, kommunala bolag och externa entreprenörer 7 3. Information Allmänt Massmediekontakter Informationsorganisation Informationskanaler Informationsbehov Målgrupper för informationen Informationens innehåll 9 4. Lokaler 9 5. Samverkan Service Stöd Ekonomi Uppdatering av bilagor Höjd beredskap 12

3 3(12) Sammanfattning av handlingsprogram om kommunens åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och vid förhöjd beredskap. Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller en överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av kommunen. En extraordinär händelse innebär fara för eller direkt påverkan på liv, hälsa, miljö eller omfattande materiell skada och kan beröra stora delar av den kommunala organisationen. Syftet med handlingsprogrammet är att åstadkomma en effektiv ledning och samordning av de kommunala insatserna vid extraordinära händelser i det geografiska området Haparanda kommun. Programmet omfattar organisatoriskt samtliga verksamheter inom den kommunala koncernen. Kommunfullmäktige beslutar enligt lag om handlingsprogrammet men programmet riktar sig mot nämnderna, förvaltningarna och bolagen. Riskbilden i kommunen under fredstid domineras av olyckor i samband med brand i publika lokaler och offentliga institutioner, olyckor i samband med person- och godstransporter på väg och järnväg, kemikalieutsläpp, naturkatastrofer (översvämningar, storm), långvariga elavbrott samt förgiftade eller smittade miljöer och livsmedel inklusive dricksvatten. I kommunen finns det en krisledningsnämnd för att leda, samordna och stödja den kommunala verksamheten vid extraordinära händelser. Till sin hjälp har nämnden en ledningsgrupp (som består av): kommunchef, räddningschef, säkerhetssamordnare och informationsansvarig. Till sin hjälp har ledningsgruppen en stabsfunktion som vid behov tillsätts med berörda tjänstemän. Krisledningsnämnden och ledningsgruppen utgör kommunens ledningsorganisation vid händelser som kräver samordnad ledning och/eller information eller andra samordningsinsatser I kris/katastrofsituationer har information en avgörande betydelse. Informationen ska vara snabb och korrekt, enkel och lättillgänglig och upprepas ofta. Det är viktigt att informationen är både entydig och samordnad. Rätt information kan rädda människoliv, begränsa skador, och förhindra ryktesspridning. Om informationsverksamheten sköts dåligt kan situationen förvärras. Det är nödvändigt att massmediekontakterna präglas av ärlighet, uppriktighet och öppenhet. Krisledningsnämnden har det övergripande ansvaret för informationen. Det finns en informationsorganisation som kan tas i bruk efter beslut av krisledningsnämnden. Informationsorganisationen består vid full användning av en upplysningscentral, informationsproduktionsgrupp samt en grupp för press- och mediaservice. Krisledning och Informationsorganisationen skall i första hand utföra sina uppgifter på kommunhuset. Om krisen orsakar ett längre strömavbrott skall verksamheten flyttas till Räddningstjänstens räddningscentral. Kommunens ledningsorganisation skall även samverka med externa aktörer.

4 1 Inledning 4(12) 1.1 Extraordinär händelse Lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (2006:544). Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller en överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av kommunen. En extraordinär händelse innebär fara för eller direkt påverkan på liv, hälsa, miljö eller omfattande materiell skada och kan beröra stora delar av den kommunala organisationen. 1.2 Syfte Syftet med planen är att åstadkomma en effektiv ledning och samordning av de kommunala insatserna vid extraordinära händelser i det geografiska området Haparanda kommun. Planen omfattar organisatoriskt samtliga verksamheter inom den kommunala koncernen. Planen kan även tillämpas vid extraordinära händelser i kommunens närområden, i samverkan med berörda grannkommuner eller om en händelse inträffar på en annan plats men berör många boende i Haparanda. Tillämpliga delar av planen kan användas vid händelser/kriser av lindrigare karaktär men som kräver ledning och samordning från kommunledningen. Detta gäller framförallt samordning och ledning av informationsinsatser. 1.3 Mål Ledning och samordning Mål för kommunens ledning och samordning av verksamheten vid en extraordinär händelse är att de tillgängliga resurserna skall användas på ett effektivt sätt Information Mål för kommunens information vid en extraordinär händelse är att alla som på något sätt är berörda av händelsen skall nås med relevant information. 1.4 Risker och konsekvenser Riskbilden i kommunen under fredstid domineras av olyckor i samband med brand i publika lokaler och offentliga institutioner, flygolyckor, olyckor i samband med person- och godstransporter på väg och järnväg, kemikalieutsläpp, naturkatastrofer (översvämningar, storm), långvariga elavbrott samt förgiftade eller smittade miljöer och livsmedel inklusive dricksvatten. För den enskilde kan konsekvenserna bli att vistelse i den egna bostaden eller på den egna arbetsplatsen omöjliggörs av risker för exempelvis förgiftning eller annan fara. Det kan av samma skäl bli omöjligt att bedriva olika typer av verksamheter som t ex barnomsorg eller skola - i ordinarie lokaler. Spektakulära brott, sabotage, hot och våld, nedläggning av större arbetsplats, större facklig konflikt eller liknande är händelser av en annan karaktär men där följderna kan bli likartade.

