Artiklar om presentationsteknik

Transkript

1 Artiklar om presentationsteknik Lyssningsstegen Som presentatör är det oerhört viktigt att du visar hänsyn och respekt för dina mottagare. Det spelar ingen roll om du befinner dig en dialog med någon, sitter i ett möte eller håller en presentation att inte lyssna, eller att du inte tydligt visar att du lyssnar är de enskilt sämsta egenskapen en presentatör kan ha. Du förlorar snabbt förtroendet hos dina mottagare. Hantera frågan rätt När en mottagare ställer en fråga så väntar du i alla lägen till personen har ställt hela frågan klart! Förutom att vänta till slutet så lägger du även på 3-4 sekunder som du använder till kvasieftertänksamhet eller faktisk eftertänksamhet. Det gör att frågeställaren känner sig bra till mods eftersom du tänkte efter och la lite vikt vid frågan som personen ställde. Det handlar om dialog, inte monolog När vi människor samtalar verkar det ofta som om vi inte genomför en dialog utan snarare två monologer. När den ena personen har sagt sitt så står den andra personen och bara väntar på att få säga sitt; i bland kan det vara så illa att man ser i ansiktsuttrycket, kroppsspråket och ögonen att personen egentligen struntar fullständigt i det du säger och bara fokuserar på vad han/hon har att säga. Givetvis är det en oerhört dålig egenskap. Fundera över hur du är som lyssnare och ta till dig av kritiken. Lyssningsstegen Den första och den sämsta nivån är att du medan du lyssnar, tittar dig omkring, tittar på klockan och verkar allmänt ointresserad. Den andra nivån är snäppet bättre och innebär att du nu åtminstone tittar på personen, lite lätt bakåtlutad Den tredje nivån innebär att du gör lite medhållande ljud som mm, ja just det, precis, aha! Du kanske till och med lutar dig framåt Den fjärde och sista nivån är då du definitivt sitter framåtlutad och förutom de medhållande ljuden, ställer du även frågor och kommentarer till det personen säger. Tänk efter. Vilken nivå brukar du lägga dig på när du kommunicerar? Om du vill vara en god lyssnare som andra uppskattar att prata med så sikta och träna på nivå 4.

2 De största fallgroparna för en presentatör Har du någonsin hört talas om en presentatör som vill misslyckas? Knappast. Alla vill lyckas men av en eller annan anledning så blir utfallet inte riktigt det man tänkt sig. De främsta anledningarna till att man misslyckas är: 1. Inte tillräckligt förberedd 2. Dränker mottagarna med för mycket information 3. Vaggar människor till söms med ett tråkigt framförande Visst låter det enkelt det är ju bara att undvika fallgroparna. Misstag nummer 1 Oförberedda Vi är upptagna för jämnan, tiden räcker aldrig riktigt till. Våra presentationer får knappast den tiden de behöver utan istället dyker vi upp utan någon eller väldigt lite koll på vilka vi ska presentera för. Okunskapen om målgruppen leder till att vi generaliserar ämnet och därmed levererar ett platt och ihåligt budskap. Det är istället klokt att förbereda sig genom att exempelvis kika på företagets webbsida eller prata med dina kollegor om målgruppen, ring även gärna kontaktpersonen som efterfrågat mötet och fråga om det finns några exempel, eller nyckelfrågor som du kan fokusera på. Sist men inte minst är det väldigt viktigt att du som presentatör förbereder dig inför de frågor som kan komma. Gå igenom dem och skriv upp svaret så att du lätt och ledigt kan leverera det om och när frågan ställs. Misstag nummer 2 Vi dränker mottagaren i information Som ämnesexperter på det vi ska presentera sitter vi ofta inne med väldigt mycket information och som ämnesexpert tenderar man också att gilla viss typ av information som för mottagarna är helt irrelevant. Det är viktigt att tänka på dig själv som en sändare och mellan dina mottagare och dig finns ett filter. Filtret ska du använda för att filtrera och bara nämna det viktigaste och enklaste för situationen. Men ha alltid i åtanke Underskatta inte deras intelligens men överskatta heller inte deras kunskaper. Misstag nummer 3 Vi vaggar våra mottagare till sömns Citatet Every great and commanding movement in the annals of the world is due to the triumph of enthusiasm. Nothing great was ever achieved without it. Är så sant som det är sagt. Känner du inte nervositeten och glädjen innan du går in på presentationsgolvet så kan du lika gärna lämna över stafettpinnen till någon annan. Din entusiasm ska glöda, du ska med kroppsspråk, röstvariationer och dina ögon övertyga dina deltagare om att du brinner för ämnet. Om din målsättning är att överföra denna entusiasm och kunskap till någon annan så är det en förutsättning att du själv utstrålar den. Entusiasm är nämligen smittsamt. Det skapar ett begär, en lust, en vilja. Det får en grupp att vilja ha det du har och ofta tänka det du tänker!

