INTERNREVISIONENS ÅRSRAPPORT

Transkript

1 0 INTERNREVISIONENS ÅRSRAPPORT Revisionsår 2012 Internrevisionen Expedierad den 29 januari 2013 Dnr. STY

2 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INLEDNING UTFÖRT ARBETE ENLIGT REVISIONSPLANEN Granskningar Övrigt revisionsarbete Rådgivningsaktiviteter Övrigt Nedlagda resurser/tid RAPPORTER Förändringsprogrammet Övergången till TEXI-lösningen Tullager Intern styrning och kontroll på Brottsbekämpningsstaben Tullverkets arbete mot ekonomisk brottslighet Godsklarering vid Norgegränsen Behörigheter Tullverkets hantering av löneförmåner Tullverkets kontroll av värdefull egendom Representation 2011 och Sammanställning och analys av lämnade rekommendationer UPPFÖLJNING AV GENOMFÖRANDE AV BESLUTADE ÅTGÄRDER MED ANLEDNING AV INTERNREVISIONENS REKOMMENDATIONER Revisionsåren Revisionsåret Revisionsåret RESULTAT AV INTERNREVISIONENS ARBETE Riskområde 2012 för internrevisionens egna arbete Övriga resultat INTERNREVISIONENS KVALITETSARBETE Intern kvalitetsbedömning Extern kvalitetsbedömning... 20

3 2 1 Inledning Ekonomistyrningsverket (ESV) föreskriver att internrevisionen minst en gång per år ska avge en revisionsrapport över revisionsårets iakttagelser och rekommendationer. I rapporteringen ska även ingå vilka åtgärder som har vidtagits av verksamheten avseende internrevisionens iakttagelser och rekommendationer som har gjorts tidigare år. I denna årsrapport redovisas sammanfattande iakttagelser och rekommendationer för granskningar genomförda för revisionsåret 2012 och uppföljning görs av beslutade åtgärder för rekommendationer lämnade för granskningar genomförda under revisionsåren samt första halvåret En beskrivning lämnas också av internrevisionens resultat för 2012 samt det kvalitetsarbete som internrevisionen har bedrivit under året. 2 Utfört arbete enligt revisionsplanen Granskningar Internrevisionen har under 2012 genomfört 7 revisioner (10 f.g. år) och 5 rådgivningsgranskningar. En av revisionerna är ännu inte helt slutförd. En rådgivningsgranskning har utgått från den ursprungliga revisionsplanen daterad och ett nytt beslut om revisionsplan har fattats års revisionsplan Expedieringsdatum GD beslut om åtgärder har fattats Revisioner Förändringsprogrammet - Ett integrerat och effektivt Tullverk, dnr 29 juni 2012 X STY Granskning av övergången till TEXI-lösningen, dnr STY november 2012 X Tullager, dnr STY juli 2012 X Intern styrning och kontroll på Brottsbekämpningsstaben, dnr STY- 15 juni 2012 X Kontroll av gods i legala flödet Ej klar Tullverkets arbete mot ekonomisk brottslighet, dnr STY december 2012 Godsklarering vid Norgegränsen, STY november 2012 X Rådgivning Behörigheter, STY december 2012 Tullverkets hantering av löneförmåner, STY oktober 2012 X Tullverkets kontroll av värdefull egendom, STY mars 2012 X Granskning av representation 2011, STY maj 2012 X Granskning av representation 2012, STY januari 2013

4 3 2.2 Övrigt revisionsarbete Under året har en riskanalys tagits fram som underlag för revisionsplanen Löpande uppdateringar av riskanalysen har genomförts under året. Uppföljning av tidigare års iakttagelser har genomförts i samband med upprättande av denna årsrapport. Se avsnitt 4 nedan. Internrevisionen deltog i Europeiska kommissionens besök den 8-12 oktober Rådgivningsaktiviteter Förutom de rådgivningsgranskningar som angetts ovan har internrevisionen under året genomfört planerade och oplanerade rådgivningsaktiviteter bl.a. inom områdena intern styrning och kontroll, riskhantering, redovisningsfrågor samt kontroll av exportberättigade jordbruksvaror. Internrevisionen har även granskat Tullverkets årsredovisning för 2011 (revisionspromemoria dnr STY ) samt delårsrapporten för 2012 (revisionspromemoria STY ). Årsredovisningen för 2012 kommer att granskas och avrapporteras i februari Övrigt Enligt föreskrifterna till 7 Internrevisionsförordningen ska en extern kvalitetsbedömning av internrevisionens arbete genomföras minst vart femte år. En sådan bedömning har genomförts under Se mer om resultatet i avsnitt 6 nedan. Enligt nämnda förordning ska internrevisorerna förbättra sina kunskaper och färdigheter genom fortlöpande yrkesmässig utveckling. Internrevisorerna har därför under året deltagit i ett antal kompetensutvecklingsaktiviteter och utbildningar. Vilka utbildningar som respektive revisor har behov av planeras i samband med det årliga utvecklingssamtalet. Under året har internrevisionen besökt kollegor vid HM Revenue & Customs i London för att utbyta yrkesmässiga erfarenheter kring granskning av tullmyndigheter. Ett erfarenhetsutbyte/bench-marking aktivitet har även genomförts kring uppföljning av internrevisionens rekommendationer med kollegorna vid Arbetsförmedlingen och Skatteverket. Revisionschefen har för ESV:s räkning varit involverad i ett EU-uppdrag i Moldavien.

