Minnesanteckningar från Nationella turistfiskeprojektets planeringsmöte vid Yxnerums hotel & conference i Leader Sommenbygd, maj 2011.

Transkript

1 Minnesanteckningar från Nationella turistfiskeprojektets planeringsmöte vid Yxnerums hotel & conference i Leader Sommenbygd, maj Deltagare: Kalle Hedin, Ordförande, Nationella turistfiskeprojektet Micke Norrbelius, projektledare Sören Oscarsson, projektledare Johan Johansson, projektledare Annelie Söderström, verksamhetsledare Karina Veinhede, projektledare Roland Byfalk, projektledare Lars Norin, verksamhetsledare Stefan Barenfeld, projektledare Gustaf Westring, projekthandläggare Mikael Eriksson, projektledare Roger Andersson, projektledare Jan Holgersson, projektledare Björn Broberg, LAG-ledamot Johanna Färdigh, Turismsamverkan Lars Emilsson, projektledare Jesper Larsson, projektledare Sussanne Johansson, Companion, Jan Lundh, projektledare Bertil Ceder, LAG-ledamot Kristian Kårdal, projektledare Torsten Sanden, LAG-ledamot Ulla Christina Dolk, verksamhetsledare Niclas Fjellström, projektledare Peter Ohlstenius, verksamhetsledare Torgny Lundquist, ordförande Lena Kello, Styrgruppsrepresentant Leader Nedre Dalälven Fisketurism i Gästrikland Leader 3sam Leader Blekinge Leader Gotland Leader Gränslandet Leader Gränslandet Leader Hälsingebygden Leader Hälsingebygden Leader Kustlandet Leader Linné Leader Linné Leader Mellansjölandet Leader N:a Skaraborg Leader Nedre Dalälven Leader Närheten Leader Polaris Leader Sjuhärad, Leader Skånes-Ess Leader Sommenbygd Leader Sommenbygd Leader Sommenbygd Leader Sommenbygd Leader Ystad-Österlenregionen Leader Ystad-Österlenregionen Leader Ystad-Österlenregionen Leader Ö:a + N:a Skaraborg Projektkansliet: Johan Hedin, It/Webmaster Henrik Larsson, Kontaktperson Syd-/Mellansverige Henrik Thomke, projektledare 1 Inledning Ulla-Christina Dolk, verksamhetsledare Leader Sommenbygd, hälsade deltagarna välkomna till Sommenbygd och Yxnerum. Sida 1 av 11

2 Ordföranden Kalle Hedin i Nationella turistfiskeprojektet (Ntf) hälsade alla välkomna till planeringsmötet. Vid höstmötet beslöts att styrgruppen ska träffas en gång i halvåret för att redovisa arbetet i projektet och ta emot synpunkter på arbetet. Antalet medverkande områden som ursprungligen beräknades till 15 har nu ökat till 23 och ytterligare några områden överväger deltagande. Arbetet med information till nya områden har krävt större resurser under en längre period än ursprungligen beräknat. Huvudorsaken till detta är ett växande intresse och behov av återkommande informationstillfällen inför beslutsfattande i olika LAG. Från landets norra delar har anslutningen av områden inte blivit den förväntade. Trots många informationstillfällen avvaktas det och osäkerhet kring olika nya och pågående projekt anges som orsak. 2 Presentation av deltagare och deltagande områden Genomfördes presentationsvarv och kort avrapportering från de medverkande projektens arbete. Genomgången gav en tydlig bild av variationen i arbetet hos de medverkande områdena. Flera områden ligger långt framme med etablerade lokala nätverk för utvecklandet av paket med fisketuristupplevelser och lokal förankring. Andra områden är inne i en uppstartsfas med nyligen rekryterad projektledare och påbörjade nätverksaktiviteter. Ytterligare andra områden arbetar med eller har precis gjort klar rekrytering av projektledare och ska börja sitt operativa arbete. Flera områden pekade på förseningar till följd av beslutshanteringen hos sin regionala tillsynsmyndighet. 3 Ekonomiuppföljning Ordförande Kalle Hedin gick igenom läget för verksamhetsåret fram till sista februari, varvid nämndes att det är unikt med ett projekt som fått så positivt centralt stöd. Projektet har under första året förbrukat mindre pengar än budgeterat beroende på som angetts ovan att flertalet områden lämnat besked eller kommit igång senare än beräknat. Ordföranden framförde att detta kan föranleda att en förlängning kan bli aktuellt av projektet. Uppföljning av intäkter och kostnader för Nationella turistfiskeprojektet, Intäkter Budget år 1 Utfall år 1 Leaderområden Jordbruksverket (korrigerad) Summa intäkter Kostnader Personal Köp av tjänst Administration Domän Sida 2 av 11

