FAIRWAY. Tidredovisning II HANDBOK

Transkript

1 FAIRWAY Tidredovisning II HANDBOK

2 COPYRIGHT Malus System AB. Alla rättigheter förbehålls. Innehållet i detta dokument kan ändras utan föregående meddelande och representerar inget åtagande från Malus System AB. Denna handbok får ej, i någon del, kopieras, reproduceras, överföras till annat medium eller översättas utan tillstånd från Malus System AB. Programvaran som beskrivs i detta dokument, ställs till förfogande under licensavtal eller annan överenskommelse. Programmet får enbart användas och kopieras i enlighet med avtalet. Det är lagstridigt att kopiera Fairway till kassettband, diskett eller något annat maskinellt läsbart medium. LICENSAVTAL Fairway är licensierad, inte såld, till kunden av Malus System och får endast användas under iakttagande av licensvillkoren, sådana de anges i EDEL 90/EDEL-LAN 90. Malus förbehåller sig alla rättigheter som inte uttryckligen upplåtits till kunden. Programmet skyddas av upphovsrättslagen (SFS 1960:729, ändrad SFS 1989:396). Brott mot upphovsrättslagen kan medföra straff, böter eller fängelse i upp till två år, och höga skadestånd. Programmet är utgivet för användning i näringsverksamhet eller offentlig verksamhet, och får därmed ej kopieras för enskilt bruk. Programmet får endast utnyttjas enligt rättighetshavarens licensvillkor. Malus System förbehåller sig rätten att ändra programvaran utan föregående meddelande om detta. Version 3.6, utgåva.

3 Välkommen till handboken för Fairway Tidredovisning II. Då handboken för närvarande är under uppdatering och omstrukturering finns det risk att vissa hänvisningar och funktioner ej beskrivs fullständigt. Vi hoppas ni har överensseende med detta. Registret hänvisar i huvudsak till kapitel 1 "Inledning" och kapitel 3 "Referens". I kapitel 2 "Fairway på ditt företag", beskrivs lämplig arbetsgång i Fairway och därför hittar man här lättast rätt genom Innehållsförteckningen. Vänliga Hälsningar Sofie Carlsson Malus System AB

4 1 Inledning Innan du börjar Starta Fairway Grundläggande information Tangentbordet Utskrifter Viktiga begrepp Att tänka på Inmatningsfält och menyer Vanliga kommandon i Fairway 35 2 Fairway på ditt företag Beskrivning av begrepp Tidredovisning Projekt Prissättning Fakturering Kundreskontra Arbetsgång Ange grunduppgifter Registrera en person Registrera en ny aktivitet eller artikel Registrera ett nytt företag Du påbörjar ett nytt projekt Överenskommelse om prisavtal Registrera ditt arbete Dags att fakturera Fakturera i utländsk valuta À conto-faktura med slutavräkning Fakturera fastpris Avtalsfakturering Skriv ut fakturorna Bokför de utskrivna fakturorna 94 Fairway I

5 Bedöm dina Projekt och medarbetare En faktura förfaller till betalning Kunden betalar Skriv ut räntefakturor Referens Arkiv-menyn Översikt Behörighet Grunduppgifter Registerunderhåll Importera data Exportera data Journalutskrifter Avsluta Redigera-menyn Register-menyn Företag-registret Kontakt-registret Aktivitet- & Artikel-registret Person-registret Prisavtal-registret Dokument-registret Projekt-menyn Projekt-registret Avsnitt-registret Projektrapporter Offert-registret Specifikation-registret Tidrapporter Inrapportering 274 II Fairwa

6 3.5 Fakturering-menyn Skapa fakturor Avtalsfakturering Fakturor Skriv ut fakturor Registrera betalning Betalningar-registret Fördela kreditfaktura Fördela à conto Skriv ut påminnelser Skapa räntefakturor Reskontrarapporter Viss kund 319 Fairway III

