SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING

Transkript

1 Ägardirektiv för AB SOLOM Antagna av fullmäktige , 60, Dnr 2011/277 KS 024 Fastställda av bolagsstämman 2013-xx-xx Reviderade av fullmäktige , 157, dnr 2013/0631 KS.000 Reviderade av fullmäktige , 151, Dnr 2015/0652 KS Fastställda av extra bolagsstämma Innehållsförteckning 1 Principer för styrning Kommunen och dess bolag Kommunallagens krav Offentlighets- och sekretesslagens krav Kommunfullmäktiges roll Kommunstyrelsens roll Bolagsstyrelsens roll Grundläggande ägardirektiv Föremålet för bolagets verksamhet Ändamålet med bolagets verksamhet Ej biståndsbedömda servicetjänster Kommunens och bolagets policyer Grunder för verksamheten Nyttan för kommunen Samordning av budget, beslutsprocesser m.m Grundläggande verksamhetsinriktning Samordnad revision Riktlinjer för avkastning Centralkonto Delårsrapport, årsredovisning m.m Arvode och andra ersättningar... 8 Sida 1 av 10

2 2.14 Arkivreglemente Taxa för utlämnande av allmänna handlingar Fastställande av ägardirektiv Principer för styrning 1.1 Kommunen och dess bolag De kommunala bolagen har tillkommit för att tillgodose kommunala behov och utgör därmed delar av den kommunala organisationen. Bolagsformen gör att kommunens styrning av verksamheterna skiljer sig från styrformerna för de verksamheter som bedrivs i förvaltningsform. Det är viktigt att de verksamheter som bedrivs i bolagsform styrs och bedrivs så att de bidrar till att uppfylla de politiska målen. 1.2 Kommunallagens krav Kommunallagen anger att kommunen som ägare till ett bolag ska fastställa det kommunala ändamålet med verksamheten se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen utse samtliga styrelseledamöter och minst en lekmannarevisor se till att det anges i bolagsordningen att fullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas Av kommunallagen framgår även att kommunstyrelsen ska ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i bolagsform. Styrelsen ska i årliga beslut för varje bolag pröva om bolagets verksamhet under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. 1.3 Offentlighets- och sekretesslagens krav Offentlighet och sekretess Av offentlighets- och sekretesslagen följer att ett kommunalt bolag omfattas av samma regler om handlingars offentlighet och sekretess som en kommunal myndighet Meddelarfrihet Av offentlighets- och sekretesslagen följer att anställda i ett kommunalt bolag omfattas av samma regler om rätten att meddela och offentliggöra uppgifter som de anställda i en kommunal myndighet. Denna rätt gäller Sida 2 av 10

3 dock inte för verkställande direktören, vice verkställande direktören, styrelsens ledamöter och suppleanter. 1.4 Kommunfullmäktiges roll Politisk inriktning I kommunfullmäktige tas de övergripande politiska inriktnings- och prioriteringsbesluten för omsorgsverksamheterna. Detta sker, vad gäller utförarfrågorna, främst genom årliga ägardirektiv till bolaget Fullmäktiges ställningstagande Av bolagsordningen framgår att fullmäktige ska ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Bolagets styrelse ansvarar för att detta sker. Till denna beslutskategori hör bl.a: Planer som gäller ändrad inriktning av bolagets verksamhet Förvärv av eller försäljning av företag Bildande eller avveckling av dotterbolag Köp eller försäljning av fast egendom samt andra investeringar vilka är av sådan omfattning att de påverkar bolagets långsiktiga ekonomi eller medför risk för bolaget eller ägaren Information Kommunfullmäktige ska årligen under hösten informeras om bolagets verksamhet. Därutöver kan kommunfullmäktiges ordförande kalla styrelsens ordförande till kommunfullmäktiges sammanträde för att besvara frågor om bolagets verksamhet. 1.5 Kommunstyrelsens roll Bolagets verksamhet står under uppsikt av kommunstyrelsen. Bolaget ska lämna kommunstyrelsen fortlöpande information om bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga utveckling. Kommunstyrelsen följer årligen upp om bolagets verksamhet under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna Ägardialog mellan bolaget och kommunstyrelsen ska föras enligt följande: fortlöpande dialog med kommunstyrelsens arbetsutskott årlig rapport till kommunstyrelsen i samband med årsstämma Vid ägardialogerna bör bl.a. redovisas ekonomiskt resultat, ekonomisk ställning och utveckling för bolaget pågående investeringar och investeringsplaner Sida 3 av 10

