Nya funktioner i Survey&Report 4.1

Transkript

1 Nya funktioner i Survey&Report 4.1 Oktober Nytt gränssnitt på startsidan Organisationer Menyändringar Mallar sidhuvuden och sidfötter Lägga till och importera respondenter E-post och utskick Användaradministration Publik förhandsgranskning Dokument- och bildarkivet Rapporter Övrigt

2 1. Nytt gränssnitt på startsidan Innan du väljer en enkät visar startsidan två listor med genvägar: Enkäter och Rapporter som ger dig snabb tillgång till dina senaste enkäter och rapporter. I enkätlistan finner du dina fyra senast ändrade enkäter, samt funktionerna Hitta enkät och Ny enkät. Under Rapporter ser du dina fyra senast ändrade rapporter, samt Hitta rapport och Ny rapport. När du har valt en enkät kommer startsidan att visa tre listor med genvägar för den valda enkäten: Enkätkonstruktion, Datainsamling och Rapporter. 2. Organisationer Organisationsstrukturen hjälper dig att tilldela behörigheter till olika enkäter, rapporter och mallar, samt respondenter till olika grupper av användare. Du kan exempelvis skapa en organisation för varje avdelning på företaget och sedan ge varje avdelning behörighet till enkäten om kundnöjdhet, men endast låta ekonomiavdelningen omiavdelningen redigera enkäter och använda mallar för företagssiffror. Tillgång till respondenter, enkäter, rapport- och enkätmallar, frågemallar såväl som designmallar kan begränsas genom kopplingen till organisationer. Användare kopplade till organisationer kan se alla enkäter, rapporter och mallar som är kopplade till just deras organisation. Om en användare är kopplad till flera organisationer räcker det att en av organisationerna är kopplad till exempelvis en mall, för att användaren ska ha tillgång till mallen. 2.1 Välj aktuell organisation Användare som är kopplade till två eller fler organisationer oner ser i programmets övre högra hörn en rullgardinslista. Genom att välja en av organisationerna i listan bestämmer du vilken organisation som du vill arbeta med. Du kommer därefter endast att se enkäter, rapporter, respondenter och mallar kopplade till den valda organisationen. 2

3 2.2 Administration Organisationerna är hierarkiskt strukturerade, vilket innebär att IT, t ex, kan vara huvudorganisation medan Support och Utveckling är underorganisationer. Under Administration > Organisationer kan du lägga till och redigera dina organisationer, samt se kopplade användare, enkäter och respondenter. Du kan lägga till så många undernivåer som du behöver och önskar Aktivera/inaktivera organisationsfunktionen Det kommer alltid att finnas en huvudorganisation i programmet. Vill du inte använda organisationer som ett sätt att begränsa användarbehörigheterna, lägger du helt enkelt inte till ytterligare organisationer. Läggs organisationer till kommer emellertid organisationsfunktionerna att aktiveras. Om organisationerna raderas, så att endast huvudorganisationen är kvar, kommer de funktioner som begränsar behörigheter att inaktiveras. Skulle du välja att radera en organisation, kan du ange vilken organisation som ska ärva den borttagna organisationens kopplingar. Om du inte väljer organisation för en enkät kommer alla organisationer att ha tillgång till den Användaradministrationdministration Användare kan kopplas till en eller flera organisationer under Administration > Användare. Här anger du också huvudorganisation per användare (den default-organisation som visas vid inloggning). Organisationen med symbolen är huvudorganisation. När du använder organisationsfunktionen måste varje användare i Survey&Report kopplas till åtminstone en organisation och ha minst en huvudorganisation (det kan vara samma). Du kan även importera kopplingar till existerande organisationer för varje användare via användarimport från fil eller via LDAP Lägg till användare via LDAP När du importerar användare via en LDAP-koppling kan du redan vid importtillfället välja vilken organisation och användargrupp användaren ska tillhöra. För att göra detta går du till Administration 3

4 > Användare > Från LDAP och klickar på Importera markerade användare i sidans nedre högra hörn. Om du aktiverar kryssrutan Uppdatera befintliga användare uppdateras alla användare som redan importerats via LDAP, och kommer från och med nu att tillhöra den organisation eller/och grupp som du väljer här. Med kryssrutan Behåll LDAP-definierad organisation om sådan finns försäkrar du dig om att alla användare som redan importerats via LDAP behåller sin tidigare definierade organisation Användarbehörigheter till enkäter Användarbehörigheterna till enkäter för specifika organisationer och användare bestäms under Enkät > Konstruktion > Grundläggande information > Behörighet. Om du väljer en organisation på en lägre nivå kommer korresponderande huvudorganisation att automatiskt få behörighet till enkäten. 4

