ONE BUSINESS - ONE APP ANVÄNDARMANUAL

Transkript

1 ONE BUSINESS - ONE APP ANVÄNDARMANUAL 1

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING KOM IGÅNG MED SHOPBOX SKAPA ETT ANVÄNDARKONTO 4 SKAPA EN BUTIK 4 STARTSIDA 5 SÅ HÄR LÄGGER DU TILL, ÄNDRAR ELLER TAR BORT PRODUKTER OCH KATEGORIER 6 SKAPA EN KATEGORI 6 SKAPA EN PRODUKT 7 ANPASSAT PRIS 8 ÄNDRA EN PRODUKT 8 FAVORITER 9 ÄNDRA EN KATEGORI 9 STARTA DAGEN 10

3 ANVÄNDARMANUAL ONE BUSINESS - ONE APP SÅ ANVÄNDER DU SHOPBOX LÄGG EN PRODUKT I VARUKORGEN 10 KONTANTBETALNING 11 KORTBETALNING 11 ALTERNATIVA BETALNINGSMETODER 12 SWIPP 12 ERBJUDANDEN 13 DE FYRA IKONERNA 14 BELOPP 14 RÄTTA ARTIKLAR 15 ÅTERKÖP 15 MENY 15 KASSA 16 KUNDER 16 TRANSAKTIONER 17 UTLÄGG 17 EKONOMI 18 PERSONAL 19 STAFF 19 BUTIK 20 INSTÄLLNINGAR 20 RAPPORTER 20 MIN PROFIL 21 ALLMÄNT 21 DASHBOARD 21 VILLKOR 22 SKRIVARE OCH SKANNER 22 TRÅDLÖS SKRIVARE 24 TRÅDAD SKRIVARE 25 KORTTERMINAL 25 KONTAKTER 26

4 KOM IGÅNG MED SHOPBOX SKAPA ETT ANVÄNDARKONTO Det första du måste göra innan du kan använda Shopbox är att skapa ett personligt Shopbox- konto. Det gör du genom att ladda ner Shopbox app från App store eller Windows store till din ios surfplatta eller Windows surfplatta. När du har laddat ner den så öppnar du appen och klickar på menyvalet skapa konto. Fyll i dina personuppgifter: Namn, e-post och välj därefter ett lösenord. SKAPA EN BUTIK Nästa steg är att skapa en butik i Shopbox. Antingen fyller du i ditt organisationsnummer direkt och laddar ner din butiks information i Shopbox eller så fyller du i all information manuellt. (Det sistnämnda alternativet gäller dock ej Sverige). 4

5 Glöm inte att godkänna Shopbox villkor innan du klickar dig vidare på fliken skapa butik. Du kan läsa alla villkor genom att klicka på länken Jag accepterar villkoren. Du har nu skapat en butik. Klicka på butikens namn för att börja använda Shopbox.. STARTSIDA Det här är det första du möts av när du startar Shopbox. De fyra ikoner du ser är genvägar till menyvalen kunder, kassan, ekonomi och personal. I mitten av övre delen kan du se dagens totala omsättning. 5

6 SÅ HÄR LÄGGER DU TILL, ÄNDRAR ELLER TAR BORT PRODUK- TER OCH KATEGORIER Du har nu en butik i Shopbox men för att du ska kunna använda din kassa måste du lägga till produkter och kategorier. Börja med att skapa de kategorier du vill ha. Nedan visas ett exempel på en kategori som lämpar sig väl för ett kafé som serverar kaffe och te, hot drinks. SKAPA EN KATEGORI 1: Klicka på pennan uppe i det högra hörnet. 2: Klicka på ny kategori och namnge din kategori. Du kan även fylla i en kort beskrivning av din kategori. 3: Klicka på kameran och ta en bild som kan representera din kategori eller ladda upp ett befintligt foto från din surfplatta. 4: Klicka på paletten för att färgsätta din kategori. Det kan vara enklare att urskilja vilken kategori som används om du färgsätter dem. 5: Glöm inte att klicka på spara. Nu är din kategori klar! Nästa steg är att skapa en produkt i din kategori. Klicka på kategorin du precis skapade. 6