5 5(12) Sådana händelser kan få till följd att kommunen får anledning att samordna ledning och information. Krisledningsorganisationens uppgifter är i sådana lägen att stödja kommunens verksamheter och drabbade personer. Det kan till exempel bli fråga om att evakuera människor och att upprätta drabbad kommunal verksamhet tillfälligt på annan plats. Utsläpp av farligt ämne kan medföra förgiftning av mark och grundvatten, vilket i sin tur kan leda till långvariga saneringsinsatser. Vid stor brand i kommunal anläggning kan särskilda svårigheter förutses om den inträffar i särskilt boende för äldre och handikappade eller i en skola. Det kan komma att krävas samordnade kommunala insatser för att stödja räddningstjänsten vid evakuering av drabbade och för att stödja berörda verksamheter om verksamhet måste flyttas och återupptas på annan plats. Bränder eller olyckor i samband med stora evenemang i publika lokaler eller på allmänna platser där många människor både från kommunen och andra delar av landet samlats, kan innebära särskilda problem om stort tryck från anhöriga och riksmedia uppstår. Det kan medföra stora krav på informationsinsatser, transporter, förläggningar mm. Varje år förekommer i Haparanda flera sådana på Handelsområdet IKEA och Cape East samt konserter, konferenser och andra evenemang. Omfattande elavbrott och/eller avbrott i vattenoch värmeförsörjningen kan, beroende på årstid, omfattning och art, ställa till problem för såväl den enskilde medborgaren som för olika verksamheter i kommunen. Särskilt utsatta är svaga grupper inom socialtjänstens ansvarsområde. Funktionshindrade och äldre i särskilt eller eget boende bedöms snabbt behöva hjälp. Kommunen skall alltså kunna erbjuda stöd och olika alternativ för den som själv inte kan klara sina basala behov av mat inklusive dricksvatten, värme och belysning. Även här kan kommunala verksamheter behöva flyttas och återupptas på annat ställe om den tekniska försörjningen inte kan lösas med reservåtgärder. Information blir alltid en central fråga och samordning med andra berörda aktörer av vital betydelse. Planer för extraordinära händelser skall under i första hand koncentreras på fyra valda områden som valts ut i samarbete med övriga kommuner i Norrbotten samt Länsstyrelsen. Dessa områden är Pandemi, damhaveri, långvarigt elbortfall samt dricksvatten försörjning. Planerna skall göras på alla nivåer i all kommunal verksamhet. Riskhanteringsgruppen ansvarar för att dessa planer genomförs i all kommunalverksamhet. 1.5 Allvarlig vardagskris extraordinär händelse svår påfrestning Möjlighet finns att använda nedanstående ledningsorganisation även vid icke extraordinära händelser/kriser. Detta gäller framförallt ledning och samordning av informationsinsatser. Ledningsorganisationen fungerar då som en samrådsgrupp. Denna är inte lagreglerad och har därmed heller inga särskilda befogenheter.

