Kommunikation. Michael Ostrelius. Näringslivshuset i Sverige AB

Transkript

1 Kommunikation Av Michael Ostrelius Näringslivshuset i Sverige AB

2 Innehåll Förord 3 1. Presentationsteknik 4 2. Konsten att bli en duktig presentatör 7 Presentatörens 10 dödssynder Konstruktiv kommunikation Att tillämpa HV3 modellen Argumentation och retorik Konsten att få fram budskap Om konsten att behandla invändningar Trappstegsmetodik 24 Övning förberedelser 25 Michael Ostrelius Näringslivshuset i Sverige AB michael.ostrelius@naringslivshuset.se Förord Det har visat sig i många undersökningar att rädslan att tala till en grupp människor kommer mycket högt upp på de flesta ångestlistor. I några studier vinner rädslan att tala inför en grupp över rädslan för både spindlar, ormar och tom döden. Det är underligt, en giftorm borde vara farligare än att tala inför publik. Vad jag vet är det ingen talare som blivit ihjälbiten av sina åhörare (inte i Sverige i alla fall). Näringslivshuset i Sverige AB

3 Denna rädsla kan vara ett allvarligt hot mot vår demokrati. Jag skall förklara vad jag menar. Det finns nämligen ett begrepp som heter omvänd demokrati. Det uppstår när ett fåtal människor driver igenom sin vilja och lyckas därför att flertalet inte vågar eller förmår sig att säga ifrån. En dansk studie visade att av 100 personer fanns det tio som vill någonting, 10 som inte vill detta och 80 som inte vill någonting och som bara flyter med de andra. Känner du igen dig själv i följande situation? Du sitter på ett möte och en person lägger fram ett förslag som du inte gillar. Personen talar för samtliga deltagare och verkar utgå ifrån att alla håller med. Du känner att du vill och måste säga någonting, men hjärtat börjar slå snabbare, svetten tränger sig ut genom dina handflator och du känner dig som om du sprungit ett maratonlopp. Varför säger ingenting någonting, tänker du? Pang! Tiden är ute, ni har plötsligt fattat ett beslut om någonting som du och troligen majoriteten inte vill. Detta kan kallas omvänd demokrati. Rädslan att säga sin mening inför en grupp människor kan alltså vara ett allvarligt hot mot vår demokrati. Hur många gånger har du varit med om att du fått en idé och att när du skulle förmedla denna så blev inte de du vände dig till lika entusiastiska som du själv? Du kanske har varit med om att du låtit bli att presentera tankar du haft för att du varit osäker på hur du skulle framföra budskapet. Har du någon gång varit så rädd för hur du skall uppfattas så att du låtit bli att säga något? Du är tyvärr i gott sällskap. Hur många goda idéer, förslag på förbättringar, uppfinningar, kreativa lösningar osv har blivit liggande i olika byrålådor eller fastnat i huvudet på idékläckaren p.g.a. bristande kunskaper och erfarenhet av presentationsteknik? Grabbarna måste skjuta mer. Om dom skjuter kan det bli mål. Om dom inte skjuter vet vi med säkerhet att det inte blir det. Träning ger färdighet, heter det. Men tänk dig träning under erfaren handledning vilka resultat det kan ge. Kompendiet och träningen ger dig förutsättningarna resten är upp till dig. Förmågan att argumentera och tala inför en grupp människor är viktigare än du hittills kanske trott! Michael Ostrelius 1. Presentationsteknik Bli expert på att vara dig själv! Näringslivshuset i Sverige AB

4 Hur presenter du dig för människor? Tycker du om dig själv? Vilken uppfattning har du om dig själv när det gäller din presentationsteknik? Nu kanske du börjar fundera på att slänga boken och hoppa av kursen. Det hoppas jag verkligen inte. Men allvarligt talat! Hur bra är du på presentationsteknik och hur bra vill du bli? Vilken inställning har du till din egen förmåga? Är det där kanske skon klämmer? Men tänk till på vad Humphrey en gång sagt: Om du tror på dig själv kommer troligen alla andra att gör det också! Nyckeln till framgång inom vilket område som helst är din egen inställning. Våga tro på att du är en mycket duktig presentatör. Din uppgift är att ta fram det bästa inom dig själv. Att bli expert på att vara dig själv. Om du inte vill vara dig själv, vem vill du då vara? Vilka delar i din personlighet vill du lyfta fram? De bästa presentatörerna, lärarna och föredragshållarna anser jag vara de som vågar använda sin egen personlighet på ett balanserat sätt. Ingen gillar väl människor som gör sig till och försöker imponera. Kanske är det osäkerhet och bristande självkännedom som orsakar ett sådant beteende. Visserligen kanske de uppnår målet att bli ihågkomna, men kanske tyvärr för fel saker. Vilka saker vill du att dina åhörare skall minnas efter ditt anförande? Tror du att andra människor är intresserade av dig? Som person alltså! Intresserar du dig för andra människor? Vad tycker du är intressant hos andra? Här får du ett underlag för hur du kan presentera dig på ett bra sätt: 1. Jag är vad jag är: namn, ålder, familj, nationalitet, trosgrund mm 2. Jag är vad jag gör: Yrke, arbetsuppgifter, fritidssysselsättning, hobby mm 3. Jag är vad jag vill: målsättningar, förväntningar, drömmar, visioner mm 4. Jag är vad jag kan: vad jag är bra på, tycker om att göra, vad jag kan hjälpa andra med mm Presentationsformel: Är. Vill. Gör. Kan Träna dig på att presentera dig själv. Släpp loss dig själv. Våga tro på att du är en intressant person. Tycker du att du är ointressant så presenterar du dig som en ointressant person. Kommer du ihåg: Om du tror på dig själv... Näringslivshuset i Sverige AB