3 Det kraftfulla i det simpla Vi talar för att bli förstådda sa Robert Greenleaf en gång i tiden många av dessa försök går om intet för att vi säger för mycket. Det finns tusentals exempel, och var dag läser vi om dem eller upplever dem. Mängden information som vi tar in i dag är osannolik och när veckan är slut så är frågan; hur mycket kommer vi i håg av alla möten och presentationer egentligen? Ge det fyra veckor till och vi får vara glada att vi är handlingskraftiga och gör något då för stunden för nu kommer vi inte i håg vad det var vi skulle göra. Och saken är ju den. Vi tycker oftast om det vi pratar om, ibland brinner vi till och med för ämnet. Men kom ihåg att det sällan är samma sak för mottagarna. Experter är rörande överens i ämnet. Om du vill få något sagt och därtill ihågkommet så får du hålla det du ska säga så simpelt det går. Tre ämnen För mycket information svämmar över våra mottagares hjärnor istället för att övertygar dem eller lär dem någonting. Det ideella upplägget är att du som sändare fokuserar på tre ämnen varav ett gärna får vara ett huvudämne. Dessa tre ämnen går du inte utanför. Ditt mål är alltså, att via olika inlärningsstilar, metoder och repetionscykler se till att informationen från dessa tre ämnen verkligen fastnar. När du ska uttrycka dig så tänk på att vi bäst uttrycket våra tankar och idéer genom substantiv och verb. Adjektiv och adverb orsakar ofta förvirring och otydlighet. Demystifiera det du ska säga genom att säga det rakt ut!

4 Hur botar du nervositet Nervositet är någonting positivt! Det hjälper oss att fokusera och prestera ännu bättre. Men bara till en viss nivå. Om vi föreställer oss en termometer där 0-gradigt är normalnivån så är ca 20 grader perfekt för en optimal prestation. När vi når grader så övergår nervositeten till något som inte är fullt lika positivt. Det är därför viktigt att försöka hålla sig mellan 0 30 grader för då presterar du som bäst. Nervositet uppträder som ett fenomen där vi känner oss osäkra på vad som ska hända. Med bakgrund av att nervositet grundar sig i okunskap så kan vi dela upp det ytterligare genom att säga att du sannolikt är osäker inför ett eller flera dessa tre hotbilder. 1. Nervös inför dig själv och hur du kommer att reagera 2. Nervös inför ämnet som du ska presentera 3. Nervös inför gruppen som du ska stå inför Genom att isolera vad du faktiskt är nervös för så kan du jobba på den biten och därmed mildra din nervositet. Jag är nervös för mig själv Vad ska jag göra? De bästa generella tipsen för att lugna ner sig själv är att: - Andas lugnt - Prata långsamt - Kom i god tid - Förbered tekniken som du ska använda - Backa inte, utan ta ett steg framåt istället Jag är nervös för ämnet Vad ska jag göra? - Läs på mer än du behöver kunna. - Ta en promenad och gå igenom allt du ska säga - Förbered dig på alla frågor du kan tänka dig få och svara på dem för dig själv. Jag är nervös för gruppen Vad ska jag göra? I de allra flesta fallen så är gruppen positivt inställt och faktum är att de också kan vara väldigt nervösa eftersom de spänt sitter och hoppas på att du inte ska be dem prata. Dom har ju faktiskt inte förberett sig överhuvudtaget. Så mitt bästa tips till dig i den här situationen är Mental träning. Det innebär att du föreställer dig gruppen som positivt inställd och hur det i så fall känns, ser ut, låter (visualisera det som om det vore verklighet).