3 Resor Mässor Visningsresor Översättning Möten Summa kostnader Överförs till år Synpunkter som framkom i anslutning till den ekonomiska uppföljningen: Lars Norin: För att reglera samarbetet mellan vårt lokala projektnätverk och deltagarna i nätverket har vi valt att göra ett avtal med företagen, finns intresse går det bra ta del av det Lars Emilsson: Finns det pengar i budget, satsa resurser för att få fram bra fiskebilder? Henrik Larsson tar fram ett prissatt förslag till fotografering hos områdena och deras medverkande företag och anläggningar. Vi återkommer med ett förslag till projektledarna och prövar också om det finns möjlighet att delfinansiera det via Ntf:s budget. Torgny Lundquist: När vi inte hunnit arbeta upp medel är det värdefullt med en ordentlig strategisk diskussion. Roger Andersson: Hur ser budget ut, vad kan vi tillföra till den och hur kan vi påverka den Niclas Fjellström: Hur ska produkterna kvalitetssäkras? Projektledare Henrik Thomke beskrev att Ntf jobbar tillsammans med projekten i det framtagna 10-punktsprogrammet för att få kvalitativa medverkanden på webbplatsen. Omläggning av programmet: Beslöts ersätta Catch&Release-punkten på tisdag förmiddag med förslag rörande verksamhetsfrågor. 4 Mässuppföljning Henrik Thomke redovisade: Bl a har Ntf sedan hösten medverkat som utställare vid fem mässor (grönt nedan) och besökt två mässor (blått nedan) för utvärdering inför Mässorna har varit med publik inriktning avseende fisketurism och fiskeutrustning. Tydligt beskrivande och detaljerade reserapporter finns tillgängliga för de medverkande projekten på nätverkets webbsida. Dessa är ämnade för projektledarna att använda vid nätverksträffar och direkta företagsbesök och ska inte användas via e-post. En enkel utvärdering av de olika mässorna har gjorts med värdering från projektledningen av följande; Publikintresse, Branschdeltagande, Mediadeltagande, Praktiskt på plats, Allmänintryck. Skalan är: 1 (lägst) till 5 (högst). Sida 3 av 11

4 Länk till mässornas egna webbplatser finns på nätverkets internsida. Medverkan från nätverkets medverkande leaderområden på mässor har skett i Tyskland med Sjuhärad, Polen med Nedre Dalälven tillsammans med egen entreprenör, Danmark med företag från Skaraborg/Tiveden Flyfish och Polaris/Jockfall. Önskvärt är att öka intresset och möjligheterna för fler att delta då det ger mer kunskap att på plats själv ta till sig hur efterfrågan och konkurrensutbudet ser ut för den lokala marknaden. Detta stimulerar produktutveckling och nya marknadsföringsgrepp. Kommentarer från mötesdeltagare: Att få med sig utställare är en process som behöver tid. Vi kan engagera och locka till mässdeltagande med förberedelseträffar på hemmaplan. Mässmedverkan kan t.ex. göras som studiebesök med SwedenFishings monter som samlingspunkt. Det förenklar för de som vill börja i enklare skala. 5 Johan Hedin redovisar läget för webbsidan: Nivå ett och nivå två är igång. På nivå tre har inläggning av företagsfakta och de första produktuppgifterna påbörjats och fylls på löpande. Presentationen av företagsfakta nås nu via kartsöksfunktion och presenteras med bild, text och detaljkarta via fyra flikar samt med nedladdningsbar pdf-fil. Företagens prissatta produkter presenteras i nuläget med en skärmvisningsbild som kompletteras med en nedladdningsbar pdf-fil så snart program för detta installerats. Sökfunktion på anläggningsnamn, fiskeupplevelse och arter installeras på sidan allt eftersom. På frågan om det är tänkt att anläggningarna själva ska kunna redigera uppgifterna är svaret att tekniskt är systemet förberett för det men kärnfrågan är hur det kan kvalitetssäkras. Praktiskt ser det ut så här: Texter) Anläggningen lämnar manus i pdf-mallarna till lokala projektet för en första korrekturgenomgång > till Ntf för steg 2-korrektur > översättning till engelska > åter Ntf för inläggning i systemet. Bilder) Anläggningen skickar bilderna i anslutning till pdf-mallarna till Ntf > som gör bildbehandling, beskärning och konvertering till högupplöst bild för utskrift respektive lågupplöst bild för skärmvisning > namnsättning på engelska och inläggning i systemet. När kommer produkterna upp på webbsidan? De översätts och läggs sedan upp löpande. Sida 4 av 11