5 Användare som arbetar med en enkät kan bara lägga till eller ta bort organisationer som han eller hon är kopplad till. Om en organisation användaren inte är kopplad till har valts kan han inte ändra dem. En användare har rätt att se och redigera en enkät som han eller hon är kopplad till och har motsvarande användarbehörigheter för. För att en användare ska kunna redigera en enkät måste åtminstone ett krav på vänster respektive höger sida uppfyllas: Användaren hör till en grupp som kan se/redigera anvisade enkäter Användaren finns i listan över behöriga användare Användaren hör till en användargrupp som finns i listan över behöriga användare Användaren hör till en organisation som har behörighet till enkäten OCH ELLER OCH ELLER OCH eller Användaren hör till en grupp som har rätt att se/redigera samtliga enkäter Användaren hör till en grupp som kan se/redigera anvisade enkäter eller Användaren hör till en grupp som har rätt att se/redigera samtliga enkäter Användaren hör till en grupp som har rätt att se/redigera samtliga enkäter 5

6 Ingen av de grupper som användaren tillhör kan ha Neka ikryssat under Tillgång till enkäter i användarinställningarna. Funktionen att lägga till behöriga användare (grupper) har justerats till den nya organisationsstrukturen. En användare som kan redigera en enkät kan även lägga till samtliga grupper som behöriga användare till just denna enkät. Denne användare kan också lägga till enskilda användare som tillhör åtminstone en av de egna organisationerna, i betydelsen organisationer som användaren är kopplad till. Om du väljer att inte arbeta med organisationer kommer denna del av funktionen att förbli oförändrad Användarrättigheter till mallar Du kan tilldela användare, användargrupper och organisationer olika behörigheter till dina mallar. På detta sätt kan du exempelvis göra utvalda frågemallar och sidhuvuden tillgängliga för vissa organisationer. (Se punkt 2.1 för ytterligare information.) Enkätmallar Frågemallar Enkätdesign Redigera tema Sidhuvud Sidfot Tack-meddelande Rapportdesign Redigera tema Sidhuvud Sidfot Konstruktion > Grundläggande information > Behörighet Redigera frågemall > (klicka på en frågetyp) > > Behörighet Redigera tema (på höger sida) > Behörighet Sidhuvud > Behörighet (flik längst upp på sidan) Sidfot > Behörighet (flik längst upp på sidan) Tack-meddelande > Behörighet (flik längst upp på sidan) Redigera tema (på höger sida) > Behörighet Sidhuvud > Behörighet (flik längst upp på sidan) Sidfot > Behörighet (flik längst upp på sidan) Respondenter Organisationsbehörigheten för respondenter kan redigeras i Respondentinformation under Administration > Respondenter. En användare kan endast lägga till respondenter till organisationen som han eller hon är kopplad till och för närvarande är aktiv i. 6

7 3. Menyändringar 3.1 Lägg till respondenter innan enkätkonstruktionen är avslutad Det är nu möjligt att lägga till respondenter till din enkät innan du avslutar konstruktionen. I enkätkonstruktionen finner du menyvalet Respondenter under Konstruktion.. När konstruktionen är avslutad finner du Respondenter under Datainsamling Ny struktur på mallmenyn Mallmenyn har till denna version genomgått en del förändringar. Du söker nu efter en enkätmall genom att först klicka på menyn Enkätmallar och sedan Hitta mall. Du finner även Fördefinierade rapporter under Enkätmallar. 3.2 Mallar nyheter Menyvalen Enkätdesign, Rapportdesign och Publik design har tillkommit till Mallmenyn. Förutom designteman kan du nu även redigera sidhuvuden, sidfötter och tack-meddelanden här, istället för under Administration. 4. Mallar sidhuvuden och sidfötter 4.1 Administration av sidhuvuden, sidfötter och tack-meddelanden Det är nu möjligt att skapa flera olika fördefinierade sidhuvud- och sidfotsmallar under mallmenyn. Sidhuvud- eller sidfotsmallar som du har tillgång till finner du i rullgardinsmenyn i sidans övre del på motsvarande designmallsmeny. Genom att klicka på Skapa kopia kopierar du sidhuvud- eller sidfotsmallen. 7