6 2 Krisledningsorganisation 6(12) 2.1 Krisledningsnämnd I kommunen finns det en krisledningsnämnd för att leda, samordna och stödja den kommunala verksamheten vid extraordinära händelser. I Haparanda kommun är det Kommunstyrelsen som även är krisledningsnämnd. Se telefonlista bilaga 1. Ordförande i krisledningsnämnden eller, vid dennes förhinder, vice ordföranden bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden skall träda i funktion. De uppgifter som krisledningsnämnden har att fullgöra framgår av nämndens reglemente. 2.2 Ledningsgrupp Till sin hjälp har nämnden en ledningsgrupp (som består av): Kommunchef Räddningschefen Informationsansvarig Säkerhetssamordnaren Ledningsgruppen leds av kommunchefen med räddningschefen som ersättare. Till sin hjälp har ledningsgruppen en stabsfunktion som vid behov tillsätts med berörda tjänstemän. Se telefonlista bilaga 2. Informationsverksamheten leds av informationsansvarig med kommunens utvecklingschef som ersättare. Krisledningsnämnden och ledningsgruppen utgör kommunens ledningsorganisation vid händelser som kräver samordnad ledning och/eller information eller andra samordningsinsatser. Till denna ledningsorganisation knyts efter behov nämndsordförande, ordförande i kommunala bolag, specialister från olika verksamhetsområden, extern specialistkompetens och liknande. 2.3 Sammankallande av krisledningsorganisationen Om någon i krisledningsorganisationen, räddningsledare, förvaltningschef, bolagschef, företrädare för polisen, eller annan, får kännedom om händelse som kan motivera att kommunens krisledning sammankallas, skall han/hon omedelbart underrätta krisledningsnämndens ordförande, vice ordförande, kommunchefen eller räddningschef om händelsen. Var och en av dessa har rätt att sammankalla den del av ledningsorganisationen som initialt anses behövas. Organisationen skall kunna sammankallas via kommunens larmcentral. 2.4 Krisledningsnämndens uppgifter och arbetsformer Utöver de bestämmelser i lagen om extraordinära händelser i fredstid hos kommuner och landsting som reglerar krisledningsnämndens verksamhet skall kommunallagens bestämmelser tillämpas. I de allra flesta fall kan kriser hanteras inom ramen för den normala organisationen. De uppgifter som krisledningsnämnden har att fullgöra framgår av nämndens reglemente samt denna plan. Krisledningsnämnden får i samband med en extraordinär händelse, inom ramen för sitt reglemente, överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. Ordföranden (eller vice ordföranden när ordföranden har förhinder) i krisledningsnämnden bedömer när en extraordinär händelse

7 7(12) medför att nämnden skall träda i funktion. Så snart nämnden är samlad fattas det formella beslutet huruvida nämnden skall träda i funktion. Ordföranden (vice ordföranden) får också besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut skall emellertid snarast anmälas till nämnden, dvs. så snart nämnden samlats. Krisledningsnämndens huvudsakliga uppgifter är att: bedöma inträffad händelse och besluta om ledningsorganisationen för extraordinära händelser skall träda i funktion samordna den externa och interna informationen fatta de övergripande och långsiktiga inriktnings- och prioritetsbeslut som krävs med anledning av händelsen besluta att överta hela eller delar av övriga nämnders verksamhet besluta om ianspråktagande av resurser besluta om eventuellt sänkt servicenivå inom olika delar av kommunens verksamhet med anledning av händelsen besluta om när de särskilda åtgärderna som föranletts av händelsen skall upphöra besluta om bistånd till enskilda fortlöpande dokumentera, följa upp och utvärdera verksamheten. Krisledningsnämndens beslut skall anmälas vid närmast följande fullmäktigesammanträde. Nämnden skall då också rapportera sina åtgärder och andra insatser som nämnden vidtagit i samband med en extraordinär händelse. 2.5 Ledningsgruppens uppgifter Ledningsgruppens huvudsakliga uppgifter är enligt direktiv från krisledningsnämnden att: kontinuerligt följa händelseutveckling och samordna ledningsresurser analysera problem, utreda behov av långsiktig inriktning och prioritering av insatser informera berörda samverkanspartner om kommunens informationsansvar samt samordna extern och intern information samverka med berörda aktörer ta fram beslutsunderlag till krisledningsnämnden planera för ledningsorganisationens uthållighet som innebär bl a behov av förtäring, avlösning för tjänstgörande personal i krisledningsnämnd, tjänstemannaledning och övrig tjänstgörande personal fortlöpande dokumentera, följa upp och utvärdera verksamheten Ledningsgruppen ansvarar för att krisledningsnämndens beslut blir genomförda.