5 4 2.5 Nedlagda resurser/tid Under 2012 har internrevisionen bestått av tre revisorer och en chef, som har arbetat timmar (f g år timmar) i enlighet med tabellen nedan. Under året har en revisor slutat sin anställning och en ny har rekryterats. Under en tid var tjänsten vakant, vilket i stort sett förklarar minskningen av antalet arbetade timmar. Som jämförelse lämnas uppgifter om föregående års fördelning och budgeterad tid. Aktivitet Timmar 2011 Timmar 2012 Budget 2012 Revisioner Planering och uppföljning Rådgivning Kompetensutveckling Övrigt Av tabellen framgår att en förskjutning av antalet nedlagda timmar 2012 jämfört med 2011 har skett från revisioner till rådgivning. Detta förklaras av att mer fokus har lagts på rådgivning men också för att vissa granskningar har omklassificerats till rådgivning från revisioner (d.v.s. vad som anses utgöra revision och vad som är rådgivningsarbete). Fler timmar har lagts på planering och uppföljning samt kompetensutveckling, vilket delvis kan förklaras av den externa kvalitetssäkring som internrevisionen genomförde under året samt att två revisorer har lagt tid på internationella certifieringar. Tid för rådgivning underskrider budget vilket beror på att en planerad rådgivningsinsats inte genomfördes, en genomfördes men i betydligt mindre omfattning samt att en rådgivningsaktivitet ännu inte är klar. 3 Rapporter 2012 I det följande görs en kort sammanfattning av internrevisionens iakttagelser i de granskningar som genomfördes för revisionsåret Endast de rekommendationer som bedömts ha hög risk framgår nedan. För en fullständig bild med komplett bakgrundsbeskrivning hänvisas till de enskilda rapporterna. 3.1 Förändringsprogrammet Tullverket har tagit fram en beskrivning av ett önskat läge för hur Tullverket ska fungera år 2015 för att klara av att bedriva verksamheten inom erhållna budgetmedel. Det önskade läget kallas för Målbild Under 2010 startades ett förändringsprogram med målet att minska ledtiderna med 50 procent och öka kvaliteten med 50 procent på Tullverksnivå. För att kunna arbeta mot detta mål har förändringsprogrammet delats in i fyra områden/initiativ som ska prioriteras.

6 5 Syftet med granskningen har varit att belysa det arbete som har bedrivits inom förändringsprogrammet och med Målbild Frågorna som granskningen ger svar på är: Hur har förändringsarbetet beskrivits, kommunicerats och förankrats inom Tullverket? Är det tydligt inom Tullverket varför förändringsprogrammet genomförs? Följs beslutad styrmodell för förändringsarbetet i organisationen? Hur fungerar beredning av projekt samt kommunikation mellan den operativa och strategiska nivån? Till vad har resurserna i förändringsprogrammet använts? Hur ser den långsiktiga resursplaneringen ut för förändringsprogrammet? Leder förändringsarbetet till att helhetsperspektivet (ett Tullverk) tillvaratas? I granskningen har intervjuer genomförts med personer inom Tullverket, som är eller har varit involverade i förändringsarbetet. Dessutom har enkät skickats ut till alla chefer i Tullverket (utom ledningsgruppen). Enligt de personer som har intervjuats är en positiv effekt av förändringsarbetet att verksamhetsfrågor har förts upp på en strategisk nivå i Tullverket. Av den enkät som har genomförts framgår att det är relativt känt vilka projekt som pågår inom Tullverket och att cheferna anser att det är rätt projekt som genomförs i initiativen. Bland Tullverkets chefer är förståelsen stor för varför förändringsarbetet genomförs och vad målbild 2015 och 50/50 innebär. Däremot vet inte cheferna vad dessa mål betyder för deras egen verksamhet på grund av att målbilden inte har brutits ned på verksamhetsnivå. Internrevisionen anser att en mer detaljerad plan för förändringsarbetet behöver utarbetas. Enligt enkäten anser de flesta cheferna att de har tillräckligt med information om förändringsarbetet. Däremot anser inte cheferna att förändringsprogrammet har blivit tillräckligt förankrat i organisationen och dessutom vill över 40 % av cheferna vara mer delaktiga i arbetet. Styrmodellen för förändringsarbetet har medfört att förändring-/projektverksamheten bedrivs mer strukturerat och systematiskt idag än tidigare. Styrmodellen anses dock vara onödigt administrativt tung och den är därför i behov av att förenklas och vidareutvecklas. I granskningen har framkommit att arbetsformerna för ledningen och rollerna i styrmodellen kan behöva utvärderas. Likaså behöver formerna för beredning av projekt vidareutvecklas. Internrevisionen anser att det kan finnas en effektiviseringspotential i att göra en översyn av användningen av projektledare och verksamhetsutvecklare och hur de ska organiseras. I rapporten lämnades en rekommendation, som bedömdes ha hög risk. Internrevisionen rekommenderar att Tullverket fortsätter arbetet med att förankra förändringsprogrammet hos chefer och medarbetare. Dessutom bör Tullverket vidta

