Kommunal författningssamling för Smedjebackens kommun

Transkript

1 Kommunal författningssamling för Smedjebackens kommun Fastställd av Tfu 45 Den Teknik- och fritidsutskottet Tfu 45 Dnr Revidering av rutiner för hantering av leasingbilar Ärendebeskrivning Enligt beslut i kommunstyrelsen står tekniska kontoret som leasingtagare av kommunens leasingfordon fattades beslut om revidering avseende debiteringsrutinen gällande interna avgifter. Tekniska kontoret har administrerat betalning av leasingavgifter, fordonsskatt, besiktning och försäkringsavgifter. Intern fördelning av respektive bils kostnader har skett med hjälp av affärssystemets automatkonteringsfunktion. Nuläge Vid organisationsförändringen flyttades tekniska kontorets utförarverksamhet till bolagen. I och med detta finns inga leasingfordon kvar hos tekniska kontoret. Vid införande av elektronisk fakturahantering och minskning av personal vid tekniska kontoret föreslås att hanteringen förändras. Förslag Internfördelningen av kostnader upphör och respektive fordonsansvarig sköter all administration kring leasingbilarna. Rutin Tekniska kontoret (upphandlingsansvarig) upphandlar och står som leasingtagare till kommunens leasingfordon utifrån förvaltningarnas behov och önskemål. Förvaltning/avdelning ansvarar för att ha en fordonsansvarig för varje fordon och att aktuell förteckning finns tillgänglig för tekniska kontoret. Smedjebackens kommun Smedjebacken E-post: kommun@smedjebacken.se Telefon: Telefax: Bankgiro: Org.nr: SE Säte Smedjebacken

2 Teknik- och fritidsutskottet Kommunal författningssamling för Smedjebackens kommun Fastställd av Tfu 45 Den Förvaltning i samarbete med fordonsansvarig ansvarar för: All administration som berör leasingbilens kostnader (utom fordonsförsäkring) Att skador på fordon försäkringsanmäls och repareras Att fordon kontrollbesiktigas Att fordon har sommar- respektive vinterhjul enligt lag Att hjulbyte sker vår och höst och att kalibrering av alkolås sker samtidigt. Detta utförs av verkstaden, Smedjebackens Energi & Vatten AB Teknik- och fritidsutskottets förslag till kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen beslutar att annullera kommunstyrelsens beslut gällande rutiner för hantering av leasingbilar Teknik- och fritidsutskottet beslutar att uppdra till tekniska chefen att fastställa rutin för hantering av leasingbilar. Smedjebackens kommun Smedjebacken E-post: kommun@smedjebacken.se Telefon: Telefax: Bankgiro: Org.nr: SE Säte Smedjebacken

3 Riktlinjer för hantering av fordon inom Smedjebackens kommun Bakgrund Enligt beslut i Kommunstyrelsen , annulleras tidigare beslut gällande rutiner för hantering av leasingbilar. Tidigare internfördelning av kostnader upphör och respektive avdelning med fordonsansvarig sköter själva all administration kring fordonen. Rutin Upphandlingsenheten/tekniska kontoret upphandlar kommunens leasingfordon utifrån förvaltningarnas behov och önskemål. Förvaltning/avdelning ansvarar för att ha en fordonsansvarig för varje eget fordon och att aktuell förteckning finns tillgänglig för tekniska kontoret på samtliga fordon inom förvaltningen. Förvaltning i samarbete med fordonsansvarig ansvarar för: All administration som berör leasingbilens kostnader ( ej fordonsförsäkringen ) Att skador på fordonet anmäls till försäkringsbolaget och repareras omgående Att fordonet kontrollbesiktigas och att fel åtgärdas om behov finns Att fordonet har sommar- respektive vinterhjul enligt lag Att hjulbyte sker i rätt tid vår och höst enligt Transportstyrelsens regler Att kalibrering av alkolås sker i samband med däckbytena Att giltigt tankkort finns Kostnader Samtliga kostnader, såsom leasingavgifter, drivmedel, fordonsskatt, besiktning, service, reparationer, tvätt, däckbyten, självrisker m.m. som är förenade med fordonet administreras av avdelningen. Endast fordonsförsäkringen sköts centralt av ekonomiavdelningen som sedan debiterar ut kostnaden via Agresso. I leasingavtalet per fordon uppges avtalad körsträcka under leasingperioden. Det är viktigt att vi ligger så nära denna uppgivna körsträcka som möjligt, då avdelningen annars får betala för över- alternativt undermil. Max undermil som återbetalas är i regel ca 500 mil. Kontrollera att fordonet inte avviker från avtalad körsträcka. Om så är fallet bör fordonen cirkulera inom avdelningen så att körsträckorna fördelas jämnare emellan fordonen. Självrisken vid beräkning av skadereglering ligger i regel mellan kronor, beroende på fordon. Smedjebackens kommun Tekniska kontoret Smedjebacken E-post: tekniska.kontoret@smedjebacken.se Telefon: Telefax: Bankgiro: Org.nr: SE Säte Smedjebacken

