Protokoll Förvaltningschef Klas Lundgren Byggnadsinspektör Mattias Högberg, 28, 31 Carina Hansson, sekreterare

Transkript

1 Plats och tid Kommunhuset Timrå, Polstjernan, klockan Beslutande Roger Öberg (S) Ordf Karina Nordgren (S) Annika Söderberg (S) Kjell Wiklund (V) David Wallin (L) Anita Hellstrand (C) Ulf Lindholm (SD) Anna Mellberg (MP) Tjänstgörande ersättare Jeanette Nordin (S), ersätter Bengt Nilsson (S) Robert Kalcik (S), ersätter Alf Edin (S) 1-28, 31 Sven-Olof Selander (C), ersätter Rolf Andersson (M) Angela Bodin (NT), ersätter Robert Kalcik 29-30, Ersättare Angela Bodin (NT) 1-28, 31 Tjänstemän Förvaltningschef Klas Lundgren Byggnadsinspektör Mattias Högberg, 28, 31 Carina Hansson, sekreterare Utses att justera Kjell Wiklund (V) Justeringens plats och tid Miljö- och byggkontoret , klockan Underskrifter Roger Öberg, ordförande Carina Hansson, sekreterare Kjell Wiklund, justerare, justerare BEVIS OM ANSLAG Justering av miljö- och byggnadsnämndens protokoll har tillkännagivits genom anslag på kommunens anslagstavla. Sammanträdesdatum Anslaget uppsatt den Anslaget nedtas den Förvaringsplats för protokollet Miljö- och byggkontoret Paragraf Carina Hansson

2 REGISTER ÖVER ÄRENDEN TILL MILJÖ- OCH BYGGNADSNÄMNDEN 22 FEBRUARI Mötets öppnande. 22 Val av justerare. 23 Delegationer. 24 Anmälningar. 25 Ekonomirapport/Personal/Internkontroll. 26 Förvaltningschefens verksamhetsrapport. 27 Verksamhetsredovisning/Årsredovisning Revisionsrapport Rapport avseende granskning av bygglovshanteringen. 29 Uppföljning av intern kontroll Plan för intern kontroll Bergeforsen 1:129 Ansökan bygglov, temporär nybyggnad av boendepaviljong. 32 Delgivningar. 33 Åkerö 3:20 Camping.

3 21 Mötets öppnande Ordföranden gör upprop vilka ledamöter och ersättare som är närvarande samt vilka som är tjänstgörande och icke tjänstgörande ersättare. Handlingar till dagens sammanträde har utsänts elektroniskt till miljö- och byggnadsnämndens ledamöter och nämnden beslutar därmed att sammanträdet är behörigt utlyst.

4 22 Val av justerare Tillsammans med ordföranden utses Kjell Wiklund (S) att justera dagens protokoll. Justering sker på miljö- och byggkontoret klockan

5 23 Delegationer Beslut beslutar: Nämnden lägger delegationerna till handlingarna Ärenden Miljö Söråker 11:37 Nordic Barrier Coating AB, beslut om klassning av miljöfarlig verksamhet samt nedsättning av årlig tillsynsavgift (KL 1/15). Skottgård 1:3 Örjans Kött och Chark, beslut om inplacering i riskklass (MN 1/16). Yttrande till Polismyndigheten Ansökan avseende cruising på Terminalvägen (MN 1/16). Vivsta 3:95 Happy Sunshine Chinese Restaurant, beslut om registrering (MN 2/16). Vivsta 3:95 Happy Sunshine Chinese Restaurant, beslut om inplacering i riskklass (MN 3/16). Vivsta 31:3 Pizzeria Lasola Timrå, beslut om registrering (MN 4/16). Vivsta 31:3 Pizzeria Lasola Timrå, beslut om inplacering i riskklass (MN 5/16). Yttrande till Polismyndigheten Ansökan om hopptävlingar för ponny och häst (MN 6/16). Västerå 1:21 Anmälan att förändra enskild avloppsanläggning (TÖ 2/16). Forsmon 1:85 Beslut gällande anmälan om att inrätta värmepumpsanläggning för utvinning av bergvärme (TÖ 3/16).

