SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 1 (30) Personalnämnden

Transkript

1 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 1 (30) Plats och tid KS sammanträdesrum, kl Beslutande Harriet Classon, ordf Alf Marklund Lennart Burvall Tomas Teglund, tjg ers Ulf Grape, tjg ers Övriga deltagande Annika Nyman, ers Helena Stefansson Nilsson, ers Kristin Lindgren, personalchef Britta Fahlgren Adolfsson, bitr personalchef Maria Berggren, gruppchef Lotta Fahlgren, personalhandläggare Bo Rehnberg, revisor Thomas Nordenstam, revisor Örjan Lejdal, TCO Doris Lindberg, assistent Utses att justera Ulf Grape, Alf Marklund ers Paragrafer Underskrifter.. /Harriet Classon, ordförande/ /Doris Lindberg, sekreterare/.. /Alf Marklund, protokollsjusterare/ BEVIS OM ANSLAG Justering av personalnämndens protokoll har tillkännagivits på kommunens anslagstavla Sammanträdesdatum Anslaget har satts upp Anslaget tas ner efter Förvaringsplats för protokollet Personalnämndens kansli Underskrift. Doris Lindberg

2 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 2 Pn 144 Dnr Kommunhälsan hälsoläget Hälsoläget vid kommunhälsan är fortfarande gott. Personalnämndens beslut Rapporten noteras.

3 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 3 Pn 145 Dnr Kommunhälsans anslagsuppföljningen oktober 2007 Det ackumulerade utfallet för perioden uppgår till tkr vilket innebär en resultatförbättring med 172 tkr i förhållande till motsvarande period föregående år. Resultatförändringen beror i huvudsak på att vi har något högre intäkter än förra året och samtidigt har vi minskat övriga kostnader på ett effektivt sätt. Behovet av utbildningsinsatser har kommit igång sent pga att kompetensplanen blev klar först i april månad. Prognos 2007 I förhållande till årsbudgeten på tkr beräknas årsprognosen uppgå till tkr vilket innebär ett överskott på 300 tkr. Känsligheten i lämnad prognos bedöms till kr Största osäkerheten ligger i att beräkna intäkter för sålda tjänster enligt avtal till bolagen. Personalnämndens beslut Anslagsuppföljningen godkänns.

4 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 4 Pn 146 Dnr Hälsoläget totalt för kommunen Personalchef Kristin Lindgren kommenterar den rapport om hälsoläget per oktober som varit utskickad och konstaterar att sjukfrånvaron fortsätter minska. Personalnämndens beslut Informationen noteras.

5 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 5 Pn 147 Dnr Ansökan om medel för omställning, skol- och kulturkontoret Skol- och kulturkontoret har inkommit med ansökan om finansiering med kronor av utbildning för lärare 1-7. Utbildningen syftar till att ge dessa lärare behörighet till förskollärare och därmed öka placeringsmöjligheterna för redan tillsvidareanställda som annars riskerar övertalighet. Bakgrund I skol- och kulturkontorets strukturplan har stora förändringar på personalområdet presenterats i och med elevminskning och budgetunderskott. Fram till 2010 ska 330 årstjänster minskas då elevunderlaget när det gäller äldre elever minskar stadigt. Samtidigt ökar elevunderlaget förskoleverksamheten. En konsekvens av detta är inför höstterminen 2007 att fler är ej placerade än tidigare år. Utifrån detta har skol- och kulturkontoret presenterat en åtgärdsplan. Planen rör både uppstarten av en vikariepool samt hur lärare med dubbel behörighet ska erbjudas arbete för att de kompetenser som finns inom förvaltningen ska tas tillvara i så hög grad som möjligt relaterat till verksamhetens behov. Syftet är också att i så hög grad som möjligt nyttja redan tillsvidareanställda för olika vikariebehov och på så sätt som en första åtgärd försöka minska den totala bemanningen utan att behöva varsla tillsvidareanställda. Förvaltningen tittar också på olika generationsväxlingslösningar då det trots allt kommer stora pensionsavgångar och det vore olyckligt att helt sluta ta in vikarier utifrån ett kompetensförsörjningsperspektiv. Utöver det som beskrivits finns också behov att öka antalet anställda med dubbla kompetenser och då framförallt kompetens för arbete i förskolan. Det är där vi ser att vi har ett ökande elevunderlag men det är också en verksamhet där vi även tidigare haft viss brist på pedagoger.