4 verksamhetsutveckling prognoser och nyckeltal Kommunstyrelsens insynsrätt gäller ej handlingar eller information hos bolaget som där omfattas av sekretess. 1.6 Bolagsstyrelsens roll Bolagetsstyrelsens allmänna roll framgår av aktiebolagslagen. Genom valet att driva vissa verksamheter i bolagsform har också ställning tagits till att styrelsearbetet ska präglas av ansvaret för bolagets förvaltning och utveckling. Varje styrelseledamot har juridiskt och formellt ett personligt ansvar för bolagets verksamhet på ett annat sätt än en ledamot i en politisk nämnd. Alla styrelseledamöter och suppleanter ska genom bolagets försorg få en grundläggande utbildning i styrelsearbete och styrelseansvar. Kommunfullmäktige utser styrelsens ledamöter och suppleanter. Styrelsesammansättningen noteras i protokoll från bolagsstämma. Styrelsen ska årligen upprätta en arbetsordning för styrelsen samt utfärda en instruktion för den verkställande direktören. 2 Grundläggande ägardirektiv 2.1 Föremålet för bolagets verksamhet Av bolagsordningen följer att bolaget ska bedriva äldreomsorg och tillhandahålla stöd och service till personer med funktionsnedsättning, och därtill kompletterande verksamhet. Bolaget ska även anordna boenden för ensamkommande asylsökande barn. Därutöver är bolaget skyldigt att utföra de uppgifter som bolaget tilldelas av sin ägare. 2.2 Ändamålet med bolagets verksamhet Av bolagsordningen följer att ändamålet med bolagets verksamhet är att fullgöra kommunens uppgifter enligt socialtjänstlagen, hälso- och sjukvårdslagen, lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade med flera lagar och förordningar inom området att erbjuda invånarna i Sollentuna kommun äldreomsorg, hemsjukvård och stöd och service till personer med funktionsnedsättning. Bolaget ska bedriva sin verksamhet i huvudsaklig omfattning åt invånarna i Sollentuna kommun. Bolaget får i den omfattning som följer av lag eller förordning i begränsad omfattning erbjuda tjänster utanför kommunen. Ändamålet med bolagets verksamhet är även att verkställa kommunens skyldigheter att tillhandahålla boenden till ensamkommande barn enligt lagen om mottagande av asylsökande m.fl. Bolaget ska bedriva verksamheten i huvudsak enligt uppdrag från Sollentuna kommun. Bolaget får sälja enstaka platser till andra kommuner efter godkännande av kommunstyrelsen. Sida 4 av 10

