Årsredovisning för Västerås stads revisorer 2014

Transkript

1

2 Foto: Pia Nordlander Annette Björnson, Salam Zandi, Gunilla Bergvall, Jörgen Eklund, Ulf Höglund, Joakim, Widell, Elisabeth Löf, Lars Luttropp, Joa Silver, Peter Westersund, Åke Johansson, Lena Joelssson, Mikael Wulff

3 Årsredovisning för Västerås stads revisorer 2014 Den 1 november 2010 utsåg kommunfullmäktige ledamöter i Västerås stads revisorer för tiden 1 januari 2011 till 31 december I uppdraget ingår granskning av stadens årsbokslut för 2014, vilket innebär att revisionens sista sammanträde är den 25 mars Under 2012 lämnade Johan Liljeqvist (FP) revisionskollegiet. Kommunfullmäktige utsåg Joa Silver (FP) till ny ledamot den 4 oktober Under våren 2014 lämnade Sevim Cicek (S) revisionskollegiet och Gunilla Bergvall utsågs till ny ledamot den 8 maj. Joakim Widell (KD) avsade sig uppdraget , i samband med att han fick politiska uppdrag inom staden. Platsen har därefter varit vakant. Revisionen 2014 har bestått av: Lars Luttropp (M) ordförande Elisabeth Löf (S) 1:e vice ordförande Salam Zandi (V) 2:e vice ordförande Peter Westersund (S) Sevim Cicek (S) t.o.m Gunilla Bergvall (S) fr.o.m Jörgen Eklund (S) Mikael Wulff (MP) Ulf Höglund (M) Joakim Widell (KD) t.o.m Joa Silver (FP) Åke Johansson (C) Ovanstående revisionskollegium sitter kvar fram till den 25 mars 2015 för att granska olika verksamheter från EY (Ernst & Young) är revisionens sakkunnigbiträde. Kundansvarig på EY för revisionen är Lena Joelsson och sakkunnigt biträde för lekmannarevisorerna är Gunnar Uhlin, EY. Revisor i aktiebolagen är Eva Blom, PWC. Revisorer i stiftelserna är PWC. Revisionens sammanträden Under 2014 har revisionen haft elva sammanträden med sammanlagt 232 protokollförda paragrafer ( ). Mötena har varit den 22 januari, 18 februari, 26 mars på EY kansli, 22 april, 21 maj. Vårens sista möte var den 18 juni på Westamannastiftelsen samt Ängsö slott, 26 augusti på Mälarenergi, 24 september på EY kansli, 21 oktober, 18 november samt den 9 december. I samband med decembermötet avtackades avgående revisorer Gunilla Bergvall, Salam Zandi, Joakim Widell och Mikael Wulff samt ordförande Lars Luttropp. Under 2015 har revisionen haft sammanträden den 22 januari och den 25 mars ( ). Ledamöternas närvaro vid verksamhetsårets 13 sammanträden framgår av nedanstående: Antal möten Närvarande verksamhetsåret av 13 möten Lars Luttropp, Åke Johansson, Jörgen Eklund, Joa Silver 11 av 13 möten Ulf Höglund 10 av 13 möten Elisabeth Löf, Salam Zandi, Peter Westersund, Mikael Wulff 9 av 9 möten Joakim Widell 8 av 9 möten Gunilla Bergvall 2 av 4 möten Sevim Cicek 1