5 Förslag på resurshjälp för inläggning i systemet lämnat av Leader Mellansjölandet. Vi får också möjlighet att öka arbetsinsatsen med Henrik Larsson till 100 %. 6 Reklam-banners på SwedenFishing.com Henrik Thomke beskrev hur webbsidans design innehåller s.k. banners för reklam i två storlekar. Huvudsyfte med reklamen är dels för att öka innehållet av information och understryka tydligheten i webbsidans säljbudskap, dels att i ett nästa steg ge intäktsmöjligheter och ekonomisk bärighet efter projektets slut. Något Jordbruksverket också begärt kompletterande beskrivning av i anslutning till projektansökan. Storleken på banners mäts i pixlar och storleksförhållande visas med följande exempel: En avlång banner, för huvudspalten, storlek 595 x 130 pixlar. En kvadratiskt banner för den smalare högerspalten, storlek 280 x 280 pixlar. Ett program används för att målinrikta visningen av reklamen för de marknader och målgrupper som prioriteras av annonsören. En anläggnings annons kan styras så att den visas enbart för den holländska marknaden och ex vis även styras till att visas i utvalda städer. Ett ryskt rederis annons kan styras så den endast visas på de ryska sidorna, en polsk arrangörs visas på de polska sidorna etc. Annonser från flera anläggningar alterneras på en och samma plats tills överenskommet antal visningar uppnåtts eller för en avtalad period. Mötet kom fram till att reklam är viktig på sidan för intäkternas skull, framför allt efter projekttidens slut, men reklamen ger även ett mervärde för besökaren om den är bransch relaterad och kan ge ytterligare substans till webbplatsen. Ordförande förklarade att i nuläget är Nedre Dalälvens Intresseförening innehavare av webbsidan. Innan försäljning av bannerplatserna börjar får det klargöras hur det kan skötas i förhållande till det projektstöd vi har från Jordbruksverket. Mötet påpekade också att det är viktigt att eventuell reklam på anläggningsnivå, inte konkurrerar i de fall då enskild anläggning har avtal med t.ex. redskapstillverkare. Projektledningen återkommer med besked i dessa två frågor. Därtill betonade mötet att den ekonomiska frågan kring banners får vara prioritet två, och att mycket annat kommer före. Sida 5 av 11