5 Bolaget ska beakta den kommunala likställighets- och självkostnadsprincipen, den allmänna kompetensbestämmelsen samt retroaktivitetsförbudet. Bolaget är en bland flera aktören inom dessa områden. 2.3 Ej biståndsbedömda servicetjänster Bolaget ska tillhandahålla servicetjänster åt personer som fyllt 67 år i den omfattning och till den taxa som beslutats av kommunfullmäktige. Detta sker, i förekommande fall, i enlighet med 2 kap. 7-8 lagen (2009:47) om vissa kommunala befogenheter. 2.4 Kommunens och bolagets policyer Sollentuna kommun har fastställt övergripande direktiv och policyer samt ett antal andra styrdokument för den primärkommunala verksamheten. Bolaget ska känna till dessa samt tillkommande styrdokument och verka för att intentionerna i tillämpliga delar följs. Bolagsstyrelsen ska utarbeta egna policyer och regler inom minst nedanstående områden. Dessa ska utformas med utgångspunkt från kommunens motsvarande dokument. Personalpolitik Upphandling Intern kontroll Kontroll av ekonomiska transaktioner Miljö Informationssäkerhet Hantering av allmänna handlingar Brandskydd Krishantering Avgift för kopiering av handlingar Representation och regler för gåvor Öppenhet och mångfald 2.5 Grunder för verksamheten Bolagets verksamhet ska grundas på: Konkurrensneutralitet gentemot privata utförare Affärsmässighet Långsiktig ekonomisk planering och styrka Sida 5 av 10

6 Verksamheten måste bedrivas med minst den lönsamhet som krävs för att klara investeringar och reinvesteringar. Det huvudsakliga syftet med verksamheten är dock inte vinstmaximering. Satsning på utveckling av bolaget ska prioriteras före utdelning till ägaren. Bolaget kan inte räkna med ägartillskott. 2.6 Nyttan för kommunen Bolaget är konkurrensutsatt och ska i största möjliga utsträckning ha samma förutsättningar och villkor gentemot kommunen som de privata utförarna. På samma sätt som att ett privat bolag ofta har att beakta koncernnyttan för den organisation man tillhör har AB SOLOM en särskild roll som kommunägt bolag. Bolaget ska i sin verksamhet anlägga en helhetssyn och sträva efter att tillämpa ett agerande som är till nytta för kommunen. Detta ska ske inom ramen för bolagstes självständighet. Samordning av funktioner ska ske där fördelar kan uppnås för bolaget och kommunen som helhet men där konkurrensneutraliteten ska beaktas. Utöver vad som anges i avsnitt 2.4 om policyer ska, i den omfattning som lagen om offentlig upphandling (LOU) medger, samordning med kommunen bland annat eftersträvas inom följande områden: Personal- och ledarutveckling Upphandling Intern kontroll Marknadsföring Finansfrågor Försäkringar Brandskydd Krishantering Säkerhetsarbete 2.7 Samordning av budget, beslutsprocesser m.m. Bolaget är en del i kommunens totala budget. Bolagets budgetprocess ska anpassas till kommunens budget- och verksamhetsplaneprocess. Bolagets rapportering av verksamhet och ekonomi ska anpassas till kommunens uppföljningsprocesser. Bolagets styrelsearbete ska planeras så att samordning kan ske med kommunens beslutsprocesser. Sida 6 av 10

7 2.8 Grundläggande verksamhetsinriktning För de närmaste åren gäller nedanstående översiktliga verksamhetsinriktningar. Konkretiseringen sker i de årliga ägardirektiven. Grundprincipen för den verksamhet som bolaget bedriver åt Sollentuna kommun är att kommunens ersättning till bolaget är marknadsmässig Kommunalt alternativ Inom de områden som bolaget verkar har kommunen det yttersta ansvaret för att invånarna kan erbjudas vård, omsorg och stöd. Med medborgarperspektivet som utgångspunkt gäller som grundprincip att bolaget bör delta i upphandlingar och ansökningar enligt LOU och LOV inom bolagets verksamhetsområden Utvecklingsresurs Bolaget ska vara kommunens utvecklingsresurs inom vård och omsorg. Genom avkastningskravens utformning förväntar sig ägaren att bolaget utvecklar organisation och arbetsformer som är till nytta för såväl kommunens totala omsorgsverksamhet som för kunderna/brukarna. För särskilt omfattande och/eller nydanande utvecklingsarbete kan direktuppdrag komma att ges till bolaget Säkra den kommunala driftkompetensen Bolagets ska säkerställa att det finns en hög driftkompetens inom alla basverksamheter som ska kunna tillgodogöras kommunen vid till exempel upphandlingar där bolagets verksamheter ska kunna vara referensfall. Bolagets driftkompetens ska också säkerställa att invånarna alltid kan erbjudas vård, omsorg och stöd, även i de situationer där andra utförare inte klarar att uppfulla sina åtaganden på ett tillfredsställande sätt Direktuppdrag Kommunen kan av rationella, praktiska eller stabilitetsskäl välja att ge bolaget direktuppdrag. Bolaget är skyldigt att åta sig sådana uppdrag. Direktuppdragen kan grundas på följande bedömningar från kommunen: En risksituation behöver minimeras En akut situation behöver hanteras En upphandling är inte värd arbetsinsatsen, dvs. den är inte kostnadseffektiv En övergångssituation behöver hanteras Det saknas annan utförare Direktuppdrag kan också ges av stabilitetsskäl för drift av verksamheter där det bedöms som olämpligt med byten av utförare. Sida 7 av 10