7 1 Inledning Välkommen till Fairway Tidredovisning II från Malus System AB. Fairway är ett samlingsnamn för de administrativa system vi har att erbjuda tjänsteföretag, både användare av Macintosh och Windows. Programmet som denna handbok beskriver, Fairway Tidredovisning & Projektadministration, är ett integrerat administrativt system som hanterar: Tidredovisning Projektuppföljning Dokumenthantering Fakturering Avtalsfakturering Kundreskontra Programmet är avsett för små och medelstora tidsäljande företag såsom reklambyråer, konsulter, advokater och arkitekter. Fairway är dessutom användbart på avdelningar inom större företag och organisationer. Fairway genererar ett stort antal rapporter som ger dig en överskådlig och samlad bild över lönsamheten i projekten samt på medarbetarna som arbetar i dessa. Du har också möjlighet att ta fram egna rapporter genom en inbyggd rapportgenerator. Ur kundreskontran får du underlag för din affärsredovisning i form av journaler, bokföringsunderlag och avstämningsrapporter. Fairway 1

8 1.1 Innan du börjar Detta kapitel talar om vad du behöver för att använda Fairway, hur du installerar programmet på din dator samt hur säkerhetskopiering går till. Systemrekommendationer MacOS MacOS 8.5 (rekommenderas) MacOS eller senare Open transport eller senare Maskinrekommendationer Minimikrav: Macintosh LC 475/Macintosh LC 630 eller bättre med minst 24 Mb internminne. Power Macintosh med minst 24 Mb internminne rekommenderas. Systemrekommendationer Windows Windows 98 Windows 95 med SPI eller senare Windows NT med SP 5 Windows NT 4.0 med SP3 eller senare Maskinrekommendationer Intel Pentium 133 MHz eller motsvarande.

9 Skrivare Fairway fungerar bäst tillsammans med PostScript-skrivare, t ex Apple LaserWritermodellerna. Det går också bra med en TrueType-skrivare t ex Apple StyleWriter. Om du använder andra typer av skrivare kan det hända att marginalerna blir felaktiga. Bäst är att göra ett utskriftsprov innan du bestämmer dig för vilken skrivare du skall använda. Detta behöver du kunna Denna handbok förutsätter att du redan läst handboken för din Macintosh eller PC och att du bekantat dig med datorn. Innan du börjar använda Fairway behöver du känna till: hur man använder musen hur man öppnar tillämpningar och dokument hur man använder fönster hur man hanterar disketter, CD-skivor och mappar hur man kopierar filer mellan disketter/cd och en hårddisk hur man hanterar katalogrutor för att öppna och spara dokument hur man gör säkerhetskopiering de uttryck och begrepp som hör till arbetet med Macintosh respektive Windows. Fairway 3

10 Säkerhetskopiering Det finns många faror som hotar ditt datasystem. Stöld, brand, programfel, datavirus, strömavbrott eller felaktig användning kan göra att data går förlorad. Det går inte att helt skydda sig mot dessa faror, men det går att minska konsekvenserna av ett haveri genom att regelbundet ta säkerhetskopior (backup) av innehållet på hårddisken. När du skall säkerhetskopiera Fairway är det datafilen som är viktigast eftersom den innehåller all information som finns registrerad. Säkerhetskopiorna kan lagras antingen på vanliga disketter eller på databand, så kallad tape backup. Rådgör med din återförsäljare om vilken utrustning och vilka program du behöver. Tänk på att det inte räcker att skaffa programvara och utrustning. Avgörande är att du även skaffar fungerande rutiner för säkerhetskopieringen. Vem skall säkerhetskopiera? Vem kan vikariera? När skall kopiering ske? Hur skall kopior förvaras? Kontakta din återförsäljare om du vill ha råd i dessa frågor. En komplett backuplösning för ett mindre nätverk på totalt 10 datorer kostar idag inte mer än kr. Du har inte råd att inte säkerhetskopiera. Malus rekommenderar Dantz Retrospect 4.2 eller motsvarande. DAT tapestation DDS-3. Extra hårddisk som rymmer minst 4 gånger datafilens storlek. 4