6 7 Företagens fakta- och produktuppgifter Henrik Thomke redogör för att reviderade pdf-mallar finns nu upplagda för nedladdning på internsidan: Henrik Larsson berättar hur mallarna användes skarpt på nätverksutbildning i Leader Ranrike föregående vecka. Det känns skönt att mallarnas funktion efter en lång process nu är stabila för olika operativsystem, datorer och pdf-versioner. Det tillkommer ett par mindre justeringar och projektledarna ombeds påminna sina företag att kolla att de arbetar i en uppdaterad mall. Projektledarna framhöll att vi i det nationella projektet inte ska ha huvudansvaret för att innehållet i uppgifterna är kompletta och håller god kvalitet, det ligger på det lokala projektets ansvar. Projektledaren stämmer sedan av innehållet med Henrik Larsson alternativt Henrik Thomke och gör därefter de kompletteringar som behövs innan översättning. (Se även under punkten 5 ovan.) Önskemål uttrycktes om att lägga upp några exempel på väl ifyllda fakta-/produktmallar på internsidan. Läggs upp under Nätverksträffar Henrik Thomke redovisar att arbetet med avdelningen för fiske på Sveriges officiella internetsida löper på enligt upprättat avtal. Det är en mycket bra atmosfär i arbetet med Visit Sweden. 14 leaderområden har anmält att de önskar egen Point of interest-markör (POI) med vidarelänkning direkt till en sida med de egna företagen på SwedenFishing-sidan. Den pågående korrekturrunda från Visit Sweden:s redaktör ger projekten möjlighet att åtgärda brister som de ser finns i de omarbetade texterna. Vi får trafikinformation från VisitSweden. Viktigt att alla leaderområden som anmält sin medverkan snarast lämnar in sina uppgifter till Visit Sweden på webbsidan Ntf faktureras för dessa även om leaderområdet inte lagt in sina uppgifter. Det går bra för nytillkommande områden att ansluta i efterhand med POI. Närmare uppgifter för deltagande finns under punkt 9 i minnesanteckningarna samt i presentationsfilen Det nationella projektet fick i uppgift att se över om det finns möjlighet att omfördela budgetmedel för att ytterligare sänka den årliga kostnaden för POI för de medverkande områdena. 9 Bilder alltid aktuellt Henrik Larsson tog upp vikten av att projektledarna har en grov kännedom om hur bildurvalet ser ut i det egna området. Viktigast är att förmedla känslan för fiskeupplevelsen Sida 6 av 11

7 hos företaget och boendet exteriört och interiört. Ett första steg är att projektledarna ges möjlighet att ha större ansvar för detta genom att använda vägledningen för bilderna till faktabladen och produktbladen som finns på sidan två i filen Medvetenheten om behovet av bra bilder att använda i marknadsföringen är stort hos deltagarna. Nationella turistfiskeprojektet har inledningsvis köpt en samling bilder för att säkerställa bildtillgången. Från medverkande leaderområden och dess företag har det tillkommit bilder och i dagsläget finns det drygt 600 bilder. Tillgången är ojämn och i flera fall saknar områden och företag tillräckligt bra bildmaterial. Ntf:s Henrik Larsson fick i uppgift att ta fram ett förslag till hur en möjlighet till samordnad fotografering kan erbjudas områden och företag. Ntf ser även över om det kan vara möjligt att subventionera del av detta via det nationella projektets budget. 10 AU-representanter Under ledning av ordföranden genomfördes val av styrgruppens arbetsutskott (AU) fram till nästa års vårmöt. Mötet var ense om att tidigare geografiska fördelningsprincip bör fortsätta gälla. I enlighet härmed utsågs följande personer att ingå i AU: Syd (1 person) Torgny Lundqvist, Leader Ystad-Österlenregionen Väst (2 personer) Lars Emilsson, Leader Närheten Sassi Wemmer, Leader Sjuhärad Öst (1 person) Kristian Kårdal, Leader Sommenbygd Mitt Norr (1 person) Lars Norin, Leader Hälsingebygden Mitt Väst (1 person) Sören Oscarsson, Leader 3sam Norrland (1 person) Jesper Larsson, Leader Polaris Beslutades vidare att inför nästa vårmöte anmäls personförslag till AU i förväg. Vidare att till höstmötet frågan tas upp om vilken roll AU ska ha. 11 Kvalitetspunkter, uppföljning till nätverksarbetet ute i leaderområden Henrik Larsson redogjorde för erfarenheter vid nätverksträff i Leader Ranrike och utvecklade bl. a hur stor variationen i deltagarnas behov, fortsatta planering etc. är mellan olika områden. Ordföranden redogjorde för erfarenheter från de två halvdagarsutbildningar som genomförts i NeDa-området. Bl. a har efter önskemål där ett textunderlag tagits fram rörande fisket i NeDa-området som fungerar som underlag när företag arbetar med att fylla i sina faktamallar. Mycket uppskattat och finns även upplagt som exempel på internsidan - Henrik Thomke beskrev det program som är framtaget inför 2-dagars nätverksutbildning med Leader Hälsingland och Leader Hälsinglands nätverk. Finns upplagt på internsidan - Sida 7 av 11

