Protokoll från styrelsemöte i Svensk Förening för Klinisk Träning och Medicinsk Simulering

Transkript

1 Protokoll från styrelsemöte i Svensk Förening för Klinisk Träning och Medicinsk Simulering Tid: Tisdag 10 september kl. 10:00-17:40 Plats: Online Närvarande: Italo Masiello, KTC SÖS, Stockholm, Ordf Eva Lidén, KTC USÖ, Örebro Christian Pettersson, KTC Kristianstad Stefan Redéen, Clinicum, Linköping Tomas Askerud, KTC Solna, Stockholm Daniel Rodriguez Santos, Simuleringsakuten, Skövde Torben Nordahl Amorøe, Simulatorcentrum i Väst, Göteborg, sekr Ordningsnr. SM2014/6 Återbud: Magnus Berndtzon, Metodikum, Jönköping Ingela Andersson, KTC Sundsvall Pia Hedberg, KTC Umeå Agenda 1. Välkomna 2. Val av sekreterare 3. Val av justerare 4. Godkännande av dagordning 5. Genomgång av senaste protokoll 6. Rapport av läget eftersommaren och KlinSim Rapport inför KlinSim Rapport om budget Diskussion och beslut om KlinSims riktning och framtidsarbete inkl styrelsemedlemmars arbetsfördelning 10. Diskussion om HLRs- och företagsarbete i föreningen 11. (Möjlig, i mån av tid) diskussion om samarbete med liknande eller kompletterande föreningar 12. Övrigt 1. Välkomna Italo välkomnar och öppnar mötet 10: Val av sekreterare Torben 3. Val av justerare Tomas 4. Godkännande av dagordning Man enas om punkterna i dagordningen som utskickat av Italo efter tillägg av följande punkter som i fortsättningen ska var fasta på dagordningen: Styrelsemöte KlinSim Örebro - Justerat 1/6

2 - Val av sekreterare - Val av justerare - Godkännande av dagordning - Genomgång av senaste protokoll - Genomgång av ekonomi - Datum för kommande möten Övriga uppkomna punkter tas under Övrigt. 5. Genomgång av senaste protokoll - Reseersättning. Det diskuteras om reglarna är tydliga och om denna möjlighet bör förmedlas tydligare. Man är nöjd med formulering av riktlinjerna som de är skrivna i protokollet. Det diskuteras vem som ska få bestämma om huruvida föreningen har tillräckligt med resurser och vem som ska få reseersättning, i fall det är många ansökare. Det tas beslut om följande: Styrelsen tar gemensamt beslut om huruvida föreningen har resurser för detta ändamål. Så länge det är småskaligt som nu, då kan kassör själv ta beslut om att en person som söker ska för reseersättning. Begränsningar i belopp diskuteras, men vi lider just nu på kassörens omdöme. På förekommen anledning kanske vi får bestämma rutin för ut utvälja ansökare. - Present till avgående administratör. Stefan köper nu present till Rebecka. 6. Genomgång av ekonomi 2013 är deklarerad. - Kontokassan är just nu: kr - KlinSim Konferensens resultat blev kr (efter betalning) - Det saknas kr från sponsorer att faktureras/betalasextern deklaration Resestipendium är inte utbetalad (upp till kr). Med tanke på resestipendium tar Italo kontakter Ros-Marie Svensson, Danderyd, som vann stipendiet på KlinSim konferensen i Stockholm. Det diskuteras kort om ur stipendiet ska betalas ut rent praktiskt. 7. Näste möte (EL) Vi vill ha fysiskt möte i januari. Eva pratar med Pia om att starta en doodle för att hitta gemensamt datum, där så Pia för chansen att delta. Alternativt gör Eva en doodle. 8. Rapport av läget efter sommaren och KlinSim 2014 (IM) Ordföranden berättar att KlinSim konferensen fick väldigt positiv resultat. Det var mera än 150 deltagare inkl. utställande företag. Det var begränsning med rum, men gick bra ändå. Det var intresse från andra föreningar. Förening för anestesisjuksköterskor samt CEPS (Italo framför att CEPS själva har i möte i Falun inom kort) vill samarbete. Det var en fantastisk ekonomi ffa pga gratis lokal, mat inte dyrt. Italo uttrycker nöjdhet med samarbetet mellan centrarna i Stockholm och med arrangemangsadministratören Stefan Wengelin. 9. Rapport inför KlinSim 2015 (TNA) Torben framför att arbetet med konferensen är på full gång, man ha har haft flera möten, där program är lagt, flera föreläsare är har sagt ja, liksom det jobbas på att kunna avhålla en preconference kurs med amerikansk debriefing-expert. Gratis lokal har inte varit möjligt att Styrelsemöte KlinSim Örebro - Justerat 2/6