11 Support Hur får du hjälp? De första tre månaderna har du som kund rätt till fri support. Förlängning av denna support görs därefter genom tecknandet av ett Service och garantiavtal. Vid frågor om Fairway, vänd dig till: Malus System AB Pusterviksgatan Göteborg Telefon: Telefax: E-post: Hemsida: Fairway 5

12 1.2 Starta Fairway Instruktionerna nedan förutsätter att Fairway är installerat. Installation sker enligt följande: Se först till att rätt variant installeras; enanvändare eller fleranvändare, Macintosh eller Windows. På Macintosh installeras Fairway genom att Fairway-mappen dras över till den hårddisk där programmet skall ligga. Arbetar du i Windows-miljö klickar du på Install.exe i Fairway-mappen. Följ sedan installationsprogrammets instruktioner. Minnestilldelning I takt med att din datafil växer kan du behöva utöka minnestilldelningen för programmet för att Fairway skall arbeta snabbare samt för att undvika problem med att minnet tar slut. Avgörande för hur mycket som skall tilldelas programmet är hur stor din datafil är samt hur många användare och processer som är igång samtidigt. Enanvändare Macintosh 1. Markera din datafil och välj Visa info i Arkiv-meny i Finder. Där ser du hur stor din datafil är och kan då räkna ut hur mycket minne som Fairway minst kräver, enligt resonemanget ovan.

13 2. Markera därefter din programfil och välj Visa info i Arkiv-meny i Finder. 3. Under Minnesstorlek fyller i hur mycket som skall tilldelas programmet. Ändra i fältet Maximum. Enanvändare Windows I Windows tilldelas Fairway minne dynamiskt av Windows, därför behöver inga inställningar göras. Fleranvändare Om du använder Fairway i en fleranvändarmiljö, är det programmet 4D Server som skall tilldelas mer minne. Om du har en dator av typen Power Macintosh som Fairway-server krävs minst 4 Mb + 1/3 av datafilens storlek + (0,5 Mb x antal samtidiga användare x antal processer per användare). Med en vanlig Macintosh som Fairway-server krävs minst 2Mb + 1/3 av datafilens storlek + (0,5 Mb x antal samtidiga användare x antal processer per användare). Fairway 7

14 Enanvändare Du startar Fairway genom att dubbelklicka på Fairway-symbolen på hårddisken. Macintosh Windows 1. Ange lösenord för att kunna ansluta. Om det är första gången denna version av Fairway startas skriv Admin i User Name-fältet (Användarnamn) och låt Passwordfältet (Lösenord) vara tomt. Du kan senare ange lösenord som blockerar obehöriga från att använda programmet. Se avsnittet Behörighet i kapitlet Referens. Tryck på Connection-knappen (Anslutning) för att fortsätta. 2. Första gången du startar måste du skapa ett nytt datadokument. Tryck på knappen Nytt och namnge ditt datadokument. Eftersom datadokumentet är stort, tar det några minuter för datorn att skapa det.

15 3. När datadokumentet är färdigt ber Fairway dig fylla i ditt företagsnamn och licensnummer. Fyll i namnet på ditt företag. Licensnummer och produktkod måste anges exakt som det står på Fairways licensavtal EDEL 98a. 4. Importera kontoplan från textfil om du vill lägga upp någon av de kontoplaner som följer med Fairwayprogrammet. Markera önskad kontoplan och tryck på Öppna. Om du vill lägga upp hela kontoplanen själv från början i Fairway eller vill importera den senare klickar du Avbryt. Fairway är nu klart att användas. Fairway 9

16 Ny datafil Om du har flera olika företag behöver du en datafil till varje företag. Genom att hålla ner alternativ-tangenten när du startar Fairway så får du fram en öppnaruta. Leta reda på din Fairway-mapp och klicka New Data File (Ny datafil). Namnge datafilen och klicka på knappen Save (Spara) för att skapa den nya datafilen. För att kunna använda den nya datafilen måste du registrera grunduppgifter på samma vis som när du startade Fairway för första gången. Till din hjälp kan du använda export- och importfunktionerna i Arkiv-menyn för att överföra grunduppgifter mellan olika databaser. Läs mer om hur man använder export/import-funktionerna under Arkiv-menyn i Referensdelen. I kapitlet Grunduppgifter kan du läsa mer om hur man matar in grunduppgifter för det nya företaget.