5 Hur inleder du en presentation Av allt du ska göra, allt du ska förbereda och allt du tänker träna så se till att lägga tid på att få en grymt bra inledning. Inledningen är nämligen presentationens viktigaste moment. Den är det av två anledningar. Den första anledningen är att du har ca 1-2 minuter på dig i presentationens början att fånga allas uppmärksamhet och nyfikenhet; skulle du misslyckas med det så har du väldigt svårt att vinna tillbaka dem. Den andra anledningen är att genom att memorera inledningen så slipper du staka i gång presentationen som något tafatt vasaloppsförsök med fel valla. Med andra ord kommer du även att förmildra din nervositet genom att lära dig inledningen och på så vis få bättre flyt. Innan du börjar Vänta tills alla är tysta innan du börjar. Ofta räcker det med att bara stå stilla och titta på dina mottagare så tystnar de till slut. När du inleder och ska prata så tänk på alla de nyanser som du kan använda din röst i. Exempelvis är det ganska vanligt att börja prata i en hög långsam och tydlig röst. Det långsamma tempot tolkas som om det du ska säga är viktigt. Inledningen Inledningen ska vara kort och den ska vara kärnfull. Den ska skapa intresse och motivation till att vilja lyssna på det du säger. Den får gärna vara rolig men även spännande, underhållande, chockande vad som än passar. Ett bra tips är att den också ska vara högst relevant för mottagarna. Så försök tänk, tänk, tänk efter hur du kan göra informationen relevant. Handlar det t.ex. om företagets budget så jämför med hembudgeten och plånboken. Om det handlar om miljö så exemplifiera och bryt ner informationen så att mottagarna kan uppleva den i deras egen närhet och relatera till det du säger. Tänk på inledningen som 2 delar. Där den första delen kan användas för att fånga allas uppmärksamhet; ett skämt eller liknande är ganska vanligt. Därefter så bygger du upp spänningen, motivationen och förväntan i del 2 av inledningen. När den är avverkad så kör du i gång med din presentation som planerat. Praktiska tips - Börja inte med Jag är ingen vidare talare - Börja inte med ett citat eftersom det inte är relevant ännu, avslut hellre med det - Chocka inte för mycket, deltagarna måste vara fokuserade under presentationen också - Berätta vad resultatet av vad du ska presentera är, det vill säga vad ni kommer att komma fram till - Använd de första 2 till 12 minuterna till att dra sånt som är tråkigt, eftersom det är svårare ju längre presentationen skrider

6 Presentera vid rätt tidpunkt När du presenterar information så har du ofta ett syfte. Du vill kanske att dina mottagare minns det du säger eller tar intryck av det säger eller kanske handlar baserat på det du säger. Att förändra och påverka människor är givetvis ingenting som är lätt men genom att ha bra kunskap om teknikerna kring en presentation så kan man göra livet bra mycket enklare för sig. Men sen finns det en till faktor; som du inte kan påverka men som du kan anpassa dig till. Vi människor har nämligen någonting som kallas för vakenhetsnivå. Det är en rytm som vi lever efter och som avgör när vi ska vara pigga och alerta och när vi ska sova, samt när vi ska lära oss information och när vi ska göra sådant som är monotont. I vår exempel, när det kommer till presentationsteknik så är det givetvis viktigt för oss att genomföra vår presentation när våra mottagare är som mest uppmärksam och mottaglig. Nedan finner du ett diagram som illustrerar vakenhetsnivån hos en genomsnittlig människa. Avvikelser förekommer givetvis, men den absoluta merparten upplever sitt dygn på det här sättet. Avvikelser som kan förekomma är tonåringar och barn, det vill säga alla under 18 år samt de som är äldre än 55 år. Slutsatsen vi kan dra av att nu veta mer om den biologiska vakenhetsnivån är att vi bör förlägga våra presentationer på förmiddagar och i värsta fall mitt på eftermiddagen. Vi ska definitivt försöka undvika presentationer direkt på morgonen, direkt efter lunch eller i anslutningen till det känsliga 5-slaget.

7 Topp 5 tips för när du tappar tråden Att tappa tråden är ganska naturligt. Det kan förklaras som en naturlig följdeffekt av att uppleva en hög dos nervositet eller att din hjärna börjar jobba snabbare än vad du pratar och således tröttnar på att tänka i det tempot du hade föreställt dig När man väl tappat tråden så gäller det att försöka hitta den igen, men som vi alla vet så är ju det inte det enklaste alla gånger. Vad kan vi då göra för att reparera skadan någorlunda? Topp 5 tips Be mottagarna diskutera 2-2 hur de känner för det du sagt, komma med en lösning, förslag eller en reflektion. Repetera någonting som du sagt tidigare som var viktigt och hoppas att tråden hittar tillbaka under tiden. Var inte rädd för en paus. Ge dig själv 10 sekunder, andas lugnt och tänk på vad du precis sagt. Kanske hittar du tillbaka. Börja bläddra bland dina papper som om du söker någonting, men leta i ditt huvud efter tråden istället. Papperna är bara en undanmanöver. Ställ en fråga till mottagarna som är relevant till det du precis sagt.