5 Jag är ingen talare... Är detta världens vanligaste öppningsfras på ett tal? Varför? Är det ett sätt att markera att detta är inte mitt område, var skonsamma i er kritik? Tänk om du istället började talet med: Jag är en utmärkt talare och kommer nu att hålla det bästa anförande ni någonsin hört. Anledningen till den mer ödmjuka, eller får jag säga mesiga öppningen är troligen Jantelagen. Du vet...du skall inte tro att du är något...osv. Varför får man inte tro att man är något? När jag flyttade till Göteborg för ett antal år sedan blev jag ofta kallad för Allan. Jag funderade länge på om Göteborgarna hade svårt för namn och vem den där Allan var som verkade likna mig så mycket. Sedan kom jag på att Allan var ett uttryck för en som inte tror på Jantelagen. Här får du en annan lag som borde bli ditt rättesnöre genom livet. Den omvända Jantelagen av Gudrun Hjelte 1. Du skall tro att du är något 2. Du skall tro att du är lika god som andra och alla andra är lika god som du 3. Du skall tro att du är lika klok som andra, ibland klokare 4. Du skall veta att du är lika bra som andra. Om du vet att du gör ditt bästa kan du uppskatta dem som är bättre 5. Ibland vet du mer än andra 6. Du är inte förmer än andra men du är enastående som alla andra 7. Du duger till mycket 8. Skratta åt dig själv och din värld, det gör dig fri 9. Du skall tro att många bryr sig om dig 10. Du skall tro att du kan lära andra en hel del och lära av dem. Varför? För att du är en som behövs! Hur skall jag göra nu då? Ja, hur skall du bli expert på att var dig själv? För det första kan du försöka bli så bra vän med dig själv som möjligt och för det andra kan du intensifiera utforskningen av dig själv. Du kommer i så fall att upptäcka fler sidor av dig själv och tycka att du är en riktigt spännande och intressant personlighet. Några tips. Fyll i självkännedomsblanketter. Fråga några av dina vänner hur dom uppfattar dig i olika situationer (skyll på att du gått en knepig kurs om de börjar titta underligt på Näringslivshuset i Sverige AB

6 dig). Studera duktiga talare. Skriv ner en presentation av dig själv och tala in det på bandspelare eller framför videokamera. Dina egna idéer för hur du kan utveckla din presentationsteknik: 2. Konsten att bli en duktig presentatör Näringslivshuset i Sverige AB

7 Det finns många sätt att förmedla budskap. Du kan skriva, skrika, faxa, ringa, skicka kassett- eller videoband, e-posta, telegrafera, sprida rykten, annonsera och använda djungel-trummor. Men vet du vilket sätt att förmedla ett budskap på som är det absolut bästa med tanke på effekten? Det är muntligt. Det finns då möjligheter för både den som talar och de som lyssnar att läsa av varandra. Mixen röst, kropps- språk och återkoppling från lyssnarna är en överlägsen kommunikations-form. Framförs budskapet dessutom på ett personligt sätt så finns det inget som slår det muntliga framträdandet. Men hur blir du då en ännu duktigare presentatör? Det är först några grundläggande faktorer som vi skall gå igenom. Presentatörens ansvar Våga tro på att du har 100% ansvar för din kommunikation med andra människor. En duktig presentatör tar det ansvaret och sätter lyssnaren i centrum. Tänk på att: Förloraren säger: "De begriper inte vad jag menar". Vinnaren säger: "Jag har inte uttryckt mig tillräckligt klart". Det är ditt ansvar att ta reda på så mycket som möjligt om dina lyssnare, att bena ut vilka förväntningar som finns (här gäller många gånger ett rent detektivarbete), att leta fram det innehåll i ditt framförande som dina lyssnare vill ha och behöver samt att finna ut det bästa sättet att förmedla detta på. Har du inte gjort ditt bästa i detta kan du inte skylla på någon annan än dig själv om du inte nådde fram till dina åhörare. Deltagaren i centrum Vad är viktigast, ditt budskap, du själv eller dina deltagare? Det är skillnad på att imponera och inspirera. De presentatörer som lyckas fånga sin publik före sitt framförande är de som lyckas bäst. Du skall ju berätta det dina deltagare behöver höra. Då måste du ju ta reda på detta och förbereda dig därefter. Ett annat sätt att placera lyssnaren i centrum så att han blir en deltagare är att ställa frågor och att be om frågor. Näringslivshuset i Sverige AB