7 SKAPA EN PRODUKT När du öppnar din kategori möts du av texten: Tyvärr har du inte några produkter i denna kategori. Klicka på pennan uppe i det högra hörnet för att skapa en produkt. Därefter klickar du på boxen med plustecknet i och skriver in det namn du vill att produkten ska ha samt vilket pris den ska säljas för. Efter det kan du välja att lägga till ett foto eller en färg till din produkt på samma sätt som du gjorde när du skapade din kategori. Om dina produkter har en EAN/ streckkod så skriver du in den informationen här så att du kan skanna dina artiklar med hjälp av din skanner. Om du vill ändra enhet för din produkt kan du välja mellan gram, kilo etc. Genom att ändra enhet till kilo får din produkt ett kilopris istället för ett styckpris. Nu har du lyckats skapa en produkt i din kategori och kan börja sälja den. 7

8 ANPASSAT PRIS Om du har en produkt där försäljningspriset varierar så lägger du till den artikeln med försäljningspris noll. När du sedan klickar på produkten kommer Shopbox att fråga dig efter ett försäljningspris och du kommer då få fylla i det manuellt. ÄNDRA EN PRODUKT När du vill ändra en produkt så klickar du först på den kategori som produkten är placerad i. Därefter klickar du på pennan uppe i det högra hörnet varpå alla produkter i kategorin börjar röra sig och du kan enkelt klicka på den enskilda produkt som du vill redigera. 8

9 FAVORITER Om du har produkter som du säljer mer frekvent, kan du välja att göra dem till dina favoriter. På så sätt läggs de på din hemskärm och blir lättillgängliga. För att göra en produkt till din favorit så klickar du på stjärnan som finns nedanför produkten i produktfönstret. ÄNDRA EN KATEGORI Om du vill ändra en kategori så klickar du på pennan uppe i det högra hörnet. Alla kategorier kommer då att börja skaka och då kan du enkelt ändra den. När du har klickat på den kategori du vill ändra kommer det här fönstret upp. Här kan du ändra namn, beskrivning, foto, färg eller radera kategorin. 9

10 STARTA DAGEN Det första du måste göra när du öppnar kassan i Shopbox är att skriva in din växelkassa i popup-rutan som visas direkt. Det här beloppet kommer även att visas i din dagsavslutsrapport som du får när du avslutar dagen och kassan är räknad. SÅ ANVÄNDER DU SHOPBOX PLACERA EN PRODUKT I VARUKORGEN När du vill sälja en produkt klickar du på produkten och den placeras då automatiskt i varukorgen som finns till höger på skärmen. Under varukorgen finns menyvalet betalningsmetoder där du kan välja mellan kontant, kort eller annat betalningsalternativ. Annat betalningsalternativ inkluderar mobil-betalning, Swipp, kuponger, att dela notans totala belopp mellan kort eller kontant. 10

11 KONTANTBETALNING När du tar emot kontanter klickar du på menyvalet kontantbetalning. Du får då upp en ruta där du fyller i beloppet som du har tagit emot från kunden och nedanför beloppet visas växeln som kunden ska få tillbaka. Klicka sedan på Nästa. När du har gjort det öppnas ett nytt fönster som visar att din betalning är registrerad och slutförd. Efter det har du tre alternativ: 1: Du kan skriva ut ett kvitto till kunden. 2: Du kan skicka ett kvitto till kunden/ kunderna via e-post. 3: Du kan klicka på stäng och gå vidare till nästa försäljning om kunden inte vill ha något kvitto. KORTBETALNING När kunden vill betala med kort trycker du på menyvalet kort under fliken betalningsmetoder. Om du har en integrerad kortterminal kommer beloppet automatiskt att skickas till terminalen. När transaktionen har blivit accepterad kommer du att föras vidare till fönstret betalning accepterad. 11