6 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 6 Pn 147 fort Planering Skol- och kulturkontoret har fått möjlighet att köpa sex utbildningsplatser av Umeå kommun till en utbildning i behörighet till förskollärare för 1-7 lärare. Utbildningen sker på heltid under höstterminen. Dessa platser har tillsatts med medarbetare som antingen redan idag arbetar inom förskolan eller visat ett tydligt intresse att i framtiden arbeta inom förskolan. Finansiering beräknas ske genom att skol- och kulturkontoret bekostar 50% av lönekostnaderna samt resekostnader för berörda medarbetare, beräknas uppgå till ca kronor exkl sociala avgifter. Ansökan till personalnämnden utgör kostnaden för utbildningsplatserna, kronor. I denna ingår studielitteratur som efter genomförd utbildning ska tillfalla arbetsplatsen. Studiekontrakt har upprättats med medarbetarna som klargör respektive åtaganden enligt ovan, samt att medarbetaren förväntas arbeta inom hela sitt kompetensområde inom minst 2 år efter avslutad utbildning. I den tidigare nämnda åtgärdsplanen finns också förslag om en planerad fortsättning om den nu pågående utbildningen faller väl ut. Kommunledningskontoret föreslår personalnämnden bifalla ansökan. Personalnämndens beslut Bifall till ansökan.

7 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 7 Pn 151 Dnr Omreglering av anställning vid partiell varaktig sjukersättning Anställda som erhåller partiell varaktig sjukersättning som inte är tidsbegränsad omregleras enligt Allmänna Bestämmelser (AB) 12 mom 1. Omregleringen sker utifrån verksamhetens krav och arbetstagarens arbetsförmåga. Innan omreglering sker underrättar arbetsgivaren den fackliga organisationen som har rätt till överläggning. Omregleringen i Skellefteå kommun sköts av pensionshandläggarna på personalavdelningen i samverkan med berörd förvaltning. Omreglering sker med 25%, 50% och 75%. Försäkringskassan har endast ett heltidsmått vilket är 40 timmar/vecka. I Skellefteå kommun har vi tidigare utgått från den anställdes heltidsmått vilket kan variera mellan 40 timmar och ner till 34,56. Detta skapar anställningar på mindre än 20 timmar i veckan vilket kan bli olyckligt för den enskilde. När det gäller omreglering av anställningar där arbetsförmågan är 25% är det svårt att göra annat än att omreglera med 75% vilket innebär 10 timmar i veckan. I nya Allmänna Bestämmelser finns en skrivning där parterna varit överens om att eftersträva att anställningar ska vara 20 timmar/vecka. För att ha en god personalpolitik och i linje med gällande avtal föreslår kommunledningskontoret att alla som omregleras vid partiell varaktig sjukersättning enligt AB 12 mom 1 ska erbjudas minst 20 timmar vid 50% omreglering. När det gäller omreglering 75% förslås en gräns på 10 timmar och när det gäller omreglering med 25% föreslås ingen ändring. Personalnämndens beslut Vid omreglering av anställning vid partiell varaktig sjukersättning med 50% erbjuds anställning om minst 20 timmar. Vid omreglering av samma orsak med 75% erbjuds anställning om minst 10 timmar. Vid omreglering med 25% görs ingen ändring.

8 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 8 Pn 152 Dnr Skellefteå kommuns medarbetarundersökning 2007 Vid personalnämndens sammanträde uppdrogs åt kommunledningskontoret att fortsätta arbetet utifrån analysen. Efter behandling i kommunövergripande samverkan har komplettering under punkten mobbing/kränkande särbehandling gjorts. Ett mindre tillägg har också gjorts under punkten värdegrundsarbete. Resultaten från medarbetarundersökningen analyseras på olika nivåer inom organisationen och utifrån olika perspektiv. Sammanställningen här gäller det kommunövergripande resultatet i allmänhet. Det sker dessutom ett omfattande arbete inom varje förvaltning. För de yrkesgrupper som idag har hög sjukfrånvaro har Kommunhälsan analyserat resultaten. Arbete pågår även med att analysera skillnader i resultaten mellan kvinnors och mäns upplevelser av sin arbetssituation. Ekonomiavdelningen har analyserat området som gäller mål, styrning och resultatinriktning. Vilka åtgärder respektive förvaltning kommit fram till att just de ska fokusera på bör redovisas i 2007 års verksamhetsberättelse tillsammans med en beskrivning av hur man gått tillväga för att sprida och bearbeta resultatet inom hela sin organisation. Dessutom bör prioriterade områden framgå av kommande styrkort. Kommunledningskontoret föreslår att analysen ligger till grund för de fortsatta arbetet. Utifrån det kommunövergripande resultatet vad behöver vi jobba med? Könsperspektiv Resultatet av 2007 års medarbetarundersökning visar att det finns generella könsskillnader i hur man upplever sitt arbete, sin arbetsgivare och sina ledare. Bilden är komplex, och att utifrån det generella resultatet föreslå åtgärder med könsskillnader som utgångspunkt riskerar att få låg effektivitet. När vi ser på resultatet på respektive förvaltning ser vi att det finns differenser som indikerar att det är av betydelse att dela upp arbetet i mindre enheter.