4 Under 2014 har några av sammanträdena haft inbjudna gäster Vid revisionens sammanträde den 22 januari gästade skoldirektör Jan Lindblom tillsammans med Minna Avrin, Tord Karlsson, Inger Erixson och Helena Larsson från Barn- och utbildningsförvaltningen och informerade om det gångna året med den nya skolorganisationen. Den 18 juni informerade Magnus Ekblad, förvaltare, om Westmannastiftelsens uppdrag och verksamhet. Den 21 oktober deltog Maria von Knorring, ekonomstrateg, stadsledningskontoret och informerade om staden arbete med framtagande och utveckling av bolagsstyrningsrapport samt koncernstyrningsrapport samt om översynen som pågår av stadens styrsystem. Den 18 november gästade Anders Lerner, direktör för Kultur-, idrotts- och fritidsförvaltningen, revisionen och informerade om förvaltningens verksamheter, utvecklingsområde samt kommande utmaningar. Den 9 december besökte Anna Björkman, projektledare för önskad tjänstgöringsgrad, revisionen. Information gavs om projektet som genomförs inom hela staden Utöver sammanträdena har revisonen anordnat: Seminariet om mobbing den 6 mars Före kommunfullmäktiges sammanträde torsdagen den 6 mars hölls ett seminarium om mobbing på initiativ av revisionen. Medverkade gjorde Jan Lindblom, direktör, Barn- och utbildningsförvaltningen, Elisabeth Seferidis, jurist, Skolinspektionen och Sara Holm Stålhand, barn-ombud i Västerås. Ett femtiotal personer deltog totalt. Från revisionen deltog Elisabeth Löf, Åke Johansson och Peter Westersund. Nätverkskonferens Stockholm-Mälarregionen tisdagen 25 mars Västerås stads revisorer anordade den 25 mars nätverkskonferensen för Stockholm - Mälarregionen på Västerås slott. 42 personer deltog. Revisorer från; Eskilstuna, Huddinge, Uppsala och Västerås med sakkunnigbiträden från EY och PWC, Johan Höök från finansdepartementet, Lotta Ricklander från SKL och Maria von Knorring, stadsledningskontoret, deltog. Föredragshållare var: Johan Höök, Finansdepartementet, särskild utredare - En förstärkt kommunal revision. Huddinge: Kurt Karlsson och Rebecka Hansson EY - Ansvarsprövning av nämnd med bristfällig styrning och kontroll. Uppsala: Lars-Olof Lindell och Eva Blom PWC - Granskning - Internkontroll. Eskilstuna: Leif Jilsmo och Lars Högberg PWC - Granskning - Stöd till familjehem och jourhem. Västerås: Lars Luttropp och Gunnar Uhlin EY - Granskning - målstyrning samt Bolagsstyrningsrapport. Avfallsförbränningens triangelprocess den 26 augusti Innan revisionssammanträdet träffade revisionen, Carina Färm och Mikael Helmin, Vafab Miljö AB, Magnus Hemmingsson, Mälarenergi AB och Carola Alzén, Mälarhamnar AB, angående Avfallsförbränningens triangelprocess. Efter revisionsmötet besöktes Mälarenergis kraftanläggning och fick se processen avfallshantering från fartyg till förbränning i den nya pannan, block 6 av Niklas Gunnar, Mälarenergi AB. 2

5 Övriga möten Möte med Fastighetskontoret och stadsledningskontoret den 8 januari 2014 angående processen kring revisionsrapporten om hyressättning. Möte med stadsledningskontoret i samband med årsbokslutet den 17 februari samt den 19 september inför delårsbokslutet. Möte med kommunfullmäktiges presidium den 7 april. Möte med kommunstyrelsens presidium och stadsledningen den 7 maj. Lars Luttropp har deltagit vid kommunfullmäktiges sammanträden den 10 april och 9 oktober samt den 1 april Granskning av stadens årsredovisning 2013 och delårsrapport 2014 Revisionens yttrande över stadens årsredovisning 2013 fastställdes den 26 mars och behandlades av kommunfullmäktige den 10 april Yttrandet över delårsrapporten fastställdes den 24 september och framlades vid kommunfullmäktiges sammanträde den 9 oktober Granskning av stadens årsredovisning 2014 Revisionernas yttrande över stadens årsredovisning 2014 fastställdes den 25 mars och behandlades av kommunfullmäktige den 1 april Arbetsfördelning inom revisionen Revisionen har arbetsgrupper för att revidera stadens styrelser och nämnder. Arbetsgruppernas löpande granskning har i huvudsak ägt rum genom möten med respektive presidium och förvaltningsledning enligt nedan, samt genom protokoll och årsberättelser. Alla styrelser och nämnder har träffat revisionens arbetsgrupp en gång under året s.k. nämndmöte. Social inriktning Revisorer Nämndmöten Nämnden för Funktionshindrade Elisabeth Löf 29 april Äldrenämnden Peter Westersund 29 april Individ- och Familjenämnden Joa Silver 29 april Miljö- och Konsumentnämnden 29 april Överförmyndarnämnden 29 april Teknisk inriktning Fastighetsnämnden Lars Luttropp 7 maj Byggnadsnämnden Joakim Widell 9 maj Tekniska nämnden Mikael Wulff 8 april Pedagogisk inriktning Utbildnings- och Arbetsmarknadsnämnden Salam Zandi 5 maj Barn- och Ungdomsnämnden Åke Johansson 5 maj Kultur- Idrotts- och Fritidsnämnden Jörgen Eklund 25 april Utförarorganisationer proaros Konsult & Service Tekniska Produktionsstyrelsen Skultuna Kommundelsnämnd Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Ulf Höglund Sevim Cicek/Gunilla Bergvall Lars Luttropp Elisabeth Löf Salam Zandi Lars Luttropp Elisabeth Löf Salam Zandi 3 8 maj 24 april 25 april 14 april 7 maj 7 april