8 Ett ordspråk lyder: "Den som talar mycket får veta lite". Presentationens fyra faser Att hålla en presentation är som att springa 100 meter. År av träning och förberedelser ligger bakom en bra löpare. Att springa 100 meter tar bara ett tiotal sekunder medan uppvärmningen tar omkring två timmar (för en elitsprinter). Loppet inleds dramatiskt genom att löparna startas av ett pistolskott. Snabbt och explosivt kommer de iväg. Den som vinner genomför loppet genom att springa avspänt och effektivt och tappar därigenom mindre fart än de andra. Bäst kommer vi ihåg en vinnare som avslutar ett lopp genom att gå i mål med stil och originalitet. 1. Förberedelse 2. Inledning 3. Genomförande 4. Avslutning. Folk tror mer på vad de ser än på vad de hör! Viste du att de ord du använder endast har ca. 10 % av den totala betydelsen för hela ditt genomförande? De andra 90% består av hur du säger orden och vad du gör när du talar. Kommunikation kanske handlar mer om görande än sägande. Ord 10 % Hur 40 % Gör 50 % Tänk om jag skulle tala om presentationen som ett hundrameterslopp och samtidigt iklädd spikskor kliva ner i ett par startblock. En medhjälpare stod redo att smälla av en startpistol. Jag springer iväg när skottet bränner av och bryter efter några sekunder målsnöret som finns uppspänt framför mina åhörare. Jag går i mål genom att landa i knät på en person i första raden. Skulle ämnet, presentationens fyra faser fastna i deltagarnas hjärnor? Näringslivshuset i Sverige AB

9 Tror du att publiken skulle komma ihåg mig länge efter mitt framförande? Att visa en bild av ett berömt hundrameterlopp eller spela upp en kort video skulle även det ha en bra effekt. Man kanske inte behöver vara riktigt så dramatisk som i ovanstående exempel. Men principen är att förstärka det du säger genom att agera ut ditt budskap. Några tips Tala i bilder (som utskjutna ur en kanon) Använd liknelser (presentationen som ett hundrameterslopp) Ta med oh, dia, förstorade mm bilder (helst i färg) Använd symboler (ett par startblock symboliserar presentationens inledning Ta med saker som du kan visa upp (stället för att tala om ett flexibelt klädupphängningssystem ta med en klädhängare och skicka runt bland åhörarna) Använd din fantasi och humor Hur du får människor att komma ihåg det du sagt! Tänk efter! Varför kommer du ihåg vissa saker medan du glömmer andra? Det som engagerar dig och väcker starka känslor (både lustfyllda och olustiga) är det du minns bäst. Din uppgift blir att väcka lyssnarens nyfikenhet och intresse och behålla det så länge som möj- ligt (behålla farten) så att det ökar dina chanser att dina budskap fastnar. I ovanstående avsnitt talade vi om att människor bättre tar till sig helheten än detaljer. Den viktigaste delen i presentationens helhet är lyssnaren. Hemligheten med att hålla bra presentationer är att värva lyssnaren till en deltagare. Det är skillnad på lyssnare och deltagare. Riktigt bra presentatörer har lärt sig konsten att engagera sin publik. Ta till dig detta Kinesiska ordspråk och fundera på vad det verkligen betyder: Jag hör och jag glömmer. Jag ser och jag minns. Jag gör och jag förstår. Du kanske undrar om du skall börja dela ut spikskor till deltagarna och få dem att springa och hoppa i knät på varandra. Balansgången mellan cirkus och föredrag kan ibland vara hårfin. Du utför din presentation på det sätt som bäst passar din personlighet och som du tycker är lämpligt med tanke på dina åhörare. Tänk på att övningar och engagemang även kan ske i huvudet på dina deltagare. Att fråga är att undervisa! Det var Xenofon, en gammal grekisk författare och fältherre som sa detta för omkring 2400 år sedan. Att ställa frågor för att sedan besvara dem själv, är en gammal och beprövad teknik. På så sätt väcker du dina deltagares uppmärksamhet. I mindre grupper och i vissa andra sammanhang kan du ställa frågor till dina deltagare och faktiskt förvänta dig svar. Våga dig på att skapa korta debatter (som du måste styra ganska hårt för att inte din tidsplan ska spricka). Näringslivshuset i Sverige AB