7 6 åtgärder för att i större utsträckning involvera chefer och medarbetare i förändringsarbetet. 3.2 Övergången till TEXI-lösningen Under flera år har införandet av en ny integrationslösning, TEXI, pågått för externt informationsutbyte, vilket är en mycket kritisk funktion för hela deklarations- och klareringsförfarandet på Effektiv handel (EH). Systemlösningen har dessutom möjliggjort att Tullverkets mottagningsfunktion har kunnat flyttas från en extern leverantör till Tullverkets interna IT-miljö på IT-avdelningen. Syftet med granskningen har varit att granska Tullverkets övergång till den nya integrationslösningen. Frågorna som revisionen ger svar på är: Finns det risker med TEXI-lösningen och för Effektiv handels verksamhet när mottagningsfunktion har flyttats från en extern leverantör till Tullverkets interna IT-miljö? Finns det brister eller risker i lösningar, tjänster och rutiner kopplade till TEXI-lösningen? Har IT-avdelningen resurser och kompetens för att utveckla och förvalta TEXI-lösningen? Enligt internrevisionens bedömning är risken liten för att Tullverkets verksamhet ska drabbas av nya och oväntade driftsstörningar p.g.a. TEXI:s systemarkitektur eftersom TEXI inte kräver någon ny hårdvara utan helt kan köras i Tullverkets standardsystemmiljö. Enligt internrevisionens bedömning utgör inte heller överföringen av kommunikationsplattformen från den externa leverantören till Tullverkets interna IT-miljö någon ökad risk för Tullverkets verksamhet. Däremot kan framtida trafikökningar i TEXI, som uppkommer när nya system som t.ex. AvImEx tas i drift, orsaka störningar i EH:s verksamhet. Eftersom TEXI är ett centralt system som utgör en väsentlig del i Tullverkets IT-plattform har internrevisionen även granskat IT-miljön ur ett generellt perspektiv. Enligt internrevisionens bedömning är Tullverkets IT-miljö stabil och risken för att tekniska problem i miljön ska orsaka allvarliga störningar i Tullverkets verksamhet är klart begränsad. Risken för att Tullverkets verksamhet ska drabbas av allvarliga störningar p g a att en allvarlig katastrof inträffar, bedömer internrevisionen som liten. Vad gäller det personella planet på IT-avdelningen, anser internrevisionen däremot att det finns betydande risker som kan drabba hela Tullverkets verksamhet. I rapporten lämnades en rekommendation, som bedömdes ha hög risk. Internrevisionen rekommenderar att IT-avdelningen gör en riskanalys och identifierar alla kritiska funktioner och arbetsmoment som har ett starkt personberoende i den egna verksamheten. Om analysen kommer fram till att IT-avdelningen har kritiska

8 7 funktioner som lider av resursbrist och som utgör en risk för hela Tullverkets verksamhet rekommenderar internrevisionen att frågan lyfts till Tullverkets högsta ledning. 3.3 Tullager Tullager är en godkänd plats där tullagerinnehavaren kan lagra egna eller andras oförtullade varor. Tullförfarandet innebär att tull, andra skatter och avgifter inte behöver erläggas förrän varan tas ut från tullagret. Granskningens syfte har varit att klargöra om de brister i hanteringen av tullager, som bl.a. konstaterats av Europeiska kommissionen och av Europeiska revisionsrätten, har rättats till. Granskning har därför inriktats på tillståndsgivningen, samt hur tullager övervakas och följs upp. Följande granskningsfrågor har formulerats: Kontrolleras att alla villkor är uppfyllda vid tillståndsgivning? Är tillräckligt med resurser avsatta för att genomföra övervakning och kontroll? Utförs tillräckliga kontroller på tullager så att en tillfredställande kontrollnivå uppnås? Uppläggning av varor på tullager är ett tullförfarande med ekonomisk verkan för vilket tillstånd krävs. Internrevisionen konstaterar att det i tillståndshandläggningen säkerställs att de viktigaste villkoren för tullagertillstånd är uppfyllda men att riskbedömningar och avvägningar behöver dokumenteras bättre. Internrevisionen anser att det i större utsträckning behöver genomföras besök i samband med att tullagertillstånd beviljas, annars finns risk för att de viktigaste kriterierna för tullager inte säkerställs. Vid omorganisationen 2004 samlades tullagerhanteringen till dåvarande KC Ombud i Malmö och den s.k. tullagergruppen. Internrevisionens bedömning är att tullagerhanteringen är systematisk och överskådlig. Internrevisionen konstaterar att det saknas möjligheter att genomföra en riskanalys, och därmed kontroll, av gods som läggs upp på tullager. Den huvudsakliga anledningen till detta är att det inte finns något systemstöd för riskanalys. Internrevisionen anser att det är en allvarlig brist som påverkar Tullverkets möjligheter att säkerställa en korrekt uppbörd. Från och med 2012 ligger uppföljningen av tullager som en del i KC Uppföljnings aktivitetsplan. Internrevisionen anser att inriktningen på arbetet med uppföljningen går åt rätt håll. Målet att alla tullager ska följas upp inom en femårperiod bör enligt internrevisionen vara en utgångspunkt vid planering av antal kontroller och hur resurserna prioriteras. Internrevisionen anser att det är viktigt att tullagerhanteringen riskbedöms ur ett samlat kontrollperspektiv. Avsaknad av initialkontroll bör kompenseras med andra kontroller. Internrevisionen gör därför bedömningen att, så länge bristerna i möjligheterna att genomföra riskanalys och initialkontroll kvarstår, bör övriga kontrollmoment ytterligare förstärkas, dvs. övervakning och uppföljning.