8 12 Mässor, uppdatering av schema och arbetsexempel på lösningar för gemensam monter Den mässplanering vi arbetar med i nuläget är: Mån V Ons Tors Fre Lör Sön mån Sep 35 Lure&Fly, Holland, prel dat Nov 45 Hengelsport, Hertogenbosch 47 AngelWelt, Berlin Jan 1 Angelmesse, Duisburg 2 Pêche Loisirs, ClermontFerrant 4 WTM, Warsaw Feb 5 Salon De La Pêche, Paris Angelmesse, Karlsruhe 6 Sport Fishing Show, Bologna 7 Aqua-Fisch, Friedrichshafen Salon Eur des Pêches, Nantes Pescare, FlyFish&Spinn, Vicenza 8 For Fishing, Prag Angel/Fliegenf, Lingen Angling Fair, Poznan Mars 10 GoExpo, Helsingfors April 13 Visma, Rotterdam 15 Pehro, Tammerfors Maj 21 FlyFair/Dronten Vit = Ej klart med prioritet Grön = Prioritet att delta Gul = Förslag att delta Orange = Ej prio att delta Röd text = Oklar status i dagsläget Mötet tog upp möjlighet att medverka på mer turistinriktade mässor istället för rent fiskeinriktade mässor, vilket vi ska se på lämpliga alternativ för. Föreslogs att ta fram en enkel basutställning som de medverkande projekten kan använda vid olika lokala och regional mässor, workshops och träffar för att lyfta fram SwedenFishing.com. Vi återkommer med förslag på roll-up för detta ändamål. Påtalades att det till mässorna behövs lämpliga give-aways såsom papperskasse, dekaler, enhetliga namnskyltar för monterpersonalen och bildekaler att dela ut till gäster hos de medverkande företagen. Förslogs medverkan vid Vildmarksmässan i Stockholm. Detta för att profilera projektet tydligare visavi olika samarbetspartners i Sverige och för att ta tillvara möjligheten att nå Sverigemarknaden. Mötets mening var att placeras i anslutning till destinationerna, ej ihop med fiskeutrustning eller flugbindare. Ordföranden påtog sig att ta kontakt med mässledning för att få till stånd sådant upplägg. Henrik Thomke redogjorde för att gemensam mässmedverkan erbjudits intresserade områden möjlighet att till mycket starkt reducerat pris köpa plats i montern för att exponera Sida 8 av 11

9 sitt område o/e låta sina företag delta på plats. Följande är tre enkla skissexempel på hur det kan utformas: Långsträckt monter med plats för flexibelt antal områden/företag att medverka med egen del och marknadsföra sig. Back-screen för visning av bildspel i ena kanten och i andra samlingsdisk för SwedenFishing. Modulpris 2011, ca 1x3 m, 3 SEK. Flera projektledare framförde att det behöver få ta tid att jobba med det lokala projektets nätverksdeltagare för att få dem redo att delta som utställare eller för mässbesök. 13 Grupparbete visningsresor, hur förebereds och genomförs ett lyckat visningsbesök! Gruppernas redovisningar sammanfattade utifrån deras nedtecknade punkter. Syd: Träningsvisningsresa o Nationella + lokala + entreprenörer Haka på lokala arrangemang och marknadsför arbetet Budget, se punkter under 13 Verksamhetsfrågor. Väst: För och efterarbete VIKTIGT. Entreprenörernas faktapresentation och produktpresentationer klara innan marknadsföringsarbetet startas. Kvalitets- och Proffsighet i genomförandet. Klargör för oss vad besökande arrangörer/agenter och journalister förväntar sig och behöver ha ut av besöket. Sida 9 av 11