10 - Kan jag som föredragshållare öka deltagarnas engagemang genom att regelbundet ställa olika typer av frågor? Ja det kanske är ett ämne som är värt att undersöka. Vad tror du? Att inleda varje avsnitt med att ställa en fråga för att under genomgången besvara den kan både vara smart och pedagogiskt. Som avslut kan du då sammanfatta svaret och låta deltagarna komplettera med sina erfarenheter. Ett Danskt ordspråk vinklar till ämnet lite skarpare: "Den som är rädd för att fråga skäms för att lära". Tips Engagera dina åhörares hjärnor med övningar och frågor Ge smakprov av vad du tänker säga - det skapar hunger Ställ frågor som du själv besvarar Släng ut frågeställningar till dina deltagare Studera tekniken att skriva säljande rubriker Att vara spänd som en filsträng Alla som håller anföranden och som uppträder framför publik är lite nervösa. Det är helt naturligt för den som tar uppgiften på allvar. "Att vara spänd som en fiolsträng" är ett intressant uttryck. Om strängarna på ett instrument är för lösa låter det förfärligt om någon försöker spela på det (tänk ljudet av plinkandet på gummisnoddar). Strängar måste vara spända på ett visst sätt för att det skall bli musik. Men om strängen är för spänd är den ostämd och kan tom brista. Spänningar är en förutsättning för ett anförande. Det gäller att lära sig att hitta sitt rätta spänningsläge. I början av en presentation kan (och får) strängarna vara för spända. Det är fullständigt naturligt att vara lite nervös. Efter några minuter släpper det värsta då du kan stämma ditt instrument och börja spela ut ditt budskap med glöd och engagemang. Det är nyttigt att lära sig avslappningsteknik. För mycket spänningar stjäl kraft från dig. Du som går kursen kommer att få ett kassettband vid första utbildningsdagen. Använd det! Ett mycket effektivt sätt att minska kroppens spänningar är att för ett anförande ta ett djupt andetag, hålla andan ett par sekunder för att därefter sakta släppa ut luften och samtidigt tänka jag är lugn och koncentrerad. Upprepa detta ett par, tre gånger. Pröva själv får du se. Du upplever troligen hur dina spänningar pyser ut ur din kropp tillsammans med utandningsluften efter varje andetag. I samband med att du gör dina djupandningar kan du mjuka upp kroppen (hur gör hundrameterslöparen?). Mjuka upp dina axlar och väck upp ansiktets leendemuskler så är du väl förberedd inför uppgiften. Näringslivshuset i Sverige AB

11 Samuel Butler sa/skrev vid ett tillfälle: "Livet är som att spela fiol inför publik och lära sig instrumentet medan man håller på" Skulle alla vänta med att hålla ett anförande till dess de kan tillämpa presentationsteknik perfekt skulle ingen säga någonting offentligt. IBMs VD och grundare, Thomas Watson sa vid ett tillfälle: "Om du vill lyckas, fördubbla dina misslyckanden". Nyckeln till att bli en bra presentatör är att våga öva inför publik. Tips Lär dig en bra snabbavslappningsteknik Andas med magen - ta några djupa magandetag Ta fram ett personligt uppvärmningsprogram Öva inför publik Lär dig öka inflytandet över din kropp Rösten som instrument Har du ingen fiol till hands så får du använda din röst. Tänk en stund på följande liknelse: När du sitter i en bil och lyssnar på din bilstereo så reglerar du ljudvolymen efter bakgrundsbruset. Ju snabbare du kör ju mer oväsen blir det och du behöver höja volymen på bilstereon för att höra ordentligt. När du kör långsammare måste du sänka volymen för att undvika bli lomhörd. Hur fungerar volymkontrollen på din röst? Kan du höja och sänka efter behov och använda din rösts hela register? Gör följande experiment: Säg nedanstående mening högt samtidigt som du drar in och spänner magen. - Rösten börjar i magen! Det lät lite ynkligt va? Pröva nu att istället säga samma mening genom att använda det stöd som magen kan ge dig. Andas in luft i lungorna genom att spänna ut magen (ölmage/gravid) tryck till med magmusklerna och säg: Rösten börjar i magen. Skillnad? Nervositet kan ibland orsaka andnöd. Magen spänds och du flyttar omedvetet upp andningen till bröstkorgen (testa själv skillnaden att andas med bröstkorgen och med magen). Spänningarna sänker röstvolymen. Ett effektivt sätt att bryta detta är att ta några djupa andetag och syrsätta hjärnan samtidigt som du gör dig av med onödiga spänningar. Någon har sagt att det är rösten som är själens spegel, inte ögonen. Det ligger nog en hel del i det uttalandet. Tänk på någon som du känner väl. Försök att komma ihåg hur den personens röst förändras beroende på hur han/hon mår. En människa med litet självförtroende har ganska ofta en liten röst. "Det är väl ändå ingen som har lust att lyssna på mig". Att tala lågt kan vara detsamma som att vara tyst. Näringslivshuset i Sverige AB