17 Flera datafiler Om du har flera databaser (dvs flera företag) byter du mellan dessa genom att hålla ner alt.-tangenten då du klickar på Anslut (Connection) vid start av Fairway. Du får då upp en öppnaruta. Leta reda på den datafil somtillhör önskat företag och markera den. Klicka på knappen Öppna (Open Data File). Om man dubbelklickar på en datafil i Finder kan man inte förutsätta att Fairway öppna just den datafilen. Fairway öppnar den datafil som senast var öppnad. Fairway 11

18 Starta Fairway med 4D Server 1. Kontrollera att följande symboler visas i Fairway-mappen på den dator som skall vara server efter installationen av Fairway och 4D Server-programmet. 2. Starta 4D Server-programmet genom att dra och släppa Fairway-symbolen på 4D Server symbolen. 4D Server kan ocså öppnas genom att man dubbelklickar på symbolen för 4D Server. I sådant fall väljer man därefter Fairway-programmet i första dialogen där 4D Server frågar efter en databas.

19 3. Första gången du startar måste du skapa ett nytt datadokument. Tryck på knappen Nytt och namnge ditt datadokument. Eftersom datadokumentet är stort, tar det några minuter för datorn att skapa det. I fleranvändarversionen av Fairway måste man ha flera 4D Serverprogram igång samtidgt om fler än en datafil skall vara tillgänglig för klienterna. Licensiering av 4D Server 4. Välj Update License från File-menyn. 5. Välj 4th Dimension i listan av moduler. 6. I rutan under rubriken License number, skriv licensnumret för 4D Server som du finner på licensavtalet EDEL 98a. Fairway 13

20 Licensiering av 4D backup 7. Välj 4D Backup i listan över moduler. 8. I rutan under rubriken License number, skriv licensnumret för 4D Backup som du finner på licensavtalet. Efter 4D Backup skall det nu visas en siffra som motsvarar antalet samtidiga användare som kan vara anslutna till denna Fairway-server. I detta exempel en tvåa. 4

21 Ytterligare samtidiga användare (För installationer med fler än två samtidiga användare.) 9. Välj Client Connections i listan över moduler. 10. Sätt in disketten med Expantion pack för ytterligare samtidiga användare i diskettenheten. Efter Client Connections skall det nu visas en siffra som motsvarar antalet samtidiga användare som kan vara anslutna till denna Fairway-server. 11. Vid installation på Macintosh utan diskettenhet, klicka på knappen Check disk och mata in licensnummret i dialogrutan. Installation 4D-Write licenser (För installationer med tilläggsprogrammet 4D Write.) 12. Välj 4D Write i listan över moduler. 13. Sätt in disketten med 4D Write i diskettenheten. Efter 4D Write skall det nu visas en siffra som motsvarar det antal samtidiga användare som skall kunna vara anslutna till 4D Write. 14. Vid installation på Macintosh utan diskettenhet, klicka på knappen Check disk och mata in licensnummret i dialogrutan. 15. Klicka på OK för att stänga dialogen. Fairway 15

22 Inställning av backup 1. Välj Full backup i Backup-menyn. 2. Välj i rutan under Backup Destination på vilken hårddisk/partition backupdokumenten skall läggas. Vi rekommenderar för säkerhets skull att backupdokumenten läggs på en annan hårddisk än den där Fairways datafil ligger. 3. Se till att följande kryssrutor är ikryssade: och 4. Se till att inte är ikryssad, eftersom Fairway-programmet inte ändras. Om det utav någon anledning skulle bli skadat finns det på orginal-cd n. 5. Tryck på Backup för att göra en första backup.