3 framskaffa, men billigaste alternativ är reserverad. Efter undersökning av pris för hjälp till administration har man valt åter igen att anlita Stefan Wengelin. Det pratas om hur man går tillväga för att hitta sponsorer. Torben tar upp hur föreningen ställer sig till att täcka ev. underskott i samband med KlinSim konferensen. En anledning till att vi fick bra överskott av KlinSim konferensen i Stockholm var att lokalen var gratis, samt maten var bra och inte dyr och föreläsarna var gratis. Det diskuteras om att man ska ställa krav till arrangören om att lokal inte får kosta. Det anses dock at detta inte alltid vill vara möjligt, man enas om att uppmana arrangörer att hitta billigaste alternativet i lokalvalet. Stefan föreslår möjligheten att ta fram ett arbetsdokument, där gränsdragning mellan lokal arrangör och KlinSim som föreningen tydliggöras. Det tas inget beslut att detta ska göras i nuläget. Det tas upp i vilket omfång lokal arrangör kan sätta pris för utställare och deltagare. Följande beslöts: - Lokal arrangör får fastsätta priset för utställningsareal (bord). - Fastställning av priset för deltagande i konferensen ska tas i samråd med styrelsen, för att säkre att priset inte ökas orimligt. Det betyder att för 2015: - bör deltagare priset för medlemmar inte överstiga 1700 kr. - differensen för priset mellan medlemmar och inte-medlemmar ska höjas till 500 kr. Det talas om att antal deltagare ständigt har ökat, och att vi bör ha ambitioner om att sprida föreningens idéer till än fler. Sålunda ser styrelsen positivt på en ökad marknadsföring. Det tänkas dels inom den traditionella intressesfär som t.ex. centras externa instruktörer, dels att gå utan för simulatorvärlden dvs. HLR- och andra typer av instruktörer samt inom patientsäkerhet. Det uppmärksammas att kallelse till årsmöte ska var ute 6 vecka innan dvs. i början på februari. Verksamhetsberättelse, verksamhetsplan och ekonomisk berättelse bör förelägga i god tid före mötet. Vi bör därför ha fysiskt möte tidigt i januari. 10. Rapport om budget (EL, SR) Vi ser över budgeten för 2014 och hur vi tänkte med de olika posterna. Vi ser att det redan nu nog inte går att uppfylla en del av målsättningarna i budgeten. Bl.a. behovet för anställning av administratör diskuteras. Vad ska en sådan göra? Eva meddelar att just nu har Kia på KTC USÖ Tagit på sig att hålla i medlemsregister. 11. Diskussion och beslut om KlinSims riktning och framtidsarbete inkl. styrelsemedlemmars arbetsfördelning (IM) Italo ger sin bakgrund för denna punkt, som även Stefan vill lyfta. KlinSim har existerat i 2 år. Det sker jätte mycket i föreningen, men är vi tillräckligt synliga? Vart vill vi att KlinSim ska vara om 5 eller 10 år? Stefan stillar frågarna Varför är vi här i dag? Varför är det att vi inte bara har ett KTC-nätverk som gör KTC-dagar, men har organiserat oss i en förening? Behövs vi? Gör vi skillnad?. Vi behövde organisera oss, för att närverket var nöd till att bli mera formellt. Det var steg 1 enl. Stefan. Steg 2 är att ta det vidare, och Stefan framför att man bör sikta mera långsiktigt. Vi vill ju att våra aktiviteter ska gagna patienterna, och att mera vårdpersonal bör få möjlighet att genomgå träning. Vi måste medvetengöra beslutsfattare, politikere, andra liknande Styrelsemöte KlinSim Örebro - Justerat 3/6