8 Observera! Om du väljer att radera ett sidhuvud eller en sidfot som används kommer alla enkäter där dessa finns att visas utan. 4.2 Sidhuvud, sidfot och tack-meddelanden i enkätmenyn En användare kan välja och förhandsgranska sidhuvuden och sidfötter som är tillgängliga för dennes organisation under Enkät > Konstruktion > Grundläggande information > Utseende. Om användaren tillhör fler än en organisation ser han först de sidhuvuden och sidfötter som är kopplade till den organisation han för tillfället arbetar i. Genom att klicka på Visa alla kan han emellertid välja mellan alla de sidhuvuden och sidfötter som hans organisationer har behörighet till. Det är möjligt att redigera era sidhuvud och sidfot för en utvald enkät. Du gör det genom att välja den enkät som du vill ändra sidhuvud/sidfot på och klicka på Konstruktion > Grundläggande information och sedan Sidhuvud/sidfot. Längst ner på sidan väljer du om det är sidhuvudet eller sidfoten som ska redigeras, och gör därefter dina ändringar. Det redigerade sidhuvudet eller sidfoten hittar du i rullgardinslistan med en asterisk (*) bredvid namnet. Endast ditt senast sparade sidhuvud/sidfot kommer att sparas. Tack-meddelanden under fliken Publicering fungerar på samma sätt. Om användaren har tillgång till en enkät som är kopplad till sidhuvud/sidfot som användaren inte har behörighet till kommer dessa att synas i grått i rullgardinslistan. Skulle användaren välja att spara ett annat sidhuvud/sidfot kommer det sidhuvud/sidfot som användaren inte hade behörighet till att försvinna från rullgardinslistan. 8

9 5. Lägga till och importera respondenter Gränssnittet för att importera respondenter har förnyats och från och med nu kan du lägga till och importera respondenter i samma popup-fönster. Detta görs genom att du går till Datainsamling > Respondenter och klickar på Lägg till respondenter längst ner på sidan. Genom att klicka Ny respondent i fönstrets vänstra sida kan du lägga till en ny respondent manuellt. Om du väljer en av följande flikar: Från respondentdatabas, Från enkät, Från e-postlista eller Från fil importerar du respondenter precis som vanligt. Koppla slutligen respondenterna till din enkät genom att klicka eller. 5.1 Enkätspecifika respondenter Du kan bestämma om du vill att de respondenter som lagts till ska vara enkätspecifika. Detta gör du genom att markera kryssrutan Lägg till som enkätspecifik respondent innan du klickar på Lägg till. 9

10 Enkätspecifika ika respondenter sparas endast i aktuell enkät och inte i respondentdatabasen. De kommer därför bara vara tillgängliga för de som har rätt till enkäten. 5.2 Slumpmässigt urval av respondenter Om du klickar på ikonen istället för får du möjlighet att låta programmet slump- mässigt välja några av dina förvalda respondenter till enkäten. 5.3 Lägg till respondenter från en e-postlista Det är nu möjligt att importera respondenter via en e-postlista. Du kan kopiera och klistra in en lista med e-postadresser (från exempelvis Excel), eller skriva in respondenternas e-postadress manuellt. Programmet plockar automatiskt ut namn och efternamn från dessa respondenter utifrån e- postlistan om e-postadressen är anders.andersson@artisan.se kommer programmet t ex att koppla anders andersson till adressen. Du kan lägga till så många e-postadresser som du önskar och kommatecken, semikolon, blanksteg eller radbrytning fungerar som skiljetecken. (Gå till Lägg till respondenter > Från e-postlista.) 6. E-post och utskick När e-postadresser för respondenter i en aktiv enkät ändras skickas det första e-postmeddelandet (om ett sådant finns) en gång till. 6.1 Skräddarsy svarsmejladresser Den mejladress som svar skickas till kan skrivas över och skräddarsys för varje enkät. (Enkät > Datainsamling > Utskick > Redigera utskick.) Du kan testa dina inställningar för att säkerställa att e- postmeddelandena skickas och tas emot på ett korrekt sätt. Detta gör du under Administration > E- post och utskick > E-postkonton. 6.2 Inkommande e-post Nya e-postmeddelanden visas med en e-postikon under Datainsamling > Utskick > Inkommande e- post. Ikonen försvinner så snart en användare klickar på fliken. Det finns en ny flik för inkommande e-post. Här finner du svarsmeddelanden och olevererbara e- postmeddelanden om en annan e-postadress inte angetts för respondentsvaren. Under rubriken Ursprungligt meddelande finner du information om de meddelanden som de studsande e- 10