6 Västerå 3:17 Anmälan att anlägga enskild avloppsanläggning (TÖ 4/16). Bygg Fagervik 1:72 ********** Tillbyggnad bostadshus H 4/16 *********** ************* Vivstamon 1:69 Norrlands Hall & Kapell AB Tillbyggnad H 5/16 Kabelvägen 14 industrilokal Timrå Sörberge 2:354 Nyqvist Såg & Hyvleri AB Upplag för H 6/16 Glödenvägen 26 lagring av virke Fagervik Vivstamon 1:27 Norrlandspojkarna Fasadändring H 7/16 Box 717 ombyggnad Sundsvall Strand 5:153 *********** Nybyggnad av bostadshus H 8/16 *********** med garage *********** Tallnäs 2:2 ************ Ändrad bränsleform från H 9/16 ************ ved till pellets. ************ Lagfors 14:1 ************ Nybyggnad fritidshus samt H 10/16 *********** eldstad. *********** Mellerstbyn 4:2 ************ Ändrad användning från H 11/16 ************ gillestuga till frisörsalong ********** Bergeforsen 2:29 ********** Eldstad H 12/16 *********** *********** Laxsjön 2:30 ************ Eldstad SS 1/16 ********* ********** Norrberge 1:112 SS 2/16 Midlanda Fastigheter AB Ombyggnad av säkerhetskontroll i Sundsvall terminalbyggnad.

7 Strand 6:42 *********** Tillbyggnad av SS 3/16 *********** bostadshus med ********** altantak. Näs 7:2 Timrå kommun Nybyggnad av kiosk Ö 1/16 Kultur- och Teknik för fikaförsäljning Timrå Forsmon 1:126 ********** Tillbyggnad bostadshus. Ö 2/16 ********** *********** Bostadsanpassningar ********** Å BAB 4/16 ************ Å BAB 5/16 *********** Å BAB 6/16 ************ Å BAB 7/16 *********** Å BAB 8/16 ********** Å BAB 9/16 ********* Å BAB 10/16 ********** Å BAB 11/16 ********* Å BAB 12/16 ********* H BAB 1/16 ********** H BAB 2/16 Borttagning av badrumströskel Borttagning av trösklar samt spisvakt m.m. Nivåutjämning Montering stödhandtag Borttagning av tröskel Borttagning av trösklar Nivåutjämning balkong, stödhandtag Borttagning av tröskel Borttagning av badrumströskel Montering ramp samt nivåutjämning Montering av stödhandtag

8 ********* H BAB 3/16 ********** S BAB 2/16 ********** S BAB 3/16 ********** S BAB 4/16 ******** S BAB 5/16 Installation av förhöjd toalettstol Borttagning av badkar, samt trösklar m.m. Ramp vid entrén samt borttagning av tröskel Ansökan återtagen Borttagning av ramp Protokollsutdrag till: Akt Exp / 2016

9 24 Anmälningar Beslut beslutar: Nämnden lägger anmälningarna till handlingarna Ärenden Tomtkölista. Revisionsplan Protokollsutdrag till: Akt Exp / 2016

10 25 Ekonomirapport/Personal/Internkontroll Beslut beslutar: Nämnden godkänner informationen Budget Förvaltningschef Klas Lundgren redovisar periodrapporten för januari Intern kontroll av fakturor Intern kontroll av fakturor inom respektive verksamhetsområde har utförts utan erinran, januari Personal Förvaltningschef Klas Lundgren informerar om personalläget. Förvaltningen har haft högre sjuktal än normalt under en period. Förvaltningen har förstärkt byggenheten under en period med Margareta Danielsson, som kommer att arbeta med bostadsanpassning. För att bemöta den positiva trenden i kommunen med samma höga servicenivå som nämnden haft tidigare, behövs ytterligare resurser. Protokollsutdrag till: Akt Exp / 2016