9 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 9 Pn 152 forts Förslag utifrån enkätresultatet: Fortsatt analys av resultaten ur ett könsperspektiv, förvaltningsvis och i en del fall avdelningsvis. Stöd till med berörda chefer i arbetet med att komma tillrätta med könsskillnader som inte är funktionella. Ansvar: Kommunledningskontorets personalavdelning Tidpunkt: Påbörjat, klart juni 2008 Mål, styrning och resultatinriktning. Ekonomiavdelningen fortsätter sitt arbete vad gäller de analyser som gjorts kring området Revir Enkätresultatet visar att det finns en del revirtänkande inom organisationen. Det finns inom de olika förvaltningarna men även mellan organisationens olika delar. Förslag utifrån enkätresultatet: Ett sätt att minska revirtänkandet mellan förvaltningar är att fler får kännedom om vad andra faktiskt gör. De utvecklingsdagar som anordnas 4-5 december -07 är ett bra tillfälle att sprida information om olika verksamheter och ger möjlighet för anställda att träffa personer från andra arbetsställen. Utvecklingsdagarna är en del i det värdegrundsarbete som inletts (se avsnittet angående Helhetsintryck ) Ansvar: Kommunledningskontorets personalavdelning Tidpunkt: Planering pågår, genomförs 4-5 december 2007 Kompetens och utvecklingsmöjligheter/medarbetarsamtal Av resultatet framgår att många anser att de inte får den kompetensutveckling de skulle behöva och att deras kunskaper/erfarenheter inte tas tillvara. Genom medarbetarsamtal och utvecklingsplaner kartläggs individuella behov och möjligheter till utveckling på ett systematiserat sätt. Förslag utifrån enkätresultatet: I den utbildning som idag finns ang medarbetarsamtal läggs större vikt vid utvecklingsplanernas syfte och vad som kan ingå i dessa. Ansvar: Kommunledningskontorets personalavdelning Tidpunkt: vid nästa utbildningstillfälle, 4/3-08 Några olika förslag på mallar för utvecklingsplaner läggs in i Vägvisaren. Ansvar: Kommunledningskontorets personalavdelning Tidpunkt: december -07

10 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 10 Pn 152 forts Introduktion En väl fungerande introduktion till nyanställda (och till dem som varit borta från arbetet en längre tid) är av stor vikt både för individen och för organisationen. Att bli väl omhändertagen, veta vad man ska göra, vilka verktyg som finns och i vilket sammanhang man befinner sig i, kortar startsträckan för att komma igång och göra ett bra jobb samtidigt som det ger en positiv bild av arbetsgivaren. Förslag utifrån enkätresultatet: I Vägvisaren finns en checklista för introduktion. Den kompletteras med bra exempel på hur en introduktionsplan kan se ut. Ansvar: Kommunledningskontorets personalavdelning Tidpunkt: december -07 Två gånger/år bjuds alla nyanställda in till en kommunövergripande introduktion där representanter för kommunledningen och samtliga förvaltningar deltar. Detta för att visa att man som anställd är en del i en stor helhet - Skellefteå kommun är en arbetsgivare. Ansvar: Kommunledningskontoret Tidpunkt: start 1/11-07, nästa tillfälle 24/4-08. Sedan löpande 2 ggr/år vid ungefär samma tidpunkter. Konflikthantering Undersökningen visar att Skellefteå kommuns anställda är relativt nöjda med sin närmaste chef (jmf med andra undersökningar CMA har gjort). Det finns tydliga förbättringsområden där konflikthantering är det som har störst påverkan på helhetsattityden. Förslag utifrån enkätresultatet: För hösten -07 och hela -08 finns planerade utbildningar för chefer hur skapa en arbetsmiljö som tillåter att svårigheter tas upp Ansvar: Kommunledningskontorets personalavdelning Tidpunkt: Första utbildningen har redan startat, nästa start 1/ Fyra utbildningsgrupper planerade under -08. Ytterligare förslag på insats är att anordna utbildning för chefer och ledningsgrupper i förtroendefullt samarbete som lär ut metoder för konflikthantering både förebyggande och i redan pågående processer. Ansvar: Kommunledningskontorets personalavdelning Tidpunkt: Försök med en testgrupp under våren 2008