9 8 I rapporten lämnades en rekommendation, som bedömdes ha hög risk. Internrevisionen rekommenderar att fler kontroller/uppföljningar genomförs på tullager. Internrevisionen ser det också som mycket viktigt att möjligheten att genomföra riskanalys och initialkontroll för gods som läggs upp på tullager prioriteras i projektet lagerhantering. 3.4 Intern styrning och kontroll på Brottsbekämpningsstaben Den 1 januari 2008 infördes förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll, förkortas med FISK, som är en process som syftar till att verksamheten ska bedrivas enligt myndighetens instruktion och regleringsbrev så att verksamhetskraven enligt myndighetsförordningen uppfylls. I FISK ingår: riskanalys kontrollåtgärder uppföljning. Ett ramverk som beskriver intern styrning och kontroll är COSO som består av de fem komponenterna: kontrollmiljö, riskhantering, kontrollåtgärder, information och kommunikation samt uppföljning och utvärdering. Detta ramverk har använts som utgångspunkt i denna granskning, men beteckningarna på komponenterna kontrollmiljö har ändrats till styrsignal och kontrollåtgärd till åtgärd. I granskningen har internrevisionen kartlagt den interna styrningen och kontrollen inom Brottsbekämpningens (BB) stab som därefter har dokumenterats i en ISK-karta för BB-stab. Kartan, som har ritats upp i samarbete mellan internrevisionen och BB-stab, utgörs av 41 identifierade områden inom BB-stab som har fördelats till COSO:s fem komponenter. Riskoch hanteringsförmågan har graderats i fyra nivåer där röd är den allvarligaste. I kartan framgår att sex områden har bedömts ha hög risk och internrevisionen lämnade följande rekommendationer att: BB-stab utifrån sitt delade ansvar intensifierar sina ansträngningar att tydliggöra ramarna för styrningen av Nationella enheten. en process för riskhantering införs. en kontinuitetsplan tas fram för verksamheten. förbättrande och säkerställande kontroller införs. Förbättrande kontroller görs för de områden som har bedömts vara röda i kartläggningen. Säkerställande kontroller genomförs för orange och gula områdena. En kontrollplan ska upprättas för de säkerställande kontrollerna. En förbättrande kontroll som behöver införas är att processledningen fattar beslut om eventuella åtgärder med anledning av lämnade rekommendationer i interna utredningar, analyser och utvärderingar.

10 9 processens ansvarsområden gås igenom och att det fastställs vilka områden som behöver dokumenteras. Den gemensamma mappstrukturen på P: behöver gås igenom för att ta bort material som inte längre är aktuellt. en systematisk uppföljning införs av beslutade åtgärder med anledning av granskningar. När beslut om åtgärder fattas för utredningar, analyser, utvärderingar och medarbetarenkäter bör även beslutas om när uppföljning ska genomföras. 3.5 Tullverkets arbete mot ekonomisk brottslighet Syftet med granskningen har varit att bedöma om Tullverkets arbete mot ekonomisk brottslighet bedrivs i enlighet med regeringens intentioner och övriga myndigheters arbete mot ekonomisk brottslighet. Granskningen har inriktats på att klargöra hur Tullverkets arbete mot ekonomisk brottslighet definieras och hur detta arbete redovisas gentemot regeringen och i den interna uppföljningen. Internrevisionen lyfter i granskningen fram behovet av en väl definierad definition av begreppet ekonomisk brottslighet och att den definition som Tullverket använder bör harmonisera med övriga myndigheter i EKO-rådet. 1 Internrevisionen gör i granskningen bedömningen att den tolkning som gjorts av mål 7 i VP 2012 inte är att betrakta som en tolkning utan att den är en ren avgränsning och prioritering gentemot övriga mål i regleringsbrevet. Internrevisionen anser att det är viktigt att Tullverkets tolkning av mål 7 är i samklang med hur Tullverket vill styra mot målet och att Tullverkets tolkning av ekonomisk brottslighet harmoniserar med övriga myndigheter, t.ex. avseende miljöbrott. Internrevisionen gör i granskningen en jämförelse av regleringsbreven för myndigheter inom utgiftsområde 3. Enligt internrevisionens uppfattning kan det finnas fördelar med att myndigheternas mål och återrapportering ensas och får en enhetlig utformning. Internrevisionen konstaterar att den beskrivning som Tullverket lämnar i årsredovisningen är relativt kortfattad och framstår enligt internrevisionens uppfattning som tunn. Den innehåller dock de uppgifter/återrapportering som regeringen begär. Enligt internrevisionens bedömning saknar Tullverkets beskrivning vissa väsentliga förhållanden som en ej insatt läsare skulle kunna behöva för att förstå de uppgifter som redovisas. Internrevisionen rekommenderar därför att Tullverket bör överväga att förtydliga återrapporteringen av Tullverkets resultat av arbetet mot ekonomisk brottslighet. Om Tullverket 2013 kommer att fortsätta växla spår i arbetet mot ekonomisk brottslighet anser internrevisionen att styrningen skulle kunna förtydligas genom att indikatorer på angreppssätt formulerades för punkterna kartläggning och riskanalys samt styrningen av underrättelseresurser till underrättelsearbetet. 1 Myndigheter som är angivna i förordning (1997:899) om myndighetssamverkan mot ekonomisk brottslighet