11 26 Förvaltningschefens verksamhetsrapport Beslut beslutar: Nämnden godkänner informationen Förvaltningschef Klas Lundgren redogör för vad som har hänt i verksamheten. Syftet med verksamhetsrapporten är att ge nämnden en ökad inblick i den verksamhet som bedrivs samt att blicka framåt mot nya arbetsuppgifter och åtaganden som ännu inte blivit nämndsärenden. Det ger i sin tur nämnden information och därmed möjlighet att styra och eventuellt rätta till brister i verksamheten. Tanken är att den kontinuerliga rapporteringen även ska underlätta löpande prioriteringar om sådana krävs under året. Miljöplanen är ett intressant verktyg för att styra miljöfrågorna inom kommunens verksamheter. Vissa mål går rätt väg, andra fel. Några mål går inte att följa upp och nu kommer första prövningen för kommunen att verka strategiskt och förebyggande i miljöfrågorna; Miljöplanen ska nämligen ses över. Nämnden är delansvarig för flera mål och inför 2015 sattes det höga målet att nämndens verksamhet skulle köra 10 % mindre under 2015 jämfört med Nu när målet följts upp visar det sej att vi kört 13 % mindre, trots utökad verksamhet. E-tjänsterutvecklingen för miljö- och byggnadsnämndens verksamhet har legat på is sedan i november. Verksamheten har varit ansträngd och det har varit svårt att komma överens mellan kommunerna i hur e-tjänsterna ska vidareutvecklas. Inom Timrå kommun har e-tjänsteutvecklingen gått motsatt håll och avknoppningen efter RIGES (esamverkan) får fler och fler anhängare inom kommunen. Den interna arbetsgrupp som nämndens verksamhet påtalade för 18 månader sedan är äntligen påbörjad och det finns många idéer och mycket energi för att utveckla e- tjänster inom Timrå kommun. Nästa steg i utvecklingen kommer eventuellt oxå att ske inom nämndens verksamhet då vi undersöker möjligheten till automatisering av livsmedelstjänsten som levererades från RIGES.

12 Den positiva trenden som pågår i kommunen har fört upp frågan om ytterligare rekrytering. Nämndens verksamhet är ansträngd, framför allt inom bygg-området. Dessutom ökar frågorna kring nybyggnation och detaljplanering samtidigt som betyget på tillgänglighet och handläggningstider visar en nedåtgående trend. Tyvärr sänkte kommunfullmäktige ramen för miljö- och byggnadsnämnden inför 2016 vilket medför svårigheter att rekrytera utan att äventyra nämndens budget. Att invänta budgetarbetet i kommunen och avvakta ytterligare ett år innan rekryteringen kan påbörjas skapar ännu större förseningar/inbromsningar i utvecklingen i kommunen. Protokollsutdrag till: Akt Exp / 2016

13 27 Verksamhetsredovisning/Årsredovisning 2015 Beslut beslutar: godkänner årsredovisning 2015 för miljö- och byggnadsnämnden och godkänner måluppfyllelse 2015 för miljö- och byggnadsnämnden. Nämnden överlämnar ovanstående dokument till kommunfullmäktige Förvaltningschef Klas Lundgren har granskat och sammanfattat ärendet enligt nedan. Förslag till beslut beslutar att: - godkänna Årsredovisning godkänna Måluppfyllelse överlämna ovanstående dokument till fullmäktige. ska fastställa årsredovisning inklusive måluppfyllelse för året som var. Tjänstemannaförslaget har lämnats till kommunledningskontoret för vidare hantering. Nämnden kan begära ändring i de inlämnade handlingarna före de lämnas till fullmäktige. Till 2015 års årsredovisning delas uppgifterna för året upp i två dokument. Ett dokument redovisar viktiga händelser, nyckeltal och ekonomiskt utfall (Årsredovisning). Det andra dokumentet visar hur väl målen har uppfyllts (Måluppfyllelse). Protokollsutdrag till: Kommunfullmäktige Akt Exp / 2016