4 intresseorganisationer t.ex. inom patientsäkerhet om värdet av vår aktiviteter för patienterna. För detta ändamål skulle vi t.ex. kunna jobba på i 2018 genomföra en simuleringsvecka med fokus på bakgrund, hög akademisk kvalitet med forskningsresultat om bra kliniska utfall. En sådan vecka skulle arrangeras ihop med andra organisationer med liknande målsättningar bl.a. inom patientsäkerhet. I KlinSim ska vi inte bara prata om hur vi gör, t.ex. hur vi genomför träning, det ska även handla om patienterna. Eva instämmer i behovet för visioner, men att det även är behov för konkrete delmål på vägen. Vi skulle behöva prata om arbetsfördelningen i ett sådant arbete. Vi måste båda jobba med det vardagliga och det roliga visionäre. Daniel berättar hur simulering på IVA har identifierad och tydliggjort patientosäkre rutiner som haft direkt påverkan göra bättre rutiner. Stefan uppmanar att Daniel skriver och publicerar detta. Stefan erbjuder Daniel att hjälpa till. Det talas om vikten av att lyfta fram de goda historierna. Vi tittar på syftet med föreningen så som den är beskrivet på hemsidan och i stadgarna. Vi enas om att det är en bra att jobba med en tydligare vision. Det diskuteras hur vi ska jobba med att ta fram denna vision. Vi börjar med att styrelsen tar fram en skriven vision som sedan kan bli föremål för diskussion. Stefan erbjuder at formulera första utkast som skickas ut för diskussion på styrelsemöte 13/ Diskussion om HLRs- och företagsarbete i föreningen (EL) a. HLR-gruppen verkar att vara kommet vidare i frågan. Det kan tas upp vid nytt behov. b. Så länge det är inte problem, så låter vi det vila 13. (Möjlig, i mån av tid) diskussion om samarbete med liknande eller kompletterande föreningar Tas på nästa möte. 14. Övrigt Rutin vid justering av protokoll (EL) Vi har ingen tydlig rutin, och ofta går al för lång tid. Aktuellt gäller det banken som vill ha justerat och underskriven protokoll för att den nya kassören kan bli behörig att göra bankärenden för föreningen. Följande beslutas: Protokollskrivandet och justering med underskrift är viktig och ska prioriteras av sekreteran och valda justerare(or) under följande hänsyn: 1. Protokoll för möten, där särskild viktiga beslut tas, som vid konstituerande styrelsemöte (normalt första efter årsmötet) ska undertecknas av sekretera och justera så snart protokollet är skrivit, genom att skicka protokollet per post eller scanna protokoll med underskrift och skicka per mail. 2. Sekretera förvarar alla underskrivna protokoll och kan på förfrågan skicka kopia (t.ex. till nyvald kassör). 3. Vid vanliga styrelsemöten räcker det att justerar i protokollet anför justerat. Kan ev. underskrivas vid fysiskt möte. Bankbyte (EL) Vi har Nordea, Eva byter enligt önskemål till SEB. Medlemsregisteransvarig (EL) Kia på KTC USÖ har tagit detta uppdrag Fördelning av arbetsuppgifter i styrelsen (EL) Just för att man är kassör eller sekreterare behöver det inte betyda at just den gör alla vanliga uppdrag som gäller denna post. Vi är alla engagerade i styrelsen, och vi alla har mycket att göra i Styrelsemöte KlinSim Örebro - Justerat 4/6