8 8(12) Gruppen skall ha en grundbemanning med bred kompetens och erfarenhet från verksamheten. Beroende av händelsens art kan representanter för annan verksamhet och externa aktörer kallas att ingå i gruppen. 2.6 Övriga nämnder, kommunala bolag och externa entreprenörer Respektive nämnd har ansvar för sitt verksamhetsområde vid extraordinär händelse, såvida inte krisledningsnämnden beslutat att överta ansvaret. Kommunfullmäktige skall i ägardirektiv fastställa de kommunala bolagens skyldighet att ingå i kommunens organisation för extraordinära händelser. Nämnden får från kommunens företag och externa utförare avropa resurser som behövs med anledning av den extraordinära händelsen i enlighet med vad som föreskrivs i driftdirektiv, entreprenadavtal och andra överenskommelser. Vid upphandling av verksamhet hos externa entreprenörer och i samband med att överenskommelse tecknas, skall ansvaret och förberedelser för verksamhetens fortsatta funktion vid extraordinär händelse aktualiseras. Ansvarig för detta är respektive verksamhetschef. 3 Information 3.1 Allmänt I kris/katastrofsituationer har information en avgörande betydelse. Informationen ska vara snabb och korrekt, enkel och lättillgänglig och upprepas ofta. Det är viktigt att informationen är både entydig och samordnad. Rätt information kan rädda människoliv, begränsa skador, och förhindra ryktesspridning. Om informationsverksamheten sköts dåligt kan situationen förvärras. Målet med informationen är att enkelt beskriva krisens eller katastrofens bakgrund, utveckling och konsekvenser, varna människor vid fara, informera om vad man kan göra för att skydda sig. Informationen skall också skapa förutsättningar för att de åtgärder som vidtas ska förstås och tas på allvar. Ambitionen är att alla berörda ska nås med upplysningar oavsett språk, bostadsort och handikapp. En informationsplan för hur detta skall genomföras måste tas fram. 3.2 Massmediakontakter Det är viktigt att så långt som möjligt tillmötesgå mediernas behov. Det är nödvändigt att massmediekontakterna präglas av ärlighet, uppriktighet och öppenhet. Presskonferenser anordnas kontinuerligt och leds av informationsansvarig eller den som informationsansvarig utser i sitt ställe. 3.3 Informationsorganisation Krisledningsnämnden har det övergripande ansvaret för informationen. Till sin hjälp har nämnden en ledningsgrupp där kommunens informationschef/ansvarige ingår. Dessutom finns en informationsorganisation som kan tas i bruk efter beslut av krisledningsnämnden. Informationsorganisationen består vid full användning av en upplysningscentral, informationsproduktionsgrupp samt en grupp för press- och mediaservice. Informationsorganisationen bemannas av förvaltningarnas infoansvariga och webbansvariga, webbutvecklare och personal från kommunens televäxeltjänst. Se telefonlista bilaga 3.

9 9(12) Informationschef/ansvarige är den som ansvarar för aktivering, planering och samordning av informationsverksamheten. Kommunens informationsansvarige skall enligt tidigare beslut från kommunfullmäktige ta fram en krisinformationsplan. Detta skall slutföras under Upplysningscentralens huvudsakliga uppgifter är att upplysa, dokumentera och samla in upplysningar. Informationsproduktionsgruppen är den som producerar material för intern och extern information samt vid behov förser organisationen med material. Press- och mediaservice är den enhet som organiserar presscentrum- och presskonferenser och ansvarar för att samarbetspartners hålls informerad. Ansvarsområden för de tre enheterna redovisas i bilaga Informationskanaler Extern information; Radio, TV, TT, kommunens hemsida, annonser, flygblad, telefonservice, SMS och tyfon Intern information; Intranät, e-post, SMS, möten mm. 3.5 Informationsbehov Vid krissituationer ökar människors behov av information samtidigt som möjligheterna att tolka och förstå budskapet minskar. Därför bör informationen innehålla fakta om vad en varning eller ett larm innebär, vilka konsekvenser krisen eller händelsen antas få samt vad man kan göra för att skydda sig. 3.6 Målgrupper för information Informationen ska samordnas mellan berörda myndigheter och vara enhetlig för att undvika ryktesspridning och skapa osäkerhet. Så långt det är möjligt ska samordningen ske innan informationen går ut till massmedia och allmänhet. Behovet av information på främmande språk ska uppmärksammas. På samma sätt ska hänsyn tas till personer med funktionshinder, exempelvis syn- och hörselskadade. Följande grupper bör särskilt beaktas 1. Operativa myndigheter 2. Direkt berörda 3. Boende i närområdet 4. Egen personal 5. Posom 6. Frivilligorganisationer 7. Lokala, Nationella/Internationella media 3.7 Informationens innehåll Informationens innehåll redovisas i bilaga 5 och är i första hand tänkt som ett stöd för informationsorganisationen.