14 28 Dnr 2015/01509 Revisionsrapport Rapport avseende granskning av bygglovshanteringen Beslut beslutar: Nämnden har tagit till sig synpunkterna i rapporten och ser över konsekvenserna för servicedeklarationens handläggningstid baserande på nuvarande resurser Miljö- och byggkontoret har granskat och sammanställt ärendet enligt nedan. Förslag till beslut föreslås besluta att inte ha några synpunkter på Deloittes bedömningar som görs i rapporten. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har Deloitte genomfört en granskning kring kommunens arbete och granskning av bygglovshanteringen. Efter genomförd granskning lämnas följande rekommendationer: Se över behov av dokumentationsstöd för internkontrollarbetet. Se över behov för kompetensförsörjningsplan för att säkerställa rekrytering av rätt kompetens. Se över rutiner för att säkerställa att lagkrav och kommunens mål om handläggningstid uppnås helt. Se över möjligheten till kvalitetsjämförelser med andra kommuner. Protokollsutdrag till: Revisionen Kommunstyrelsen Exp / 2016

15 29 Dnr 2016/00221 Uppföljning av intern kontroll 2015 samlad bedömning Beslut beslutar: beslutar att godkänna uppföljningen av internkontrollen för Förvaltningschef Klas Lundgren har granskat och sammanfattat ärendet enligt nedan. Förslag till beslut beslutar att godkänna uppföljningen av internkontrollen för Samlad bedömning Kontroller har genomförts i enlighet med antagen plan för granskning av intern kontroll (planen bifogas). Ja Nej Om nej, kontrollerna avviker från planen enligt följande: Protokollsutdrag till: Kommunstyrelsen Exp / 2016

16 30 Dnr 2016/00223 Plan för intern kontroll 2016 Beslut beslutar: beslutar att godkänna plan för internkontroll Förvaltningschef Klas Lundgren har granskat och sammanfattat ärendet enligt nedan. Förslag till beslut beslutar att godkänna plan för internkontroll Nämnden ska årligen besluta om plan för att kontrollera verksamheten, både avseende måluppfyllelse, ekonomiskt resultat och följsamhet mot redovisningsoch granskningsrutiner. Planen används för granskning av verksamheten löpande under året. Vid årsredovisning följs den upp för att utvärdera att den använts på rätt sätt. Förändringar jämfört med 2015 års internkontroll - Personnamn i planen är ändrat till titel. - Granskning av budgetuppföljning: Ändrat så att metoden är Periodrapport presenteras istället för Månadsuppföljning. Ändringen är endast genom byte av ord för att förtydliga vad som avses. - Granskning av Överensstämmer faktura och beslut: Ändrat så att tre inkommande fakturor om bostadsanpassning och tre utgående fakturor granskas inför varje nämndsammanträde. Granskningen avser om beslut och fakturor stämmer. - Granskning av inventarieredovisningen tas bort - Granskning av ärendehandläggning för miljöenheten: Utökad granskning med fler ärenden men färre tillfällen. Totalt är det en utökning av antalet ärenden som granskas. - Granskning av debitering extern. Bygglov/anmälan: Utökar slumpen till att gälla alla bygglov och att gälla alla handläggare. - Granskning av bostadsanpassning tas bort. Ersätts genom granskning av överensstämmer faktura och beslut.