11 10 Enligt internrevisionens bedömning har det tagit tid att komma igång med arbetet att vidta åtgärder med den försämrade resultatutvecklingen. Trots att Tullverket gjorde bedömningen i årsredovisningen 2011 att resultatutvecklingen för mål 7 inte var tillfredsställande har målet inte riktigt prioriterats under 2012 förrän vid andra tertialuppföljningen. Det pågår ett arbete inom Tullverket för att utveckla och förtydliga styrningen av arbetet mot ekonomisk brottslighet som grund för verksamhetsplanering Internrevisionen ser positivt på det arbete som pågår. Internrevisionen lämnar i rapporten förslag på förändringar av Tullverkets redovisning av mål 7. Ingen hög risk bedömdes finnas av de rekommendationer som lämnades i rapporten. 3.6 Godsklarering vid Norgegränsen Granskningens syfte har varit att klargöra om genomförda aktiviteter inom Norgegränsuppdraget lett till avsedd effekt. Följande revisionsfrågor har formulerats: Har orsakerna till problemen för oklarerat gods vid Norgegränsen identifierats? Har ändamålsenliga åtgärder genomförts utifrån identifierade problem? Har genomförda åtgärder lett till att felaktigheterna minskat till en acceptabel nivå för Tullverket? Finns det kvarvarande problem med oklarerat gods på Norgegränsen? I Norgegränsuppdraget ingick uppgiften att kartlägga problematiken i godsflödet vid import till Sverige. Internrevisionen gör bedömningen att orsakerna till problemen med oklarerat gods vid Norgegränsen i stort är klarlagda. Däremot har inte omfattningen och konsekvensen avseende uppbörd och in- och utförselrestriktioner kunnat klarläggas inom ramen för uppdraget. Uppbördsbortfallet på Norgegränsen är svårt att bedöma och det behöver därför analyseras djupare för att fastställa konsekvenserna på uppbörd och in- och utförselrestriktioner. Som ett led i att rätta till felaktiga beteenden och ge företagen förutsättningar att göra rätt från början genomfördes bl.a. informationsinsatser och en ny rutin för olaglig införsel började tilllämpas. Internrevisionens uppfattning är att informationsinsatsen inte var tillräckligt tydlig och kom för sent. Tullverket borde också internt tydligare ha klargjort hur regelverket skulle ha tolkats och vilka konsekvenser skärpningen av tillämpningen skulle få, både för operatörer och för Tullverket. Utredningarna är ofta komplexa och resurskrävande och de resulterar ofta i överklagande vilket tar mycket resurser. Det finns också stora balanser på överklaganden. Internrevisionen anser att identifierade fel inte utretts tillräckligt för att ändamålsenliga åtgärder ska kunna vidtas och att de genomförda åtgärderna inte har lett till att felaktigheterna minskat till en acceptabel nivå för Tullverket.

12 11 Antalet självrättelser har de senaste åren legat på en ganska konstant nivå och internrevisionen gör bedömningen att företeelsen inte helt går att informera och kontrollera bort. Tullverket kommer därför att få acceptera en viss andel klarering i efterhand. Även om olaga införsel måste stävjas är den centrala frågan, enligt internrevisionens uppfattning, hur verksamheten ska hantera de felaktiga beteenden och feltyper som identifierades i uppdraget. För att upprätthålla kontrollnivån och förbättra beteendet är det viktigt att insatser genomförs kontinuerligt. Internrevisionen anger i rapporten att Tullverket behöver bli bättre på att ta vara på resultat från uppdrag som lagts ut i verksamheten. Framförallt behöver Effektiv handel tydliggöra vilka åtgärder som vidtas, respektive inte vidtas, och informera om detta. Internrevisionen anser att det därför är viktigt att uppdragsgivaren inte bara avsätter resurser för att genomföra ett uppdrag utan också avsätter resurser för att hantera resultatet av ett uppdrag. Internrevisionen ser det som viktigt att resultatet av kontrollinsatser och andra uppdrag systematiskt tas tillvara. Ingen hög risk bedömdes finnas för någon av de rekommendationer som lämnades i rapporten. 3.7 Behörigheter Granskningen är ett rådgivningsuppdrag och syftet har varit att bedöma om behörighetsrutinerna fungerar tillfredställande för de tre administrativa systemen Palasso (lönesystem), Agresso (ekonomisystem) och EFH (elektroniskt fakturahanteringssystem). Enligt internrevisionens bedömning är tilldelningen av de högsta behörigheterna för de tre systemen väl anpassade och begränsade till rollernas olika arbetsuppgifter. Dessutom är indelningen av de övriga behörighetsprofilerna ändamålsenlig och rimlig i förhållande till personernas arbetsuppgifter och behov. Även rutinerna för registrering av nya behörigheter till Tullverkets personal samt för borttagning/inaktivering av personal som är tjänstlediga eller som avslutar sin anställning fungerar bra enligt internrevisionens bedömning. Alla de tre administrativa systemen har en systemsäkerhetsplan framtagen men dokumenten är bristfälliga och saknar hot- och riskanalys för systemen. Alla tre systemsäkerhetsplanerna behöver därför kompletteras. Enligt internrevisionen är den interna styrningen och kontrollen i alla de tre de administrativa systemen tillfredställande eftersom administrationsavdelningen har beaktat och förebyggt riskerna i systemen med olika rutiner och kontroller. Det finns dock risk för att ett bedrägeri kan inträffa p g a att de anställda själva kan skicka in blanketter till Nordea för anmälan/ ändring av bankkonto för löneinbetalning.. I alla de tre administrativa systemen Agresso, EFH och Palasso finns det några enstaka personer med höga behörigheter som ger stora befogenheter i systemen. Trots att systemen hanterar