23 6. Välj den mapp där backup-dokumenten skall placeras, och tryck på Save. En första backup kommer nu att utföras, det kan ta en stund. 7. Spara backup-inställningarna i samma mapp som Fairway-programmet ligger, låt dokumentet heta Backup Project. 8. Drag palett-fönstret Backup Scheduler ner till en plats där det inte skymmer någon information. 9. Klicka i kryssrutan. Ställ in hur ofta backup skall ske med hjälp av de små pilarna. Vi rekommenderar backup varje eller varannan dag. 10. Klicka på symbolen för att ställa in när på dygnet backup skall ske. 11. Skriv in lämpligt startdatum för backupen samt en lämplig tid på dygnet när backup skall ske. Lämpligen sätts denna tid till under natten eller någon annan lämplig tidpunkt då ingen normalt använder Fairway. Om det tas en automatisk backup på denna maskin, se till att den sker efter att Fairway backats upp. 12. Kryssa även i kryssrutan Backup only. Tryck på OK för att spara inställningarna. Fairway 17

24 Skapa loggfil 13. Välj Select Log File i File-menyn. 14. Skapa en ny logfil genom att klicka på knappen New D Server kommer att föreslå ett lämpligt namn på logfilen. Spara den på samma hårddisk som du har lagt backup-dokumenten på. 16. Kontrollera att logfilens namn finns efter rubriken Log: 4D Server och 4D Backup är nu inställda och redo att användas. Kontrollera någon gång i veckan att namnet på logfilen syns i fönstret.

25 Anslut en klient till Fairway/4D Server Instruktioner nedan förutsätter att klienten redan är installerad på hårddisk. Detta sker på samma sätt som installationen av Fairway (se under Starta Fairway). 1. Du ansluter till Fairway/4DServer genom att dubbelklicka på 4D Clientprogrammet. 2. Markera Fairway i rutan för Data servers. Om Fairway inte visas kanske Fairway/4D Servern finns i en annan nätverkszon, klicka på Other. När du hittat rätt zon dyker Fairway upp i Data servers-rutan Markera Fairway och klicka OK. Fairway 19

26 3. Ange lösenord för att kunna ansluta. Om det är första gången denna version av Fairway startas skriv "Admin" i User Name-fältet och låt Lösenord-fältet vara tomt. Du skall senare ange lösenord som blockerar obehöriga från att använda programmet. Se avsnittet Behörighet i kapitlet Referens. Tryck på Connection-knappen (Anslutning) för att fortsätta. 4. Första gången en ny datafil startas och en klient ansluter sig måste datafilen registreras och nya grunddata läggas upp. Fyll i namnet på ditt företag. Licensnummer och produktkod måste anges exakt som det står på Fairways licensavtal EDEL 98a. Tryck på OK för att fortsätta. Nya grunduppgifter, momssatser, fakturadefinitioner mm kommer nu att läggas upp och detta kan ta några minuter.

27 5. Importera kontoplan från textfil om du vill lägga upp någon av de kontoplaner som följer med Fairwayprogrammet. Markera önskad kontoplan och tryck på Öppna. Om du vill lägga upp hela kontoplanen själv från början i Fairway eller vill importera den senare klickar du Avbryt. Fairway är nu klart att användas. Fairway 21

28 1.3 Grundläggande information I detta kapitel beskrivs grundläggande uttryck och funktioner som används i Fairway samt de tangenter på tangentbordet som har speciella funktioner i detta program. I avsnittet "Vanliga kommandon i Fairway" beskrivs några kommandon som används ofta i programmet. Om du lär dig dessa, vilket inte är så svårt, kommer du att spara mycket tid. Dessutom kan du läsa om hur utskrifter kan göras på bildskärmen.