17 Totalt ökar omfattningen på den interna kontrollen. Flera punkter som kontrollerats har varit desamma och nu har slumpmässigheten i granskningen ökat. Revisionen påpekade tidigare att alla nämnder skulle undersöka om, och föreslå en internkontroll som motverkade oegentligheter (mutor och jäv). Under framtagande av 2016 års internkontroll har frågan om oegentligheter lyfts. Nämndens verksamhet skulle kunna vara utsatt för många försök till mutor och jävssituationer. Det är svårt att följa upp varje enskilt steg inom nämndens verksamhet och ett stort ansvar vilar på den enskilda politikern och tjänstemannen. s internkontroll förebygger oegentligheter genom internkontrollens slumpmässighet. Protokollsutdrag till: Kommunstyrelsen Maria Pedersen Exp / 2016

18 31 Dnr 2015/01758 Bergeforsen 1:129 Ansökan bygglov, temporär nybyggnad av boendepaviljong Beslut beslutar: Nämnden uppdrar till förvaltningen att överklaga Länsstyrelsens beslut daterad (dnr ) efter att förvaltningen har samrått med Länsstyrelsen Ledamoten Ulf Lindholm (SD) reserverar sig mot beslutet Förvaltningschef Klas Lundgren har granskat och sammanfattat ärendet enligt nedan. Förslag till beslut överklagar Länsstyrelsens beslut daterad (dnr ). Nämnden anser att tidsbegränsat bygglov ska beviljas eftersom behovet tydligt visar att det rör sig om en tidsbegränsad etablering för ett tillfälligt boende. Nämnden beslutade att bevilja bygglov t.o.m. den 30 oktober 2020 avseende modulsystem för övernattning. Nämndens beslut överklagades av närboende och upphävdes av Länsstyrelsen med anledningen att man inte kunde styrka att behovet enbart var tidsbegränsat. Bedömning Det tillfälliga bygglovet gäller baracker som Kultur- och teknikförvaltningen hyrt. Hyresavtalet gäller i 36 månader med möjlighet till förlängning. Att hyra baracker för detta ändamål är endast ekonomiskt försvarbart i ca tre till fem år. Skulle behovet bedömts mer långvarigt hade det varit ekonomiskt fördelaktigt att söka permanent bygglov och bygga nytt.

19 Prognosen om framtida behov som kan ligga till grund för ett beslut är Migrationsverkets beslut. Utifrån Migrationsverkets prognos kommer behovet av boendeplatser att minska de kommande åren. Under 2016 beräknas ensamkommande barn att anlända till Sverige. Under 2017 beräknas mellan ensamkommande barn anlända till Sverige. Prognoserna kan jämföras med året 2015 när det anlände ensamkommande barn till Sverige. Behovet som Timrå kommun har för att ta emot ensamkommande flyktingbarn är avhängigt hur många som kommer till Sverige. Under 2015 har 106 ensamkommande flyktingbarn tilldelats Timrå kommun. Inom innevarande år bedömer Socialförvaltningen att 98 ensamkommande flyktingbarn kommer att tilldelas Timrå kommun. Samtidigt pågår ett utvecklande samarbete med kommunens fastighetsbolag och privata aktörer inom kommunen. Socialförvaltningen arbetar i nuläget med att ta fram en väl fungerande lösning för behovet. Samarbetet med kommunens fastighetsbolag bedöms på sikt kunna uppfylla åtagandet som kommunen har i mottagandet av ensamkommande barn. Utifrån Mark- och miljödomstolen Vänersborgs tingsrätt beslut Mål nr bedömer vi att hem för ensamkommande barn kan betraktas som tillfälligt boende. Migrationsverkets prognos konstaterar att behovet av boendeplatser kommer att minska över tiden. Miljö- och byggkontoret föreslår att miljö- och byggnadsnämnden beslutar att överklaga ärendet och anser i första hand att Länsstyrelsen ska ompröva sitt beslut. Protokollsutdrag till: Länsstyrelsen Miljö- och byggkontoret Exp / 2016

20 32 Delgivningar Nämnden delges information om inkommande ärenden till förvaltningen i form av delgivningslista.

21 33 Åkerö 3:20 Camping Beslut beslutar: Nämnden ger i uppdrag till Robert Kalcik (S) att återkomma med ett förslag till ställningstagande från nämnden på hur campingverksamheten vid Skeppshamn påverkar utvecklingen i kommunen med avseende på besöksnäringen Nämnden väcker frågan om campingen på Åstön. Protokollsutdrag till: Robert Kalcik Exp / 2016