12 ALTERNATIVA BETALNINGSMETODER Under menyvalet alternativa betalningsmetoder finns det fyra betalningsalternativ att välja mellan. 1: Swipp 2: Kupong/ presentkort 3: Mobilbetalning 4: Delad betalning SWIPP Om du har ett Swippkonto kan du koppla det till din Shopbox. Det gör du enklast genom att höra av dig till din kontaktperson på Shopbox som gärna hjälper dig att koppla funktionen åt dig. Din kontaktperson kommer då att fråga dig efter din produktnyckel samt din hemliga nyckel. När inställningen är klar kan du ta emot betalning via Swipp. För att ta betalt via Swipp trycker du på menyvalet Swipp och din kamera på surfplattan öppnas och kunden kan då hålla sin mobiltelefon med sin Swipp QR kod framför din kamera (se bilden). När din surfplatta har läst av QR koden och Shopbox har tagit del av informationen kommer beloppet automatiskt att skickas till kunden som då måste godkänna beloppet för att transaktionen ska gå igenom. När beloppet har blivit godkänt av kunden kommer transaktionen att registreras och du kommer då att se betalning accepterad på skärmen. Efter det kan du välja om du vill skriva ut eller e-posta ett kvitto till kunden. (Gäller ej Sverige). 12

13 ERBJUDANDEN Om du vill sälja en produkt till ett nedsatt pris måste du först klicka på produkten när den ligger i varukorgen (se den gula pilen). Nästa steg är att fylla i det nya försäljningspriset manuellt i rutan som kommer upp på skärmen. Du kan även välja att fylla i en procentuell prissänkning som då dras bort från det ursprungliga priset direkt. I samma fönster kan du även skriva in en kommentar till varför du sålde produkten till ett nedsatt pris och när du har gjort det klickar du på spara. Det nya försäljningspriset kommer då att visas med gröna siffror på skärmen och under det kommer beloppet som är avdraget från det ursprungliga priset att synas i rött. Om du vill ge rabatt på en hel nota så gör du det enklast genom att klicka på % tecknet som visas här bredvid med den gula pilen. När du klickar på den tas du vidare till ett fönster med fördefinierade ikoner som ger 5%, 10% eller 25% avdrag. Du kan även fylla i ett bestämt nedsatt pris. När du har gjort det klickar du på Ok. Beloppet kommer då att dras av från det totala beloppet som visas längst ner på skärmen. 13

14 DE FYRA IKONERNA Överst i varukorgen finns fyra ikoner. 1. Rabatter 2. Belopp 3. Returer 4. Radera Eftersom vi precis beskrev erbjudanden kommer vi att hoppa över den ikonen. Ikonen belopp används när du behöver lägga till ett pris som inte redan existerar i din meny. Ett exempel kan vara när din kund frågar efter en extra shot espresso i sin latte.. BELOPP När du klickar på belopp kommer det här fönstret att öppnas (se bild). Här kan du skriva in priset för den nya produkten och en kort beskrivning av vad du tar betalt för. Tillvalet och händelsen kommer att synas som en enskild produkt i varukorgen. 14

15 ÅTERKÖP För att genomföra en retur klickar du på menyvalet retur. Alla produkter som befinner sig i varukorgen kommer då att visas med en röd markering under sig (se bilden till vänster). När du lägger en produkt i varukorgen vid det här tillfället kommer produktens pris att dras av från din dagsintäckt. Du kan därefter klicka på kontanter och ge tillbaka samma belopp som kunden tidigare betalat för produkten. Du kan också återbetala via mobil-betalning. Om kunden vill köpa något vid samma tillfälle som kunden returnerar en produkt så trycker du två gånger på retur och sedan kan du flytta den nya produkten till varukorgen och slutföra köpet. RÄTTA ARTIKLAR Längst upp i varukorgens högra hörn finns menyvalet radera. Det valet raderar allt som finns i varukorgen. Om du bara vill radera en produkte i varukorgen så drar du fingret åt vänster på den utvalda produkten (se bilden med den gula pilen). En röd ruta kommer då upp bredvid produkten med texten radera. Klicka på texten så försvinner produkten från varukorgen. 15