10 4 Lokaler Krisledning och Informationsorganisationen skall i första hand utföra sina uppgifter i kommunhuset. Om krisen orsakar ett längre strömavbrott skall verksamheten flyttas till Räddningstjänstens räddningscentral. Krisledningsnämnden: Beredningsgruppen: Informationsproduktion: Upplysningscentral: Informationsmöten: Press och mediaservice samt Presskonferenser: Pressrum: Stora informationsmöten: 10(12) 5 Samverkan Kommunens ledningsorganisation skall samverka med externa aktörer. Detta följer också av kommunens områdesansvar. Samverkansparterna redovisas i bilaga 6. Naturligtvis kan även fler bli aktuella beroende av händelsens art. Behovet av samverkan med bl. a räddningsledningen, polisen och Haparanda vårdcentral skall särskilt uppmärksammas. En speciell samverkanspart är POSOM - gruppen. Där SOC fungerar som sammankallande för gruppen. I gruppen ingår personal från kyrkan, polisen, räddningstjänsten och kommunen. xxxx larmar gruppen. I bilaga 7 redovisas POSOM-gruppens basgrupp Kommunen har som målsättning att det skall finnas ett antal frivilliga grupper, organiserade i Frivilliga Resursgrupper (FRG). Genom avtal med FRG kan kommunen vid extraordinära händelser nyttja gruppernas tjänster. 6 Service Som stöd för ledningsorganisationens verksamhet skall vissa servicefunktioner vara tillgodosedda. Dessa omfattar i första hand: Vaktmästeri/kopiering Telefonväxel Reception - kommunhuset IT-kontoret Förtäring mm (för uthållighet)

11 11(12) Dessa funktioner skall i första hand lösas med ordinarie personal inom nämnda verksamhetsområden vilka ledningsorganisationen äger rätt att knyta till sin verksamhet om situationen så kräver. Bemanningsplan som visar nyckelpersoner inom respektive område framgår av bilaga Stöd För ledningsorganisationens verksamhet krävs att olika former av stöd tillgodoses. Detta omfattar bl.a. Säkrad elförsörjning Förberedelser för upplysningscentral Datorer/Internet/intranät Telefax Sekretessfax Mobiltelefoner Kommunikationsradiosystem (räddningstjänsten) Kontorsmaterial Kartor Checklistor Telefonlistor Länsstyrelsens och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) tjänsteman i beredskap (TIB) finns också till förfogande för stöd och hjälp. 6.2 Ekonomi Kommunens kostnader som hänför sig till en särskild extraordinär händelse ska redovisas på ett för ändamålet avsett konto. 6.3 Uppdatering av bilagor Bilagor, checklistor och telefonlistor i denna plan skall uppdateras minst en gång per år eller när situationen så påkallar. Kommunens risk och säkerhetssamordnare ansvarar för att uppdatering sker.

12 7 Höjd Beredskap 12(12) Enligt lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (2006:544) så skall kommunen vidta de förberedelser som behövs för att verksamheten skall fungera under höjd beredskap (så kallade beredskapsförberedelser). Ansvaret för att vidta dessa förberedelser ligger på ledningsgruppen. Under höjd beredskap så ansvarar kommunstyrelsen för ledningen av den del av det civila försvaret som kommunen skall bedriva. Kommunen skall under höjd beredskap eller när ransoneringslagen (1978:268) i annat fall tillämpas, i den omfattning som regeringen i särskilda fall beslutar, 1. vidta de åtgärder som behövs för försörjningen med nödvändiga varor, 2. medverka vid allmän prisreglering och ransonering, och 3. medverka i övrigt vid genomförandet av åtgärder som är viktiga för landets försörjning. Enligt lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (2006:544) så har kommunen även ett geografiskt områdesansvar och kommunstyrelsen skall under höjd beredskap verka för att den verksamhet som bedrivs i kommun av olika aktörer samordnas och för att samverkan kommer till stånd mellan dom som bedriver verksamheten.