13 12 ekonomiska medel saknar Tullverket kontroller av de aktiviteterna som dessa personerna utför i systemen. I rapporten lämnades en rekommendation, som bedömdes ha hög risk. Internrevisionen rekommenderar att en central kontrollfunktion utför kontroller med viss periodicitet på aktiviteterna som personerna med de högsta behörigheterna i de administrativa systemen Agresso, EFH och Palasso utför i systemen. 3.8 Tullverkets hantering av löneförmåner Syftet med granskningen har varit att klargöra vilka förmåner till personalen inom Tullverket som förekommer samt hur Tullverket fullgör sina redovisningsskyldigheter till Skatteverket. Den övergripande frågan som granskningen ska ge svar på är: Är Tullverkets interna styrning och kontroll av löneförmåner tillräcklig? Tullverkets rutiner för bokföring och redovisning av löneförmåner har granskats och bedömts. Genomgång har gjorts av Tullverkets kontoplan och ett 20- tal konton valdes ut för ytterligare stickprov av verifikationer i ekonomisystemet Agresso. Stickproven har tagits i syfte att bedöma: om det finns löneförmåner som inte redovisas som skattepliktiga om det finns förmåner som har redovisats på ett felaktigt sätt (fel belopp). För dessa stickprov har underlag och styrkande handlingar begärts in och granskats av internrevisionen. Intervjuer har genomförts med personal inom Administrationsavdelningen. Uppföljning har även genomförts av rekommendationer som internrevisionen lämnade 2004 i revisionsrapporten Granskning av förmåner och representation. Enligt internrevisionens bedömning fungerar de rutiner och kontroller som finns för redovisning av löneförmåner tillfredsställande. Internrevisionens sammantagna bedömning är att den interna styrningen och kontrollen överlag är tillräcklig. I granskningen har dock vissa brister konstaterats i Tullverkets hantering av löneförmåner. För de rekommendationer som lämnades i rapporten bedömdes inga ha hög risk. 3.9 Tullverkets kontroll av värdefull egendom Internrevisionen har granskat Tullverkets kontroll av värdefull egendom. Granskning har klassats som ett rådgivningsuppdrag. Syftet med granskningen har varit att bidra till att säkerställa att Tullverkets kontroller av värdefull egendom är ändamålsenliga samt att dessa kontroller följer befintliga externa krav.

14 13 Granskningen har omfattat den egendom som inte återfinns i Tullverkets anläggningsregister, dvs. Tullmuseets föremål och Tullverkets konst. Tullmuseum har förteckning över utlånade, deponerade och inlånade föremål till och från andra museum i en särskild pärm. Museets samtliga skrifter finns förtecknade i en accessionskatalog, som uppdateras löpande. Konst förtecknas i en särskild accessionskatalog. Det finns även en förteckning över vapen, men det är oklart om den är komplett då det inte har genomförts några regelbundna inventeringar. Tullmuseum saknar dock en aktuell förteckning/register över resterande föremål såsom t ex möblemanget i gamla generaltulldirektörsrummet. Museet har inte genomfört någon värdering av föremålen, men stöldbegärlig egendom förvaras i låsta montrar i museets lokaler respektive i ett låst och larmat förråd i källaren. Det finns inga rutiner eller krav på att det måste vara två personer närvarande i samband med att förrådet öppnas. Någon genomgång har inte gjorts av föremålen i syfte att klargöra vilka föremål som har ett kulturhistoriskt värde och därmed behöver löpande underhåll. Det saknas fastställda rutiner för eventuell försäljning och utrangering av museiföremål. Enligt internrevisionens bedömning innebär, avsaknaden av en aktuell förteckning och regelbundna inventeringar, att Tullverket saknar betryggande intern styrning och kontroll över museets föremål. Enligt förordning (1990:195) om vård av statens konst ska myndigheterna upprätta en förteckning över sitt innehav av konst som tillhör staten, årligen inventera det och lämna uppgift om innehavet till Statens konstråd. Internrevisionen har tagit del av Tullverkets uppgifter som finns i konstdatabasen. Enligt internrevisionens bedömning uppfyller Tullverket de krav som ställs i förordningen Representation 2011 och 2012 Internrevisionen har under året genomförts två granskningar av Tullverkets rutiner, riktlinjer och kontroller av representation. Den ena granskningen avsåg kostnader for 2011 och den andra var en uppföljning av den tidigare granskningen samt kostnaderna Granskningarna har klassificerats som rådgivningsuppdrag. Syftet med granskningarna har varit att bidra till att säkerställa att Tullverkets rutiner, riktlinjer och kontroller av representation är ändamålsenliga samt att dessa efterlevs. Internrevisionen har tagit del av gällande föreskrifter, allmänna råd och konteringsanvisningar på Tullverket. I samband med genomförda stickprov har följande frågor beaktats: deltagarförteckning

15 14 konferensprogram vid interna konferenser syfte vid intern respektive extern representation att kvitton finns bifogade korrekt momsberäkning redovisning på rätt konto efterlevnad av fastställda riktlinjer avseende representation. Enligt internrevisionens bedömning förekommer det ingen vidlyftig representation inom Tullverket och de rutiner och kontroller som finns för redovisning av representation fungerar tillfredsställande. Internrevisionens sammantagna bedömning är att den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. I granskningen har dock vissa brister konstaterats i Tullverkets hantering av representation. För dessa områden har internrevisionen lämnat rekommendationer. Ingen hög risk bedömdes finnas för någon av de rekommendationer som lämnades i rapporterna Sammanställning och analys av lämnade rekommendationer Sammanlagt har 46 (53 f.g. år) rekommendationer lämnats i ovanstående rapporter. Internrevisionen har en systematik för att bedöma den sammanvägda risken med varje rekommendation som lämnas i revisionsrapporten. Hög risk anges med rött, medel risk som orange och låg risk anges med gult. I internrevisionens riskbedömningen vägs in sannolikhet, konsekvens och hanteringsförmåga vid tidpunkten för granskningen. De 46 rekommendationerna fördelar sig enligt följande: Risker för lämnade rekommendationer 16st (fg år 4) 10 st (fg år 21) hög risk 20 st (fg år 28) medel risk låg risk Utvecklingen går mot att internrevisionen lämnar allt färre rekommendationer och fördelningen av riskerna sker jämnare mellan de tre risknivåerna, vilket är en medveten strategi från internrevisionens sida. Under året har färre röda och fler gula rekommendationer lämnats. Internrevisionen har strävat efter att minska antalet rekommendationer men också att kalibrera riskbedömningarna för att åstadkomma en större spridning av lämnade rekommendationerna mellan den olika risknivåerna.