10 Ta också reda på vad entreprenören vill ha ut av besöket. Viktigt reda ut detta innan besöket! Mitt: Förväntningarna, hur ser det ut? Ankomst, välkomnandet, mottagandet/värdskapet planeras i detalj! Ärlighet! Tala alltid sanning! Produkten, hårdvaran (anläggning/utrustning/transport) samt Upplevelsen fisket, visningen, guidningen (reservalternativ vid väder/vattenståndsstörningar) ALLT kräver förebredelser! Ha planerat för möjlighet till inledande affärssamtal och strategi för bokningssamarbete. Avsluta med provköp om det går?? Göra upp om hur gå vidare om det är intressant! Återresa gör uppföljning! Utvärdera lokalt och i samarbete med Ntf. Sammanfattningsvis för lyckat visningsbesök gäller att man gjort rätt förberedelser och att det är klart vem som gör vad. Ntf bistår med reskostnader t/r området och med stöd och råd inför och under första besöken. 14 Verksamhetsfrågor Följande önskemål framfördes inför fortsatt planering och arbete: Webbsidan behöver hållas fräsch och kännas uppdaterad, viktigt satsa på det. Viktigast är att marknadsföra webbsidan och få upp trafiken till den så att den utgör ett starkt varumärke. Kom ihåg våra egna företags hemsidor och se till att det länkas från dem till (Två ikoner med länkinstruktion mailas till projektledarna.) Hur ser likviditeten ut nu är en sak. Även om den är god nu kommer den förr eller senare att belastas p.g.a. lång hanteringstid hos Jordbruksverket. Sätt fullt tryck på hela kedjan: Webbsida Mässor Produkter. Utnyttja budgeten fullt ut. Använd personalresurserna effektivt. Pengarna ska upparbetas till Mässdeltagande både på smalare ämnesmässor som bredare turistiska mässor, inte bara fiskemässor. 80/20, d.v.s. lägg tyngden på kända marknader och mindre del på nya marknader. (Frågan har behandlats tidigare vid projektansökan och även på höstmötet, innebärande att projektets strategi är att prioritera nya marknader för bättre genomslag och därmed större tillväxt.) Lokala marknadsförings-kit (roll-up med bra bilder, bildspel, videoslinga, giveaways) tas fram som marknadsför webbsidan och projektet, för mindre lokala mässor som projektledarna deltar på. Ntf bekostar materialet och de lokala projekten deltagandet och arbetet. Bilder/fotograferingserbjudande till områdenas företag. Ett set per geografiskt område: syd, öst, väst, mitt norr, mitt väst, norra delen. Ordentlig fart kommande året och följ upp och utvärdera; målgrupper, insatser, vad har gett resultat, vad har fungerat. Sida 10 av 11

11 Mässarbete -träningsläger, kickoff tillfälle inför gemensamt mässdeltagande, planera för namnskyltar, uppdukning, hur vi möter och tar hand om kunderna i montern, påsar, dekaler. Kraftfull annonsering närmaste tiden exempelvis i utländska branschtidningar, fiskeforum, banners. Annonsera om aktuella mässor som vi planerar att delta i passande webbnätverk och regional media. Registrera användare på större fiskeforum på nätet. Webbsida och produktblad först köp in mer personalresurs om det behövs. Marknadsplan för 2011 och 2012, köp in tjänsten om det behövs. Målgrupperna vi har, hur når vi mest effektivt olika målgrupper, vilka målgrupper prioriterar vi och hur gör vi det! Utgå från önskelista hos projekten som sammanställs och prioriteras. Ordnas snarast. Använd AU för att stämma av marknadsplanens innehåll. England prioriteras ej, vilket också var hela mötets uppfattning. Arbeta målinriktat och uthålligt. Se till att använda hela budgeten för Hjälp till lokalt med länkar till från lokala hemsidor, fiskevårdsområden och fiskeföreningar. Det ger oss även mer kunskap ute i landet om projektet. Snabbenkät mailas till projektledarna rörande marknadsprioriteringar. Projektledningen kommenterar alla goda synpunkter med att man ska göra vad man kan för att tillmötesgå redovisade synpunkter. Samtidigt konstateras att arbetet grundas på vad som angetts i projektansökan till Jordbruksverket, avtalen med medverkande områden och det arbete som gjordes vid planeringsträffen hösten 2010, Ordförande avslutade gruppredovisningen med att konstatera att dessa frågor kommer behandlas närmare under höstmötet. Vidare att verksamheten ska fortsätta efter projekttidens slut vilket blir en viktig fråga under kommande möten, och med början vid kommande höstmöte. 15 Datum för höstmöte Efter att ordet lämnats fritt beslöts att höstmötet planeras som ett möte lunch till lunch med tid avsatt före eller efter mötet för företagsbesök och prova på aktivitet. Preliminärt datum är oktober i Ystad/Österlen. Inga övriga frågor var anmälda. Ordförande tackar för intresse och engagemang under dagarna och avslutar konferensen. Vid Pennan Henrik Thomke Projektledare Justeras Kalle Hedin Ordförande Sida 11 av 11