12 Kom loss! Utveckla din röst. Lär dig andas med magen och finn din inre volymkontroll. Rösten är ditt viktigaste instrument vid presentationer. Tänk på att den står för 50 % av den totala betydelsen för ditt framförande (resten är ditt kroppsspråk). Ett bra träningstips: Läs sagor för dina barn, barnbarn eller lös högt för din respektive, för någon annan eller för dig själv. Träna dig på att läsa som en skådespelare - tänk på radioteater när den är som bäst. Betona orden i rätt innebörd och entusiasmera lyssnaren. Använd gärna bandspelare och lyssna på dig själv, det kan vara mycket lärorikt. Fler tips Träna din röstvolym - höj och sänk efter behov Andas med magen Drick en klunk vatten då och då (speciellt före ditt framförande) - se till att ha ett glas till hands Tänk på din hållning - stå snyggt och vårdat Sänk hakan något - för högt huvud ger spända stämband Bli vän med din röst - spela in dig på band Träna dig på att variera din röst - skön musik använder många toner Fråga i början dina deltagare om de hör dig bra längst bak i lokalen Kroppsspråket Har du tänkt på att det ibland kan vara svårt att förklara saker via telefon? En av anledningarna är att det inte går att använda kroppsspråk i telefonen. Det klart att det går men den andre ser det inte. Du kanske har pratat med barn någon gång i telefon och hört dem säga att nallen ligger där borta, samtidigt som de pekar åt något håll i andra änden av telefonledningen. Kroppsspråket är viktigt, men undvik att studera det för ingående. Bli medveten om helheten men låt bli att gå in för mycket på detaljer, då kan du bli utstuderad och därmed agera onaturligt. Det är mitt bästa råd till dig. Viktigt att tänka på i presentationssammanhang är hur du rör dig. Rör dig lugnt och värdigt eller stå tryggt och stabilt. Om du springer omkring kan dina åhörare bli nervösa, framförallt de på första bänk. Har du vissa rörelser för dig som att t ex ta ett varv runt oh-projektorn kanske några slutar lyssna på dig för att i stället räkna hur många varv du gör på en timme. Lagom är bäst. Tänk på att små rörelser kanske syns dåligt längst bak om det är en stor lokal med många deltagare. Näringslivshuset i Sverige AB

13 Händerna, dessa händer, vart skall vi göra av dem? Händerna har en tendens att kännas som stora brunnslock. Det är bra att göra stora gester när du gör presentationer (tur att händerna är stora som brunnslock). Dina åhörare sitter i regel långt ifrån dig och du behöver därför vara tydlig i dina rörelser. Tala även med dina händer och armar för att understryka det du säger. Berättar du om en atlantkryssare så är det kanske en underdrift att visa mellan tummen och pekfingret. Använd utsträckta armar (som storfiskaren du vet). Att tala med händer och armar visar på engagemang. Tips för händerna Visa ofta dina handflator mot publiken signal: ingenting att dölja Ta tag i en whiteboardpenna (OBS om du skall använda den) - det kan kännas tryggt Töm fickorna och stoppa ner en hand i taget (prata med den andra handen) för att undvika omedvetet skramel med nycklar och mynt Gör stora lätt överdrivna rörelser med händer och armar när du är i en större lokal eller för att visa på ditt engagemang En mycket viktigt instrument för ditt kroppsspråk är ansiktet. Ditt ansikte påverkar i hög grad den stämning som bildas i lokalen. Är ditt ansikte allvarligt och stelt eller glädjefyllt och öppet? Det viktigaste av allt är helhetsintrycket av det du säger och det du visar med ditt ansikte och resten av kroppen. Talar du om ämnet service och säger att leendet är viktigt för att få andra att öppna sig samtidigt som ditt ansikte är veckat av negationer, då stämmer det inte för dina lyssnare. Konsekvensen blir troligen att de inte tror på vad du säger. Ögonkontakt skapar förtroende. Kan du känna att du litar på en person som undviker ögonkontakt? Jag själv har som tumregel att få ögonkontakt med alla i publiken framförallt under presentationens första del. Även om det sitter 50 personer i publiken är det fullt möjligt och framförallt viktigt att få ögonkontakt. Du visar ju att du bryr dig om dina deltagare. Tips för ansiktet Öva ständigt dina skrattmuskler Träna dig framför spegel att med ansiktet visa samma sak du säger Öva även framför spegeln att utan ord uttrycka: glädje, sorg, öppenhet, engagemang, förtroende, sympati mm Se dig själv i ögonen framför spegeln och säg att du är förtroendeingivande och en bra presentatör Ha ögonkontakt med alla åhörare - det kan värva dem till deltagare Håll presentationer framför videokamera Näringslivshuset i Sverige AB