4 Verkstad Avdelningen ansvarar för att varje fordon genomgår en årlig service som omfattar bl.a. byte på olja, oljefilter, luftfilter, kupéfilter och bränslefilter samt kontroll av fordonet enligt serviceschema. För tilläggsarbeten (oplanerade reparationer) i samband med service faktureras den verkliga kostnaden. Servicen utförs av verkstaden av Jörgen tel , Smedjebacken Energi & Vatten AB. Drivmedel och tankkort Kommunen har upphandlat avtal med OKQ8 för drivmedel till fordonen. Tankkort för Smedjebacken beställs via mail till: foretagskort@okq8.se Kundnummer hos OKQ8 som ska uppges för att koppla rätt fakturadress: Ekonomiavdelningen Kansliavdelningen Kulturenheten Miljö & Bygg Räddningstjänsten Familje- och utbildning Omsorgsnämnden Tekniska kontoret Kortvariant som ska beställas är N-3, vilket betyder att endast drivmedel och mindre förbrukningsdelar som vindrutetorkare, lampa etc. kan köpas på kortet. Begär också att korten ni beställer ska skickas direkt till OKQ8 i Smedjebacken. Inget kort ska ligga i fordonet. Fordonet tankas och vid betalning tar OKQ8 fram matchande kort. Dessa kort kan endast användas och tankas på OKQ8 i Smedjebacken. Några har andra kort och då hanterar ni dem som tidigare. Behöver en speciell yrkeskategori tankkort som kan tankas på OKQ8 stationer utanför Smedjebacken, t.ex. inom Individ och familjeomsorgen, begär kortvariant H-3. I Söderbärke finns bara Q-Star och där beställs kort via mail på info@qstar.se Kommunens kundnummer hos Q-Star: Försäkringsbolag Leasingfordon: När kommunen hämtar ut ett nytt fordon så ställer Säljaren på bilen mot Transportstyrelsen och sitt egna försäkringsbolag för bl.a. vagnskadegarantin. Vagnskadegarantin gäller i regel i tre år, därefter övergår fordonet till kommunens upphandlade försäkringsbolag. Vid köp av fordon gäller kommunens försäkringsbolag direkt. Exempel: Om en VW Golf leasas på fem år, så anmäler vi skador till If försäkringsbolag de tre första åren, som är Volkswagens (Bilmetros) försäkringsbolag för vagnskador. Därefter ska vi anmäla skadorna till kommunens upphandlade försäkringsbolag, som idag Sid 2 (4)

5 är Dalarnas Försäkringsbolag. Överflytten av fordonsförsäkringen sker automatiskt dem emellan. Anmälan Kom ihåg att se över bilen kontinuerligt och göra skadeanmälan direkt bilen får en vagnskada, trasig ruta etc. Anmäl även då isbildning gör att t.ex. framdörrskanter tar skada och viker sig. Föraren uppger direkt till fordonsansvarige som anmäler skada till respektive försäkringsbolag. Enkel skada som sprucket backspegelglas kanske SEABs verkstad kan hjälpa till med. Anmälan av skada görs genom att ringa till: De första tre åren under vagnskadegarantin, säljarens försäkringsbolag. Kontakta If-skadeförsäkring AB för VW fordon: Tel eller på Volvo och Renaultbilar, ring Gösta Samuelsson, Skadeärenden på tel Efter tre år och vid köpt fordon kontakta Dalarnas Försäkringsbolag: Om skadan gäller enbart på vår bil kan anmälan göras genom att: - ringa och begära avdelningen motorskador för en handläggare, - gå in på hemsidan Anmäl skada och fyll i, - eller skicka in blanketten Skadeanmälan - motorfordon. Om mer än en bil är inblandad ska alltid Skadeblanketten användas, för att båda förarna ska fylla i och skriva under den. Skadeblanketten skickas till: Dalarnas Försäkringsbolag c/o Länsförsäkring Kronoberg Digital dokumenthantering Box Växjö Vid skadeanmälan anges alltid: Fordonets registrerings nummer Vem som var föraren Personnummer på föraren Datum då skada skedde Platsen där det hände Vad som blivit skadat Trasig ruta Glas skador regleras genom att ta kontakt med vår avtalspart för glastjänster Weiberths Glas & Metall AB, Östra Storgatan 29, Ludvika. Tel: Sid 3 (4)

6 Vid besöket hos glasmästaren ska blanketten Skadeanmälan motorfordon vara ifylld, var skadan skedde och när. Glasmästaren reglerar då skadan mot försäkringsbolaget, det behöver inte kommunen göra. Återlämnande av leasingfordon Dessa saker ska finnas med i fordonet då det återlämnas till fordonsleverantören när leasingen upphör. - Kompletta sommar och vinterdäck - Motorvärmarsladd - Säkerhetsväst - Brandsläckare - Alkolås - Förbandsutrustning - Leasad inredning i lätt lastbil Handlingar i fordonet Dessa handlingar ska förvaras i fordonet: - Nybilsgarantin - Vagnskadegarantin - Serviceboken - Blanketten Skadeanmälan motorfordon Hjälp vid stopp Vid driftstopp på kommunens fordon vid exempelvis motorproblem, punktering, fastkörning etc. Dagtid: kontakta Jörgen på verkstaden, tel och hör efter om han kan hjälpa er. Utanför ordinarie arbetstid: ring Securitas bevakning, tel Om det inträffar utanför Smedjebackens kommun och fordonet fortfarande har nybilsgaranti, kan fordonstillverkarens Assistans kontaktas. Tekniska kontoret Inger Lodén Sid 4 (4)