11 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 11 Pn 152 forts En grundlig analys för just denna fråga med hjälp av konsult som också har till uppgift att föreslå åtgärder. (Vi tror nämligen att svaren skiljer sig mellan olika arbetsplatser och åtgärderna kan ej ses som generella utan specifika utifrån grundorsak, arbetsplats och även storleken på gruppen.). Personalavdelningen vill fortsätta planering för detta och återkommer med projektplan och kostnadsberäkning i februari -08. Mobbing/kränkande särbehandling 7% av de som besvarat enkäten (ungefär = 450 personer) anger att de under det senaste året utsatts för mobbing eller kränkande särbehandling från arbetskamrater eller chefer. I den policy mot kränkande särbehandling, trakasserier och diskriminering som antogs av personalnämnden står. Enligt planen för lika behandling är målet att kommunens arbetsplatser präglas av ömsesidig tillit, respekt, öppenhet och delaktighet. Därför får ingen anställd, varken chef eller medarbetare, utsätta någon annan för särbehandling, trakasserier eller diskriminering. Förslag utifrån enkätresultatet: KÖS tar upp frågan på möte december 2007, hur implementera plan för lika behandling Förvaltningscheferna arbetar på förvaltningarna med frågan Guide, stödmaterial läggs in i Vägvisaren Ansvar: Kommunledningskontorets personalavdelning Tidpunkt: december -07 Stödresurs vid behov finns till för förvaltningarnas förfogande via Kommunhälsan Bearbetas i linjeorganisationen/samverkansgrupperna Återkoppling till KÖS via delårsrapporten augusti 2008 Arbetsklimat/hälsa Arbetsklimat och hälsa är även vid årets undersökning det delområde som kommunens medarbetare är minst nöjda med, även om resultatet förbättrats något sedan Hur delaktig man känner sig, hur mycket man kan påverka sin arbetssituation och att man har en rimlig arbetsbelastning är faktorer som i hög grad påverkar upplevelsen av den egna arbetsmiljön. Förslag utifrån enkätresultatet: Fortsatt analys av orsakerna till att arbetsklimat och hälsa på så många arbetsplatser upplevs som dålig. Exempel när det gäller arbetsbelastning: Har det betydelse om medarbetarna har önskad sysselsättningsgrad och/eller att verksamheten har utökad grundbemanning? (Detta kan vara ett ämne för examensarbete)

12 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 12 Pn 152 forts Ansvar: Kommunledningskontorets personalavdelning Tidpunkt: våren 2008 Kommunhälsan förankrar sina analyser vad gäller yrkesgrupper med hög sjukfrånvaro förvaltningsvis och lämnar förslag till åtgärder. Ansvar: Kommunhälsan Tidpunkt: december 2007 Pn 152 forts Helhetsintryck Medarbetarundersökningen inom Skellefteå kommun visar på ett bra resultat inom många delområden års resultat visar även en hel del förbättringar jämfört med den förra undersökningen. Det är fortfarande så att delområdena har högre värden än helhetsbilden av Skellefteå kommun som arbetsgivare. De flesta frågorna i enkäten handlar om närmiljön för de anställda, den egna arbetsgruppen, närmaste chef. Frågorna om helhetsintrycket innefattar då sannolikt det vi inte frågar om t ex högre chefer politiker eller rättare sagt de beslut som fattas av dessa och som påverkar det egna arbetet. Helhetsintrycket påverkas även av andras syn på kommunens verksamhet och kommunen som arbetsgivare. Löneläget jämfört med andra sektorer på arbetsmarknaden har också stor betydelse när man tar ställning till helhetsintrycket. Förslag utifrån enkätresultatet: Ytterligare analys av vad skillnaden i resultat vad gäller Helhetsintryck och andra områden i undersökningen kan bero på. Lämpligt som examensarbete med djupintervjuer som metod. Ansvar: Kommunledningskontorets personalavdelning Tidpunkt: våren 2008 Vid större förändringar görs konsekvensanalyser samt ett ordentligt förankringsarbete med tydlig information. (Påverkar helhetsintrycket men även delaktighet under Arbetsklimat/hälsa) Ansvar: Ansvarig chef Tidpunkt: Löpande Värdegrundsarbete vi ska kunna vara stolta över vårt arbete och vår arbetsgivare och ha högt i tak på våra arbetsplatser. Hur vi som redan är anställda beskriver våra arbeten och vår arbetsgivare sprids också utanför organisationen och har stor betydelse för arbetsgivarmärket. Värdegrundsarbetet har påbörjats. Ansvar: Kommunledningen Tidpunkt: Under hela 2008

13 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 13 Pn 152 forts Fortsatt intern marknadsföring av kommunens olika verksamheter, både inom och mellan förvaltningarna. Detta inleds vid utvecklingsdagarna men en fortsättning behövs vi måste veta vad som faktiskt görs inom organisationens olika delar, alltså vad det är vi kan vara stolta över! Personalavdelningen fortsätter planering av detta och återkommer. Ansvar: Kommunledningskontorets personalavdelning. Tidpunkt: Planering startar efter utvecklingsdagarna. Analys av löneläget Lönen är en central del av medarbetarens intryck av sin arbetsgivare. Hur står vi i förhållande till andra arbetsgivare. Finns skillnader vad gäller detta mellan olika kategorier? Detta är en central punkt för det fortsatta arbetet med att vara en attraktiv arbetsgivare för alla yrkeskategorier i vår organisation. Ansvar: Kommunledningskontorets personalavdelning Tidpunkt: Pågår, klart december Personalnämndens beslut Uppdra åt kommunledningskontoret att fortsätta arbeta utifrån analysen.