14 Att övervinna rädslor De flesta känner till att det bästa sättet att segra över rädslor är att göra det du är rädd för. Ryttare känner till detta mycket väl. Om de ramlar av en häst och slår sig så måste de så snart som möjligt upp igen på hästryggen för att inte rädslan skall ta överhand. Rädslan verkar leva sitt eget liv. Om vi vänder den ryggen så växer den men om vi ser den i vitögat så besegrar vi den eller tyglar den så att den inte kan skada oss längre. En underlig sak är att många som är rädda och oroliga att tala inför en grupp människor har egentligen aldrig gjort det. Kanske någon gång i skolan under oerhört dramatiska och pressade former. Du vet när vi en och en släpades fram till katedern som till sin egen avrättning. Halva klassen hade magbesvär flera dagar före det påtvingade föredraget. När det väl var över förvånades du över att du överlevde och slapp därefter göra fler framföranden. Jag kallar inte detta för träning mer tortyr. Det kan vara korkat att göra små saker till stora problem. Det är lika dumt att oroa sig inför en presentation som att oroa sig över att inte få en parkeringsplats när du är på väg till Stockholm. Rikta din kraft på att utveckla dig till en bra presentatör i stället. Douglas Jerrold har klargjort detta på ett fyndigt sätt: "Bekymmer är som småbarn, ju mer man kelar med dem ju bättre trivs de". Att förbereda sig mentalt Kvalitén på ett framförande bygger till stor del på den inställning som presentatören har före framförandet. Tror han/hon att presentationen kommer att bli ett fiasko och för säkerhets skull beställer en enkel biljett till Honolulu, så kan det faktiskt bli så. Tror hon/han att deltagarna är en samling pirajor som vid bästa tillfälle kommer att bita för att döda så uppstår en otrevlig försvarsattityd som sannolikt förstör klimatet i salen. Henry Ford uttryckte det: Om du tror att du kan, eller tror att du inte kan, så har du rätt! Jag bruka förbereda mig genom att försöka besöka lokalen där jag skall hålla mitt framförande. Där sätter jag mig en stund för att tänka in den. Jag sitter där en stund, slappnar av och ser mig själv utföra jobbet. Jag målar upp ett framgångsscenario i min fantasi. Jag ser hur jag agerar trygg och säker och hur jag väcker deltagarnas engagemang och intresse. När det väl är dags att hålla framförandet i verkligheten har jag redan gjort det i fantasin och är på så sätt bättre förberedd än om jag i fantasin målat upp skräckbilder om fiasko. Ge akt på hur du tänker, dina tankar kan bli verklighet. Näringslivshuset i Sverige AB

15 Att få feedback - återkoppling Sätter du dig i din bil och kör iväg mitt i vinter efter att du skrapat fram ett litet hål ur frosten i vindrutan? Självklart inte! Tror du att du kan lära dig att bli en duktig presentatör utan att få information utifrån? Du kanske behöver få konstruktiv kritik från dina åhörare och genom t ex videokamera för att kunna utvecklas som presentatör. Ibland svider kritiken ibland värmer den, vi behöver båda delar. Bland bilagorna finner du ett förslag på utvärderingsdiagram för presentatörer. Använd det! Tips Sätt i system att utvärdera dina framträdanden För loggbok/dagbok över dina presentationer Se till att spela in dig själv på video Presentatörens gyllene regel Tala först om vad du skall tala om. Tala sedan om det. Tala därefter om vad du talat om. Detta är ett professionellt sätt att kommunicera. Studera en nyhetsreporter. Först berättar han om vad som kommer i programmet. Därefter presenterar det han utlovade och sedan avslutar med att repetera det viktigaste. På detta sätt uppnås två viktiga saker. Dels förbereds lyssnaren/ tittaren på vad som skall komma vilket ger denne möjlighet att plocka fram egna kunskaper och erfarenheter i ämnet. Dels skapar det intresse och förväntningar genom att göra reklam för inslagen. När väl budskapet kommer är lyssnaren/tittaren väl förberedd och mottaglig och efter repetition av de viktigaste punkterna så sitter budskapet fast. Målsättning Jag har sparat det viktigaste till slutet i detta kapitel. En enkel och tydligt formulerad målsättning fungerar som en karta eller vägbeskrivning. Den pekar ut riktningen, berättar för dig vad du behöver göra för att nå dit du vill och hjälper dig under resans gång att hitta vägen. Om jag inte vet vart jag ska så är risken stor att jag hamnar någon annanstans. Laurence Peters Vad vill du uppnå med ditt anförande och vad finns det för önskemål från din uppdragsgivare/ initiativtagare? Har ni samma mål, eller går de i sär? Näringslivshuset i Sverige AB