16 15 Om riskerna med rekommendationerna klassificeras i enlighet med Coso-ramverket fås följande fördelning: Fördelning enligt COSO Hög Medel Låg Kontrollmiljö Riskhantering Kontrollåtgärder Information & Kommunikation Uppföljning & Utvärdering Internrevisionen har under revisionsåret 2012 lämnat flest rekommendationer för risker som avser området kontrollaktiviteter och därefter kontrollmiljön. Flest höga risker föreligger även för dessa komponenter. Andelen risker kopplade till komponenten kontrollåtgärder har ökat jämfört med föregående år medan antalet risker kopplade till kontrollmiljön har minskat. 4 Uppföljning av genomförande av beslutade åtgärder med anledning av internrevisionens rekommendationer 4.1 Revisionsåren Internrevisionen har följt upp genomförandet av beslutade åtgärder med anledning av de rekommendationer som internrevisionen lämnat i granskningar enligt års revisionsplaner. Internrevisionen har gått igenom status för samliga rapporter för denna period. För vissa granskningar skulle en ny granskning behöva göras eftersom förutsättningarna i organisationen, ansvarsförhållanden etc. har förändrats avsevärt sedan granskningen utfördes. Detta kan medföra att de lämnade rekommendationerna inte längre är relevanta. Sådana granskningar har internrevisionen beslutat att inte fortsätta följa upp. Bedöms risken för området som hög vid internrevisionens riskanalys så kommer en ny granskning att genomföras fram-

17 16 över. Internrevisionens sammanfattande bedömning av genomförandet av de åtgärder som beslutats av generaltulldirektören framgår nedan. Revisioner Internrevisionens bedömning Tullverkets krishanteringsförmåga, dnr En del rekommendationer har åtgärdats men vissa återstår. TV Uppföljning av internrevisionens granskning av kompetensförsörjningen inom tull- hänt på området sedan granskningen genomfördes och Samtliga åtgärder har ännu inte genomförts. En del har verket inkl kompetensförsörjning i samband rekommendationerna förefaller inte helt aktuella. Området förs över till riskanalysen för bevakning. Internre- med pensionsavgångar m.m., dnr TV visionen avslutar uppföljningen av rapporten. Granskning av arbetsplatsträffar, dnr TV0- Samtliga åtgärder har ännu inte genomförts. En del har hänt på området sedan granskningen genomfördes och rekommendationerna förefaller inte helt aktuella. Området förs över till riskanalysen för bevakning. Internrevisionen avslutar uppföljningen av rapporten. Lag och regeltolkning inom myndighetsutövningen, dnr TV Samtliga åtgärder har vidtagits. Hantering av information, dnr TV Beslut om åtgärder har fattats Arbete med 150. åtgärderna pågår. Granskning av finansiell styrning, dnr TV0- Samtliga beslutade åtgärder har genomförts Granskning av förändringar inom ramen för Flera åtgärder har genomförts men visst arbete återstår. ominriktningen analys och underrättelseresultat till den operativa verksamheten, dnr TV Administrativa misstag avseende uppbörden, dnr TV Samtliga beslutade åtgärder har genomförts. Granskning av intern styrning och kontroll Arbete med beslutade åtgärder pågår. Flera rekommendationer har åtgärdats men visst arbete återstår. inom Effektiv handel, dnr TV Granskning av åtgärd i Effektiv handels Beslutade åtgärder har genomförts. handlingsplan efter Europeiska revisionsrättense granskning av förenklat förfarande för övergång till fri omsättning maj 2009, dnr TV System och transaktionsgranskningar i utbetalningar TDS, dnr TV fortfarande för en Flertalet åtgärder har genomförts men åtgärder pågår rekommendation. 4.2 Revisionsåret 2011 För granskningar enligt 2011 års revisionsplan gör internrevisionen följande bedömning av de aktiviteter som pågår/har pågått med att genomföra de åtgärder som har beslutats av generaltulldirektören i enlighet med nedanstående.

18 17 Revisioner Tullverkets hantering av interna oegentligheter, dnr STY Rutiner för självutvärdering av tillämpningen av förordningen om tullfrihet vid import av krigsmateriel, dnr STY Kvalitet i Q-flödet, dnr STY Prioritering av kontrollåtgärder inom EH processen för en samordnad uppföljning, dnr STY Beslagshantering, dnr STY Granskning av klagomål och skadeståndsärenden, dnr STY Brottsbekämpningens arbetssätt informationshantering i förundersökningar, dnr STY Granskning av slumpkontroller, dnr STY Tullverkets medverkan i GOB-arbetet, dnr STY Granskning av intern styrning och kontroll på IT-avdelningen, dnr STY Internrevisionens bedömning Arbete pågår med beslutade åtgärder. Arbete pågår med beslutade åtgärder. Vissa åtgärder har genomförts och några återstår. Några åtgärder har slutförts men vissa har inte ännu slutförts. De flesta av de beslutade åtgärderna har genomförts. Två rekommendation kommer internrevisionen ha som en särskilt bevakningsområde under Samtliga beslutade åtgärder har genomförts. Några av de beslutade åtgärderna är genomförda medan åtgärder pågår för ett flertal av rekommendationerna som lämnades i rapporten. Den beslutade åtgärden har genomförts. En beslutad åtgärd återstår att genomföra. De flesta av rekommendationerna är åtgärdade. 4.3 Revisionsåret 2012 Internrevisionen har även genomfört uppföljning av beslutade åtgärder för de granskningar där beslut fattades av generaltulldirektören under första halvåret Granskningar Intern styrning och kontroll på Brottsbekämpningsstaben, dnr STY Tullverkets kontroll av värdefull egendom, dnr STY Granskning av representation 2011, dnr STY Internrevisionens bedömning Arbete med att genomföra beslutade åtgärder pågår. Några åtgärder har slutförts men vissa har inte ännu slutförts. Tidpunkten för genomförande av en åtgärd har försenats i förhållande till beslutet. Åtgärderna har i stort sett genomförts.