14 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 14 Pn 153 Dnr Översyn av befattningsbenämningar Det finns över 990 olika befattningsbenämningar inom Skellefteå kommun och det är svårt att få en bra helhetsbild när vi ska ta fram statistik och annat övrigt material som underlag till olika beslut. Det krävs i princip personkännedom för att det ska bli någorlunda korrekt och det är svårt i en organisation av Skellefteå kommuns storlek. Dessutom förekommer det att man inom samma yrke kan ha 4 olika befattningsbenämningar. När det gäller chefer är strukturen otydlig, samma befattningsbenämning betyder olika chefsnivåer på de olika förvaltningarna. Exempelvis avdelningschefer kan heta enhetschef på samma organisationsnivå men på olika förvaltningar, vilket skapar osäkerhet och förvirring. För att kunna skapa en bra struktur på befattningsbenämningarna föreslås att Personalavdelningen får i uppdrag att göra en översyn och skapa en tydlig struktur över vilka befattningsbenämningar som ska användas och vilka som ska förändras samt att resultatet följs upp av Personalnämnden innan årsskiftet 2008/2009. Personalnämndens beslut Bifall till förslaget.

15 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 15 Pn 154 Dnr Anslagsuppföljning oktober 2007, personalnämnden exkl. kommunhälsan Det ackumulerade utfallet per uppgår till 17,2 miljoner kr, vilket innebär en resultatförbättring med 6,9 miljoner kr i förhållande till motsvarande period föregående år. Resultatförändringen beror i huvudsak på ej nyttjad resultatöverföring. Ett antal fattade beslut om finansiering av olika projekt har ej utbetalts t o m denna period. Lägre förbrukning av rehabiliteringsanslagen har också hållit i sig under perioden. Viktiga händelser under perioden: Kontoansvariga rapporterar fortsatt positiv trend i arbetet med rehabilitering utifrån tydligare processbeskrivning. Bland annat minskar inslagen av lönekostnader. Kommunhälsans aktiva arbete med tidig rehabilitering bedöms haft betydelse för bl a ett mindre inflöde av långa sjukfall. Prognos 2007 Prognosen tyder fortfarande på ett överskott på 5 miljoner kronor. Känsligheten i lämnad prognos bedöms till + 1 miljon kronor Största osäkerheten beror på om beslutade och/eller genomförda aktiviteter utbetalas under året. Personalnämndens beslut Anslagsuppföljningen godkänns.

16 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 16 Pn 155 Dnr Personalnämndens ansvarsutövande kommunrevisionens berättelse Kommunens revisorer har överlämnat rapport om personalnämndens ansvarsutövande nämndens aktiva åtgärder för att leda, styra, följa upp och kontrollera verksamheten. Den nu aktuella granskningen ingår som en del av den årliga granskningen. Årets granskning har dels inriktats mot att bedöma om nämnden vidtagit tillräckliga åtgärder för att styra och kontrollera verksamheten under 2007, dels bedöma hur nämndens ansvarsutövande utvecklats under mandatperioden. Granskningen visar att personalnämndens ansvarsutövande i stort varit tillfredställande under år Bedömningen baseras på att; - Nämnden på ett tillfredställande sätt kunnat verifiera att den styr, följer upp och vidtar aktiva åtgärder inom ramen för sitt verksamhetsuppdrag - Nämnden har upprättat de planer som föreskrivs i lagstiftning - Nämnden bedöms till vissa delar fullgjort erhållna fullmäktigeuppdrag på ett tillfredställande sätt. För att vidareutveckla ansvarsutövandet rekommenderas nämnden att Vidareutveckla rutin för redovisning och verkställande av fullmäktigeuppdrag Formulera och använda effektivitetsmått för styrning och uppföljning av verksamheten Öka användandet av mätetal som möjliggör jämförelser med andra kommuner Pröva om nämndens reglemente ska revideras, bl a i fråga om beslutsrätt över verksamhetsavgifter. Ordförande konstaterar i den efterföljande diskussionen att revisionsrapporten ses som ett hjälpmedel i utvecklingen av nämndens arbete. Personalnämndens beslut Uppdra åt kommunledningskontoret och kommunhälsan att beakta synpunkterna och återkomma med förslag till åtgärder senast mars 2008.