6 Lekmannarevisorernas arbete Bolag, kommunalförbund och stiftelser har lekmannarevisorer som granskar verksamheten. Aktiebolagens yrkesrevisorer kommer från PWC. Bolag Lekmannarevisorer Revisionsmöte 2014 Revisionsmöte 2015 Bostads AB Mimer Lars Luttropp, Elisabeth Löf 6 mars, 7 maj, 23 feb 3 nov Mälarenergi AB Peter Westersund, 25 feb, 3 okt 25 feb Ulf Höglund Västerås Flygplats AB Lars Luttropp 17 feb, 3 nov 19 feb Strategiska Fastigheter AB Joa Silver 27 mars, 3 nov 6 mars Etablering Västerås AB (EVAB) Sevim Cicek/Gunilla Bergvall 4 dec Mälarhamnar AB Lars Luttropp 5 mars, 9 okt 5 mars Vafab Miljö AB Lars Luttropp 11 mars, 24 april, 12 mars 23 sept Kommunalförbund Mälardalens Brand- och Åke Johansson 20 mars, 9 okt 31 mars räddningsförbund Samordningsförbundet Joakim Widell 14 april 29 mars Teater Västmanland Sevim Cicek/Jörgen Eklund 18 mars, 20 sept 29 jan Västmanlandsmusiken Jörgen Eklund 28 mars, 23 maj, 17 sept 22 jan 10 mars Västmanlands Samtrafikförbund* Joa Silver 28 mars 30 mars VKL Västmanlands kommuner Elisabeth Löf 22 april 23 mars och landsting Stiftelser Stiftelsen hyresbostäder, Lars Luttropp 29 augusti Tillberga Tidö Slott Stiftelsen Lars Luttropp 26 juni Von Schinkelska stiftelsen Lars Luttropp 26 juni Westmannastiftelsen Lars Luttropp 10 juni, 27 okt 21 april Övriga förbund Mälarens vattenvårdsförbund Lars Luttropp 4 mars, 13 maj Västmanlands läns Joakim Widell 20 mars 18 mars Luftvårdsförbund Västmanlands tolkservice Sevim Cicek/Jörgen Eklund 11 mars, 18 mars * Västmanlands Samtrafikförbund övergå till Kollektivtrafikmyndigheten from 1 januari Revisionsplan 2014 Revisionsplanen är revisionens verksamhetsplan för Den har tagits fram efter att ha granskat stadens budget och nämndernas styrdokument samt efter diskussioner på revisonens planeringskonferens den 10 december 2013 på Västerås slott. 4

7 Revisionsrapporter fördjupade granskningar Revisionen har under året fattat beslut om tolv fördjupade granskningar. Revisionsrapporter verksamhetsåret 2014 Rapport nr SENASTE NYTT 1 Granskning av flyktingmottande och integration 2014: Granskning av verkställighet och uppföljning av kommunfullmäktiges beslut 2014: Granskning av följsamhet av domstolsbeslut i högre instans 2014: Granskning av kvaliteten inom särskilda boende i äldreomsorgen 2014: Granskning av stadens arbetsmarknadsinsatser 2014: Granskning av stadens arbete med våld i nära relationer 2014: Granskning av bisysslor via registeranalys 2014: Granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt 2014: Granskning av stödet till spelberoende 2014: Granskning av IT säkerhet inom Sociala nämndernas förvaltning 2014: Granskning av ledarskap 2014: Granskning av stadens delårs och helårs bokslut 2013 Övriga granskningar som genomförts Förstudie av Rocklundaavtalet 24 Lekmannarevisorernas granskning av bisysslor i Mälarenergi Elnät AB Förslag till bolagsstyrningsrapport Granskning EVAB 36 Granskning av stadens årsredovisning Granskning av Mälarenergi AB 38 Lekmannarevisorernas granskning av bisysslor i Mälarhamnar AB Lekmannarevisorernas granskning av bisysslor i Vafab Miljö AB Uppföljningsgranskningar 2014 Uppföljning av följande fem revisionsgranskningar genomförda år 2012 har gjorts av EY. Resultaten av uppföljningsgranskningarna är goda. Rekommendationer som getts har förvaltningarna tagit till sig. 1. Åtgärder för likabehandling och mot kränkande behandling 2. Läsa-skriva-räkna garantin 3. Byggnadsnämndens interna styrning och kontroll 4. Tekniska produktionsstyrelsen 5. Momsredovisning Revisionsrapporter fördjupade granskningar Revisionsrapporter Granskning av enheternas målstyrning inom proaros 2 Granskning av momsredovisning 3 Granskning av daglig verksamhet och dagverksamhet 16 4 Granskning av efterlevnad av kraven på tillgänglighet för funktionshindrade 17 5 Granskning av rutiner för internfakturering och kostnadsfördelning mellan enheter 18 6 Granskning av kvalitetskrav och ersättningsmodellen inom förskolan 19 7 Granskning av toaletter i stadens fastigheter 20 8 Granskning av hyressättning av stadens ägda fastigheter 21 9 Granskning av stadens upphandling i ett koncernperspektiv Granskning av efterlevnaden av stadens lokala ordningsföreskrifter Granskning av stadens delårs- och helårsbokslut SENASTE NYTT nr