29 1.3.1 Tangentbordet Här följer en beskrivning av några viktiga tangenter som har speciella funktioner i Fairway. Raderings-tangenten suddar ut de tecken du senast skrev in. Tab-tangenten använder du för att hoppa framåt från fält till fält medan du matar in eller ändrar uppgifter. + Om du håller ned Skift-tangenten samtidigt som du trycker ned Tabtangenten hoppar du bakåt från fält till fält. Inmatnings-tangenten (ENTER-tangenten) kan du trycka på i stället för att klicka på Spara- eller OK-knappen. Detta gäller endast om knappen är inramad, dvs har en tjockare svart kant kring sig. apple " + Kommando- och Punkt-tangenten (Mac) alternativt Ctrl + Ctrl- Esc och Punkt-tangenten eller Esc-tangenten (Win) betyder att du väljer det alternativ som inte har en ram runt sig. Förutsätter dock att endast två knappar finns. Dock kan kommandot Avbryt alltid väljas genom Kommando + punkt. Samma funktion gäller Escape-knappen. apple " Kommando-tangenten (Mac) alternativt Ctrl Ctrl-tangenten (Win) använder du för att komma åt s k snabbkommandon. Vissa meny-kommandon har en " (Mac) alternativt Ctrl (Win) och en bokstav bredvid sig. Exempelvis står det "U (Mac) alternativt Ctrl+U (Win) bredvid kommandot Skriv ut fakturor i Fakturering-menyn. Det innebär att du kan anropa det kommandot inte bara genom att använda musen i menyn utan också via tangentbordet. Tryck bara ner Kommando-tangenten och U-tangenten samtidigt. alt * Alt Gr 2 + Håll ner Alternativ-tangenten och tryck (Mac) alternativt + Alt Gr- och 2-tangenten (Win), du får då Tryck på Tab-tangenten för att söka i det fält du befinner dig. En lista visas då över samtliga koder och motsvarande benämningar som finns registrerade i aktuellt register. Välj rätt post genom att markera den och klicka på Välj. Du kan också använda piltangenterna för att bläddra i listan samt trycka på ENTERtangenten för att godkänna valet. Fairway 23

30 1.3.2 Utskrifter När du skriver ut rapporter ur Fairway har du i de flesta fall möjlighet att ange antal exemplar som skall skrivas ut. Detta anger du i ett dialogfönster som kommer upp innan rapporten skrivs ut. Macintosh Windows 4

31 När utskriften startas visas ett utskriftsfönster. Om du vill avbryta utskriften klickar du på Avbryt-knappen ( ). Fairway 25

32 Skärmutskrifter Du kan också skriva ut rapporterna på bildskärmen. Kryssa då för rutan för detta i utskriftsdialogen. Macintosh Välj Fairway i Popup-menyn som från början visar Allmänt. Kryssa i rutan för Förhandsgranskning. Windows Kryssa i rutan för Print prewiew.

33 Knappen Skriv ut skriver ut just denna sida på skrivaren. Knappen Avbryt avbryter skärmutskriften. Knappen Nästa sida visar ut nästa sida av utskriften på dokumentet. Knappen Förra sidan går tillbaka till föregående sida av dokumentet. Knappen Zoom visar dokumentet i naturlig storlek Fairway 27

34 Skrivarpapper och etiketter På laserskrivaren kan du skriva ut på vanligt vitt papper, A4-format, eller på ditt företags brevpapper. Adressetiketter skrivs ut på Tenza A4 Laser Labels 99 x 38 mm, Avery A4 Laser Printer Labels 02 eller motsvarande etiketter. Kan beställas från Malus System.

35 1.3.3 Viktiga begrepp Här beskrivs några begrepp, som kan vara bra att känna till när du läser denna handbok. Fält Ett fält innehåller ett stycke information, t ex ett företagsnummer, en adressrad eller ett belopp. De fält där du kan mata in uppgifter har en ljusare bakgrund än övriga. Post En post består av flera fält i ett register. Exempelvis utgör all information om en kund, en artikel eller en faktura en post. Register Med register menas en samling poster. Sålunda utgör alla kunder (eller egentligen deras poster) ett kundregister. Alla projekt utgör ett projektregister. Makulera Om du vill ta bort en post i ett register gör du det genom att makulera posten. Då raderas posten i datafilen. Poster som är bokförda kan dock ej makuleras. Datafilen kommer inte att minska i storlek men platsen för den makulerade posten kommer att återanvändas för nytillkomna poster istället. Fairway 29