8 Så här använder du PowerPoint Är PowerPoint det största otyg som någonsin drabbat presentationstekniken eller är det faktiskt riktigt bra? Frågan ställs ofta, riktigt ofta. Oftast följer därefter en het debatt om fördelar och nackdelar kring PowerPoint vilket till slut resulterar i att ingen är mer eller mindre överens och allt återgår till det vanliga. Problemet med frågan är att den är felställd. Det handlar inte på något sätt om PowerPoint, det handlar om personen som använder PowerPoint. Jag har personligen sett fullständigt katastrofala presentationer men också trollbindande fantastiska presentationer. Bägge med hjälp av PowerPoint. Saker är alltså den att presentatören måste lära sig mer om hur han/hon ska använda PowerPoint. Men det är inte bara hur presentatören relaterar sig till PowerPoint som hjälpmedel utan det har minst lika mycket att göra med utformningen av PowerPointpresentationen. Hur du använder PowerPoint rätt Det första och största felet då bör undvika är att titta in i projektionsduken där din PowerPoint är avbildad genom kanonen. Du ska i princip aldrig titta på duken. Dina ögon är allt för viktiga och ska ha sitt fokus på åhörarna. Ett tips för att lyckas med detta är att du ställer upp en bärbar dator framför dig och delar skärmen genom att trycka på Funktionstangenten (Fn) och sen antingen F5 eller F8 beroende på modell. Du får nu en bild på den bärbara datorn och en bild på duken. Du kan snabbt slänga ett öga på den bärbara datorns samtidigt som du pratar med och ser åhörarna i ögonen. Laserpennan är ett annat lustigt fenomen som tappra presentatörer gärna använder. Låt blir med det. Om du inte har en robotarm eller en omänskligt stadig hand kommer laserpunkten att hoppa ofrivilligt fram och tillbaka på duken. Momenten leder inte till fokus utan snarare distraktion hos åhörarna. Rör dig. Stå in still som en pinne. Gå runt, använd ditt kroppsspråk. Lev dig in i PowerPointen. Visar du för tillfället en kurva eller en stapel? Gestikulera och visa hur stor eller hur liten den är. Försök bli mer sammanbunden med din PowerPoint och du kommer att fängsla dina åhörare ännu mer. Bygg din PowerPoint rätt Här finns oändligt mycket att tänka på. Vi kan dela in det i följande fem sektioner. Färger Använd homogena färger. Max 6 olika variationer. Tänk dig att färgerna ska smälta in i varandra. Om du tittar på färgväljaren i PowerPoint så försök välja färger i sidled så att du får samma nyansstyrka på dem. Använd även rätt färger till rätt ändamål. Grönt är positivt och symboliserar tillväxt. Rött är negativt och symboliserar varning eller uppmärksamhet. Grönt, Brunt och ljusblått symboliserar vardaglighet och en moderat presentation. För mycket vitt skapar ett tråkigt kliniskt intryck medan för mycket svart skapar ett hemlighetsfullt och skumt intryck

9 Typsnitt Tänk på att använda tydliga teckensnitt. Arial är ju förvalet i PowerPoint och skapar enligt mig ett ganska tråkigt intryck. Försök hitta ett typsnitt som är enkelt, tydligt och som du själv inte sett så ofta i presentationer. De två bästa typsnitten (tydligast för skärmen är). Calibri och Verdana men de allra flesta tyspnitt som ingår i familjen grotesk går bra att använda Struktur Skapa din presentation. Du kanske kom fram till 30 bilder? Kapa det till en tredjedel. Tänk minimalistiskt. Din presentation handlar inte på något sätt om PowerPoint utan om dig som presentatör. Bilderna ska du bara ha som stöd och du behöver sällan 30 bilder. Använd i stället andra hjälpmedel som Whiteboard och blädderblock för att skapa lite variation i din presentation. Det absolut viktigaste jag ge dig som tips är att du följer regeln max 7 punkter per bild. Det innebär max 7 ord, max sju bilder, max sju siffror vad det än är. Det är alltså egentligen tabu att skriva hela meningar och ibland fullständiga stycken som ibland kan upplevas. Det är också då presentationen får stämpeln death by PowerPoint. Tänk minimalistisk! Läs mer om vad John Sweller och hans forskarlag har upptäckt kring för mycket information i PowerPoint Bilder Enhetlighet och betydelse är nyckelorden här. Alla bilder i din presentation bör vara enhetliga. Du ska alltså helst inte kombinera vanliga fotografier med lite clipart och sen kanske några designbilder du laddat hem från Internet. Allt handlar om att skapa så lite förvirring för åhörarna som möjligt det gör du genom enhetliga bilder. Nyckelordet betydelse är nästan ännu viktigare och det är att ALLA bilder du för in i din presentation ska ge stöd och kraft till det du säger och de punkter du infogad i bilden. Ingen bild ska vara betydelselös utsmyckning det är menlöst och förvirrande Animationer Begränsa dina animationer. I mina presentationer använder jag enbart animationen ta fram. Den måhända vara tråkig men det är inte jag. Poängen är alltså den att PowerPoint i sig inte på något sätt, överhuvudtaget ska vara underhållande. Det ska du vara. Lämna de andra animationerna till personer som inte vill ha åhörarnas fokus eller uppmärksamhet. Varför de finns där överhuvudtaget är för mig ett mysterium.