16 Alltför många föredrag och utbildningar har upplevt misslyckade därför att det saknade ett tydligt mål eller att det fanns olika mål. Exempel på målformulering: Gruppmedlemmarna skall ha förstått vilket resultat jag förväntar mig av projektarbetet. Deltagarna skall efter utbildningen känna till och kunna tillämpa HV3-modellen. Du kan börja presentationen med att berätta för deltagarna din målsättning med ditt anförande. Som avslutning kan du göra en kontroll om deltagarna uppnått målsättningen genom att t ex ställa några frågor. En bra fråga i slutet kan vara: Vad väljer du att ta med dig härifrån? Tips Formulera alltid vilket mål du har med din presentation Delge den för dina deltagare Skriv upp den på whiteboarden, blädderblock, oh eller liknande Ha alltid klart för dig vad du behöver göra för att uppnå ditt mål Näringslivshuset i Sverige AB

17 Presentatörens 10 dödssynder 1. Att inleda genom att tala om att du är dåligt förberedd * Vilka förväntningar vill du väcka? 2. Att börja förmedla att talaren före dig var så bra att du (underförstått) aldrig kan göra det bättre * Vad förmedlar du om ditt självförtroende? 3. Att läsa hela manuskriptet innantill utan att se på dina åhörare * Vilken attityd visar du? 4. Att läsa all text på dina OH * Kan dina åhörare läsa själva eller är de analfabeter, ej läskunniga barn eller helt enkelt för korkade för att kunna läsa själva? 5. Att på olika sätt kommentera din osäkerhet och ovana att föreläsa * Vilken känsla vill du skapa bland dina åhörare? 6. Att ta för givet att dina åhörare skall lyssna på just dig * Är det självklart att de lyssnar på dig utan att du anstränger dig att sälja dina budskap genom att väcka intresse och engagemang? 7. Att komma för sent * Vad tycker du om åhörare som kommer för sent? 8. Att fortsätta prata trots att din tid är slut (utan att be om mer tid) * Vad säger det om dina förberedelser eller om din respekt för arrangören? 9. Att medvetet tappa tråden och flyta ut i angränsade ämnen genom egna infall eller p.g.a. frågor från några deltagare * Vilket är din målsättning med din föreläsning? 10 Att avsluta genom att säga nu är jag klar eller på annat sätt strypa ämnet utan att sy ihop början med slutet. * Vad vill du att dina åhörare skall ta med sig från din föreläsning? Näringslivshuset i Sverige AB