8 Revisionsrapporter Granskning av målstyrning 8 2 Granskning av kvalitetsuppföljning inom grundskolan och gymnasieskolan 9 3 Granskning av åtgärder för likabehandlings och mot kränkande behandling 10 inom skolan 4 Granskning av Byggnadsnämndens interna styrning och kontroll 11 5 Granskning av nämndernas och bolagens målstyrning 12 6 Granskning av Tekniska produktionsstyrelsen 13 7 Granskning av överförmyndarnämnden 14 8 Granskning av läsa-skriva-räkna garantin 15 9 Granskning av momsredovisning 10 Granskning av enheters målstyrning inom proaros 11 Granskning av stadens delårs- och helårsbokslut 2011 SENASTE NYTT nr Revisionsrapporter Granskning av anhörigstöd 1 2 Granskning av Konsumentjuridisk rådgivning och budget- och skuldrådgivning 2 3 Granskning av införandet av profilskolor 3 4 Granskning av Exploateringsprojekt 4 5 Granskning av institutionskostnader och volymer inom individ- och familjeomsorge 5 6 Granskning av samverkan kring unga lagöverträdare 6 7 Granskning av nyttjande av konsulttjänster 7 8 Granskning av Bisysslor 9 Granskning av Vinterväghållning 10 Granskning av obligatorisk särskolan och gymnasiesärskolan 11 Granskning Hearing om OPS frågor Kokpunkten 12 Granskning av stadens delårs- och helårsbokslut 2010 Revisionsrapporterna och Senaste Nytt ( ) finns i sin helhet på Västerås stads hemsida under fliken kommun och politik/kommunens organisation/ revisorer. De flesta granskningarna har lett till konkreta förbättringar beslutade av aktuell nämnd, kommunstyrelse eller kommunfullmäktige. SENASTE NYTT nr Presskontakter Under året har massmedia noterat revisionen genom följande inslag: Tidning Datum Artikel om 1 VLT 3 januari Artikel om ordningsföreskrifter utifrån revisionsrapporten Efterlevnaden av stadens lokala ordningsföreskrifter 2 VLT 21 maj Artikel om förstudien av Rocklundaavtalet 3 VLT 27 maj Artikel om förstudien av Rocklundaavtalet 4 VLT 18 sept 19 sept Artikel om revisionens arbete. Med anledning av sakfel om ordförandeskapet publicerade VLT artikel den 19 september med rätt namn samt en ursäkt 5 Västerås tidning 15 nov Artikel om IT säkerheten utifrån granskningsrapporten 6 Radio Västmanland 17 nov Lars Luttropp intervjuades angående revisionsrapporten om Spelberoende. 7 VLT 24 feb Revisionen, Västerås flygplats AB, intervju med Eva Blom, 2015 PWC och Lars Luttropp 6