16 MENY Längst upp i det vänstra hörnet finns det en liten ikon med tre horisontella linjer. Klicka på ikonen för att öppna menyn till vänster av skärmen (se bilden). - Startsida - Kassa - Kunder - Transaktioner - Utlägg - Ekonomi - Personal - Butik - Inställningar - Kontakta oss - Logga ut När du loggar in i Shopbox möts du av startsidan. På den första sidan får du information om dagens omsättning och vilka händelser som har inträffat. Du får även information om vilka kunder du haft samt ekonomin och personal. KASSA Kassa är kassaregistret och det kan du läsa om ovan. KUNDER När du klickar på kunder visas en lista på de personer som du har skickat ett elektroniskt kvitto till. Du kan även se kundernas e-postadresser här. Om du har skickat mer än ett kvitto till en kunds e-post kan du även se kundens historik precis som bilden visar. Du kan även lägga till ett namn och ett telefonnummer om du så önskar. 16

17 TRANSAKTIONER När du klickar på transaktioner visas en lista med alla dina Shopbox transaktioner. Du kan alltid återgå till en tidigare transaktion och skriva ut ett nytt kvitto, skicka ett kvitto med e-post till en kund eller avsluta en transaktion. Det är under transaktioner som du avslutar dagen och det gör du genom att räkna din kassa och stänga butiken för dagen. Se avsluta dagen. Om du har genomfört ett återköp står det retur med röda bokstäver tvärsöver transaktionen. Beloppet som den här transaktionen har kommer då att dras bort från dagens inkomst. UTLÄGG Under menyvalet utlägg kan du registrera och spara uppgifter kring dina inköp till din butik. Du gör det genom att klicka på lägg till inköp. En ruta kommer då upp på din skärm där du kan välja mellan att ladda upp en befintlig bild av ditt kvitto eller ta ett foto med kameran i din surfplatta av ditt kvitto. Därefter fyller du i följande information: - Namnet på butiken där köpet genomfördes. - Det totala beloppet. - Transaktionstyp (kontanter från kassan/ företagets kreditkort) - En kort beskrivning av vad du köpt. 17

18 Har du betalt inköpet med kontanter från dagskassan kommer beloppet att visas i din dagsrapport. Prata med din kontaktperson på Shopbox om du önskar se en rapport där dina utgifter syns eller ladda ner den själv via my.shopbox.com För att radera eller ändra en händelse i utlägg klickar du på pennan uppe i det högra hörnet och följer de instruktioner som visas (se den gula pilen på bilden). EKONOMI Under menyvalet ekonomi kan du se grafer och diagram samt ytterligare information om hur din försäljning och omsättning ligger till. Du kan skräddarsy din graf så att du kan se försäljningssiffrorna samt omsättningen under en månad, vecka, dag eller i realtid. Du kan även se informationen för din butiks försäljning och omsättning under en bestämd tidsperiod genom att välja ut två datum. Den här funktionen gör det enkelt för dig att få en överblick i försäljningen och din inkomst. 18

19 PERSONAL In the staff menu you can add or remove users and determine what type of access they should have. You can either make one profile for all of your employees or you can give them each their own individual profile. There are three types of profiles that each have different levels of access in relation to the functions in the system. - Admin - Staff - Finance Staff members listed as Admin have full access to everything STAFF Staff only have access to the counter, putting products in the basket and receiving payments. Staff profiles do not have access to sales figures, reports, etc. and they will not be able to create, edit, or delete categories or products. If you are trying to edit a product with a staff account, then you will experience an error message as shown in the picture. Finance: With a finance account you will have access to all the numbers and related tabs, but you will not be able to change or edit anything. The finance account is intended for your accountants so they can receive the automatically generated reports. For more on reports see section (??) under settings. 19

20 BUTIK Om du har mer än en butik kan du få en överblick över all information gällande dem. Här kan du följa deras försäljning och omsättning samt skapa en ny butik genom att klicka dig vidare på den gröna länken som visas. Inställningar. SETTINGS Under menyvalet inställningar kan du bestämma hur du vill att din butiks profil ska se ut. Du kan även ställa in funktioner för din skrivare och bestämma vad som ska stå på ditt kvitto. Glöm inte bort att fylla i moms beloppet. Om du har produkter som säljs utan moms så kan du höra av dig till din kontaktperson på Shopbox och bli guidad genom den här inställningen. RAPPORTER Under menyvalet rapporter kan du välja om du vill se en rapport för hur din försäljning och omsättning går per dag, vecka, månad eller timme. Du kan även välja att skicka utvalda rapporter till din mail i efterhand. 20