5 vårt vanliga jobb, så det finns behov för att fördela uppgifterna. Vad vanliga uppgifter innebär kan i övrigt ses på under Uppdragsbeskrivningar på Sekreteran ber om hjälp att skriva Verksamhetsberättelse för 2014 och Verksamhetsplan för Tomas och Christian påtar sig att göra detta i samarbete. Frågor från valberedningen (EL) Lite förvirring om suppleanters valperioder. Stadgar genomgås. TNA och IM tittar över detta. Eva frågar om nuvarande valberedning kan tänka sig att fortsätta det goda arbete ett år till. Om teknikfrågan (TA, CP) Sammankallande i gruppen önskar frånträda. 5 kommer imorgon. Tidigare omtalade webbaserade forum ligger lite på is just nu tills behovet ev. kommer upp på ny. Intresserade av forum tänkas gå in i arbetsgruppen. Överta av Stefans Plats (SR) Stefan meddelar att han behöver gå av innan hans valperiod sluter. Han sitter kvar fram till nästa årsmöte, mars/april Då får det bli fyllnadsval. Stefan önskar rekommendera sin efterträdare på Clinicum. Eva meddelar valberedningen detta. Styrelseledamöter som inte kommer till möten (Alla) Vi ska göra mera för att underlätta deltagande i styrelsemöten. Vi ska bli bättre på att använda video konferens. Vi ska också erbjuda och prioritera datum som de som har svårt för att komma fastsätter. Ska gällande reglar för reseersättning vara annorlunda för styrelseledamöter? (EL) Vi tar frågan om det blir problem, i övrigt ingen speciella reglar, men det är dock lättare att förvänta att arbetsgivare för styrelseledamöter har fått sitt uppdrag godkänt och därmed också får betald av arbetsgivaren. Vad är styrelsens roll när det gäller att legitimera eller tillåta arbetsgrupperna arbeta och presentation av resultat och rekommendationer? (Alla) Vissa grupper vill gärna presentera egna artiklar, uttalanden och rekommendationer på hemsidan. Det finns önskemål om att styrelsen är villig att göra en bedömning huruvida dessa är på linje med föreningens idé och syfta. Vi pratar inte om att styrelsen ska godkänna eller bedöma om ämnesinnehållet är rätt eller fel. Detta bifallas. Viktigt att dessa egna artiklar, uttalanden och rekommendationer sedan får synlig plats på hemsidan. Förslag om att värden för KlinSim konferensen ska få ta ut en summa från överskottet och ges möjlighet att uppmärksamma den grupp av personer om hjälpt till med genomförandet (Torben) Man enas om, att i mån av ekonomi, ska det vara ok att deltagare i arbetet kan erbjudas en middag eller liknande som tack för insatsen. Ska konteras som omkostnaden i konferensräkenskapen och ska vara rimligt och med gott omdöme. Förslag om att KlinSim inte kunna få ta betalt för kurser (Torben) Torben förklarar bakgrunden till denna punkt. Vi har ambitioner om att KlinSim så småningom ska kunna agera som remissinstans, eller i ackreditering/certifiering av verksamheter/utbildningar och ska i övrigt representera medlemmar och verksamheter i hela Sverige. Om KlinSim som förening har ett ekonomiskt engagemang i en kursprodukt (eller materialtillverkning) kan objektiviteten ifrågasättas. Styrelsemöte KlinSim Örebro - Justerat 5/6

6 Det pratas om att utbildningar kan vara gjort av medlemmar i arbetsgrupperna på uppdrag av KlinSim. Det tas beslut om detta på följande sätt: Om en utbildning är gjort i KlinSim regi, då äger Klinsim utbildningen och know-how ska göras tillgänglig för föreningens medlemmar. Det kan inte tas ut royalty, men personer och verksamheter som har deltagit i utvecklingen kan uppmärksammas i materialet. Verksamheter som har bidragit med utvecklare bör få privilegiet att ensamt erbjuda själva kursen under en period eller ett antal gångar. Näste möte 9 oktober :00-16:00 online Mötet avslutas kl. 17:40 Vid pennan Torben Nordahl Amorøe Justerare Tomas Askerud Justerat av Tomas Askerud Solna, Styrelsemöte KlinSim Örebro - Justerat 6/6