11 postutskicken kommer ifrån. När enkäten mottagit nya e-postmeddelanden visas en ikon som indikerar att det finns olästa mejl. 7. Användaradministrationdministration 7.1 Användargrupper Istället för användarroller får användare nu sina behörigheter tilldelade via användargrupper (läs mer under rubriken Användarbehörigheter för användargrupper nedan). Administratören definierar olika användarbehörigheter för olika användargrupper och kopplar sedan varje användare till en eller flera grupper. Förutom de redan existerande användargrupperna Administratörer, Användare och om du använder tilläggsmodulerna SR-Advanced Report eller SR- Advanced Survey Rapportgranskare och Intervjuare, kan du nu skapa så många grupper som behövs och önskas. Rollen superadministratör har även lagts till i programmet. Superadministratören har behörighet till samtliga funktioner och man måste ha åtminstone en användare med superadministratörsbehörighet i systemet Användarbehörighet genom användargrupper Användare får sina behörigheter via användargrupper. Administratören lägger till grupper och definierar sedan användarbehörigheter per grupp under Administration > Användare > Grupper. Det finns detaljerade användarbehörigheter för de olika menyerna och funktionerna i programmet. Du kan välja mellan Ingen, Se, Redigera och Neka för varje menypunkt. Ingen = gruppen har inga behörigheter satta för funktionen Se = funktionen visas för användare i gruppen Redigera = funktionen kan redigeras Neka = en användare nekas alla rättigheter till fuktionen Neka är det högst rankade valet, följt av Redigera, Se och Ingen i den ordningen. Om en användare är kopplad till flera grupper kommer det högst rankade valet att bli använt för varje funktion. Exempel: En grupp tillåter en användare att se enkäter och en grupp tillåter honom att redigera enkäter. Detta innebär att han tillåts att redigera enkäter i systemet. Om funktionen har Neka i en av grupperna kommer han emellertid inte att ha tillgång till funktionen. 11

12 8. Publik förhandsgranskning Med den publika förhandsgranskningen kan du låta andra personer ta del av enkäten och godkänna den innan konstruktionen avslutas. I förhandsgranskningsläge har du också möjlighet att exempelvis testa dina kategorifilter före konstruktionens avslutande. Om du skapar en enkät med respondentkategorier kommer en knapp med texten Respondentkategorier att bli synlig i förhandsgranskningsläget. Klickar du på denna knapp kan du förhandsgranska enkäten från dina olika respondentkategoriers synvinkel. Det är bland annat möjligt att se om respondentfilter baserade på olika kategorier fungerar som de ska innan du avslutar konstruktionen. När konstruktionen är avslutad försvinner förhandsgranskningsfunktionen, nskningsfunktionen, men du kan aktivera den på nytt om du skulle vilja det. För att försäkra dig om att inga obehöriga kan förhandsgranska enkäten kan du välja att lösenordsskydda den. Du finner inställningen under Enkät > Konstruktion > Grundläggande information > Publicering: Publik förhandsgranskning. 9. Dokument- och bildarkivet I dokument- och bildarkivet finner du tre huvudmappar: En mapp med publika filer som är tillgänglig för alla användare som har tillgång till dokument- och bildarkivet. 12

13 En mapp kallad Användare som innehåller en mapp för varje användare. Endast Superadministratören har rätt att se innehållet i dessa undermappar. En mapp kallad Mina filer där varje användare har tillgång till sina egna filer. Superadministratören har tillgång till mappen och dess innehåll under mappen Användare. 10. Rapporter 10.1 Redigera rapportinnehåll Välj alla för att lägga till märkning Det är nu möjligt att vid Etiketter i redigeringsläget under Rapportinnehåll välja Markera alla. Detta låter dig lägga till eller ta bort samtliga etiketter som är tillgängliga för källan i den specifika serien Välj färgsättning Egendefinierade färger för diagram kan från och med nu bestämmas direkt i rapportens redigeringsläge. Du gör detta genom att klicka i kryssboxen Anpassa färgschema under Diagraminställningar den vänstra kolumnen, och sedan klicka på Färgschema bredvid. Därefter kan du bestämma färg på ditt diagram. 13