17 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 17 Pn 156 Dnr Personalnämndens internkontrollplan 2007, uppföljning Administrativa kontroller Personalnämndens delegationer Enligt internkontrollplan skall kontrolleras att personalnämndens delegationsordning efterlevs. Kontrollen ska göras via stickprov. Stickprov har genomförts av nämndens sekreterare vad avser delegation att anställa och lönesätta personal vad avser en förvaltning under detta år. Inga oklarheter eller felaktigheter har hittats. Rutinerna fungerar bra. Vad avser delegation att bevilja tjänstledigheter har de brister i efterlevnaden som konstaterades 2006 avsevärt minskat under Särskild information om delegationsbestämmelser mm ingår i arbetsledarutbildningens avsnitt om arbetsrätt och kommunledningskontoret har förstärkt den delen i utbildningen. Särskild information ges i de regelbundna informationskanaler som finns upparbetade, t ex PA-Nytt och till personalutvecklare i olika nätverk. All information om delegationsregler mm framgår dessutom av den nya version av personalhandboken Vägvisaren som finns publicerad på Insidan (intranätet). Regler och anvisningar Regler och anvisningar beträffande rekrytering, rehabilitering, omplacering, arbetsmiljö mm finns publicerade på Insidan under rubriken personalhandboken Vägvisaren. Anvisningar har meddelats att information finns att hämta där. Utbildningsavsnitt finns också i den regelbundet återkommande arbetsledarutbildningen. Framtagande av underlag inför beslut i respektive ämnesområde har skett i nära samarbete med förvaltningarnas personalutvecklare och ingår naturligt i den introduktion som ges vid nyanställning av arbetsledare. Särskilda utbildningsinsatser har genomförts under 2007 avseende den nya rehabiliteringsprocessen. Dessutom ingår det i personalutvecklarnas roll som stödfunktion till arbetsledare att se till så att regler och anvisningar följs.

18 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 18 Pn 156 forts Någon annan uppföljning att berörda brukare är informerade har inte gjorts och kommunledningskontoret föreslår att det får räcka med det som ovan redovisats och att fortsatta ansträngningar att via utbildning och information bl a följa upp att gällande regler och anvisningar är kända och tillämpas. Arkivlag och arkivreglemente efterlevs genom att personakter och nämndens övriga handlingar förvaras i brandsäkert arkiv. Gallring sker regelbundet. Kommunledningskontorets medarbetare har genomgått utbildning i offentlighet och sekretess inkluderande dokumenthantering och arkivhantering. En särskild arbetsgrupp håller nu på att förbättra arkiveringsrutinerna och ta fram en dokumenthanteringsplan. Kommunhälsans patientjournaler förvaras i brandsäkert arkiv och gallras 1 gång per år. Redovisningskontroller Kontroll gjordes avseende attestreglemente mm samt representationsregler avseende 2006 års verksamhet. Enligt planen skall detta göras vartannat år och görs därför vid 2008 års uppföljning. Verksamhetskontroller Måluppfyllelse vad avser kommunhälsans verksamhet samt personalnämndens övriga kommunövergripande mål utifrån fastställt styrkort och verksamhetsplan bedöms i samband med delårs- och årsbokslut i enlighet med internkontrollplan och avvikelser rapporteras därmed. Inga stora avvikelser kan märkas. Hälsoläget och måluppfyllelse redovisas månadsvis i personalnämnden och bedömningen är att måluppfyllelse på årsbasis kommer att nås. Rehabiliteringsprojektet har avslutats under Gruppaktiviteterna i projektet har implementerats i kommunhälsans verksamhet och tidig rehabilitering som arbetsmetod har införts. Redovisning görs löpande via delårsbokslut. Ekonomiuppföljning redovisas och avstäms mot budget i enlighet med den av kommunstyrelsen fastställda tidplanen. Resultatet redovisas enligt fastställd metod i Mål och resultatstyrningsprocessen. Regelbunden information sker månadsvis till kommunhälsans personal och vid delårsbokslut till personalavdelningens medarbetare. Personalnämndens beslut Internkontrolluppföljningen godkänns

19 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 19 Pn 157 Dnr Internkontrollplan Personalnämnden 2008 tv Enligt reglemente för intern kontroll har nämnderna det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom verksamhetsområdet. Nämnden ska se till att en väl genomtänkt och tydlig arbets-, ansvars- och befogenhetsfördelning upprättas för den interna kontrollen inom verksamhetsområdet regler och anvisningar antas för den interna kontrollen inom verksamhetsområdet Personalavdelningen och Kommunhälsan har upprättat förslag till internkontrollplan för personalnämndens verksamhetsområde från 2008 och tills vidare enligt bilaga. Enligt planen fastställs frekvens för kontrollerna och vid upptäckta avvikelser kommer löpande redovisning att göras till nämnden. I övrigt föreslås att redovisning av gjorda kontroller redovisas i samband med anslagsuppföljning per 31 oktober varje år. Personalnämnden beslutar att fastställa internkontrollplan enligt bilaga att löpande redovisning görs vid avvikelser, samt att årlig redovisning görs vid anslagsuppföljning per 31 oktober varje år.