19 18 5 Resultat av internrevisionens arbete 5.1 Riskområde 2012 för internrevisionens egna arbete Internrevisionen har genomfört en riskanlys av internrevisionens egen verksamhet. I denna riskanalys har ett område framkommit som bedömdes ha hög (6) sammanvägd risk: Risk att vi inte når ut till verksamheten på grund av hur vi skriver (otydliga rekommendation, för många rekommendationer, otydligt språk osv.). Denna risk bedömde internrevisionen som hög även förra året och under 2011 genomfördes ett antal aktiviteter för att hantera risken. Förbättringar har, enligt internrevisionen, åstadkommits men internrevisionen bedömer att detta är ett arbete som måste bedrivas långsiktigt och att det tar tid att åstadkomma varaktiga förbättringar. Internrevisionen har därför fortsatt att genomföra ett antal aktiviteter inom detta riskområde under Här kan bl.a. nämnas: Mall och struktur för revisionsrapporterna har utvärderats och omarbetats Fler i verksamheten har fått lämna kommentarer på rekommendationerna i rapporterna Workshop har genomförts med BB om våra rekommendationer Vid sakgranskning av revisionsrapporterna har synpunkter på rekommendationerna inhämtats Vi följer upp de granskades synpunkter på hur vi skriver genom en fråga i den enkät som skickar ut i efter genomförd granskning. 5.2 Övriga resultat 2012 Mått Resultat Antal genomförda revisioner i förhållande till 92 % (f g år 91 %). revisionsplan. Antal revisioner som genomförs inom den tid 75 % (f g år 70 %). som fastställts i granskningsplanen. ESV:s årliga internrevisionsenkät. 1,0 i relativ poäng (max är 1,0). Revisorns checklista ifylld i samtliga granskningar. klassificerats som riskbaserade revisioner. Har ifyllts för samtliga granskningar som har För vissa av rådgivningsuppdragen har det också upprättats men inte för samtliga. Revisionschefens checklista är genomgången Har genomförts en gång för varje revisor och en gång per revisor och revisionsår. GD ska besluta revisionsplanen innan revisionsåret påbörjas. även för revisionschefen. Beslut fattades 5 december 2012.

20 19 75 % ska ha svarat instämmer helt/delvis på frågan Jag anser att revisionen tar upp väsentliga frågor och har förutsättningar att bidra till att verksamheten förbättras i internrevisionens enkät. 75 % ska ha svarat instämmer helt/delvis på frågan Jag anser att revisionsrapporten är sakligt riktigt och tydlig i internrevisionens enkät. 75 % ska ha svarat instämmer helt/delvis på fråga 6 (Jag anser att revisionsrapporten lämnar relevanta, genomförbara och tydliga rekommendationer) i internrevisionens enkät. 95 % svarade instämmer helt/delvis på fråga i genomförd enkät efter granskning (f.g. år 96 %). 90 % svarade instämmer helt/delvis på fråga i enkät efter genomförd granskning (f g år 96 %) samt 100 % av ledningsgruppen. 92 % svarade instämmer helt/delvis i enkät efter genomförd granskning (f.g. år 84 %) och 100 % av ledningsgruppen. 6 Internrevisionens kvalitetsarbete 6.1 Intern kvalitetsbedömning Arbetet med att utveckla internrevisionens metoder och arbetssätt har fortsatt under Enligt internrevisionens revisionshandbok ska ett antal granskningar varje år väljas ut där de granskade ombeds att besvara en enkät kring internrevisionens arbete. Under 2012 har internrevisionen genomfört enkäter för 5 granskningar (50 % av de granskningar i revisionsplanen som var klara vid årsskiftet 2012/13). 21 (26 f g år) personer har besvarat enkäten och svarsfrekvensen har varit 100 %. Av de erhållna svaren på enkäten kan det konstateras att de flesta svarande är mycket positiva till internrevisionens arbete. Mest nöjd är de svarande med internrevisionens information om revisionens syfte, omfattning och arbetssätt samt att revisorerna har haft ett konstruktivt, positivt och professionellt uppträdande. Internrevisionen har emellertid sammantaget fått något sämre omdömen 2012 jämfört med 2011, dock är nivån sammantaget mycket bra. Den fråga som har fått sämst omdöme i enkäterna är om revisionsrapporten lämnar relevanta, genomföra och tydliga rekommendationer. 52 % av de svarande instämmer helt i påståendet och ytterligare 38 % instämmer delvis. Trots att detta är den fråga med det sämsta relativa omdömet får resultatet ändå anses som positivt. Vartannat år genomför internrevision även enkät till ledningsgruppen. Ledningsgruppen är enligt enkäten mest nöjd med dialogen med internrevisionen (100 % instämmer helt). Man anser också att internrevisionens arbete inriktas mot relevanta och väsentliga områden, att diskussionerna kring vad som ska ingå i revisionsplanen fungerar bra samt att internrevisionens rapporter är tydliga med en bra struktur. Det område som har fått sämst omdöme i enkäten är dialogen inför beslut om åtgärder på lämnade rekommendationer.