8 2.9 Samordnad revision Enligt 3 kap. 17 kommunallagen ska fullmäktige utse minst en lekmannarevisor i aktiebolag där kommunen direkt eller indirekt innehar samtliga aktier. Till lekmannarevisor ska utses någon av de revisorer som enligt 9 kap. 1 kommunallagen valts för granskning av kommunstyrelsens och övriga nämnders verksamhet. Enligt 9 kap. 9 kommunallagen ska kommunens revisorer årligen granska all den verksamhet som bedrivs av nämnderna och bolagen. Revisionen av kommunens bolag ska vara samordnad på så sätt att bolagen ska ha gemensam revisor, alternativt revisionsbolag. Upphandling av revisor/revisionsbolag ska göras i samråd med lekmannarevisorerna Riktlinjer för avkastning Inom ramen för vad tillämplig lagstiftning tillåter kan fullmäktige fatta beslut om avkastningens storlek och på vilket sätt den ska komma kommunen till del. Huvudprincipen ska vara att avkastningen återinvesteras i bolaget Centralkonto Kommunkoncernens kassaflöden ska samlas i ett centralkontosystem så att koncernens ut- och ingående betalningsflödesströmmar kan kvittas mot varandra. Koncernens gemensamma centralkontosystem ska användas av kommunen, bolaget och övriga av kommunala bolag. Bolaget får inte utan kommunfullmäktiges medgivande ha några andra centralkonton Delårsrapport, årsredovisning m.m. Bolagets delårsrapport, årsredovisning, revisionsberättelser och kommunrevisorernas granskningsrapporter ska enligt den av kommunstyrelsen varje år fastställda tidsplanen tillställas fullmäktige så snart de föreligger. Bolaget ska tillhandahålla kommunstyrelsen det underlag och den information som erfordras för att kommunstyrelsen ska kunna upprätta den sammanställda redovisningen enligt lagen om kommunal redovisning Arvode och andra ersättningar Kommunfullmäktige fastställer arvode och andra ersättningar som ska utgå till styrelseledamöter, lekmannarevisorer och suppleanterna för dessa. Bolaget ska genom beslut i bolagsstämman följa kommunfullmäktiges beslut. Sida 8 av 10

9 2.14 Arkivreglemente Det av kommunfullmäktige antagna och gällande arkivreglementet gäller för bolagets dokumenthantering Taxa för utlämnande av allmänna handlingar Bolaget ska tillämpa samma taxa för utlämnande av allmänna handlingar som antagits av fullmäktige och som gäller för kommunens verksamheter. Bolaget ska genom beslut i bolagsstämma anta taxan Fastställande av ägardirektiv Dessa direktiv fastställs på stämma i bolaget. Sida 9 av 10

10 Bilaga 1 Kompletterande ägardirektiv fastställda i särskild ordning Sommarjobb KF , 157 Bolaget ska anställa ungdomar i sommarjobb. Sida 10 av 10