20 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 20 Pn 158 Dnr Utvärdering/sammanfattning av friåren 2005 och 2006 Friåret infördes den 1 januari 2005 och avslutades 31 december Under den tiden var 102 personer anställda av Skellefteå kommun beviljade friårsledighet, av dessa var 24 män. Personalnämnden uppdrog i februari 2006 åt kommunledningskontoret att göra en kvalitativ utvärdering liknande den som gjorts av Institutet för arbetsmarknadspolitisk utvärdering. Eftersom friårsreformen avslutades vid årsskiftet 2006/2007 har i samråd med personalnämndens ordförande en något mindre omfattande utvärdering gjorts. Utvärdering är gjord så att en enkät med sexton frågor skickades till de som varit friårslediga, de flesta frågorna med kryssalternativ som svar. Ytterligare en enkät med sexton frågor, de flesta med kryssalternativ, skickades ut till de nittioåtta personer som varit friårsvikarier. Antalet friårslediga och vikarier är olika beroende på att en och samma vikarie i några fall haft flera friårsvikariat under perioden. Av vikarierna var tjugosex män. Sammanfattning av svar från de som varit friårslediga Enkäten som skickades ut till de 102 personer som haft beviljad friårsledighet besvarades av 80%. Av männen var det 66% som besvarade enkäten och av kvinnorna var det 84% som svarade. De flesta som haft ledigt är i åldern år. Av de som besvarat enkäten är det endast 6% som har arbetsledande position. Övriga återfinns på övriga nivåer i verksamheten. Var arbetar de som varit lediga Den förvaltning som haft flest beviljade friårsledigheter under perioden, 36 personer är skol- och kulturkontoret och av dessa var det 35 personer som svarade på enkäten. Socialkontoret har haft 26 beviljade friårsledigheter och av dem var det 23 personer som svarade på enkäten.

21 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 21 Pn 158 forts Ett mindre antal av de som haft ledigt tillhörde tekniska kontoret, gymnasiekontoret, bygg- och miljökontoret, fastighetskontoret och kommunledningskontoret. Hur lång friårsledighet De flesta, 46 %, var lediga ett år, 10 % var lediga 3 månader och sedan var spridningen friårsledighet mellan fyra och elva månader (2-7 %) Anledning till friårsledighet 4 % uppger att de sökte friårsledigt för att starta eget 3 % för att ta hand om egna barn (som ett alternativ till barnomsorg) 7 % för att hjälpa/vårda anhörig 13 % för att studera 15 % för att resa. Det stora flertalet, 70 %, uppger att de sökte friårsledigt för att få egen ledighet/egen tid. 47 % säger att de hade behov av paus från jobbet 90 % uppger att de använt sin ledighet som planerat. Vad hände sedan Efter friårsledigheten gick 74 % tillbaka till sitt ordinarie arbete, med samma sysselsättningsgrad som tidigare. 6 % procent gick tillbaka till ordinarie arbete med högre sysselsättningsgrad än tidigare och 6 % gick tillbaka till ordinarie arbete med lägre sysselsättningsgrad än tidigare. Direkt efter ledigheten gick 6 % i pension. Ett fåtal tog ledigt för studier, gick på föräldraledighet, flyttade till annan ort, fick en ny tjänst inom sin förvaltning eller avslutade själv sin anställning. Förändring av lön IFAU, institutet för arbetsmarknadspolitisk utvärdering, visar i sin rapport (2005:10) att deras resultat överensstämmer med tidigare forskningsresultat att löneutvecklingen påverkas negativt av ledigheten. I genomsnitt tjänar de lediga ungefär 3 % mindre per månad ett år efter ledigheten än vad som annars skulle ha varit fallet. I den här undersökningen uppger lite drygt hälften av de som svarat att de inte upplevt att deras lön påverkats av friårsledigheten. Helhetsomdöme av friårsledighet 67 % av de som svarat säger att om möjlighet gavs skulle de vara lediga igen. Av de som inte skulle ta den möjligheten har lite drygt hälften gett som motiv att de numera är/ska inom kort bli pensionär.