14 Avancerade inställningar för etiketter Avancerade inställningar för att visa etiketter under Diagraminställningar inställningar är nu tillgängligt. Markera kryssrutan Visa avancerade inställningar under rubriken Axlar för etiketter. Sprid ut, Förkorta och Bredvid axeln blir då valbara alternativ. Du kan även lägga till titel och ändra textstorlek och vinkel Länkade serier Du kan nu länka diagramtyp, stil och etiketter till en annan serie. Om ikonen visas bredvid Diagramtyp och du ändrar diagramtyp från stapel till linje, ändras det även i de andra serierna. Visas ikonen bredvid Diagramtyp kommer de förändringar som görs i en serie inte påverka övriga serier. Detta innebär att du exempelvis kan ha stapeldiagram i Serie 1 och linjediagram i Serie 2. 14

15 10.2 Enskilda svar i rapporter Genom att använda Enskilda svar som bakgrundsvariabel är det nu möjligt att se svar från varje enskild användare i rapporten. Du kan specificera om svarsvariabler ska inkluderas i rapportens dataset. Anonyma svar eller svar från respondenter kan användas som bakgrundsvariabler i tabeller, eller för att skapa delrapporter som endast innehåller svaren från en specifik användare. (Gå till Enkät > Konstruktion > Grundläggande information > Behörighet.) När du har aktiverat inställningen ser du alternativet Enskilda svar under menyn Rapporter > Dataset Default urvalslista för delrapporter När du skapar delrapporter kan du från och med nu skriva in din variabel direkt, innan du lägger till en urvalslista. En urvalslista med namn Standard skapas automatiskt Exportera data från Rapporter Vid dataexport från Rapporter och Delrapporter exporteras från och med nu endast det data som är synligt i rapporten Rapportgranskare ser de tjugo senast redigerade rapporterna Om du loggar in i programmet som Rapportgranskare kommer endast de tjugo senast redigerade rapporterna att synas. Klicka på Sök för att se andra rapporter som du vill läsa Ny diagramtyp för Matris sida vid sida En ny diagramtyp är nu tillgänglig: Positioneringsdiagram. Den låter dig visa resultatet av flera olika frågor i ett diagram, bra om du t ex använt dig av frågetypen Matris sida-vid-sida i enkäten. 11. Övrigt 11.1 Sök efter enkät baserat på dess status När du letar efter en enkät är det nu möjligt att göra sökningen baserat på dess status. Om du exempelvis väljer Pågående i statusfältet kommer alla pågående enkäter, samt alla enkäter med ett enkätnamn som innehåller pågående att listas. Programmet genomför sökningen i kolumnerna Enkätnamn, Status och Typ. 15

16 11.2 Generera rapporter från fördefinierade rapportmallar När du konstruerar en enkät utifrån en enkätmall som använder sig av fördefinierade rapporter, kan du från och med nu skapa en ny rapport direkt från mallen. Detta görs från enkätens huvudsida där du klickar på Skapa rapport längst ner på sidan Klistra in utan format I den lilla svarsvalsrutan klistras text nu in utan att formatet kommer med. Om du exempelvis kopierar en text från Word med teckenstorlek 16 och teckensnitt Times New Roman, klistras texten in utan formatering Sidbrytning efter inledningstext Inledningstext kan från och med nu visas på en separat sida före den faktiska enkäten. Du finner denna inställning under Enkät > Konstruktion > Grundläggande information > Utseende Ta bort uppladade filer från pappersenkäter Du kan välja att ta bort alla uppladdade PDF-filer automatiskt så snart enkäten är avslutad. Du hittar inställningen under Enkät > Datainsamling > Pappersenkät Lägg till filtervillkor direkt När du skapar ett filter och skriver in filternamnet öppnas dialogrutan Lägg till villkor automatiskt Alternativ placering Du kan justera utrymmet mellan svarsalternativen för dina enkätfrågor, antingen för respektive fråga, eller för samtliga. Detta görs under Design > Frågeinställningar > Anstånd mellan svarsalternativ. 16

17 11.8 Skräddarsydda programfärger Det är nu möjligt att själv bestämma programfärgerna, och detta görs under Inställningar > Applikation > Tema. Om du vill att Survey&Report ska ha era företagsfärger är du välkommen att kontakta oss vi hjälper gärna till Säkerhetsvarning: Administratörslösenordet har inte ändrats Om du loggar in som superadministratör och inte har ändrat ditt lösenord från default (admin/admin) kommer du att se en varningsruta som informerar om att du bör byta lösenord. Ifall du väljer att genast byta lösen försvinner rutan; om du klickar på Bekräfta försvinner rutan och visas aldrig igen; om du klickar på Dölj tillfälligt försvinner rutan tillfälligt, men visas igen nästa gång du loggar in. 17