9 Förnyelseåtgärder Under verksamhetsåret 2014 har revisionen fortsatt sitt förnyelsearbete inom ett flertal områden för att visa att Västerås stads revisorer vill vara en proaktiv kraft i stadens utveckling. SENASTE NYTT har utkommit med 15 nummer, som även har gått ut som pressmeddelande till media. På revisionens initiativ genomfördes ett seminarium före kommunfullmäktige den 6 mars 2014 med anledning av revisionsrapporten Åtgärder för likabehandling och mot kränkande behandling i skolan. Förslag till bolagsstyrningsrapport. Förstudie av Rocklundaavtalet. Avfallsförbränningens triangelprocess. Möte med Mälarenergi AB, Mälarhamnar AB och VAFAB Miljö AB. Egen internkontrollplan för revisionen. Revisionens utbildningsverksamhet Revisionskollegiet har, förutom sitt grundläggande arbete att granska verksamheten i stadens styrelser och nämnder samt stadens hel- och delägda aktiebolag och andra samverkansprojekt, ambitionen att göra studiebesök i dessa verksamheter samt delta i relevanta kurser och konferenser. Följande ledamöter har deltagit i nedanstående kurser och konferenser Vad När och var Vem SKL:s konferens om 28 januari Lars Luttropp och Joa Silver lekmannarevisionen Stockholm Nätverksträff Stockholm- Mälarregionen Västerås 25 mars Västerås Lars Luttropp, Elisabeth Löf, Salam Zandi, Åke Johansson, Joa Silver, Ulf Höglund, Jörgen Eklund, Mikael Wulff, Peter Westersund, Joakim Widell, EY konferens för förtroendevalda revisorer 66:e primärkommunala revisionskonferensen 3-4 juni Sundsvall KOMMEK mässan Kommunal ekonomisk konferens och utställning Länsrevisionskonferens Västmanlands län Ernst & Young erfarenhetutbyteskonferens Budgetseminarium för 2015 Västerås stad 20 maj Stockholm 3-4 juni Sundsvall augusti Malmö 4 september Kungsör 1 december Stockholm 15 december Västerås Åke Johansson 7 Annette Björnson Elisabeth Löf, Peter Westersund, Åke Johansson, Joa Silver och Annette Björnson Elisabeth Löf, Jörgen Eklund, Peter Westersund, Joakim Widell, Åke Johansson och Ulf Höglund Elisabeth Löf, Joa Silver, Joakim Widell, Gunilla Bergvall och Annette Björnson Lars Luttropp, Joa Silver, Peter Westersund och Åke Johansson. Elisabeth Löf närvarade för Landstinget Västmanland. Lars Luttropp, Salam Zandi, Åke Johansson och Joa Silver

10 Västerås stads revisorers kansli stadshustornet våning 12 Revisionens kansli har utrustats med en accesspunkt för att möjliggöra anslutning med externa datorer och uppkoppling till internet. Västerås stad har från årsskiftet bytt ekonomisystem till Raindance, i och med bytet har revisionen fått en ny ansvarskod, ansvar X1000. Revisionens budget och resultat Enligt revisionens reglemente utgör kommunfullmäktiges presidium budgetberedning för revisorernas anslag. Revisorernas räkenskaper och förvaltning granskas av kommun fullmäktiges presidium. Som underlag för detta finns revisionens årsredovisning och nedanstående räkenskaper. Resultat Utfall 2014 Budget 2014 Budget 2015 Intäkter -15 kkr -15 kkr 0 kr Kostnad för arbetskraft/arvode 735 kkr 775 kkr 790 kkr Konsulttjänster* kkr kkr kkr Övriga kostnader 252 kkr 385 kkr 410 kkr TOTALT kkr kkr kkr Årets resultat +259 kkr *Därav upphandlingskostander revisorstjänster för nästa mandatperiod 126 tkr. Upphandling av revisortjänster för nästa mandatperiod Upphandlingsarbetet har delegerats till en upphandlingsgrupp bestående av Lars Luttropp, Elisabeth Löf, Salam Zandi, Magnus Cronberg - Konsult och Service, Thomas Energård - stadsledningskontoret och Sven-Erik Ring, tidigare revisionssekreterare. EY och KPMG lämnade anbud om sakkunnigbiträde för Västerås stads revisorer. EY lämnade bästa anbudet som beslutades av revisionssammanträdet Avtal skrevs med EY Upphandling av aktiebolagsrevisonen blev färdig EY, KMPG och PWC lämnade anbud. Avtal med EY skrevs

11 ÅRET SOM GÅTT Utsikt från revisionens kansli Revisionsmöte i stadshustornet Revisionsmöte Westmannastiftelsen, 18 juni Foto: A Björnson Nätverkskonferens Stockholm - Mälarregionen 25 mars, Västerås slott Avfallsförbränningens triangelprocess Mälarenergi AB, Mälarhamnar AB, Vafab Miljö9AB Revisionsmöte och revisionsbesök, 26 augusti Foto: A Björnson

12 10