21 MIN PROFIL Här kan du göra ändringar i din Shopboxprofil. Det är profilen som du loggar in med, mer än en profil kan ha tillgång till samma butik. ALLMÄNT Under fliken allmänt kan du välja om Shopbox ska visa bilder på dina produkter eller om en ljudeffekt ska höras när en betalning går igenom. Du kan också välja att aktivera en pinkod. För att skapa en pinkod måste du först skriva in den i my.shopbox.com och därefter aktivera den under det här menyvalet. Pinkoden kan sedan användas då du ska genomföra en retur eller när du ska sälja en produkt till ett nedsatt pris. När du gör det kommer Shopbox automatiskt att fråga dig efter din pinkod. För mer information om pinkoder läs på my.shopbox.com. DASHBOARD Under menyvalet dashboard kan du flytta och arrengera dina menyval och genvägar som finns på första sidan. Du gör det genom att dra och droppa dem dit du vill ha dem. De fyra menyvalen som ligger överst kommer automatiskt att synas på din butiks startsida. 21

22 VILLKOR Här kan du läsa Shopbox villkor. Du kan även läsa dem på vår hemsida SKRIVARE OCH SKANNER I det här menyvalet anpassar du inställningarnana för din skrivare och skanner. Det finns flera typer av skrivare som du kan använda tillsammans med Shopbox. Bluetooth, Ethernet samt Wifi. Det dom har gemensamt är: Om du har en simpel lösning tillsammans med en STAR-printer så är det bara STAR-printer knappen som behöver slås på. Klicka nedan på fältet skrivare. 22

23 Välj skrivare genom att skrolla i det grå pop- up fönstret. När du har valt skrivare kommer en svart meny upp och i den kan du välja storleken på pappret på ditt kvitto. STAR- printer = 3 inches och mpop- printer ger ett kvitto på = 2 inches. Nu är din skrivare klar att användas. Så kopplar du din skrivare för att göra den synlig i menyvalet skrivare och skanner 23

24 TRÅDLÖS SKRIVARE Börja med att koppla in din skrivare i ett eluttag så den får ström. När du har gjort det kommer den lilla lampan längst till vänster på baksidan av din skrivare att lysa grönt. (Precis som bilden bredvid visar). Klicka på PAIR knappen i sex sekunder tills lampan börjar blinka. När den har börjat blinka kommer den att synas i inställningar för trådlös skrivare. Välj inställningar på förstasidan på din surfplatta och inte inne i Shopbox appen. Välj därefter din surfplattas trådlösa inställningar och klicka på STAR skrivare för att koppla de två samman. Det går att koppla samman dem medans den gröna lampan på baksidan av din skrivare blinkar. För att det ska fungera måste du se till att din ipads bluetooth funktion är påslagen. När din skrivare har kopplats samman med din surfplatta kommer en blå lampa börja blinka istället för den gröna. Din skrivare har då kopplats ihop med din surfplatta. Därefter går du in i dina inställningar i Shopbox appen och väljer skrivare och skanner. 24

25 ONE BUSINESS -- ONE APP TRÅDAD SKRIVARE När du använder en trådad skrivare måste du börja med att ansluta din surfplatta och din skrivare till din rauter. De båda enheterna måste vara kopplade till samma internetanslutning. Under menyvalet inställningar kan du välja internetuppkoppling till din surfplatta och se så det är den samma som din skrivare är kopplad till. KORTTERMINAL Om du har en integrerad kortterminal så måste du ställa in den i inställningar. Bilden bredvid visar ett exempel. Först måste du göra det möjligt för kortläsaren att kopplas samman. Därefter fyller du i kortterminalens IP- nummer och terminalport. Du finner din kortterminals IP- nummer i menyn under Hjälp. Terminal porten är oftast

26 KONTAKTA OSS Shopbox kontor har öppet varje vardag mellan Du kan nå oss på Eller skicka ett mail till