36 1.3.4 Att tänka på Fönsterhantering I Fairway kan du ha flera fönster öppna samtidigt. Om markören skulle förvandlas till symbolen ovan måste du dock klicka dig tillbaks till det ursprungliga fönstret. Detta gör du enklast genom att trycka på mellanslagstangenten. Du bör tänka på att registerhanteringen går långsammare ju fler fönster du har öppet på samma gång. Därför är det lämpligt att inte ha fler fönster än nödvändigt öppna samtidigt. Lagringsindikator När Fairway sparar en större mängd information på hårddisken visas detta genom en lagringsindikator. #I fleranvändarmiljö visas lagringsindikatorn på server-maskinen.

37 Registerbilder Registerinformationen i Fairway är uppbyggd i en hierarki. Informationen i en registerpost är oftast uppdelad på flera sidor som du kan växla mellan. G R U N D Företag Projekt Kontakter Prisavtal U P P G I F T E R Specifikationer Fakturor Aktiviteter & Artiklar Personer När du skall spara nya eller ändrade poster klickar du på Spara på någon av registerpostens bilder. Om du har ändrat eller lagt till underposter sparas dessa först när du klickar Spara på den övergripande registerposten. Fairway 31

38 1.3.5 Inmatningsfält och menyer Förflyttning mellan fälten För att flytta markören mellan de olika fälten på skärmen använder du antingen Tabtangenten eller musen. Genom att hålla ner Skift-tangenten samtidigt du klickar på Tabtangenten förflyttar du dig bakåt/uppåt. I Fairway finns en funktion för att söka i ett register samtidigt som registrering görs i ett annat. Funktionen kan användas i de fall man vill hämta en post från ett annat register. Ett register länkas då till det aktuella registret. Speciellt användbart är det när man inte kommer ihåg den exakta koden för den länkade posten. Detta visas genom (snabel-a) efter fältnamnet på de fält där den här sökfunktionen kan användas. Om du t ex i fältet ovan inte kommer ihåg vilka aktivitetskoder som finns kan du alt * Alt Gr 2 ( + (Mac) alternativt + (Win)) i fältet och trycka på Tab-tangenten. Då visas en lista över samtliga aktivitetskoder och motsvarande benämningar som finns registrerade i akt/artregistret. Välj rätt aktivitet genom att markera den och klicka på Välj. Du kan också använda pil-tangenterna för att bläddra i listan samt trycka på Enter-tangenten för att godkänna valet.

39 Listan kan sorteras på valfri rubrik genom att man klickar på önskad rubrik. Sorteringsordningen (stigande resp. fallande) ändras genom att klicka på pilen till höger om rubrikerna. Om en kod som inte finns i det länkade registret anges i sökfältet kommer Fairway att påpeka detta. Fairway 33

40 Fairway frågar då om du vill skapa en ny aktivitet/artikel. Om du klickar på knappen Skapa hamnar du tillfälligt i akt/artregistret. Mata in aktiviteten/artikeln, precis som med kommandot Ny aktivitet/ Ny artikel, och klicka på Spara. Nu kommer du tillbaka till den ursprungliga bilden. Klickar du däremot på knappen Avbryt har du möjlighet att ange en annan kod för att visa en lista på befintliga koder. Popup-menyer Popup-menyer finns i en inmatningsbilder eller dialogrutor. Popup-menyn kännetecknas av en skuggad ram runt om samt en pil till höger i rutan. Du väljer i menyn genom att klicka på pilen och hålla nere musknappen. En rullgardinsmeny med tillgängliga alternativ blir synlig. Släpp musknappen när du valt färdigt. Nu visas det val du har gjort i popup-menyn. I vissa lägen kan man lämna valet blankt. Detta gör du genom att klicka i menyn och hålla nere musknappen tills du är utanför menyn. I vissa popup-menyer kan innehållet förändras med kommandot Ändra Flervalslistor under funktionen Grunduppgifter i Arkiv-menyn. 4