22 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 22 Pn 158 forts Ur ett helhetsperspektiv är 89 % av dem som svarat på enkäten nöjda med sin friårsledighet. Sammanfattning av svar från friårsvikarier. Enkäten skickades ut till 98 personer som varit friårsvikarier inom Skellefteå kommun. Den besvarades av 62 %. Bland männen svarade 58 % och av kvinnorna svarade 83 %. De flesta friårsvikarier var i åldern år. De allra flesta vikariaten har varit direkt för den som varit friårsledig, vikarien har utfört dennes arbetsuppgifter. 11 % av vikarierna säger att deras vikariat varit resultatet av en vikariekedja. 7 % av de som besvarat enkäten är osäkra om det varit en vikariekedja eller ett direkt vikariat. De flesta har haft ett friårsvikariat på ett år. 82 % av de som besvarat enkäten är som helhet nöjda med sitt vikariat, 13 % instämmer delvis i påståendet. Vilken arbetssituation hade vikarien innan sitt friårsvikariat. 33 % av de som besvarat enkäten kom direkt från annat arbete. 30 % av vikarierna hade varit utan sysselsättning i mindre än sex månader när de fick sitt friårsvikariat, 23 % hade varit utan sysselsättning mellan 6 månader och 2 år. Ett fåtal av vikarierna kom direkt från utbildning alternativt att de varit utan sysselsättning i 2 år eller mer. Vad hände i direkt anslutning till friårsvikariatet 39 personer fick fortsatt arbete inom Skellefteå kommun, de flesta på samma arbetsplats som friårsvikariatet. Av dessa fick 8 personer en tillsvidareanställning. 22 personer fick inte fortsatt anställning. I dag är 40 personer av de som tidigare hade friårsvikariat anställda av Skellefteå kommun. Introduktion avslutning av friårsvikariat En övervägande del av friårsvikarierna tycker att inskolningen var bra/mycket bra, detsamma gäller avslutningen av friårsvikariatet. Personalnämndens beslut Informationen noteras.

23 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 23 Pn 159 Dnr Sammanträdesdagar personalnämnden 2008 Kommunledningskontorets personalavdelning föreslår följande sammanträdesdagar 2008 för personalnämnden. 16 januari februari mars april maj Heldag 4 juni augusti september oktober november december OBS! torsdag Beredskap bör finnas att vid behov kunna börja kl Personalnämndens beslut Sammanträdesdagar 2008 fastställs.

24 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 24 Pn 160 Dnr Förslag till hantering av tidrapporter för timanställda Tjänstegrupplivförsäkringen kräver vid dödsfall uppgift om arbetade dagar under de sista fem månaderna av anställningstiden. Då försäkringsfall kan inträffa långt efter avslutad anställning och efterskydd fortfarande kan gälla på grund av till exempel sjukdom måste uppgifterna sparas och bör lämpligen lagras i centralarkivet. På grund av decentraliserad lönehantering finns tidrapporterna spridda på många olika platser. Kommunledningskontoret föreslår därför att tidrapporterna (T3) ska sparas och vid upprättande av ny dokumenthanteringsplan införs åtgärden. Personalnämnden beslutar Tidrapporterna (T3) ska sparas.

25 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 25 Pn 161 Dnr Löne- och förhandlingsärenden Inför löneöversynsprocessen 2008 presenteras utfallet från de nyligen avslutade förhandlingarna Dessutom presenteras jämförande lönestatistik och en omvärldsanalys. Information ges också beträffande det pågående arbetet med lönekartläggning. Processen med införande av individuella löner för Kommunals yrkesgrupper pågår. För lärar- och skolledarorganisationerna pågår centrala förhandlingar och Vårdförbundet har nyligen sagt upp sitt tillsvidareavtal på central nivå. Personalnämndens beslut Utifrån diskussioner som förs uppdras åt ordföranden att föra nödvändiga samtal och återkomma med rapport vid nästa sammanträde. Uppdras åt kommunledningskontoret att till sammanträdet i december presentera förslag till handlingsplan för jämställda löner.

26 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 26 Pn 162 Delgivningar Delgives och lägges till handlingarna. SKTF Anmälan/avanmälan/nyregistrering av fackliga förtroendemän , , Anmälan av skyddsombud vid kommunledningskontoret Dnr Kommunal Anmälan av arbetsplatsombud tiden ( Anmälan/avanmälan av arbetsplatsombud tiden Dnr Skellefteå kommuns Psykologförening (SACO) Anmälan av kontaktombud

27 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 27 Pn 163 Dnr Anmälan av delegationsbeslut Föreligger följande anmälningar av delegationsbeslut t o m Anställande tillsvidare. Anställande för viss tid, viss säsong eller visst arbete, över en månad. Anställnings upphörande. Återkallande av kungörelse. Fastställande av lön. Fackliga företrädares ledighet med avlöningsförmåner enligt LFF. Entledigande enligt Lag om anställningsskydd (förtidspension). Pensionsavgång för lärare. Arbetstidsminskning för lärare i samband med ansökan om delpension. Omreglering av anställning på grund av beviljad partiell förtidspension. Omreglering av anställning på grund av beviljad partiell sjukersättning. Fritidsstudiebidrag. Ersättning inom förslagsverksamheten. Personalnämndens beslut att lägga delegationsbesluten till handlingarna.

28 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 28

29 SKELLEFTEÅ KOMMUN PROTOKOLL 29