18 3. Konstruktiv kommunikation Be någon att beskriva vägen hem till sin bostad så får du reda på den personens förmåga att ge en instruktion och om han/hon använder sig av konstruktiv kommunikation. Så här kan det låta: - Du kör väg 154 eller är det ända till du kommer till en bensinstation. Jag tror det är Q8 eller Statoil eller... Där går en väg in till vänster, den skall du inte ta, utan du fortsätter ända fram till kyrkan på höger sida. Där svänger du vänster. Vårt hus finns i slutet av den vägen på höger sida och har ljusbrunt fasadtegel. Det hittar du, det blir inga problem. Tror du att du hittar fram till hans hus? Om du har tur kanske. Hur skall vi då beskriva vägen genom att använda konstruktiv kommunikation? - Vilket håll kommer du i från? - Vi kommer från Gränna mot Jönköping. - Bra, då håller du dig på E4:an och åker genom hela Jönköping ända tills du ser en skylt med Plusköping. Sväng Plusköping vänster. - Är du med? - Ja, genom Jönköping och sväng vänster mot Plusköping. - Bra! Efter ca 5 km ser du en bensinstation, den första som finns på den vägen, meter längre fram svänger du vänster, Smilegränd heter vägen. Bensinstationen gör dig vaksam på att du strax skall svänga vänster. Vårt hus ligger i slutet av den vägen, nr 15. Det står en hemmasnickrad koja på tomten och min vita Saab står parkerad utanför huset. Är du med på beskrivningen? Hur har du uppfattat den? - Nu skall vi se. Vänster Plusköping, 5 km, sakta ner vid bensinstation, sväng vänster,smilegränd 15, koja, din bil. Ja! Konstruktiv kommunikation handlar om att beskriva det du vill att den andre skall komma ihåg. Du talar om vad du vill och vad du förväntar dig samt kontrollerar hur den andra uppfattat det du för- medlat. Har du barn? Oavsett om du är förälder eller inte så har du en gång varit barn. Känner du igen dig? - Slåss inte ungar! - Ramla inte i trappan! - Tappa inte mjölken, du får torka upp själv! - Skrik inte (med hög röst)! - Måste du tjata så förtvivlat? Vad har barnen fått för instruktioner? De har fått veta exakt det som de inte skall göra. De har faktiskt fått motsatta instruktioner. Hjärnan är ganska korkad i vissa avseenden. Den förstår inte ordet inte. Gör följande experiment så förstår du bättre vad jag menar: Slut ögonen och tänk på vad som helst men inte på ett rött, saftigt äpple. Tänk inte på ett rött äpple. Näringslivshuset i Sverige AB

19 Vad hände? Hjärnan brydde sig inte alls om det lilla ordet inte framför det röda, saftiga äpplet. Någon form av bild på ett äpple kom fram i ditt huvud i alla fall. Du kanske rent av blev sugen på ett äpple? Förstår du nu vad jag menar? En negation i en instruktion kan vara förvillande. Åter till barnen. Vad skall vi då säga till dem för att vara konstruktiva? - Uppför er och var snälla mot varandra ungar! - Ta det försiktigt i trappan! - Häll upp mjölken sakta och fint, du kan det jättebra! Tala lite tystare med varandra, ni hör varandra ändå (nära barnen med låg röst)! - Jag har redan sagt nej och svarar dig inte fler gånger nu! Värdet av att bli bättre på att använda konstruktiv kommunikation är att andra människor lyssnar på dig på ett annat sätt och kanske tar dig mer på allvar samtidigt som du då kan inge större respekt och förtroende. Är du presentatör vill du ju att människor skall förstå och följa de instruktioner eller det budskap du ger, eller hur? Det kräver träning, träning och åter träning att bli duktig på konstruktiv kommunikation. Nyckeln är ordet hur. Tala om vad du vill i stället för vad du inte vill. Tala om vad du förväntar dig i stället för vad du inte förväntar dig. En kvinna berättade att hon hade testat tekniken mellan några kurs- tillfällen. Förut hade hon sagt till barnen på fredagarna: - Det är väl ingen av er som har lust att hjälpa till och städa va? De försvann med vindens hastighet in på sina rum. Därefter prövade hon att säga det på ett konstruktivt sätt. - Hörni, nu vi tar ett gemensamt ryck och städar av lägenheten tillsammans. OK? Förvånade stod de kvar och hjälpte faktiskt till att städa. Hon blev själv överraskad av effekten. Faktum är att jag tycker det är konstigt att säga: - Glöm inte att ta ut soporna. Vadå glöm inte? Det är ju exakt det personen som ger budskapet inte vill. Kan det vara mer tydligt att säga? - Kom i håg att ta med dig soporna. Tips Tala om vad du vill och vad du förväntar dig i stället för tvärt om Säg hellre kom ihåg än glöm inte Lägg in ordet hur i dina frågor Inför inteförbud försök utrota detta ord från ditt språk Näringslivshuset i Sverige AB

20 4. Att tillämpa HV3-modellen HV3 är en minnesregel som gör att du lättare kan komma ihåg hur du förbereder, inleder, genomför och avslutar en presentation. Har du hört talas om ett ishockeylag som heter HV71? HV3 är en presentationslag. HV3 består av tre v och ett h. V+V+V+H = HV3. V nr 1 - vem? V nr 2 - varför? V nr 3 - vad? Hur? Vi börjar med vem eftersom dina deltagare är i centrum! Varför skall du tala till dem, vad skall du säga och hur skall du framföra det budskap som de efterfrågar och behöver? Lär dig presentationslaget/lagen utantill. Kommer du ihåg vad HV3 betydde? - Presentationslag...hockeylag...HV71... tre v och ett h... - Vem är i centrum! - Varför skall de träffa mig? - Vad vill de veta och vad skall jag säga? - Hur skall jag framföra detta? Näringslivshuset i Sverige AB