41 1.3.6 Vanliga kommandon i Fairway I Fairway är många kommandon gemensamma oavsett i vilket register man befinner sig i. Detta gör att Fairway blir mycket lätt att använda. I det här avsnittet berättar vi hur dessa kommandon fungerar. Kommando-knapparna återfinns längst ned på registerbilden, se nedanstående exempel. Fairway 35

42 Oftast finns kommandona också representerade i en s k Extra-meny, som återfinns högst upp på skärmen bland övriga Fairway-menyer. Ny Med detta kommando skapar du en ny post i ett registret. När du har fyllt i alla uppgifter klickar du på knappen Spara eller sparar genom att trycka på Enter-tangenten. Därmed lagras posten och du kan mata in ytterligare en post. Du avbryter inmatningen genom att trycka på Avbryt.

43 Makulera Detta kommando låter dig ta bort en post ur ett register. Markera posten (Se "Urval av poster" nedan) och klicka på symbolen Makulera. # Du kan oftast bara makulera en post åt gången. Det finns vissa villkor för att en post skall kunna makuleras. Dessa villkor beskrivs under respektive registers Extra-meny i kapitlet "Referens". Visa alla Välj Visa alla i Extra-menyn eller tryck " + G. Med detta kommando får du snabbt fram en lista med alla poster som finns sparade i det aktuella registret. Sök Med Sök-kommandot i Fairway letar du fram poster ur ett register. Du kan söka efter en enstaka post eller efter ett intervall av poster. Varje sökning föregås av en dialogruta där man anger villkoren för sökningen. Resultatet av sökningen, urvalet, presenteras i listan på skärmen. Då du väljer detta kommando i registerlistan visas följande dialogruta: Denna dialogruta medger endast sökning på ett fält i taget. Ange vilket fält du vill söka på genom att välja det i popup-menyn. Ange koden du vill söka på i det tomma fältet. Fairway 37

44 Klicka på Sök och en registerlista visar den eller de poster du sökt fram. Behöver du fler sökalternativ klickar du på knappen Fler alternativ vilket medför att du får upp en dialogruta med fler alternativ att söka på. Ange vilket fält du vill söka på genom att välja i popup-menyn. Ange intervall i från- och tillfältet. Om du lämnar till-fältet tomt söker Fairway efter poster som börjar på värdet som är angivet i från-fältet. För att söka efter fält som inte innhåller någonting anges tecknet "~" (alt + (Mac) alternativt Alt Gr + (Win)) i sökfältet. Sökningen kan ske på fyra sätt: du kan skapa ett helt nytt urval av poster du kan söka bland posterna i det befintliga urvalet du kan lägga till nya poster till det befintliga urvalet du kan ta bort poster från det befintliga urvalet. Välj alternativ genom att klicka på respektive knapp i dialogrutan.

45 Sök exakt Kryssrutan Sök exakt söker poster med exakt det intervall du anger. I annat fall kommer även poster som börjar med angiven kod med. Hämta urval Med Hämta urval kan du plocka fram ett urval av poster som gjorts tidigare och sparats (se "Spara urval"). Om någon av posterna i det sparade urvalet makulerats efter att urvalet sparades kommer dessa inte med i urvalet. Färre alternativ Knappen Färre alternativ tar dig tillbaka till fönstret med den enkla sökdialogen. Sökexempel Här visar vi några exempel på sökningar. Antag att du har följande elva poster i ditt företagsregister: Om sökvillkoret är följande: blir resultatet följande: Fairway 39

46 Företag med företagskod som börjar på från A till G visas. Om däremot sökvillkoret är så här: blir resultatet följande: Företag med företagskod från A till G och där gruppen börjar med I till Industri visas i urvalet. Ändras det andra villkoret från "och" till "eller" 4